DESICIONES IMPORTANTES AL ADMINISTRAR PROYECTOS

1. ANALISIS DEL RIESGO

2. LIDERAZGO

3. NEGOCACION

4. EQUIPO DEL PROYECTO

5. CONCLUSIONES

FEBRERO 2010

Definición de Riesgo

Riesgo.(Del it. risico o rischio, y este del ár. clás. rizq, lo que depara la providencia).1. m. Contingencia o proximidad de un daño.2. m. Cada una de las contingencias que pueden ser objeto de un contrato de seguro.

Fuente: Diccionario

Cada una de las contingencias que pueden afectar el desarrollo de un proyecto.

DIFERENCIA ENTRE RIESGO E INCERTIDUMBRE

El riesgo es aquel que puede dejar a la organizacion expuesta a pérdidas financieras inesperadas o de su reputación (y multas) por una falla en las operaciones

En tanto que la incertidumbre es el grado de falta de confianza. La Incerteza o Probabilidad que ocurra: no hay seguridad de la ocurrencia

del evento.

El riesgo es un evento que contiene dos aspectos esenciales:

Clasificación de riesgos en proyectos

Riesgo de terminación

Riesgo tecnológico

Riesgo en suministros

Riesgo político y social

Riesgo económico

Riesgo financiero

Riesgo de fuerza mayor

CAUSAS DE RIESGO E INCERTIDUMBRE

Cantidad insuficiente de inversionistas. La tendencia en los datos y su valoración. Cambio en el ambiente económico externo, invalidando

experiencias anteriores. La mala interpretación de los datos. Los errores de análisis. Disponibilidad y énfasis de recurso humano. Resultados no cuantificables. Objetivos y metas ambiguas. Falla en el diagnostico y falta de definición del problema.

Proceso

IdentificaciónIdentificación

EvaluaciónEvaluación

ClasificaciónClasificación

PriorizaciónPriorización

Planificación,Seguimiento

y control

Planificación,Seguimiento

y control

Riesgos

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: Determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

Entradas

Factores Ambientales de

la Empresa

Activos de Procesos

Organizacionales

Alcance del Proyecto

Plan de Manejo del

Riesgo

• Bases de datos de proyectos

• Estudios académicos

• Benchmarking

• Otros estudios sectoriales

Plan de Proyecto

• Información de proyectos previos

• Lecciones aprendidas

• Enunciado del alcance del proyecto

• Asignación de Roles y Responsabilidades

• Categoría de los riesgos

• Plan de Trabajo

• Costos

• Gestión de Calidad

• Salidas del proceso

Herramientas y Técnicas

Herramientas y Técnicas

Revisión de Documentación

Recopilación de Información

Análisis de Checklist

Análisis de Supuestos

Técnicas de Diagramas

• Planes y supuestos del Proyecto

• Información histórica de otros proyectos

• Brainstorming

• Técnica Delphi

• Entrevistas

• Identificación de Causa-Raíz

• Análisis FODA

• Listas de riesgos de proyectos anteriores

• Revisión de exactitud, consistencia o completitud de los supuestos

• Diagramas de Causa-Efecto (Ishikawa/Fishbone)

• Diagramas de Flujos de Procesos y Sistemas

• Diagramas de Influencia

• Arbol del Problema.

Hoja de Abstracción ID Riesgo Fecha descubrimiento Prioridad Probabilidad Impacto Índice Crítico Descripción Descubierto por: Asignado a: Contexto (módulos que afecta)

Información del riesgo

Plan de Mitigación

Plan de Contingencia

Estado Fecha de Estado Aprobaciones

Jefe del equipo Gestión de Riesgo Jefe de Proyecto Fecha de Cierre Motivos de cierre Observaciones

REGISTROS DEL RIESGO

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO EN PROYECTOS

EN UN PROYECTO ES FUNDAMENTAL LA EVALUACIÓN DE TODOS EN CADA UNA DE LAS FASES DEL PROYECTO.

