05 ins-001-0

Departamento: Gerencia de Proyectos

Documento: Instructivo de Codificación de Documentos

Código del Documento: 05-INS-001-0

Historial de Revisiones

No

Revisión: Fecha:

Páginas Revisadas:

Motivo de la revisión:

0 Mayo 2014 Todo Creación del documento

Control de Distribución

Ubicación del Documento: Controlada No Controlada

Departamento de Facilidades de Ingeniería y Construcción X

Contratistas X

Sistema de Información Electrónica X

Revisión: Fecha: Elaborado

por: Revisado

por: Aprobado por:

0 Mayo 2014 K. Moreno C. Andrade N. Rueda

Codificación de Documentos GDP

Departamento: GDP

Código No.: 05-INS-001-0

Revisión: 0

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La información del presente documento es propiedad exclusiva de Petroamazonas EP y no deberá ser usada para otros propósitos distintos a los especificados.

Índice

1 OBJETIVO

2 ALCANCE

3 INSTRUCTIVO

4 REFERENCIAS

5 REGISTROS

6 ANEXOS

7 OTROS

8 SSA


Departamento: GDP


Revisión: 0



1 OBJETIVO

Estandarizar la metadata a utilizar en los documentos y dibujos generados por el Departamento de Gerencia de Proyectos de Petroamazonas EP y sus contratistas.

2 ALCANCE

Este instructivo se aplica a todos los documentos y dibujos generados por el departamento de Gerencia de Proyectos de Petroamazonas EP y sus contratistas. Se excluye la documentación normada por el Estado Ecuatoriano.

3 INSTRUCTIVO

3.1. Metadata para Documentos

3.1.1 Todos los Documentos Generales:

Los documentos se denominan usando los siguientes campos:

Descripción de cada elemento que conforma la metadata del documento:

a. Departamento, es el generador o responsable del documento; tres caracteres. b. Campo, indica el sitio o lugar de afectación o hacia donde está dirigido el documento. c. Cada Departamento se divide en áreas o disciplinas de trabajo. Si el documento aplica a

todo el Departamento, la disciplina escogida es “General”. Número de dos dígitos. d. Tipo de documento, indica las características del documento. e. El número secuencial sirve para identificar a cada documento como único. f. El número de revisión, indica el número de revisión del documento.

Notas:

Los plot plan deben ser generados bajo la especialidad 30 Civiles, aunque incluyan información general.

El idioma oficial para los dibujos es Español, excepto en actualización de diagramas existentes y para nombrar equipos cuya denominación sea normalmente en Inglés.

GDP B31 50 SP 001 0

Departamento Campo Disciplina del

Departamento

Tipo

Documento

Número

secuencial por

Tipo de

documento

Número

Revisión


Departamento: GDP


Revisión: 0



3.1.2 Todos los Documentos Específicos: Los documentos específicos y planos se denominan usando los siguientes campos:

La descripción de cada campo puede usarse dependiendo del tipo de documento a ser codificado.

Campo 1: - Cliente: Petroamazonas EP (PAM EP), propietario de la información. Se usa cliente cuando el documento se encuentra en formato definitivo (As Built, respaldos para AFP, Requisición de Materiales, Cronogramas de Control de Costos). - Proyecto: Número generado por el Control de Documento de cada área. Se usa proyecto cuando el documento se encuentra en etapa de diseño y construcción (Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido, Registros). - Tipo de Orden: Define si es Orden de Trabajo u Orden de Servicio y el lugar de creación donde indica si es de servicio (S) o de trabajo (T) y el # define el lugar donde se generó la orden de trabajo, ya sea Quito (Q) o Campo (C) (Actas, Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo). - Compras para Stock: Dígito de acuerdo al bloque asignado seguido por la letra M500 y los dos últimos dígitos del año en curso (Compra para Stock).

Campo 2: - Ubicación: Asignado en el Anexo No. 1 - Identificador de ubicación (As Built, Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido, Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP, Requisición de Materiales). - Contratista: Se define por el Anexo No.4. (Actas, Órdenes de Servicio y Órdenes de Trabajo) - Departamento: Emisor de la información asignado en el Anexo No. 5 (Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP).

Campo 3: - Disciplina: Dígitos de acuerdo al Anexo No. 2 - Identificador de disciplina para documentos (Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido, Registros, Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP, Requisición de Materiales). - Número de Orden: Se utiliza tres caracteres y define el número asignado a la orden (Actas, Órdenes de Servicio y Órdenes de Trabajo).

