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SEGURIDAD Y PREVENCION

GUlA PRACTICA PARA UN PLAN DE EMERGENCIA EN LA EMPRESA

Un plan de emergencta debe ser proyectado con el fin de proteger 10s activos materiales y humanos de una empresa mediante la reduccidn de los efectos desrructivos derivados de cualquier accidente.

En este sentido, la efectividad en la limttacin de los daos producidos por un siniestro es normalmente proporcional a la amplttud y a la profundidad del esfuerzo realizado en la planificacidn.

Como complemento de estas tdeas esbozadas por el autor en el antertor nmero de esta revlsta, en este anculo, aparecido e n la revista Rtsk Management Reporrs, se analizan las medidas concretas a desarrollar en situaciones de emergencta y en previsidn de stas. Adaptado de la publlcacidn ,,A Guide ro Developing a Compan y Industrial Civtl Defense Manualu, el autor recoge los procedimientos y responsabilidades que deberan fijarse en relacin a /OS aspectos fundamentales a contemplar en un plan de emergencta para una empresa de cardc ter tndustrtal.

E l programa de un plan de emergencia debe orien- tarse a proteger la salud y la seguridad de los empleados, a evitar las prdidas y los daos ma- teriales en las instalaciones. propiedades y maqui- naria en caso de una eventual catstrofe y a dis- poner las acciones necesarias para la rpida rea- nudacin de las actividades tras la ocurrencia del desastre.

Asegurar estos objetivos mediante un plan de emer- gencia, exige dotar al plan de un conjunto de ac- ciones concretas y normas de actuacin en rela- cin a los supuestos que previsiblemente puedan ocurrir con ocasin de una catstrofe. tales co- mo:

- Prever la lnea de sucesin en la direccin de la empresa.

- Establecer un plan de of~cinas centrales alter- nativas.

- Proteger los archivos vitales de la compaia. - Preparar y especializar al personal. - Proteger el proceso electrnico de datos - Establecer los suministros y materiales de re-

puesto

- Realizar entrenamientos para casos de emer- gencias.

- Dar cursos de formacin a empleados,

- Establecer sistemas de comunicacin. - Considerar brigadas de incendio y rescate, me-

didas y equipos de seguridad. - Establecer servicios mdicos

El Gerente de Riesgos tiene la responsabilidad .en

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Guia prcrlca para un plan de ernergencla

todo este proceso de poner en marcha las previ- siones y procedimientos del plan de emergencia y establecer una coordinacin estrecha y conti- nuada con los responsables del plan y las auto- ridades locales (polica, bomberos. hospitales, de- fensa civil, e t c i , para asegurar que la compaa est totalmente preparada para una eventualidad

Adems de esto. paia el buen xito del plan, es preciso que tanto la direccin como los super- visores y empleados de la compaa presten un apoyo activo y continuo a este programa.

que est primero en la lista de sucesin. Si no hay sucesor entre los Subdirectores Gene- rales o no existe este cargo, ocupar el pues- to el Director de Planificacin, Director Finan- ciero o Director Administrativo, en el orden que establezca la lista interna de sucesin.

Las obligaciones del Subdirector General que se haya hecho cargo de la Direccin General sern asumidas por el siguiente Subdirector Ge- neral, en orden de antigedad. Si no fuera po- sible, dicho puesto lo ocupar el Director de Area que corresponda al orden establecido en la lista de sucesin.

- Las responsabilidades del Secretario, Tesorero o Director de Control sern asumidas por aqul de estos tres que sea ms antiguo.

Es evidente que algiin alto ejecutivo de la com- - La sucesin de directores, jefes de departamen- paa puede causar baja durante un siniestro. Es to y supervisores se establecer en cada una necesario, por tanto, que existan medios legales, de las respectivas reas y figurar en los pla- y perfectamente definidos, que garanticen que: nes de cada departamento.

Todos los puestos clave de la direccin de la - El Consejo de Administracin tendr previsto empresa estn ociipados durante la ocurrencia el nombramiento de un Comit de Direccin de un desastre y en perodos posteriores. de Emergencia mediante la promulgacin de

un Estatuto. Este Comit ser el qarante final - Se puedan obtener con rapidez del Consejo de de que se lleven a cabo las medidas mencio-

Administracin las decisiones v autorizaciones nadas anteriormente. ~ud iendo sustituir al Con- , , pertinentes. siempre que sea necesario. sejo de Administracin en caso de que no exis-

tiera quorum suficiente o se viera incapacitado Los procedimientos que se indican a continuacin para actuar. El Comit se compondr de los describen las previsiones a establecer para el ca- Directores que pudieran asistir a la reunin de so de operaciones de emergencia importantes. emergencia, ms aquellas otras personas de-

signadas en e Estatuto. Procedimiento

- Los Estatutos de la empresa deben contener las reglas para cubrir las vacantes del Consejo PLAN DE OFICINAS CENTRALES Los consejeros o sus sucesores debern poder ALTERNATIVAS ejercer los poderes del Consejo de Admlnistra- cin en pleno durante la existencia de vacan- Si la instalacin principal de la compaia resulta tes alauna vez seriamente afectada ser necesario

u

establecer temporalmente las oficinas centrales en En caso de fallecimiento del Director General, otro lugar Se debe contar con instalaciones al-

el Secretario o Secretario adjunto convocara ternatlvas para su uso en casos de una reunin especial del Consejo de Adminis- tracin, tan pronto como sea posible, para ele-

- catstrofe local, que afecte nicamente a la gir un sucesor hasta la prxima Junta de Ac- oficina principal. cionistas.

- Catstrofe de mayor amplitud, que haga nece- Hasta que se cubra el puesto de Director Ge- sario trasladarse a un sitio lejano. neral, actuar como Director General en fun- ciones el Subdirector General de la compaa La planificacin se deber hacer teniendo en cuen-

ta la disposicin de otras oficinas de la compaa para sustituir aqullas en las que habitualmente se celebran las juntas de accionistas o de conse- jeros y en las que se llevan a cabo las transac- ciones principales de la compaa.

