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PROCEDIMIENTOELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Código: SI-P1

Versión: 01

Vigente desde: 20/10/2015

1. OBJETIVO.

Elaborar, modificar, revisar, eliminar, controlar, aprobar y socializar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional mediante acciones coordinadas con las dependencias de la entidad, para garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión institucional.

2. ALCANCE.

Inicia con la identificación de la necesidad de elaborar, modificar y/o eliminar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, continúa con su revisión y aprobación y finaliza con la socialización de estos documentos.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Actas: documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos. Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado de una fase o etapa de un proceso, procedimiento o trámite.Adopción: Acto de formalización de un documento mediante acto administrativo.Alcance: El alcance indica donde inicia y dónde finaliza la acción o temática que trata un documento del SIGI.Anexos: Información adicional adjunta al final del documento, que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye formatos, plantillas, cuadros y gráficos utilizados en la aplicación de un documento, que se relacionan en el numeral de anexos de los respetivos documentos y pueden consultarse en el sitio web de la entidad.Aprobación: Actividad realizada por el dueño del proceso o jefe de la dependencia para aprobar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional.Caracterización de proceso o subproceso: Se refiere a la identificación, personalización y descripción de las características más importantes de un proceso o subproceso tales como: proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes. Circular externa: Da a conocer a la ciudadanía información de productos y servicios del Ministerio del Interior, que por lo general son de carácter normativo. Circular interna: da a conocer a los funcionarios, servidores públicos y contratistas de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.Concepto técnico: Visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación sobre modificación o elaboración de documentos del SIGI.Contenido: Orden de los temas que trata un documento del SIGI.Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que contiene el registro de los cambios realizados. Copia no controlada: Se consideran copias no controladas de un documento, las copias impresas o magnéticas que se encuentren por fuera del sitio web de la entidad.Desarrollo: Parte del contenido de un documento que describe: ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?Documento: Información y su medio de soporte: especificaciones, procedimiento documentado, imagen, informe, foto o video. Documentos asociados/internos/externos: Son los documentos internos o externos que apoyan la operación o ejecución del proceso, subproceso o procedimiento, etc.Documentos del Sistema Integrado Gestión Institucional: Aquellos que se encuentran vigentes que se aplican e inciden, en la operación de los procesos de la entidad, como manuales, caracterización de proceso, subproceso, procedimiento, instructivo, protocolo y guía de trabajo, entre otros.Documentos externos: Documentos que pueden incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza el Ministerio del Interior como leyes, decretos, resoluciones externas, documentos Conpes, lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware, normas técnicas, tratados y convenios, entre otros.

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Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia, el cual es identificado con la leyenda “documento obsoleto” y se conserva para fines de mantener la memoria institucional.Fecha de vigencia: Es en la cual un documento inicia su vigencia, en el marco del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Formato: Documento que hace parte de un procedimiento, protocolo o guía. Gestión por procesos: Es la interacción y relación entre los procesos, considerando las entradas, su procesamiento y las salidas dirigidas a otro proceso, entidad, cliente o parte interesada.Guía: Documento que permite el desarrollo de la temática de un sistema, proceso o proyecto y sus lineamientos. Instructivo: Documento que orienta el diligenciamiento de un formato.Introducción: Describe en forma resumida la temática vital del documento.Líder del proceso o subproceso: Cargo o rol responsable del proceso o subproceso.Lista de asistentes: Registro de asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo y resume actividades realizadas, compromisos y conclusiones.Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe de manera general el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Interior.Memorando: Documento escrito para la comunicación entre las diferentes dependencias, funcionarios y servidores de la entidad.Normatividad: Disposiciones de carácter jurídico o técnico que regulan una materia, actividad o sector específico que incluye normas como: Constitución Política de Colombia, Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Técnicos, entre otros, ordenados de la fecha más reciente a la más antigua. Objetivo: Propósito o fin específico.Oficio: Comunicación escrita oficial con otras entidades, personas naturales o jurídicas.Política de calidad: Lineamientos que orientan el desarrollo de un proceso, proyecto u objetivo institucional relacionados con la calidad.Política de operación: Orientaciones para implementar estrategias en la operación de los procesos de la entidad.Portada: Es la página de presentación de un documento.Procedimiento: Forma específica para realizar un proceso o una actividad. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que interactúan para generar valor que transforman elementos de entrada en resultados. Protocolo: Normas o reglas que orientan actuaciones o actos oficiales.Publicación: Es la divulgación de los documentos en el sitio web.Punto de Control: Son acciones para ejercer los controles que se requieren en la ejecución de actividades en los procedimientos.Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y evidencia actividades ejecutadas.Responsabilidad: Deber de los cargos responsables sobre la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los documentos.Revisión: Acción realizada para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de un tema. Socialización: Dar a conocer a todos los funcionarios cualquier novedad sobre el SIGI.Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad.Términos y definiciones: Denominaciones y siglas empleadas en los documentos, ordenadas alfabéticamente.Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada y su numeración va desde 01 hasta (n).Vigente desde: Fecha de publicación y de entrada en vigencia de un documento.

