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Informe de Autoevaluación

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  • AUTOEVALUACIN DEL CONTROL NFORME TCNICO DE DIAGNSTICO

    En el presente Informe se presenta un diagnstico adelantado por el rea de Calidad y

    mejoramiento y las observaciones del mismo, frente a la implementacin del Sistema Integral de

    Gestin de la Calidad de la Universidad del Valle, estructurado de acuerdo a los subsistemas,

    componentes y elementos del Modelo estndar de Control Interno, el cual encaja en el modelo de

    operacin por procesos que trabaja la Institucin.

    Diciembre de 2012

  • Documento elaborado por: Ingeniero(C) Andrs Ricardo Arango Lasso.

    Consltelo en http://gicuv.univalle.edu.co

    Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

    rea de Calidad y Mejoramiento

    Ciudad Universitaria Melndez

    Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso

    Tele Fax: 321 22 23

    Cali, Colombia

    Rectora Ivn Enrique Ramos Caldern, Rector

    Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

    Profesora, ngela Mara Franco

    Representante de la Direccin

    Equipo Coordinador de Implantacin

    Ingeniera Claudia Milena Muoz P.

    Ingeniero Marco Antonio Salcedo G.

    Ingeniero Juan Esteban Goyes

    Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Unin Temporal MS Consultores - EQTEC

    Ingeniera Vanessa Montero

    Ingeniero Fernando Maya

    Ingeniero Omar Losada Rivera

    Ingeniero (c) Andrs Arango

    El contenido de este

    documento puede reproducirse

    total o parcialmente citando la

    fuente.

  • CONTENIDO

    INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 3

    MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................................................... 4

    OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................ 5

    OBJETIVOS ESPECFICOS ................................................................................................................. 5

    MODELO PROPUESTO ........................................................................................................................ 6

    PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL DIAGNSTICO EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE ..... 8

    DEFINICION DE LA MUESTRA ........................................................................................................... 10

    APLICACIN DE LAS ENCUESTAS ...................................................................................................... 11

    ANLISIS Y RESULTADOS .................................................................................................................. 12

    DIAGNOSTICO GENERAL ............................................................................................................... 13

    RESUMEN DE RESULTADOS DE APLICACIN ................................................................................... 15

    OBSERVACIONES DE LA ENCUESTA DE AUTOEVALUACIN MECI..................................................... 0

    CONCLUSIONES ................................................................................................................................... 2

  • INTRODUCCIN

    El presente documento contiene el informe final de La Autoevaluacin del Control

    realizado en la Universidad del Valle, cuyos resultados son manejados a travs de

    conclusiones globales, involucrando a los estamentos pertenecientes a la Universidad y

    agrupndolos de la siguiente manera: Estamento Docente (docentes nombrados) y

    Estamento Administrativo (empleados pblicos, trabajadores oficiales y contratistas

    estatales).

    En este informe, se plantean los resultados obtenidos a partir de la aplicacin del instrumento elaborado por el rea de Calidad y Mejoramiento para la recoleccin de la informacin pertinente para la realizacin del diagnstico de calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos en la Universidad.

    Los resultados obtenidos, con la implementacin del instrumento mencionado

    anteriormente, se analizan de acuerdo a una evaluacin cuantitativa de cuatro

    dimensiones incidentes en el estado de implementacin del Sistema de Control Interno y

    de Calidad, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas,

    con la intencin de identificar cules son las fortalezas y las debilidades para dichos

    aspectos en la Universidad del Valle; identificando posibles soluciones planteadas por los

    colaboradores de la misma, de acuerdo a lo que ellos consideran es lo ms benfico, o las

    acciones que se deben llevar a cabo para alcanzar el calidad y efectividad de los controles

    internos a nivel de los procesos y de cada rea organizacional responsable en la

    Universidad.

    Los resultados obtenidos se muestran a travs de cuadros y graficas comparativas entre

    perfiles segn el tipo de vinculacin con la Universidad, partiendo de un anlisis general

    de los datos suministrados y llegando al anlisis particular por estamento y/o perfil.

  • MARCO CONCEPTUAL

    La Autoevaluacin del Control es un conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin,

    que le permiten a la Universidad auto diagnosticar su situacin de Control, al proveer la

    informacin necesaria para establecer si este funciona efectivamente o si existen

    desviaciones en su operacin, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina

    la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de

    mejoramiento requeridas.

