INSTITUTO TECNICO DE COMERCIO BARRANQUILLA

EDUCACION A DISTANCIA BAJO EL MODELO ESCUELA HOGAR

GUIA DIDACTICA DE APRENDIZAJE No 2

1. IDENTIFICACION

GRADO: ONCE GRADO-9º.1-2-3-4

AREA – ASIGNATURA: ASISITENCIA ADMINSTRATIVA.

DOCENTES RESPONSABLES: AMARILIS SERJE MELÉNDEZ

FECHA DE ENTREGA POR EL DOCENTE: 20 ABRIL 2021

FECHA DE DESARROLLO: 20 ABRIL AL 11 DE JUNIO DE 2021

COMPETENCIAS Y APRENDIZAJES ESPERADOS (¿Qué voy a Aprender?)

COMPETENCIAS

Intelectual Personal Interpersonal Organizacional Tecnológicas Empresariales

APRENDIZAJES ESPERADOS (¿Qué voy a aprender?)

Evalúa el proceso de organización de los archivos, teniendo en cuenta la clasificación

y ordenación de los documentos. Elabora textos escritos y casos problema que evidencian su comprensión del proceso

de organización de los archivos Analiza el proceso de organización de los archivos, teniendo en cuenta la clasificación

y ordenación de los documentos. Elabora tabla de retención documental teniendo en cuenta las series y subseries

documentales Participa activamente en los foros virtuales propuestos por el docente.

2- PRESENTACION DE TEMATICAS Y ACTIVIDADES A TRABAJAR (¿Qué

actividades haré?)

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS: SEGÚN SU USO y

ORGANIZACIÓN

Apreciada estudiante: a continuación te presento el desarrollo de la temática: Los archivos se pueden clasificar de la siguiente forma:

Según el ciclo vital de los documentos

Archivo de gestión o activo.

Archivo central o intermedio

Archivo histórico, permanente o inactivo.

Según la organización y funcionamiento

Archivo Descentralizad.

Archivo Centralizado.

Archivo Descentralizado con control central.

Según el material que utilicen

Archivo Administrativo.

Archivo Técnico.

Según el carácter de la institución

Archivo Privado.

Archivo Público.

1. SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1.1 ARCHIVO DE GESTIÓN O ACTIVO:

Es aquel que conserva y salvaguarda la documentación que se encuentra en trámite, vigente, es decir aquellos documentos cuyo asunto no ha sido resuelto aún, los cuales, por su relevancia y relación con las actividades propias de las empresas, se mantienen en constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa en la que los documentos se mantienen en un periodo entre 1 a 5 años.

Estos documentos por lo anterior son sometidos a una utilización y consulta constante, por parte de la oficina que tiene a su cargo darle trámite definitivo, inclusive por otras dependencias también. Por ejemplo, la hoja de vida de un candidato a trabajar en una empresa, que se encuentra en la etapa de preselección y es manejada por el área de Talento Humano que tiene la función de evaluarlo para definir si finalmente es contratado o no. Esta hoja de vida igualmente puede pasar al departamento jurídico para que le elaboren el contrato, al jefe con quien va a trabajar para que este lo conozca, etc. A esta clase de archivos también se le denomina “Archivo vivo”.

1.2 ARCHIVO CENTRAL O

INTERMEDIO:

Es aquel que reúne los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite o resuelto su asunto particular pero que aún continúa siendo objeto de consulta, aunque ocasional o esporádica, por parte de funcionarios y particulares en general. Por lo tanto, todo documento en el archivo de gestión o activo debería pasar al archivo central o intermedio, después de haber finalizado su trámite o resuelto su asunto, sin embargo, el tiempo que debe durar en cada archivo lo determina un instrumento llamado Tablas de Retención Documental (T.R.D), la cual veremos en la próxima guía de aprendizaje.

1.3 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE:

Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o de gestión que, por decisión del correspondiente comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, debido al valor que adquieren para la investigación, la administración, la gerencia, la historia, etc.

2.SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

2.1 ARCHIVO DESCENTRALIZADO:

Es aquel en el cual cada departamento, área o sección de la empresa, maneja su propia documentación, con criterio de autonomía e independencia con respecto a las demás dependencias de la misma empresa.

VENTAJAS. a. Puede llevarse un sistema propio de acuerdo a las necesidades de cada dependencia. b. Facilita el acceso y localización de a documentación c. Permite la concentración de la información por temas o áreas especiales.

DESVENTAJAS. a. Puede haber duplicidad de recursos humanos y físicos, debido a que cada dependencia va a requerir de su propio equipo, elementos y materiales. b. Aumento en la cantidad de copias. c. No se ejerce mucho control en el proceso del archivo. d. Intensificación de las tareas. Además de las labores de archivo se deben realizar otras funciones. Por ejemplo: Digitar, fotocopiar, etc.

ESQUEMA DE UN ARCHIVO DESCENTRALIZADO

2.2 ARCHIVO CENTRALIZADO:

Es aquel en el cual una sola dependencia maneja y controla toda la documentación de la empresa. Cuando el archivo es centralizado los documentos están a disposición de las diferentes dependencias o secciones de la empresa; pero se establecen normas, procedimientos y pasos que se deben realizar para la recepción, trámite y despacho de la correspondencia, así también como los préstamos y retenciones de los documentos. El archivo centralizado limita a cada oficina para que maneje documentos de carácter general para su consulta inmediata.

ÁREA DE MERCADEO Y VENTAS.

ÁREA DE PRODUCCIÓN

ÁREA FINANCIERA Y CONTABLE

ÁREA DE TALENTO HUMANO

VENTAJAS. La responsabilidad sobre el manejo y cuidado de la documentación queda bajo solo

un funcionario.

Funciona con personal especializado, que dedica su tiempo únicamente a las labores

de archivo, Dispone de mayores recursos humanos (auxiliares).

La localización de la información se efectúa con rapidez.

Se establece mayor control en el trámite de la documentación.

Proporciona economía de especio al concentrar toda la documentación en un solo

sitio. Disminuye también costos por concepto de muebles y elementos de archivo.

DESVENTAJAS. El proceso de archivar los documentos es dispendioso

Establece trámites rigurosos en el préstamo de los documentos.

Impide tener en cada oficina algunos documentos de carácter general para la

consulta inmediata.

El proceso de entrega de la información es más lento

ESQUEMA DE UN ARCHIVO CENTRALIZADO

2.3 ÁREAS FUNCIONALES DEL ARCHIVO CENTRAL. En términos generales dependiendo de la complejidad de las actividades que desarrolle la empresa y de los recursos con que cuente los archivos centrales pueden presentar las siguientes áreas: 2,3.1. Área de Recepción: Por lo general esta área se encuentra bajo la coordinación del Archivo Central, quien establece los procedimientos y controles en la recepción de los documentos. 2.3.2. Área de Correspondencia: Equivale a la oficina que realiza la centralización del recibo y despacho de documentos y organiza los servicios de mensajería interna y externa. 2.3.3 Área Técnica: Incluye las zonas de almacenamiento de la información. Incluye la zona de trabajo para organizar documentos y realizar los procesos de expurgue, eliminación, transferencias documentales. Incluye depósitos de archivo en los que se realizan almacenamiento y custodia de documentos que están por fuera del sitio del Archivo Central. 2.3.4. Área de Reprografía: Ocupa los espacios relacionados con los procesos de duplicación de la información: Microfilmación, digitalización y fotocopiado de documentos. 2.3.5. Área de Consulta y préstamo de documentos. Equivale a una salita que algunas empresas colocan para que la consulta se realice en el mismo Archivo Central y lo documentos no salgan de él.

ÁREA DE MERCADEO Y

VENTAS

ÁREA DE PRODUCCIÓN

2.3.6. Área de Biblioteca o Centro de Documentación: En algunas empresas integran el Archivo Central a los centros de documentación o colecciones bibliográficas que poseen para realizar servicios de difusión de la información controlados y acorde al manejo de las necesidades de la información que tiene la empresa. 2.3.7. Área de Almacén: En algunas empresas en el Archivo Central se efectúa el control y distribución de la papelería institucional

2.4 ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL. Es el archivo que funciona separadamente desde el punto de vista de la localización, pero su administración y control se ejecutan en un solo lugar, bajo el control normativo del archivo central. Combina la estructura organizativa de los dos sistemas anteriores. Comúnmente se les llama archivos satélites VENTAJAS a. Unificación de los criterios y registros de la documentación b. Entrega de la información rápida de la documentación que está vigente. DESVENTAJAS a, Se corre el peligro de establecer sistemas de organización independientes del archivo central. b. Apropiación de la información.

