Maestría en Comunicación Organizacional

Facultad de ComunicaciónUniversidad Veracruzana

COMUNICACIÓN INTERNA DIGITAL

Mtro. Jorge Alejandro León SánchezE-mail Joleon@uv.mx

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Twitter : lato_

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¿ Para que estoy aquí?¿Para que me sirve esto?¿ Que conozco del tema?

¿ Mi nombre es ?¿ Trabajo en ?

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El Juego de echar la culpa

Video

EL juego de Echar la culpa

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¿Que piensas sobre el video?

¿Esta apegado a tu realidad?

¿Encontraste personajes conocidos?

¿ Es un juego o una realidad de problemas de comunicación?

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La necesidad de comunicar en la organización. Podemos decir que la comunicación al interior y exterior de la organización siempre ha existido, pues es consustancial a la vida de las mismas en cuanto que en ellas se relacionan personas y la información circula.  Pero la necesidad por parte de la empresa de gestionar esa información y la toma de conciencia por parte de ésta de la importancia al proceso de la comunicación en las organizaciones ha hecho que en los últimos años se preste especial atención a esta dimensión comunicativa de la empresa enfocándola desde un punto de vista estratégico y tecnológico.

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En este sentido, Justo Villafañe (1993:237) señala que

“La comunicación y la información en el seno de la empresa no son una moda actual, sino una respuesta, en términos de una buena administración, a la creciente complejidad de la propia empresa”.

Es decir que una organización posee una buena comunicación es la que equivale a decir que aquélla:

1) Conoce la importancia de la Comunicación para lograr un mejor funcionamiento de todas las áreas de la organización.

2) Sabe atajar los conflictos que surgen en la organización de una forma clara y en ningún caso traumática. (comunicación en crisis)

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3) Conoce cada una de las herramientas de la Comunicación y las aplica según las circunstancias, sin dejar de lado ninguna de las formas de comunicación (descendente, ascendente y horizontal), y ponderando su uso según las necesidades de los miembros de la organización.

4) Es capaz de adaptar dichas herramientas a las circunstancias de la organización, innovando nuevas formas de aplicación, sin negar el uso de las nuevas tecnologías para la mejora de la comunicación entre las personas que componen la organización.

5) Es capaz de asignar recursos para la implantación y mejora de la

Comunicación hacia la organización. 

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3) Conoce cada una de las herramientas de la Comunicación y las aplica según las circunstancias, sin dejar de lado ninguna de las formas de comunicación (descendente, ascendente y horizontal), y ponderando su uso según las necesidades de los miembros de la organización.

4) Es capaz de adaptar dichas herramientas a las circunstancias de la organización, innovando nuevas formas de aplicación, sin negar el uso de las nuevas tecnologías para la mejora de la comunicación entre las personas que componen la organización.

5) Es capaz de asignar recursos para la implantación y mejora de la

Comunicación hacia la organización. 

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Evidentemente, todos los aspectos mencionados nos llevarían a una organización modélica desde el punto de vista no sólo de la Comunicación sino de la Comunicación en su sentido más amplio, puesto que Comunicación Interna y Comunicación Externa son dos partes indisolubles de la Comunicación empresarial e Institucional, ya que la Comunicación Interna es el soporte y la base de una correcta política de Comunicación Externa, y parece lógico que una organización que aplica la Comunicación Interna de un modo tan correcto haga lo mismo con la vertiente comunicativa externa.

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Para el comunicador, administrador o ingeniero debe ver a la organización como un ser vivo, tiene un "cuerpo, un sistema vivo", tiene una historia, evoluciona y cambia, vive en un entorno determinado con el cual se relaciona, siendo la organización modificada por la acción del entorno, a la vez que ella actúa sobre el entorno con su evolución y cambio. El reconocimiento de esta situación ha hecho que la organización tenga necesidad de comunicarse por sí misma, buscando su integración no ya económica, sino social y cultural hacia dentro o hacia fuera de la organización.

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Pasa esto en tu empresa

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Para Villafañe, la principal función de la Comunicación es “apoyar estructuralmente el proyecto empresarial” (1993:239). En este sentido, podemos decir que la Comunicación se convierte en un factor clave a la hora de poner los cimientos para conseguir una sólida estructura empresarial, en un elemento transversal para permitir la consecución de la estrategia general de la empresa o institución.

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Por tanto, al igual que la Comunicación Externa, la Comunicación Interna se convierte en un factor estratégico clave en la organización, de manera que quien ejecute, diseñe y planifique la política de comunicación de la empresa no sólo debe estar en continuo contacto con la dirección de la organización sino que debe formar parte de ésta.

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El éxito de las políticas de comunicación en la organización dependerá, en gran medida, de esta condición, que no siempre se cumple. Pero, además, deberá contar con una dimensión no sólo descendente, es decir, de arriba, de la dirección, abajo, al resto de personal de la organización, sino que para su adecuada puesta en marcha la Comunicación Interna debe tener también una dimensión ascendente y una dimensión transversal, que utilizarán distintas herramientas comunicativas según la función que persigan.

Asimismo, los objetivos de la Comunicación nunca serán efectivos si no forman parte de una amplia estrategia comunicativa que englobe también a la Comunicación Externa.

 

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Comunicación Interna

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Para conocer diversas conceptualizaciones o denominaciones diferentes CO: comunicación organizacional, empresarial, institucional, organizativa, corporativa, todas son referidas al mismo fenómeno

El análisis, de esta clase de comunicación se centra en el diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las variables complejas que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, con el fin de mejorar la interrelación e interacción entre sus miembros, entre éstos publico interno y el público externo y así fortalecer y mejorar la identidad y desempeño de las instituciones.