    La Autoevaluacin del Control, debe evaluar la existencia de cada uno de los elementos

    de Control Interno as como su efectividad en los procesos, reas responsables y a nivel

    Institucional. Toma como base los parmetros de evaluacin incluidos en la definicin de

    cada uno de los Elementos del Sistema de Control Interno MECI -, as como la existencia

    de controles informales que se dan en forma espontnea en la ejecucin de las

    operaciones.

    La Autoevaluacin del Control permite establecer si realmente se promueve y facilita el

    cumplimiento de todos los principios establecidos por el Sistema de Control Interno;

    igualmente permite a todos los servidores pblicos, reas o dependencias de la entidad

    hacerse cargo de aquellos elementos que no presentan un adecuado funcionamiento, en

    procura del logro de los propsitos institucionales y de establecer las acciones correctivas

    correspondientes.

    Para la verificacin de la Autoevaluacin del Control se realiza un diagnstico del estado

    de implementacin del Sistema de Control Interno y de Calidad a travs de una encuesta,

    la cual permite evidenciar el grado de conocimiento de los funcionarios de la Universidad

    de cada uno de los elementos y requisitos de calidad; los resultados de la encuesta

    facilitan la elaboracin de planes de mejoramiento y planes de implementacin con el fin

    de orientar las acciones del sistema de calidad.

  • OBJETIVO GENERAL

    Determinar el nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los elementos del

    Sistema de Control Interno y de Calidad de la Universidad del Valle frente a los

    requerimientos del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema

    Integrado de Gestin de Calidad -GICUV-, a fin de establecer el grado de avance y para

    realizar los ajustes necesarios que permitan la mejora y sostenibilidad del Sistema de

    Control Interno.

    OBJETIVOS ESPECFICOS

    Identificar las dimensiones determinantes del nivel de implementacin e

    interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad,

    adaptndolos a las necesidades y situacin actual de la Universidad del Valle.

    Definir el universo o poblacin de colaboradores de la Universidad del Valle, de donde

    ser escogida la muestra estadstica a la cual se le aplicar el instrumento para el

    diagnostico del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los

    elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad.

    Aplicar el instrumento para el diagnostico del nivel de implementacin e

    interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de

    Calidad en la Universidad del Valle.

    Agrupar y evaluar la percepcin que tienen los colaboradores de la Universidad del

    Valle analizando los resultados, de forma general y por estamentos, en cada una de las

    dimensiones concernientes al Sistema de control Interno y de Calidad de la misma,

    estableciendo sus causas y posibles soluciones.

    Presentar informe final del diagnostico del nivel de implementacin e interiorizacin

    de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la

    Universidad del Valle.

  • MODELO PROPUESTO

    Con base en el marco conceptual, en el cual se considera importante que cada organizacin

    debe generar su propio esquema para diagnosticar el nivel de implementacin e

    interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad

    acorde a su contexto y definir su propio modelo, se determin que el modelo que aplica para

    el diagnostico de la Universidad del Valle tendra en cuenta elementos del MECI y de la Norma

    Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

    Los elementos comunes del MECI y la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica que se

    diagnosticaron por medio de la encuesta fueron:

    Entendimiento de la Poltica de Calidad

    Calificacin del Estilo de Direccin

    De los elementos especficos del MECI, se diagnosticaron los siguientes:

    a) Subsistema: Control Estratgico:

    El subsistema de control estratgico en la Universidad Del Valle est orientado al

    cumplimiento de su misin y visin institucional de acuerdo a los fines del Estado Colombiano,

    mediante el fomento de una cultura organizacional fundamentada en la vivencia de valores y

    principios institucionales y el control de sus procesos acadmicos y administrativos.

    Elemento Componente Subsistema

    Control Estratgico

  • b) Subsistema Control de Gestin:

    El subsistema de control de gestin est orientado al aseguramiento del control en la

    ejecucin u operacin de los procesos, de manera que se alcancen los resultados necesarios

    para el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales. La estructura de este subsistema

    se presenta a continuacin:

    Supuesto General: si los elementos anteriormente escritos son percibidos de manera

    favorable entre los colaboradores de la Universidad del Valle, es decir, si las actividades,

    funciones, interacciones personales y laborales, mecanismos, experiencias y todos los

    elementos que conforman el Sistema de Control Interno y de Calidad por parte de cada uno

    de los colaboradores de la Universidad del Valle, son los adecuados e idneos segn las

    perspectivas y expectativas de los mismos, el nivel de implementacin e interiorizacin de

    cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad

    del Valle ser el mejor.