La oficina central alternativa se pondr en mar- cha tan pronto como el Director General. o la per- sona que l designe, estime que la emergencia amenaza seriamente la continuidad de las opera- ciones normales de la compaa en sus oficinas habituales. Si llegado el caso la oficina alternativa resultara inhabitable, debera elegirse sobre la mar- cha otro local dependiendo de las condiciones de habitabilidad. comunicaciones y distancia.

Responsabilidades

- El Subdirector General designar los lugares po- sibles de las oficinas centrales alternativas

- Cada Ejecutivo de la compaa designar dos ayudantes que se responsabilizarian de su tra bajo en las oficinas centrales alternativas en caso de emergencia Estas personas constitui- rn el equipo de direccin de emergencia

- El Gerente de Riesgos asesorar al Subdirector General en la eleccin de locales para las ofi- cinas centrales alternativas y establecer los lu- gares de refugio. espacios de trabajo, comuni- caciones y otros planes complementarios. de acuerdo con los directores de .los lugares se- leccionados; organizar ejercicios peridicos de simulacin y coordinar los servicios y activi- dades de apoyo en las oficinas alternativas cen- trales durante dichos ejercicios. as como du- rante las emergencias reales.

- Cada Director de Planta har planes concretos sobre el espacio de trabajo, aprovisionamiento y almacenamiento, transporte. personal de ofi- cina. etc. para su posible uso por el personal de la oficina central alternativa.

- Cada Empleado de Control de Emergencia de Planta desarrollar los planes concretos para sus ejecutivos de planta de acuerdo con el plan de oficinas centrales alternativas de la compa- a.

Procedimientos

- En caso de una catstrofe local. los directivos

de la compaa se reunirn en el lugar prees tablecido Si fuera preciso se avisar telefni camente al personal de oficina que fuera ne- cesario

- En caso de una catstrofe de amplia magni- tud. los directivos de la compaa y sus ayu- dantes designados se trasladarn, tan pronto como puedan viajar, a la oficina central alter- nativa situada en las instalaciones de la com- paa en otra ciudad.

Si esa otra ciudad ha sido tambin afectada por la catstrofe. la oficina central alternativa se establecer en las instalaciones de la com- paa de la ciudad ms cercana a la oficina principal, siempre que no haya sido seriamen te afectada

- Cada ao se harn dos ejercicios de simua- cin. Uno, en la oficina alternativa situada en otra ciudad con la participacin de todo el per- sonal de la oficina principal y la alternativa El otro, en el lugar o lugares alternativos desig- nados por la compaa en esa misma ciudad con la participacin del personal responsabili- zado de las tareas de proteccin civil

PROTECCION DE LOS ARCHIVOS VITALES

El tratamiento de los archivos de la compaa de- be incluir un Programa de Proteccin de los ar- chivos imprescindibles. La poltica, planificacin, normas administrativas y los criterios para la idpn- tificacin. seleccin, procesamiento y conserva- cin de los archivos de la compaa sern esta- blecidos por un Comit de Revisin de Archivos Vitales.

Estos archivos deben incluir todos los documen- tos que sern necesarios despus de un sinies tro o catstrofe para reconstruir las informaciones esenciales referentes a

La determinacin del status legal y estados fi- nancieros de la compaa

La reanudacin de sus actividades

El cumplimiento de sus obligaciones para con los accionistas. empleados y otras obligaciones externas.

Guia prctica para un plan de emergencia

Especial atencin debe prestarse a la proteccin de la informacin vital y no slo a la conserva- cin de los archivos.

Responsabilidades

- El Comit citado anteriormente se reunir una vez al mes. o cuando lo convoque su director. Las atribuciones del Comit son. entre otras:

Desarrollo y publicacin de directivas relati- vas a la identificacin, procesamiento, alma- cenamiento. conservacin y disponibilidad

,de los datos esenciales para la reanudacin de las actividades de la compaa en caso de catstrofe. Recomendaciones a la direccin sobre el control y la utilizacin de dichos archivos durante el perodo inmediatamente poste- rior a un desastre. Revisin del programa de Archivos vitales para garantizar su correcta puesta en mar- cha en toda la compaa. Auditora semestral del inventario de Archi- vos Vitales que garantice que la informa- cin vital est bien clasificada y archivada.

- El Programa de Archivos Vitales ser controla- do normalmente por el Coordinador de Trata- miento de Archivos, quin aportar sus conoci- mientos tcnicos y planificara y coordinar el programa a nivel de toda la compaa. a fin de que el programa de Archivos Vitales se Ile- ve a cabo.

- El Centro de Archivo de los Registros Vitales estar situado en la sede de la ciudad prevista como oficina central alternativa de la compa- a. El director de estas instalaciones se ocu- par de suministrar el espacio necesario para los archivos, el personal y la seguridad nece- saria.

Procedimiento

- Los documentos en los que se refleja la lnea de autoridad de la compaa debern estar por triplicado conteniendo las autorizaciones legales para la reconstitucin del Consejo de Adminis- tracin, los Comits Operativos, Poderes y Ad-

judicaciones as como cualesquiera otros docu- mentos necesarios para el restablecimiento de la actividad de la empresa en el caso de que un evento produzca importantes prdidas ma- teriales y el fallecimiento de algunas de las personas ejecutivas. Las copias de estos do- cumentos estarn archivadas en las oficinas centrales y, al menos. en otros dos lugares de- terminados por el Consejo de Administracin.

