MEDOLOGIA DE LA INVESTIGACION

TEORA DE SISTEMAS

Apuntes

1. Introduccin

2. Clasificaciones bsicas de sistemas generales3. Aportes semnticos4. Aportes metodolgicos5. Las organizaciones como sistemas6. Metodologa de aplicacin de la t.g.s., para el anlisis y diseo de sistemas7. El sistema de control1. Introduccin

El enfoque de sistemas facilita la unificacin de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias fsicas, biolgicas y sociales, como marco de referencia para la integracin de la teora organizacional moderna.

La meta de la Teora General de los Sistemas no es buscar analogas entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad cientfica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes cientficos, toda vez que dicha extrapolacin sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

Los objetivos originales de la Teora General de Sistemas son los siguientes:

Impulsar el desarrollo de una terminologa general que permita describir las caractersticas, funciones y comportamientos sistmicos.

Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos

Promover una formalizacin (matemtica) de estas leyes.

Las caractersticas que los tericos han atribuido a la teora general de los sistemas son las siguientes:

Interrelacin e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda teora de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interrelacin existente entre los mismos y la interdependencia de los componentes del sistema.

Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analtico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata ms bien de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interaccin.

Bsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que interactan, y la interaccin hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posicin de equilibrio.

Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originarn el logro de una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan.

Transformacin. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas "inputs-outputs". Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energa, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es modificado por ste de tal modo que la forma de la salida (productos, ventas, eventos) difiere de la forma de entrada.

Entropa. La entropa est relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el desorden; si se los deja aislados, perdern con el tiempo todo movimiento, convirtindose en una masa inerte.

Regulacin. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e interdependientes en interaccin, los componentes nter actuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.

Jerarqua. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por subsistemas ms pequeos. El trmino "jerarqua" implica la introduccin de sistemas en otros sistemas.

Diferenciacin. En los sistemas complejos las unidades especializadas desempean funciones especializadas. Esta diferenciacin de las funciones por componentes es una caracterstica de todos los sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su ambiente.

Equifinalidad. Esta caracterstica de los sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes. Contrasta con la relacin de causa y efecto del sistema cerrado, que indica que slo existe un camino ptimo para lograr un objetivo dado. Para las organizaciones complejas implica poseer diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar las mismas, de diversa manera, es decir flexibilidad y adaptabilidad.

2. Clasificaciones bsicas de sistemas generales

Segn su entitividad los sistemas pueden ser agrupados en reales, ideales y modelos. Mientras los primeros presumen una existencia independiente del observador (quien los puede descubrir), los segundos son construcciones simblicas, como el caso de la lgica y las matemticas, mientras que el tercer tipo corresponde a abstracciones de la realidad, en donde se combina lo conceptual con las caractersticas de los objetos.

Con relacin a su origen los sistemas pueden ser naturales o artificiales, distincin que apunta a destacar la dependencia o no en su estructuracin por parte de otros sistemas.

Con relacin al ambiente o grado de aislamiento los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, segn el tipo de intercambio que establecen con sus ambientes.

3. Aportes semnticos

Sistema: conjunto organizado de cosas o partes nter actuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo y trabajan para lograr un objetivo comn. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo fsico (objetos), sino mas bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.

Dinmica de sistemas: metodologa para la construccin de modelos de sistemas sociales, que establece procedimientos y tcnicas para el uso de lenguajes formalizados, considerando en esta clase a sistemas socioeconmicos, sociolgicos y psicolgicos, pudiendo aplicarse tambin sus tcnicas a sistemas ecolgicos. Esta tiene los siguientes pasos: a) observacin del comportamiento de un sistema real, b) identificacin de los componentes y procesos fundamentales del mismo, c) identificacin de las estructuras de retroalimentacin que permiten explicar su comportamiento, d) construccin de un modelo formalizado sobre la base de la cuantificacin de los atributos y sus relaciones, e) introduccin del modelo en un computador y f) trabajo del modelo como modelo de simulacin.

