02 Tecnologia Informatica en Archivos

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IV Congreso de Archivología del Mercosur 27 al 29 de septiembre de 2001 La tecnología informática al servicio de la archivística José Bernal Rivas Fernández 1 Universidad de Costa Rica [email protected] Resumen La tecnología informática al servicio de la Archivística, debe ser vista a la luz de las posibilidades que ofrecen una serie de herramientas tecnológicas para agilizar muchos procesos que se dan en el contexto de los archivos. Pero también, es necesario considerar a estas tecnologías dentro del marco de la sociedad de la información, donde la irrupción de nuevos productos informáticos deben llevarnos a meditar sobre sus potencialidades para el quehacer de los archivos pero sin perder de vista su carácter utilitario. 1 Sección de Archivística, Escuela de Historia – Universidad de Costa Rica. Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, San José, Costa Rica, teléfono (506) 207-4257, fax (506) 207-4695, E-mail: [email protected] San Lorenzo, Paraguay 1

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ARCHIVISTICA

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Estudios en archivologa en el departamento de

17IV Congreso de Archivologa del Mercosur

27 al 29 de septiembre de 2001

La tecnologa informtica al servicio de la archivstica

Jos Bernal Rivas Fernndez

Universidad de Costa Rica

[email protected] tecnologa informtica al servicio de la Archivstica, debe ser vista a la luz de las posibilidades que ofrecen una serie de herramientas tecnolgicas para agilizar muchos procesos que se dan en el contexto de los archivos. Pero tambin, es necesario considerar a estas tecnologas dentro del marco de la sociedad de la informacin, donde la irrupcin de nuevos productos informticos deben llevarnos a meditar sobre sus potencialidades para el quehacer de los archivos pero sin perder de vista su carcter utilitario.

El mayor impacto de las tecnologas de la informacin en el campo de los archivos, tiene que ver con las posibilidades que brindan las redes de comunicacin para accesar e intercambiar informacin, con lo que se ve beneficiado tanto el usuario interno como el externo; as como se incrementan las posibilidades de la difusin de informacin a un pblico ms amplio, con lo que los archivos adquieren un mayor dinamismo.

La industria de las computadoras, junto con la industria de las telecomunicaciones y de la comunicacin, se han integrado y de esta alianza estratgica, los archivos en particular y la Archivstica en general, deben sacar el mayor provecho y ponerlas al servicio de mltiples procesos, pero sin perder de vista su carcter instrumental. Asimismo, no debe perderse de vista que la tecnologa ha dado origen a nuevos soportes, muchos de los cuales han venido a sustituir a los tradicionales, con lo que se abren nuevos retos para los archivistas.

Por lo tanto, no slo debemos ver la tecnologa informtica al servicio de la Archivstica, en la mejora y no en la sustitucin de muchos procesos especialmente de la descripcin, sino que tambin debemos prestar atencin a la produccin de un nmero cada vez ms creciente de documentos en los cuales la informtica se vuelve una herramienta imprescindible para tener acceso a la informacin que ellos contienen, en la medida en que es el mecanismo por el cual se producen los llamados documentos electrnicos que cada vez ms inundan nuestras organizaciones.

Al hablar de la tecnologa informtica, debemos considerar dos vertientes, pues no slo se trata de cmo hace uso de ella la Archivstica, sino tambin qu consecuencias tiene para el mundo de los archivos. Con ello quiero hacer hincapi en el hecho de que la informtica es una herramienta til para la realizacin de muchos procesos archivsticos pero tambin ha dado origen a documentos en formatos no tradicionales, como es el electrnico.

Por lo tanto, en esta ponencia har mencin a estas dos vertientes, ya que tanto una como la otra prestan un servicio a la Archivstica, especialmente en el contexto de la sociedad de la informacin en la que nos movemos. La que no slo ha cambiado nuestras vidas, sino tambin la de la mayora de las organizaciones, dado que el manejo de informacin constituye una parte importante de nuestras actividades personales y de las de la mayora de las organizaciones, empresas o instituciones, lo que se ha hecho posible mediante la utilizacin de las computadoras, de las autopistas de la informacin y los modernos medios audiovisuales

Las computadoras facultan para organizar y crear la informacin de una manera asequible a las necesidades ordinarias y las autopistas de la informacin permiten tambin el traslado rpido de grandes volmenes de informacin, finalmente las tcnicas audiovisuales son un elemento imprescindible en la difusin y el tratamiento de la informacin para hacerla inmediatamente disponible.

