3. Auditoría en el área de propiedades, plantas y equipos (PP&E)

Auditoría en el área de propiedades plantas y equipos (PP&E) Naturaleza de las cuentas Enfoque del control interno en la auditoría en el área de propiedades plantas y equipos (PP&E). Planeamiento y desarrollo en el cuestionario de evaluación del sistema de control interno Planeamiento y desarrollo en el programa de auditoría Propiedades, plantas y equipos Depreciación y depreciación acumulada Gastos de conservación y reparación de las PP&E Riesgos aplicables a estas cuentas. Elaboración del diagnóstico sobre las cuentas de PP&E Conclusión final y organización de los papeles de trabajo

En las compañías, sus centros de información desempeñan un importante papel al momento de contar con la información financiera. El auditor financiero, generalmente, analiza, interpreta, resume y presenta los problemas relacionados con la estructura financiera de los negocios de una manera que ésta sea entendible y sirva de apoyo en un momento determinado. En especial, se analizan las inversiones en propiedades, plantas y equipos, entre otros, su mantenimiento, los seguros, su reposición, la valorización o las desvalorizaciones, sus costos históricos, los métodos de depreciación y los costos del mercado.

Por otra parte, el control interno aplicable a las PP&E, se puede resumir con las siguientes condiciones, las cuales deben ser revisados por el auditor financiero, al llevar a cabo su labor:

Compras: es necesario que exista una autorización formal para hacer una inversión en PP&E, y esta autorización requiere un estudio previo, la partida presupuestaria, para determinar si la compañía necesita realizar el desembolso por el valor y la función que se pretende darle.

Para las construcciones u construcciones en curso, conviene revisar esa cuenta periódicamente, con el objeto de registrar oportunamente y

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en forma definitiva las partidas que representen unidades terminadas o gastos acumulados por conservación y reparaciones.Para el control físico de las PP&E, periódicamente se deben efectuar inventarios de estos bienes aún cuando sea en forma rotativa y se deben realizar los ajustes y/o reclasificaciones de acuerdo con los resultados de estos trabajos.

Deben existir directrices, normas internas o políticas para distinguir las adiciones de equipos de aquellas que representen gastos por conservación y por reparaciones, de aquellas contempladas por las disposiciones legales, las cuales son ajustadas anualmente.

Retiros: la compañía debe tener políticas especiales y necesarias para el retiro de sus PP&E y para informar a los directivos y al departamento de Contabilidad de las pérdidas destrucciones y retiros, como por ejemplo actas de destrucción o de baja de bienes improductivos, pérdidas, facturas y otra clase de documentos autorizados, según sean las circunstancias.

La existencia de una persona autorizada formal, para vender, retirar o destruir las partidas de las PP&E, que la compañía ya no tenga en uso; o aquellas que aún sigan operando pero ya ha pasado su vida útil, se deben contabilizar en cuentas de orden por su valor comercial como lo dispone el DR 2649 del año 1993. Aquellas PP&E que sean de reposición o sean reemplazadas, deben ser mencionadas por escrito en la autorización, para efectuar la respectiva compra a que se refiere la adición.. 3

Registro: es conveniente que los registros relativos a los controles de las PP&E, estén manejados por empleados diferentes de aquellos responsables de la vigilancia y salvaguardia de los mismos.

Se deben registrar las PP&E en cuentas que representen los bienes adquiridos, de acuerdo con sus características generales y cuyo valor lo amerite, según las disposiciones legales, que se encuentran contempladas en el Plan Único de Cuentas (PUC). Para cuestiones de costos y de presupuestos se debe hacer de acuerdo con los entes de control a que corresponda la compañía y ésta, a su vez, con la actividad que realiza, teniendo en cuenta los registros en los auxiliares, con sus correspondientes ajustes por inflación y depreciaciones en forma independiente.