- La proteccin de los datos vendr dada por: Su propia dispersin-Existirn copias de muchos de los datos vitales en otras ofici- nas de la compaa y tambin en manos de los vendedores, clientes, proveedores y organismos pblicos, simplemente como con- secuencia del funcionamiento normal de las operaciones de la compaa. El responsa- ble de la seguridad de estos archivos de- ber tener una lista de todos los lugares donde se encuentren los datos y archivos vitales de la compaia. La dispersin planificada.-Los originales de los datos vitales que no se utilizan con fre- cuencia se archivarn en el Centro de Ar- chivo de los Registros Vitales. Tambin de- ben archivarse aqu los duplicados de otros datos importantes, incluidos los que no es- tn protegidos por su propia dispersin. Cajas fuertes.-Los originales de los datos vitales que se utilizan con frecuencia se de- ben archivar en cajas fuertes resistentes al fuego situadas en las oficinas centrales o en las instalaciones en que se utilicen.

- Las instalaciones del Centro de Archivo de Re- gistros Vitales deben contar con ciertas medi- das de prevencin y proteccin y con procedi- mientos de seguridad necesarios para la mani- pulacin y archivo de los documentos clasifi- cados.

- Los procedimientos de manipulacin, identifi- cacin, control. archivo. conservacin y dis- ponibilidad de los datos deben reflejarse en un Manual de Gestin de los archivos de la com- paa.

- La lista de Datos y Archivos Vitales deber re- visarse anualmente por el Comit de Revisin de Archivos Vitales a fin de introducir los cam- bios que estime oportunos como resultado de su labor de revisin.

PROGRAMA DE ESPEClALlZAClON DEL PERSONAL

Es imposible predecir exactamente la naturaleza, desarrollo. grado o efectos totales de un desastre importante posible. Del mismo modo, no es PO- sible predecir exactamente cules son las necesi- dades de la compaa para controlar una cats- trofe y recuperar una actividad normal.

Las brigadas de seguridad contra incendios, los servicios mdicos y de ingeniera de las instala- ciones de la compaa suelen ser adecuados pa- ra hacer frente a las emergencias para las que estn capacitados. Sin embargo, una emergencia de la categora de un desastre o catstrofe im- portante puede hacer necesaria la existencia de mayor personal especializado. As las operaciones de recuperacin despus de un siniestro pueden originar necesidades adicionales de ms personal administrativo, de fbrica. de transportes y otros, que podran no haberse previsto.

bern rellenar un Cuestionario para el registro y archivo del lnventario de Especialidades del personal empleado. La informacin recoger la especialidad profesional as como cualquier otra formacin y experiencia que puedan ser tiles en una emergencia. El Cuestionario incluir tam- bin la direccin del centro de trabajo, el do- micilio particular y los respectivos nmeros de telfono.

El personal jubilado ser invitado a rellenar otro Cuestionario para el lnventario de Especialida- des del personal, que se archivar en la ofici- na de la compaa ms prxima a su lugar de residencia. informndoles de que se les podra llamar para prestar sus servicios en caso de emergencia, si aceptan voluntariamente esta in- v i tacin Los ejecutivos retirados, personal su- pervisor y altamente especializado que estn en la misma situacin. sern animados especial- mente a participar en este programa. El Cues- tionario conviene que sea una tarjeta perforada segn las distintas especialidades para poder. en un momento dado, identificar a todas las personas que tienen una especialidad dada. En el perodo que sigue inmediatamente a un si- Una copia se archivar. por orden alfabtico.

niestro. la compaa puede verse obligada a ac- en el Centro de Control de Emergencia de ca- tuar de modo autosuficiente. debido a la escasez da oficina y otra copia se archivar en el Cen- importante de mano de obra especializada y otros tro de Archivo de Registros Vitales de la com-

recursos. En consecuencia, se deben establecer paa. archivos actualizados de las especializaciones y nivel de conocimientos de todo el personal de las - Conviene igualmente efectuar una revisin anual instalaciones. Una copia de todos estos datos de- de todos los cuestionarios para asegurarse de ben guardarse en el Centro de Archivo de Regis- que los datos recogidos estn actualizados. tros Vitales de la compaa como medida de apo- yo del plan de emergencia.

Responsabilidades

El Departamento de Formacin de la empresa establecer la forma, procedimiento y esque- mas para recoger. anotar y actualizar peridi- camente el lnventario de Especialidades del per- sonal. Este es un esfuerzo en el que deben participar el Gerente de Riesgos. el Responsa- ble de la Seguridad de los archivos de la com- paa, todos los Directores de planta y otros Jefes dentro de la empresa.

Procedimiento

PROTECCION DEL PROCESO ELECTRONICO DE DATOS

Muchos de los datos importantes de una compa- a se llevan a cabo mediante un proceso elec- trnico. La mayora de tales datos se almacena en tarjetas o cintas y la prdida repentina de esta informacin colapsara la mayor parte de las ope- raciones de la compaa. durante un considerable perodo de tiempo.

Por tal motivo, debe darse la mayor importancia a las medidas de proteccin del proceso de datos tendiendo a:

- El personal actual y los nuevos empleados de- Evitar la posibilidad de incendio, inundacih,

Guia prctica para un plan de emergencia

corte de electricidad, etc., en el lugar donde O ms empresas locales de servicios nform- esta instalado el equipo de proceso de datos. ticos.

Minimizar los posibles efectos de un siniestro.

Facilitar los medios para reemprender las ope- Procedimiento raciones rpidamente despus de una emer- gencia importante. - Los datos esenciales para la reanudacin de

las operaciones vitales se guardarn por dupli- cado en el Centro de Proteccin de Archivos

Responsabilidades Vitales situado en una de las oficinas centra- les alternativas de la compaa.

- Los equipos y sistemas deben contar con las Estos datos normalmente incluirn lo siguiente: orientaciones administrativas. coordinacin de programas y medidas especficas de proteccin Operaciones: que aseguren la continuidad de los procesos

- Procedimientos de teclado. de datos. Adems, tales sistemas garantizarn

- Organigramas. el desarrollo de los planes y procedimientos pa- ra una posible conversin de los sistemas ms - Instrucciones por consola importantes en mtodos manuales o semi-me- - Cintas magnticas de datos. programas. canizados, en caso de fallo total del equipo de reensamblado, etc. Droceso de datos.

