CLASIFICACIN D E F O R M U L A R I O S

Proceso por medio del cual se efecta una agrupacin de los form con base a un criterio en especfico. La clasificacin de los formularios pue hecha con base en diferentes criterios, algunos de ellos pueden ser:

> Organigrama de la empresa > Grado de intervencin de un computador > Su tamao > Su propsito > El nmero de copias > Combinacin de los anteriores.

1. Con base en el organigrama d la empresa:

Una de las formas ms sencillas de clasificacin de los formular constituye el tomar en cuenta los organigramas de la empresa. De esta podemos tener formularios clasificados por cada una de las reas en la est de la organizacin.

CONTRALORIA

> Ordenes de pago > Formato de cheque > Recibos de cobro > Relacin de pago

> Vouchers > Nota de dbito > Nota de crdito > Concil iacin Bancaria

> Solicitud de servicios > Diseo de registro > Reporte de proceso

TESORERA | CONTABILIDAD | S ISTEMAS k _ i

SE GE

> Recei de llama< > Inforn recepcii > Salid? materiale

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2. Con base en el grado de intervencin de un computador

Bajo este esquema los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilizacin de un computador para su elaboracin siempre va a depender de su forma y su utilizacin.

3. Con base en su tamao

Las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por ISO, organismo internacional para la normalizacin. Tambin las medidas de un formulario son establecidas con base en pulgadas tanto de ancho, como de alto. Como:

Tamao Medida

Carta Oficio Sobre

8 1/ 8 y2

11 pulgadas 14 pulgadas

4 1/8 x 9 Yz pulgadas

Nota: Normalizacin de Formulario

Los papeles tambin requieren normas que establezcan caractersticas y dimensiones racionales, definiciones sistemticas y mtodos estables de recepcin. En Argentina la norma IRAM 3001 disponible desde hace ms de 50 aos es el mejor instrumentos para eliminar perjuicios que ocasiona la profusin desordenada de tamaos arbitrarios de papeles. Su formatos concuerdan con las recomendaciones del organismo internacional de normalizacin ISO, que se sigue casi universalmente y no hay otra norma utilizable.

Ventajas de la normalizacin:

> Reduccin considerable del desperdicio de papel. > Disminucin considerable de la inversin en existencia de papel, por reducir la diversidad irracional de sus tamaos a un mnimo normalizado. > Normalizacin de los elementos dependientes: sobres, carpetas, etc. > Simplificacin de la compras. > Reemplazo del control aleatorio del exceso de tamao imprecisos por regias de recepcin sencilla y terminantes. > Simplificacin del manejo de os papeles y el archivo sistemtico.

orma IRAM 3001 >mienda la adopcin de formatos bsicos. El sistema que propicia un formato rectangular (A0) cuyos lados miden 841 mm por 1189

i metro cuadrado de superficie, a partir del cual s e obtiene una a "A" de formatos segn las reglas de la biparticin, semejan detal ladas, c a d a formato s e designa con la letra "A" preced un nmero que indica respectivamente, el nmero de duplicacic

s necesar ias para obtenerlo.

BIPARTICIN

S E M E J A N Z A

_ _ I X ' 2

T Y / 2

Y / 4 /

-

y x 2 y / Y / 2

X

rmatos normalizados de la ser ie "A" son en mm:

A0 =841 x 1189 A4 = 210 x 297 A1 = 5 9 4 x 841 A 5 = 148 x 210 A2 = 420 x 594 A6 = 106 x 148 A3 = 297 x 420

ido las composiciones del formulario o planilla requieren una extei aconsejables es tas hojas:

3 x A4 = 297 x 630 4 x A4 = 297 x 840

ie a tres y cuatro v e c e s el formulario A4 yuxtapuesto.

l

4. Con base en su propsito.

Cuando clasificamos los formularios con base en su propsito, stos deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseados. De esta manera se pueden tener formas para:

> Registros contables > Efectuar solicitudes > Comunicar rdenes > Anlisis > Elaboracin de informes > Registro operaciones diferentes a las operaciones contables

5. Con base en el nmero de copias

Se agrupan como su nombre lo indica con base a! nmero de copias que contiene.

CODIF ICACION D E FORMULARIO

I Las formas son clasificadas y estn deben ser codificadas con base en los

mtodos mas utilizados para codificar los formularios que son:

> Mtodo nemotcnico > Mtodo de bloques > Mtodo Alfanumrico

Ejemplo:

CONTRALORIA i 02 04

TESORERA Q 1 I CONTABILIDAD | 02J SISTEMAS I 03 SERVIC IOS rtFNFRAI F S

> Ordenes de pago OP-0201-001 > Formato de Cheque CH-0201-002 > Recibos de cobro RC-0201-003

> Relacin de pago RP-0201-004

> Vouchere VC-0202-001 > Nota de dbito ND-0202-002 > Nota de crdito NC-0202-003

> Conciliacin Bancaria CB-0202-004

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BIBLIOGRAFIA

Fernando Catacora Carpi (UCAB) Sistemas y Procedimientos Contables MC GRAW HILL INTERAMERICANA DE VZLA S.A CARACAS VZLA

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lilil II

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