Naturaleza de las cuentas

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Como ya lo hemos establecido y lo hemos visto en otras materias de semestres anteriores, esta partida de activos tangibles con una vida de servicio superior a un año, en los Estados Financieros en especial en el Balance General, incluye todas las inversiones (activos o ahorros) realizadas por la compañía, bien por los inversionistas o los administradores de éstas. Estos no han sido adquiridos con el propósito de ser vendidos o de hacer pactos de reventa, por lo que su naturaleza es débito cuando son adquiridos y crédito cuando son dados de baja por cualquier razón y con las debidas autorizaciones por parte de la administración.

Existen tres sub-grupos reconocidos de clasificación de las PP&E, estimando la actividad y objeto social a la cual se dedica la compañía en la que se desarrolla dicha actividad económica; estos son:

Los no depreciables: de acuerdo con la legislación colombiana, en estos se encuentran los terrenos, que como propiedad utilizada en la operación de la compañía, tienen la característica significativa de no estar sujetos a la depreciación.

Las construcciones, maquinarias, equipos de oficina, transporte, comunicación, cómputo y otros equipos: en esta clasificación encontramos los activos que tienen una vida de servicio limitada y se encuentran sujetas a depreciación por agotamiento en su utilización al servicio del objeto social de la compañía, como los edificios, bodegas, almacenes, oficinas, maquinaria, transporte pesado y liviano, equipos de comunicación y de cómputo, como también cercas y parqueaderos, entre muchos otros que sirven a las compañías.

Los recursos naturales: los valores de estas cifras monetarias en las adquisiciones y ventas de propiedad planta y equipo generalmente son grandes, pero están concentradas en pocas transacciones. Los renglones individuales de esta partida, pueden permanecer inalterados en cuentas durante muchos años; entre estos recursos encontramos los pozos de petróleo, de gas, las minas de carbón y los cultivos. No. 3

Enfoque del control interno en las propiedades planta y equipo (PP&E)

Para este tipo de operaciones o transacciones realizadas por la compañía, se debe realizar el control interno aplicable debido a las grandes cantidades invertidas y que representan una gran parte en los activos totales de muchas empresas industriales. El mantenimiento, las reparaciones y la depreciación de estos activos son gastos importantes en el estado de resultados, los gastos totales relacionados con dichos

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activos hacen que un control interno sea sólido y esencial para la preparación de los estados financieros contables.

Errores en la medición del ingreso pueden ser materiales, si los activos son desechados; sin que su costo sea retirado de sus cuentas, o si la distinción entre gastos de capital o de ingreso, no es manejada consistentemente. Se pueden encontrar pérdidas que surgen inevitablemente de métodos no controlados de adquirir, mantener y retirar propiedades plantas y equipos; con frecuencia, son más grandes que las pérdidas por fraudes en el manejo del efectivo.

Los procedimientos en que incurra la compañía para el manejo de las PP&E, son de gran importancia para el auditor; los casos de fraude en esta área son escasos, por lo tanto los controles están encaminados a los gastos y a mantener la máxima utilización de dichos activos.

Un adecuado control comprenderá, básicamente, para la auditoría, los siguientes aspectos:

Cerciorarse que el control de compras haya sido centralizado, y que las aprobaciones vengan de departamentos de ingeniería, planeación o de aquellos autorizados por la Gerencia de la compañía.

Que las adiciones requieran de la aprobación de un departamento de ingeniería, como es en el caso de la maquinaría pesada, montajes y edificaciones, las cuales deben estar controlados por dicho departamento y aprobados por funcionarios autorizados.

Determinar si los manuales, u otros procedimientos, definen clara y precisamente, todo lo relacionado con capitalización de PP&E, gastos demantenimiento y por reparaciones.