PPPPP LLLLLL DD TT SSSS RR

Cliente o

Proyecto

Ubicación Disciplina Tipo

Documento

Número

secuencial

Número

Revisión


Departamento: GDP


Revisión: 0



Campo 4: - Tipo de Documento: Letras designadas por tipo de documento de acuerdo al Anexo No. 3 - Identificador de tipo de documento (Documentos de ingeniería, Registros, Actas, Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP, Requisición de Materiales). - Número de Proyecto: Proyecto al que se encuentra asociado el documento (Órdenes de Servicio y Órdenes de Trabajo). - Campo: Asignado en Anexo No. 1 - Identificador de Ubicación (Actas). - No se aplica diagramas de ingeniería eliminando el campo, de este modo un plano solo debe contener 5 campos.

Campo 5: - Número Secuencial: Utilizar 4 dígitos numéricos máximo. Deben llevar relación con un documento anterior Asbuilt si existe, para ello deberá solicitar a FIC-PAM EP un listado inicial de documentos relacionados (Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido, Registros, Cronogramas de Control de Costos). - Número de Procedimiento Asociado: Utilizar 3 dígitos secuenciales de acuerdo al procedimiento relacionado (Registros). - Número de AFP: Número de cuenta asignada para la orden (Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo, respaldos para AFP). - Tipo de acta: Indica el tipo de acta que es (Actas). Acta de Inicio de Obra (ACI) Acta de Cambio de Cronograma (ACC) Acta de Entrega Provisional de la Obra (ACP) Acta de Entrega Definitiva de la Obra (ACD) - Número de Especialidades: Número determinado de acuerdo al Anexo No. 6 (Requisición de Materiales).

Campo 6: - Revisión: De acuerdo a lo siguiente:

- Designado para revisión en fase de diseño: A Z

- Aprobado para construcción: 0 - Para revisiones posteriores a una ya aprobada: 1 oo

(Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido, Actas, Órdenes de Servicio y Órdenes de Trabajo, Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP, Requisición de Materiales).

3.1.3 Formatos

Los formatos se codifican de la siguiente manera:

Descripción de cada elemento que conforma la metadata del formato:

a. El primer casillero contiene el código de la disciplina. b. A continuación, el segundo casillero indica el tipo de documento. c. En el tercer casillero se coloca el secuencial de tres dígitos de acuerdo al procedimiento

relacionado. d. Por último, en el cuarto casillero se coloca el secuencial conformado de tres dígitos.

DD TTT 000 SSS


Departamento: GDP


Revisión: 0



3.1.4 Codificación para Archivo Central

Este código será implementado el momento de enviar la información para pasivo a Archivo Central y será su responsabilidad la Metadata y taxonomía usada. Archivo Central determina de esta manera los tiempos y formas de almacenamiento de acuerdo a un cronograma preestablecido por este departamento.

3.2. Idioma de redacción de los documentos

La redacción de todos los documentos deben realizarse en idioma Castellano. En el caso de los registros y especificaciones estos pueden redactarse en Castellano y/o Inglés siempre y cuando no altere el contenido y concepto original.

En el caso de Especificaciones, se utilizará el documento original en Inglés y se podrá mantener una traducción oficial del mismo, esto se realiza con el objeto de no desvirtuar la concepción original que fue diseñada en idioma inglés.

3.3. Modificaciones del texto del documento

3.3.1 La identificación de las modificaciones de cualquier parte del documento se

efectuará mediante una línea, colocado a la izquierda del párrafo modificado. Al lado izquierdo del párrafo se indicará el número de la revisión respectiva.

3.3.2 Las correcciones que no implican una alteración en el contenido, como formatos

de letra y errores ortográficos, no se consideran como revisión o modificación de un documento.


Departamento: GDP


Revisión: 0



4 REFERENCIAS

4.1 Norma ISO 9001:2008 Requisitos para el Sistema de Gestión de Calidad. 4.2 GDP-EC-05-PRC-001 Procedimiento de Elaboración de Documentos.

5 REGISTROS

05-RGT-001-02

6 ANEXOS

6.1 Anexo 1 – Identificador de Ubicación actividades PAM EP 6.2 Anexo 2 – Identificador de Disciplina para Documentos y Dibujos 6.3 Anexo 3 – Identificador del tipo de documento 6.4 Anexo 4 – Identificador de Departamental 6.5 Anexo 5 – Identificador de MRs 6.6 Anexo 6 – Identificador Contratistas

7 OTROS

Los envíos por correo electrónico internos y externos no deberán exceder de los 2MB, si excede la información debe ser colocada en el espacio proporcionado como es el FTP para contratistas o drives de intercambio de documentos para usuarios internos (drive Z).