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4. RESPONSABILIDAD.En la siguiente tabla se indican los roles o cargos responsables de la revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional:

Documento Revisa ApruebaDocumento de políticas Institucionales del Sistema Integrado de Gestión Institucional

Coordinador de Grupo o Jefe de Dependencia

Ministro o delegado o Comité responsable.

Manuales Coordinador de Grupo o Jefe de Dependencia

Líder del proceso, Ministro o su delegado o Representante de la Alta Dirección o quien haga sus veces o el Comité responsable.

Caracterizaciones, procedimientos, guías e instructivos, protocolos y formatos necesarios para la operación de la entidad.

Coordinador de Grupo o Jefe de Dependencia Líderes de proceso

Los líderes de proceso son responsables de la socialización, concientización y aplicación de los documentos asociados a su proceso.

5. NORMATIVIDAD.

5.1 LEYESLey 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se Dictan Otras Disposiciones.Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, la cual dicta la Ley General de Archivo y otras disposiciones.

5.2 DECRETOSDecreto 1066 de 2015, por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector Administrativo del interior.Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)Decreto 2893 de 2011, por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.

5.3 OTROSDirectiva presidencial 19 de Marzo de 2015 Directrices para el manejo de imagen, mensajes y publicidad por parte de las entidades públicas del orden nacional. (Guía Sistema Gráfico)Directiva presidencial 06 de 2014, sobre la eficiencia administrativa y lineamientos de la política de austeridad.Circular interna CIR14-030 del 16 Julio del 2014 Implementación de la estrategia institucional de cero papel uso apropiado y racional de impresoras, papel e insumos de oficinaPolítica editorial institucional Directiva presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.NTCGP 1000, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá (Instituto colombiano de normas técnicas y certificación)NTC- NORMA ISO 9001, Norma Técnica Colombiana (Instituto colombiano de normas técnicas y certificación)MECI Modelo Estándar de Control Interno ISO: 10013 Guía técnica colombiana. Directrices para la documentación del sistema (Instituto colombiano de normas técnicas y certificación)

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6. DESARROLLO 6.1 Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión InstitucionalLa estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior está compuesta por los siguientes documentos:

6.2 Elaboración y control de los documentos

6.2.1 Lineamientos GeneralesLa presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional debe seguir los siguientes lineamientos y orientaciones:

Uniformidad. Los documentos deben presentarse de manera uniforme, con excepción de los formatos, cuyo contenido se presenta conforme la necesidad del usuario.Fuente y tamaño de letra. Esta debe ser Arial 10. Excepcionalmente se puede utilizar tamaños diferentes, especialmente en gráficas, cuadros o textos que lo ameriten.Redacción. Los documentos deben redactarse de forma clara, precisa, utilizando un lenguaje sencillo. Éstos no deben presentar tachones, ni enmendaduras. Tamaño del papel. Los documentos deben producirse e imprimirse generalmente en papel tamaño carta u oficio. Márgenes. Se deben usar márgenes superior, inferior y derecho de 2 cm e izquierdo de 3 cm.Adecuación de documentos en SIGOB o aplicativo vigente. Para el caso de memorandos, oficios, entre otros documentos necesarios para la comunicación y operación de los procesos; deben configurarse y aplicarse a través del aplicativo SIGOB o el aplicativo que esté vigente. Uso de logo, lema de gobierno y marca. Los logos y marca de las certificaciones de calidad con las que cuenta la entidad, solo se podrán usar en material de soporte para la realización de eventos de capacitación, encuentros, talleres, relacionados con la misión de la entidad y en observancia de las directrices para uso de logo y marca establecidas por el Manual de Imagen Corporativo.