El control debe estar ejercido por el departamento de contabilidad, para mantener registros apropiados de control del costo de la depreciación y las aprobaciones, así como los ajustes integrales por inflación de las PP&E. Dichos ajustes deben incluir cuentas separadas en las cuentas del mayor, para los terrenos, construcciones, maquinarias, equipos, muebles, transporte, comunicaciones, herramientas, etc.; cuentas similares se mantendrán para el control de dichos valores. Pero lo importante es llevar cuentas auxiliares por medio de identificaciones individuales, bien sea por números de inventarios, tarjetas, códigos de barras u otros procedimientos adecuados que permitan determinar fácilmente, los siguientes aspectos:

Número de identificaciónLocalizaciónFecha de adquisición o instalaciónCosto

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Valor de salvamentoTasa de depreciaciónDepreciación acumuladaAdicionesReparacionesVida útilDetalles sobre traslados o informaciones necesarias en este control.

Es necesario que, por lo menos, mensualmente y anualmente para fines relacionados con la declaración de renta, se concilien entre sí los registros auxiliares, las cuentas mayores y las de control. Las pequeñas empresas deben mantener este control utilizando la misma información preparada para las declaraciones de renta. La finalidad de esta conciliación, es la de establecer y aclarar oportunamente cualquier diferencia.

Recomendar a la compañía que, para completar sus controles, debe mantener seguros con las coberturas apropiadas para la protección de dichos bienes.Evaluar que los controles no solamente, sean adecuados para las PP&E, siendo necesario hacer extensiva esa adecuación para las herramientas pequeñas, y a veces, a los llamados fungibles o de corta duración.Es recomendable que un buen control interno incluya, inventarios físicos periódicos, para establecer e investigar diferencias, que puedan conducir a una descubrimiento oportuno de hurtos. Este inventario físico permite determinar el mantenimiento, si es el adecuado, lo que evitará detenciones en la producción o en el desarrollo de las actividades de la compañía.Determinar un adecuado procedimiento de presentación de informes que aseguren una revelación pronta y un análisis de variaciones entre los gastos utilizados, los costos reales y lo presupuestado.

En el desarrollo de la auditoría se puede encontrar un presupuesto de PP&E anual que se utiliza para pronosticar y controlar las adquisiciones y retiros de los mismos, bien en grandes compañías como en compañías pequeñas, que también estiman o presupuestan gastos para los activos, lo que presupone la existencia de registros contables confiables y detallados de las clases, cantidades y condición de equipo existente; esto es una base esencial para el propósito inteligente de las necesidades de reposición y adiciones de las PP&E.

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Planeamiento y desarrollo en el cuestionario de evaluación del sistema de control interno

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Para el sistema de control interno relacionado con las PP&E, se deben incluir, en el planeamiento de la auditoría, tanto controles físicos, como contables. Los controles contables deben comprender características como:

Determinar el objetivo general, que cumpla con las especificaciones que se van a desarrollar con base en el alcance de la auditoría financiera, así como sus objetivos específicos, para comprobar el cumplimiento del control interno.La normatividad, debido a que esta información de procedimientos legales, normas, directivas de la compañía, políticas y otras, servirá para verificar los procedimientos y determinar la razonabilidad de las cifras. Es necesario dejarlo contemplado en el cuestionario de evaluación del sistema de control interno.Procedimientos de autorización para evitar desembolsos no autorizados.Procedimientos para controlar la disposición de los activos y las recuperaciones provenientes de los dispuestos.Procedimientos para asegurar la clasificación correcta de los desembolsos.La correcta contabilización de las unidades individuales.Con las anteriores consideraciones, se recomienda para la adecuada elaboración del cuestionario de evaluación del sistema de control interno, se tengan en cuenta los siguientes aspectos:

1. Que los intereses en el periodo de construcción de la planta se carguen a la inversión en ésta; deberán ser comprobados en función del monto invertido y el período de construcción.2. Que los procedimientos de control interno de la compañía incluyan el requisito de una autorización formal para las órdenes de trabajo; se deben comparar las erogaciones reales con las aprobadas y discutir las diferencias con los funcionarios de la compañía.3. Que al inspeccionar las PP&E se tengan presentes las partidas que según los registros, han sido dadas de baja, para comprobar que efectivamente no existen, o tomar nota de que el estado en que se encuentran ya no permite su utilización.4. Que al realizar la auditoría de las cuentas de resultado, se puedan revelar créditos a cargo por utilidad o pérdida en la venta de PP&E.5. Que los retiros mencionados en las órdenes de construcción o de baja y de la adquisición de nuevos sean reflejados en los registros contables.6. Que existan evidencias físicas de que el cliente efectúa registros de las PP&E con alguna periodicidad, aún cuando no necesariamente cada año, con el objeto de comprobar el estado de estos; que las altas y bajas (ó la activación: compra y desactivación: venta o retiro de activos fijos), han sido registrados, permitiendo la necesidad de ser valuados en forma

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técnica como mínimo cada tres (3) años, según lo estipulan las normas legales.7. Se tenga un control sobre aquellas PP&E depreciables de menores cuantías, adquiridas durante el año, cuyo valor de adquisición sea igual o inferior a lo establecido por las disposiciones legales, que podrán depreciarse en el mismo año en que se adquieran sin consideración a la vida útil de los mismos y controladas mediante funciones administrativas.8. Que existan controles para cargar directamente a gastos, las herramientas y moldes que se utilicen en el curso del ejercicio contable.9. Que se tenga una tasa global de depreciaciones.10. Que se calculen y contabilicen correctamente al inicio de cada ejercicio contable, los ajustes integrales por inflación.ascículo No. 3

11. Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas adicionales de controles para las afirmaciones de las PP&E.12. Realizar pruebas adicionales de control, para aquellas partidas de importancia (como construcciones, equipo de transporte, equipo de comunicaciones, equipos de cómputo, herramientas, etc.), en donde los auditores consideran soportar los niveles planificados y evaluados, con respecto al riesgo de control.13. Revaluar el riesgo de control, para cada una de las afirmaciones Principales de los estados financieros sobre PP&E, con base en los resultados obtenidos en las pruebas de controles y, de ser necesario, sea modificado el programa de auditoría.

Es importante que el auditor se cerciore de que el cliente establece y controla todos los procedimientos de manejo, conservación y administración de los recursos físicos de la compañía que están reflejados en las cifras de PP&E y con base en ellos, elabore el cuestionario de evaluación del sistema de control interno adecuado que se ajuste a las operaciones que realiza la compañía.

Así se realizará una labor eficiente y eficaz que concluye en su informe final, sobre la gestión del control de las PP&E.

Planeamiento y desarrollo en el programa de auditoría

Cuando se trate de una primera auditoría financiera en el área de PP&E, el auditor examinará esta cuenta cuidadosamente, para cerciorarse de que refleje adecuadamente el costo, la depreciación acumulada, el agotamiento y los ajustes integrales por inflación de los periodos anteriores a su examen. La extensión del examen dependerá de:

Determinar el objetivo general, que cumpla con las especificaciones que se desea desarrollar con base en el alcance de la auditoría, así como

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sus objetivos específicos, para comprobar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el área de PP&E.La normatividad, debido a que la información de procedimientos legales, normas, directivas de la compañía, políticas y otros que hagan parte, sirve para verificar los procedimientos y determinar la razonabilidad de las cifras. Es necesario dejarlo contemplado en el programa de auditoría.De la cualidad de los controles y de los registros contables de la compañía.De la presencia de documentos soportes que sustenten estos activos (contratos, escrituras, facturas, títulos de propiedad, etc.).

