CARTILLA PRESUPUESTO ¿QUE ES PRESUPUESTO? Es una

herramienta financiera con la cual se determinan, se ejecutan y se controlan las necesidades de ingresos y gastos de la entidad. Veamos el siguiente ejemplo:

Los $800.000, que voy a recibir de ingreso (salario), me tienen que alcanzar para mis gastos: $300.000 - Arriendo $250.000 - Mercado $ 50.000 … Transmilenio $ 80.000 … Pensiones $ 70.000 … Servicios públicos $ 50.000 … Cuota de Ahorro

¿PARA QUE SIRVE? Para manejar los recursos de la entidad, es decir captar y controlar los ingresos y ejecutar los gastos de cada año.

ESTIMACION Y PRESENTACION DELPRESUPUESTO.En el transcurso de cada vigencia se debe hacer la preparación y presentación del anteproyecto de presupuesto donde se estiman los ingresos y gastos que vamos a tener en la vigencia siguiente. Cada área debe hacer una estimación de los ingresos y gastos que esperan van a recaudarse y comprometerse en la vigencia siguiente, para lo cual cuenta con herramientas como son el plan de compras, el plan de mantenimiento, el plan de capacitación, etc. Así mismo, anualmente se hace entrega a cada área de un instructivo que contiene las diferentes variables a tener en cuenta para la presentación del proyecto de presupuesto

En el Instituto debemos presentar 2 presupuestos, el primero en el mes de marzo con el cual se hace el requerimiento de recursos financiados por la nación. El segundo presupuesto debe presentarse en el mes de octubre, donde se recopila los recursos financiados por la nación y los financiados con nuestros recursos propios

¿QUIEN APRUEBA EL PRESUPUESTO? Por ser una Empresa Social del Estado nuestro

presupuesto es aprobado por el CONFIS (Consejo Superior de Política Fiscal ).

Antes de la aprobación CONFIS se presenta a la

Junta Directiva (octubre de cada año) y posteriormente sustentamos ante el Ministerio de la Protección Social, el Ministerio de Hacienda y el Departamento Nacional de Planeación.

Una vez aprobado en enero de cada año, la

Dirección General del Instituto realiza la distribución del presupuesto, de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas que conforman la Institución. Posteriormente la distribución la presentamos ante la Junta Directiva para su visto bueno (refrendación)

¿COMO ESTA CONFORMADO EL PRESUPUESTO? El presupuesto está dividido en dos:

1. PRESUPUESTO DE INGRESOS (lo que espero recibir): Es el dinero que la entidad proyecta va a recaudar en una vigencia fiscal (1 año). 2. PRESUPUESTO DE GASTOS (lo que requiero): Es el monto máximo de dinero que la entidad proyecta va a gastar en una vigencia fiscal (1 año). En ambos casos, hay una distribución por los diferentes rubros y recursos (fuentes de financiación) que lo conforman. Nuestro presupuesto tiene dos fuentes de donde se originan los recursos: Recursos Propios y Aportes de la Nación

1. Presupuesto de Ingresos 2.Presupuest

o de Gastos.

Por ejemplo el presupuesto de

ingresos y gastos de nuestra Institución para la vigencia 2008, fue de $16.590.800.000, financiado asi:

Recursos Propios $13.878.207.000. 84%

Aportes de la Nación. $2. 712.593.00016%

CONFORMACION PRESUPUESTO DE INGRESOS: Nuestro presupuesto está conformado por los INGRESOS CORRIENTES que son aquellos producto del desarrollo de nuestro objeto social (consultas, exámenes laboratorio, cirugías, ventas de farmacia, convenios docentes asistenciales e investigación, etc), y RECURSOS DE CAPITAL que son aquellos que obtenemos de forma extraordinaria, acudiendo a mecanismos financieros, como son los rendimientos financieros producto de la colocación de inversiones, TES, CDTS, etc.