    La herramienta de diagnostico consta de varias preguntas para cada dimensin, para cada

    una de las cuales se hace una evaluacin cualitativa de cinco niveles. Luego se hace una

    equivalencia cualitativa dentro de una escala de cero a cinco, en donde el cero representa

    la manera ms deficiente en que el factor puede manifestarse o ser percibido en la

    Universidad y el 5 su manifestacin ideal o deseable. En el anexo No 1, se encuentra el

    instrumento definitivo que se emple.

    Elemento Componente Subsistema

    Control de Gestin

  • PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL DIAGNSTICO EN LA UNIVERSIDAD DEL

    VALLE

    Para cumplir con el objetivo del diagnstico del nivel de implementacin e interiorizacin

    de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad de la

    Universidad del Valle se siguieron los siguientes pasos:

    1. Definicin, diseo y elaboracin de herramienta para el diagnstico del clima

    organizacional.

    Para el diseo se realizaron reuniones con el personal de del rea de Calidad y Mejoramiento encargado del Sistema de Gestin Integral de Calidad en la Universidad del Valle GICUV, con quienes se definieron las dimensiones a evaluar en la Universidad, la herramienta para realizar el diagnstico se elabor con la aplicacin Formularios de Google Docs1. Este proceso se desarroll en los meses de Octubre y Noviembre de 2012.

    Dentro de la elaboracin se desarroll una prueba piloto del instrumento, se aplic

    la herramienta al personal administrativo del rea de Calidad y Mejoramiento el

    da 14 de Noviembre de 2012, y con base en la prueba se realizaron las

    correcciones y adecuaciones de la herramienta el da 7 de Noviembre de 2012.

    2. Recoleccin de la Informacin

    Para recolectar la informacin necesaria que permita establecer el diagnostico del

    clima, sus causas y sus soluciones se determin la muestra con base en las tablas

    planteadas por el MECI en su Manual de implementacin Modelo Estndar de

    Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, que se puede revisar

    en la pgina web:

    http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=579

    Aplicacin de la herramienta, desde el 26 de Noviembre hasta el 13 de Diciembre

    de 2012 en la Pgina Web:

    http://gicuv.univalle.edu.co/06_divulgacion_socializacion/divulgacion_socializacio

    n.html.

    1 La funcin Formularios es un aplicativo de Google Docs, producto que ofrece Google Inc. a travs de Internet en su pgina http://www.google.com, con el cual se pueden disear formularios tipo encuesta, para que diferentes usuarios la puedan responder. La informacin de las respuestas es archivada por el sistema en una hoja de clculo a partir de la cual se generan los resultados de las encuestas.

  • 3. Presentacin preliminar de la estructura del informe los avances del diagnostico

    ante la Coordinacin del rea de Calidad y Mejoramiento.

    4. Consolidacin y anlisis de la informacin recolectada con la herramienta,

    proyectada para el mes de Diciembre de 2012.

    De la informacin se espera obtener:

    El diagnostico del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los

    elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad, se presentar de acuerdo a

    los resultados de cada componente. El perfil se obtendr promediando para cada

    dimensin los valores asignados de acuerdo a la escala de 0 a 5. Adicionalmente se

    hallar la desviacin estndar que nos indica el grado de identificacin o de

    dispersin en las respuestas. Por ejemplo si la desviacin estndar tiende a 0

    significa que hay concentracin o unificacin del valor percibido por las personas

    con respecto al promedio. Y la moda que nos indica el valor que ms se repite en la

    valoracin.

    Las causas determinantes de que el nivel de implementacin e interiorizacin de

    cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad no llegue al

    ptimo se analizaran de manera general y se presentar la frecuencia de aparicin,

    que permitir analizar qu es lo que genera una percepcin no ideal del factor.

    Las soluciones igualmente se analizaran de manera general y se presentara la

    frecuencia de aparicin si es el caso.

    5. Presentacin de informe final y entrega de resultados, Diciembre de 2012.

  • DEFINICION DE LA MUESTRA

    Para la definicin de la muestra las personas responsables desde la oficina de planeacin

    con colaboracin de los estadsticos y con base a las tablas presentadas para el MECI

    Manual de implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado

    Colombiano MECI 1000:2005, definen la muestra de la siguiente forma:

    Primero se tiene en cuenta el nmero total de colaboradores de la Universidad del Valle

    entre los dos Estamentos Docentes (de tiempo completo y hora ctedra y ocasionales) y

    Administrativos (Empleados pblicos, trabajadores oficiales y Contratistas Estatales).

    La Universidad del Valle tiene aproximadamente 2474 funcionarios2 vinculados como se muestra en la Tabla 1, de los cuales existen al momento 1001 pblicos, 1193 docentes y 277 oficiales.