La aparicin reciente de esta sociedad informacional se ha caracterizado por la presencia de las nuevas tecnologas que han aumentado la capacidad productiva del hombre. Especial importancia tiene la aparicin de las computadoras, igualmente es necesario estudiar la creacin y expansin de Internet y su desarrollo durante las ltimas dcadas, que ha revolucionado el uso de las computadoras y de las comunicaciones como ninguna innovacin lo ha hecho antes.

La sociedad de la informacin se caracteriza por una ruptura de los lmites tradicionales de espacio y tiempo para la circulacin sin barreras de la informacin constituida por datos alfanumricos, voz, sonido, imagen esttica e imagen en movimiento, como es el caso de la multimedia. En esta era, ms que nuevos e impresionantes inventos, se da una integracin espectacular de elementos ya existentes, como la computadora, el telfono, la televisin y los equipos de reproduccin musical .

Las nuevas tecnologas de la informacin

Hay al menos siete tecnologas a las que se puede calificar como "de la informacin y de la comunicacin" que han permitido grandes cambios en el modo de tratar y trasladar la informacin (Lucas, 2000: 103):

1. La fibra ptica,

2. Las computadoras, como elemento esencial de todo el proceso,

3. Los sistemas de interaccin de la computadora y el usuario, que permiten, como Windows, una fcil relacin entre el sujeto y la mquina,

4. La digitalizacin de la informacin, al favorecer la transmisin, el almacenamiento e incluso el uso comprimido de la informacin,

5. Las comunicaciones va satlite,

6. Las tecnologas telefnicas celulares, y

7. Las redes de comunicacin.

La expresin "nuevas tecnologas" se emplea con frecuencia como equivalente a las de "nuevas tecnologas de la informacin" o incluso "tecnologas de la informacin". Webster y Rubins dicen que "tecnologas de la informacin es un neologismo acuado para describir una tendencia de las tecnologas de los computadores y de las telecomunicaciones a integrarse y converger". Por su parte, Burton dice que nos encontramos con "unas tecnologas de convergencia entre los computadores y las telecomunicaciones para el manejo de informacin, aplicables a diferentes reas, tales como la direccin, la administracin, el gobierno o la edicin (Lucas, 2000: 105).

Las nuevas tecnologas de la informacin se podran clasificar en tres grandes grupos o industrias: de las computadoras, de la telecomunicacin y de la comunicacin, que en la prctica estn muy relacionados y tienen mbitos comunes. Para nuestros efectos, interesa destacar lo que comprende la industria de las computadoras y la de las telecomunicaciones, dentro de la primera ubicamos las computadoras en sentido estricto (el hardware hablando tcnicamente), el software y los elementos auxiliares: la pantalla, la impresora, el escner, el CD-ROM y el modem. Respecto a la industria de las telecomunicaciones, las tcnicas son: la fibra ptica, la telecomunicacin va satlite, la tecnologa celular y las redes de comunicacin, donde la Internet es el prototipo; cada una de estas tecnologas ha tenido su propia evolucin, en funcin de los principios en los que se basa, pero al final se complementan.

Las computadoras han evolucionado tecnolgicamente en etapas, marcadas por la demanda social de su uso hasta llegar a cuando el uso generalizado de Internet y de otros sistemas de comunicacin electrnica en red abren posibilidades inusitadas para el uso de computadoras hasta el punto de que una computadora sin capacidad de conexin a red empieza a parecer ridcula o anacrnica.

La Internet supuso un cambio extraordinario en la utilizacin de las computadoras, pues las actividades realizadas mediante conexin en red son, probablemente, el uso primordial que se da a estas mquinas. Internet es a la vez una ampliacin de la capacidad de comunicacin, un mecanismo de amplia transmisin de informacin y un medio para la colaboracin e interaccin entre individuos y sus computadoras, sin tener en cuenta su localizacin geogrfica .

La red ha sido posible tanto por la mejora en la capacidad de tratamiento interno de la informacin por parte de las computadoras, como, muy especialmente, por la mejora de las posibilidades de conexin externa, las "autopistas de la informacin". Las continuas mejoras de las computadoras en capacidad, las facilidades de interconexin que ofrece la red y el adecuado soporte del traslado de informacin que han facilitado las autopistas de la informacin, han cambiado las posibilidades de comunicacin entre las personas, con lo que se ha abierto un panorama casi ilimitado para el empleo de las computadoras e Internet (Lucas, 2000: 83).