Sistemas abiertos: sistemas que importan y procesan elementos (energa, materia, informacin) de sus ambientes y esta es una caracterstica propia de todos los sistemas vivos. Que un sistema sea abierto significa que establece intercambios permanentes con su ambiente.

Sistemas cerrados: es cerrado cuando ningn elemento de afuera entra y ninguno sale fuera del sistema. Estos alcanzan su estado mximo de equilibrio al igualarse con el medio (entropa, equilibrio).

Sistemas cibernticos: disponen de dispositivos internos de auto comando (autorregulacin) que reaccionan ante informaciones de cambios en el ambiente, elaborando respuestas variables que contribuyen al cumplimiento de los fines instalados en el sistema (retroalimentacin).

Sistemas triviales: sistemas con comportamientos altamente predecibles. Responden con un mismo output cuando reciben el input correspondiente, es decir, no modifican su comportamiento con la experiencia.

Entradas: son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o informacin. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser:

en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio est relacionado en forma directa.

aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadstico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

retroaccin: es la reintroduccin de una parte de las salidas del sistema en s mismo.

Proceso: es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una mquina, un individuo, una computadora, un producto qumico, una tarea realizada por un miembro de la organizacin, etc.

Caja negra: se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas entradas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estmulos, las variables funcionaran en cierto sentido.

Salidas: son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesar para convertirla en otra salida, repitindose este ciclo indefinidamente.

Relaciones: son los enlaces que vinculan entre s a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo. Podemos clasificarlas en :

Simbiticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parsito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.

Sinrgica: es una relacin que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta til, ya que su desempeo mejora sustancialmente al desempeo del sistema. Sinergia significa "accin combinada". Sin embargo, para la teora de los sistemas el trmino significa algo ms que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinrgicas la accin cooperativa de subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.

Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razn de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.

Atributos: definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sera designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que, cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del trmino que describe la unidad.

Contexto: un sistema siempre estar relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a ste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporcin, influye sobre el contexto; se trata de una relacin mutua de contexto-sistema.

Subsistemas: en la misma definicin de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso seran subsistemas del sistema de definicin), ya que conforman un todo en s mismos y estos seran de un rango inferior al del sistema que componen.

Variables: Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la accin, interaccin y reaccin de distintos elementos que deben necesariamente conocerse. Dado que dicho proceso es dinmico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.

Parmetro: uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parmetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia especfica.

Operadores: son las variables que activan a las dems y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actan como lderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las dems variables.

Retroalimentacin: se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o informacin. La retroalimentacin permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correccin en base a la informacin retroalimentada.

Retroalimentacin positiva: indica una cadena cerrada de relaciones causales en donde la variacin de uno de sus componentes se propaga en otros componentes del sistema, reforzando la variacin inicial y propiciando un comportamiento sistmico caracterizado por un autorreforzamiento de las variaciones (circularidad, morfognesis). La retroalimentacin positiva est asociada a los fenmenos de crecimiento y diferenciacin. Cuando se mantiene un sistema y se modifican sus metas / fines nos encontramos ante un caso de retroalimentacin positiva.

Feed-forward o alimentacin delantera: forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no sern consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema.

Homeostasis: es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptacin al contexto. Es el nivel de adaptacin permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinmica. Los sistemas altamente homeostticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actan como condicionantes del nivel de evolucin.

Entropa: es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrpicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistmico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisin, reelaboracin y cambio permanente, para evitar su desaparicin a travs del tiempo. En un sistema cerrado la entropa siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biolgicos o sociales, la entropa puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropa negativa, es decir, un proceso de organizacin ms completo y de capacidad para transformar los recursos.

Permeabilidad: mide la interaccin que este recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo ser mas o menos abierto.

Integracin: se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los dems subsistemas y hasta en el sistema mismo.

Independencia un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en l, no afecta a otros sistemas.