    De acuerdo a la tabla de Determinacin del Tamao de la Muestra del MECI, se define que para una poblacin de 1201 a 3200 empleados, se requiere una muestra representativa de 125 personas. Se decidi que este sera el valor de la muestra para el anlisis con el fin de continuar con la metodologa propuesta en el Manual de Implementacin del MECI

    2 El Universo o poblacin corresponde a la cantidad de funcionarios vinculados a la Universidad del Valle

    segn el Anuario Estadstico 2011.

    Funcionarios Cantidad

    Nombrados 816

    Ocasionales y hora Ctedra 377

    Empleado Pblico No docente 1004

    Empleado Oficial No docente 277

    Total 2474

    Tabla 1: Universo o Poblacin

  • Nmero de colaboradores de la poblacin Tamao de la Muestra

    De Hasta

    2 8 2

    9 15 3

    16 25 5

    26 50 8

    51 90 13

    91 150 20

    151 280 32

    281 500 50

    501 1200 80

    1201 3200 125

    3201 10000 200 Tabla 2: Tabla para la Determinacin del Tamao de Muestra segn el MECI

    3

    APLICACIN DE LAS ENCUESTAS

    Teniendo como precedente la falta de participacin en los aos anteriores, en los cuales

    no se logr obtener la muestra representativa dada la inadecuada divulgacin y el poco

    inters de las personas para el diligenciamiento de encuestas, se envi la encuesta con

    ayuda de un servidor de la Oficina Informtica de Telecomunicaciones (OITEL), se envi un

    correo con link a la encuesta a 2360 funcionarios de la Universidad del Valle con un

    vinculo que direccionaba a la pgina en la cual estaban disponibles las encuestas para

    diligenciar, al final se obtuvieron 310 respuestas superando por mucho el tamao mnimo

    de la muestra.

    Tabulacin de Encuestas e interpretacin de los Resultados:

    Para la interpretacin y anlisis de los resultados arrojados por la encuesta se llev a cabo

    un procedimiento de consolidacin el cual permiti organizar la informacin y obtener los

    resultados respectivos.

    El aplicativo Google Docs arroja los resultados en tiempo real, es decir, a medida que las

    personas van diligenciando la encuesta se puede observar el resultado de las mismas. El

    anlisis respectivo se realiza al descargar los archivos en formato Excel, dependiendo de la

    informacin que se requiera extraer.

    3 DAFP - Manual de Implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 Segunda Versin Diciembre 2008

  • ANLISIS Y RESULTADOS

    En primera instancia, se definir la calificacin numrica y su correspondiente calificacin

    cualitativa, las cuales sern la base con la cual se realizar el anlisis y se evaluar cada

    uno de los elementos.

    Con el propsito de tabular las respuestas y organizar la informacin que se obtiene de los

    participantes se sigui el procedimiento definido en el Anexo 2 del Manual de

    Implementacin del MECI expedido por la DAFP.

    La valoracin que se asign para calificar el conocimiento de los funcionarios sobre cada

    uno de los elementos del MECI se elabor realizando una modificacin de las palabras a la

    escala de valoracin propuesta por el MECI, esta valoracin se muestra en la tabla 01.

    Descripcin Valor

    No sabe 0

    No 1

    Muy poco 2

    Algunas veces 3

    Casi siempre 4

    Si 5

    Tabla 3: Valoracin y Calificacin

    Rango Criterio

    Puntaje total entre 0.0 y 2.0 Inadecuado

    Puntaje total entre 2.1 y 3.0 Deficiente

    Puntaje total entre 3.1 y 4.0 Satisfactorio

    Puntaje total entre 4.1 y 5.0 Adecuado

    Tabla 4: Valoracin de acuerdo a la calificacin obtenida.

    En donde la calificacin Adecuado y Satisfactorio corresponde al grado de fortaleza de la

    dimensin evaluada y las calificaciones Inadecuado y Deficiente corresponden al grado de

    debilidad del mismo.

  • DIAGNOSTICO GENERAL

    Con el propsito de obtener informacin general respecto a cada uno de los componentes

    evaluados, se procedi a hallar el promedio para cada una de ellas; posteriormente se

    calculo el promedio de los promedios obtenidos, para de esta manera hallar el valor

    general de clasificacin del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los

    elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad del Valle y as

    ubicarlo en el continuo.

    Seguidamente, se presenta la tabla Perfil General por Dimensin Autoevaluacin del

    Control Universidad del Valle, la cual rene los resultados obtenidos para cada dimensin.

