CONTRALORIA AUXILIAR DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Y JURISDICCIÓN COACTIVA

AUTO Nº 05

“POR EL CUAL SE ORDENA EL ARCHIVO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR No.

PAS-05-2018 ADELANTADA EN EL INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN Y

APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE INDER DEL MUNICIPIO DE ENVIGADO”

Envigado, 13 de noviembre de 2019.

COMPETENCIA

De conformidad con la competencia que le otorga el artículo 272 incisos 1º y 5º de la

Constitución Política, la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y la Resolución Interna 58

de 15 de abril de 2016, procede la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal de la

Contraloría Municipal de Envigado, en cabeza de la suscrita Contralora Auxiliar

comisionada mediante resolución No 043 de febrero 22 de 2016, a calificar el mérito

de la Indagación Preliminar radicada bajo el número PAS-05-2018 con fundamento en

el siguiente

ANTECEDENTE

La Sub contraloría, en desarrollo del proceso de control micro de la Contraloría

Municipal de Envigado, mediante radicado 201800000478 trasladó a la Contraloría

Auxiliar Fiscal, un hallazgo con alcance sancionatorio en virtud de la auditoria

gubernamental en modalidad Especial para la vigencia 2018, practicada al Instituto de

Deportes, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre INDER del Municipio de

Envigado, con el fin de realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento desde las

vigencias 2014, 2015, 2016 y 2017. Como resultado de la misma, el equipo auditor

determinó incumplimientos respecto a la conciliación entre las áreas de contabilidad y

nómina, que se realiza de manera permanente, así como en las acciones planteadas

en el plan de mejoramiento propuesto por la Entidad, los cuales se detallan a

continuación:

“Vigencia 2014:

Revisados los pagos realizados por el INDER por concepto de aportes a Seguridad

social, se evidencia que los valores pagados el 07 de enero de 2015, según planilla

SOI No. 7604605403, que corresponden al mes de diciembre de 2014, no guardan

coherencia con las cifras registradas en contabilidad, tal como se detalla:

Entidad Administradora Valor causado

en contabilidad

Valor pagado

planilla SOI

Diferencia por

conciliar

Pensión 64.639.020 47.748.800 16.890.220

Salud 49.907.738 36.345.300 13.562.438

Caja de Compensación y

otros parafiscales

33.440.100 26.128.500 7.311.600

Riesgos Profesionales 1.567.672 1.549.871 17.801

Total 149.554.530 111.772.471 37.782.059

(Cifras en pesos)

Vigencia 2015:

Revisados los pagos realizados por el INDER por concepto de aportes a Seguridad

social, el equipo auditor evidenció que los valores pagados el 29 de diciembre de

2015, según planilla SOI No. 7626515866, que corresponden al mes de diciembre de

2015, no guardan coherencia con las cifras registradas en contabilidad, tal como se

especifica a continuación:

Entidad

administradora

Valor causado en

contabilidad

Valor pagado

planilla SOI

Diferencia

por conciliar

Pensión 53.747 51.604 2.143

Salud 39.817 37.768 2.049

Caja de compensación

y otros parafiscales

32.739 32.739 0

Riesgos Profesionales 1.777 1.777 0

Total 128.080 123.888 4.192

Lo anterior evidencia la falta de conciliación entre nómina y contabilidad ya que el

saldo a 31 de diciembre de 2015, por concepto de seguridad social debía ser de $0 y a

31 de diciembre de la misma vigencia presenta un saldo de $4.192 miles. Diferencia

que corresponde al 1,16% del total de los pasivos $358.742 miles reflejados en los

estados contables a diciembre 31 de 2015.

Vigencia 2016:

Revisados los auxiliares expedidos por el sistema de información del Instituto de

Recreación y Deporte referido a la seguridad social, se demostró que dichas cuentas

deberían contablemente tener saldo cero pesos ($0) a esa fecha después de los

valores pagados por el INDER el 28 de diciembre de 2016, a pesar de eso se

evidenció un saldo de $20.217.867, diferencia que distorsiona la veracidad de la

información contable, toda vez que no refleja en su totalidad las operaciones de dicha

institución.