Con base en lo anterior y dándole importancia a la realización de la auditoría se confeccionará el programa de auditoría (Procedimientos de Auditoría o Pruebas Sustantivas), que nos llevará a obtener los resultados de un informe cuyas pruebas y evidencias dependerán de los objetivos establecidos para el cumplimiento del levantamiento de las pruebas y/o evidencias, que sustenten dicha auditoría. Se pueden sugerir los siguientes:

Propiedades plantas y equipos

Al desarrollar las cédulas de los papeles de trabajo del programa de auditoría a la propiedad planta y equipo, a los ingresos y egresos relacionados con esta partida, se deben presentar los procedimientos de auditoría pertinentes para dicho examen. Se sugiere tener en cuenta lo siguiente:

Obtener una cédula de las PP&E, detallando los saldos al inicio del periodo, adiciones del año, retiros del año, mejoras y saldos finales.Obtener un análisis resumen de los cambios a la propiedad poseída y conciliar con mayores.La comprobación de las adiciones del año en curso por referencia de los documentos fuente, verificando el costo registrado y siguiendo los asientos hasta los registros contables.Revisar los asientos en la cuenta reparaciones y mantenimiento para comprobar si los gastos relacionados, con las propiedades han sido registrados conforme a las políticas de capitalización establecidas por la compañía.Efectuar una inspección física de las adquisiciones importantes del PP&E, con respecto a lo registrado en los libros contables.Investigar la condición de las PP&E que no están en uso corriente y verificar sus controles contables.Para aquellos activos que siguen en uso y están depreciados en su totalidad, comprobar su ajuste a las cuentas de orden por el valor comercial, según lo establecido en el decreto 2649 del año 1993.Investigar los retiros y la debida contabilización durante el año.

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Examinar evidencia de la posesión legal de dichos activos.Revisar los acuerdos de arriendo financiero (leasing) sobre PP&E arrendados a otros.Comprobar la separación en cuentas de la PP&E propias y los arrendamientos por leasing.Evaluar la presentación y revelación en los estados financieros sobre las PP&E, sus ingresos y gastos relacionados.Comprobar el correcto cálculo y registro de los ajustes integrales por inflación, según lo establecido por las normas legales.

Depreciación y depreciación acumulada

Se pueden observar y evidenciar en una cédula, entre otros aspectos los siguientes:

Obtener un detalle de los saldos al inicio del periodo de la depreciación acumulada, los gastos por depreciación del año actual, retiros del año y saldos finales.La utilización del correcto método de depreciación, cálculo y registro de cada uno de los activos que componen las PP&E.Cuando las auditorías son periódicas, verificar los saldos al comienzo del periodo y revisar los papeles de trabajo del año anterior. En el caso de ser auditoría por primera vez, verificar el saldo inicial y volver a calcular la depreciación del año anterior.La depreciación debe basarse en la vida útil estimada del bien y su fijación es necesaria para considerar el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados.Comprobar el gasto por depreciación del año actual; volver a calcularlo y revisar que los totales concuerden con las cuentas de gastos por depreciación en el auxiliar y en el mayor general.Verificar la utilización del correcto índice (PAAG) para el cálculo de los ajustes integrales por inflación a cada uno de los activos, comprobando su registro y correcta contabilización en los movimientos del periodo.Hacer pruebas con las que se pueda comprobar globalmente la depreciación en el caso que las tasas aplicables se computen sobre la base de línea recta; en el caso de que exista una variedad de tasas para calcular la depreciación, o que ésta se calcule sobre la base de adquisición de los bienes, bastará con que el auditor realice pruebas selectivas que le permitan comprobar la correcta aplicación de las tasas correspondientes.

Gastos de conservación y reparación de las PP&E

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Al revisar las prácticas seguidas por la compañía, el auditor deberá comparar los cargos del ejercicio que está revisando con ejercicios precedentes, para investigar las variaciones de consideración que hubieran ocurrido.

Con respecto a esto, la Comisión de procedimientos de auditoría (Boletín N°10) se refiere a las distintas pruebas que se pueden realizar, para comprobar las partidas llevadas a las cuentas de resultados.

En muchas compañías se han fijado cifras base para clasificar como inversión o gastos determinadas erogaciones, sin perjuicio de que para decidir la cuenta de cargo se tome en cuenta la vida probable y la facilidad de control que se establecerá a los bienes adquiridos, debido a que si un bien tiene una corta vida contable, y su control físico es por naturaleza difícil, probablemente convenga considerarlo como gasto al ser utilizado por primera vez; las sumas inferiores a esta base, se llevarán a las cuentas de resultado.