Controles: - El Director de Sistemas. como miembro del

Comit de Revisin de Archivos Vitales de la - Paquetes de procesos. compaa, debe coordinar la designacin de - Esquemas de procesos los archivos que se consideren vitales dentro del rea de proceso de datos.

- Los servicios de asistencia tcnica proveern de la ayuda necesaria para la utilizacin y man- tenimiento de los equipos, la eleccin e insta- lacin de generadores de reserva y los meca- nismos de control que aseguren una correcta regulacin de la corriente elctrica y suminis- tro de emergencia. Se llevarn a cabo inspec- ciones peridicas de mantenimiento en todas las instalaciones de proceso de datos para re- visar las medidas de seguridad contra incen- dios, inundaciones y otros problemas de tem- peratura y humedad requeridos para el buen funcionamiento de los equipos.

Procedimientos de control

Programacidn.

- Organigramas generales de los procesos. - Esquemas de registros de los procesos. - Organigramas detallados de los procesos.

Equipo:

- Especificaciones de configuracin - Proveedores.

Se utilizar una caja fuerte contra incendios en cada una de las instalaciones de proceso de datos para archivar todos los programas, pro-

.

- El Gerente de Riesgos propondr la contrata- cedimientos, organigramas, esquemas de regis- cin de una pliza de seguro para el equipo tros y archivos maestros de cintas. de proceso de datos, los archivos y los gas- tos extra de reobtencin de datos incluyendo los errores y omisiones que se originen en la emisin inadvertida de cheques y otros docu- mentos que puedan suponer para la compaa responsabilidades civiles o prdidas financieras.

Se mantendr asimismo en cada una de las instalaciones de proceso de datos una lista del personal de emergencia. por si es necesario llamar a distinto personal de otros turnos ante cualquier amenaza o estado de emergencia.

- Los Directores de la instalacin de procesos in- - Se mantendr en cada una de las instalaciones formticos desarrollarn y tendrn al da pla- de proceso de datos una lista de las empresas nes de apoyo y sustitucin de equipos con una de asistencia tcnica, incluyendo los nombres,

direcciones. nmeros de telfono y capacidad Controlar y proteger las propiedades de la de los eventuales equipos de apoyo para caso compaa. de emergencia. Una copia de esta lista se ar- Restaurar las instalaciones despus de un chivar tambin en el Centro de Proteccin de siniestro o adquirir nuevos edificios y equipos. Archivos Vitales.

Se mantendr en cada una de las instalacio- nes de proceso de datos una lista de los ven- dedores con los nombres de contacto de cada representante, su direccin y nmero de tel- fono, para garantizar los suministros vitales. in- cluidas las piezas del equipo, impresos, papel continuo, fichas y cintas, en caso de emergen- cia.

- Anualmente se realizarn simulacros de emer- gencia en todas y cada una de las instalacio- nes de proceso de datos.

SUMINISTROS Y MATERIALES DE REPUESTO

La disposicin de la compaa para aminorar los efectos de un desastre y poder recuperarse y rei- niciar rpidamente la produccin exige de un efi- caz sistema de suministros. Es obligado que to- dos los encargados de suministros tengan planes especficos para:

- Abastecer de materiales a los equipos que ac- tuarn en una emergencia.

- Proteger los stocks de materiales importantes. - Llevar a cabo la adquisicin urgente de los ma-

teriales necesarios para las reparaciones. las sustituciones y la reanudacin de las activida- des.

Responsabilidades

- El Director de Produccin coordinar y super- visar, con el asesoramiento y ayuda del Ge- rente de Riesgos, la preparacin de planes de la produccin y abastecimiento de materiales.

- El Director Administrativo orientar y garanti- zar el desarrollo de planes destinados a:

- El jefe de cada planta establecer los planes y procedimientos para asegurar las compras y mantener los controles de productos. calidad y otras actividades de produccin.

Procedimiento

- Debern existir programas de mantenimiento preventivo para cada elemento del patrimonio empresarial.

- Se establecer una lista de materiales y equi- pos para uso en caso de emergencia en cada instalacin de la planta y se revisar cada seis meses. En esta lista constar la cantidad, des- cripcin y localizacin de todo el material cir- culante (incluido el de construccinl, herramien- tas y equipos de emergencia (generadores y elevadores porttiles. gatos, sierras y equipos de corte, equipos de rescate, e t c l y materiales de emergencia (arena. sacos de arena. plsti- cos, cuerdas. etc.1. En el Centro de Proteccin de Archivos Vitales de la compaa deber exis- tir tambin una copia de las listas de equipos y materiales de emergencia de cada planta o seccin de la empresa.

- Se establecer$ una lista de repuestos de reser- va, revisable cada seis meses, especificando las cantidades de repuestos necesarias para mantener durante noventa das la maquinaria que sera esencial para el funcionamiento de la planta despus de un siniestro. Esas canti- dades conformarn un stock extra en los alma- cenes de la planta. Asimismo, al igual que en el caso anterior, tambin se archivarn copias de estas listas en el Centro de Proteccin de Archivos Vitales.

- El material de archivo contenido en el Centro de Proteccin de Archivos Vitales de la Com- paa incluir:

Todos los acuerdos de compras Lista de los proveedores autorizados.

Guia prctica para un plan de emergencia

Resumen de los anlisis de evaluacin f i - El Director de Formacin desar.3ara a s acti- nanciera de los proveedores. vidades relativas a o s roar ramas de nforma- Lista de subcontratistas cin y educacin para el caso de erreraencia de toda la cornoaa Originales y copias de las facturas de ma- teriales con indicacin de o s proveedores - El Director de Relaciones Pbcas dar a pu- ms im~or tantes blicidad adecuada a las actividades de entrena-

miento e informacin, tanto en o s rganos in- Informes sobre el cumplimiento de a s r- ternos de difusin de a empresa como en los denes de compra. peridicos locales Listas de equipos

Listas de bienes propiedad de clientes en poder de la compaa en virtud de contra- tos en vigor. Lista de recursos alternativos de suminis- tro de elementos imprescindibles

Catlogo del materia de oficina Catlogos de las piezas compradas y he- rramientas empleadas en los procesos de produccin actuales y operaciones comple- mentarias en caso de emergencia.