Construcción

Obsolescencia tecnológica.

Constructor y/o Suministrador

PolíticosFuerza mayorPerdidas operativasResponsabilidad civilAccidentes

Cías Seguros

Financiero

Construcción(residual)

Comercial (residual)

BANCOS

GarantesPolíticos

Comerciales

AccionistasComercial (residual)

Construcción (residual) OperadorEjecución / Explotación

EstadoPolítico

Fuerza mayor

Clientes

Mercado (volumen, precio, etc.)

Tomado de : Inversión en Proyectos Autofinanciados. Proyect Finance. Ignacio Pérez De Herrasti.

LO

S R

IES

GO

S D

E M

ER

CA

DO

POSIBLES COBERTURAS

RIESGOSDE

MERCADO

•Precio•Volumen•...

OPERADOR CLIENTES Y/O COMPRADORES

•Cobertura del riesgo Comercial

GARANTES BANCOSCIAS DE SEGUROS

•Flexibilidad para el repago de la deuda

ACCIONISTASCONSTRUCTOR

Y/OSUMINISTRADORES

AUTORIDADES(ESTADO)

•Apoyo al proyecto

•Contrato de compra alargo plazo con precio y cantidades aseguradas•Rentabilidad mínima garantizada•Indexación de precios (inflación, forex...)

•Subsidios•Aportación de recursos adicionales•Garantía de rentabilidad sobre la inversión

Tomado de : Inversión en Proyectos Autofinanciados. Proyect Finance. Ignacio Pérez De Herrasti.

LO

S R

IES

GO

S F

INA

NC

IER

OS

POSIBLES COBERTURAS

RIESGOSFINANCIEROS

•Convertibilidad•Forex•Tipos de interés•Sindicación

OPERADOR CLIENTES Y/O COMPRADORES

•Tipos de interés fijos

(p. e., CIRR’s)

GARANTES BANCOSCIAS DE SEGUROS

•Cobertura a largo plazo de tipos de interés y cambio.•Maximización de los créditos en moneda local

ACCIONISTASCONSTRUCTOR

Y/OSUMINISTRADORES

AUTORIDADES(ESTADO)

•Asegurarse la convertibilidad

•Indexación de precios al tipo de cambio.•Pagos en divisas

•Garantizar la convertibilidad•Compensaciones por devaluaciones

•Cobertura de riesgos de convertibilidad y transferibilidad a través de Cías Públicas de Seguros de Crédito a la Exportación (ECA’s-CESCE)

Tomado de : Inversión en Proyectos Autofinanciados. Proyect Finance. Ignacio Pérez De Herrasti.

Liderazgo (Dirección Efectiva)

Líderes efectivos: Lideran con el ejemplo Son visionarios Son técnicamente competentes Son decisivos Son buenos comunicadores Se enfrentan cuando es necesario Soportan a los miembros del equipo Promueven ideas nuevas

Liderazgo (Dirección Efectiva)

Líderes inefectivos: Son mal ejemplo Rechazan ideas nuevas No se aseguran de sus acciones No tienen mucha experiencia técnica Son pobres comunicadores Son pobres motivadores

Liderazgo en la Administración de Proyectos

Trabajo colaborativo La mayoría de los proyectos que fracasan, lo hacen

porque no se alcanzó a formar un equipo de trabajo, es por ello que los primeros pasos en la construcción de un equipo de trabajo son básicos.

Liderazgo en la Administración de Proyectos

Desarrollo de personas El equipo será más efectivo, mientras más efectivas

sean sus personas.

Liderazgo en la Administración de Proyectos

Buen liderazgo Los buenos líderes son buenos motivadores, que

promueven la participación de todos los integrantes, que nunca matan una idea por inviable que parezca, que facilitan en el grupo y que no pierden de vista los objetivos, son honestos, tienen habilidades técnicas, son competentes, inspiran a una visión más grande. Un buen líder es un excelente comunicador.

