(01IN-ADFI) Administración de la Función Informatica

ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

GUÍA DEL ALUMNO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR E INVESTIGACIÓN

CIENTÍFICA

SUBSISTEMA DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

COORDINACIÓN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

ELABORÓ:(GRUPO DE DIRECTORES DE LA CARRERA DE INFORMÁTICA Y COMPUTACIÓN.)

REVISÓ:(COMISIÓN ACADÉMICA NACIONAL DEL ÁRE ....................)

APROBÓ:COORDINACIÓN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: SEPTIEMBRE 2001

Revisión no. 0. Fecha de revisión: septiembre, 2001. Página 1 de 13336 F-CADI-SA-MA-38-GP-A

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I. DIRECTORIOI. DIRECTORIO

DR. REYES TAMES GUERRA SECRETARÍO DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DR. JULIO RUBIO OCASUBSECRETARIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA

DR. ARTURO NAVA JAIMESCOORDINADOR GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

RECONOCIMIENTOS

ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA D.R. 20001ESTA OBRA, SUS CARACTERÍSTICAS Y DERECHOS SON PROPIEDAD DE LA: COORDINACIÓN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS (CGUT) FRANCISCO PETRARCA No. 321, COL. CHAPULTEPEC MORALES, MÉXICO DF.LOS DERECHOS DE PUBLICACIÓN PERTENECEN A LA CGUT. QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACIÓN PREVIA Y POR ESCRITO DEL TITULAR DE LOS DERECHOS.

ISBN (EN TRÁMITE)IMPRESO EN MÉXICO.

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ÍNDICE

# CONTENIDO PAGINA

I. DIRECTORIO Y RECONOCIMIENTOS 2II. ÍNDICE 3III. INTRODUCCIÓN DE LA ASIGNATURA 4IV. UNIDADES TEMÁTICAS

Unidad I Antecedentes y evolución de la función informática.1.1 Historia de los centros de informática1.2 Importancia y justificación

Unidad II Planeación en los centros de informática2.1 Ventajas de la planeación y estudios de requerimientos.2.2 Plan integral de desarrollo informático (Plan a mediano plazo)2.3 Planes operativos anuales2.4 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos.

Unidad III Organización y dirección de los centros de informática3.1 Ubicación de los centros en las empresas3.2 Estructuras organizacionales de los centros de informática3.4 Funciones de los centros de informática3.4 Delimitación de responsabilidades de los diversos órganos

de un centro de informática.

Unidad IV Instalaciones de las salas informáticas4.1 Condiciones constructivas4.2 Instalaciones eléctricas y clima artificial4.4 Seguridad lógica y física.4.5 Ergonomía aplicada a los procesos informáticos

Unidad V Normatividad de la función informática5.1 Estándares para el manejo de archivos5.2 Estándares de diseño5.3 Estándares de documentación5.4 Estándares de implementación5.5 Estándares de mantenimiento.

BIBLIOGRAFIAINDICE

Administración de la función informática 4

III. INTRODUCCIÓN DE LA ASIGNATURAIII. INTRODUCCIÓN DE LA ASIGNATURA

La información es inherente a la existencia de las personas y de las sociedades. Permite conocer la realidad, interactuar con el medio físico, apoyar la toma de decisiones, y evaluar las acciones de individuos y de grupos. El aprovechamiento de la información propicia la mejoría de los niveles de bienestar y permite aumentar la productividad y competitividad de las naciones.

El importante aporte de la información se ha visto acrecentado por la posibilidad que ha traído consigo la informática, surgida de la convergencia tecnológica de la computación, la microelectrónica y las telecomunicaciones, para producir información en grandes volúmenes, y para consultarla y transmitirla a través de enormes distancias.

De hecho, el mundo de fin del siglo XX está inmerso en una nueva revolución tecnológica basada en la informática. Esta encuentra su principal impulso en el acceso expedito y en la capacidad de procesamiento de información sobre prácticamente todos los temas y sectores. La nueva revolución tecnológica ha contribuido a que culturas y sociedades se transformen aceleradamente, tanto económica como social y políticamente, con el objetivo fundamental de alcanzar con plenitud sus potencialidades.

