1

Temas a tratar• Metiendo datos. (2)

• Como reservar un documento que no queremos que aparezca en informes. (3)

• Metiendo datos de forma eficaz.(4-5)

• Búsquedas:– Modo simple6)

– Lista de documentos y listas filtradas.(7-8)

• Vínculos a documentos(9-10)

• Informes– Incluir el nombre del centro.(11-12)

– Personalizar los pies de página (13)

– Incluir el logo del centro(14)

– Definir a quien debemos repartir los documentos(15 -16)

– Informes personalizados(17-20)

• Códigos duplicados (21-22)

Gestión documental

2

AdelanteAtrás

Documento nuevo¿Dónde estamos?

3Si queremos que un documento no aparezca en los informes,debemos quitar esta marca. (Por defecto, aparece la marca)

Gestión documental

4

Para que todo vaya bien, estas listas deben estar cerradas. En ellas aparecerán los Responsables, ubicaciones, fechas y soportes, pero no se podrán cambiar.El ordenador entiende que “Director” o “Dirección” son dos responsables diferentes.

¿Pero, si queremos cambiar los datos? Gestión documental

5

Haz clic en “Cambios internos” y…

Elige la lista que necesites.

Podemos cambiar lo que queramos…

Y también crear datos nuevos.Gestión documental

6

Este cuadro es especial. No sirve para meter datos, sino para, mediante el código, encontrar el documento que queramos.

Gestión documental

7En vez de ver los documentos uno a uno, tenemos otra opción:Verlos en forma de lista

Podemos elegir ver las listas organizadas por a quien se debe repartir el documento y, también crear informes.

8

El que más me gusta es este: “Filtro por selección”

Tenemos un set de botones para ordenar y/o filtrar

Si queremos editar los datos de un documento en concreto, elegimosel botón de la izquierda

Gestión documental

9

Un dato especial es el llamado “Documento”. En este cuadro, en vez de escribir nada, crearemos un vínculo al documento en sí.

Para ello, el programa nos ofrece un menú especial

Al hacer clic, nos aclara como entrar en dicho menú

Gestión documental

10

Aparecen las carpetas de nuestro ordenador y nos da la opción de elegirel documento que queremos vincular.

Hay que tener en cuenta que los vínculosse rompen si cambiamos algo de sitio, seael documento o la base de datos.

Gestión documental

11Tenemos una opción para incluir de una sola vez el nombre del centroen todos los informes. ¿Cómo?

Menú principal. Cambios internos

Pies de página

Gestión documental

12

Gestión documental

Introduce aquí el nombre

13

Gestión documental

Los puedes cambiar aquí

14

Gestión documental

Introduce aquí el logo

Deberás tener la imagen abierta y poder“copiar imagen” (Ábrela con el navegador)

Y después pegarla con CTRL+V

Reparto de documentos

(personalizar los cargos)

15

Como veréis, los cargos a quien se debe repartir el documento nos Aparecen ya definidos y, seguramente, nos gustaría personalizarlos yAdecuarlos a nuestro centro.Existe una lista especial para conseguirlo:

Haz los cambios aquí:

Gestión documental

Reparto de documentos

(personalizar los cargos)

16

Haz los cambios aquí:

Gestión documental

Informes personalizados

(Lista de documentos)

17

Además de los informes, se pueden crear a partir de “Lista de documentos”.

Para ello, necesitamos estos botones.

Estarán en “Archivo” o si tenemos 2007 en este botón:

Gestión documental

18

Un ejemplo He creado un filtro por un proceso concreto y, además, lo he ordenado por fecha.

Mediante el botón de vista preliminar conseguimos este informe:

Informes personalizados

(Lista de documentos)

Gestión documental

19

Podemos cambiar el título del informe utilizando este botón

Mediante el botón de vista preliminar conseguimos el informe conel título que hemos elegido.

Título personalizado

Gestión documental

20

Si queremos mandar un informe por correo electrónico, necesitaremos convertirlo a pdf

En versiones anteriores, necesitaremos un programa como “pdf creator”

Convertír informe en archivo

Gestión documental

En Access 2007 lo tenemos fácil con el botón

• Cuando el código está duplicado– Hay veces que al meter un código, nos

aparece un mensaje extraño y no nos deja guardar nada.

– Normalmente suele ser que intentamos meter un código ya utilizado

– Para comprobar los códigos y poder decidir que hacer podemos entrar en la tabla general.

21

Gestión documental

• Tenemos el acceso a la tabla desde aquí:22

Gestión documental