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1. Objetivo

Adelantar las actividades necesarias para la identificación, recuperación o depuración de los dineros y/o beneficios en especie que son cobrados, asignados, retirados o enajenados de forma indebida y/o sin el cumplimiento de los requisitos dispuestos por la Entidad.

2. Glosario

Acta de liquidación: Instrumento para establecer los montos cobrados, asignados o enajenados de forma indebida y/o sin el cumplimiento de los requisitos dispuestos por la SDIS.

Acta de notificación: Documento por medio del cual, a la persona interesada, se le pone en conocimiento la decisión de la administración contenida en un acto administrativo.

Acudiente y deudor solidario: Persona mayor de edad, responsable de suministrar información sobre la persona mayor ante la Secretaria Distrital de Integración Social; y en el evento de incurrir en cobros indebidos está obligada legalmente a realizar la devolución de los dineros cobrados de forma indebida, ya que el acudiente decidió libremente comprometerse al pago de dicha obligación.

Acuerdo de pago: Convención entre las partes cuya finalidad es conceder una facilidad de pago al deudor, permitiéndole que cancele la totalidad de la deuda dentro del plazo previamente establecido.

Área y/o dependencia del nivel central: Dirección o Subdirección misional distinta a las Subdirecciones Locales para la Integración Social SLIS, que debe adelantar la gestión de cartera en coordinación con las SLIS, dada la competencia de dicha área frente al beneficio relacionado con los dineros que son cobrados, asignados o enajenados de forma indebida y/o sin el cumplimiento de los requisitos dispuestos por la SDIS (ejemplos de estas áreas: Subdirección para la Vejez, Subdirección para la Gestión Integral Local).

Caducidad: Modo de extinción de un derecho o prescripción de una acción por el transcurso del tiempo concedido para su ejercicio.

Cartera: Valores monetarios que han sido asignados a los participantes de los diversos beneficios y estos los han cobrado o enajenado de forma indebida y/o sin el cumplimiento de los requisitos dispuestos por la SDIS y por tanto le adeudan a la Entidad.

Cobro persuasivo: Actuación administrativa mediante la cual la entidad de derecho público acreedora invita al deudor a pagar voluntariamente sus obligaciones, previamente al inicio del proceso de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar el trámite administrativo y judicial, los costos que conlleva esta acción, y en general solucionar el conflicto de una manera consensuada y beneficiosa para las partes.

PROCESO GESTIÓN JURÍDICA

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CARTERA DE LOS PROYECTOS SOCIALES

Código: PCD-GJ-003

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Fecha: Circular 042 – 20/12/2019

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Cobro indebido: Acción por la cual la persona que no tiene la calidad de beneficiario y sin derecho, recibe, reclama o toma para sí los beneficios del mismo.

Conciliación Contable: Proceso que se realiza para comparar los saldos contables con los saldos repostados con cada una de las áreas generadoras.

Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable: Instancia conformada por la Resolución interna 1171 del 6 de junio de 2019.

Constancia de ejecutoria: Documento por medio del cual, quien profiere el acto administrativo deja en firme dicho acto.

Constancia de finalización de cobro persuasivo: Documento por medio del cual, quien adelanta la gestión de cartera, da por finalizado el mismo.

Depuración contable: Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la entidad contable pública, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público.

Deudor: Titular de la obligación.

Hecho punible: Aquel que está tipificado por la ley como un delito, un crimen, una falta o una contravención y tiene fijada una pena para quien incurra en él.

Jurisdicción coactiva: Función asignada a un organismo o a un funcionario administrativo determinado para que, sin que tenga que recurrir a la autoridad judicial, haga exigible por vía ejecutiva las deudas fiscales expresas, claras y exigibles a favor de la entidad pública con jurisdicción.

Notificación por aviso: Manera subsidiaria de notificación del acto administrativo. “Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino”.1

Prescripción: Institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual, se adquieren o se extinguen derechos, por haberse agotado un término de tiempo fijado por la ley.

Resolución de incumplimiento: Acto administrativo por medio del cual se decreta el incumplimiento del acuerdo de devolución.

1 Artículo 69 Código Contencioso Administrativo.



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Saneamiento contable: Conjunto de gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas.

