10 PASOS PARA REUNIONES EFECTIVAS EN TELETRABAJO

10 PASOS PARA REUNIONES EFECTIVAS EN TELETRABJO

El trabajo remoto nos impulsa nuevos desafíos, uno de esos es optimizar nuestros tiempos para compatabilizar los distintos roles que se mezclan diariamente. En este contexto, mantener una buena comunicación con los equipos, para continuar con los proyectos y resultados es fundamental. A c o n t i n u a c i ó n , t e p r e s e n t a m o s a l g u n a s recomendaciones para reunirte en forma efectiva con tu equipo de trabajo u otras personas, considerando el trabajo remoto que estamos realizando.

10 PASOS PARA REUNIONES EFECTIVAS EN TELETRABJO

1. Define los objetivos de la reunión Es importante que antes de citar a una reunión, definas lo que quieres conseguir de ella, los objetivos, el alcance y el contexto actual.

2. Planificación y programación de reuniones Comparte el motivo de la reunión con antelación y fija una fecha, lo cual les permita a los asistentes prepararse para la reunión con apuntes, presentaciones, entre otros. De este modo, todos sentirán que aportan. Considera la planificación de tus invitados, en días que no estén tan copados de agenda, para contar con ellos con total disposición.

3. Invita sólo a los necesarios Convoca sólo a los necesarios, considera que si quieres que la reunión sea decisoria y quieres un rol activo de cada uno, no deben ser mas de 8 personas. Si tu objetivo, es indagar en nuevas perspectivas pueden ser hasta 16 personas. Si es de un trabajo particular, considera sólo las personas que deberán están involucrados con el tema, de este modo su interés es mayor y se sentirán fructíferos.

10 PASOS PARA REUNIONES EFECTIVAS EN TELETRABJO

4. Elige la mejor plataforma para la reunión Procura considerar tus invitados y su manejo en plataformas para la elección del mejor canal. De este modo, te asegurarás realizarla por el mejor medio tecnológico a disposición y podrás optimizar los tiempos de familiarización con el dispositivo.

5. Horarios y puntualidad Informa el horario con antelación para que las personas se puedan planificar, así mismo procura ser puntual, y señalar el inicio y término en la invitación. Es importante, que consideres las condiciones en las que esta trabajando tu equipo, para fijar la hora, ya que es importante que cuentes con ellos presencial y mentalmente para que tu reunión sea productiva.

6. Respeta los horarios frontera y descansos Para asegurar la disponibilidad de los convocados a la reunión, coordina reuniones en horarios que aseguren que todos se encuentran disponibles (preferentemente entre 09:30 y 17:30 horas.). Evite horarios de almuerzo, entre 13:00 y 15:00 horas, y convocar muy cerca del horario de entrada y salida, así todos se encontrarán más disponibles para aportar con sus ideas a los objetivos de la reunión. Considera pausas de descanso entre las reuniones, sobretodo ahora que las distracciones son mayores.

10 PASOS PARA REUNIONES EFECTIVAS EN TELETRABJO

7. Pautas y agenda Procura considerar tus invitados y su manejo en plataformas para la elección del mejor canal. De este modo, te asegurarás realizarla por el mejor medio tecnológico a disposición y podrás optimizar los tiempos de familiarización con el dispositivo.

8. Genera un ambiente cálido Al inicio de la reunión parte con algún tema informal para relajar el ambiente. Posteriormente asegúrate que todos los miembros se conozcan, sino es así deberás dedicar tiempo a una breve presentación. Compromete la atención de tus asistentes, cuidando la concentración de ellos.

9. Interacción respetuosa durante la reunión Procura que las personas interactúen, con un lenguaje sencillo y directo. Escucha todas las opiniones, evitando formar bandos. Aclara todas las dudas que tenga el equipo.

10. Al finalizar siempre Agradece la asistencia y el tiempo Resume los principales aportes, celebra la participación, declara los compromisos y acuerdos con fechas. Compromete el envío del acta, comparte la información y siempre haz seguimiento a los compromisos.

EN RESUMEN

1. Define los Objetivos de la reunión. 2. Planifica y porgrama reuniones con antelación. 3. Invita sólo a los necesarios. 4. Elige la mejor plataforma para la reunión. 5. Horarios y puntualidad. 6. Respeta los horarios frontera y descanso. 7. Pautas y agenda. 8. Genera un ambiente cálido. 9. Asegúrate de una interacción respetuosa durante la reunión. 10. Al finalizar sintetiza, agradece y comparte la información.