Los cambios tanto en el campo de las computadoras como de las telecomunicaciones, afectan a diferentes planteamientos tcnicos que han ido ampliando la capacidad de las diferentes tecnologas empleadas, las que estn supeditadas al avance de otras que las apoyan y les dan utilidad.

Los archivos y las nuevas tecnologas

La relacin de los archivos y las nuevas tecnologas de la informacin, tiene que ver con el hecho de que este conjunto de medios informticos (fsicos y lgicos) sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusin informatizada de la informacin, as como de las telecomunicaciones, que se resume en el trmino informtica. La aplicacin de estas tecnologas en los archivos empieza a principios de los aos setenta, cuando se crea el Comit de Automatizacin del Consejo Internacional de Archivos ante la insuficiencia de los sistemas tradicionales frente a la creciente produccin documental de las administraciones y el paralelo aumento en la demanda de informacin.

Las nuevas tecnologas son susceptibles de ser aplicadas en mltiples tareas archivsticas, tales como las transferencias, el control fsico de los fondos, el control de prstamos y consultas, los instrumentos de descripcin, el expurgo, la difusin y la gestin del servicio.

Este nuevo mundo de posibilidades exige el acercamiento hacia un entorno como es el de la informtica y de las telecomunicaciones en dos sentidos:

1. Conocer dichas tecnologas y las ventajas que ofrecen.

2. Reflexionar sobre cules son nuestras necesidades y las exigencias de nuestros archivos que podran ser mejoradas con estos medios.

Si bien es cierto, la mayora de los procedimientos archivsticos son susceptibles de ser automatizados, el ms beneficiado es sin duda la descripcin-recuperacin y cuanto con ello se relaciona. La amplia expansin de la informtica a todos los aspectos del trabajo administrativo, facilita sobremanera la automatizacin del archivo desde sus inicios. Por ejemplo, tan pronto como la entrada de un documento es registrada por medio de la computadora conectada en red, podemos realizar el seguimiento de un expediente a lo largo de su tramitacin, clasificarlo y describirlo, lo cual es factible mediante un programa de gestin integral del archivo que funcione conectado con todas las unidades administrativas.

La gestin electrnica integral del archivo requiere normalizar todos los procesos desde la oficina, como la clasificacin, la descripcin y la seleccin; asimismo se controla mejor la disponibilidad de espacio en los depsitos y la signaturacin de las unidades de instalacin, realizado todo ello de forma automatizada.

El campo primero y ms amplio de aplicacin es el de la difusin de la informacin, ya que al fin y al cabo la informtica es el tratamiento automtico de la informacin. A partir de los registros acumulados en las fases anteriores, el archivo podr elaborar los instrumentos de descripcin, de control de consultas y usuarios, estadsticas, entre otros.

En los ltimos aos se estn desarrollando nuevas aplicaciones cuya repercusin es inmediata, en algunos casos, o inminente en otros; como es el caso de los avances en la aplicacin de las tecnologas pticas, los sistemas expertos, los documentos EDI (Electronic Data Interchange) o sea, producto del intercambio de datos en forma electrnica, las guas de recursos de informacin, los sistemas integrados y las conexiones en red, mundo dominado por especialistas en tecnologas de la informacin, habitualmente informticos o ingenieros en telecomunicaciones. Las tecnologas pticas para el tratamiento automatizado de imgenes se estn revelando como uno de los campos ms prometedores pues la combinacin del disco ptico como soporte de almacenamiento y las tcnicas de OCR (Reconocimiento ptico de caracteres) y su aplicacin al tratamiento de imgenes, grficos, documentos, entre otros, han sido adaptadas por los archivos, especialmente por las dificultades tcnicas que han presentado los documentos por su estado de conservacin, como es el caso del Proyecto de Informatizacin del Archivo General de Indias, donde la reproduccin por procedimientos digitales de los documentos puestos a disposicin de los consultantes en pantalla de computador, ha llevado a hablar de las salas de lectura sin papel.

El uso de la inteligencia artificial el procesamiento del lenguaje natural, la robtica y los sistemas expertos para comunicarnos con las mquinas en nuestra propia lengua y el acceder a bases de datos inteligentes con grandes cantidades de informacin, entre otros, es otro de los horizontes con futuro.

