1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓNdisposiciones consagradas en la Ley 1010 de 2006, la...
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El futuro es de todos ni tenor INFORME EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011 Y DECRETO 2106 DE 2019 Jefe de la Oficina de Control Interno Humberto Bozzi Ángel Periodo Evaluado: noviembre 11 de 2019 a diciembre 31 de 2019 Fecha de elaboración: enero 30 de 2020 El Informe de Evaluación Independiente del Estado del Sistema de Control Interno, se elabora con corte a diciembre 31 de 2019, en cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 9 0 de la Ley 1474 de 2011, con el Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.21.6.1 y articulo 156 del Decreto 2106 de 2019 (Mediante este decreto se modificó la periodicidad de presentación a semestral y la denominación) respecto de la actualización y nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, que se compone de trece Elementos de control, dos Módulos, seis Componentes y los productos mínimos requeridos por el MECI, considerando además, el Eje transversal de información y comunicación. En cuanto a la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG, en el Ministerio del Interior, se analizó el estado en que se encuentra atendiendo las fases del mismo (institucionalidad, operación y medición). Es importante anotar, que si bien el alcance de este informe es para el mes de noviembre y diciembre de 2019, se abordaron temas de toda la vigencia por su aporte en el diligenciamiento del Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión-FURAG. 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1.Componente Talento Humano Este componente aborda las políticas y herramientas para gestionar adecuadamente el ciclo del servidor público (ingreso, desarrollo y retiro), resaltando la importancia de su labor y permitiendo su bienestar, como ejes fundamentales para mejorar los resultados y prestación del servicio a los ciudadanos. Así mismo en este componente se define el marco de Integridad del servicio público. Para el análisis de este componente se tuvo en cuenta el Estado Actual de la Política de Gestión Estratégica de Talento Humano (diagnóstico), situación actual del Plan de Acción, Plan de Bienestar social, Capacitación e Incentivos, Programa de Inducción y Reinducción, así como las concertaciones de los acuerdos de gestión suscritos por los Gerentes Públicos del Ministerio y estado actual de la Política de Integridad. Política de Gestión Estratégica de Talento Humano Para el periodo comprendido entre los meses de noviembre y diciembre de 2019, se pudo evidenciar por parte de ésta Oficina, que la política de Gestión Estratégica de Talento Humano, se ha venido ejecutando a través de las rutas de implementación del modelo MIPG en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación. En la vigencia 2019 se desarrollaron 44 actividades. Para el año 2019, se deja evidenciado que se cumplió con la fase del Autodiagnóstico, el cual fue consolidado por la Oficina Asesora de Planeación en junio 7. Así mismo, se creó el Mapa para la Política del Talento Humano, fortaleciendo los procesos de las rutas del Análisis de Datos, del Crecimiento, de la Felicidad, de la Calidad, y del Servicio. Por último, se realizó el "Autodiagnóstico de Integridad", el cual determinó las Condiciones Institucionales y idóneas para la implementación y gestión del Código de Integridad. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano servicioalciudadanogmininterior.gov.co *Línea gratuita 018000911170 Página 1 de 23
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El futuro es de todos
ni tenor
INFORME EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011 Y DECRETO 2106 DE 2019
Jefe de la Oficina de Control Interno Humberto Bozzi Ángel
Periodo Evaluado: noviembre 11 de 2019 a diciembre 31 de 2019
Fecha de elaboración: enero 30 de 2020
El Informe de Evaluación Independiente del Estado del Sistema de Control Interno, se elabora con corte a diciembre 31 de 2019, en cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 90 de la Ley 1474 de 2011, con el Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.21.6.1 y articulo 156 del Decreto 2106 de 2019 (Mediante este decreto se modificó la periodicidad de presentación a semestral y la denominación) respecto de la actualización y nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, que se compone de trece Elementos de control, dos Módulos, seis Componentes y los productos mínimos requeridos por el MECI, considerando además, el Eje transversal de información y comunicación.
En cuanto a la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG, en el Ministerio del Interior, se analizó el estado en que se encuentra atendiendo las fases del mismo (institucionalidad, operación y medición).
Es importante anotar, que si bien el alcance de este informe es para el mes de noviembre y diciembre de 2019, se abordaron temas de toda la vigencia por su aporte en el diligenciamiento del Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión-FURAG.
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1.1.Componente Talento Humano
Este componente aborda las políticas y herramientas para gestionar adecuadamente el ciclo del servidor público (ingreso, desarrollo y retiro), resaltando la importancia de su labor y permitiendo su bienestar, como ejes fundamentales para mejorar los resultados y prestación del servicio a los ciudadanos. Así mismo en este componente se define el marco de Integridad del servicio público.
Para el análisis de este componente se tuvo en cuenta el Estado Actual de la Política de Gestión Estratégica de Talento Humano (diagnóstico), situación actual del Plan de Acción, Plan de Bienestar social, Capacitación e Incentivos, Programa de Inducción y Reinducción, así como las concertaciones de los acuerdos de gestión suscritos por los Gerentes Públicos del Ministerio y estado actual de la Política de Integridad.
Política de Gestión Estratégica de Talento Humano
Para el periodo comprendido entre los meses de noviembre y diciembre de 2019, se pudo evidenciar por parte de ésta Oficina, que la política de Gestión Estratégica de Talento Humano, se ha venido ejecutando a través de las rutas de implementación del modelo MIPG en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación. En la vigencia 2019 se desarrollaron 44 actividades.
Para el año 2019, se deja evidenciado que se cumplió con la fase del Autodiagnóstico, el cual fue consolidado por la Oficina Asesora de Planeación en junio 7.
Así mismo, se creó el Mapa para la Política del Talento Humano, fortaleciendo los procesos de las rutas del Análisis de Datos, del Crecimiento, de la Felicidad, de la Calidad, y del Servicio.
Por último, se realizó el "Autodiagnóstico de Integridad", el cual determinó las Condiciones Institucionales
yidóneas para la implementación y gestión del Código de Integridad.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano servicioalciudadanogmininterior.gov.co *Línea gratuita 018000911170
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1.1.1 Acuerdos de Gestión y Evaluación de Desempeño.
Para el periodo evaluado y conforme a la información reportada por la Subdirección de Gestión Humana, así como los soportes adjuntos, se evidenció que se realizaron los seguimientos de los acuerdos de gestión para los gerentes públicos de las siguientes dependencias durante el mes de noviembre de 2019:
Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal. Dirección de Asuntos Indígenas ROM y Minorías. Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. Dirección de Derechos Humanos. Dirección de consulta Previa. Dirección de Asuntos Religiosos. Dirección de Asuntos Legislativos. Dirección de Gobierno y Gestión Territorial. Subdirección de Seguridad y Convivencia Ciudadana.
Con relación a la evaluación de desempeño de los funcionarios de la entidad, durante el periodo noviembre diciembre de 2019 se calificaron del periodo de prueba 10 funcionarios de manera definitiva.
Durante el año 2019, en cuanto al Sistema de Evaluación de Desempeño, que se aplica a los funcionarios de carrera administrativa, en periodo de prueba y funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción, se hizo una evaluación parcial cada semestre y la evaluación definitiva del periodo anual se realizará a más tardar el 31 de enero de 2020.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano
Mediante la Resolución No. 322 del 16 de abril de 2015 fue adoptado el Manual de Funciones, requisitos y competencias laborales del Ministerio del Interior, el cual se encuentra publicado en la página Web https://www.mininterior.gov.co/el-ministerio/informacion-institucional/funciones-y-deberes; así mismo, mediante Resolución No. 474 de 2017 se modificó el Manual de Funciones y con la Resolución No. 712 del 2017 se modificó la Resolución No. 322 de 2015 de adopción del Manual Especifico de Funciones. Se expidió la Resolución 972 de julio 4 de 2018, "Por la cual se adicionan y modifican unas funciones, requisitos y competencias laborales del Manual Específico de Funciones del Ministerio del Interior, adoptado mediante Resolución 322 de 2015" y la Resolución 1808 de 2018, "Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del Ministerio del Interior", que es la que se encuentra actualmente vigente. Finalmente se resalta la expedición del decreto 2353 del 29 de diciembre de 2019 mediante el cual se modificó la estructura del Ministerio del Interior y se determinaron las funciones de algunas dependencias.
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:
Verificado el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI se evidenció que el Proceso Gestión del Talento Humano cuenta con el Subproceso Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual contiene cinco (5) Procedimientos, tres (3) Protocolos y cuatro (4) Manuales.
El Procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo TH.ST.P.2 v1, vigente desde el 30/12/2016, tiene como objetivo establecer los lineamientos para fomentar y mantener el nivel de bienestar físico, mental y social de cada uno de los trabajadores directos e indirectos que desarrollen actividades para el Ministerio del Interior, independientemente de su forma de contratación y vinculación, reduciendo los factores de riesgo que afecten la productividad y el clima organizacional, a través del suministro de los elementos necesarios de seguridad y salud en el trabajo en el desempeño de sus funciones.
Además, existen los procedimientos para la continua identificación de peligros, la evaluación de riesgbs y la i)limplementación de medidas de control del SG-SST: Práctica de exámenes médicos ocupacionales y archivo
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de historias clínicas; Investigación de accidentes de trabajo y enfermedad laboral y el de Atención de emergencias; Procedimientos publicados en su versión 1, vigentes desde el 30/12/ 2016.
Dentro de los tres (3) protocolos, se cuenta con el de Conformación y Funcionamiento de los Comités Propios de Seguridad y Salud en el Trabajo, que tiene como objetivo indicar los lineamientos que debe tener en cuenta el Ministerio para la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y cuya finalidad es dar cumplimiento a las disposiciones consagradas en la Ley 1010 de 2006, la Resolución 2013 de 1986, la Resolución 652 de 2012, la Resolución 1356 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015. Este protocolo inicia con la finalización del periodo de dos años de cada comité y termina con la elección y puesta en marcha de los nuevos comités para el mismo periodo.
En cuanto al Protocolo para la revisión de cumplimiento de la Política y Objetivos del SG-SST, éste tiene como objetivo indicar los lineamientos que debe tener en cuenta el Ministerio del Interior para definir la política y objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual aplica desde la definición de política y objetivos del SG-SST establecidas en el Decreto 1072 de 2015 y la Norma OHSAS-18001, hasta los lineamientos que cada una establece para las revisiones periódicas y mejoramiento que se deben efectuar cada año, dando cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Riesgos Laborales.
Según el Plan de Acción, durante el 40 trimestre se realizaron 68 actividades para el desarrollo del plan de trabajo de seguridad y salud en el trabajo, es de resaltar que las actividades autogestionadas, tuvieron un incremento significativo, ya que estas actividades dependen del resultado de la gestión que se pueda realizar con otras empresas.
Para la vigencia 2019 se efectuaron un total de 373 actividades relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se ejecutaron 20 actividades adicionales a las programadas.
Plan Institucional de Capacitación.
Según el Plan de Acción de la Subdirección de Gestión Humana en el cuarto trimestre se realizaron 11 actividades del Plan Institucional de Capacitación.
Para la vigencia 2019 se efectuaron 38 actividades de 34 programadas, las cuatro actividades adicionales fueron debido a una solicitud de la Fiscalía General de la Nación y de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio.
Por otro lado, se dio cumplimiento con este plan, como quiera que la Subdirección de Gestión Humana a través del Grupo de Desarrollo de Personal - Capacitación, gestionó la asignación de eventos de capacitación con varias entidades educativas, dentro de las cuales se encuentran: La Escuela Superior de Administración Pública — ESAP y la Caja de Compensación Familiar - COLSUBSIDIO, entre otras, las cuales tienen dentro de sus objetivos brindar formación en temas relacionados con el mejoramiento de la prestación de los servicios institucionales, teniendo en cuenta la consolidación de necesidades de capacitación presentadas por las diferentes dependencias del Ministerio del Interior. (Diplomado en Gestión Pública, Diplomado en Gestión Orientada al Servicio Público y Diplomado en Acción Pública y Género)
Programa Institucional de Bienestar Social
Programa orientado a mejorar la calidad de vida de los funcionarios y sus familias a través de estrategias y/o actividades culturales, deportivas y recreativas, con el fin de que el recurso humano sienta a la entidad como parte suya, de su cotidianidad y de su desarrollo personal y profesional.
Consultado el Plan de Acción de la Subdirección de Gestión Humana con corte al cuarto trimestre se realizaron 9 actividades de bienestar social para un total de 25 de las 20 planeadas en el programa de
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bienestar social; se incrementaron 5 actividades a través de la modificación del Contrato 894 suscrito con Colsubsidio.
Plan de Incentivos Institucionales:
Se pudo evidenciar en la información reportada por la Subdirección de Gestión Humana, que al 31 de diciembre de 2019 estaban pendientes dos funcionarios por realizar el cobro parcial o total del Incentivo.
Es importante anotar, que para la vigencia 2019, se otorgaron 159 incentivos no pecuniarios a funcionarios de la entidad mediante Resolución 1208 del 31 de julio, denti:o de los incentivos no pecuniarios se encuentran: Programas turísticos, recreativos, culturales y pago de estudios, reconocimiento público y traslado, encargos y comisiones.
Consultado el Plan de Acción se evidencia el cumplimiento al 100% de lo planteado en el Plan de Incentivos del 2019, ya que en marzo se presentó el diseño del mismo cumpliendo en un 25% y para junio se culminó con la ceremonia de entrega de incentivos a los servidores beneficiarios, acumulando así el 100%.
Programas de Inducción y Reinducción
En primera medida la Inducción tiene como objetivo orientar sobre las fases a seguir en el proceso de ingreso e integración del nuevo funcionario. La inducción es entendida como el proceso de formación y capacitación, dirigido a iniciar al empleado, facilitar y fortalecer su integración a la cultura organizacional, a desarrollar habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad.
La reinducción tiene como objetivo orientar sobre las fases a seguir para el desarrollo del proceso de reinducción entendida como el proceso dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Los Programas de reinducción se impartirán a todos los empleados como mínimo cada dos (2) años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán un proceso de actualizaciones a cerca de las normas sobre habilidades e incompatibilidades y las que regulan la moral administrativa, para reforzar o dar a conocer a los servidores públicos los cambios de información básica del Ministerio.
Para el periodo noviembre-diciembre, se realizó la jornada de inducción grupal y se realizó la "Evaluación Programa de Inducción", con el fin de conocer la opinión de los participantes.
Durante el año 2019, la Subdirección de Gestión Humana, adelantó dos jornadas grupales de inducción, el 28 de marzo y 12 de agosto, en cuanto a la reinducción, se realiza cada dos años, habiendo sido la última el 18 de diciembre de 2018.
Política de Integridad
El Ministerio viene dando cumplimiento a la política de Integridad, como quiera que mediante Resolución No. 0400 de marzo 18 de 2019 adoptó el Código de Integridad del Servicio Público, encontrándose publicado en la página web de la entidad en el link: https://www.mininterior.gov.co/el-ministerio/codigo-de-etica. Igualmente lo socializó COMO se evidenció en el link: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/FMfcgxwChSMBxHShxqRmSsvMXWRsLpsz, así como mediante diferentes acciones, entre ellas: Deja tu huella, Dilemas Encadenados, Exposición Código de Integridad, Representa tu Valor y el concurso entre las dependencias sobre los diferentes valores del código, denominado "A Conquistar Valores".
1.2. Componente de Direccionamiento Estratégico.
Este componente define los lineamientos en materia de planeación en un horizonte a corto y mediano plazo,
1 lo que permite al Ministerio priorizar sus recursos y analizar sus capacidades, a fin de focalizar sus procesos ,
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de gestión en la consecución de los resultados, con los cuales garantiza los derechos, satisface las necesidades y atiende los requerimientos de los ciudadanos conforme a la misionalidad de la entidad.
Control Interno mediante MEM20-1295-0CI-1200, del 14 de enero de 2020, solicitó nuevamente a la Oficina Asesora de Planeación, - OAP, informara el estado en que se encuentra la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG, (consolidación de los autodiagnósticos, generación del Plan de Acción MIPG, implementación de alternativas de mejora), el Plan Estratégico del Ministerio y del Sector, y sus ajustes conforme a lo ordenado en el artículo 2 del Decreto 612 de 2018, Plan de Acción, Estado del modelo de operación por procesos (incluida la actualización de procesos y procedimientos), así como el estado de la Política de Administración de Riesgos.
1.2.1. Planes, Programas y Proyectos
Plan estratégico:
El 15 de noviembre de 2019, se socializaron los elementos estratégicos actualizados y los lineamientos orientadores del Plan Estratégico Sectorial a las entidades adscritas y vinculadas, en términos de Sentencias y Autos de la Corte, Plan Marco de Implementación del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera, Zonas Futuro, Políticas Públicas y Metas de Gobierno del PND 2018-2022. Resultado de ello, el 18 de noviembre de 2019, en sesión del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Interior, se aprobó el Plan Estratégico Sectorial del Ministerio del Interior. Se diseñó el instrumento en el que se consolidó la información de las prioridades e iniciativas estratégicas y el sistema de seguimiento (indicadores y metas) del Plan Estratégico Institucional.