ENTRENAMIENTO PARA EMERGENCIAS

La amplitud y profundidad del entrenamiento para caso de emergencias que realicen los empleados determinarn a capacidad de la compaia para superar un eventual desastre o catstrofe con el mnimo de prdidas de vidas humanas y daos materiales.

Es esencial que cada empleado tenga asignada una tarea en caso de emergencia y est aleccio- nado a fondo en sus obligaciones Tambin es importante que todo el personal de la compaia se sienta animado y estimulado a adquirir a in- formacin y entrenamiento necesario para el caso de emergencia

Responsabilidades

- El Responsable del Control de Emergencia, en colaboracin con el director de nersonal de su planta respectiva, desarrollar i llevar a cabo el programa de informacin scbre proteccin civil, asistencia y formacir

Procedimiento

El entrenamiento para el caso de emergencia del personal al que se le asignen tareas espe- cficas se efectuar en tiempo de trabajo Otros aspectos que incluyan clases tericas de for- macin se desarrollarn en un tlernpo cornpar- tido, es decir, al final de un turno, con a rni- tad del tiempo en horas de trabajo y el resto del tiempo fuera de la jornada laboral El equipo material y textos didctcos de en- trenamiento aprobados por e Gerente de Ries- gos y el Director de Personal, se obtendrn de la misma compaa o a partir de manuales de proteccin civil.

Se otorgarn certificados de asistencia y cali- ficacin a todos los empleados que realicen sa- tisfactoriamente estos cursos Cada Director de departamento har una lista de las personas que han asistido a tales cursos a f in de hacer- lo constar en las fichas individuales de espe- cialidades y conocimientos del personal

El Responsable d e Control de Emergencia de cada planta dispondr de los niveles de en- trenamiento en materia de Proteccin Civil del personal de la planta y otros datos, como n- mero de personas con calificacin para prime- ros auxilios, porcentaje que representan res- El Gerente de Riesgos recomendar los pro- pecto al total del personal de la planta, etc. qramas de educacin v supervisar su realiza-

.

cin Tambin coordinar los entrenamientos - Los costes derivados de los cursos de entre que tengan que ver con el personal y equipo namento sobre emergencias se acumularn a de servicios exteriores de ayuda los Gastos Generales del Plan de Emergencia

Proteccin de personal

Proteccin de materiales y documentos cla- CURSOS DE FORMACION DE EMPLEADOS sificados

Proteccion fs ica de instalaciones, equipo Se darn semestralmente cursos iniciales y de re- y mobiliario ciclaje a todos los empleados que tengan asigna- das tareas en caso de emergencia Los cursos in- Evaluacin de daos cluirn materias como primeros auxilios, rescate, Reconstruccin de instalaciones incendios, sequridad y tareas del personal Tam

.

bin se ofrecern anualmente cursos de forrna- cin sobre aspectos de la proteccin en caso de catstrofe a todo el personal que lo desee volun- tariamente, recogiendo los temas ms importan- tes. tales como autoayuda mdica, supervivencia y efectos de a s diversas emergencias.

Debe procurarse que el nivel de instruccin sea mximo, con la ayuda de medios audiovisuales

La informacin y formacin general se efectua- r a travs de todos los medios tcnicos dis- ponibles, tales como pelculas, actividades y demostraciones prcticas. boletines, lecturas, manuales y artculos aparecidos en los medios de difusin de la empresa sobre los principales aspectos de las materias que se indican a con- tinuacin:

siempre que sea posible y procurando que los Seguridad en el Trabajo cursos interfieran lo menos oosible en el trabaio diario

Responsabilidades

El Responsable del control de Emergencia en cada planta coordinar todos los cursos. La coordinacin incluye la seleccin de programas, aprobacin de su contenido y reuniones con los instructores

El Departamento de Formacin ser el respon- sable de la organizacin y desarrollo de los cur- sos, bajo las indicaciones del Coordinador de la planta.

Procedimiento

Seguridad en e Hogar. Operaciones de Ayuda Mutua

Sistemas de Alarma.

Sistemas de Radiodifusin en una emergen- cia.

Terremotos.

Amenazas de bomba

Prevencin de espionaje y sabotaje Proteccin de los archivos vitales. Proteccin de material y documentos cla- sificados.

Procedimientos de inhabilitacin y evacua- cin de instalaciones

Proteccin de instalaciones. La formacin en tareas de emergencia consisti Medidas de control de siniestros (incendio, r en entrenamiento tcnico a todo el personal inundacin, etc 1 aue tenaa asianadas tareas en caso de emer-

" "

aencia. v a todo el oersona administrativo cu- Asistencia mdica . ,

yas tareas estn relacionadas directa o indirec- Primeros auxilios. tamente con los planes de emergencia Este entrenamiento se llevar a cabo mediante cla- La sanidad y la salud en una emergencia ses en la empresa Los cursos de formacin T b r n r a c r i ~ T P - C S ~ P

. - v . . , u - "

en tareas de emergencia deben incluir: Evaluacin de daos

Medidas de prevencin de siniestros y ca- Reanudacin de las actividades. tstrofes

Operaciones de control de siniestros y ca- - El Responsable del Control de Emergencia re- tstrofes. dactar trimestralmente los informes sobre la

Gua prdctica para un plan de emergencia

formacin llevada a cabo y los elevar al Ge- rn establecidas y coordinadas por e Director rente de Riesgos. En ellos se har mencin de Administrativo, de acuerdo con e Gerente de los cursos completados, tiempo dedicado y gra- Riesaos.

