1

PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS

Montevideo 23 de junio de 2005

Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento BIRF - Banco Mundial

2

Origen de los RecursosOrigen de los Recursos

G

AN

AN

CIA

S

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OR

TIZ

AC

ION

ES

(d

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rest

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)

ME

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O

CA

PIT

AL

ES

BIRF

3

Documentos ImportantesDocumentos Importantes

a) Acuerdo de Préstamo

b) Normas de desembolsos

c) Manual de Desembolsos

d) Carta de Desembolso

e) Manual Operativo

f) Documento de Proyecto - PAD

f) Requisitos de Auditoría Ante cualquier duda, por favor comuníquese con

nosotros

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ACUERDO DE PRESTAMOACUERDO DE PRESTAMO

I - CATEGORIAS

DE DESEMBOLSO

I - CATEGORIAS

DE DESEMBOLSO

IV – METODOS DE

ADQUISICIONES

IV – METODOS DE

ADQUISICIONES

V – CUENTA

ESPECIAL

V – CUENTA

ESPECIAL

III - TABLA DE

AMORTIZACIONES

III - TABLA DE

AMORTIZACIONESII –DESCRIPCION

DEL PROYECTO

II –DESCRIPCION

DEL PROYECTO

Anexos al Acuerdo de Anexos al Acuerdo de Prestamo Prestamo

5

ENMIENDASENMIENDAS

Se requieren enmiendas al acuerdo para:

Prórroga de la fecha de cierre Cambio en la descripción del proyecto Modificación de los porcentajes de

financiamiento de las categoríasCómo se tramitan las enmiendas?

6

Fechas importantesFechas importantesFecha de Aprobación de Préstamo

Início/término del plazo de amortizacion

Fecha de Firma del Acuerdo de Prestamo

60 días para el cobro de la Comision de

Compromiso

Fecha de Efectividad

Se puede solicitar desembolsos

7

Fechas ImportantesFechas ImportantesFecha de Cierre (CLOSING DATE)

Último día para efectuar extracciónes de la

cuenta especial

Período de Gracia (GRACE PERIOD) Si hubiera necesidad, solicitar al gerente del

proyecto

8

Categorías de Desembolso – Anexo I

1. Obras 25.700.000 75 %2. Bienes 1.000.000 75 %3. Consultoría 6.900.000 84%

4. Capacitacion 550.000 100%

5. Comision inicial 360.000 (Front-end-fee)6. No asignado 1.540.000

TOTAL 36.000.000

9

Carta de DesembolsosCarta de Desembolsos

Instrucciones específicas sobre: Financiamento Retroactivo

Límites y modelos de Estados de Gastos

(SOE), Hoja de Resumen (SS)

Operaciones con la Cuenta Especial

Condiciones de Efectividad / Carta de

Firmas

10

11

Cuenta en la cual el Banco realiza adelantos de fondos. Es periódicamente conciliada y realimentada (Fondo Rotatorio)

Controlada a través de rendiciones de cuenta acompañada de una adecuada conciliación y documentación de los gastos elegibles

Usada exclusivamente para para cubrir gastos elegibles de la parte finaciada por el Banco

Cuenta EspecialCuenta Especial

12

Flujo de FondosFlujo de Fondos

Cuenta Especial - USD

Proyecto

Cuenta Operativa

Pesos

Banco Mundial

Cuenta de Préstamo

USD

Proveedores/Beneficiários

33 - - PA

GA

PA

GA

4 4 - -

FA

CT

UR

AS

FA

CT

UR

AS

5 -5 - Envío de Pedido de Envío de Pedido de extracción extracción

(SOEs/SSs/Conciliación)(SOEs/SSs/Conciliación)

1 -

1 - D

EP

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66 -

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22 - SALIDA - SALIDA

13

Propósito de la Cuenta Propósito de la Cuenta EspecialEspecial

Agilizar el proceso

Reducir el número de transacciones/documentos

Mayor control

Disponibilidad en moneda extrangera (Obs. Contar

con pesos)Los fondos de contrapartida no pueden ser Los fondos de contrapartida no pueden ser

depositados en la misma cuentadepositados en la misma cuenta

No se puede prefinanciar contrapartidaNo se puede prefinanciar contrapartida

14

El valor máximo que puede ser adelantado a la Cuenta Especial:

Equivalente a más o menos cuatro meses de gastos o al 10% del valor del préstamo

En el caso de FMR, serán seis meses

Puede ser depositado en la medida de lo necesario

Asignacion AutorizadaAsignacion Autorizada

15

16

Son consideradas formas de Desembolso

Financiamento Retroactivo (Form. - 1903);

Realimentación de la Cuenta Especial (Form.-1903);

Reembolsos en moneda local (Form.-1903);

Pagos directos (Form.-1903);

Compromisos especiales (Form.-1931).Compromisos especiales (Form.-1931).

17

Financiamiento Financiamiento RetroactivoRetroactivo

Autorización específica para financiar gastos elegibles cuyos pagos fueran efectuados antes de la antes de la

firma del préstamo.firma del préstamo.

Condiciones preestablecidas en el Anexo I:Condiciones preestablecidas en el Anexo I:

Período, Monto y Período, Monto y Categorías FinanciadasCategorías Financiadas

18

1. 1o. Adelanto/Anticipo Depósito Inicial (formulario 1903) no superior al valor de la asignacion

autorizada

2. Realimentación Reposición de la cuenta por el valor de lo que está documentado o justificado

3. Recupero No hay reembolso. Disminuye saldo de la cuenta a documentar

4. Recomposición Depósito para recuperar el saldo de la cuenta al valor inicialmente autorizado

(no hay documentación)

5. Aumento de la Asignación Autorizada Nuevo depósito (no hay documentación)

Desembolsos a través de la Cuenta Desembolsos a través de la Cuenta EspecialEspecial

19

Reposición de fondos en laReposición de fondos en la Cuenta EspecialCuenta Especial

Debe ser solicitada periódicamente – máximo 3 mesesDebe ser solicitada periódicamente – máximo 3 meses

*Formulário 1903 preparado y firmado por la persona autorizada (01 copia)

1 copia del Formulario de Declaración de Gastos /Hoja de Resúmen (SOE/SS)

Observar los límites contractuales del uso de la Carta de Desembolso

(diferente de los límites de licitación)

Extracto bancario y conciliación de la cuenta especial

Anexar comprobantes de gastos (para SS): copias de las facturas/recibos

de los proveedores y consultores

20

Anexar al pedido: Formulario de Reconciliación de la Cuenta Especial y Extracto Bancario

Reposición de fondos en la Reposición de fondos en la Cuenta EspecialCuenta Especial

En caso de que la Cuenta Especial se encuentre

inactiva por más de seis meses, el Banco se

reserva el derecho de solicitar la devolución del valor anticipado

21

A pedido del cliente:Demostrar que el monto anticipado fue

utilizado para pagar los gastos elegibles Devolución de fondos

Automática y Obligatoria: Cuando el saldo no desembolsado de la cuenta

prestamo es igual al doble del saldo existente en la cuenta especial, o 6 meses antes de la fecha de cierre (Closing Date)

Recuperación de la Cuenta Recuperación de la Cuenta EspecialEspecial

22

Reembolso en Moneda Reembolso en Moneda LocalLocal

Deben ser enviados al BIRF como documentación

de respaldo:

01 copia del formulario 1903

01 copia del SOE o SS

Para SS, anexar: copia de las facturas/recibos de los

proveedores y consultores

23

Pago Directo

Pago a proveedores de bienes y servicios

localizados en el exterior y cuando el monto es superior al

20% del valor anticipado a la cuenta especial.

Deberan ser enviados como documentación comprobatoria: 01 copia de formulario 1903 Comprobantes de gastos: copias de las facturas/recibos de

los proveedores o consultores contratados.

