1. Elementos del Marco Normativo, verificación de las ... · verificación de los factores de...

Código: F-EM-14 Versión 06

SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Proceso Gestión Financiera Fecha 18/10/2019

Actividad Seguimiento y Verificación Control Interno Contable segundo cuatrimestre 2019

Responsable de la Actividad (Nombre y Cargo)

LEONIDAS LOPEZ CASTILLA Jefe Área Financiera

Marco Legal

Ley 87 de 1993 Decreto 1083 de 2015 Resolución 193 de 2016

Fecha elaboración de la actividad

18/10/2019

Objetivo

Efectuar seguimiento y evaluar la existencia, aplicación y efectividad del

control interno contable desarrollado por el DAPRE y su Fondo Cuenta

FONDO PAZ durante el segundo cuatrimestre de 2019, con el propósito

de garantizar razonablemente la generación de información financiera que

cumpla con las características fundamentales de relevancia y

representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

Resultado de la verificación

A partir de la información contable registrada y disponible en el SIIF Nación correspondiente

al periodo comprendido del 1º de mayo al 31 de agosto de 2019, se efectuó el seguimiento y

verificación de los factores de riesgo asociados con el Marco Normativo aplicable a las

Entidades de Gobierno, las políticas contables definidas por la Entidad y el desarrollo de las

diferentes etapas en las que se enmarca el proceso contable, la rendición de cuentas y la

gestión del riesgo de índole contable, así:

1. Elementos del Marco Normativo, verificación de las políticas contables, de operación y los factores de riesgos

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República adoptó su Manual de

Políticas Contables mediante documento M-GF-01 a través del sistema SIGEPRE, la cuales

son conocidas y aplicadas por los funcionarios que integran las diferentes áreas de la Entidad

que generan información como insumo del proceso contable, así:

Secretaría Jurídica: proceso de identificación, medición, actualización, registro y control de las demandas en contra y a favor del DAPRE;

Fondo Paz: reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos del Fondo Cuenta.

Talento Humano: relacionado con la identificación y medición de los beneficios a empleados a través de la nómina y prestaciones sociales, seguimiento y control en el cobro de incapacidades, manejo y control de la caja menor de viáticos tanto al interior como al exterior, su reembolso y legalización;

Consejería de Primera Infancia: control de recursos del programa “de cero a siempre”;




Grupo de Presupuesto: en lo relacionado con la ejecución de la cadena presupuestal, Central de cuentas: registro y control de las cuentas por pagar, Pagaduría: registro y control del efectivo y equivalentes al efectivo, pagos y cumplimiento

de obligaciones tributarias tanto nacionales como distritales; Grupo de Recursos Físicos: identificación, medición, registro y control de los bienes de

la Entidad, cálculo de estimaciones como depreciación y deterioro; Grupo de Contabilidad: revisión y análisis de soportes, procesamiento de la información,

elaboración, revelación, presentación y publicación de los Estados Financieros a partes interesadas.

El Grupo de Contabilidad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, como un proceso de mejora continua, revisa en forma permanente las nuevas disposiciones y doctrina que emite el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Contaduría General de la Nación y demás entidades que emitan normas que afecten directa e indirectamente el proceso contable, así mismo, identifica y atiende nuevas necesidades de información, por lo cual durante el mes de septiembre actualizó el Manual de Políticas contenido en el documento M-GF-01 en su versión 6, propendiendo por la sostenibilidad de la información financiera y la generación de información que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Con relación a lo anterior, y en atención a la recomendación efectuada por la Oficina de Control Interno, se actualizó el numeral 8.2.1 Beneficios a los empleados a corto plazo, en el sentido de incluir la oportunidad y obligación con que el Área de Talento Humano del DAPRE, realice la conciliación entre el valor consignado en forma mensual al Fondo Nacional del Ahorro y el valor real causado por concepto de cesantías a cada funcionario. De igual forma, se actualizó el numeral 8.2.4 Otros Beneficios a los Empleados, relacionado con las incapacidades médicas, de acuerdo con el lineamiento para el trámite de incapacidades en el DAPRE L-TH-05.