. . u

do de perticipacin de los empleados. incluyen- do tambin un esquema de la formacin pre- - El Gerente de Riesgos examinar perdcamen- vista para el siguiente trimestre. te la red de comunicaciones existente en cada planta y en las oficinas centrales alternativas Se concedern certificados de aprovechamiento satisfactorio a los empleados asistentes a los cursos de Proteccin Civil.

Se harn peridicamente ejercicios y simula- cros para familiarizar a todo el personal de la planta con los procedimientos de control de siniestros y evacuacin de la planta. Los ejer- cicios sern dirigidos por personal especialmen- te preparado. al menos una vez al ao. y en ellos se verificarn las operaciones de control de siniestros, las medidas de seguridad. las co- municaciones en caso de emergencia y el con- trol de daos. El funcionamiento de la planta no debe parar del todo durante estos ejerci- cios de entrenamiento. Sin embargo. al parti- cipar en los mismos suficiente personal. debe-

de la compaa, para comprobar su estado y funcionamiento.

- Se establecern acuerdos con las emisoras lo- cales de radio de la localidad en que est ins- talada cada planta, para anunciar una posible emergencia a los empleados, si fuera necesa- rio Estos acuerdos los debera hacer el Res- ponsable del Control de Emergencia, asesorado por el Gerente de Riesgos

Procedimiento

Se tomarn medidas en todas las plantas para garantizar la proteccin del sistema de comu- nicaciones contra cualquier posible dao.

rn pararse las operaciones de la empresa y se parar en la medida suficiente como para - Se establecern acuerdos con la Compaa Te- comprobar que la simulacin es eficaz. lefnica, siempre que sea posible, para poder

utilizar un servicio de lneas exteriores de emer- gencia en el caso de que se produzca un con- trol de lneas restringido a consecuencias de una catstrofe.

SISTEMAS DE COMUNICACION - Se establecer un Servicio de Alerta de Grupo

para el personal de cada planta, que garantice que los ejecutivos y el personal clave para la

El sistema de comunicaciones de cada planta es- Proteccin Civil puedan ser localizados en sus tar respaldado por un equipo alternativo, con ge- casas fuera de las horas de trabajo en caso neradores de reserva autnomos. que garantice de emergencia la posibilidad de funcionamiento y el control efec- tivo durante una catstrofe y despus de la mis- - La compaa patrocinar asociaciones de ra- ma. Se mantendr activa entre todas las plantas dioaficionados, con el fin de asegurarse una una lnea de telfono. Como medida prctica, los red de comunicaciones propia en caso de que nuevos eauipos de comunicaciones v lneas de fallen los sistemas normales de comunicacin

. .

telfono se debern instalar bajo tierra, y en todo - Se instalarn radio-telfonos en ciertos medios

caso deben gozar de la mxima proteccin. Se de transporte y en dos vehculos de los ejecu- animar a los empleados radioaficionados a que tivos clave y de las personas principales res- practiquen, ofrecindoles locales en las instalacio- ponsables del control de emergencias. nes de la compaa.

- Se instalar una centralita auxiliar en cada Cen- tro de Control de Emergencia conectada con

Responsabilidades todos los ejecutivos de la planta y el personal de Proteccin Civil as como tambin interco-

- Las necesidades normales de comunicacin de nectada con otras plantas e instalaciones de la compaa, as como las de emergencia. se- la empresa.

SFGURIDAD Y PREVENCION

- Se establecer un servicio de mensajeros en el Centro Operativo de Emergencia durante los perodos de emergencia.

- Se establecer un control de comunicaciones en cada planta durante los perodos de emer- gencia Todas las lneas telefnicas estarn re- servadas para asuntos oficiales relativos a la emergencia, excepto si lo autoriza de otro mo- do el Responsable del Control de Emergencia.

- Las emergencias que se produzcan fuera de las horas de trabajo sern radiadas por emiso- ras locales previamente concertadas. para ase- gurar que llegan a todos los empleados.

INCENDIO Y RESCATE

Es esencial que la brigada contra incendios y res- cate de la compaia mantenga constantemente un alto grado de entrenamiento y disponibilidad.

La misin de esta brigada es la prevencin y con- trol de los incendios y el salvamento de vidas hu- manas. Se harn inspecciones continuas de las instalaciones de la compaa. elevando los corres- pondientes informes sobre los riesgos de incendio para tomar las acciones correctoras oportunas in- mediatamente despus de ser detectados.

Se mantendr un estrecho contacto con los Cuer- pos de bomberos locales, ara asegurar que la compaa cumple siempre con las normas muni- cipales contra incendios y garantizar la coopera- cin en caso de emergencia.

Responsabilidades

- El Director de Seguridad de la compaa diri- gir el programa de incendios y rescate. Se incluirn en el Manual de Seguridad de la Com- paa los planes y procedimientos de emergen- cia para el caso de incendio y formarn parte

cada planta asumir toda la responsabilidad en las operaciones de incendio y rescate. Las fun- ciones del Responsable del Control de Emer- gencia sern asumidas, en su ausencia. por el Director de Seguridad de la planta.

- El Director de Seguridad de la planta. como encargado de las brigadas contra incendios y de seguridad. informar al Responsable del Con- trol de Emergencia.

- El Jefe de Bomberos de la planta depender orgnicamente del Director de Seguridad y se- r responsable directo de la prevencin de in- cendios, lucha contra incendios y operaciones de rescate. as como de la coordinacin con los cuerpos exteriores de lucha contra incen- dios.

Procedimiento

- La organizacin contra incendios de la planta estar al mando del Jefe de Bomberos, que normalmente estar asistido por un ayudante. La composicin de la brigada contra incendios depender del tamao y nmero de empleados de la planta. Deber haber al menos en cada turno un empleado dedicado ntegramente a esta tarea

- Los equipos auxiliares contra incendios estarn formados por personal voluntario y actuarn en caso de amenaza seria de incendio en ayu- da del personal de la brigada contra incendio. Estos equipos auxiliares estarn organizados en grupos de seis con un encargado al frente.