    Perfil General por Dimensin Autoevaluacin del Control Universidad del Valle

    Subsistema Componente Valoracin

    cuantitativa promedio Valoracin Cualitativa

    NTCGP 1000

    Entendimiento de la poltica de Calidad

    3,5 Satisfactorio

    Estilo de Direccin 3,5 Satisfactorio

    Control Estratgico

    Ambiente de Control 3,1 Satisfactorio

    Direccionamiento Estratgico 4,0 Satisfactorio

    Administracin del Riesgo 2,4 Deficiente

    Control de Gestin

    Actividades de Control 3,3 Satisfactorio

    Informacin 3,0 Deficiente

    Comunicacin 3,3 Satisfactorio

    PROMEDIO GENERAL 3,3 Satisfactorio

    Tabla 5: Perfil General por Dimensin Autoevaluacin del Control Universidad del Valle

    En la tabla inmediatamente anterior, se puede apreciar que el promedio general de los

    promedios de cada dimensin es de 3,26 valoracin que corresponde a una calificacin

    cualitativa de Satisfactoria, esto quiere decir que el nivel de implementacin e

    interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad

    en la Universidad del Valle, a nivel general, est ms cerca de tener un nivel Adecuado

  • pero que an faltan algunos aspectos a mejorar para alcanzar el objetivo el cual es la

    existencia de cada uno de los elementos de Control Interno as como su efectividad en los

    procesos.

    En la Tabla 5, expuesta en la pgina anterior, se puede apreciar que en los promedios

    individuales por componente, ninguno alcanza el nivel de 5, que corresponde a una

    excelente percepcin de acuerdo a la misma, esto quiere decir, que dentro de los

    componentes evaluados son pocos los colaboradores que se sienten plenamente

    satisfechos con algn componente en especfico, de igual manera no se encuentra ningn

    promedio que se ubique en el rango entre 0,0 y 2,0 el cual corresponde a una calificacin

    cualitativa de Inadecuado, lo cual demuestra que existen condiciones favorables con

    respecto al nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los elementos del

    Sistema de Control Interno y de Calidad de la Universidad.

    El componente mejor valorado es Direccionamiento Estratgico, el cual hace parte del Subsistema Control Estratgico, con un promedio de 3,95 en la escala cuantitativa, el cual corresponde en la calificacin cualitativa a Satisfactorio, lo cual se puede entender como: que los colaboradores estn de acuerdo con ruta organizacional que sigue la Universidad para lograr sus objetivos misionales; es decir que el componente Direccionamiento Estratgico, representa la mayor fortaleza con la que cuenta la Universidad del Valle respecto al Sistema de Control Interno y que los colaboradores se sienten satisfechos en un nivel muy alto con respecto a los Planes y Programas, Modelo de Operacin y Estructura Organizacional de la Universidad del Valle. Por otro lado, el componente con menor calificacin es el de Administracin del Riesgo, el cual hace parte del Subsistema Control Estratgico, con un promedio de 2,38 en la calificacin cuantitativa, el cual corresponde a Deficiente en la calificacin cualitativa; esto quiere decir que, en trminos generales, los colaboradores se sienten insatisfechos en un nivel importante, respecto a los elementos que permiten a la Universidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su funcin.

    En la Tabla 5, se puede apreciar que 6 de 8 dimensiones se encuentran calificadas

    Satisfactorio, lo cual se puede identificar como: que el 75% de los componentes del

    Sistema de Control Interno representan fortalezas para la Universidad del Valle; mientras

    que el 25% dan signos de debilidad.

    Los componentes evaluados que fueron clasificadas en el rango de Satisfactorio equivalen

    al 75%; ellas son Entendimiento de la poltica de Calidad (3,5), Libre Asociacin (8,9), Normas

    (8,6), tica (8,4), Grupos Informales (8,3), Informacin (8,3) y Misin (8,0), lo que nos

    indica que aunque las personas tienen una percepcin de buena se pueden mejorar.

  • RESUMEN DE RESULTADOS DE APLICACIN

    El promedio general de los componentes del sistema de control interno de la Universidad

    del Valle tiene un valor de 3.3 que nos indica que es Satisfactorio dentro de nuestra

    escala de clasificacin, lo que nos plantea un desarrollo de mejoras que permitan llegar a

    un ptimo en el clima organizacional de la Universidad del Valle.

    De los 8 componentes evaluados 6 fueron clasificadas en el rango de Satisfactorio lo que

    equivale al 75%; ellas son Entendimiento de la poltica de Calidad (3,48), Estilo de

    Direccin (3,55), Ambiente de Control (3,14), Direccionamiento Estratgico (3,95),

    Actividades de Control (3,33), Comunicacin (3,32), lo que nos indica que aunque las

    personas tienen una percepcin de buena se pueden mejorar.