Como es el caso de las bases de datos correspondientes al Censo-gua de archivos espaoles e iberoamericanos y la Gua de fuentes que incluye archivos pblicos y privados, con una informacin extremadamente rica y variada y que ahora son accesibles va Internet.

El intercambio electrnico de datos (EDI), es un nuevo foco de atencin que se perfila como la va ms decisiva para llegar a la oficina sin papel mediante el intercambio de informacin normalizada, utilizando sistemas informticos que hasta ahora se ha utilizado principalmente en el mbito mercantil.

Las bases de datos como conjunto de textos, cifras, imgenes o combinacin de todos ellos, registrados de tal manera que puedan ser ledos por una mquina y organizados segn un programa que permita su locacin y recuperacin, ya sea de tipo referencial o factual, son otra herramienta que permite tener guas de recursos de informacin archivstica con informacin acerca de los archivos y de los instrumentos de descripcin disponibles, actualizadas y consultables en lnea. La creacin de bases de datos se plantea no slo el servicio al usuario presente, sino tambin, en mayor medida, entrar en los canales de informacin a travs de sistemas y redes que darn acceso a usuarios potenciales que desconocan la capacidad informativa del archivo -

Actualmente las bases de datos en soporte ptico (principalmente en CD-ROM) permiten el acceso y la consulta local de la informacin depositada en ellas, no siendo necesaria en principio la conexin a ninguna red de telecomunicaciones, sino simplemente la introduccin del disco en un lector de discos compactos que posibilite la visualizacin de los datos en una terminal de computadora.

La conexin a redes internacionales mediante la adopcin de algn tipo de formato para el intercambio de informacin a escala internacional, a travs de las redes, abre posibilidades de captacin de recursos de naturaleza informativa, de correo electrnico, entre otros. La tecnologa de Internet, como lo habamos mencionado anteriormente, ofrece una alternativa de gran inters para realizar actividades tan dispares como enviar correspondencia electrnicamente, transferir ficheros, conseguir informacin de fuentes oficiales, participar en foros de discusin, localizar lugares en la red con informacin que nos pueda interesar a travs de buscadores, entre otros.

El desarrollo de las redes y la conectividad que permiten los sistemas abiertos y las normas de transmisin de datos, estn cambiando la naturaleza del trabajo que se lleva a cabo en los archivos, dado su carcter de instantaneidad, descentralizacin, colaboracin e intercambio de informacin. Como dice Charles Dollar, todo ello repercute en el destinatario final: el usuario, cada vez ms familiarizado con estos medios y que espera respuestas ms giles y acordes con los tiempos (Cruz, 1994: 313).

La Internet como un organismo y un conjunto de clulas vivas, representa el primer cambio para los archivistas, de cmo identificar y capturar un documento en la red, en el sentido ms tradicional de una transaccin organizacional o en el sentido social ms amplio de la interaccin humana, cultural y social. Los documentos de hipermedia (contienen imgenes, video digital, audio e hipertexto, ligados a otros documentos) son una forma emergente, particularmente importante en la Internet porque en cierto modo, ilustran el potencial documental de tal medio.

Como hemos visto, las nuevas tecnologas son susceptibles de ser aplicadas en mltiples tareas archivsticas y cada da abundan ms las aplicaciones en el mercado, aunque tambin se puede recurrir a los sistemas ad hoc o a las adaptaciones a la medida. En suma, algunas de las innumerables herramientas que brinda la informtica de cara al tratamiento archivstico son: entrada de datos mediante el reconocimiento ptico de caracteres o los sistemas de digitalizacin de datos, almacenamiento de informacin a travs de los discos pticos, ya sea el WORM o el CD-ROM; el procesamiento de la informacin a travs de los sistemas de bases de datos documentales o del hipertexto relacionado con el hipermedia, los sistemas de gestin de bases de datos de modelo relacional y por ltimo, los sistemas expertos. Otro de los aspectos ms llamativos de las posibilidades que la informtica ofrece, es la interconexin a travs de redes de comunicacin de datos como medio de difusin, tipo Internet, al igual que las publicaciones electrnicas por medio de disco compacto o CD-ROM .

Por otro lado, conviene no olvidar la documentacin producida por medios electrnicos, cada vez ms abundante y que el archivista debe tratar, para lo cual necesita conocer su naturaleza, el procedimiento de creacin, los sistemas de acceso, los de intercambio, entre otros, para poder ponerlos en servicio adecuadamente.