La entidad no podrá usar los logos de las certificaciones de calidad, en los documentos que describen los procesos, procedimientos, productos o servicios, en aras de evitar interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o beneficiarios de los servicios que presta la entidad.

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Los logos y marca de los certificados de calidad obtenidos por la entidad, pueden ser publicados en la página web e intranet de la entidad, para su visibilidad, señalando la dirección web del organismo auditor, sin aplicar hipervínculo al sitio web de dicho organismo.El uso de logo y lema institucional se aplica siguiendo los lineamientos y orientaciones señaladas en la política editorial de la entidad, en concordancia con el manual de identidad visual de la Presidencia de la República.

Acceso a los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI. Los documentos que han sido formalizados en el SIGI, pueden consultarse en el sitio web de la entidad. En caso de no poder acceder por este medio; estos pueden consultarse en el archivo físico de gestión custodiado por el Grupo de Mejoramiento Continuo de la Oficina Asesora de Planeación.

6.2.2 Estructura de los documentosLa estructura de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional está formada por un encabezado, cuerpo y pie de página.

6.2.2.1 EncabezadoPara efectos de esta guía se proponen dos tipos de encabezados, el primero presenta la siguiente forma:

A: Logo del Ministerio del Interior y lema de GobiernoB: Nombre del Tipo de Documento (Manual, caracterización, procedimiento, protocolo, guía, instructivo, formato,

etc.)C: Titulo del DocumentoD: Código del DocumentoE: Versión del DocumentoF: Vigente Desde: Indica la fecha de vigencia del documento.

Este primer tipo de encabezado se aplica especialmente a aquellos documentos tales como manuales, caracterizaciones, procedimientos, protocolos, guías y formatos; para el caso de oficios, memorandos o documentos similares, puede utilizarse un segundo tipo de encabezado.

El segundo tipo de encabezado presenta la siguiente forma:

A: Logo del Ministerio del Interior B: Lema de Gobierno “Todos por un Nuevo País”

Este segundo tipo de encabezado se aplica especialmente a documentos como memorandos, oficios, circulares, conceptos, certificaciones u otros documentos similares. Los documentos con este tipo de encabezado se identifican por el nombre.

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DA

F

B

CE

A B


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El uso de logo y lema de gobierno en la celebración de eventos o realización de actividades interinstitucionales; se aplica siguiendo los lineamientos del manual de imagen corporativa del Ministerio del Interior o en su efecto el manual de visualización para entidades públicas

6.2.2.2 Contenido de los documentos del SIGIEn la siguiente tabla se indica el contenido básico de los documentos que hacen parte del SIGI:

TIPO DE DOCUMENTO

CONTENIDOPO

RTA

DA

CO

NTE

NID

O

INTR

OD

UC

CIÓ

N

OB

JETI

VO

ALC

AN

CE

TER

MIN

OS

Y D

EFIN

ICIO

NES

RES

PON

SAB

ILID

AD

NO

RM

ATI

VID

AD

DES

AR

RO

LLO

DO

CU

MEN

TOS

ASO

CIA

DO

S Y/

O D

OC

UM

ENTO

S IN

TER

NO

S Y

EXTE

RN

OS

REG

ISTR

OS

AN

EXO

S

CO

NTR

OL

DE

CA

MB

IOS

POLÍTICA O O O + + O O O + O - O +

MANUAL + + O + + + + + + O - + +

CARACTERIZACIÓN - - - + + + + + + + - - +

PROCEDIMIENTO - - - + + + + + + - + + +

PROTOCOLO - - - + + + + + + - O O +

GUÌA + O O + O O O + + - O + +

INSTRUCTIVO - - - + O - O O + - - - +

FORMATO O O - O O - O O O O - O -

Convenciones: aplica (+), Opcional (O), No Aplica (-).

La estructura para definir objetivos es la siguiente:Ejemplo de estructura para la construcción de objetivos.

VERBO INFINITIVO + SUJETO

CONECTOR(Mediante, a

través, por medio)SUJETO CONECTOR

(Para, con el fin,con el propósito)

VERBO INFINITIVO + SUJETO

Elaborar, mantener, mejorar, socializar y

controlar los documentos del Sistema Integrado de

Gestión Institucional

Mediante Acciones coordinadas

con las dependencias de la entidad para

Garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión institucional.

REDACCIÓN DEL OBJETIVO

Elaborar, mantener, socializar y controlar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional mediante acciones coordinadas con las dependencias de la entidad, para garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión institucional.

Estructura del alcanceEjemplo de estructura para la construcción de alcance.

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INICIA CON (la actividad inicial)

CONTINÚA CON (La actividad siguiente)

FINALIZA CON (Actividad final)

La elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

Institucional

Su mantenimiento, mejoramiento, socialización El control de estos documentos.

REDACCIÓN DEL ALCANCE

Inicia con la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, continua con su mantenimiento, mejoramiento y socialización y finaliza con el control de estos documentos.

Control de cambios. Fecha, cambio y versión, tal como se indica a continuación:

FECHA CAMBIO VERSIÓN

DD/MM/AAAA Incluya los cambios realizados al documento, indicando la versión que se modifica.

Incluya la nueva versión del documento

A. La fecha. Corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del documento.B. Cambio. En este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento, indicando la

versión que se modifica.C. Versión. Esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado (01, 02, n).

Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Estos campos están ubicados al final de los documentos.

Archivar en. Incluye la serie/sub serie de la tabla de retención documental (TRD), donde han de archivarse o conservarse los documentos.

6.2.2.3 Pie de páginaLa paginación de los documentos señalados por esta guía, se incluye en la parte inferior derecha de la hoja, dentro del pie de página, utilizando el formato (página X de Y). En documentos como memorandos, oficios, circulares externas e internas, conceptos, certificaciones o similares se incluye: la dirección de correspondencia de la entidad, código postal y PBX, sitio web de la entidad, correo electrónico de servicio al ciudadano, línea de quejas y reclamos tal como se indica a continuación:

A: Dirección de correspondencia, código postal y PBX, sitio web, correo electrónico de servicio al ciudadano, línea gratuita de servicio al ciudadano.

B: Paginación X de Y

6.3 Identificadores de tipos de documento, procesos y subprocesos del SIGI

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AB

A B C


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Para la codificación de los documentos del SIGI se tienen en cuenta: el identificador del tipo de documento, el identificador del proceso o subproceso y un consecutivo, como se indica a continuación:

6.3.1 Identificadores de los tipos de documentos

IDENTIFICADOR TIPO DOCUMENTOO PolíticaM ManualC CaracterizaciónP ProcedimientoT ProtocoloG GuíaI InstructivoF Formato

6.3.2 Identificadores de los procesos y subprocesos de la entidad

PROCESOS ESTRATÉGICOSSIGLA PROCESO/SUBPROCESOPROCESO SUBPROCESO

PD

N/A PROCESO PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO

PP SUBPROCESO PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO DE LA GESTIÓN

GP SUBPROCESO PROGRAMACIÓN, GESTIÓN Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL

RI SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS INTERNACIONALES

TH

N/A PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

AT SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

BS SUBPROCESO BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN Y SALUD OCUPACIONAL

RV SUBPROCESO RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

SI SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

TC

N/A PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS Y COMUNICACIÓN

CD SUBPROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL

SC SUBPROCESO GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO

GT SUBPROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS

PROCESOS MISIONALESSIGLA

PROCESO/SUBPROCESOPROCESO SUBPROCESOFP PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS

DN

N/A DISEÑO DE NORMAS

AL SUBPROCESO GESTIÓN DE LOS ASUNTOS LEGISLATIVOS

DR SUBPROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS DE DECRETO Y DE RESOLUCIONES EJECUTIVASN/A PROCESO APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMASPE SUBPROCESO COORDINACIÓN DE LOS PROCESOS ELECTORALES

PC SUBPROCESO PROMOCIÓN DE LOS MECANISMOS, INSTANCIAS Y CANALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

AI SUBPROCESO DIRECCIÓN DE ASUNTOS INDÍGENAS, ROM Y MINORÍAS

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PROCESOS MISIONALESSIGLA

PROCESO/SUBPROCESOPROCESO SUBPROCESO

AN

CA SUBPROCESO ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS

GT GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL

SC SUBPROCESO GESTIÒN PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

DH SUBPROCESO DERECHOS HUMANOS

FS SUBPROCESO FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

CP SUBPROCESO CONSULTA PREVIA

FP FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA PARTICIPACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA FPFD

CV PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL

PROCESOS DE APOYOSIGLA


GD PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

AJ

N/A PROCESO DE GESTION DE ASUNTOS JURIDÍCOS

AA SUBPROCESO ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

RE SUBPROCESO ASUNTOS RELIGIOSOS NO CATOLICOS

GC SUBPROCESO GESTIÓN DE LO CONTENCIOSO

AD PROCESO DE GESTIÓN DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

GC PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL

GR

N/A PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

RA SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS

RF SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS

PROCESOS DE EVALUACIÓNSIGLA


SC PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL

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6.3.3 Codificación de los documentos. Para la codificación de los manuales, caracterizaciones, procedimientos, protocolos, guías, instructivos y formatos del SIGI, se procede de la siguiente manera:

IDENTIFICADOR PROCESO

IDENTIFICADOR SUBPROCESO

IDENTIFICADOR TIPO DOC

CONSECUTIVO CÓDIGO

PD - O 1 PD-O1PD PP O 1 PD-PP-O1PD - M 1 PD-M1PD PP M 1 PD-PP-M1PD - C 1 PD-C1PD PP C 1 PD-PP-C1PD - P 1 PD-P1PD PP P 1 PD-PP-P1PD - F 1 PD-P1-F1PD PP F 1 PD-PP-P1-F1PD - T 1 PD-T1PD PP T 1 PD-PP-T1PD - F 1 PD-T1-F1PD PP F 1 PD-PP-T1-F1PD - G 1 PD-G1PD PP G 1 PD-PP-G1PD - F 1 PD-G1-F1PD PP F 1 PD-PP-G1-F1PD - I 1 PD-P1-I1PD PP I 1 PD-PP-P1-I1

Nota 1. El identificador de tipo de documento (C), solo se aplica para la caracterización de procesos o subprocesos, según sea el caso. Cuando el proceso tenga subprocesos, solo se caracterizan los subprocesos.

6.4 Diagrama del procedimiento de elaboración y control de documentos

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ACTIVIDAD TAREA PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE

Detectar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento del sistema.

Líder del proceso o subproceso

Funcionario que participa en el

proceso

Elaborar, modificar o eliminar el documento correspondiente

Aplicar formatos

previstos en este

procedimiento

Funcionario designado por el líder del proceso

Diligenciar por SIGOB el Anexo 23, “solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documento” y enviar por este mismo medio a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión y visto bueno.Nota: Se deben anexar por el SIGOB en medio magnético.Los documentos a actualizar (Caracterización, Procedimientos, Guías, instructivos, protocolos, etc.) no deben ser impresos, ni firmados hasta recibir el Concepto técnico de revisión de la solicitud por parte de la oficina asesora de Planeación.

Líder del proceso firma solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documento y envía soportes

Recibir la solicitud y los documentos anexos, los entrega al Jefe de la Oficina Asesora, quien transfiere y asigna su trámite al Coordinador del Grupo de Mejoramiento Continuo o quien haga sus veces.

Secretaria o funcionario

designado de la Oficina Asesora

PlaneaciónJefe Oficina Asesora de Planeación

Asignar revisión y estudio de los documentos allegado con la solicitud a un profesional, funcionario o servidor del

Coordinador Grupo de

Mejoramiento

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Recibir y asignar la solicitud para trámite

Asignar la revisión y estudio de la solicitud

Identificar la necesidad de

elaborar, modificar o eliminar los documentos

Elaborar, modificar o eliminar los

documentos de acuerdo con la

necesidad

Inicio

Solicitar viabilidad a la Oficina Asesora de

Planeación por SIGOB (adjuntar

documentos)

A


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Grupo; para lo cual se diligencia el Anexo 25: formato control de solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos.

Continuo o quien este designe

Revisar y estudiar los documentos contenidos en la solicitud y solicitar los ajustes cuando sea del caso, a la dependencia solicitante.

Nota. Cada solicitud de revisión de documentos será tramitada en un término de 30 días hábiles. En los casos de modificaciones de documentos ocasionados por el cambio de periodo de gobierno, estas se tramitarán en un término de 60 días.

Verificar se cumpla con lineamientos

de la guía para

elaboración, modificación

o eliminación

de documentos

y el procedimiento control de documentos

Profesional, funcionario o servidor de la

Oficina Asesora de Planeación –

Grupo SIGI

Profesional, funcionario

servidor designado por el

dueño del proceso

Preparar y remitir respuesta por SIGOB utilizando el Anexo No. 24 “Concepto técnico de revisión por actualización de documento”.

Concepto técnico de

revisión por actualizació

n de documento debidamente firmado por el Jefe

de la Oficina Asesora de Planeación y remitido al

área solicitante.

Coordinador Grupo de

Mejoramiento Continuo

Profesional, funcionario o

servidor designado-


Grupo de Mejoramiento

Continuo.

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Realizar revisión y estudio de los documentos

Preparar y emitir concepto técnico de

revisión por elaboración,

modificación o eliminación de documentos

AA


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El líder del proceso o subproceso recibe el concepto favorable de revisión y estudio del documento, aprueba el documento con su firma, incluyendo las firmas de quien elaboró y revisó, y los envía en forma física y magnética junto con sus respectivos soportes, para publicación en el sitio de consulta por parte de la Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Mejoramiento Continuo.

Documentos firmados y

remitidos en forma física y magnética

Director, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora, Representante

de Alta dirección o quien haga sus

veces, Coordinador de

Grupo

Para publicar y poner a disposición los documentos aprobados se debe tener en cuenta: Incluir fecha de la vigencia del documento

en medio magnético y del físico con la utilización de sello u otro mecanismo.

Actualizar el Anexo 26: listado maestro de control de documentos

Retirar el documento del sitio de consulta cuando se trate de una modificación o eliminación.

Subir versión actualizada al sitio de consulta.

Nota. Se entienden como documentos controlados, los ubicados en el sitio Web de consulta, una vez que estos sean impresos, se entienden como documentos no controlados, por lo que la entidad no responde por su uso inadecuado.Nota. Una vez publicado el documento en el sitio Web, comienza su vigencia.

Listado maestro de control de

documentos actualizado


servidor designado-



Continuo

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Publicar y/o disponer el documento en el

sitio de consulta

Aprobar los documentos objeto de cambio o actualización

B

B


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Una vez ubicado el documento en el sitio web de consulta (caracterizaciones, procedimiento, guías, protocolo, formatos, entre otros), éste se socializa por medio de correo electrónico, a todos los servidores de la entidad para su conocimiento y aplicación.

Los líderes de cada uno de los procesos serán los encargados de dar a conocer continuamente a sus funcionarios y servidores, los cambios y actualización de los documentos.


servidor designado

Oficina Asesora Planeación –


Continuo

Todos los Líderes de

Procesos y/o Subprocesos

Identificar versión obsoleta del documento y conservar en forma física de acuerdo con el procedimiento archivo de gestión.

Conservar en forma física la nueva versión del documento, de acuerdo con el procedimiento archivo de gestión.

Nota. Los documentos deben permanecer legibles y fácilmente identificablesUna vez que el documento cumpla con el tiempo de retención, se ejecuta el procedimiento de “archivo de gestión”, para su disposición Final.

Sello de documento

obsoleto para

documentos físicos

Profesionales, funcionarios o

servidores Grupo de Mejoramiento

Continuo

6.4.1 Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documento a través del SIGOBPara elaborar la solicitud de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos del SIGI, se ingresa por el SIGOB y se diligencian las casillas correspondientes tal como se indica a continuación:

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Socializar el documento

Fin

Conservar el documento

C


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Datos de la Solicitud

No Nombre del documento Código Versión Fecha de

aprobaciónTipo de Solicitud

Elaboración Modificación Eliminación1 Caracterización

Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional

SI-C 06 01/07/2015 X

n

Justificación de la solicitud: Se marca una x cuando apliqueSe informa las razones por las cuales se elaboran, modifican o eliminan documentos del SIGI

Nota. Es importante adjuntar a la solicitud elaborada por SIGOB, los documentos elaborados o actualizados.