Sin embargo, frecuentemente es difícil determinar qué partidas deben ser registradas como PP&E y cuáles deben de cargarse a las operaciones.

Con respecto al anterior planteamiento, en aquellos casos que existan dudas se pueden resolver mediante las siguientes consideraciones:

Se pueden considerar como aumento de PP&E:

La sustitución de una partida previamente registrada como PP&E, siempre y cuando se haya dado de baja.Desembolsos que aumenten el valor de la PP&E.Las adiciones que van a prolongar apreciablemente la vida de la propiedad.Los valores que permitan que un bien sea adaptable para un uso diferente.Se pueden considerar como gastos, los que:

No aumentan el valor de la propiedad en forma considerable.No prologan la vida de los bienes en forma representativa.No conserven los bienes en un estado eficiente de operación.No restauran el bien a un estado adecuado para el servicio.

Otras consideraciones que se deben tener en cuenta son:

En el caso de los anticipos a proveedores por adquisición de PP&E, se deben registrar en cuentas por cobrar y clasificarlos en el activo corriente.

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El auditor debe examinar estas cifras y reclasificarlas como PP&E debido a que su valor formará parte del costo, en corto tiempo.

Construcciones en curso, como en el caso anterior, con frecuencia se encuentran equipos, maquinarias, importaciones o pedidos de elementos que formarán parte de las PP&E, contabilizados en los inventarios en tránsito. En consecuencia se deberá trasladar sus valores de activos corrientes a fijos.La profesión de la auditoría con frecuencia se ha venido preocupando con dos situaciones que afecta la contabilización de las PP&E:

El costo de reposición.La pérdida del poder adquisitivo de la moneda.

Desde el punto de vista de la auditoría no se puede pretender presentar soluciones pero el auditor sí debe estar alerta durante su examen de la situación comentada y utilizar su criterio profesional, así como sus conocimientos para recomendar a la dirección cuando no sé está tratando en forma adecuada la depreciación, ni siguiendo las disposiciones sobre impuestos, afectando por ende las utilidades reales, las cuales serán determinadas incorrectamente y al distribuir y tributar muchas veces serán ficticias, lo que también puede impedir la necesidad de recoger nuevos aportes de capital y de refinanciación.No. 3

Riesgos aplicables a estas cuentas

Una vez se han desarrollado las pruebas de auditoría y se ha obtenido un conocimiento del cuestionario de evaluación interno de las PP&E, el auditor desarrollará sus evaluaciones planificadas del riesgo para las diversas afirmaciones en la razonabilidad de las cifras en los estados financieros. Para soportar dicha evaluación es necesario obtener evidencia adicional en la efectividad de los manejos de control del cliente y decidir cuáles darán como resultado reducciones suficientes en el programa de auditoría, para justificar el tiempo que se gastará en ellos.

Dichas pruebas de controles se pueden realizar a medida que se tiene el reconocimiento de control interno del cliente, las cuales fueron descritas en las pruebas de control adicional; entre ellas sugiero las siguientes:

Con una muestra de los registros de los retiros, puede probarse si están autorizados apropiadamente y con el soporte de las órdenes de trabajo de retiro.Se incluiría una selección de muestra de las compras, para probar los controles relacionados con la autorización de la entrada y del registro apropiado de las transacciones.

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Valor de cargos por reparaciones y mantenimiento registrados como adquisiciones de propiedad planta y equipo, para sobrestimar el ingreso.

Como en el caso de comprar equipos los cuales son registrados en las cuentas de gastos por mantenimientos y reparaciones, muestran un error en las adquisiciones de dichos bienes.