3. SEGÚN EL MATERIAL QUE SE UTILIZA

3.1 ACHIVOS ADMINISTRATIVOS

Son aquellos que se conservan de la documentación y correspondencia general que tramita la empresa. Son el resultado de las funciones administrativas tales como: La contable, la financiera, la de talento humano, la de ventas, etc. Están constituidas por documentos comunes. Ejemplo. Cartas, actas administrativas, circulares, oficios, memorandos, facturas, etc.

3.2 ARCHIVOS TÉCNICOS. Son los que reciben y guardan información especializada en un tema o área específica, y su tratamiento es exclusivo. Resultan de la función técnicas y operativas de las empresas. En muchas de ellas según el formato utilizado constituyen archivos especializados. Un archivo técnico puede contener entre otros los siguientes documentos: Pólizas de prestación de servicios públicos, planos de equipos, catálogos técnicos, estudios técnicos, proyectos, informes técnicos, pliegos de cargos, contratos de obras públicas, escrituras de propiedades, planos de obra, fotografías, planos, documentos de evolución técnica, etc.

4. SEGÚN EL CARÁCTER DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN

4.1 ARCHIVOS PRIVADOS. Son los que pertenecen a personas naturales, entidades e instituciones y organizaciones no gubernamentales y/o de procedencia no estatal o del gobierno. Ejemplo. El archivo de SAO, el archivo de Postobón, de Coca-Cola entre otros.

4.2 ARCHIVOS PÚBLICOS U OFICIALES. Contienen documentos que han sido generados en oficinas de entidades públicas o del gobierno como: Concejos, despachos de Alcaldes, secretarías, personerías, oficinas notariales, etc. Por último, tenemos los archivos especializados, entre los cuales tenemos:

ARCHIVO ESPECIALIZADO

Documentos y formatos que contienen

CINTOTECAS Contienen cintas magnéticas y todo formato legible por máquinas tales como: Bandas, tarjetas de apertura, jackets, microfichas, etc.

FOTOTECAS

Contienen documentos gráficos tales como: Fotografías en color o en blanco y negro, en papel de emulsión, diapositivas, negativos, rollos de películas fotográficas, discos de cámaras modernas, postales, etc.

MEDIATECAS Contienen documentos audiovisuales, tales como: Videos, videos clips, CD de audio, CD de imágenes, DVD, discos ópticos.

MAPOTECAS Contienen mapas en soporte de papel, mapamundis, globos terráqueos, material multimedia, etc.

PLANOTECAS Contienen planos en soporte de papel y soporte digital (planos en AUTOCAD)

FILMOTECAS O CINEMATECAS

Contienen películas cinematográficas, videos y material audiovisual

BIBLIOTECAS Contienen libros y material bibliográfico en soporte de papel y digital.

HEMEROTECAS Por lo general hacen parte de las bibliotecas contienen publicaciones seriadas y revistas

ACTIVIDADES A continuación, te describo las actividades que debes desarrollar una vez te

apropies de este conocimiento.

Reunida en equipo de 9 estudiantes realiza las siguientes actividades:

ACTIVIADAD No. 1 Realiza una lectura crítica y reflexiva del material suministrado en esta guía y responde a los interrogantes planteados: a. es el archivo centralizado? Anota tres (3) ejemplos. b. Explica las ventajas y desventajas del archivo centralizado c. ¿Para qué clases de empresas es más conveniente utilizar el archivo centralizado? d. Explica las áreas funcionales que debería tener un archivo central.

ACTIVIDAD No. 2

Clasifica los siguientes documentos en el tipo de archivo que corresponde según su ciclo de vida: a. Informe de calificaciones de una estudiante egresada hace 3 años b. Hoja de vida de un empleado actual c. Contrato de mantenimiento finalizado hace 10 años d. Facturas de venta ya canceladas por los clientes e. Cotización actual de un equipo de computo f. Informe de calificaciones de una estudiante egresada hace 15 años g. Patentes de los inventos creados por la empresa h. Historia laboral de un empleado jubilado hace 5 años i. Factura a crédito de un cliente que no ha cancelado j. Cuenta de cobro ya cancelada de un proveedor

k. Actas de constitución de la empresa l. Hojas de vida de los empleados pensionados.

ACTIVIADAD No. 3 Realiza lectura crítica del tema planteado en esta guía y esquematiza lo comprendido en el siguiente cuadro:

¿Qué es el Archivo? (Concepto personal de acuerdo a lo analizado)

Funciones Objetivos Fines Importancia

ACTIVIDAD D No. 4

AUTOEVALUACIÓN.

INSTRUCCIONES

Lea con atención cada uno de los siguientes aspectos a valorar y marque con una (X) una de las alternativas

de respuestas que refleje su opinión personal. Todos los ítems o preguntas tienen cuatro opciones de

respuesta. Elija la que mejor describa lo que piensa usted. Solamente una opción. Tenga en cuenta que las

alternativas de respuestas están relacionadas con la escala valorativa de la institución de la siguiente

manera:

Siempre (Superior); Casi Siempre (Alto); Casi Nunca (Básico); Nunca (Bajo).

Para esto, sea lo más honesta posible, recuerde que para mejorar su desempeño en competencias

comerciales y en todas sus actividades de la vida, es necesario que reconozca sus fortalezas, pero también

sus dificultades para que las tenga en cuenta en su plan de acción de mejoramiento.

Ítem Aspectos a valorar Alternativas de respuestas

Siempre Casi

siempre

Casi

nunca Nunca

1 Tiene claridad acerca de los aprendizajes esperados que se pretenden

alcanzar con la realización de las actividades.

2 Verifica que los contenidos a tratar estén relacionados con los aprendizajes

esperados.

3 Lee con atención las recomendaciones o indicaciones dadas por su profesor

en la guía antes de desarrollar las actividades propuestas.

4 Tiene los recursos o materiales organizados para su uso antes del estudio y

desarrollo de las actividades. Por ejemplo: colores, libreta de apuntes, etc.

5 Relaciona los temas estudiados en esta guía de aprendizaje con algunos

conocimientos vistos en clases o años anteriores.

Ítem Aspectos a valorar Alternativas de respuestas

Siempre Casi

siempre

Casi

nunca Nunca

1 Trabaja durante el desarrollo de las actividades con la mejor disposición.

2 En caso de tener alguna duda para el desarrollo de las actividades la

resuelve consultando con otras compañeras, familiares o su profesor.

3 Corrige los errores que se presentan en el momento del desarrollo de las

actividades.

4 Realiza las actividades de aprendizaje dentro del tiempo establecido.

5 Evita distraerse con algún miembro de la familia que NO aporte a la

realización de las actividades de aprendizaje.

Ítem Aspectos a valorar Alternativas de respuestas

Siempre Casi

siempre

Casi

nunca Nunca

1 Al finalizar las actividades reflexiona acerca de los aprendizajes esperados

que se alcanzaron y cuáles no.

2 Identifica qué situaciones afectaron positivamente para alcanzar los

aprendizajes esperados.

3 Identifica qué situaciones afectaron negativamente para alcanzar los

aprendizajes esperados.

4 Identifica aquellas formas de estudio que se deben mejorar para alcanzar

los aprendizajes esperados.

5 Reconoce los avances que tuvo al final del desarrollo de las actividades con

respecto a los aprendizajes esperados.

3- PLAN DE EVALUACION DETALLADO (¿Cómo me voy a evaluar?)

Niveles de

Desempeño

Superior

Alto

Básico

Bajo

Aspectos a

Evaluar

Conceptos de SISTEMA DE

ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS.

La explicación demuestra completo entendimiento del concepto comercial usado para resolver las actividades.

La explicación demuestra entendimiento sustancial del concepto comercial usado para resolver las actividades.

La explicación demuestra algún entendimiento del concepto comercial usado para resolver las actividades.