CUENTA ENTIDAD ADMINISTRADORA DIFERENCIA POR CONCILIAR

242518 Aportes fondos de pensiones 10,599,890

242519 Aportes a seguridad social 8.258,341

24252001 Cajas de compensación 465,600

24252002 ICBF 188,300

24252003 SENA 125,500

242532 Aportes riesgos profesionales 21,516

242533 Fondo de solidaridad y garantías 558,720

TOTAL DIFERENCIA POR CONCILIAR 20,217,867

Por el contexto descrito, el Equipo Auditor solicitó al Jefe de Talento Humano del

Instituto los pagos referentes a la seguridad social del mes de enero y febrero de 2017

para constatar si se había realizado la conciliación y los asientos contables respectivos

que permitan subsanar los conceptos detallados en la tabla evidenciando que aún

permanecen las mismas cifras.

Vigencia 2017:

CONCEPTO VALOR CAUSADO

VALOR PAGADO DIFERENCIA

PENSIÓN 72,646 61,370 11,276

SEGURIDAD SOCIAL 57,521 45,062 12,459

PARAFISCALES 39,998 39,998 0

ARP SURA 2,314 2,314 0

TOTAL 172,479 148,744 23,735

Fuente: Dirección Administrativa y Financiera INDER Envigado (en miles) Elaboró: Equipo Auditor Contraloría de Envigado

De conformidad con lo detallado en la tabla anterior se comprobó que los pagos

realizados por el INDER por concepto de aportes a seguridad social, el 09 de enero de

2018, según planilla ARUS No. 35551065, correspondiente al mes de diciembre de

2017 y a enero de 2018, no guardan coherencia con las cifras registradas en

contabilidad.

Que conforme a lo anterior, esta autoridad considera pertinente adelantar de oficio la

indagación preliminar con el fin de determinar los hechos u omisiones constitutivas de

infracción, y como se señaló, determinar si esta situación ha continuado en varias

vigencias, y si a la fecha se sigue presentando, demostrando con ello que no se

corrigen las debilidades señaladas por la Contraloría y la afectación de los estados

contables de la Entidad, resultado que genera un incumplimiento reiterado de los

planes de mejoramiento”.

PRUEBAS

Con el traslado del hecho con presunto alcance sancionatorio, solo se arrimó el

resultado de la evaluaciones financieras, relacionadas con las conciliaciones entre

contabilidad y presunto al finalizar cada una de las vigencias y que dieron como

resultado el hallazgo con alcance administrativo y que diera como consecuencia un

presunto incumplimiento por deficiencia señalada, sin embargo el traslado se

orienta al incumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos desde la vigencia

2014 a 2017.

Solicitó entonces este Despacho, copias de los planes de mejoramiento evaluados

y suscritos por el INDER desde la vigencia 2014 a 2017, con el objeto de determinar

los implicados en el incumplimiento en cada una de las vigencias y revisar las

fechas en que debían haberse dado corrección por parte del sujeto de control.

ARGUMENTOS DEL DESPACHO PARA DECIDIR

Una vez se tiene conocimiento del hecho que da lugar al proceso administrativo

sancionatorio, de acuerdo con la información que remite el grupo auditor relacionado

con el incumplimiento a los planes de mejoramiento suscritos en cada una de las

citadas vigencias por el Instituto de Deportes, Recreación y Aprovechamiento del

Tiempo Libre – INDER, se procedió a iniciar las averiguaciones preliminares para

establecer si era procedente o no el inicio de proceso administrativo sancionatorio que

nos ocupa, pero una vez analizada la prueba acopiada por el Despacho para

establecer tales incumplimientos, se pudo verificar en cada uno de los planes la

siguiente Información:

VIGENCIA 2014: El equipo auditor en el informe financiero para esa vigencia,

manifestó lo siguiente: “(…) No se pronuncia frente al seguimiento plan de

mejoramiento de la vigencia 2014, debido que de acuerdo con la sentencia C-103 del

11 de marzo de 2015, que dejo sin efectos las funciones de advertencia, en las

mismas aduce que los planes de mejoramiento no son competencia del ente de

control sino de las oficinas de control interno de la respectiva entidad”

Quiero decir lo anterior que, si bien se pudo señalar la deficiencia en dicha vigencia, el

ente de control no realizó el seguimiento al señalado plan para verificar el

cumplimiento o no de la acción correspondiente, por lo tanto no será tenida en cuenta

para la valoración por incumplimiento a un plan de mejoramiento que no fue evaluado

en su momento, además de ello, para el momento del traslado del hecho con alcance

sancionatorio, ya habría operado el fenómeno de la caducidad establecido en la Ley

1437 de 2011, por lo tanto el Despacho en razón a los anterior no tendrá en cuenta la

vigencia 2014.