- Los grupos de rescate estarn formados por personal voluntario y actuarn en caso de emer- gencia de dos maneras. Los grupos ligeros de rescate constarn de ocho personas con un encargado al frente. Los grupos especiales de rescate tendrn al menos doce personas ms un encargado. todos ellos familiarizados con el manejo del equipo de construccin.

esencial del Programa de Planificacin de Emer- -

gencias. El Director de Seguridad de la com- paa garantizar que cada planta est dotada de un equipo apropiado de proteccin de in- cendios. con personal principal y auxiliar debi- damente entrenado.

Las brigadas contra incendios y de rescate de- bern estar constituidas de modo que exista personal especialmente entrenado en cada tur- no de trabajo. Cuando sea necesario se podr llamar tambin fuera de la jornada laboral al personal que resida cerca de la planta afec-

- El Responsable del Control de Emergencia de rada

GI- 31

Gua prctica para un plan de emergencia

- El Jefe de bomberos de la planta suministrar contra incendios o estrateg,as a U' zar e l ca la formacin tcnica a las briqadas contra in- so de incendio en la co rnpa ia cendios y de rescate. con la asistencia plena del Departamento de Formacin. La asistencia y asesoramiento tcnico contra incendio debe- r obtenerse de los bomberos expertos de la municipalidad u otras organizaciones especiali- zadas. si fuera necesario.

- Las actividades de lucha contra incendios se- rn coordinadas, junto a otras operaciones de intervencin en caso de siniestro, por el Cen- tro de Control de Emergencia.

- En ausencia del Jefe de bomberos o de su ayudante, las operaciones contra incendios se- rn organizadas y dirigidas por el Encargado de Seguridad de servicio, hasta que llegue el Jefe de bomberos y se haga cargo de estas funciones.

- Los bomberos municipales sern avisados siem- pre en caso de incendio. Se requerir su ayu- da si se teme que el fuego no puede ser con- trolado por los bomberos de la compaa. En caso de sospecha de incendio provocado se avisar inmediatamente a los bomberos muni- cipales y a la comisara de polica ms pr- xima.

El equipamiento de las brigadas contra incen- dios deber estar normalizado y en la medida de lo posible tambin con el de los bomberos municipales. Las bocas de incendio que no se acoplen a todas las mangueras debern tener adaptadores especiales.

- Las zonas peligrosas de incendio, como dep sitos de pinturas o zonas de almacenamiento de lquidos inflamables, estarn equipadas con detectores de alarma e instalaciones especiales de proteccion contra incendios

- Se instalarn extintores y bombas porttiles en cada planta, que se puedan utilizar en caso de corte de corriente, presin insuficiente de agua, fuegos qumicos o de petrleo o cuando el equipo normal mvil no pueda llegar al lu- gar del siniestro debido a escombros u otros obstculos.

El equipamiento bsico de rescate con:ar con una ambulancia dotada de cam:las. eaupo de construccin y demolicin, elc:-co v manual, equipo de proteccin personal contra humos y productos qumicos y otros equpos bsicos que recomiende el Jefe de bornbreos y aprue- be el Responsable del Control de Emergencia. Los equipos que no sean de uso general es- tarn almacenados en lugares de fcil acceso en cada planta y se mantendrn en buen es- tado de conservacin por la brigada contra in- cendios de la misma

SEGURIDAD

Los equipos de seguridad interna de a compaa tienen dos funciones principales: la Seguridad fsi- ca y la seguridad del personal.

Estos equipos de seguridad publicaran las directri- ces sobre seguridad para establecer las medidas generales de seguridad. los controles y mtodos y debern hacer cumplir las reglas establecidas y proteger a los empleados, instalaciones y propie- dades de la compaa. En las directrices publica- das se har amplia mencin de la responsabilidad y autoridad de la organizacin de seguridad den- tro del Plan de Emergencia. Todos los empleados sern responsables de cumplir con las directrices e instrucciones dadas por e personal de seguri- dad, cuando se reciban por el conducto regla- mentarlo.

Responsabilidades

El Director de Seguridad dirigir el Programa de Seguridad de a compaa. En el Manual de Seguridad de la compaa se incluirn los planes y procedimientos de emergencia, que formarn as la base del Plan de Emergencia. El Director de Seguridad de la Compaa garan- tizar que la brigada de seguridad de la planta

- El Jefe de bomberos mantendr contactos per- cuente con el personal principal y auxiliar ne- manentes con los bomberos municipales en cesario debidamente entrenado y con el equi- cuestiones relativas a la compatibilidad de equi- po adecuado. pos, formacin del personal. mtodos de lucha

- Los Directores de Seccin elevarn al Director

-

SEGURIDAD Y PREVENCION

de Seguridad los informes pertinentes sobre las - Las actividades de la brigada de seguridad en caracteristicas de las instalaciones, cambios en caso de emergencia sern coordinadas por el las instalaciones existentes v alteraciones o cam Centro de Control de Emeraencia bios de personal en cada seccin.

- Durante una emergencia el Jefe de Seguridad - El Director de Seguridad, encargado de todas o el Oficial de Seguridad ms antiguo podr

las brigadas de seguridad y contra incendios, delegar responsabilidades en algunos emplea- depender del Responsable del Control de Emer- dos, cuando no exista personal disponible de gencia y ser e encargado de las relaciones las briqadas de seguridad. con las organizaciones externas en estas ma- terias - Toda situacin de emergencia, que implique

amenaza nara la vida de las nersonas o moo r - -- El Jefe de Seguridad depender del Director

de Seguridad y se responsabilizar del rnante- nimiento del orden, de a proteccin de vidas y propiedades, de la prevencin de sabotaje y espionaje y proteccin contra explosiones, de la inmediata difusin de las alarmas y del en- trenamiento y equipamiento del personal prin- cipal y auxiliar de seguridad.