Dentro de los INGRESOS CORRIENTES tenemos los rubros de venta de servicios a usuario final, venta de servicios a otras empresas, comercialización de mercancías (venta de medicamentos), otros ingresos de explotación y aportes de la nación. Para el caso de RECURSOS DE CAPITAL, el instituto tiene el rubro de rendimientos financieros.

CONFORMACION PRESUPUESTO DE GASTOS: Nuestro presupuesto de gastos está conformado por los GASTOS DE FUNCIONAMIENTO, que son los que tienen por objeto atender las necesidades para cumplir a cabalidad las funciones del Instituto,

GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN que son aquellos que realiza el Instituto para adquirir bienes y servicios destinados a la compra de productos o servicios que posteriormente va a vender (medicamentos, cafetería, remisión de exámenes de laboratorio), y GASTOS DE INVERSIÓN que son aquellos que permiten acrecentar la capacidad de producción y productividad en el campo de la infraestructura física, económica y social.

Dentro de los GASTOS DE FUNCIONAMIENTO se encuentran los Gastos de Personal, que son aquellos en que incurre el Instituto para proveer las necesidades de personal y demás gastos inherentes a ellos (sueldos, prestaciones, servicios personales indirectos, etc); los Gastos Generales, que son aquellos gastos relacionados con la adquisición de bienes

y servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones del Instituto, como son la compra de papelería, reactivos, material médico quirúrgico, pago de servicios públicos, impuestos, seguros, viáticos, etc., y Transferencias Corrientes que son los recursos que se transfieren a las entidades públicas con fundamento en un mandato legal (cuota de auditaje a la Contraloría, Cuota a la Supersalud).

Dentro de los GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN contamos con los rubros Compra de Bienes para la Venta que son aquellos que adquiere el Instituto para la comercialización como son los medicamentos para la venta en farmacia y los productos de cafetería. Igualmente contamos con el rubro de Compra de Servicios para la Venta que son los gastos que hace el Instituto para adquirir

servicios destinados a la comercialización, como son la remisión de exámenes a otros laboratorios para ser procesados.Por último, dentro de los GASTOS DE INVERSION se contemplan las necesidades de nuestros 3 proyectos bandera y que se han constituido en el soporte del desarrollo institucional: Mejoramiento, remodelación ampliación y dotación de la planta física, Investigación Básica y Aplicada, y Acciones en Salud Pública para el Cuidado de la Piel.

EJECUCION PRESUPUESTAL La ejecución del presupuesto de ingresos y gastos consiste en el recaudo de los ingresos estimados y la asunción y pago de las obligaciones con cargo a las apropiaciones presupuestales asignadas.

Las etapas e instrumentos de la ejecución presupuestal de gastos son:

• Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), el cual afecta preliminarmente el presupuesto, es decir, se “aparta” un dinero para atender un gasto que se va a efectuar.

• El Registro Presupuestal del Compromiso (RPC), Es la confirmación que se realiza sobre los dineros que se apartaron, el cual se da al contrato u orden de compra o servicio, y con éste registro presupuestal se afecta “definitivamente” el presupuesto.

¿CÓMO ES EL PROCESO PRESUPUESTAL? Inicia con la asignación del presupuesto de ingresos y gastos para cada vigencia

• El Registro Presupuestal de la Obligación (RPO), el cual se dá una vez se reciban a satisfacción los bienes o servicios contratados. Aquí se genera la cuenta por pagar al proveedor.

• El Pago (P), con el cual se cancela la cuenta por pagar generada de la obligación contraída. RUBRO: Identificación numérica y de texto

de nuestro presupuesto de ingresos y gastos, a cuyo detalle o concepto se debe ceñir los descargos presupuestales.

RECURSO: Fuente de financiación que tiene el Instituto, la cual está dada por el recurso 10 Aportes de la Nación, y recurso 20 Recursos Propios.