VIGENCIA 2015: En el plan de mejoramiento vigencia 2015, no se observa una acción

relacionado con la deficiencia señalada que fuera objeto de revisión, adicional a ello, el

plan de mejoramiento tiene fecha de inicio de las acciones que allí están planteadas,

pero se observa a folio 15 del expediente, que tiene fecha de inicio, pero no tiene

fecha de finalización, no indican responsable a las acciones allí planteadas y no está

suscrito por partes, esto es, el representante legal y el jefe de control interno.

Así las cosas, el plan de mejoramiento para el 2015 tampoco será tenido en cuenta

para el análisis de los hechos narrados en el traslado con alcance sancionatorio, pues

si la deficiencia se evidenció en aquella época, no fue objeto de plan mejoramiento o

no fue puesta en conocimiento del sujeto de control.

VIGENCIA 2016: Mediante oficio de 12 de agosto de 2016, la representante legal del

INDER del Municipio de Envigado visible a folio 17, envía un registro de la acción a

tomar frente al hallazgo administrativo relacionado con la conciliación de pagos

realizados al sistema de seguridad social, visible a folio 18, sin embargo, en el

pantallazo de lo que parece ser el sistema en el cual se registran dichas acciones en

la Entidad, se observa que: se señala la descripción de una situación que conllevo a

un hecho con alcance administrativo pero general, porque no describe puntualmente el

hecho descrito por el grupo auditor, pero se observa también que no tiene fecha de

finalización o evaluación, en tal sentido se tendría como finalizada el mismo día, en el

cual se registró y posterior a ello no se tiene revisiones o evaluaciones posteriores por

parte del ente de control y si bien se señala un responsable, no se podría afirmar en

estricto sentido si corresponde al responsable del proceso o de la acción y el mismo

tampoco se encuentra suscrito por ningún funcionario de la citada Entidad, lo anterior,

debió verificarse al momento del ejercicio auditor.

VIGENCIA 2017: Para esta vigencia se deben hacer dos precisiones importantes, la

primera es que al revisar el plan de mejoramiento por parte del Despacho se observa

que el mismo tiene descrita el hecho presuntamente irregular en la observación N° 12

del área de gestión financiera, adicionalmente señala una área responsable de

implementar la acción de mejora y una fecha de corrección para el 1 de octubre de

2017, es decir, una acción de ejecución inmediata, en tal sentido se tendría que haber

verificado, si en ese momento se ejecuto o no acción de mejora, y la segunda

precisión y no menos importante, es que, en el proceso administrativo sancionatorio

radicado bajo N° PAS-003-2018, se encuentra también la acción descrita como

irregular, como resultado del plan de mejoramiento suscrito por la entidad en el

ejercicio de auditoria regular practicada al INDER, razón por la cual no podrá este

Despacho adelantar dos procesos con el mismo hecho, pues violaría los principios

procesales de los implicados, en tal sentido, dicha acción se tendrá como válida para

valoración del Despacho la descrita en el proceso antecedente, es decir, se valorara

en conjunto con el proceso sancionatorio PAS-003-2018.

Por todas las razones antes descritas, y analizando cada uno de los planes de

mejoramiento de cada una de las vigencias y de conformidad con el material

probatorio acopiado al proceso por el Despacho, se encuentran desvirtuados los

hechos que dieron origen a las diligencias preliminares, por lo tanto lo procedente es

ordenar el archivo de las mismas y en lo sucesivo, indicar al grupo auditor los

documentos mínimos necesarios a tener en cuenta al momento de configurar un

hallazgo con alcance sancionatorio o instar a las oficinas de control interno de las

entidades, para que adopten medidas tendientes a realizar planes de mejoramiento

que sean efectivos a las acciones planteadas.

En mérito de lo anteriormente expuesto, la Contralora Auxiliar Fiscal

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Archivar las diligencias preliminares radicadas bajo N° PAS-

005-2018, por no encontrar mérito para iniciar Procedimiento Administrativo

Sancionatorio, en INDER del Municipio de Envigado, de conformidad lo expuesto en la

parte motiva de esta providencia.

ARTÍCULO SEGUNDO: Notificar la presente decisión por estados, no obstante y en

aras de maximizar las garantías derivadas del debido proceso constitucional; la

presente providencia se publicara en la página web del ente de control para su fácil

acceso.

ARTÍCULO TERCERO: Cumplido lo anterior, archívese la presente Indagación

Preliminar.

ARTÍCULO CUARTO: Contra la presente providencia no proceden recursos.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

ISABEL CRISTINA POSADA DURANGO

Contralora Auxiliar Fiscal.