El documento electrnico

Los rpidos avances en las tecnologas de la informacin han llegado a muchos mbitos, y han afectado tambin a los archivos, como se hiciera referencia en prrafos anteriores. En este campo se comenz a utilizar la informtica para gestionar los grandes volmenes de informacin que se generaban, despus empez a crecer el nmero de documentos creados directamente en las computadoras y que se almacenaban en el mismo formato electrnico, lo que quiere decir que no es tan slo una cuestin de mantenimiento de archivos, pues tambin se deben incluir aspectos de carcter organizativo, tecnolgico, informativo, administrativo y legal.

La gua publicada por el Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacional de Archivos define documento electrnico como: "el documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un computador" y define como caractersticas que lo distingue de los documentos tradicionales, las siguientes.

a) El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado.

b) El contenido del documento electrnico puede ser separado del medio en el que se registr originalmente.

c) La estructura fsica de un documento electrnico carece de importancia y no es vlida para determinar la informacin que contiene.

d) La identificacin de los documentos electrnicos se hace ms complicada cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional.

e) La preservacin de estos nuevos documentos tambin difiere.

Desde la introduccin de las computadoras digitales, la sociedad ha presenciado una rpida evolucin en las capacidades de la tecnologa de la computadora. Esta evolucin tiene implicaciones importantes para quienes tienen acceso a la tecnologa de la computadora, para el tipo de informacin que puede ser manejada en aplicaciones automatizadas y para las funciones o procesos organizacionales que pueden ser apoyados por las aplicaciones de la computadora.

La evolucin de los sistemas de informacin es pertinente a los problemas de la gestin y la preservacin de documentos electrnicos, porque las capacidades que producen y los usos de los sistemas de informacin tienen un impacto en el propsito, la comprensin, la fiabilidad, la autenticidad y el valor de los documentos electrnicos. Dependiendo del momento en el que las computadoras fueron introducidas en una organizacin, los archivistas podran encontrar documentos electrnicos que fueron creados o acumulados bajo alguna de las fases en la evolucin de la tecnologa de la informacin.

Los archivistas que trabajan con documentos electrnicos, rpidamente descubren que el ambiente digital implica relaciones e interdependencias ms complejas de lo que ha ocurrido en el pasado, pues la desaparicin del documento como una entidad fsica, es uno de los aspectos ms intrigantes y fascinantes de la era digital. Los familiares documentos basados en papel estn siendo sustituidos por abstractos y en alguna medida, documentos electrnicos invisibles.

En el campo de los documentos electrnicos, es importante que requisitos de tipo archivsticos, sean sealados durante el diseo de los sistemas de informacin y que los documentos electrnicos sean cuidadosamente controlados, a travs de su ciclo de vida. Estos requisitos tienen que ver con: identificar, proteger y preservar los documentos y asegurar que tales documentos son accesibles y comprensibles.

El Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacional de Archivos ha propuesto cuatro principios para mejorar la gestin de los archivos con documentos electrnicos.

Los archivos deberan estar involucrados en el ciclo de vida de los sistemas que crean y conservan documentos electrnicos para asegurar la creacin y conservacin de aquellos que son autnticos, fidedignos y preservables.

a) Los archivos deberan asegurar que los creadores de documentos, crean y conservan documentos electrnicos que son autnticos, fidedignos y preservables.

b) Los archivos deben administrar el proceso de valoracin y ejercer un control intelectual sobre los documentos electrnicos.

c) Los archivos deben articular requisitos en cuanto a la preservacin y el acceso para asegurar que los documentos electrnicos continan estando disponibles, accesibles y comprensibles.

De manera tal que, un archivo debe estar comprometido activamente en el proceso de creacin de los documentos electrnicos pues un archivo que es pasivo y espera que los documentos electrnicos lleguen despus de que su valor administrativo y legal ha expirado, experimentar dificultades considerables al preservar efectivamente documentos electrnicos. En un mundo ideal, los documentos electrnicos deberan ser vistos como parte de una propuesta integrada para la gestin de todos los documentos, a pesar de su forma fsica; la forma en que los documentos electrnicos son acometidos puede servir como un catalizador para cambios en la forma que los archivos llevan a cabo sus actividades totales.

