PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: GS-PR-006

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01

1. OBJETIVO Realizar el acto de adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las normas legales y requisitos de la institución, basados en la solicitud y evaluación de conformidad de las compras y adquisiciones que permitan satisfacer las expectativas de los usuarios.

2. ALCANCE Aplica a todas las áreas de la Institución que requieran de una compra.

3. DEFINICIONES a. Proveedor: Persona física o jurídica que suministra productos o servicios

(subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados.

b. Orden de compra: La orden de compra es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega.

c. Cotización: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación, en el cual se basa para elegir a uno u otro proveedor.

4. ASPECTOS GENERALES a. Todas las compras de la Institución se realizan con la aplicación del presente

procedimiento. b. Si la compra es de un producto de tecnología, siempre debe comunicarse al proceso

de recursos tecnológicos, quienes realizan la compra y remiten al líder del Proceso de Bienes y servicios copia de la factura de compra y copia del requerimiento realizado al almacén firmado por el cliente interno que recibió a satisfacción el Equipo.

c. Sobre el comité de compras: • Los miembros del comité de compras son: Vicerrector administrativo y

Financiero, Contador de la Institución, Director de compras y servicios generales, responsable de activos fijos, almacenista.

Elaboro: Alejandro Hurtado S.

Reviso: Julián Andrés Duran

Aprobó: Fernando Solís Escobar

Fecha de Emisión

08/10/2012

Cargo: Documentador SGC

Cargo: Director de Compras y

Servicios

Cargo: Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: GS-PR-006

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01

• El monto máximo de las compras a realizarse con y sin autorización del comité,

lo define el comité de compras, demás funciones verificar acta de constitución del comité de compras.

• Los activos fijos se manejan en el proceso de gestión financiera tras posterior compra del proceso de Gestión de Bienes y servicios.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1 Enviar requerimiento

Se remite formato de requerimiento al proceso de Bienes y servicios.

Todos los procesos

Formato de requerimiento al almacén

2 Recepción de requerimiento y revisarlo

Se recibe el documento archiva solicitud.

Director de Compras y servicios Generales

Formato de requerimiento al almacén

Verificar existencias

Verificar si se encuentra lo requerido en el almacén, si es así se entrega al solicitante

Director de Compras y servicios Generales

Formato de requerimiento al almacén

3 Verificar el monto de la compra

Si no se tiene el elemento en el almacén se procede a realizar la compra del mismo, si el monto del elemento excede el estipulado por el comité de compras, se remite a la Vicerrectoria Administrativa y Financiera para su aprobación, en comité de compras

Director de Compras y servicios Generales

Correo electrónico

8 Elaborar y enviar solicitud de compra al proveedor

Si es el monto de la compra es superior al estipulado por

el comité de compras se espera su aprobación en comité, de lo contrario se

elabora solicitud de compra (el formato de requerimiento al almacén se utiliza como

orden de compra)

Director de Compras y servicios Generales

Formato de requerimiento al almacén

11 Entrada a almacén

Recepción de elementos y verificación de registro de orden de compra con la factura

Almacenista

Formato de requerimiento al almacén

Factura

Elaboro: Alejandro Hurtado S.

Reviso: Julián Andrés Duran

Aprobó: Fernando Solís Escobar

Fecha de Emisión

08/10/2012

Cargo: Documentador SGC

Cargo: Director de Compras y

Servicios

Cargo: Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

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GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión: 01

12 Envió de info a Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Enviar factura original y orden de compra a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Director de Compras y servicios Generales

Formato de requerimiento al almacén

Factura

Realizar orden de pago

Realizar orden de pago, si es un Activo fijo se envía al responsable de activos fijos, si no se envía directamente a contabilidad.

Vicerrector Administrativo y Financiero

Factura Orden de pago

13 Ingreso al sistema, codificación y envió a contabilidad

Ingreso al sistema, codificación y envió a contabilidad

Responsable de inventarios

Orden de pago+factura+comprobante

siigo.

Entrega de requerimientos a dependencia solicitante.

Entrega y recepción de materiales y diligenciar formato concerniente.

Responsable de almacén Formato de requerimiento

Elaboro: Alejandro Hurtado S.

Reviso: Julián Andrés Duran

Aprobó: Fernando Solís Escobar

Fecha de Emisión

08/10/2012

Cargo: Documentador SGC

Cargo: Director de Compras y

Servicios

Cargo: Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

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