6.2 Verificación de las etapas del proceso contable de reconocimiento, medición posterior y revelación y los factores de riesgos asociados

De acuerdo con la información registrada en el sistema SIIF Nación, se evidencia que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República registró todos los hechos económicos conforme al Marco Normativo aplicable a las Entidades de Gobierno y en aplicación de las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno, así mismo, los demás conceptos, doctrina y procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación aplicables a la Entidad y conforme a las políticas y procedimientos internos adoptados. Para lo anterior, se utilizó el Catálogo de Cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 620 de 2015 actualizado a su última versión el cual se encuentra disponible en el sistema SIIF Nación, cuya administración corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Así mismo, la entidad desarrolla su proceso de reconocimiento, control y medición posterior de sus propiedades, planta y equipo a cargo del Grupo de Recursos Físicos a través del




sistema complementario ALADINO, desde donde se administra y genera la información necesaria para ser registrada en el proceso contable relacionada con ingresos (por todos los conceptos), salidas (por todos los conceptos), suministros, bajas, traslados, transferencias, depreciaciones y deterioro de los bienes, lo cual se encuentra documentado en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del DAPRE M-GA-03 y el cual tiene por objeto proporcionar una herramienta que unifique los criterios para administrar los bienes muebles e inmuebles que requiere el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para su normal funcionamiento, y garantizar la correcta recepción, registro, ingreso, almacenamiento, suministro y baja de los mismos De igual forma, el Grupo de Nóminas del Área de Recursos Humano a través del sistema complementario KACTUS, administra todo lo relacionado con los beneficios a empleados a corto plazo a través del proceso de nómina y prestaciones sociales, con el cual se genera y suministra la información fuente para el reconocimiento y medición de estos beneficios en forma oportuna, lo cual se evidencia en la ejecución presupuestal mensual y los registros contables generados en forma automática y manual en el sistema SIIF Nación. Así mismo, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República da cumplimiento al concepto Nro. 20162000026491 de la Contaduría General de la Nación, en el cual se indicó que los beneficios a los empleados del personal asignado a la Casa Militar de la Presidencia de la República, que son pagados por cada una de las instituciones a las cuales pertenecen, deben ser reconocidos en la Entidad donde están prestando el servicio; en consecuencia la Presidencia de la República procedió a contabilizar en la subcuenta 442890 — Otras transferencias, este ingreso por valor $16.421.225.436.08 con corte a 31 de agosto de 2019 y a su vez reconocer el gasto por el servicio recibido en la cuenta 5101 Sueldos y Salarios. Los reembolsos de caja menor, son solicitados por los responsables de su manejo y control en forma oportuna (mensual) o una vez se agota el 70% de los recursos destinados para este concepto; se evidencia la aplicación de las normas tributarias en los pagos que dan origen a retenciones en la fuente ya sea de IVA, Renta o ICA. La Secretaría Jurídica, en forma mensual actualiza la información relacionada con las demandas en contra y a favor del DAPRE lo cual se desarrolla a través de una plantilla administrada por esta área y de acuerdo con lo registrado en EKOGUI, lo cual está documentado en el Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales M-GJ-01, el cual tiene por objeto implementar una línea de trabajo en el manejo de las conciliaciones prejudiciales y procesos judiciales que se adelantan en la Secretaría Jurídica, bajo el cual se sigan y apliquen los protocolos de archivo y los sistemas de información utilizados por el Estado para el reporte y seguimiento de gestión de los procesos a cargo de la Entidad, además de formular lineamientos y directrices para identificar y calificar los riesgos de conformidad con las pretensiones determinadas en los procesos en los que sea parte la entidad y que conozca la Secretaria Jurídica, para el reconocimiento contable de los procesos judiciales y administrativos, arbitramentos y conciliaciones extrajudiciales. El Grupo de Central de Cuentas, desarrolla su proceso de radicación de cuentas y el Grupo de Contabilidad obliga en forma oportuna, lo cual es complementado por el Grupo de Pagaduría, quienes gestionan los pagos a los funcionarios, contratistas y proveedores;




adicionalmente se cumple oportunamente con las obligaciones tributarias del DAPRE de acuerdo con las fechas programas en el calendario tributario nacional y distrital. En atención a lo relacionado con el sistema documental, se ha verificado que los documentos que soportan los registros contables cumplen con los requerimientos técnicos, se archivan y conservan en forma adecuada aplicando las TRD de la Gestión Financiera y se encuentran disponibles para su verificación, cumpliendo lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, es decir, los registros contables deben ser susceptibles de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud; además, debe aplicar siempre los requerimientos establecidos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos. Adicionalmente, el Grupo de Contabilidad adelanta en forma mensual cruces o conciliaciones con todas las dependencias que generan información como insumo del proceso contables para verificar que:

a- El 100% de los hechos económicos originados en las dependencias hayan sido informados al grupo de Contabilidad,

b- Que la totalidad de las operaciones realizadas por la entidad estén respaldadas en documentos idóneos, de manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria,

c- Que no se hayan registrado contablemente hechos económicos que no se encuentren

debidamente soportados, y

d- Que la totalidad de las operaciones se encuentren registradas en la Contabilidad de la Entidad.

Complementario a lo anterior, se evidencia, que mensualmente se realiza análisis de la información contable registrada en las diferentes subcuentas, a fin de contrastarla y ajustarla, si a ello hubiere lugar, con las fuentes de datos que provienen de aquellas dependencias que generan información para el proceso contable. De igual forma, se evidenció que por parte del Grupo de Contabilidad se adelantan cruces de información y conciliación con fuentes externas en forma mensual, lo cual facilita la elaboración y presentación de la conciliación trimestral de saldos de operaciones recíprocas con las diferentes entidades con las cuales se efectúan transacciones con o sin situación de fondos y se trasmite el reporte CGN2015_OPERACIONES RECIPROCAS a la Contaduría General de la Nación según lo dispuesto en la Resolución 706 de 2016.(anexo primera y última página trasmisión efectuada a 30 de junio 2019).




6.3 Rendición de cuentas e informes a partes interesadas y los factores de riesgos asociados.

De conformidad con lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación mediante comunicado de fecha 15 de marzo de 2019, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República efectuó los cierres contables del segundo cuatrimestre de 2019 en forma oportuna y de acuerdo con las fechas señaladas por el Ente Rector, así:

Mayo de 2019 el 19 de junio de 2019 Junio de 2019 el 26 de julio de 2019 Julio de 2019 el 20 de agosto de 2019 Agosto de 2019 el 18 de septiembre de 2019

Así mismo, en cumplimiento de los artículos 16 y 17 de la Resolución 706 de 2016, se efectuó la transmisión a la Contaduría General de la Nación a través del CHIP la información contable correspondiente al segundo trimestre de 2019, así:

CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

La información antes referida fue trasmitida en forma oportuna, teniendo en cuenta que el plazo establecido por la Contaduría General de la Nación era el 31 de julio de 2019, fecha en la cual se presentó por el DAPRE de acuerdo con la fecha del radicado No. 3899471:




De igual forma, en cumplimiento a lo dispuesto por la Resolución 182 del 19 de mayo de 2017,

"Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad

Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables

mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734

de 2002", el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República a través del Grupo de

Contabilidad, dio cumplimiento a la publicación de los informes financieros y contables en forma

mensual, lo cual se puede evidenciar en las actas de publicación así:

Mes de mayo de 2019:




Mes de junio de 2019




Mes de julio de 2019




Mes de agosto de 2019

La anterior información está publicada en la página web de la entidad en el siguiente link:

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/proyectos-y-presupuesto/estados-financieros-2019

https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/proyectos-y-presupuesto/estados-financieros-2019




Recomendaciones / Conclusiones

Conclusiones - De acuerdo con lo evidenciado en el desarrollo del presente informe de

seguimiento, se puede concluir que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica da aplicación y cumplimiento al Sistema de Control Interno Contable según lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en la Resolución 193 de 2016 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Trasversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable” y su anexo.

- Una vez efectuado el seguimiento del Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE durante el segundo cuatrimestre de la vigencia fiscal de 2019, se observa que la Entidad viene aplicando las políticas contables definida en el Manual - versión 6 y los




procedimientos establecidos en cumplimiento con marco normativo aplicable a las entidades de gobierno, en las etapas de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.

- Así mismo, se evidencia que los controles internos establecidos, han garantizado la producción de información financiera conforme a las características fundamentales de relevancia y representación fiel, evitando, además, la materialización de los riegos asociados al proceso contable.

- De igual forma, se observa el cumplimiento en lo relacionado con la preparación, presentación y publicación de los Estados Financieros en forma oportunamente y acorde con las directrices de la Contaduría General de la Nación.

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