    DISTRIBUCIN DE LA MUESTRA De la muestra compuesta por 310 funcionarios que respondieron la encuesta, se identificaron las siguientes caractersticas:

    De las 310 personas que participaron de la encuesta, la proporcin de Mujeres y Hombres fue muy equilibrada. Los hombres registraron un 56% de participacin, mientras que las mujeres tuvieron un 46%.

    46%

    54%

    Gnero

    Masculino

    Femenino

    Figura 1: Anlisis porcentual del Gnero de los encuestados

  • Figura 2: Anlisis porcentual Rango de edad de los encuestados

    Como se puede observar en la Figura 2, ms del 80% de los participantes estn entre los 26 a 55 aos de edad.

    Con respecto a la al tipo de vinculacin de los participantes, es evidente cmo los funcionarios con vinculacin directa con la universidad participan en mayor proporcin que los contratistas, ya que cerca del 65% de los funcionarios no son contratistas.

    3,50%

    15,29%

    34,08% 33,12%

    12,74%

    1,27%

    0,00%

    5,00%

    10,00%

    15,00%

    20,00%

    25,00%

    30,00%

    35,00%

    40,00%

    15-25 26-35 36-45 46-55 56-65 66 o ms

    Rango de edad de los encuestados

    13,18%

    6,11%

    8,36%

    2,25%

    1,61%

    30,55%

    6,75%

    1,93%

    1,29%

    0,64%

    2,25%

    8,36%

    16,72%

    Docente Nombrado bajo decreto 1444 de la Presidencia de

    Docente Nombrado bajo resolucin 115 del Consejo Superior

    Docente Contratista Hora Ctedra

    Docente Contratista Tiempo Completo

    Docente Contratista Medio Tiempo

    Empleado Pblico de Carrera Administrativa

    Empleado Pblico de Libre Nombramiento y Remocin

    Empleado Pblico Provisional

    Trabajador Oficial con Beneficios Convencionales (antes de

    Trabajador Oficial sin Beneficios Convencionales (despus

    Contratista Prestacin de Servicios

    Personal Contratado por Fundacin

    Docente decreto 1279

    Tipo de vinculacin

    Figura 3: Anlisis porcentual del Tipo de vinculacin de los encuestados con la Universidad del Valle

  • rea Cantidad personas Porcentaje participacin

    Vicerrectora Acadmica 19 6,07%

    Vicerrectora de Bienestar Universitario 7 2,24%

    Vicerrectora Administrativa 9 2,88%

    Direccin de Regionalizacin 2 0,64%

    Comit de Estmulos Acadmicos 1 0,32%

    Facultad de Artes Integradas 11 3,51%

    Facultad de Ciencias Naturales y Exactas 29 9,27%

    Facultad de Ciencias de la Administracin 23 7,35%

    Facultad de Salud 50 15,97%

    Facultad de Ciencias Sociales y Econmicas 7 2,24%

    Facultad de Humanidades 32 10,22%

    Facultad de Ingenieras 64 20,45%

    Instituto de Educacin y Pedagoga 3 0,96%

    Instituto de Psicologa 5 1,60%

    Oficina de Informtica y Telecomunicaciones 5 1,60%

    Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional 10 3,19%

    Restaurante Universitario 2 0,64%

    Salud Ocupacional 1 0,32%

    Secretara General 1 0,32%

    Servicio de Salud 1 0,32%

    Sede Regional Buga 1 0,32%

    Sede Regional Cartago 1 0,32%

    Sede Regional Norte del Cauca 1 0,32%

    Sede Regional Pacfico 3 0,96%

    Sede Regional Tulu 4 1,28%

    Sede Regional Yumbo 9 2,88%

    Sede Regional Zarzal 9 2,88%

    Divisin de Recursos Humanos 2 0,64%

    Divisin de Administracin de Bienes y Servicios 1 0,32%

    Tabla 6: Anlisis porcentual rea a la que pertenecen los encuestados

  • Figura 4: Evaluacin cuantitativa de la Autoevaluacin del MECI

    Como resultado de tabular la encuesta de Autoevaluacin de Control se obtuvo un puntaje total de 3.3, el cual se ubica dentro del rango (3.1-4.0) para el cual est definido el nivel Satisfactorio (Ver Figura 4).

