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Oficina del Inspector General Informe Anual e

Informe de Actividades 2006 CP/doc. 4248/07 y CP/doc.4247/07

Resumen Presentado por: Linda P. Fealing

Inspectora General

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Introducción

La auditoría interna es un control de administración que opera midiendo y evaluando la efectividad de otros controles administrativos.

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Mandato Orden Ejecutiva 95-05

Oficina del Inspector General Responsable ante los Estados Miembros y el Secretario General de: – Revisar sistemáticamente la efectividad de los controles

internos administrativos y contables. – Identificar áreas de Alto Riesgo y asistir en el fortalecimiento

de los controles. – Recomendar mejoras para la eficiencia de todas las oficinas

de la SG/OEA, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos, tanto en la Sede como en los Estados Miembros.

– Reportar sobre las actividades de auditoría.– Proveer acción de seguimiento a la implementación de

recomendaciones aprobadas.

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Linea de Acceso Directo Anti-Corrupción

Orden Ejecutiva 05-8 Corr. 1 Provee protección a los denunciantes e informantes.

Estimula el informe de conductas que violen las reglas financieras y administrativas de la OEA.

Las alegaciones pueden ser reportadas a la Inspectora General en persona, por teléfono, correo electrónico, fax, correo regular, anónimamente o identificándose personalmente.

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Resumen de Actividades Conducidas en el 2006

Anexo 1 de CP/doc. 4247/07

13 Auditorías – operacionales (8) y de cumplimiento (5)

incluyendo 16 proyectos

6 Investigaciones – incluyendo 4 proyectos FEMCIDI

1 Evaluación de Necesidades de Dotación de Personal

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2006: Auditorías de procesos Operacionales Sede

Portal Educativo de las Américas Subsidio de Educación Recuperación de Costos Indirectos (costo general fijo)

Oficinas de la SG/OEA Antigua y Barbuda Barbados

Secretaría Técnica del Instituto Interamericano del Niño Evaluaciones de Riesgo

Portal Educativo La evaluación de la información e integridad de datos de

OASES

Resumen de Actividades Conducidas en el 2006

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Actividades de las auditorías de Cumplimiento en el 2006 El Mecanismo de CPR Proyectos Administrados por DCTC:

CARANA (SG-TRD/008) Sistema de Información de Comercio Exterior (SICE) de la

Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral de la OEA ALCA (SG-TRD/002) Costo General Fijo de Administración y Gerencia

(SG-TRD/011)

Resumen de Actividades Conducidas en el 2006

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Resumen de Investigaciones Conducidas

Investigaciones del 2006: Gastos del programa de becas de la OEA en 2005 Transacciones fraudulentas procesadas en la Oficina de la

SG/OEA en Honduras

Cuatro proyectos financiados por FEMCIDI Jamaica: Ayudando el Desarrollo de la Industria de

Neutraceutical Honduras: Salvemos el Primer Grado México: Apoyo Pedagógico para la Integración de niños

discapacitados de 0 a 6 años de edad en el sistema escolar regular

Nicaragua: Iniciativa para el Desarrollo de Capacidad Técnica-Pedagógica en la Gestión de la Educación y el Desarrollo Local

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Todos los informes de la OIG fueron aprobados por el Secretario General.

74 recomendaciones fueron emitidas

• 34% relacionadas con la distribución de instrucciones escritas, cumplimiento de directivas, y enmiendas a procedimientos existentes.

• 35% relacionadas con procedimientos operacionales para mejorar los controles internos.

• 16% estaban relacionadas con Sistemas • 15% relacionadas con la recuperación de fondos, necesidad de

dotación personal, etc.

Recomendaciones

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Seguimiento a las Recomendaciones

Treinta y siete (50%) de las setenta y cuatro recomendaciones han sido implementadas y treinta y siete (50%) están todavía en varias etapas de implementación, de las cuales 27 fueron consideradas de Alto Riesgo.

19% de las recomendaciones de Alto Riesgo están relacionadas con la seguridad de los sistemas y procesos que requieren la actualización de OASES. La fecha estimada de implementación es Diciembre 2007.

81% de las recomendaciones pendientes de Alto Riesgo requieren mejoras en los procesos operacionales. Esas recomendaciones requieren la implementación de un Plan de Continuidad de Trabajo, mapas de las funciones de negocios, desarrollo de un plan de dotación de personal- incluyendo la identificación y clasificación de las necesidades de personal, apoyados por las debidas clasificaciones y descripciones de trabajo y un uso más efectivo del mecanismo de contrato por resultado.

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Junta de Auditores Externos Determinó que el ambiente de Control Interno de la SG/OEA era

efectivo. Se emitieron opiniones limpias “sin reserva”. No se reportaron debilidades materiales.

Se han reembolsado montos significativos que se adeudaban a la OEA y que fueron identificados en informes de la OIG.

Varios procedimientos fueron enmendados y/o desarrollados para corregir anomalías y fortalecer controles internos, incluyendo: Manuales de Fondos Específicos y Misión Especial Manual de Procedimientos de Becas Recuperación de Costos Indirectos Procesos Financieros y Operacionales

Resultados

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Otras funciones de la OIG

La OIG observa reuniones de la OEA para evaluar el efecto en el ambiente de los controles internos.

La Inspectora General se reúne con directores de la

Secretaría General para discutir asuntos que pueden impactar los controles internos y los riesgos inherentes, tales como propuestas de procesos de trabajo, revisión de borrador de procedimientos, implementación de recomendaciones y otras áreas de interés.

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Calidad de Trabajo e Independencia

• Calidad de Trabajo – La OIG desempeña sus actividades de auditoria de acuerdo con sus mandatos, reglas y directivas de la Secretaría General y los Normas para la Practica Profesional de Auditoria Interna aprobados por el Instituto de Auditores Internos (IIA). Todos los funcionarios profesionales son miembros del IIA.

• Independencia - La Oficina del Inspector General se reporta al Secretario General y desempeña sus funciones con entera autonomía técnica y la mas amplia autonomía gerencial posible.

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Personal • Posiciones de la OIG en el Fondo Regular, al día

Inspector General – 1 P03 – 3(Actualmente dos

vacantes) P02 – 1 P01 (en entrenamiento) – 2

Técnico de Auditoría (G05) pagado con Fondos Específicos.

La OIG utiliza el Mecanismo de Contratos por Resultado según las necesidades de recursos sumplementarios.

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Junta de Auditores Externos

La Junta de Auditores Externos continúa expresando su preocupación por la dotación de personal inadecuada, y recomienda que se asignen recursos adicionales a la Oficina del Inspector General para el debido control de auditoria, entrenamiento y revisión por pares.

La Inspectora General y el Departamento de Recursos Humanos, han sometido un Plan de Dotación de Personal, para la consideración de la gerencia por recomendación de la Junta.

EfectoLa insuficiencia de recursos afecta adversamente la puntualidad de losinformes de auditoria, así como el campo de aplicación de las auditorias.

“El Control Interno constituye una línea de defensa para salvaguardar activos y prevenir y detectar errores.”

30 de marzo de 2007 – Cita textual de la Junta de Auditores Externos

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Inquietudes de la Inspectora General

Integridad de la Data e Informes Financieros Control de los Sistemas de Seguridad Actualización de OASES NICSP (IPSAS en Ingles) Oficinas Nacionales- OASES, Controles Internos Necesidad de consolidar algunos procesos operacionales para

eliminar la duplicación, redundancia y promover el costo de efectividad

Políticas y Procedimientos Operacionales Necesidades de Dotación de Personal y el Mecanismo de CPR La Implementación del Proceso de recuperación de costos

indiretos (ICR) Gerencia de Proyectos y Funcionamiento basados en Resultados

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Plan de Trabajo 2007 Anexo 3 de CP/doc.4248/07

El Plan de Trabajo de la OIG se enfoca en áreas Significativas de (Alto) Riesgo y recomendaciones de la Junta de Auditores Externos.

Actividades de Auditoria en el 2007 incluye: Evaluación de riesgo de los procesos de Nóminas, Cuentas por Pagar, Desembolsos

y Adquisiciones Adelantos de Fondos Inventario Caja Chica Controles de Seguridad de Sistemas SG/OEA, Oficina en Venezuela y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Suriname y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Guyana y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Guatemala y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Nicaragua y Proyectos Seleccionados Proyectos Seleccionados administrados por el Departamento de Desarrollo

Sostenible

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A los Estados Miembros, el Secretario General y la Secretaría General por su continuo apoyo a la Oficina del Inspector General.

A mi equipo por su dedicación, arduo trabajo y compromiso.

Información de contacto de la OIG

(202) 458-3468

lfealing@oas.org

Línea de acceso directo

202-458-6888

202-458-3757 (fax)

OIGhotline@oas.org

Gracias

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Preguntas