24

DECLARACION DE GASTOS DECLARACION DE GASTOS (SOE) (SOE)

YY

HOJA DE RESUMEN (SS)HOJA DE RESUMEN (SS)

Documentación de Respaldo

25

ProcedimentosProcedimentos de de Extracción - SOE/SSExtracción - SOE/SS

Límites para uso de SOE ou SSValores establecidos para cada Carta de Desembolso

Elegibilidad para el uso de SOE o SSDepende del valor total DEL CONTRATO y no del

monto de cada pago

Valores superiores al límite Es obligatoria la revisión previa Enviar copia de los comprobantes al BIRF

26

Declaración de Gastos - Declaración de Gastos - SOESOE

PROPÓSITO

Diminuir envío de documentación de respaldo

DOCUMENTACION DE APOYO DEBE:DOCUMENTACION DE APOYO DEBE:

Ser archivada por el ejecutor por 5 años;

Estar disponible para la supervisión y revisión por

parte de los auditores y las misiones del Banco

Mundial.

27

Declaración de Gastos - Declaración de Gastos - SOESOE

OBSERVAR:OBSERVAR:

Separar SOEs por categoría

Informar subtotal por página y total por

categoría

28

DECLARACIONDECLARACION

“Los CANTIDADES arriba mencionadas sólo han

sido utilizadas para la ejecución del proyecto de

acuerdo con los términos y condiciones del

contrato de préstamo. Toda la documentación

de respaldo de estos gastos es mantenida por la

unidad ejecutora y previa solicitud será puesta a

disposición de los auditores y de las misiones del

Banco Mundial

29

Hoja de Resumen – SSHoja de Resumen – SS

PROPÓSITO

Usada para contratos sujetos a revisión previa (chequear Client Connection)

DOCUMENTACION DE RESPALDO DEBEDOCUMENTACION DE RESPALDO DEBE

Ser anexada al pedido de desembolso (faturas/recibos)

30

Hoja de Resumen – SSHoja de Resumen – SS

OBSERVAROBSERVAR Incluir número de contrato Incluir subtotal por contrato Informar número de factura Informar reajustes

Si el contrato todavía no estuviera registrado, enviar copia al Gerente del

Proyecto o persona de contacto en Adquisiciones

31

Gasatos no elegiblesGasatos no elegibles

CASO EXISTAN, SE DEBEDevolver los recursos a la Cuenta Especial y remitir

comprobante de depósito al BM

Substituir por otros gastos pagados por la contrapartida

Presentar documentación que demuestre la elegibilidad de esos gastos

32

IMPORTANTE

En caso de substitución de gastos no elegibles, MENCIONAR en SOE/SS QUE SE ESTA REGULARIZANDO EL

RECHAZO OCURRIDO EN EL PEDIDO Nº....X

SUGESTÃOPARA VALORES ELEVADOS REALIZAR UN NUEVO

VALOR Y CON EL MISMO NUMERO DEL PEDIDO ANTERIOR AGREGANDO UNA LETRA

EX.: 046 -A

33

Mayores problemas Mayores problemas

* Porcentaje equivocado o saldo insuficiente en la categoríaPorcentaje equivocado o saldo insuficiente en la categoría

* Inclusión de itemes inelegibles

* Gastos anteriores a la fecha de retroactividad o posteriores a la fecha cierre de préstamo

* Inclusión de impuestosInclusión de impuestos

* División del contrato para evitar revisión previa

* Solicitud de adelanto (contratos) valores elevados

* Gastos duplicados

* Contratos no registrados

34

SUSPENSION YSUSPENSION Y

CANCELACIONCANCELACION

DE DESEMBOLSOSDE DESEMBOLSOS

35

SuspensiónSuspensión

Supención sucede cuando:Supención sucede cuando:No se cumplen las condiciones del acuerdoNo se cumplen las condiciones del acuerdo

Puede ser:Puede ser: Por categoríaPor categoría Por préstamo; para todos los préstamos del país miembroPor préstamo; para todos los préstamos del país miembro Integral – No se realizaran alimentaciones de fondos a la cuenta Integral – No se realizaran alimentaciones de fondos a la cuenta

especialespecial

Parcial - Sólo serán elegibles para reembolso los gastos de las Parcial - Sólo serán elegibles para reembolso los gastos de las

categoría (s) o entidades no afectadas por la suspensióncategoría (s) o entidades no afectadas por la suspensión

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SuspensiónSuspensión

Por atraso en el pago del Servicio de DeudaPor atraso en el pago del Servicio de Deuda

45 dias después del vencimiento => Aviso 45 dias después del vencimiento => Aviso

Uma semana después => Aviso a los Uma semana después => Aviso a los cofinanciadorescofinanciadores

60 dias após del vencimiento => Aviso de 60 dias após del vencimiento => Aviso de SuspensiónSuspensión

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Problemas más comunes que Problemas más comunes que llevan a la suspensiónllevan a la suspensión

Por apertura de subcuentas no autorizadasPor apertura de subcuentas no autorizadas

Pagos efectuados a contratos no autorizados por el Pagos efectuados a contratos no autorizados por el

BIRF (no objeción) BIRF (no objeción)

No utilización de la cuenta especialNo utilización de la cuenta especialPor problemas en la declaración de gastos (SOE)Por problemas en la declaración de gastos (SOE)Auditorias atrasadas o no aceptablesAuditorias atrasadas o no aceptablesPor problemas en la ejecución del proyectoPor problemas en la ejecución del proyecto

38

CancelacionesCancelaciones

Ocurren por:

Suspensión de extracciones por período de > 30 dias

Valor asignado es mayor a la necesidad del préstamo;

No cumplimiento de las condiciones de adquisiciones

Saldo no desembolsado después de la fecha de cierre de préstamo.

39

EJERCICIO PRÁCTICOEJERCICIO PRÁCTICO

EXERCÍCIO IV – Observando el acuerdo de préstamo BIRF 7260-BR, prepare una solicitud de rrellenado de la cuenta especial sabiendo que: El proyecto extrajo dos veces de la cuenta especial, tranfiriendo los recursos a la cuenta operatica, para cubrir gastos: El 01/02/05, USD 70.000.00, tasa de cambio del día de la extracción: $2,50 El 20/02/05, USD 150.000.00, tasa de cambio del día de la extracción: $3,00 Fue firmado un contrato con Construcity Industrial Ltda. para la realización de la obra por un valor total de $ 2.500.000,00 en la fecha de 12/07/2004. A tasa de cambio de ese día era de $ 3,00. El valor total del contrato con Paulo Coelho ConsultoresLtda. es de $ 330.000,0. La fecha de firma del mismo: 20/01/2005, La tasa de cambio del día era de $ 2,80.    

Fue realizado el pago único al consultor Lulu Santos por el valor de $ 50.000,00,

el día 05/02/05, elegible bajo la Cat. 3.

Fueron efectuados los siguientes pagos a consultores contratados por el período de un año, por servicios prestados en el mes de enero, el 05/02/05:

 Luisa Thomé – $ 3.000,00

Susana Vieira – $ 7.000,00

Tiago Lacerda – $ 2.500,00

 Fueron abonadas las facturas nos. 4789 e 4790 por valores de $100.000,00 e $ 60.000,00 referente al servicio elegible de estudio de viabilidad ejecutada por la Consultora Paulo Coelho el día 21/03/05.

 Fue realizado un pago a Construcity Industrial Ltda por el valor de $ 560.000,00, el día 23/03/05.

Declaração de Gastos - SOE Data: 8/4/2005

Pagamentos realizados durante o período de: 1/2/2005 a 31/03/05 Pedido Nº.: 3

Empréstimo: IBRD 7260-BR

Para as despesas realizados com:

US$ inferior a

• Firmas de Consultoria com contratos com valor: 100.000 equivalentes

• Consultores Individuais 50.000 equivalentes

Consultoria

Categoria Nº 3

1 2 4 5 6 7 8 9 10

Item No.Nome da

Firma/ConsultorValor Total do Contrato (R$)

Valor Total das Faturas (R$)

% Financiável

Valor Financiado pelo Banco Mundial (R$)