APROPIACION: (Presupuesto apropiado), monto o valor asignado dentro del presupuesto de gastos, con los cuales se van a cubrir las necesidades de bienes o servicios que requiera el Instituto. Los gastos NUNCA podrán ser mayores al presupuesto apropiado.

GLOSARIO

El proceso de la ejecución presupuestal (CDP, RPC, RPO y P) deben cumplirse estrictamente en ese orden de presentación, pues es como un “engranaje” en el cual es prerrequisito el cumplimiento del paso anterior, es decir, no puede haber RPC sin la existencia del CDP, ó no puede haber RPO sin la existencia del RPC. De no ser así, dicho engranaje puede trabarse y romperse, dañando el proceso e incurriendo en hechos no legales.

CDP

RPC

RPO P

AFORO: (Presupuesto aforado), monto o valor asignado dentro del presupuesto de ingresos del Instituto, los cuales se esperan recaudar (ingresar) durante la vigencia fiscal. Mis ingresos reales SI pueden ser mayores al presupuesto aforado (recaudé más dinero del que tenía estimado).

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Documento que expide el responsable de presupuesto o quien haga sus veces, en donde se indica que hay recursos suficientes para asumir un compromiso. Sin éste requisito NO se pueden suscribir contratos.

RPC: Registro Presupuestal del Compromiso es la afectación definitiva del presupuesto del Instituto, el cual es prerrequisito de ejecución de los contratos suscritos con terceros, previo cumplimiento de los requisitos exigidos a éstos (pago de pólizas, publicación en el Diario Oficial, Pago Impuesto de Timbre, entre otros).

OBLIGACION: Es la factura o el certificado del bien o servicio que fue entregado a satisfacción a la Institución

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

• Al ser la representación monetaria del plan, permite el control financiero de la organización.

• Permite monitorear la ejecución monetaria y física del avance de lo programado y tomar medidas correctivas en el tiempo.

• Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar las estrategias para cubrir déficit o colocar superávit.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

• Facilitan que los miembros de la organización conozcan el desempeño de las tareas programadas.

PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO• UNIVERSALIDAD: Señala que un presupuesto deberá contener

todos los ingresos y todos los gastos, identificados por categorías programáticas.

• UNIDAD: Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo único para cubrir todos los gastos. Además, el contenido y la forma del presupuesto debe responder a una política presupuestaria definida por los órganos competentes.

• PERIODICIDAD: Indica que un presupuesto debe considerar un período de tiempo definido, que se conoce como ejercicio económico o financiero y generalmente cubre un año calendario.

• PREVISIÓN: "Significa que el presupuesto debe ser una anticipación a los hechos, en el sentido de prever la percepción de los ingresos y la realización de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas.

• FLEXIBILIDAD: Un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificársele, sin que por ello el sistema quede dañado.

• PLANIFICACIÓN: Consiste en que el presupuesto no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que además represente todo un plan de acción cuidadosamente concebido.

• EQUILIBRIO: Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto básicamente.

• CLARIDAD: El documento del presupuesto debe ser presentado de tal forma que no deje margen alguno a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas técnicas esenciales.

• FORMALIDAD: Expresa que un presupuesto debe ser un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y distribuido convenientemente, de tal forma que sea conocido por quienes lo deben ejecutar, controlar y evaluar.

• DETALLE: Señala que un presupuesto debe contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicación puedan visualizar rápidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza

de las transacciones que se efectuarán.

• EXACTITUD: El presupuesto debe prepararse con el mayor grado de exactitud, aproximándose al máximo a los ingresos por percibir y a las necesidades reales que derivan de la acción programada.

• PROGRAMACIÓN: "Consiste en seleccionar y ordenar por categorías programáticas, las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas.

TIPOS DE PRESUPUESTO• Según el sector de la economía en el cual se utilizan

Presupuestos del Sector Público

• Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos del Sector Privado

• Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA

• De operación o económicos

Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

– Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

– Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras

Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción

Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.