- El Oficial de Seguridad ms antiguo asumir durante una emergencia la responsabilidad, co- mo Responsable del Control de Emergencia, en ausencia del Director de Seguridad.

Procedimiento

tantes daos en las propiedades, ser comuni- cada inmediatamente a la polica y la persona encargada de las operaciones de seguridad en el momento de una emergencia decidir si es necesaria su ayuda. Cada incidente que sup,on- ga sospechas de sabotaje o espionaje deber ser comunicado igualmente a la polica para que se inicien las investigaciones correspon- dientes.

El equipamiento e instalaciones de seguridad necesarios se obtendrn a travs de los cana- les normales del Plan de Emergencia, por me- dio del Director de Seguridad. El Jefe de Se- guridad ser responsable del estado, disponibi- lidad, mantenimiento y proteccin de todo el eauiuo de sequridad

- La brigada de seguridad estar mandada por un Jefe de Seouridad. normalmente asistido

u

wor un avudante El nmero de oersonas aue integrarn esta brigada de seguridad depender del tamao y del personal que trabaje en ca- SERVICIOS MEDICOS da planta Debe haber al dos de tales Una consideracin primordial en a planificacin empleados en cada turno que se dediquen n- de catstrofes es la salud y la seguridad del per- tegramente a esta tarea.

sonal empleado de la compafia Los desastres - Existir una brigada de seguridad de emergen frecuentemente golpean sin avisar. Por eso, es

Cia. Todo el personal de reserva al que se le necesario contar con un grupo de empleados, en- asigne tareas de seguridad estar encuadrado trenados y cualificados como tcnicos en prime- en unidades al mando de una persona de a ros auxilios, como requisito bsico en caso de brigada de seguridad. El nmero de reservis emergencia. tas en cada unidad variar de acuerdo con la disposicin y tamao de cada planta y depen- der de los mecanismos y equipos en uso

- La formacin del personal de seguridad sobre control de multitudes, disturbios, trfico, pre- vencin de espionaje y sabotaje y otras me- didas de seguridad correr a cargo del Jefe de Seguridad con la cooperacin del Departa- mento de Formacin. Cuando no existan ins- tructores cualificados en la compaia, se reca- bar la ayuda de expertos ajenos.

El objetivo debe ser tener un mnimo del 10 por 100 de empleados con conocimientos, al menos elementales, de primeros auxilios. En cada planta habr equipo y material mdico en cantidad sufi- ciente para hacer frente a las necesidades susci- tadas en un posible desastre.

Responsabilidades

- El mdico o Asistente Tcnico Sanitario de la

Guia practica para un plan de emergencia

empresa ser el responsable de la planificacin y preparacin de los aspectos mdicos de una emergencia. El Mdico Jefe, en colaboracin con el Gerente de Riesgos, deber orientar la organizacin mdica de la emergencia, los pro- gramas de formacin de primeros auxilios, pro- gramas de ayuda de los ATS, almacenamiento de medicinas, material y equipo mdico.

- El mdico o ATS ser el responsable del de- sarrollo y mantenimiento de los programas m- dicos en caso de emergencia. En la ausencia del mdico o ATS, el Director de Personal asu- mir la responsabilidad de la organizacin m- dica. la cual incluye:

bre la base de servicio voluntario. Normalmen- te la pertenencia al equipo mdico de emer- gencia ser de 12 meses. El tamao de estos equipos depender de\ de la planta. del per- sonal que trabaja en cada turno y de las ca- ractersticas de las instalaciones.

- Los botiquines de primeros auxilios se instala- rn en lugares estratgicos

- El equipo mdico de emergencia deber sumi- nistrar inmediatamente primeros auxilios y ayu- da mdica a los accidentados. Por tanto. la organizacin debe estar entrenada y equipada para:

Planificacin de las necesidades mdicas. Suministrar ayuda rpida y eficaz a los he- ridos. Seleccin. organizacin y puesta en prc-

tica de la formacin del equipo mdico de Clasificar los accidentados por la importan- emergencia. cia de las heridas. Localizacin de los botiquines de primeros e Identificar a los heridos con las indicacio- auxilios y preparacin del material de los nes del tratamiento administrado. mismos. Transportar a los heridos graves a los hos- Bsqueda de fuentes alternativas de elec- pitales. tricidad y agua. Obtener asistencia mdica profesional para Mantenimiento de contactos con las orga- los casos urgentes de heridos graves, en nizaciones exteriores de ayuda y hospitales. los dispensarios de la compaa. Investigacin, junto con el equipo de segu- Supervisar la evacuacin e identificacin de ridad e higiene, de los posibles peligros pa- cadveres. ra la salud que existan en las instalaciones de la compaa.

- LOS camiones liaeros v otros vehculos sern - Supervisin de la adquisicin de materiales intervenidos por el equipo mdico para su uso y equipos para su almacenamiento y utiliza- como ambulancias auxiliares y otros transpor- cin en caso de emergencia. tes. En el Departamento de Transportes esta-

rbn almacenadas las camillas y otros equipos Notificar los hechos personalmente a los fa- mdicos. fcilmente accesibles, para cargarlos miliares de los empleados accidentados o en los camiones y vehculos que se designen fallecidos. como ambulancias.

- Las operaciones del equipo mdico de emer- Procedimiento gencia sern dirigidas desde el Dispensario de

Planta o desde el Centro de Control de Emer- - El equipo mdico debe estar estructurado de gencia. Asimismo. todas las peticiones de ayu-

modo flexible para prestar rpidamente los ser- da mdica sern dirigidas a este Centro de vicios mdicos en caso de emergencia. Control.

- Los equipos de primeros auxilios debern ser seleccionados entre el personal de planta, so-