En el mes de diciembre, la Oficina Asesora de Planeación validó los elementos estratégicos y lineamientos orientadores del Plan Estratégico Institucional, y realizó la actualización del instrumento que utilizarán las Direcciones, Subdirecciones y Grupos del Ministerio del Interior para el ajuste, socialización y aprobación del Plan Estratégico Institucional.
En la vigencia 2019, los planes estratégico sectorial e institucional se actualizaron, consolidaron y publicaron en el mes de junio, conforme a la aprobación del Plan Nacional de Desarrollo. Posteriormente, en el mes de noviembre se realizó la actualización y correspondiente seguimiento.
Plan de acción:
El Plan de Acción del Ministerio del Interior para la vigencia 2019, se compuso por 273 metas y 824 actividades, presentando para el IV Trimestre un avance en Gestión del 86% y un avance en Producto del 88%. La ejecución del plan de acción de cada una de las dependencias se detalla a continuación:
EJECUCIÓN PLANES DE ACCIÓN A 31 DE DICIEMBRE DE 2019
DESPACHO MINISTRO PRODUCTO GESTIÓN
87,32% 88,06% Oficina Control Interno 100,00% 100,00% Oficina Asesora de Planeación 88,13% 91,60% Oficina Información Pública 70,94% 78,19% Oficina Asesora Jurídica 78,00% 78,00% Grupo de Articulación para la política de Víctimas 99,55% 92,49%
SECRETARIA GENERAL PRODUCTO GESTIÓN
90,69% 83,12% Subdirección de Infraestructura 68,46% 51,79% Subdirección de Gestión Humana 100,00% 94,67% Subdirección Administrativa y Financiera 85,00% 70,00% Subdirección de Gestión Contractual 100,00% 100,00% Grupo de Control Interno Disciplinario 100,00% 99,17%
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YSede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancal. Carrera 8 No. 12B -31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000911170
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VICEMINISTERIO DE RELACIONES POLITICAS PRODUCTO GESTIÓN
94,86% 92,67% Dirección de Asuntos Legislativos 100,00% 100,00% Dirección de Gobierno y Gestión Territorial 92,60% 90,39% Subdirección de Seguridad y Convivencia Ciudadana 91,98% 87,62%
VICEMINISTERIO PARA LA PARTICIPACION E IGUALDAD DE DERECHOS PRODUCTO GESTIÓN
80,57% 78,40% Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal 80,21% 79,27% Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras 89,79% 82,15% Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y Minorías 57,83% 60,31% Dirección de Derechos Humanos 70,78% 67,57% Dirección de Consulta Previa 85,28% 81,84% Dirección de Asuntos Religiosos 99,53% 99,25%
Al cierre de la vigencia 2019 el Plan de Acción presentó una ejecución anual del 92% en Producto y un avance en Gestión del 91%.
Programas:
Para los meses de noviembre y diciembre se realizaron catorce (14) actualizaciones respectivamente de programas misionales de funcionamiento.
En el mes de noviembre se actualizó un programa de la Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías, dos programas de la Dirección de Consulta Previa y dos de la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal. En el mes de diciembre se actualizaron dos programas de la Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías, un programa de la Dirección de Consulta Previa, un programa de la Dirección de Derechos Humanos, tres programas de la Dirección de Gobierno y Gestión Territorial, y dos programas de la Subdirección de Infraestructura. Cabe resaltar que para la vigencia 2019 se formularon 16 programas misionales de funcionamiento.
Proyectos de Inversión:
El Ministerio del Interior para la vigencia 2019 contó con 25 proyectos de inversión inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación. Durante los meses de noviembre y diciembre de 2019 se realizaron 19 actualizaciones de proyectos de inversión registrados para 2020; en el mes de noviembre se actualizaron 5 que se encontraban en previo concepto y en el mes de diciembre se actualizaron 14 al requerir ajuste presupuestal.
Durante lo corrido de la vigencia 2019 se revisó y emitió concepto sobre actualizaciones de proyectos de inversión, se asesoró a los responsables de proyectos para el seguimiento en SPI y verificación de la calidad de la información reportada en el sistema, se realizaron tres (3) informes de seguimiento a los proyectos de inversión, así mismo se tramitó el registro de proyectos 2020 en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional — BPI N.
1.2.2. Módulo de Operación por Procesos
Se evidenció por parte de ésta Oficina, que durante los meses de noviembre y diciembre se encontraba en curso el rediseño del modelo de operación basado en procesos; entre los aspectos más relevantes se destaca: Se definió la gestión del talento humano como proceso estratégico; Se cambiaron los nombres de varios procesos, dentro de los cuales se encuentran "Derechos Humanos y Libertades", "Comunidades Étnicas y Minorías" y "Seguimiento y Evaluación a la Gestión"; así mismo, se definió que el proceso de "Gestión de Asuntos Disciplinarios" debe figurar como proceso de apoyo, siendo el proceso "Seguimiento y Evaluación a la Gestión el único proceso de evaluación; y se ajustó la entrada del proceso a "necesidades de las partes interesadas" y su salida a "Satisfacción de las partes interesadas" ya que estos términos abarcan la comunidad, los entes de control, los grupos de valor y grupos de interés en general. Lo anterior,
yfue remitido para la respectiva aprobación.
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Así mismo, se adelantó la construcción, recopilación o actualización de la documentación estratégica del Ministerio en los siguientes aspectos:
Documento ADN, el cual contiene las principales características y la esencia del Ministerio. Las caracterizaciones de los procesos de:
Direccionamiento Estratégico. Adquisición de Bienes y Servicios. Gestión Documental y Archivo. Gestión del Talento Humano.
La matriz DOFA institucional y las diecinueve (19) DOFA de las diecinueve (19) áreas del Ministerio así como su análisis PESTAL. Los requisitos y expectativas de los grupos de valor de las diecinueve (19) áreas del Ministerio. La plantilla de contexto estratégico de las diecinueve (19) áreas del Ministerio del Interior. El plan de comunicaciones de las diecinueve (19) áreas del Ministerio del Interior. La matriz legal de las diecinueve (19) áreas del Ministerio del Interior.
Finalmente, se realizó modificación del documento base que administra el manejo documental en el marco del SIGI y de MIPG2, dicho documento lleva por nombre "Manejo de la Información Documentada" y entró en vigencia en el mes de diciembre de 2019 en su segunda versión y pretende establecer las directrices para optimizar la creación, modificación u obsolescencia de la documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio, con un enfoque más práctico, racional y útil en el manejo de los documentos, que permita su trazabilidad, así como su socialización y distribución. A este documento se accede a través del siguiente enlace: https://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-control-de-documentos.
1.2.2. Estructura Organizacional
Durante el periodo noviembre-diciembre de 2019, se realizaron ajustes a la estructura organizacional del Ministerio, como se detalla a continuación:
Decreto 2028 del 7 de noviembre de 2019: Suprimió dos (2) cargos de Asesor de la planta del Despacho de Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos para crear dos (2) cargos en la planta del Despacho del Ministerio. Decreto 2353 del 26 de diciembre de 2019: Modificó la estructura del Ministerio del Interior y determinó las funciones de algunas dependencias. Decreto 2354 del 26 de diciembre de 2019: Suprimió quince (15) cargos de la planta global del Ministerio, creó tres (3) cargos de Asesor adscritos al Despacho del Ministerio para la Participación e Igualdad de Derechos y setenta y cinco (75) cargos adscritos a la Dirección de la Autoridad Nacional de Consulta Previa.
1.2.3. Indicadores de Gestión
Analizada la información publicada por la Oficina Asesora de Planeación en la página web de la Entidad, se evidencia que durante la vigencia 2019 se han venido incrementado los indicadores por proceso institucional, pues de 79 contemplados para el primer trimestre, se pasó a 129 en el cuarto trimestre.
La variación en el número de indicadores reportados se ve reflejada en los siguientes procesos:
No. DE INDICADORES POR PROCESO
PROCESO NOMBRE DEL PROCESO INDICADORE
S I TRIM 2019
INDICADORE S
II TRIM 2019
INDICADORE S
III TRIM 2019
INDICADORE S
IV TRIM 2019
DIFERENCIA III Vs. IV TRIM
Procesos Planeación y Direccionamiento 11 11 11 11 0
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 — 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] *Línea gratuita 018000911170
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El futurod es de to os
No. DE INDICADORES POR PROCESO
PROCESO NOMBRE DEL PROCESO INDICADORE
S I TRIM 2019
INDICADORE S
II TRIM 2019
INDICADORE S
III TRIM 2019
INDICADORE S
IV TRIM 2019
DIFERENCIA III Vs. IV TRIM
Estratégicos Estratégico Comunicaciones 3 3 3 3 o
Procesos Misionales
Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública
8 13 11 11 0
Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo
12 41 35 35 o
Procesos de Apoyo
Gestión del Talento Humano 5 s 12 12 o Gestión Financiera 5 5 5 5 o Gestión de Bienes y Servicios 3 3 9 9 o Gestión Jurídica 2 2 2 2 o Gestión de Tecnología s 5 5 5 0
Gestión Documental 3 3 3 3 0
Servicio al Ciudadano 14 25 24 25 1
Procesos de Evaluación
Evaluación y Mejora. 3 3 3 3 0
Gestión de Asuntos Disciplinarios 5 5 5 5 o
TOTAL 79 124 128 129 1
Como se observa, al comparar el último trimestre de la vigencia 2019 con el periodo anterior, os Procesos de Apoyo presentaron la inclusión de un (1) indicador.