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Al conjunto de técnicas, herramientas y actividades que llevan a la realización dinámica y efectiva en los flujos de mensajes que se producen al interior de una organización, así como entre sus miembros y su medio conllevan varios propósitos inmersos por ejemplo: influir en las opiniones, intervenir en las aptitudes y actitudes de los destinatarios, ser capaz de modificar conductas de los públicos, mediar en los procesos internos y externos de la organización, inclinar la balanza a favor de los intereses institucionales cuando fuere necesario y hacer figura en dar cumplimiento efectivo, rápido y sostenido a los objetivos misionales

del establecimiento.

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Herramientas de Comunicación Interna mas conocidas

Las publicaciones internas

(en forma de boletín, periódico o revista con una periodicidad determinada) informan principalmente sobre aspectos relacionados con la marcha de la empresa: nuevos proyectos, nuevos clientes o proveedores, alianzas o colaboraciones, etc..

Los tablones informativos

medio de comunicación interna muy extendido. Su ubicación es fundamental (es preciso facilitar al máximo su consulta) y sus contenidos (circulares, anuncios, hojas informativas, cursos de formación, etc.) deben permanecer actualizados ya que, en caso contrario, dejarán de consultarse y se perderá el interés en ese soporte.

Reuniones informativas

Es uno de los instrumentos de los que dispone la organización para comunicarse directamente con sus públicos internos. Siempre serán realizadas por personal responsable y se concretan para mejorar la interacción personal y establecer elementos dinamizadores.

Círculos de calidad Consiste en un pequeño grupo de personas (de cuatro a ocho, aproximadamente) que se reúnen periódicamente de manera voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento de la organización. Propone determinadas soluciones a los directivos y, posteriormente, hace un seguimiento cuantitativo y cualitativo tras su aplicación.

Buzón de sugerencias Instrumento de comunicación ascendente que tiene como objetivo que los empleados puedan expresar sus opiniones o sugerencias , quejas o reclamaciones

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Circulares Son el conjunto de mensajes que se dirigen a un determinado sector de la organización o a su globalidad. Se utiliza un sistema que irradie a todos los miembros de la organización (de ahí el concepto de circular), y se refiere a determinadas temáticas de índole organizativa

Entrevista La entrevista es un contacto que se establece entre dos personas de la organización para tener una relación bidireccional.

Visita o jornadas de puertas abiertas

Este tipo de comunicación puede ser de dos tipos: internas o externas. Externas se refiere a aquellas personas que no tienen relación directa con la organización; las internas incluyen a los empleados y a sus familiares, así como a proveedores, clientes u otros públicos directamente relacionados con la organización.

Intranet una pequeña Internet, con la gestión de la información y herramientas de acceso del Word Wide Web juntos en una organización. Se puede elegir conectar la intranet a Internet, o se puede decidir mantener la intranet local y no conectarla jamás a Internet

Videoconferencia

La posibilidad de conectar a dos o más personas que están separadas geográficamente supone un gran avance para las organizaciones, sobre todo si esa conexión supone un intercambio de información en vídeo y audio. Así, surgieron las videoconferencias como instrumento que permitía conectar visualmente a personas que estaban separadas por una distancia considerable.

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Correo electrónico de comunicación

Sistema mediante el cual los distintos empleados de una empresa pueden comunicarse entre sí a través de mensajes electrónicos escritos que son enviados mediante los terminales de las computadoras personales conectados a una red.

Red de facilitadores La red de facilitadores es un grupo conformado por integrantes de las distintas áreas, representantes provenientes de diferentes niveles jerárquicos y que tiene una predisposición para las relaciones interpersonales y la comunicación. Lo que hacen es comunicar a la gerencia los temas que preocupan a sus compañeros para que puedan ser abordados en distintas instancias. Y al mismo tiempo, distribuyen entre sus compañeros la información de la gerencia

Video corporativo Soporte audiovisual que contiene la presentación de organización con un aserie de informaciones básicas de la misma, organigrama, departamentos, etc.

Manual de identidad y el libro de estilo

Recoge la personalidad de la organización donde expresa as normas, que regulan el uso de la identidad visual de la organización.

Retiros: El retiro consiste en llevar a un grupo de empleados a un lugar tranquilo como por ejemplo un refugio de montaña donde se mezcla el trabajo con actividades recreativas tales como el golf o actividades al aire libre

Estudios de actitud / MOTIVACIÓN

Lo que se le pide al empleado que respondan como se sienten con respecto al trabajo que realizan, a sus supervisor, a sus oportunidades de promoción, a la calidad de la información que han recibido.

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Procedimientos de apelación:

Permiten a los empleados dar respuesta a las actuaciones de la gerencia y discutir las decisiones de la dirección.

Sistema de sugerencias

Esta diseñado con el fin de solicitar, valorar las ideas valiosas de los empleados.

Premios de reconocimiento

Agradecen públicamente a los empleados que hacen contribuciones notables a la empresa. Éstas personas suelen convertirse en modelos para otros dentro de la organización, dando a conocer que comportamientos y los logros son valorados .

Mascotas y personajes

Permiten crear productos corporativos para empleados, sobre algún cambio interno, económico o administrativo.

Comunicaciones informales, rumores

Intercambio de información entre los empleados de oficina sin que se haya programa un encuentro si no que este surge espontáneamente.

Programas de asistencia al empleado

Ayuda al empleado afrontar problemas personales que interfieren en su rendimiento en su puesto de trabajo.

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