Centralizacin y descentralizacin: un sistema se dice centralizado cuando tiene un ncleo que comanda a todos los dems, y estos dependen para su activacin del primero, ya que por s solos no son capaces de generar ningn proceso. Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el ncleo de comando y decisin est formado por varios subsistemas. Los sistemas centralizados se controlan ms fcilmente que los descentralizados, son ms sumisos, requieren menos recursos, pero son ms lentos en su adaptacin al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y mtodos de coordinacin y de control ms elaborados y complejos.

Adaptabilidad: es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una caracterstica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a travs de un mecanismo de adaptacin que permita responder a los cambios internos y externos a travs del tiempo.

Mantenibilidad: es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas estn balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.

Estabilidad: un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a travs del flujo continuo de materiales, energa e informacin.

Armona: es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto. Un sistema altamente armnico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o caractersticas en la medida que el medio se lo exige y es esttico cuando el medio tambin lo es.

Optimizacin: es modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.

Suboptimizacin: es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros ms importantes.

4. Aportes metodolgicos

Jerarqua de los sistemas

1. Primer nivel, estructura esttica. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

2. Segundo nivel, sistema dinmico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.

3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema ciberntico. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.

4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o auto estructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de clula.

5. Quinto nivel, gentico-social. Est caracterizado por las plantas.

6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleolgico y su autoconciencia.

7. Sptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y smbolos.

8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la trascripcin de imgenes en registros histricos, sutiles simbolizaciones artsticas, msica, poesa y la compleja gama de emociones humanas.

9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificacin: estos son los ltimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales tambin presentan estructuras sistemticas e interrelaciones.

5. Las organizaciones como sistemas

Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente. Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

Subsistemas que forman la Empresa:

a) Subsistema psicosocial: est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, dinmica de grupos y los sistemas de influencia.

b) Subsistema tcnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos.

c) Subsistema administrativo: relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

6. Metodologa de aplicacin de la T.G.S., para el anlisis y diseo de sistemas

Desde el punto de vista de la administracin est compuesta de las siguientes etapas:

1. Anlisis de situacin: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

2. Definicin de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.

3. Formulacin del plan de trabajo: el analista fija los lmites de inters del estudio a realizar, la metodologa a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitar, el tiempo que insumir el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobacin se contina con la metodologa.

4. Relevamiento: el analista recopila toda la informacin referida al sistema en estudio, como as tambin toda la informacin que hace al lmite de inters.

5. Diagnstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relacin costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deber cambiar los mtodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deber cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista slo podr optimizarlo.

6. Diseo: el analista disea el nuevo sistema.

7. Diseo global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un clculo de costos y enumera los procedimientos. El diseo global debe ser presentado para su aprobacin, aprobado el diseo global pasamos al siguiente paso.

8. Diseo detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseo global y formula la estructura de organizacin la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.

9. Implementacin: la implementacin del sistema diseado significa llevar a la prctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.

a) Global.

b) En fases.

c) En paralelo.

10. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.

7. El sistema de control

Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rpidas como para satisfacer los requisitos para cada funcin del control.

Elementos bsicos:

a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar.

b) Los mecanismos censores sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable.

c) Los medios motores a travs de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas.

d) Fuente de energa, que entrega la energa necesaria para cualquier tipo de actividad.

e) La retroalimentacin que a travs de la comunicacin del estado de la variable por los censores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas.

Mtodo de control: Es una alternativa para reducir la cantidad de informacin recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas bsicas de implementar el mtodo de control son:

1.- Reporte de variacin: esta forma de variacin requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variacin se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que nicamente se informa a quin toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.

2.- Decisiones Programadas: otra aplicacin de sistema de control implica el desarrollo y la implantacin de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carcter tcnico y una parte pequea de las decisiones tcticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseando el sistema de informacin de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores ms tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas.

3.- Notificacin automtica: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de informacin puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado.

El Sistema de Control en las Organizaciones: El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organizacin, planificacin, coordinacin y direccin son los restante) los cuales son muy difciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas estn ligados intrincadamente, la relacin entre la planificacin y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y adems normas, ante las cuales se contrastan y evalan acciones. Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organizacin estn siendo cumplimentadas tal como se las haba previsto.