El 63% de los indicadores para la vigencia 2019 cumplieron con la meta establecida, ubicándose en un rango de tolerancia satisfactorio; al 29% de los indicadores no fue posible establecerles un rango de tolerancia, al presentarse situaciones como las.descritas a continuación:
Indicadores con cuantificación errónea de las variables fijadas Falta de reporte de los resultados de los indicadores durante la vigencia 2019, o en algunos periodos. Mediciones con frecuencias diferentes a las establecidas. Falta de delimitación de los rangos de tolerancia.
Adicionalmente, el 6% de los indicadores presentó incumplimiento en las metas establecidas, razón por la cual se ubicaron en un rango de tolerancia crítico. Finalmente el 2% se ubicó en un rango de tolerancia aceptable.
En ese contexto, la Oficina de Control Interno continúa reiterando la necesidad de:
Tomar los indicadores más relevantes de cada uno de los procesos, es decir, aquellos que aporten información imprescindible para controlar, informar y tomar decisiones en el Ministerio del Interior, ya que la gran cantidad de indicadores imposibilita el propósito real de los mismos, que es el de comunicar, entender, orientar y compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la entidad.
Ajustar las Fichas Técnicas de los Indicadores e Informes de Desempeño, así como los informes de desempeño de los procesos, ya que:
5> Se evidenció diferencia en el reporte de algunos de los procesos, tanto en la ficha técnica como en el informe del indicador, frente a los datos de metas y rangos de tolerancia.
> Las frecuencias de medición continúan presentando debilidad, al no permitir que el seguimiento a los indicadores se pueda realizar según la frecuencia de medición establecida, ya que pese a que en la ficha técnica se puede determinar si es mensual, trimestral, etc., en el seguimiento la matriz sólo permite diligenciar la información de forma mensual, lo que dificulta la frecuencia de medición indicada, variando el porcentaje de cumplimiento del indicador.
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2.2 Identificación de riesgos
3.1 Análisis de riesgos
3.2 Evaluación de desgos
2.2.1 Técnicos pera lo redacción de
-+ riesgos 2.7.7 Tipologle do riesgos
El futuro es de todos
Mininterior
Diligenciar la matriz completamente, ya que algunos procesos no reportan toda la información requerida.
Reportar información veraz y oportuna de los indicadores a fin de conocer el estado real de los mismos.
1.2.4. Políticas de Operación
En el Sistema Integrado de Gestión Institucional —SIGI- se encuentran documentados todos los procesos y procedimientos de la Entidad, los cuales se pueden consultar en el link: https://www.mininterior.gov.co/la-institucion/sigi/documentacion-sigi
También se encuentran las políticas con las que cuenta el Ministerio que pueden ser consultadas en el Link: https://www.mininterior.gov.co/leydetransparencia.
Política y objetivos de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Política de Gestión Ambiental Política Editorial Política General de Gestión de Seguridad de la Información. Política Específica: Política de Manejo de los Activos de Información, Política de Seguridad Física, Gestión de Comunicaciones y Operación, Control de Acceso, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas.
1.3 Componente Administración del Riesgo
Tomando como referencia la publicación "Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas — versión 4 de octubre de 2018 de la Función Pública", donde se formulan directrices y aspectos metodológicos para la administración de riesgos, la Oficina de Control Interno ha realizado una verificación a éste componente, atendiendo los pasos sugeridos y que se presentan a continuación:
METOLIoLociA PARA LA
ADMINISTRACIÓN
LIE.RIESGly
ANTES DE INICIAR CON
LA METODOLOGIA
ASO POLITICA DE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
PASO IDENTIFICACIÓ DE RIESGOS
1) Lineornlentos de lo polItica
2.1 Establecimiento del contexto
Caracterizaciones do los procese. Objetivos do los procesos PI•neo. program" o proyectos asociados _
)1An4lisis de Impacto
17.1 Anbleh real:~ (rieego~ 2.2 Valor-acato de los controles
32.3 blivrrt de riesgo (riesgo roaldted)
'CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD
Visión Objetivos estratégicos Remoción Instituol000l
MODELO DE OPERACIÓN POR
PROCESOS
COOIBIII0 interno 2.1.7 Contexto externo
—3'2.1.3 Contexto riel proceso 7 1 4 Ide ttreacIón de activos
PASO VALORACIÓN DE RIESGOS
COMUNICACION Y
CONSULTA (ASPECTO
TRANSVERSAL)
5. 3.3 Monitoreo y
revisión —.polonio de responsabilidades
.P1 3.4 Seguimiento .}....gReporteo periódicas
Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que la Oficina de Control Interno, dentro del desarrollo propio de sus funciones, realiza, entre otras, las siguientes actividades:
Visitas permanentes de seguimiento, evaluación y asesoría a las dependencias, según la programación que se consigna en el "Plan Anual de Auditorías Independientes", que se formula, tomando entre otros
NI
• insumos, los niveles de riesgo identificados. Informe cuatrimestral de seguimiento a la evaluación de riesgos.
•
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,11:#7.ner:61.% dqe<cl,rufrweratA estretégko
Coinunkation., % co,
PROCESOS MISIONA
Definición, Implementación y Evaluación de Política
Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo
PROCESOS DE APOb O
[IE E a EME 3,11:1 a ME&X) -
PROCESOS DE EVALU (MON
ES
Al respecto, se señalan a continuación los principales aspectos que en materia de administración de riesgos han sido identificados, para el período de observación correspondiente al presente informe:
1.3.1 Política de Administración del Riesgo
Para el periodo comprendido entre los meses de noviembre y diciembre de 2019, la Oficina Asesora de Planeación estaba en proceso de afinamiento de la "Política de Administración de Riesgo" para su formalización y divulgación.
Es importante resaltar, que el borrador de la política fue puesto a consideración del Equipo Directivo para comentarios y observaciones en el mes de octubre de 2019.
Mediante comunicado MEM2020-1842-0AP-1100 del 17 de enero de 2020, la Oficina Asesora de Planeación informó a la Oficina de Control Interno que en relación con la política de administración de riesgos, durante el último cuatrimestre de 2019, se adelantaron las siguientes acciones:
Se atendieron al 100% las asesorías y asistencias técnicas demandadas, respecto al seguimiento de riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital, para un total de 31 así: Septiembre 20, octubre 0, noviembre 6, diciembre 5. Se han realizado ajustes al documento de la política y metodología para la administración del riesgo, conforme a la Guía de Administración de riesgos y diseño de controles del DAFP. Estos documentos están a la espera de su revisión y aprobación por parte de la instancia correspondiente.
La Oficina de Control Interno, atendiendo su compromiso y rol Institucional, generó retroalimentación a la propuesta de política, y adicionalmente, ha reiterado en los informes de seguimiento a la gestión de los riesgos correspondientes al primer y segundo cuatrimestre de 2019, la necesidad de adoptar, formalizar y divulgar la Política de Administración de Riesgos del Ministerio, acorde a las directrices que para tal fin ha impartido el Departamento Administrativo de la Función Pública.
1.3.2. Identificación y Valoración del Riesgos
Para la Identificación y Valoración del riesgo, debe tenerse como punto de referencia, que el Ministerio cuenta con un modelo de operación basado en procesos que se ilustra en el siguiente Mapa, el cual se constituye en eje fundamental del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI:
PROCESOS ESTRATEGICOS
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TOTAL DE RIESGOS IDENTIFICADOS POR TIPOS
DE PROCESO 5 11
23 17%
17%
35% ESTRÁTÉGICOS
II MISIONALES
DE APOYO
r: DE EVALUACIÓN
27
41%
El futuro es de todos ,)1.1
Mininterior
Cada proceso cuenta con su respectiva Matriz de Riesgos, as cuales fueron actualizadas al corte 31 de diciembre de 2019 por los líderes de proceso y remitidas a la Oficina Asesora de Planeación, como encargada de su recepción.
A partir de éste material, la Oficina de Control Interno procedió al análisis, atendiendo las pautas metodológicas que para tal fin establece la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas, presentando los resultados de la siguiente manera:
Riesgos por proceso y tipo de proceso. Riesgos según tipología de riesgos. Riesgo residual.
1.3.2.1. Análisis de riesgos por tipología de proceso y por proceso
Para cada uno de los procesos se estableció su respectiva matriz de riesgos. El primer paso fue compilarlos según el tipo de proceso, resultando el siguiente resumen:
TIPO DE PROCESO NOMBRE DEL PROCESO GESTIÓN CORRUPCIÓN SEGURIDAD DIGITAL
ESTRATÉGICOS Planeación y Direccionamiento Estratégico. 7 0 1
Comunicaciones 2 1 o
MISIONALES Definición. Implementación y Eysluación de Politice %Mica. 1 1 0
Definición e Implementación del Merco Legal y NormatKo. 19 10 1
DE APOYO
Gestión del Talento Humano 3 1 2
Gestión Financiera. 2 0 0
Gestión de Bienes y Sonidos. 21 o
Gestión Jurídica. 2 0 0
Gestión de Tecnologia. 3 0
Gestión Documental o 1 O
Senicio al Ciudadano 3 2 0
DE EVALUACIÓN E‘oluación y Mejora. 1 1 0
Gestión de Asuntos Disciplinarios. 2 1 0
. TOTAL 42 19 5
En total, se identificaron sesenta y seis (66) riesgos, distribuidos así:
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GL11115N
CORRUPOON
*SEGURIDAD Al
RIESGOS POR TIPOLOGÍA
/ 794
=7111,14%-i. ;El futuro Ies'Oe todos'.* ~01=
Minintenor
1.3.2.2. Análisis de riesgos según la tipología del riesgo: Gestión, Corrupción y Seguridad Digital
A partir de las tipologías de riesgos definidas por la Función Pública en su guía, es decir, Riesgos de Gestión, de Corrupción y de Seguridad Digital, se estableció el siguiente panorama:
1.3.2.3. Riesgo Residual
Tomando como referencia la metodología definida por la Función Pública para la evaluación de riesgos, cada proceso definió sus riesgos, estableció su probabilidad de ocurrencia e impacto, valoró la calidad de sus controles y determinó así el riesgo residual, es decir, el riesgo al que queda expuesto el proceso y por ende la Entidad.
El riesgo residual se clasifica en las siguientes zonas: Baja, Moderada, Alta y Extrema y el panorama para el Ministerio del Interior, se resume así:
ZONAS DE RIESGO
TIPO DE RIESGO'? PROCESOS BAJA MODERADA ALTA EXTREMA TOTAL
GESTIÓN 19 6 15 3 43
Planeadón y Direccionamiento Estratégico. 7 7
Comunicaciones 2 2
Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública. 1 1
Definición ejmplementación del Marco Legal y Normativo. 3 11 1 15
Gestión del Talento Humano 3 3
Gestión Financiera. 1 1 2
Gestión de Bienes y Servicios. 1 1 2
Gestión Jurídica. 1 1 2
Gestión de Tecnología. 3 3
Servicio al Ciudadano 1 2 3
Evaluación y Mejora. 1 1
Gestión de Asuntos Disciplinarios. 2 2
CORRUPCIÓN o 5 . 13
18
Comunicaciones 1 1
Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública. 1 1
Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo. 3 7 10
Gestión del Talento Humano 1 1
Gestión de Bienes y Servidos. 1 1
Gestión Documental 1 1
Servicio al Ciudadano 2 2
Evaluación y Mejora. 1 1
Gestión de Asuntos Disciplinarios. 1 1
SEGURIDAD DIGITAL 4 I 5
Planeación y Direcdonamiento Estratégico. 1 1
Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo. 1 1
Gestión del Talento Humano 2 2
Gestión de Tecnología. 1
TOTAL GENERAL 23 6 20 17 66
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es fduetutroodos
Mininterior
En el informe de seguimiento a la gestión de riesgos del tercer cuatrimestre de 2019, la Oficina de Control Interno formuló una serie de conclusiones y/o recomendaciones, donde se resaltan, entre otras, las siguientes:
Se reitera la necesidad de ajustar, aprobar y comunicar la Política de Administración de Riesgos para el Ministerio, definiendo niveles de aceptación al riesgo, periodicidad para el seguimiento de acuerdo al nivel del riesgo residual y niveles de responsabilidad sobre el seguimiento y evaluación de los riesgos, por parte de la primera y segunda línea de defensa. Lo anterior, acorde a lo establecido en la Guía para la Administración del Riesgo de la Función Pública.
Actualizar el "Instructivo de Clasificación y Valoración del Riesgo del Ministerio", y el "Procedimiento Gestión del Riesgo", eliminando la categoría mixta de Riesgos de Gestión y Corrupción e incluyendo la Tipología de "Riesgo de Seguridad Digital", y en el Tratamiento del Riesgo incluir la zona de Riesgo Extrema, acorde con lo establecido en la Guía de la Función Pública.
Estas Recomendaciones fueron señaladas en los informes anteriores correspondientes al primer y segundo cuatrimestre de la vigencia 2019.
Garantizar la consistencia metodológica de la identificación de los riesgos frente a los objetivos de cada proceso (Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública, Gestión Documental, Gestión del Talento Humano).
Efectuar monitoreo permanente a los controles de los riesgos por parte de cada uno de los líderes de los procesos y la Oficina Asesora de Planeación, como integrantes de la primera y segunda línea de defensa respectivamente, efectuando los cambios y ajustes que requiera el respectivo control a efectos de generar cambios en la zona de riesgo residual (recomendación realizada en los informes del primer y segundo cuatrimestre de 2019).
Fortalecer el seguimiento a la Gestión del Riesgo por parte de la Oficina Asesora de Planeación — OAP, asesorando en el ajuste y actualización de los Mapas de Riesgos con cada uno de los procesos (recomendación que se consignó en los informes anteriores correspondientes al primer y segundo cuatrimestre de 2019).
Es preciso asegurar la identificación y calificación de los riesgos de gestión aplicables al proceso de Gestión Documental y coherentes con el objetivo del proceso.
Se debe verificar y validar la aplicabilidad de los riesgos de corrupción para los diferentes procesos en función de al menos los siguientes aspectos: manejo de recursos, información y toma de decisiones. (Ejemplo: Planeación y Direccionamiento Estratégico, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de Tecnología).
Es importante verificar y validar la aplicabilidad de los riesgos de seguridad digital para los diferentes procesos en función de la importancia del componente tecnológico en el logro del objetivo del proceso (Ejemplo: Proceso Servicio al ciudadano, Gestión Documental).
Uno de los pilares de la metodología de administración de riesgos es el enfoque por procesos. Para el caso del proceso "Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo" actualmente no se cumple ya que la identificación se realizó por las dependencias pero no se integró bajo un enfoque sistémico.
10 El Ministerio posee una base de conocimiento y de memoria institucional, representada en resultados de indicadores, informes internos de gestión, informes internos y externos de auditoria, entre otros, los cuales deben ser incorporados como insumos para la gestión de riesgos (identificación, evaluación y tratamiento).
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11. Se reitera la importancia de formular planes de acción inmediatos ante los riesgos residuales calificados "zona extrema o ya materializados"; se señalan los siguientes casos:
Procesos cuyos riesgos residuales están en "Zona Extrema" y sus controles no mitigan el riesgo (Ejemplo: Gestión Documental y Comunicaciones). Procesos con riesgos ya materializados (Planeación y Direccionamiento Estratégico, Gestión de Bienes y Servicios, Servicio al ciudadano).
12. Para el proceso de "Gestión de Tecnología", se debe precisar y focalizar la identificación de sus riesgos ya que la identificación actual es genérica y hace compleja o incluso disperso su tratamiento y gestión (recomendación que fue consignada en el informe anterior del segundo cuatrimestre de 2019).
2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
2.1. Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1. Autoevaluación de Control de Gestión
Para el periodo transcurrido entre los meses de noviembre y diciembre de 2019, se instó, por parte de la Oficina de Control Interno, mediante piezas comunicativas, a que las dependencias promuevan la Gestión del Riesgo. Dichas piezas fueron socializadas con correos masivos, fondos de escritorio y video en las pantallas de las instalaciones del Ministerio del Interior.
A lo largo del año 2019, la Oficina de Control Interno dentro de las visitas de asesoría, acompañamiento, evaluación y seguimiento que realiza conforme al Plan Anual de Auditorias Independientes que aprueba dicho Comité, invitó a los Directores, Subdirectores, Jefes y Coordinadores a la aplicación de las políticas de autocontrol, en razón a la asesoría permanente con formulación de recomendaciones y/o tip's de autocontrol con alcance preventivo, acorde a las situaciones que se evidenciaron en el desarrollo de las mismas, las cuales quedan relacionadas en los informes y por tema específico.
También en el marco del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, realizado el 18 de septiembre, esta Oficina contempló en el orden del día varios temas donde se emitieron alertas y recomendaciones en términos de la planeación, ejecución presupuestal, contratación, gestión inoportuna de las PQRSD y el estado de implementación del MIPG.
2.2. Componente de Auditoria Interna
2.2.1 Auditoria Interna
La Oficina de Control Interno formuló para la vigencia 2019 el respectivo Plan Anual de Auditorías Independientes, el cual fue aprobado en el marco del Comité Institucional de Coordihación de Control Interno celebrado el 27 de febrero de 2019.
Dicho plan contempla la programación y ejecución de:
Visitas de asesoría, evaluación y seguimiento. Informes de Ley Seguimientos Internos
Al respecto, la Oficina de Control Interno dio cumplimiento del 100% al Plan Anual de Auditorias
;111 Independientes. A modo de síntesis, se señalan los siguientes aspectos relevantes:
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 128 — 31 Sede Camargo. Calle 128 No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] •Llnea gratuita 018000911170
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11111 Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] •Línea gratuita 018000911170
Fortalezas: Prácticas de gestión (metodologías de trabajo, herramientas o ayudas, entre otras) que se consideran buenas prácticas, las cuales pueden incluso ser replicadas en otras áreas o temas pares. Observaciones: Incumplimientos totales o parciales a marcos normativos o reglamentaciones de tipo interno o externo. Recomendaciones: Consideraciones que se señalan con el objeto de contribuir proactivamente al fortalecimiento de la gestión de las áreas. Pueden o no ser acogidas por las dependencias.
•
El futuro Mininterior es de todos
Visitas de asesoría, evaluación y seguimiento.
En el período noviembre 11 a diciembre 31 de 2019, se llevó a cabo el cierre del Plan Anual de Visitas 2019 con la formalización de los informes definitivos correspondientes a la Subdirección de Infraestructura — SIN y a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, dependencias cuyas visitas se realizaron del 23 de septiembre al 22 de noviembre. Los resultados para estas dos dependencias, fueron:
DEPENDENCIA LEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES
Subdirección de Infraestructura — SIN 4 12 25
Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN
4 10 33
TOTAL 22 58
Durante la vigencia 2019 se llevaron a cabo 10 visitas de asesoría, evaluación y seguimiento, mediante las cuales se abordó la totalidad de áreas misionales y de apoyo del Ministerio.
En cada visita se desarrolla la siguiente agenda temática: Plan de Acción y Ejecución Presupuestal: Contempla entre otros subtemas el Plan Estratégico, Plan de Acción integrado con los planes institucionales y estratégicos, Ejecución Presupuestal, Programas de Funcionamiento, Proyectos de Inversión - SPI, Metas de Gobierno - SISMEG. Contratación: Contratos de prestación de servicios, convenios, contratos de logística, adquisición de bienes y servicios y contratación en general, SECOP II, controles en los pagos de la contratación en general, liquidación de los contratos y convenios. Gestión Humana: Personal de planta, prestación de servicios, hojas de vida en SIGEP, encargos y acuerdos de gestión. Comisiones: Programación, ejecución, legalización, informes de comisión, pagos de viáticos - gastos de desplazamiento y gastos de viaje. PQRSD: Tipificación y direccionamiento de la correspondencia, seguimiento al cumplimiento de términos, respuestas completas y de fondo, manejo de los aplicativos, PQRSD sin responder. Trámites y Servicios — TICs: SUIT, página web, documentos SIGI, información pertinente y actualizada, racionalización de trámites, automatización de trámites, sistemas de información, privacidad de los datos personales, módulos del sistema, soporte técnico, mantenimiento, actualización. Ley de Transparencia: Cumplimiento, seguimiento y actualización. Asuntos Jurídicos: Proyectos de decreto, proyectos de resolución, eKOGUI, demandas, conciliaciones, tutelas, pago de sentencias. Almacén General: Inventario, traslados, avalúos, seguros, actas de baja de bienes, control de entrada y salida de elementos. Archivo y Gestión Documental: Formato Único de Inventario Documental - FUID, Tablas de Retención Documental - TRD, Procedimiento de organización del archivo de gestión, Programa de gestión documental.
Por cada tema, se establecen muestras en función del periodo de observación, materialidad del tema y volumetrias, entro otros criterios.
Derivado de cada visita se genera un informe con los resultados, los cuales señalan tres tipologías de aspectos de interés:
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El futuro Mininterior es de todos
i
De lo anterior, se determinaron que el total de aspectos señalados fueron 393 distribuidos de la siguiente manera: 49 Fortalezas; 98 Observaciones y 246 Recomendaciones.
Debe señalarse, que la totalidad de las dependencias presentaron los respectivos planes de mejoramiento, con las acciones orientadas a subsanar las causas de las observaciones señaladas en cada informe, habiéndose cumplido más del 41% de las acciones al cierre de la vigencia.
Informes de Ley y Seguimientos Internos
Acorde a la programación en términos de periodicidad, plazos y contenidos, según los marcos legales vigentes, durante la vigencia 2019 se dio el debido trámite a los siguientes informes de Ley:
NOMBRE DEL INFORME DE LEY Número de Informes en
el ano 2019
Informe de Actualización del Sistema eKOGUI. 2
Informe de Auditoria Presupuestal. 2
Informe de Austeridad en el Gasto - Publicidad. Directiva Presidencial 09 de 2018 1
Informe de Austeridad en el Gasto Público - Directiva Presidencial 09 de 2018 4
Informe de Avance Plan de Mejoramiento - SIRECI. 2
Informe de Derechos de Autor Software. 1
Informe de Evaluación de Control Interno Contable. 1
Informe de Evaluación Institucional por Dependencias. 1
Informe de Personal y Costos. 1
Informe de Rendición de Cuenta Anual Consolidado para la CGR - SIRECI. 1
Informe Ejecutiva Anual Evaluación del Sistema de Control Interno - FURAG. 1
Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno. 3
2 Informe sobre las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias - PORSD.
Seguimiento a la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nal. 2
Seguimiento al Plan Anticorrupción y Servicio al Ciudadano. 3
TOTAL 27
En la misma linea, se dio pleno cumplimiento a la programación definida para la elaboración y presentación de los siguientes informes de Seguimiento Interno:
NOMBRE DEL INFORME DE SEGUIMIENTO INTERNO Número de Informes en el
año 2019
Evaluación a la Gestión del Riesgo 3 Informe a la Cámara de Representantes. 1 Informe al Congreso, Logros de la OCI. 1 Informe Ley de Cuotas (SGH). 1 Seguimiento a Procesos Disciplinarios. 2 Seguimiento al Cumplimiento de Gobierno Digital. 2 Seguimiento al Informe de Austeridad en el Gasto del Sector Interior. 4 Seguimiento al Plan de Acción OCI. 4 Seguimiento al Sistema Integrado de Información 1 Seguimiento Arqueos de Caja Menor. 2 Seguimiento Indicadores de Proceso Institucional. 4 Seguimiento Indicadores por Proceso OCI. 4 Seguimiento Mapa de Riesgos por Proceso y de Corrupción OCI. 4 Seguimiento Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público - NICSP 3 Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional. 4
TOTAL 40 ,
ySede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Banco!. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000911170
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esdetodós
2.3. Componente Plan de Mejoramiento.
2.3.1. Planes de mejoramiento.
Control Interno, dentro de sus competencias y obligaciones realiza seguimiento a los planes de mejoramiento •suscritos con corte a 31 de diciembre de 2019, seguimiento que arrojó los siguientes resultados:
Tipo Auditoria Cumplidos Ejecución Vencidos
Contraloría General de la Republica 50 0 7 Auditorías Internas Calidad 3 o 0 Auditorías Externas de Calidad 3 o o Archivo General de la Nación 3 7 o
Visitas de Asesoría, Evaluación y Seguimiento de la OCI.
38 26 29
Total Hallazgos 97 33 36
Total Porcentual 58% 20% 22%
Como se puede evidenciar en el cuadro anterior, el 58% de las acciones orientadas a subsanar los hallazgos fueron cumplidas, en ejecución se encontró el 20% y vencidas el 22%. Es de anotar, que las vencidas con la Contraloría, están distribuidas de la siguiente manera:
HALLAZGOS CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA VENCIDOS
Vigencia Aud.
N° Hallazgo Hallazgo Acción de Mejora Responsable
Auditoría Municipio de Timbiquí Vig. 2019
2
Hallazgo N°. 2 Coordinación Interinstitucional- Sentencia 071 de 2015. (A) No se observa, la formulación de un plan de acción institucional e interinstitucional con el enfoque diferencial que permita implementar de manera coordinada las acciones de cumplimiento de lo ordenado Sentencia 071 de 2015.
Realizar un plan de acción institucional e interinstitucional, que consolide todas las acciones a desarrollar en torno a dar cumplimiento a la Sentencia 071 de 2015, realizar reuniones trimestrales como mecanismo de seguimientos a las acciones o compromisos acordados
Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
Auditoría Municipio de Timbiquí Vig. 2019
7
Hallazgo N. 7 Cumplimiento Sentencia 071 de 2015- Educación (AD) deben procurar acciones que permitan la cobertura al universo de la población y el seguimiento de la sentencia. Del Censo propio aportado en los expedientes de seguimiento del Juzgado, que fue elaborado por el CCRN, bajo la tutela del Ministerio del Interior,
Se revisarán los registros de tabulación del Auto Censo del CCRN, con el fin de contar con información más real, que garantice confiabilidad de los registros para la toma de decisiones administrativas para quienes lo requieran.
Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales Y Palenqueras
Auditoría Municipio de Timbiquí Vig. 2019
12
Hallazgo N°. 12 Plan cultura- Sentencia 071 de 2015 (A,D). El Ministerio de Cultura es llamado a formular y gestionar un plan de recuperación y fortalecer el tejido social y cultural de la población perteneciente al CCRN, sin embargo no se muestra la realización de dicho documento de conformidad con lo señalado en la Sentencia 071 de 2015
Se revisarán los registros de tabulación del Auto Censo del CCRN, con el fin de contar con información más real, que garantice confiabilidad de los registros para la toma de decisiones administrativas para quienes lo requieran.
Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales Y Palenqueras
Auditoría Municipio de Timbiquí Vig. 2019
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Hallazgo N. 19 Cobertura Institucional Población Infantil Sentencia 071 de 2015 (A,D). El Departamento del Cauca, el Municipio de Timbiqui , el Ministerio del Interior, el ICBF y el CCRN, en lo relacionado con los temas de comunidad infantil de la sentencia 071 de 2015, deben procurar acciones que permitan garantizar la situación alimentaria
Conjuntamente con el Ministerio de Educación y el ICBF, se revisarán los registros, que generan diferencias y que afectan los programas y metas para la comunidad del CCRN
Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000911170
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ninterior
HALLAZGOS CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA VENCIDOS
Vigencia Aud,
N° Hallazgo
Hallazgo Acción de Mejora Responsable
2011 -2012 33
Convenio con el ICETEX (D). Registra saldo de $4.3 millones para la vigencia 2011, el cual no ha sido depurado por falta de gestión oportuna para el cobro del derecho cierto. Las entidades deberán adelantar las acciones administrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables"
Realizar Acta de Verificación y Archivo para soporte del registro contable por cada uno de los Convenios, para lo cual se requiere el informe del supervisor.
Subdirección de Gestión Contractual
2015 Solicitud Ciudadana, Operador Logístico ' Orion 9
2
Asamblea de Quibdó: En cuanto a la asamblea realizada en la Ciudad de Quibdó, no se evidenciaron soportes por parte del operador de los recursos entregados a algunos delegados de la Comunidad en la Asamblea
Construcción y consolidación de procedimiento de manejo del operador donde se establezcan las reglas a seguir en la aprobación, ejecución y legalización de los eventos
Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
2015 Act. Esp. Sentencia T- 576/14
6
Soportes documentales para las cuentas de cobro: Se observan recibos de pago a personas que, conforme a formatos del operador logistico, se han realizado a miembros de consejos comunitarios u organizaciones, pero no se menciona el concepto del pago de dichas sumas de dinero, ni en qué calidad las reciben específicamente, e igualmente a que persona o personas va dirigido el pago.
Formulación de un procedimiento para el manejo de los operadores 1, i,,,
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Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
De las actividades vencidas, (6) están a cargo la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras y (1) a cargo de la Subdirección de Gestión Contractual.
Con respecto al proceso de seguimiento que realiza la Oficina de Control Interno, se realizaron las siguientes recomendaciones:
Mayor compromiso en cuanto al cumplimiento del reporte del seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional.
Las Dependencias deben realizar seguimiento permanente a la ejecución de las acciones de mejora propuestas y reportar los avances trimestrales junto con las evidencias.
3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
En cumplimiento del artículo 2 de la Ley 1757 de 2015 según el cual "los planes de gestión de las instituciones públicas harán explícita la forma como se facilitará y promoverá la participación de las personas en los asuntos de su competencia", el Ministerio del Interior tiene diversos canales de interacción con la ciudadanía, entre otros: la Rendición de Cuentas que presenta la Señora Ministra; la interacción mediante los links que tiene la página Web de la Entidad, con estos link los ciudadanos pueden dar a conocer sus dudas, sugerencias, radicar proyectos y da a conocer los espacios donde la entidad hará presencia con los diversos planes y programas institucionales.
En este sentido, la entidad cuenta con unos canales por dependencia, en los cuales pueden conocer la oferta institucional, que es la siguiente: y
•
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Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
Dirección de Consulta Previa
Subdirección de Infraestructura
Oficina Asesora Jurídica
Subdirección Administrativa y Financiera
Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal
Grupo de Victimas
Dirección de Gobierno y Gestión Territorial
Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías
Oficina de Información Pública
Dirección de Asuntos Legislativos
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TRAMITES Y SERVICIOS DIGITALIZADOS DEPENDENCIA
Certificado de auto reconocimiento
Certificado solicitudes de cupos y descuentos.
Solicitud, novedades y consulta de Inscripción de Organizaciones Base
Solicitud, novedades y consulta de Inscripción de Consejos Comunitarios Certificado de presencia de grupos Étnicos - Formulario Vital ANLA.
Solicitud Gestión de Consulta Previa - Formulario Vital ANLA.
Solicitud de Cofinanciación de Proyectos de FONSECON — SIPI
Certificado Personería Jurídica Especial / Extendida - ARNC
Consulta FONSECON recaudo por Móvil
Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral. — URIEL
Reporte Unificado del Sistema de Información, Coordinación y Seguimiento Territorial de la política pública de víctimas del conflicto armado interno (RUSICST)
Sistema de Información Nacional de Trata de Personas. — SINTP
Consulta de la información censal de las comunidades y resguardos indígenas - SIIC
Sistema PQRSD
LEGISLAP
Este eje se encuentra liderado por la Oficina de Información Pública-01131, la cual presentó las siguientes metas con sus respectivos resultados, de acuerdo al plan de acción:
RESULTADOS DEL PLAN DE ACCIÓN DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA DEL INTERIOR- 01P CUARTO TRIMESTRE 2019
Descripción de la Meta Resultados alcanzados Resultado Acumulado 2019
Implementar la Estrategia de Gobierno Digital
En gobierno digital se establecen 2 componentes: Tic para el estado y Tic para la sociedad. Dentro de estos 2 componentes, se encuentran 3 habilitadores transversales: Arquitectura TI, Seguridad y Privacidad, Servicio Ciudadanos Digitales. Para el cuarto trimestre, se implementó una actividad mensual, de las 12 programadas para el año.
Durante la vigencia del 2019 se realizó la actualización de la intranet y el portal web, cumpliendo con las 12 actividades programadas en el plan de acción de Gobierno Digital.
Automatizar y/o articular procesos y/o sistemas de
información
Abril: no se realizaron integraciones en el mes de abril Mayo: no se realizaron integraciones en el mes de mayo Junio: se realizó la integración del Servicio de Ventanilla Única con Cancillería. META TERMINADA
Para la vigencia del 2019 se articuló el sistema de información Servicio de Ventanilla Única con la Cancillería y se realizó la integración del Sistema de Información de Consulta Previa (SICOP), en Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias y Denuncias (PQRSD) para la radicación.
Adquirir bienes y servicios para el fortalecimiento de la plataforma tecnológica
Octubre: No se programaron ni se realizaron adquisiciones de hardware y software. Noviembre (2): Se adquirió los servicios de nube privada colocación y los servicios de enlaces dedicados de
Para el año 2019 se realizó la adquisición de 13 bienes y servicios para el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica. Se realizaron las
y Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Banco!. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 128 No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] *Línea gratuita 018000911170
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RESULTADOS DEL PLAN DE ACCIÓN DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA DEL INTERIOR- 01P CUARTO TRIMESTRE 2019
Descripción de la Meta Resultados alcanzados Resultado Acumulado 2019
internet. Diciembre (4): Se realizó contrato para el mantenimiento de aires acondicionados de los centros de cableado del Ministerio del Interior, se realizó instalación de puntos da datos y puntos eléctricos, se optimizaron las UPS ATSEI y se adquirió librería de backup y restauración de datos para el Ministerio del Interior,
suscripciones de aplicativos y cuentas de correo, se realizó la adquisición de consumibles de impresión y software, de impresora para carnets, nube privada y los servicios de enlaces dedicados de internet. Se realizó contrato para el mantenimiento de aires acondicionados, de los centros de cableado. Se realizó instalación de puntos da datos y puntos eléctricos, se optimizaron las UPS ATSEI y se adquirió librería de backup.
Fortalecer y mejorar los Canales de Atención al Ciudadano
Para el cuarto trimestre no se realizaron las actualizaciones para mejorar las funcionalidades del canal telefónico,
Para la vigencia de 2019 realizó una actividad de mejora relacionada con la atención de solicitudes telefónicas a través del Sistema de PRQSD (Peticiones Quejas Reclamos, Sugerencia y Denuncias) y fueron atendidas 118 solicitudes a través de este canal. Así mismo, mediante la implementación de 130 mejoras se optimizó el canal virtual.
Formular e Implementar el Documentos de Rendición de
Cuentas
Enero: no se presenta avance en la estrategia de rendición de cuentas, Febrero: se formuló y publicó la estrategia de rendición de cuentas para el periodo 2019. Marzo: no se presenta avance en la estrategia de rendición de cuentas. META TERMINADA
Durante la vigencia se formuló y publicó el documento con la estrategia de rendición de cuentas para el periodo de 2019.
Realizar estrategias de comunicación internas y
divulgación a través de los canales de la Entidad
Durante el cuarto trimestre se realizaron 3 estrategias de comunicación y divulgación de 3 solicitadas, así: Octubre: Se realizó 1 estrategias de comunicación y divulgación de 1 solicitada. Noviembre: Se realizó 1 estrategias de comunicación y divulgación de 1 solicitada. Diciembre: Se realizó 1 estrategias de comunicación y divulgación de 1 solicitada.
Durante el año 2019 se realizaron 34 estrategias de comunicación y divulgación internas a través de los diferentes canales de comunicación del Ministerio.
Sensibilizar sobre la cultura organizacional, a las diferentes áreas del Ministerio del Interior
Durante el trimestre se realizaron las siguientes actividades, sobre la cultura organizacional. Octubre: 20 campañas de divulgación en comunicaciones internas y externas. Noviembre: 20 campañas de divulgación en comunicaciones internas y externas. Diciembre: 20 campañas de divulgación en comunicaciones internas y externas.
Para la vigencia de 2019 se realizaron 163 actividades sobre la cultura organizacional a las diferentes del Ministerio del Interior,
Facilitar el acceso a la información, trámites y servicios
que ofrece el Ministerio: "Documentos de planeación"
Durante el trimestre se elaboraron (2) documentos de planeación: Noviembre (1): Se realizó y publicó la caracterización de los usuarios sistema PQRSD. Diciembre (1): Para este mes se realizó la Política Editorial del Ministerio del Interior, la cual se encuentra en evaluación para su aprobación en el 2020.
Durante la vigencia se elaboraron (2) documentos de planeación: Se realizó y publicó la caracterización de los usuarios sistema PQRSD. Se realizó la Política Editorial del Ministerio del Interior, la cual se encuentra en evaluación para su aprobación en el 2020.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] •Línea gratuita 018000911170
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4. SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE GESTION - MODELO MIPG
El Ministerio del Interior se encuentra comprometido en la consolidación de su Sistema de Control Interno y en atender las directrices que en materia del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG, han sido impartidas para las Entidades del Orden Nacional.
Es así como la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio, mediante comunicación radicada con el MEM2020-1842-0AP-1100 del 17 de enero de 2020, en respuesta a la solicitud MEM20-1295-0CI-1200 de la Oficina de Control Interno, reporto el siguiente estado de avance: Nivel de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG (instrucciones impartidas en el sector, análisis y consolidación del autodiagnóstico, generación del plan de acción de MIPG e implementación de alternativas de mejora)
institucionalidad.
Ejecución del primer Comité de Gestión y Desempeño Sectorial: El día 18 de noviembre de 2019, se llevó a cabo dicho comité en cumplimiento de la Resolución 0619 de 2019, el cual contó con la participación de los representantes de cada una de las entidades vinculadas y adscritas que conforman el Sector. En este Comité, se acordó actualizar la planeación estratégica de cada una de las entidades, atendiendo las observaciones y lineamientos establecidos, la cual debe ser sometida a discusión y aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de cada entidad, con la dinámica y acciones que se consideren pertinentes.
3> Divulgación del frente de "Institucionalidad" de MIPG: Se definió el esquema de I nstitucionalidad a través del Micrositio MIPG en la página web del Ministerio del Interior, con el fin de socializar su estructura, a la cual se puede acceder a través del siguiente link: https://www.mininterior.gov.co/mipg/definicion.
Lo anterior, en complemento a la gestión realzada en el año, donde se destacaron entre otras actividades:
Formalización del Modelo a través de la expedición de dos actos administrativos:
> Resolución 585 de 2019— por el cual se creó Comité Institucional de Gestión y Desempeño. > Resolución 619 de 2019— por el cual se creó el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño.
Socialización a los funcionarios del Ministerio acerca de la creación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño,
Ejecución del primer Comité Institucional de Gestión y Desempeño, cuya fecha de sesión fue el 31 de octubre de 2019.
Operación y medición.
Análisis y consolidación del autodiagnóstico.
Una vez consolidados los Autodiagnósticos de las políticas aplicables al modelo y realizados los respectivos cruces con la medición FURAG, se definió la herramienta de "Ruta de implementación Scorecard" por sus siglas (RSC), con el fin de estructurar las iniciativas y las correspondientes actividades que van a atender los puntos críticos identificados en el respectivo cruce.
Posteriormente se llevó a cabo entre los meses de septiembre, octubre y noviembre de 2019, el primer seguimiento a la implementación de las mencionadas rutas, generando en el mes de diciembre del mismo
iiilaño el primer informe. Como resultado de dichos seguimientos, se cuenta con un panorama de ge9ón y desempeño de cada una de las rutas, el cual se presenta a continuación:
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Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Banco!. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8 — 38-Conmutador. 2427400 — Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] • Linea gratuita 018000911170
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1Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7— 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano [email protected] *Línea gratuita 018000911170
> Diseño de las rutas scorecard o planes de acción para atender los aspectos pendientes en cada una de las políticas. Cada política cuenta con su respectivo plan de acción.
Gestión y desempeño de las rutas Scorecard
2020*
Seguimiento y evaluación del desempeño 13 Institucional
Servicio al ciudadano 2022
Racionalización de trámites 1E3 2020
Defensa jurídica 2020
Gestión Documental 2022
Gobierno digital— Estado - Ciudadano
2022
Gestión del conocimiento y la innovación
2022
Seguridad digital
2022
Gestión Estratégica del Talento Humano
2020
Control interno
2021 Transparencia, acceso a la Información 1.
lucha la pública y contra corrupción (Plan..;1
2022 Fortalecimiento organizacional y
de simplificación procesos
2020 Planeación institucional 70%
2020 Gestión presupuestal y eficiencia del gasto
público
2020 Integridad
12 2019 0% 20% 40% 60% 80% 100%
*Período en que termina la implementación de la ruta Scorecard.
Para lo anterior, de manera previa durante la vigencia 2019, se desarrollaron, ente otras, las siguientes actividades:
> Aplicación del autodiagnóstico a las políticas que hacen parte del MIPG. Con ello se identificaron los aspectos pendientes para lograr la plena implementación de cada política.
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H mberto Bozzi Ángel Jefe O icina de Control Interno
El futuro es de todos
> Aprobación de los planes de acción. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en sesión del 31 de octubre de 2019, aprobó los planes de acción presentados para la plena implementación de las políticas MIPG.
Generación del Plan de Acción MIPG
Se continuó con el afianzamiento de las rutas de implementación scorecard, para las cuales los líderes de algunas políticas realizaron ajustes en cuanto a sus actividades, fechas y/o responsables, generándose así la versión dos (2) de la respectiva ruta.
Implementación de alternativas de mejora.
Se realizó el primer informe de seguimiento para cada una las rutas de implementación scorecard con el fin de evidenciar el desempeño de la gestión.
Diseño de micrositio: además de visibilizar la estructura de MIPG para la Entidad y las diferentes dimensiones y políticas, se cuenta con un esquema para cada una de las dimensiones, estructurado de la siguiente manera: políticas, videos, temas de interés, componentes y lineamientos.
v Elaboró: Maryorie Gómez C.; Leo Revisó: José Francisco García M. Aprobado: el 30/01/2010
z M. Alvaro Tamayo V
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