En las inversiones de las PP&E la incapacidad de registrar retiros de un activo que ha sido reemplazado, es descartado debido a su carencia de valor sin realizar el registro contable correspondiente.Cuando es registrada una ganancia por el intercambio de bienes iguales, es un registro inapropiado de transacciones, las cuales son inusuales en el manejo y desarrollo de los registros contables, realizado por personas incompetentes del departamento de contabilidad.Cuando existen transacciones con partes relacionadas, aquellas PP&E que han sido adquiridos de compañías afiliadas, por agentes de negocios, por accionistas o mediante otro tipo de transacción con partes relacionadas, que no comprenden una negociación a prudente distancia entre el vendedor y el comprador y que en ocasiones han sido registradas con valores inflados. El auditor debe indagar el método mediante el cual fue determinado su precio de venta, el costo histórico de la propiedad para el vendedor y el tiempo de disfrute de la propiedad por parte del vendedor y cualquier otra evidencia disponible que pudiera indicar una valuación determinada arbitrariamente. Las transacciones resultantes de dichas operaciones con partes relacionadas, deberán ser reveladas en las correspondientes notas a los estados financieros.

Para aquellas propiedades planta y equipos que tienen una vida larga desgastada se exige que todos sean revisados, y siempre que haya eventos o cambios en las circunstancias que indiquen que el valor en los libros puede no ser recuperable, se reconoce una pérdida por desgaste.

Elaboración del diagnóstico sobre las cuentas de PP&E

El propósito principal en la auditoría financiera en el área de PP&E, es el de proporcionar seguridad en los resultados obtenidos de la evaluación del manejo de los procedimientos internos, como de la razonabilidad de las cifras en los estados financieros para los usuarios e inversionistas. Asimismo, como la utilización de técnicas de auditoría propias para el examen realizado de los principales propiedades y de las áreas de negocios efectuados con estos activos, fueron estudiados con la suficiente objetividad, se da confianza en el manejo de las inversiones; éstas reflejan el costo o el valor en el mercado, para la correspondiente toma de decisiones por parte de la administración y de los accionistas y se ejerce un elemento de control sobre la compañía donde se realiza la

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inversión, por lo que resulta apropiado su método de participación dentro de la situación financiera de la compañía.

Cuando las partidas de las inversiones que fueron examinadas representan un valor de una compañía pequeña, el examen de los estados financieros, ofrece la mejor indicación del valor de dichas inversiones, y cuando estas inversiones están garantizando, como en el caso de una hipoteca, o la prenda de un colateral, la evaluación de la existencia, la posibilidad de transferencia y el valor de la propiedad garantizada, sirven como evidencia de auditoría que ha respaldado del valor de la inversión.Si las pruebas de auditoría y las respuestas encontradas en la evaluación del control interno, no han sido lo suficientemente soportadas o evidenciadas, la responsabilidad de la información como resultado, el informe, que en últimas es el reflejo del trabajo del auditor, no tendrá suficiente validez ante el cliente, por lo tanto el diagnóstico como resultado de dicho trabajo debe tener una gran importancia en el desarrollo final de la auditoría.

Conclusión final y organización de los papeles de trabajo

En la auditoría financiera de las compañías en el área de PP&E es necesario revisar la presentación, valuación y registro, así como el control físico y contable de los bienes que representan la inversión de las mismas en maquinaria, equipos, y otros relacionados con estas inversiones, para asegurarse que se cumplen los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el caso de que esto no ocurra en la compañía, se debe explicar en las notas a los estados financieros, la carencia o deficiencia de aplicación de dichos principios.

Cuando las compañías que operan propiedades sujetas a agotamiento (pozos petroleros o de gas, minas, campos de madera, de agricultura y otros recursos naturales) , el auditor seguirá un patrón similar al utilizado, al evaluar la provisión para el gasto por depreciación y la depreciación acumulada. Se determina si el agotamiento ha sido registrado consistentemente y en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados y prueban la precisión matemática de los cálculos realizados por el cliente. Con frecuencia el auditor depende de la opinión de especialistas como ingenieros de minas, geólogos, químicos y otros, sobre la razonabilidad de las tasas de agotamiento que son utilizadas. Bajo estas circunstancias se debe cumplir con las provisiones recomendadas por el SAS 73, “El uso del trabajo de un especialista”, debido al desconocimiento por parte del auditor de dichos manejos técnicos.