    2,90

    3,00

    3,10

    3,20

    3,30

    3,40

    3,50

    3,60

    Sistema Gestinde Calidad

    SubsistemaControl

    Estratgico

    Subsistema:Control de

    Gestin

    Total MECI

    3,51

    3,16 3,20

    3,3

    Calificacin por subsistema

    Figura 5: Evaluacin cuantitativa de los Componentes del MECI

    0,0

    1,0

    2,0

    3,0

    4,0

    Puntaje por componente

    3,5 3,5 3,1

    4,0

    2,4

    3,3 3,0

    3,3

    Calificacin por Componentes del MECI

    Entendimiento de la poltica de Calidad Estilo de Direccin

    Subsistema Control EstratgicoComponente: Ambiente de Control

    Subsistema: Control EstratgocoComponente: Direccionamiento Estratgico

    Subsistema: Control EstratgicoComponente: Administracin del Riesgo

    Subsistema: Control de GestinComponente: Actividades de Control

    Subsistema: Control de GestinComponente: Informacin

    Subsistema: Control de GestinComponente: Comunicacin

  • El subsistema Control Estratgico obtuvo un puntaje total de 3.16 y el subsistema Control de Gestin obtuvo un puntaje de 3.2, ubicndose tambin en el criterio Satisfactorio (Ver Figura 5). Esto indica un retroceso respecto a la Autoevaluacin realizada en el ao 2011 donde ambos subsistemas en la Universidad tuvieron una calificacin de satisfactorio pero con un puntaje mayor. Las acciones definidas deben orientarse hacia el diseo e implementacin de los elementos evaluados en la encuesta. El componente ms crtico fue Administracin del Riesgo, del Subsistema de Control Estratgico, obtuvo un puntaje total de 2.4 para el cual est definido el criterio Deficiente. Lo anterior se puede interpretar como que los funcionarios no estn de acuerdo con la manera en que la Universidad evala aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su funcin. El otro componente que se ubica en la escala de Deficiente es el de Informacin lo cual implica que se debe mejorar el conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la Universidad del Valle. Los dems componentes evaluados se encuentran ubicados dentro del rango (3.1-4.0) para el cual est definido el criterio Satisfactorio.

  • OBSERVACIONES DE LA ENCUESTA DE AUTOEVALUACIN MECI Los laboratorios del rea de salud necesitan urgente un acompaamiento CONTINUO

    del rea de calidad para adecuar los procesos al sistema de calidad de la universidad, no tenemos implantado el SGC internamente, a pesar de haber comenzado a recibir charlas de capacitacin en satisfaccin, PQRs, manejo de plataforma, no tenemos las bases suficientes para hacerlo nosotros mismos. Muchos tenemos documentados procedimientos pero no tenemos diseado indicadores de gestin, y dems documentos que nos permitan medir nuestro desempeo para mejorar, la Dra. Mercedes Salcedo ha comenzado a gestionar respecto a este tema en los laboratorios, pero el seguimiento no es constante, falta personal de esa rea para realizar las actividades permanentemente y en cada laboratorio, de igual forma una vez se pueda trabajar y adecuar lo de calidad, necesitamos proyeccin hacia el mercado, MERCADEO, ofrecer servicios, no estamos capacitados para eso y no lo sabemos hacer. Los laboratorios son una mina de oro, pero que no se ha explotado aun, por favor aydenos que queremos una proyeccin futura competitiva en el mercado, para beneficio de la universidad.

    Los empleados pblicos provisionales no tenemos derecho a capacitaciones, esto va

    en detrimento de nuestra formacin, slo recibimos una capacitacin interna en el ao que organiza la misma dependencia a la que pertenecemos, pero se nos margina de la asistencia a congresos, a cursos en la OITEL y a todo lo que represente costos para la universidad. Considero que esto es una injusticia y un sinsentido, pues la universidad es una institucin fundamental para la regin, y as maana no trabajemos en ella, adquirimos conocimientos que le van a servir a otras personas y al progreso del Departamento. Ms injusto todava si estamos varios aos como provisionales en la Universidad, porque se sacrifica por disposiciones injustas el avance en la calidad y desempeo.

    Los manuales de las sedes no se ajustan a las actividades que se desarrollan en las sedes, hay formatos que no estn colgados en la web y no se consiguen fcilmente.

