1 PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES) MINISTERIO DE CULTURA.

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PAUTAS PARA LA PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVOS

(HISTORIAS LABORALES)(HISTORIAS LABORALES)MINISTERIO DE CULTURA

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PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES) - (HISTORIAS LABORALES) -

República de ColombiaRepública de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Laboratorio de RestauraciónLaboratorio de Restauración

• RECOMENDACIONES

• ASPECTOS BASICOS

• CAUSAS DE DETERIORO

• PROGRAMAS DE CONSERVACION (6)

CONCLUSION

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FUNCIONES DE LA UNIDAD Coordinar y garantizar la aplicación de normas y procedimientos

Atender trámites pertinentes

Registrar y atender novedades de personal

FUNCIONES DE UN ARCHIVO

Recoger (producir)

Conservar (temporal o permanente)

Poner al servicio

MANEJO FISICO DIRECTO

NORMALIZACION DE MANEJOS FISICOS



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FUNCIONES DEL DOCUMENTO Sustentar información

Escrito /legible a máquina

Soporte (papel/analógico/digital)

PARA CUMPLIR ESTE OBJETIVO

Adecuado manejo archivístico

Conservación física

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION



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Unidad de Talento HumanoFunciones-políticas

Parte de la gestión documental

Manejo físico-Normalización para producción y trámite de documentos

PRODUCCION DOCUMENTAL

Normalización de tipos documentales

estructura,funcionalidad, tipo de papel,

sistema de impresión y número de copias

Racionalización en el uso de materiales de soporte, escritura, impresión, áreas de depósito y sistemas de almacenamiento



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1. Estructura de los documentosmargenes

2. Tipo de papelNTC 4436 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad

Libre de lignina, alcalino, gramaje sup. a 60 grs

legancy (propal)

papel alcalino (norma) copia-fotocopia-impresión laser

papel libre de ácido (blanqueo al cloro) (xerox)

papel fax

tiene sustancias químicas (amoniaco) dos años

fax

impresión química

soporte amarilla-tinta se borra

fotocopiar



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3. Tipo de impresión Firma: efectos de autoría - registro - nº de radicación

manual

estilógrafo (bic-paper mate)

tinta permanente (no cambie de color-no disuelva)

mecánica (radicador)

Tintas solubles en agua

electrónico/sistema

matriz de punto: tintas solubles, fáciles de borrar

inyección: tintas solubles

impresión laser: tintas estables



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USO DE UNIDADES DE CONSERVACION Y MOBILIARIO

carpetas de material establecajas para archivomobiliario metálico

Acuerdo 049/2000. “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos

NO USO DE MATERIAL METALICOCLIPS DE PLASTICO

NO PERFORAR GANCHO LEGAJADOR PLÁSTICO

USO DE PESTAÑA

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ANOTACIONES Y FOLIACION EN LAPIZ BLANDO DE GRAFITO

FUERA DEL TEXTO

NO DOBLARMENOR CANTIDAD DE PLIEGUES

INTERIOR MAS PEQUEÑO

NO USO DE CINTA PEGANTE COMERCIAL

NO AMARRE CON PITA(CINTA DE FAYA)

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SOPORTES ANALOGICOS

Condiciones ambientales adversas:desprendimiento del material magnético del soporte

(evitar humedades superiores al 79%)

Exposición al sol y humedad (aglutinante se torna pegajoso)

Las interferencias electromagnéticas producen alteraciones de la información

soportes: fragilidad-propensos al alabeorayado de superficie

Inadecuados sistema de embalaje

no hay rebobinación total-aparatos lectores de mala calidad

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SOPORTES DIGITALES

Susceptibles al polvo, radiación electromagnética, humedadgolpes, manipulación directa del soporte sensible

No usar sistemas de cubiertas y cajas

No exponer a la luz o fuentes electromagnéticas

Evitar colocar encima de equipos electrónicos

Sacar copias de seguridad

Vacunar periódicamentey actualizar vacunas

Mantenimiento periódico en equipos

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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓNSISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN(ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” (ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” - -

“Conjunto de estrategias y procesos

de preservación y conservación,

acordes con el sistema de archivos

establecido en la entidad,

bajo el concepto de Archivo Total,

para asegurar el adecuado

mantenimiento de los documentos,



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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓNSISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN(ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” (ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” - -

independientemente del tipo de

soporte, garantizando la integridad

física y funcional de toda la

documentación, desde el momento

de su emisión, durante su periodo de

vigencia, hasta su depósito final o

sea en cualquier etapa de su ciclo vital” art. 60 Reglamento General de Archivos, art 46 Ley General de Archivos.



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Conservación de ArchivosConservación de Archivos - -

Se hará énfasis en la conservación-preventiva, proceso mediante el cual a través del control de las causas del deterioro,se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que en el se contemplan:



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Conservación-preventiva de ArchivosConservación-preventiva de Archivos - -

Manejos administrativos y archivísticos,

Uso de materiales adecuados Adopción de medidas

específicas en edificios y locales



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Conservación de ArchivosConservación de Archivos - -

Sistemas de almacenamiento y depósito Unidades de conservación Manipulación y mantenimiento

periódico entre otros factorescap. VII. Reglamento General de Archivos. Acuerdo 048 de 2000 sobre

Conservación-preventiva, Conservación y Restauración



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DETERIORO DETERIORO


Laboratorio de Restauración Laboratorio de Restauración

Perdida o degradación de las propiedades físicas

y químicas de los materiales o de un objeto

La Conservación-preventiva disminuye la velocidad

de acción

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Causas de deterioro del material de ArchivosCausas de deterioro del material de Archivos

FACTORES INTERNOS DE

ALTERACIÓN

Causados por los componentes

inestables en el papel y los

soportes en general



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FACTORES EXTERNOS DE

ALTERACIÓN

CONDICIONES AMBIENTALES

Temperatura, humedad relativa

luz, contaminantes atmosféricos y polvo



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FACTORES EXTERNOS DE

ALTERACIÓN

BIÓTICOS Microorganismos (Hongos,

bacterias) Insectos Roedores



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Causas de deterioro del material de ArchivoCausas de deterioro del material de Archivo

FACTORES EXTERNOS

DE ALTERACIÓN

DESASTRES

Incendios

Terremotos

Inundaciones



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Causas de deterioro del material de Causas de deterioro del material de

ArchivoArchivo FACTORES EXTERNOS

ANTROPOGÉNICOS

Depósito

Manutención

Manipulación

Vandalismo



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PROGRAMAS DE CONSERVACION-PREVENTIVAPROGRAMAS DE CONSERVACION-PREVENTIVA

DIAGNOSTICO

1. Inspección y mantenimiento de instalaciones

2. Control de condiciones ambientales

3. Limpieza

4. Control de plagas

5. Almacenamiento, realmacenamiento

6. Reparaciones menores

7. Prevención de desastres



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PROGRAMA GENERAL PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACION PREVENTIVADE CONSERVACION PREVENTIVA

DIAGNOSTICO INTEGRAL

I. IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO Entidad: nombre, clase, fecha de creación, misión

Administración: Organigrama, responsable,

personal, presupuesto, manuales

Servicios y tipo de consulta



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PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVAPROGRAMA GENERAL DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA

DIAGNOSTICO INTEGRAL

II. INFRAESTRUCTURA FISICA Edificio: época, función, contexto climático, niveles

Archivo: Nivel, nº de depósito, áreas

Instalaciones: Iluminación, ventilación, equipo de prevención, mantenimiento y limpieza (pisos, muros, techos, divisiones)



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Programa General de Conservación-PreventivaPrograma General de Conservación-Preventiva

III. IDENTIFICACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN

De cantidades, formatos y técnicas

Determinación de deterioros físicos,

químicos y biológicos



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PROGRAMAS DE CONSERVACIONPROGRAMAS DE CONSERVACION

1. INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

Plano de la edificación y ubicación de áreas Identificación de redes de energía y agua Determinación de focos de humedad y calor Identificación de materiales y estado Mantenimiento

República de ColombiaRepública de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNDivisión de Clasificación y DescripciónDivisión de Clasificación y Descripción

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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN -PREVENTIVAPROGRAMAS DE CONSERVACIÓN -PREVENTIVA

2. CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

Evaluación del entorno climático y el

microclima ( Luz, temperatura, humedad

relativa, ventilación, contaminantes, polvo)

Papel T 15-20ºC - Hr 45 - 60%

Medios Magnéticos T14-18ºC - Hr 40 - 50%

Discos ópticos T16-20ºC - Hr 35 - 45%

Microfilm T17-20ºC - Hr 30 - 40%



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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN - PREVENTIVAPROGRAMAS DE CONSERVACIÓN - PREVENTIVA

EVALUACIÓNLuxómetro - higrotermógrafo

MEDIDAS CORRECTIVASFiltros de control U.V, persianas, visillos,

humidificador o deshumidificador, sistema

central, ventiladores, angeos



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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVAPROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA

3. LIMPIEZA Identificación de fuentes de polvo Medidas de seguridad industrial para

funcionarios Limpieza puntual de polvo, material

metálico y almacenamiento Aseo de estantería Limpieza de instalaciones Establecimiento de cronograma

periódico de limpieza



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4. CONTROL DE PLAGAS

Evaluación de unidades, grados de deterioro y actividad Aislamiento del material Tratamiento individual con productos y procesos

técnicos Adecuación de condiciones ambientales Identificación de entradas de agentes bióticos Sistemas de inspección Control y erradicación



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5. Almacenamiento, realmacenamiento

Evaluación de tipologías y formatos (mts) Capacidad y adaptabilidad del mobiliario Carpetas y cajas de conservación Acciones de limpieza y reparaciones menores Tipos de costura, adhesivos y materiales Normalización en el uso de tintas, papel y

márgenes


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6. REPARACIONES MENORES

Eliminación de material metálico Eliminación de cintas adhesivas Unión de rasgaduras Recuperación de plano Eliminación de dobleces


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PROGRAMA DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVAPROGRAMA DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA



7. PREVENCION DE DESASTRES

•Evaluación del panorama de riesgosInternos - Externos

Medidas de protección contra el fuegoDetectores de humo o calor, personal de vigilanciasistema de extinción manuales, puertas corta fuegomantenimiento de instalaciones eléctricas, salidas de emergencia, medidas frente a fumadores, aislar productos infamables, control en fotocopiadoras

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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVAPROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 7. PREVENCION DE DESASTRESProtección contra el aguaVerificación de sistemas hidráulicos

(canales, goteras, terrazas, ventanas) Mantenimiento de

canalizaciones,evitar redes de evacuación o suministro de agua en las placas

Salud ocupacional Planificación, preparación y

recuperación



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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVAPROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA Conocimiento de factores que

determinan la preservación y seguridad de los reales

con proyectos y programas concretos de trabajo medibles y cuantificables

SENSIBILIZACION A TODO NIVELTRABAJO EN EQUIPO



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