Titulo ejecutivo: Acto administrativo que se encuentre en firme y debidamente ejecutoriado, que contiene una obligación clara, expresa y actualmente exigible, a favor de la Secretaria Distrital de Integración Social.

3. Condiciones generales

Todas las comunicaciones, oficios, citaciones para notificación, se les deberá realizar seguimiento al envío de la correspondencia y solicitar el soporte de recibido, en caso de no contar con el soporte de entrega se solicita al responsable de correspondencia en el Nivel Central.

Es indispensable que el formato Cálculo relación costo-beneficio (FOR-GJ-002) se encuentre actualizado, socializado y funcionando, como requisito para la operación de este procedimiento.

Es insumo indispensable para iniciar la Etapa Persuasiva, el acta de compromiso correspondiente al procedimiento PCD-PS-PS-560 Prestación del servicio social asociado al proceso Prestación de los Servicios Sociales. No obstante, en la Etapa del Debido cobrar, no es necesaria el Acta de Compromiso. En los casos que no se encuentre, las Subdirecciones Locales deben enviar correo electrónico a Gestión Documental solicitándola y esta Dependencia debe (i) enviar la mencionada acta o (ii) enviar correo informando que no la entro, en el mencionado caso, es indispensable para iniciar la Etapa del Debido Cobrar, el correo electrónico de respuesta enviado por Gestión Documental. No obstante, es indispensable que el Referente de Cartera de cada Subdirección Local al no encontrar el Acta de Compromiso, valide en el Sirbe si se encuentra registrada la información acerca del nucleo familiar del beneficiario y se realice la respectiva visita y seguimiento para identificar al obligado de la deuda.

Las Áreas y/o Dependencias del Nivel Central deben tener los servicios de un contador que apoye las actividades contables de este procedimiento.

Se recomienda a cada proyecto generador de cartera conformar en el nivel central un grupo interdisciplinario de funcionarios o colaboradores, para que se encarguen de las actividades de centralización de la información encaminada al seguimiento, consolidación reportes y respuestas a entes de control

Para aquellas revisiones jurídicas que estén a cargo de dependencias distintas a la Oficina Asesora Jurídica – OAJ y cuando estas lo requieran, será esta la oficina que prestará el apoyo necesario.

Son referencia jurídica del procedimiento las normas siguientes:



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- Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública”.

- Estatuto Tributario Nacional.- Decreto Distrital 397 de 2011, “Por el cual se establece el reglamento interno del recaudo

de cartera en el Distrito Capital”.- Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de

lo Contencioso Administrativo.- Resolución 1440 de 2016 “Por la cual se delega en los(as) Subdirectores(as) Locales

para la Integración Social, la facultad de adelantar las etapas de cobro de conformidad con lo establecido en el Decreto 397 de 2011”.

- Código Civil Colombiano, articulo 1617. Indemnización por mora en Obligaciones de Dinero.

- Resolución No. 193 del 2016, "Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación"

- . Resolución 1171 del 6 de junio de 2019 “Por medio de la cual se crea y reglamenta el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de lo Secretaria Distrital de integración Social y se deroga la Resolución Interna No. 1028 del 23 de julio de 2018

- Circular 000019 de 19 de octubre de 2012, en la cual se establece las Directrices sobre el procedimiento de cobro coactivo, parámetros y requisitos de procedibilidad del cobro y solicitud del cobro de las acreencias a favor de las entidades de la administración central y del sector de localidades del Distrito Capital. Esta Circular la firma el Tesorero Distrital.

- Circular 003 de 14 de enero de 2015, en la cual establece “Deber Legal de Adelantar Gestión de Cartera”, firmada por Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, Secretario Distrital de Hacienda y Contador General de Bogotá D.C.

- Resolución 935 de 2015 “Por la cual se adopta el Manual de administración y cobro de cartera de la Secretaría Distrital de Integración Social, y se dictan otras disposiciones”.

En caso de que alguna dependencia involucrada en este procedimiento detecte que un servidor público se encuentra inmerso en una posible falta disciplinaria, dicha dependencia pondrá esta situación en conocimiento de la Oficina de Asuntos Disciplinarios para lo de su competencia.

En caso de que algún área y/o dependencia involucrada en este procedimiento detecte que un beneficiario se encuentra inmerso en un posible hecho punible, dicha dependencia pondrá esta situación en conocimiento de la Oficina Asesora Jurídica para lo de su competencia.

En el evento que la gestión de cartera pertenezca a un apoyo económico y/o beneficio que provenga de los Fondos de Desarrollo Local se remitirá a la Alcaldía Local correspondiente. Para los casos que el apoyo económico y/o beneficio provenga de recursos de la Nación y después de que la Entidad adelante las etapas del debido cobrar y cobro persuasivo sin que se haya recuperado la cartera en dichas etapas, se remitirá a la Fiducia que el Estado designe para tal fin.



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Determinación Procedimiento frente a Servicios Sociales en los cuales la Cartera Proviene del Proyecto 1098. Desde las Subdirecciones Locales se debe iniciar la Etapa del Debido Cobrar, posteriormente, cada proyecto en el nivel central debe recopilar la información y realizar los controles necesarios, para finalmente se elabore el reporte contable y articularse con la Subdirección Administrativa y Financiera.

3.1 Consideraciones generales para la sección 4.1: Determinación del Debido Cobrar

Esta etapa comprende la identificación y verificación de las acreencias pendientes de pago a favor de la SDIS, la exigibilidad de las mismas, la ocurrencia o existencia de hechos que dieron lugar a la interrupción o suspensión de la prescripción y la validación de los títulos ejecutivos correspondientes. Esta etapa no podrá superar el término de 6 meses.

Cuadro 1Documentos Soportes primera etapa

Aspectos a verificar Soporte

Fallecimiento

Para los casos de Apoyos Económicos del Proyecto 1099 “ Envejecimiento Digno, Activo y Feliz”: * Registro Civil de Defunción o Certificado de Defuncíon(documento que certifica legalmente el fallecimiento del ciudadano(a)).Provisionalmente información de inhumados de la SDS o del Ministerio de Salud.Para Bonos Canjeables por Alimentos (Bogotá Te Nutre, Creciendo en Familia, Discapacidad):* Certificado de Cancelación de Cédula de Ciudadanía expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil ó Registro Civil de Defunción (documento que certifica legalmente el fallecimiento del ciudadano(a).

Pensión Resolución de pensión o certificación expedida por el Fondo de Pensiones o la entidad que haga sus veces con la fecha de ingreso a nómina.

Comprobación de actividades ilícitas.

Sentencia ejecutoriada.Certificación del Centro Penitenciario donde conste la reclusión de la persona. Excepto para Complementación Alimentaria

Cumplimiento de criterios de egreso vigentes

Documento que soporte la fecha del cumplimiento del criterio de egreso.

Beneficios retirados indebidamente

Reporte histórico de beneficio suministrado por el operador o tirilla de compra (Para Bonos Canjeables por Alimentos: (Bogotá Te Nutre, Creciendo en Familia, Discapacidad).Se debe revisar la conformación del núcleo familiar de acuerdo al tipo de canasta. (En el caso de Apoyos Alimentarios Canastas Básicas). Reporte histórico de movimientos del beneficio, generados



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Aspectos a verificar Soportepor el operador del nivel distrital o nacional. Excepto para Complementación Alimentaria.Registro de Raciones Diarias – RAD y planillas de Asistencia, (servicio de Comedores).

Soportes SIRBE Fechas de ingreso, fecha de egreso, relación de beneficios otorgados.

Simultaneidad Acta de compromiso.Histórico de fechas de ingreso y egreso del participante Acta de compromiso o lo consignado en SIRBE.

Histórico de movimientos del beneficio

Se debe revisar los retiros posteriores a la fecha y hora en que cumplió con el criterio de egreso. Soporte PROCESSA. Excepto para Complementación Alimentaria y Comedores

Identificación y/o ubicación del deudor u obligado

Acta de ingreso del participante al servicio social respectivo, debidamente firmada, que se encuentra en la historia social del beneficiario/a o el Acta de Compromiso firmada mediante. Un acuerdo de pago. No obstante, al no encontrarse el Acta de compromiso, los referentes de cartera o del proyecto, deberán realizar la búsqueda de los acudientes del núcleo familiar del beneficiario e internar constituir una nueva acta de compromiso.

Propiedad de bienes o vehículos

Certificación de catastro o de notariado y registro o Agustín Codazzi, en el cual se verifica los bienes a nombre del deudor u obligado. Como también certificación de Secretaría de Movilidad y Ministerio de Transporte

Visita domiciliaria En el formato de seguimiento registrar la ubicación del domicilio del obligado y recordarle la obligación

Cuadro 2Criterios para determinar un cobro indebido cuando el rubro es otorgado por Nutrición y

Abastecimiento.

Servicio Creciendo en FamiliaCuando el niño/niña cambia de Servicio de Creciendo en Familia a Jardines infantiles mediante la actuación en SIRBE "Remisión a otro proyecto o modalidad" en el Proyecto 1096, no obstante, en la actuación realizada el padre, madre o cuidador del participante queda en estado "EN ATENCIÓN" en el proyecto 1098 y por lo tanto se le siguen generando bonos de apoyo nutricional que la persona a quien se le asigna continúa redimiendo.Cuando cambia la custodia legal del niño/niña y su lugar de residencia, sin embargo, en la actuación realizada el padre, madre o cuidador del participante queda en estado "EN ATENCIÓN" en el proyecto 1098 y por lo tanto se le siguen generando bonos de apoyo nutricional que la persona a quien se le asigna continúa redimiendo.Cuando el niño/niña entran a medida de protección o proceso de restablecimiento de derechos (institucionalizado) adoptada por Defensor de Familia o Comisario de Familia y el padre, madre o cuidador no informan de manera oportuna para realizar actuación en SIRBE y siguen haciendo efectivo el canje del bono.Cuando el niño/niña es egresado del servicio por encontrarse como beneficiario de otros



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servicios de primera infancia de entidades públicas o privadas nacionales o distritales y el padre, madre o cuidador a quien se le asigne el apoyo nutricional continúa en estado “EN ATENCIÓN” en el sistema, se le siguen generando bonos y este los sigan canjeando.Fallecimiento del niño/ niña en gestación, situación en la cual la madre no brinda está información de forma oportuna y por lo tanto continua en estado “EN ATENCIÓN”, se le siguen generando bonos y la persona los sigue redimiendo.Fallecimiento de niño/niña, situación en la cual el padre, madre o cuidador no informa oportunamente y continúa redimiendo el bono de apoyo nutricional, por lo tanto, continua en estado “EN ATENCIÓN”, se le genera apoyo nutricional y sigue redimiendo.Cuando el niño/niña cumple los 2 años o, seis años en los casos de niñas y niños con criterio especial de ingreso o permanencia, es egresado del Servicio, pero el padre, madre o cuidador a quien se le asigna bono sigue redimiendo.Frente al nacimiento del niño/niña en gestación, los profesionales realizan ficha SIRBE con la actualización y documentos del recién nacido, para hacer la actuación en SIRBE, sin embargo, por dinámicas familiares el cuidador permanente es diferente a la madre del bebe y cuando ingresan la información en SIRBE no se percatan de egresar a la madre del participante y se le generan dos bonos con diferente cuidador al niño/niña.Cuando es solo un participante en estado “EN ATENCIÓN” y le activan al padre, madre o cuidador bono de dos o tres niños y esté realiza el cobro de estos apoyos nutricionales.Cuando se realiza un cambio de tipo de documento de tarjeta de identidad a cédula y en el sistema queda una misma persona dos veces en el 1098 con diferente tipo de documento, por lo tanto, se generan dos apoyos nutricionales y esta persona hace canje de los dos bonosCuando el niño/niña cambia de modalidad de primera a segunda forma de atención y al padre, madre o cuidador se le asigna bono de niño/niña de 7 a 24 meses y adicional a la madre continua en atención en el 1098 con bono de mujeres gestantes y lactantes.En los casos en que sea asignado un bono canjeable por alimentos a dos, o más, adultos cuidadores por un mismo niño participante en el Servicio Creciendo en Familia.

Cuadro 3

Criterios para determinar Egresos del Apoyo de Complementación Alimentaria para las Personas Con Discapacidad – Bono Canjeable Por Alimentos de la Estrategia de Inclusión

Comunitaria

Cuando se realice Canje del Bono después de la fecha de fallecimiento de la persona con discapacidad.