8 SSA

No aplica


Departamento: GDP


Revisión: 0



ANEXO 1

Identificador de Ubicación Actividades PAM EP


Departamento: GDP


Revisión: 0



ANEXO 2

Identificador de Disciplinas para Documentos y Dibujos


Departamento: GDP


Revisión: 0



ANEXO 3

Identificador del Tipo de Documento


Departamento: GDP


Revisión: 0



ANEXO 4

Identificador Departamental


Departamento: GDP


Revisión: 0



ANEXO 5

Identificador MRs


Departamento: GDP


Revisión: 0



ANEXO 6 Identificador de Contratistas

Código Descripción Código Descripción Código Descripción

1 ABB ABB Ecuador 39 EQ Ejimpro Quito Cia. Ltda 77 OGE Optimización Generación Eléctrica

2 AC Acindec 40 ES Esycmet 78 PAMEP Petroamazonas EP

3 AE Ama Energy 41 ESP ESP Completion Technologies S.A 79 PC Procopet

4 AF AFHidrotecnologia 42 ET Ecuapet 80 PE Petroenergy

5 AK Aker Solutions 43 FES Falconelectricsupply 81 PEC PEC Ecuador

6 AM Amacs 44 FG Flargent 82 PL PIL

7 AT Astinave 45 FL Flare Industries 83 PM Centro Poblado Puerto Murialdo

8 AW AWT S.A. 46 FM Firmesa 84 PMC Petroleum & Mining Equipment Corporation

9 AZ Azul 47 FN Frantz 85 PP Panamerican Enginieering Panampensa

10 BE Beecons 48 FR Fredsacon 86 PR Proynca

11 BH Belech 49 GBS Gaobast 87 PRD Pardalis

12 BI Bolivar International Supply Bis 50 GC Giscan 88 PS Presercorp

13 BK Baker Hughes 51 GD Global Distribucion 89 PT Petro Consultant

14 CA Crespo Arquitectos 52 GN Genesyscontrol 90 RA Rockwell Automation

15 CB Conbaquerizo 53 GR Gardner Denver 91 RC Radincevall

16 CC Concucip 54 GS Geosuelos Cia.Ltda 92 SC Santos CMI

17 CF Cyfoil 55 HB Hoerbiguer 93 SD Sedemi

18 CI Cuerpo de Ingenieros del Ejercito 56 HC Herdoiza Crespo 94 SH Consorcio Shushufindi

19 CL Conaldue 57 HRB Harbert 95 SLB Schlumberger

20 CM Caminosca 58 HT Huataracu 96 SM Siemens

21 CN Conserde Milenium 59 IA Industria Acero de los Andes 97 SMT Solmaquitrans

22 CO Conduto 60 IAE Industria Aceros del Ecuador 98 SN Schneider

23 CP Captagua 61 IF Integrated Flow Solutions 99 SP SmartPro

24 CPM Conspeccime 62 IG I&G - Ingeniería y Geosintéticos 100 SPT SPT Group

25 CR Consermin 63 IIA Importadora Industrial Agricola 101 SR Samper

26 CS Comasey 64 IN Ingeyectos 102 STP Sertecpet

27 CSP Corpac Steel Products 65 IP Interpipe 103 SV Contructora Selva Norte

28 CT Coretrading 66 KM Kemar 104 SV Sancev Electrica Industrial

29 CVA Constructora Villacreces Andrade (CVA) 67 LL La Llave 105 TC Tecna

30 DC Danielcom (DES - FES - DS) 68 LV Levo 106 TCN Tcontrol

31 DG Consorcio DGC 69 MD Multiservicios Daactmas Murialdo S.A. 107 TN Tansel

32 DT Disetec 70 MI M&I Coretrading 108 TP Tepromec

33 EA Estructuras de Acero Cia Ltda. 71 ML Melacorp 109 TS Tesca

34 ECG Eduardo Crespo Guarderas 72 MN Macronivel 110 WE Wagner Equipment

35 EG EGV Constructores 73 MP Mission Petroleum 111 WG Wood Group

36 EL Electro Ecuatoriana 74 MS Mustang 112 ZJ Zoja Maquinarias y Servicios

37 EP Energy Petrol 75 NLR Global Fluids 113 ZN Bloques PAM Zona Norte (ex PEC)

38 EPPEC EP Petroecuador 76 OF Offgosa

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