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Con la revisión de los inmuebles, la maquinaria y los equipos es necesario resumir y recopilar determinada información, tanto de los registros contables, como de la documentación necesaria; en lo posible, estos datos deberán ser proporcionados por el cliente, con el objeto de que éste pueda obtener del servicio del auditor todo el beneficio del trabajo de análisis, crítica construítiva y estudio que éste implica.

Cuando existan casos en que la inversión en PP&E es de importancia, es necesario obtener una certificación por escrito de la administración acerca de las operaciones efectuadas en el curso del periodo con relación a esos bienes y acerca de la forma como su valor aparece en los estados financieros.. 3

Para el auditor es necesario revisar las reparaciones, mantenimiento y los gastos de conservación registrados en las cuentas, para comprobar que el criterio utilizado es adecuado y ha sido aplicado uniformemente.

Como resultado de la acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditoría financiera en el área de PP&E, los papeles de trabajo tienen varias funciones, cuyos propósitos principales son los de ayudar y coordinar las muchas fases de la auditoría, proporcionándole información que será incluida como opinión del auditor en el informe final.

Los papeles de trabajo sirven como evidencia en el caso de demandas legales, fuente de información para las declaraciones de impuestos y otros informes especializados, así como, guía para exámenes posteriores.

Teniendo en cuenta que los auditores derivan los resultados de su trabajo del manejo de los procedimientos y los controles establecidos por la compañía, los principios contables generalmente aceptados y las disposiciones legales, para emitir su informe y debido a la importancia y la representatividad de los saldos en las cuentas de las PP&E en los estados financieros, cuando se aplican correctamente los objetivos de la auditoría financiera, en especial los relacionados con operaciones de compras y bajas (adquisiciones o retiros) de inversiones en activos PP&E:

Los objetivos de la auditoría financiera que se realiza a los recursos naturales y a los activos intangibles, son similares a los realizados en la auditoría del área de propiedades plantas y equipo.

Al auditar las cuentas por agotamientos de los recursos naturales, la auditoría se debe basar en profesionales especializados, para que estos estimen la cantidad y calidad de dicho recurso.Se debe comprobar que los métodos de asignación utilizados por el cliente, en el caso de la auditoría para los activos intangibles, con

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relación a su costo, hayan sido evaluados y probados, determinando deficiencias en dichos procedimientos.Cuando se realiza la auditoría financiera en las PP&E en forma continua a un cliente, el énfasis de la prueba de la auditoría está en las transacciones que ocurrieron durante el periodo, en contraste con un énfasis sobre los saldos finales.Los gastos por depreciación, se deben probar mediante un cálculo global o a través del uso de procedimientos analíticos.Deben existir controles especiales sobre las PP&E, que incluyan autorizacionestanto en el retiro, de reposición, como en la adquisición de los mismos, los cuales se reflejen en los registros contables de los estados financieros.Los inventarios periódicos que se hayan realizado por el cliente, deben aclarar las diferencias conciliatorias con su correspondiente depreciación acumulada y los ajustes integrales por inflación a cada uno de los bienes, y ser reflejados en los auxiliares.Como las PP&E, es la partida más representativa de los estados financieros de la compañía, y presenta una vida útil mayor a un año, la auditoría debe encaminar sus objetivos hacia la consideración de los controles establecidos para ellos. Su existencia física, los métodos de depreciación y cálculo de los ajustes por inflación, se establecen con base en las normas y políticas establecidos para ello; asimismo las adiciones cuyos montos sí justifiquen su capitalización. Se debe evaluar la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros.

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