Cuando la persona con discapacidad haya sido condenada por la comisión de un delito y se encuentre en centro penitenciario y se realice Canje del Bono.

Cuando la persona con discapacidad cambie su lugar de residencia a otro municipio y continúe realizando Canje del Bono.

Cuando la persona con discapacidad o su cuidador (a) presenten inconsistencias en la documentación suministrada u omita información para acceder al bono canjeable por



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alimentos

Cuando no se informe de manera oportuna el ingreso de la persona con discapacidad a un servicio de atención en una institución interna o externa en institución pública y/o privada en semi – internado que contribuya a su seguridad alimentaria y se continúe realizando el canje del bono.

Cuando el cuidador(a) no informe de manera oportuna que la persona con discapacidad ingresa o recibe beneficios o apoyo de Hogar Gestor del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y realiza canje de Bono.

Cuando la Persona con Discapacidad no informe de manera oportuna su vinculación a otro servicio de la Secretaría Distrital de Integración Social que generen restricciones de acuerdo a la resolución vigente de criterios de focalización, priorización, restricciones y egreso a los servicios de la SDIS, y realice el Canje del bono.

3.2 Consideraciones generales para la sección 6.2 Etapa Persuasiva del Cobro de Cartera

Este consiste en adelantar a los deudores una gestión persuasiva que contendrá la elaboración del título ejecutivo, las acciones descritas en el Diagrama de flujo y no debe superar los cuatro (4) meses contados a partir de la ejecutoria del respectivo título.



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4. Descripción de actividades

4.1 Determinación del debido cobrar



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4.2 Etapa Persuasiva del Cobro de Cartera



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4.3 Etapa Coactiva del Cobro de Cartera



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5. Disposiciones de almacenamiento y archivo

Las disposiciones de almacenamiento y archivo de la documentación del Sistema Integrado de Gestión, se realizará de conformidad con lo dispuesto en el Subsistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

6. Dependencia encargada de administrar este procedimiento

Oficina Asesora Jurídica.

7. Documentos asociados

FOR-GJ-002 Formato Cálculo relación costo-beneficio FOR-GJ-003 Formato Acta de liquidación FOR-GJ-004 Formato Acta de cierre FOR-GJ-005 Formato Ficha técnica de traslado a Oficina Asesora Jurídica FOR-GJ-006 Formato Reporte de cartera en cobro persuasivo FOR-GJ-007 Formato Reporte de cartera en cobro coactivo FOR-GJ-008 Formato Resolución título ejecutivo acudiente FOR-GJ-009 Formato Resolución título ejecutivo pensión u otro concepto FOR-GJ-010 Formato Citación para notificación personal FOR-GJ-011 Formato Fijación citación para notificación personal FOR-GJ-012 Formato Desfijación citación para notificación personal FOR-GJ-013 Formato Acta de notificación personal FOR-GJ-014 Formato Notificación por aviso FOR-GJ-015 Formato Desfijación notificación por aviso de la resolución FOR-GJ-016 Formato Constancia de ejecutoría FOR-GJ-017 Formato Acta compromiso devolución de dineros FOR-GJ-018 Formato Resolución de incumplimiento FOR-GJ-019 Formato Seguimiento al caso FOR-GJ-020 Formato Comunicación recordatoria de la obligación FOR-GJ-021 Formato Constancia de finalización FOR-GJ-029 Formato Acta No existencia Cobro Indebido FOR-GJ-030 Formato Citación Inicial Procedimiento Gestión Cartera FOR-GJ-031 Formato Visita Domiciliaria Procedimiento Gestión Cartera

8. Aprobación del documento



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Elaboró Revisó Aprobó

Nombre

Andrea BenavidesPaula Palma

Luis Enrique OleaDiego Mauricio RangelDiana Marcela Bautista

Adriana Barón Jaimes Jairo Andrés Camargo Jairo Enrique García Olaya

Cargo/Rol

Abogada Subdirección para la Vejez

Abogada Proyecto 1113Profesional Subdirección para la

VejezAbogado Dirección Nutrición y

Abastecimiento.Gestora SIG Vejez

Abogada Oficina Asesora JurídicaGestor SIG de la Oficina Asesora

Jurídica Jefe Oficina Asesora Jurídica



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