La explicación demuestra un entendimiento muy limitado de los conceptos subyacentes necesarios para resolver comercial usado para resolver las actividades o no está escrito.

Comprensión de textos

Comprende y responde acertadamente preguntas a nivel literal, inferencial y crítico. Además propone análisis más allá del esperado.

Comprende y responde con un mínimo preguntas a nivel literal, inferencial y crítico.

Comprende y responde parcialmente las preguntas a nivel literal, inferencial y crítico.

No aplica, ni conoce las preguntas a nivel literal, inferencial y crítico o no responde.

Estrategias y Procedimiento

Por lo general, usa una estrategia eficiente y efectiva para el desarrollo de actividades.

Por lo general, usa una estrategia efectiva para para el desarrollo de actividades.

Algunas veces usa una estrategia efectiva para para el desarrollo de actividades, pero no lo hace consistentemente.

Raramente usa una estrategia efectiva para el desarrollo de actividades.

Orden y organización

El trabajo es presentado de una manera ordenada, clara y organizada que es fácil de leer.

El trabajo es presentado de una manera ordenada y organizada que es, por lo general, fácil de leer.

El trabajo es presentado en una manera organizada, pero puede ser difícil de leer.

El trabajo se ve descuidado y desorganizado. Es difícil saber qué información está relacionada.

La evaluación estará enmarcada en un enfoque cualitativo y de autoevaluación que te permita alcanzar un aprendizaje autónomo e integral a través del cual puedas obtener las competencias necesarias parta actuar en contexto. Cada actividad tendrá la intencionalidad de valorarte en forma global, objetiva y participativa los avances y progresos que alcances en tu proceso formativo virtual a fin, de generar acciones y Oportunidades de aprendizaje que te ayuden a crecer en su desarrollo intelectual, afectivo, moral y socioemocional; por lo tanto, la Autoevaluación se constituye en un componente importante de esta evaluación porque a través de ella podrás tomar conciencia de lo que vayas aprendiendo, de tus necesidades formativas y de lo que puedas hacer para avanzar.

Cada actividad será evaluada así:

1. En clases virtuales. (a través GOOGLE TEEM) (previamente te será

informada la hora y fecha vía telefónica o por la página del colegio)

2. Envió de actividades al correo amarilisserje@gmail.com (indique en todas las

actividades, los nombre de las integrantes y curso. ( Solo debe enviar la

líder del equipo)

3. Diligenciar RÚBRICA o

AUTOEVALUACION que se encuentra

en esta guía. (actividad individual)

4. Participar de las actividades de

Retroalimentación: Para ello existen

actividades de gamificación o juegos,

los cuales encontraras en la página

del colegio.

4- RECOMENDACIONES - EVIDENCIAS DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Apreciada estudiante: Ten en cuenta las siguientes indicaciones para que puedas desarrollar la presente guía:

Lee cuidadosamente la guía de actividades antes de realizarla.

No dudes en consultar cualquier inquietud por medio del correo o escribe tus inquietudes para resolverlas en nuestro encuentro virtual.

Recuerda que también podemos

comunicarnos a través de WhatsApp o por mensaje a los números 3008366690 (Amarilis Serje).

La invitación al encuentro virtual será enviada por mensaje de WhatsApp a través de tu Directora de Grupo. Revisa el cronograma de actividades.

En cada correo debe enviar una sola actividad, recuerda que los plazos son

puntuales y que tendrás plazo hasta el 11 DE JUNIO DE 2021 para enviarlas al

correo antes indicado, indicando en el asunto en este orden: GRADO, APELLIDOS Y NOMBRES. (sin esta información no es posible evaluarte)

Revisa regularmente el cronograma de actividades, en los encuentros virtuales

acordaremos las fechas de entrega de cada actividad.

Revisa muy bien tu trabajo final antes de enviarlo de tal forma que cumpla con los requisitos mínimos y no te falte ningún punto por desarrollar.

Realiza pausas activas cada hora durante 10 minutos.

5- ARMA TU CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

FECHA

ACORDADA EN

LOS

ENCUENTROS

VIRTUALES

A C T I V I D A D E S.