El factor más importante en el éxito en el liderazgo y el ámbito empresarial es:

el factor humano

Criterios en la Negociación

¿Cuáles son los puntos más complejos de una negociación?

¿Qué tanto hay qué planear? ¿De qué depende una buena negociación? ¿Cómo se hace un buen negociante?

Preparación para la Negociación

Preparación: Es el fundamento de negociaciones exitosas.

La relación entre los involucrados Explorar los intereses mútuos Desarrollar opciones aceptables para los involucrados Identificar criterios de objetivo Considerar alternativas disponibles Diseñar compromisos realistas

Una buena planeación, incrementa dramáticamente laoportunidad de llegar a un acuerdo satisfactorio.

Beneficios de planificar las negociaciones

Evaluar correctamente los intereses de ambos lados Entender las dinámicas de las diferentes interacciones

interpersonales y relaciones Descifrar información incompleta o fragmentada Evitar tomar acciones que no ayuden a nuestros

intereses.

Estrategia para negociar

Estrategia para negociar

BATNA: Best alternative to a negotiated agreement.

Es la acción que tomará uno de los involucrados en caso de que la negociación falle y no se pueda alcanzar un

acuerdo.

Negociando: proceso

1. Diagrama de los involucrados y sus relaciones

2. Listar ¿Cuáles son los puntos a negociar?

1.__________________________

2.__________________________

3.__________________________

4.__________________________

Negociando: proceso

3. Definir las relaciones críticas

Actual Preferida

Tu perspectiva:

Perspectiva de otros:

4. Para esta negociación ¿qué pasos ayudarán para hacer avanzar la relación del cliente?

Negociando: proceso

Identificar las necesidades de negocio e individuales. Considerar intereses económicos, políticos y emocionales, así como intereses a largo y corto plazo

Intereses Razones

Tus intereses clave:

Los intereses de otros:

Intereses ajenos clave:

Evaluación y feedback

Después de la negociación:

¿Se obtuvo lo requerido?

¿Cómo se obtuvo?

¿Se siguió el plan del proyecto?

¿Logro total de acuerdos?

La integración del equipo del proyecto es clave en el éxito de este, se deben incluir individuos comprometidos (pueden y quieren) con el proyectos y la organización, para ello es importante:

Crear sinergia en el equipo de trabajo. Si quieres puntualidad debes ser puntual Si quieres honestidad debes ser honesto Si quieres involucración debes involucrarte Si quieres austeridad debes ser austero Si quieres éxito en el proyecto, debes esforzarte por el.

y… sobre todo… respetar espacios de tiempo, ideas y preferencias de la gente; recuerda que se esfuerza más quien lo hace por lo que cree.

EQUIPO DEL PROYECTO

• Experiencia relevante con resultados demostrados

• Motivación para excelencia

• Dedicación, determinación y persistencia

• Buena comunicación

• Puede vivir con riesgo, ambigüedad e incertidumbre

• Creatividad

• Adaptabilidad

• Obsesión por encontrar oportunidades

• Liderazgo

Cualidades de un equipo exitoso...

New Venture Creation, Entrepreneurship for the 21st Century / New Venture Creation, Entrepreneurship for the 21st Century / Jeffrey Timmons and Stephen SpinelliJeffrey Timmons and Stephen Spinelli

El potencial de un proyecto depende de la calidad de su equipo

• Crear una proyecto de alto potencial sin un buen equipo es muy difícil

• Equipos exitosos comparten las siguientes características:

New Venture Creation, Entrepreneurship for the 21st Century / Jeffrey Timmons and Stephen SpinelliNew Venture Creation, Entrepreneurship for the 21st Century / Jeffrey Timmons and Stephen Spinelli

– Cohesión– Trabajo en equipo– Integridad– Dedicación a largo

plazo– Mentalidad de

resultados

– Dedicación a la creación de valor

– Imparcialidad– Comparten el fruto de

sus esfuerzos– Compromiso

MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS