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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y
DEPENDENCIAS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL REVI
SIÓ
N, O
CTU
BRE
2014
.
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
ÍNDICE
I. OBJETIVO Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN………………………………………….2
II. FLUXOGRAMA………………………………………………………………….……….5
III. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO................................................................8
IV. FORMATOS……………………………………………………………………………..12
a) Control de Fotocopiado (Dad-13)
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 2
l. O B J E T I V O Y P O L Í T I C A S D E
O P E R A C I Ó N
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 3
CONCEPTO D E S C R I P C I Ó N
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
OBJETIVO:
POLÍTICAS:
“PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN
PLANTELES Y DEPENDENCIAS”
Mantener un adecuado control sobre el Proceso de Fotocopiado haciendo uso óptimo de los materiales utilizados.
1.- El titular del Plantel o Dependencia en la que se encuentre
ubicada la máquina fotocopiadora tendrá la facultad de:
A) Delegar la responsabilidad de autorizar el procesamiento de copias.
B) Designar al responsable del manejo de la fotocopiadora.
2.- El titular del Plantel o Dependencia y/o a quien se delegó la
facultad de autorizar el procesamiento de copias, tendrán la obligación de observar la siguiente:
A) Autorizar el servicio de fotocopiado, únicamente cuando se
trate de documentos que apoyen algún programa del Colegio y que corresponda realmente a una necesidad.
B) No podrá autorizar el procesamiento de copias fotostáticas
para la reproducción total de libros, tesis o documentos de interés personal.
C) Vigilar que se lleve cuenta y razón de todas y cada una de las
fotocopias procesadas, a través de su registro en el formato Dad-13 “Control de Fotocopiado”, mismo que se resguardará para efectos de revisión por parte de los órganos de fiscalización.
D) Solicitar y vigilar que se proporcione el mantenimiento de la máquina fotocopiadora, cuando ésta lo requiera.
E) En aquellos casos en que un Plantel o Dependencia requiera
la producción de documentos en gran cantidad o ya sea que sus máquinas reproductoras no se encuentren en condiciones óptimas, podrán solicitar a la Dirección Administrativa (Taller de Impresos) la reproducción del material. a través del formato Dad-001 “Solicitud de Impresión, Reimpresión y Reproducción de Formas”.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 4
CONCEPTO D E S C R I P C I Ó N
3.- El encargado del manejo de la máquina fotocopiadora en
planteles y dependencias, tendrá la obligación de:
A) Verificar que el material por fotocopiar corresponda a las actividades propias del Colegio y a su personal, y efectuar el registro diario de las copias procesadas en el Formato Dad-13 “Control de Fotocopiado”
B) Al finalizar la semana, prestar al titular del plantel o
dependencia y/o a quien esté facultado para autorizar el procesamiento de copias, el Formato Dad-13 “Control de Fotocopiado”, a efecto de recabar su Vo.Bo.
C) Comprobar en su caso, los desperdicios incurridos en el
proceso de fotocopiado.
D) Comunicar a la persona facultada para autorizar el procesamiento de copias, la necesidad de proporcionar servicio a la máquina fotocopiadora, cuando así lo requiera.
E) Evitar el uso de la máquina fotocopiadora, cuando se detecte
cualquier falla en la misma.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 5
ll. F L U X O G R A M A A) Control de Fotocopiado en Dependencias B) Control de Fotocopiado en Planteles
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 6
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIADEPENDENCIA
CONTROL DE FOTOCOPIADO
D E P E N D E N C I A
SOLICITANTEENCARGADO DEL CONTROL DE LA
FOTOCOPIADORAJEFE DE
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN ADMVA.
(Taller de Impresos)
INICIA PROCEDIMIENTO
Solicita servicio de fotocopiado y proporciona
el material
Material Recibe
yanaliza
Material
¿ Actvs. Institucionales
?NO
Rechaza Material
SI
Rechaza Material
NOSI
Registra los datos
requeridos
Control de fotocopiado Dad-13
Turna trámite de Sol. de
Imp. Y Reproduc. de Formas
Material
Sol. De Imp. y
Reproduc. De Formas
1
Procede a fotocopiar y entrega al solicitante
Material
C1
A
Recibe Material
C1
TERMINA PROCEDIMIENTO
Verifica cantidad de
copias
A
Turna
Sol. De Imp. Y
Reproduc.. D de
Formas
Sol. De Serv. D copia
fotostatica Dad-10
Material
Recibe y
Verifica
Procede a realizar la
reproducción
Entrega
B
Sol. de Imp..y
Reproduc. de Formas
Material
2
Material
Material
C1
2 TALLER DE IMPRESOS2 DEPENDENCIA
Analiza condiciones de equipo
Equipo enBuenas condic.?
B
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 7
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIAP L A N T E L
CONTROL DE FOTOCOPIADO
P L A N T E L
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO SOLICITANTE
ENCARGADO DE FOTOCOPIADORA
INICIA PROCEDIMIENTO
Material
Material
¿ Actvs. Institucionales
?
Rechaza Material
NO SI
Recibe y verifica
Registra los datos
requeridosControl
de Fotocop.Dad-13
Recibe Material
TERMINA PROCEDIMIENTO
Procede a fotocopiar
Material
0
1PLANTEL
RecibeY
entrega
Solicita servicio de fotocopiado y proporciona
el material
Recibe y
analiza
Material
Requiere datos,
registra y autoriza
Sol. De Serv. D copia
fotostatica Dad-10
Entrega la forma una
vez autorizada
Material
Sol. De Serv. D copia
fotostatica Dad-10
Material
Sol. De Serv. D copia
fotostatica Dad-10
Material
Sol. De Serv. D copia
fotostatica Dad-10
1
1
EntregaRecibe
c1
Material 0
1
2
3
3a
4
5
6
7
8
9
1011
c1
Material
0
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 8
lII. D E S C R I P C I Ó N D E L
P R O C E D I M I E N T O A) Control de Fotocopiado en Dependencias B) Control de Fotocopiado en Planteles
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO
No. ÁREA DE TRABAJO DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES 1 2 3
3 a 4 5 6 7 8
SOLICITANTE
ENCARGADO DE FOTOCOPIADORA
“ “
SOLICITANTE
ENCARGADO DE FOTOCOPIADORA
“ “
“ “
SOLICITANTE
ENCARGADO DE FOTOCOPIADORA
D E P E N D E N C I A
INICIA PROCEDIMIENTO
Requiere servicio de fotocopiado y proporciona el material al encargado de fotocopiadora. Verifica que el material por fotocopiar sea propio de las actividades de la Institución.
¿Actividades Institucionales? NO Rechaza y devuelve el material al solicitante.
Recibe material. SI Analiza condiciones de equipo.
¿Equipo en buenas condiciones? SI Registra los datos requeridos en el formato Dad-13 “Control de Fotocopiado”
Procede a fotocopiar el material y entrega al solicitante. Recibe material. NO Turna trámite de solicitud de Impresión, Reimpresión y Reproducción de Formas, así como el material al Jefe de Departamento para su gestión.
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DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 10
NO. ÁREA DE TRABAJO DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES
9
10
11
12
13
JEFE DE DEPARTAMENTO
“ “
TALLER DE IMPRESOS
“ “
SOLICITANTE
Recibe el material, verifica datos correctos y autoriza. Turna la solicitud de Impresión, Reimpresión y Reproducción de Formas y el material a la Dirección Administrativa (Taller de Impresos) para su reproducción. Recibe la solicitud y el material. Verifica que proceda el trámite y efectúa la reproducción. Una vez fotocopiado el material lo entrega en original y copias al solicitante. Recibe.
TERMINA PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 11
NO. ÁREA DE TRABAJO DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES
1 2 3
3 a 4 5 6 7 8 9
10
11
SOLICITANTE
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
“ “
SOLICITANTE
SUBDIRECTOR
“ “
SOLICITANTE
ENCARGADO DE FOTOCOPIADORA
“ “
“ “
“ “
SOLICITANTE
P L A N T E L
INICIA PROCEDIMIENTO
Requiere servicio de fotocopiado y proporciona el material. Recibe el material por fotocopiar y verifica que éste sea propio de las actividades de la Institución.
Actividades institucionales? NO Rechaza y devuelve el material al solicitante.
Recibe material. SI Requiere datos, registra y autoriza en el formato Dad-10
(solicitud de copia fotostática). Entrega formato Dad-10 al solicitante. Recibe y entrega el formato Dad-10 al encargado de fotocopiadora. Recibe y verifica autorización. Registra los datos requeridos en el Formato Dad-13 “Control de Fotocopiado”. Procede a fotocopiar el material. Entrega el material en original y copias. Recibe material.
TERMINA PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
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IV. F O R M A T O S
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 13
DESCRIPCIÓN DE LA FORMA
NÚMERO DE LA FORMA NOMBRE DE LA FORMA OBJETIVO ELABORA AUTORIZA VO.BO. NÚMERO DE EJEMPLARES DESTINO DEMANDA ANUAL VIGENCIA REPRODUCIDA POR
Dad-13 Control de Fotocopiado Control de uso de fotocopiadoras propiedad del Colegio, con el propósito de obtener su máximo aprovechamiento. Encargado de la máquina fotocopiadora. Titular del Plantel o Dependencia. Original ORIGINAL Encargado de fotocopiadora 1ra. COPIA 2da. COPIA Taller de Impresos
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
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REALIZO:
S O L I C I T A N T EN O M B R E D E L T R A B A J O
C O N T R O L D E F O T O C O P I A D O
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA Dad-13
FECHA______________
D E P E N D E N C I A O P L A N T E L CONTADOR INICIAL CONTADOR FINAL ACUMULADO DIARIO ACUMULADO MENSUAL
( 1 )
( 3 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 )
D I R E C C I Ó N A D M I N I S T R A T I V A
C A N T I D A D
T / C A R T A T / O F I C I O
( 2 )
( 9 ) ( 10 )
T / C A R T A T / O F I C I O
( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 )
TOTAL TOTAL TOTALTOTAL SUMA( 15 ) ( 16 ) ( 17 ) ( 18 ) ( 19 )
( 20 )
Vo.Bo.
( 21 )E N C A R G A D O DE F O T O C O P I A D O R A T I T U L A R D E P L A N T E L O D E P E N D E N C I A
( 4 )
NO. CTROL. DE FOTOCOP.SUBPROGR. INST.
H O J A S D E S P E R D I C I A D A S
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LLENADO DE LA FORMA ESPACIO No. QUIEN LO LLENA CONTENIDO
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
11
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
Día mes y año cuando se lleva el control de la reproducción de determinado material a través de fotocopiado. Nombre de la Dependencia o Plantel que es responsable y utiliza la Máquina Fotocopiadora. Clave del Subprograma Institucional que corresponde al Plantel o Dependencia encargada. Número de inventario de la Máquina Fotocopiadora. Cantidad registrada en el contador de la máquina al inicio de los trabajos de procesamiento fotostático. Cantidad registrada en el contador de la máquina al finalizar el día de labores o cuando se decida la no utilización de la misma. Cantidad de copias procesadas durante el día. Cantidad de copias procesadas durante el mes. Cantidad de copias tamaño carta que el usuario requiere procesar. Cantidad de copias tamaño oficio que el usuario requiere procesar. Cantidad de hojas tamaño carta desperdiciadas durante el proceso de fotocopiado.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FOTOCOPIADO EN PLANTELES Y DEPENDENCIAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 16
LLENADO DE LA FORMA ESPACIO No. QUIEN LO LLENA CONTENIDO
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
ENCARGADO DE
FOTOCOPIADORA
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
“ “
Cantidad de hojas tamaño oficio que han sido desperdiciadas durante el proceso de fotocopiado. Nombre del documento que se requiere fotocopiar. Nombre de la persona o área que utiliza el servicio de fotocopiado. Total de copias tamaño carta procesadas durante el día. Total de copias tamaño oficio procesadas durante el día. Total de hojas tamaño carta desperdiciadas durante el día. Total de hojas tamaño oficio desperdiciadas durante el día. Suma total de hojas tamaño carta aprovechada y desperdiciada durante el día. Nombre y firma del encargado de la fotocopiadora en planteles y dependencias, quien llena la forma y lleva el control. Nombre y firma del titular del plantel o dependencia, quien da el visto bueno a los datos contenidos en el formato.