ORGANIZACIN DEL

TRABAJO

1. Conlleva una evaluacin continua.

2. Es la clave del xito para el asistente administrativo.

3. El teletrabajador debe organizar el trabajo para hacer

buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad

en la realizacin de las tareas, as economiza esfuerzo

y logra mayor productividad.

4. Conocer el trabajo.

5. Adquirir buenos hbitos de trabajo.

ORGANIZACIN DEL TRABAJO

DIARIO

El Plan Diario consiste en planear las tareas que se deben

realizar durante un da en particular, siempre se debe proveer

tiempo para las situaciones imprevistas que puedan surgir.

Algunos hbitos que ayudan en la realizacin del plan diario

de trabajo son:

Puntualidad

Comenzar a tiempo

Clasificar las tareas y establecer prioridades

Hacer un Plan diario de trabajo

PLANIFICACIN DEL TRABAJO

DIARIO

El rea de trabajo inmediata del teletrabajador es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades.

Mantener la superficie del escritorio ordenada. Mantener el telfono en el lado del escritorio que le

resulte ms cmodo para facilitar la toma de mensajes.

ORGANIZACIN DEL REA DEL

TRABAJO

ORGANIZACIN DEL REA DEL

TRABAJO

Evaluar cuidadosamente qu equipos, bandejas, organizadores

verticales, y otros se necesitan.

Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas.

Usar gavetas ms cercanas al computador o mquina de escribir

para mantener el papel con membrete, papel para segunda

hoja, sobres y otros materiales, si el escritorio tiene gavetas a

ambos lados.

Colocar el computador en una esquina del escritorio para dejar

la superficie del mismo lo ms libre posible.

Puntualidad: Es necesario establecer los

horarios de trabajo y de descanso para separar

las actividades y atender todas las reas en el

momento que corresponde a cada una.

Levantarse temprano, arreglarse, desayunar y

estar listo para empezar a las 8 de la maana o

a la hora que se tenga decidido.

PUNTOS A CONSIDERAR

Horarios de descanso: Decide en que horario

te vas a detener para la hora de la comida y

cunto tiempo vas a tomar, para lo cual debes

tambin lograr el hbito de respetarlo. Si

decides tomar dos horas, aprovecha para

comer, platicar con tu familia, compartir con los

hijos y a la hora fijada vuelve al trabajo.

Durante ese lapso no contesten el telfono y

apaga el celular, para que tengas un momento

de privaca, deja que la grabadora o el buzn

tomen el recado y tu te reportas despus.

PUNTOS A CONSIDERAR

Las tareas de oficina pueden ser

clasificadas entre:

CLASIFICAR LAS TAREAS

Lo que es urgente Lo que es para hoy Lo que puede esperar

.

Lo que es urgente: es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada

telefnica, enviar un fax, atender un visitante,

etc.

Lo que es para hoy: puede hacerse durante la maana o la tarde del da. (concertar una cita).

Lo que puede esperar: puede hacerse cualquier otro da de la semana (archivar).

PUNTOS A CONSIDERAR

Tambin se pueden clasificar como:

Tarea de rutina: toman menos tiempo, pues se realizan con ms frecuencia.

Tarea asignada: son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones especficas. Vienen con instrucciones

especiales y hay que realizarlas en el momento.

Tarea original o creativa: son creadas por el teletrabajador para lograr su eficiencia y realizarlas en

menos tiempo.

CLASIFICAR LAS TAREAS

Establecer prioridades permite

realizar las tareas ms importantes.

Es importante consultar con el

ejecutivo para que este autorice

dichas prioridades. Cuando se

trabaja con ms de un ejecutivo se

deben realizar las tareas de ste

primero ya que es el jefe inmediato.

Sin embargo, es importante

consultar.

ESTABLECER PRIORIDADES

Se realiza en los ltimos minutos de la

jornada anterior o en el da de trabajo en

los primeros minutos.

En las tiendas de materiales de oficina venden unas libretas que se titulan Para hacer hoy. Cada hoja se identifica con la fecha del da

y se escriben los asuntos en orden de

prioridad.

Tambin se pueden clasificar las tareas

pendientes.

HACER UN PLAN DE TRABAJO

Item

Hora

Actividad

PARA HACER HOY

PLAN DE TRABAJO ELECTRNICO

1. Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado

que le tomar realizarla.

2. Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y

anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario.

3. Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado

en su libreta y pasarlos al Plan Diario.

AL PREPARAR EL PLAN DIARIO SE

DEBE CONSIDERAR

Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos

hbitos que facilitan la realizacin del trabajo:

Cuando se trabaja en casa podemos movernos con ms libertad y es precisamente por ello que debemos ser ms

estrictos con los horarios porque si no hacemos esto

llenaremos nuestro da de distracciones que no nos

llevarn a ningn lado y despus nos quejaremos de que

no tuvimos tiempo para dedicarle al trabajo.

Hacer el trabajo bien desde la primera vez .

No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible.

Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el trabajo.

Concentrarse en la tarea que est realizando.

CONSEJOS A TENER EN CUENTA

Es importante el manejo de la agenda y una lista de pendientes, porque son los que nos mantendrn

informados de la situacin en todo momento para que

nuestro esfuerzo y concentracin vayan hacia las metas

ms importantes.

En momentos en que el trabajo est ms tranquilo dedcalo a revisar y actualizar tus contactos, tus archivos, tu

informacin y no por estar en casa te distraigas o prendas

la televisin porque es la mejor manera de desperdiciar tu

tiempo. Mantente en tu trabajo en todo momento y enfoca

tus energas a resolverlo mejor y ms profesionalmente.

Minimiza las interrupciones de amigos y familiares, hazles saber tu horario de trabajo.

CONSEJOS A TENER EN CUENTA

Cuando trabajas en casa, la disciplina y constancia pueden

ser tus mejores aliados para que te concentres en tu trabajo y

desarrolles ms ideas para dar un mejor servicio.

Procura estar consciente en todo momento de que aunque

ests en casa es tu horario de trabajo y concntrate en ello en

cada momento.

Respeta tus horarios para que seas ms productivo y ms

creativo.

EN RESUMEN