(5x6)

Moeda e Valor sacado da Conta Especial (USD)

Taxa de CâmbioData de

pagamento

1 Luiza Thome 18.000,00 3.000,00 84,00% 2.520,00 1.008,00 2,50 5/2/05

2 Susana Vieira 31.200,00 7.000,00 84,00% 5.880,00 2.352,00 2,50 5/2/05

3 Tiago Lacerda 30.000,00 2.500,00 84,00% 2.100,00 840,00 2,50 5/2/05

4 Lulu Santos 50.000,00 50.000,00 84,00% 42.000,00 16.800,00 2,50 10/2/05

Total 62.500,00 52.500,00 21.000,00

Obs.: Documentos de Suporte para este SOE retidos em ______________________________

Data: 8/4/2005Pagamentos realizados durante o período de: 1/2/2001 a 31/03/05 Pedido Nº.: 2

Empréstimo: IBRD 4620-BR

Para despesas realizadas com: US$ igual ou maior que Data: 8/4/2005

• Firmas de Consultoria com contratos de valor: 100.000 equivalentes Pedido Nº.: 3

• Consultoria Individual com contratos de valor: 50.000 equivalentes Empréstimo: IBRD 7260-BR

Categoria Nº

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nome da Firma/ConsultorNúmero do Contrato

Número da Fatura

Valor Total do Contrato R$

Valor Total das Faturas R$

% Financiá

vel

Valor Financiado pelo Banco Mundial

(5x6)

Moeda e Valor pago através

da Conta Especial (USD) se for o caso

Taxa de Câmbio Data do

Pagamento

Paulo Coelho Consultoria M123456 4789 330.000,00 100.000,00 84% 84.000,00 33.600,00 2,50 21/03/05Paulo Coelho Consultoria M123456 4790 330.000,00 45.833,33 84% 38.500,00 15.400,00 2,50 21/03/05Paulo Coelho Consultoria M123456 4790 330.000,00 14.166,67 84% 11.900,00 3.966,67 3 21/03/05

Subtotal 160.000,00 134.400,00 52.966,67

Subtotal

Total 320.000,00 134.400,00 52.966,67

Comprovantes de despesas em anexo.

3

Folha Resumo - SS

Pagamentos realizados durante o período de: 1/2/2005 a 31/03/05 Data:

Pedido Nº:

Empréstimo Nº: 7260-BR

• Obras

Categoria Nº. 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Item No.Nome do fornecedor ou beneficiário Breve descriçãoValor Total do Contrato

R$Valor Total das Faturas

R$%

Financiável

Valor Financiado pelo Banco Mundial

(5x6)

Moeda e Valor sacado da Conta

Especial (se for o caso) US$

Taxa de Câmbio

Data do Pagamento

1 Construcity Industrial Ltda. 2.500.000,00 560.000,00 75,00% 420.000,00 140.000,00 3,00 23/03/05

2.500.000,00 560.000,00 420.000,00 140.000,00

Folha Resumo - SS

  

RECONCILIAÇÃO DA CONTA ESPECIAL No. do Empréstimo/Doação: BIRD 7260-BR No. da Conta: 010203-5 Banco: BANCO DO BRASIL, AG. 1221-X 1. TOTAL ADIANTADO PELO BANCO MUNDIAL: $ 2,000,000.00 2. MENOS: VALOR TOTAL RECUPERADO PELO BANCO MUNDIAL $ 0,00 3. SALDO A DOCUMENTAR DA CONTA ESPECIAL $ 2,000,000.00(número 1 menos número 2)

  4. SALDO DA CONTA ESPECIAL DE ACORDO COM O EXTRATO BANCÁRIO ANEXO, NA DATA DE 20/02/05 $ 1,780,000.00 5. MAIS: VALOR TOTAL DESTE PEDIDO DE SAQUE No. 03 $ 213,966.67 6. MAIS: VALOR TOTAL RETIRADO DA CONTA ESPECIAL E AINDANAO SOLICITADO AO BANCO MUNDIAL: $ 6,033.33  7. MAIS: PEDIDOS SUBMETIDOS AO BANCO MUNDIAL E AINDA NÃOCREDITADOS NA CONTA ESPECIAL NA DATA DO EXTRATO BANCARIO: 