Desde el punto de vista tcnico, la gestin de documentos electrnicos exige un replanteamiento del papel de los archivos, con una intervencin ms activa en relacin con las entidades productoras y una formacin especfica de sus profesionales, amn de unos equipamientos tcnicos especficos. Ya que, es la tcnica la que va a permitir abordar con xito el control automatizado de todas las fases del ciclo de vida de los documentos, solventar los problemas de la descripcin uniforme de los grupos documentales y controlar a los usuarios en relacin con la prestacin del servicio que reciben, especialmente por la diversificacin de los medios, incluyendo el telemtico .

Los archivos necesitan recursos humanos con un conocimiento de la teora y conceptos de organizacin combinados con un entendimiento de cmo funcionan las organizaciones y cmo la tecnologa est siendo utilizada para manejar documentos pero el conocimiento extensivo de la tecnologa de la informacin no es tan crucial como el entendimiento de cmo la tecnologa impacta el manejo de los documentos; por lo que la habilidad para expresar requisitos es ms importante que la habilidad para utilizar una gran variedad de tecnologas.

No hay duda que los archivistas han sido afectados por el desarrollo de la computadora, pues la imagen popular del archivo como un lugar oscuro, polvoriento, con papeles amarillentos y a cargo de personas ancianas, est siendo modificado por la computadora en dos sentidos: a travs de la introduccin de la automatizacin en la administracin de los archivos y el control intelectual de sus fondos y mediante la valoracin, preservacin y comunicacin de la computadora o de los documentos electrnicos.

El debate respecto al impacto de las nuevas tecnologas en los archivos, ha estado presente en los ltimos congresos internacionales de archivos, especialmente el llevado a cabo en Montreal, en 1992, donde se estudiaron las incidencias de la era de la informacin sobre la profesin del archivista, en trminos de identidad y competencias. En este congreso se afirm el papel esencial desarrollado por el archivista en garantizar la integridad de la informacin en soporte electrnico, sin perder de vista los principios archivsticos . Tambin con el advenimiento de las autopistas de la informacin y el incremento en el acceso mundial a la informacin a travs de Internet, los archivistas no slo tienen una oportunidad sino tambin una obligacin de posesionarse en la vanguardia de estos desarrollos y encontrar los problemas y cambios provocados por los productos de los sistemas digitales y de los documentos hipermedia .

En relacin con los archivos electrnicos, conviene no perder de vista la fragilidad y la obsolescencia de las tecnologas empleadas, la evolucin, la volutabilidad, el carcter multiforme, la desmaterializacin y la ubicuidad de la informacin. Por lo que, la intervencin del archivista se hace necesaria en el establecimiento de normas tcnicas particularmente aquellas que tienen incidencia sobre el contenido de los datos, sobre su estructura y sobre el contexto de su produccin, como son las normas de descripcin y los formatos de intercambio de datos, especialmente en este mundo de medios electrnicos y medios de comunicacin electrnica, donde debemos tratar con la representacin de caracteres, nmeros y otros caracteres especiales de nuestras lenguas tradicionales en formatos digitales legibles por mquina de bits y bytes .

La tecnologa moderna aplicada a los nuevos sistemas de informacin, as como la aparicin de los nuevos soportes y la aplicacin de la informtica han exigido que la Archivstica ample su campo de accin. Adems, supone una evolucin, con la adopcin de nuevas metodologas como es el caso de la Norma General de Descripcin Documental (ISAD-G), la cual est ligada al empleo de la informtica, en la medida en que mediante la descripcin estandarizada se permite la difusin y el intercambio de datos utilizando la herramienta informtica

En el siglo XXI, donde la informacin se ha vuelto una riqueza valiosa, la Archivstica debe cambiar su estructura interna, a fin de posesionarse lo ms rpido posible respecto a las disciplinas que le rodean y definir ms claramente el lugar que debe ocupar en el tablero de la informacin. Por lo tanto, es necesario un cambio de actitud y tomar ventaja de las potencialidades que ofrecen las tecnologas de la informacin que no slo son tecnologas, sino tambin sntomas de una profunda revolucin, de indicadores de una avalancha mental y cultural que llevarn a un replanteamiento de las ideas y de los valores, respecto a los nuevos soportes y su integracin en los archivos.

La tecnologa informtica no slo est al servicio de la Archivstica, en la medida que le proporciona una serie de herramientas que permiten agilizar muchos procesos y de esta forma hacer que los archivos cobren una nueva dimensin en la sociedad de la informacin, sino que tambin ha dado origen a los documentos electrnicos, producto de las transacciones de las organizaciones, en nuevos soportes y que son un componente del patrimonio archivstico contemporneo.

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