    Seria pertinente que la universidad contara con un software que permita la ejecucin del trabajo en las oficinas con efectividad, por ejemplo el uso de Microsoft sin restricciones

    Aqu existen los recursos, existe el personal capacitado, existen las herramientas, el gran problema nuestro es una comunicacin no adecuada lo que causa poca colaboracin. En algunas dependencias se crean soluciones muy eficientes a los problemas, pero casi nunca se comparten esas experiencias, cada dependencia trabaja en solitario y la universidad contribuye con ello creando resoluciones "peloteadoras", s, aqu se pelotea mucho, y los reglamentos, resoluciones y dems, contribuyen a ese peloteo. Ejemplo: la poltica de uso de software, le tira la pelota al usuario y las dependencias de un problema que es estructural de la universidad.

  • Como sugerencia, es importante que la comunicacin en todo sentido sea mas efectiva, regularmente se realizan actividades de cualquier ndole y sta no llega a su debido tiempo. Debe de buscarse una estrategia ms efectiva para promocionar cualquier evento o actividad de inters de la comunidad. Mi sugerencia: Tableros electrnicos en puntos donde haya buena afluencia de pblico o en espacios cerrados donde se presten servicios a toda la comunidad como por Ej. Restaurante Universitario, Servicio de Salud, Desarrollo Humano, Servicio Odontolgico, CDU, entrada a la Biblioteca y a los Auditorios, entre otros.

    Mayor y mejor comunicacin entre la alta direccin y las unidades acadmicas para escuchar las necesidades y problemas de las mismas. Mejor conocimiento por parte de la direccin universitaria de los miembros de cada unidad y los que stos por la institucin.

    Me parece que la manera como estn dando a conocer todos estos procesos de calidad y dems son pertinentes, es una manera muy estratgica de abordar y tener sentido de pertenencia respecto de la Universidad. A pesar de ser una labor compleja siento que los resultados son los esperados. Es un buen equipo de trabajo.

    Hay mejorar el esquema de comunicaciones de la Universidad, no funciona adecuadamente, no hay una poltica que gestione la informacin adecuadamente desde las Unidades acadmicas.

    Me parece que la Universidad adems de tener falencias en los medios y procesos de comunicacin interna, falla de manera drstica en la comunicacin externa. Es triste que una institucin con tan buenos resultados acadmicos no los de a conocer por la falta de un Sistema de Comunicaciones efectivo y por la falta de inversin en comunicaciones.

    Una cosa es que existan normas y reglamentaciones, otra es que se apliquen y se cumplan, sobre lo cual no habla nada esta encuesta.

    Las evaluaciones de desempeo en muchas ocasiones son elaboradas y diligenciadas por el mismo funcionario y no reflejan la realidad, haciendo creer que fue el jefe directo que lo hizo.

  • CONCLUSIONES

    El diagnstico del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad del Universidad del Valle no

    representa la totalidad de la muestra, por lo tanto no se pude generalizar, sin

    embargo, si nos muestra la tendencia de percepcin que se tienen entre los diferentes

    estamentos de las dimensiones que evalan el Autocontrol de la institucin.

    Una de las principales falencias que es la comunicacin afecta tanto los aspectos

    estructurales, como las relaciones personales y el ambiente fsico de la Universidad, ya

    que existen cosas que las personas evalan de manera baja porque desconocen que

    existen dentro de la institucin, esto se ve afectado por no tener claro quin es el

    responsable de la transmisin de la misma y definidos los canales adecuados para su

    transmisin. Esto afecta el desarrollo adecuado del trabajo, afecta la actitud de las

    personas y su emisin de juicios de valor sin fundamentos, su desmotivacin y

    desinters por el mejoramiento de su rea y de la institucin. Adicionalmente la

    comunicacin y la transmisin de informacin son muy importantes para el desarrollo

    de procesos de cambio en busca del mejoramiento.

    Adicionalmente, con base en los resultados se puede identificar que la Universidad del

    Valle debe trabajar ms en los procesos de Gestin Humana debido a que las

    dimensiones que miden estos factores estn en rangos de regular y aceptable. Aqu es

    importante tener en cuenta que gestin humana y bienestar estn separados y que la

    oficina de recursos humanos es una oficina operativa y funcional, para cumplir el

    objetivo de mejorar las condiciones de esta rea que se reflejan en el resto de la

    universidad debe ser vista como una oficina estratgica y no solo que maneja la

    nomina, debe tener como objetivo trabajar por el bienestar y desarrollo de las

    personas y de la organizacin, para ello requiere en convertirse en la asesora de todas

    las dependencias de lnea. Adems los procesos hoy se deben desarrollar por

    competencias. Se debe tener en cuenta que las personas consideran como

    compensacin el salario que perciben, ms no todos los incentivos y beneficios que

    acompaan la compensacin, tal vez por desconocimiento de la misma, o porque se

    ha generado al cultura de que ya es un derecho adquirido y no un beneficio.