PEDIDO DE SAQUE No: VALOR: 

___________________ ______________ 

___________________ ______________ SUBTOTAL DE PEDIDOS ENVIADOS E AINDA NÃO CREDITADOS $ ________________ 8. MENOS: JUROS ACUMULADOS (SE HOUVER): $ ________________ 9. TOTAL DO ADIANTAMENTO : (No. 4 + 5 + 6 + 7 – 8 ): $ 2,000,000.00 10. EXPLICAÇÃO DE QUALQUER DIFERENÇA ENTRE OS TOTAIS QUE APARECEM NAS LINHAS 3 E 9: O valor de USD USD 6,033.33

será utilizado para pagamentos de despesas a serem efetuadas na próxima semana e documentadas no próximo pedido de realimentação da conta especial.  11. DATA________________________ ASSINATURA: ___________________

TITULO: ________________________ OBS. O EXTRATO BANCÁRIO DEVE ABRANGER O PERÍODO DA REALIZAÇÃO DAS DESPESAS QUE ESTÃO SENDO DOCUMENTADAS.

Data No. Doc cambio saldo30/1/2005 0.00

01/02/2005 175,000.00 C 2.5 175,000.0005/02/2005 2,520.00 D 172,480.0005/02/2005 5,880.00 D 166,600.0005/02/2005 2,100.00 D 164,500.0005/02/2005 42,000.00 D 122,500.00

20/02/04 450,000.00 C 3 572,500.0021/03/05 84,000.00 D 488,500.0021/03/05 50,400.00 D 438,100.0023/03/05 420,000.00 D 18,100.00

Extracto de la cuenta especial01/01/2005 2,000,000.0001/02/2005 70,000.00 1,930,000.00

20/02/05 150,000.00 1,780,000.00

Valor

Categoria 1 - SS 140,000.00 30000 18400 61.33% 2.5 1.53Categoria 3 - SS 52,966.67 11600 38.67% 3 1.16Categoria 3 - SOE 21,000.00 taxa média 2.69Total 213,966.67

Extracto de la cuenta operativa

47

EJERCICIO PRACTICO V

48

Ejercicio – Preparar Pedido

Grupo 1 – Pago RetroativoGrupo 2 – Realimentación de la CEGrupo 3 – Realimentación de la CEGrupo 4 – Recuperación de la CEGrupo 5 – Pago Directo al exteriorObs: El grupo debe anexar toda a

documentación necesaria (faturas, extratos).

49

Categorías de Desembolsos – Anexo I

1. Obras 21,000,00075%

2. Bienes 2,000,00080 %

3. Consultoria 8,000,000 100 %

4. Gastos Admin. a) Incrementos 500,000 20%b) Supervision 500,000 50%

TOTAL 32,000,000

50

INFORMACION ADICIONAL

Fecha de Efectividad: 15/06/2004Fecha de firma: 20/07/2004Data de Efetividade: 10/08/2004Fecha de cierre: 15/06/2008Periodo de gracia: 15/10/2008

51

INFORMACION ADICIONAL

LIMITES DE USO DE SOEBienes – igual o menor a USD

200,000.00Consultoría Individual – igual o

menor a USD 50,000.00Firmas – igual o menor a USD

100,000.00

52

Información Adicional

Pago Retroactivo hasta USD 5,000,000 na Cat. 3 a 12 meses anterior a la fecha de firma del acuerdo de préstamo

Deposito Inicial ya efectuado en la Cuenta Especial por valor de 10% del préstamo

53

Instrucciones para la presentación

Se debe entregar un pedido por grupo

Utilizar modelos de SOE/SS/Reconciliacion anexos

Resumen por grupo sobre los puntos relevantes

Elegir un oradorUtilizar “flipchart” si lo deseanMáx. 15 minutos10 minutos para comentários

54

Finalizamos