6.4.2 Concepto técnico de revisión por actualización de documentosPara elaborar el concepto técnico de revisión por actualización de documento del SIGI, se ingresa por el SIGOB y se diligencian las casillas correspondientes tal como se indica a continuación:

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1

2

2


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6.5 Uso de formatos o plantillas:En el numeral 8 de esta guía se relacionan formatos o plantillas modelo para la elaboración de diferentes documentos tales como manuales, caracterizaciones de procesos o subprocesos, procedimientos, guías, protocolos, registros, entre otros, los cuales pueden consultarse en el sitio web de la entidad.

Dentro de los formatos o plantillas modelo previstos en este documento, se cuenta con el formato para elaborar instructivos, sin embargo, estos instructivos pueden elaborarse según conveniencia o criterio del usuario.

6.6 Control de los Documentos Externos.Los documentos externos que afectan la planificación y operación del Sistema Integrado de Gestión Institucional de la entidad, se señalan en las caracterizaciones de los procesos o subprocesos y procedimientos. Estos se pueden ubicar en el sitio web del Ministerio del Interior para su consulta. El control de estos documentos externos, es responsabilidad del dueño de cada proceso, subproceso o del funcionario que sea designado por éste.

7. REGISTROS

REGISTROS RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓNSitio web Funcionarios

designados de Oficina Asesora de Planeación

A medida que los documentos sean aprobados o modificados

www.mininterior.gov.coOriginales físicos en carpeta correspondiente conforme TRD

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1


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Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos

Líderes del proceso o subproceso

Cada vez que lo requiera SIGOBOriginales físicos en carpeta correspondiente conforme TRD

Control de solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos

Funcionarios designados del Grupo de Mejoramiento Continuo.

Cada vez que se requiera

Carpeta compartida Backup_ SIGI

Concepto técnico de revisión de elaboración, modificación o eliminación de documentos

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación


SIGOB

Listado Maestro de control de documentos

Funcionarios designados del Grupo de Mejoramiento Continuo.


Carpeta compartida Backup_ SIGI

8. ANEXOS

Anexo 01 Formato Manual Anexo 02 Formato para Acta Anexo 03 Formato Lista de Asistentes Anexo 04 Formato Registro de Asesoría y Asistencia Técnica Anexo 05 Formato para Caracterización de ProcesosAnexo 06 Formato para Procedimiento por FlujogramaAnexo 07 Formato para Procedimiento por ActividadAnexo 08 Formato para Procedimiento CombinadoAnexo 09 Formato para GuíaAnexo 10 Formato ProtocoloAnexo 11 Formato para InstructivoAnexo 12 Plantilla para Memorandos GeneralAnexo 13 Plantilla para Oficio GeneralAnexo 14 Plantilla para Elaborar Concepto JurídicoAnexo 15 Plantilla para Elaborar Concepto TécnicoAnexo 16 Formato CertificacionesAnexo 17 Plantilla para Circular InternaAnexo 18 Plantilla para Circular ExternaAnexo 19 Formato InformesAnexo 20 Formato Presentación Power PointAnexo 21 Formato para elaborar formatos en Word y Excel Horizontal y Vertical institucionalAnexo 22 Formato Word y Excel Horizontal y Vertical para uso de actividades interinstitucionalesAnexo 23 Solicitud de elaboración y/o modificación de documentosAnexo 24 Concepto Técnico de Revisión por Actualización de Documento Anexo 25 Formato Control de solicitud de elaboración, modificación y/o eliminación de documentosAnexo 26 Formato Listado maestro de control de documentos

9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN16/10/2015 Se integra la guía ´´Lineamientos para la Elaboración, Modificación y/o Eliminación de

Documentos´´ y el procedimiento ´´Control de Documentos´´ en un solo documento denominado procedimiento ´´Elaboración y Control de Documentos´´ y sus formatos, en aras de una mayor optimización. De Igual forma se actualiza el logo y lema de

01

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Código: SI-P1

Versión: 01


FECHA CAMBIO VERSIÓNgobierno. Se eliminan las versiones anteriores de los documentos integrados.

Elaboró Revisó Aprobó

____________________Marco A. Jiménez MedranoProfesional Universitario

____________________Jacinto Montero LoraProfesional Especializado

___________________________Ángela María López GutiérrezJefe Oficina Asesora de Planeación

“Archivar en”: 1103.47.03 Procesos y Procedimiento Estratégicos – Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional

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