La informática es un área que esta ganando a pulso la posición en donde se encuentra actualmente, mediante una evolución natural desde la posición ignorada que ocupaba en el pasado hasta llegar a la posición actual, pasando por todo un proceso de desarrollo el cual a nosotros como futuros Licenciados en Informática nos corresponde obtener los resultados deseados. En este trabajo veremos la importancia de la planeación en los centros de informática así como algunas de sus ventajas, también analizaremos su organización, dirección, estructura jerárquica dentro de la organización, las funciones del área, lo que se espera de ella, y la delimitación de los elementos de un centro en informática.

Muchas de empresas cuentan con una sala informática más por diversos factores estas se han instalado de manera improvisada debido a que a la mayoría de las empresas el impulso tecnológico que esto implica los tomo de sorpresa, y se instalaron los centros en informática sin la planeación y estudios requeridos para su correcto funcionamiento, con el presente trabajo, se pretende dar una idea general de lo que implica un centro de informática, como órgano interno de una institución.

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


LA INFORMÁTICA EN MÉXICO

Si bien en los últimos años se ha incrementado en forma significativa el uso de las tecnologías de la información o informática en el país, esta situación no es generalizada y se observan diferencias notables en algunos sectores. Adicionalmente, existen deficiencias en cuanto a la infraestructura nacional, que han propiciado ineficiencias en los procesos de adopción y aprovechamiento de la informática.

En el sector público es notable el aumento de inversión en tecnologías de la información. El rezago que existía ha permitido, además, que las inversiones recientes se traduzcan en un parque instalado relativamente más moderno que el de otros países; sin embargo, la informática no se está explotando adecuadamente. Además, no puede dejar de considerarse que existen diferencias relevantes entre las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y retraso en algunos gobiernos estatales y en prácticamente todos los municipales.

Como consecuencia de una oferta más abundante derivada de la apertura comercial, y de las mismas necesidades de inversión tecnológica para modernizarse también, el sector privado ha aumentado en forma considerable la demanda de bienes y servicios informáticos; en especial, ésta ha crecido debido a los requerimientos de los grandes grupos industriales, comerciales y financieros. Sin embargo, en las pequeña y mediana empresas la inversión en informática es prácticamente nula.En cuanto al uso extensivo de la informática en la sociedad, el índice de computadoras por habitante y por hogar es bajo respecto a otros países, a pesar de que existe una percepción generalizada de los beneficios que brinda esta tecnología.

Por lo que respecta a la infraestructura informática, es claro que México requiere especialistas que manejen adecuadamente la tecnología. También se necesita impulsar actividades de investigación que permitan dotar al país de la capacidad de innovación y asimilación tecnológica. Además, es importante desarrollarlos nichos de industria que satisfagan las necesidades del mercado y contar con redes de datos para transmisión y acceso a información.

La carencia de especialistas informáticos calificados es el aspecto de mayor preocupación, por ser la base fundamental para garantizar el sano aprovechamiento y desarrollo de la informática en el país. Aunque existe una gran cantidad de programas de estudio en los niveles técnico y de licenciatura, su calidad es muy heterogénea. En el nivel postgrado,



base para generar especialistas que sustenten la educación en los otros niveles, existen graves deficiencias en cuanto a la cantidad y calidad de los programas.

Las actividades de investigación y desarrollo tecnológico son también muy limitadas. Existen pocos grupos, dispersos geográfica y temáticamente, y la inversión pública y privada en esta materia es escasa.

El mercado informático ha mostrado un gran dinamismo en los últimos5 años. No obstante, debe considerarse que más de la mitad del mercado corresponde a ensambladores y distribuidores de equipo, y que no se ha desarrollado una industria para generar aplicaciones que atiendan las necesidades nacionales.

En materia de redes de datos, existe un fuerte rezago en infraestructura que impide soportar la creciente demanda de servicios de transmisión y acceso a información, motivada por el gran potencial generado por las continuas innovaciones en el área de telecomunicaciones. Las recientes modificaciones normativas y la creciente participación de nuevos oferentes abren, sin embargo, la oportunidad de mejorar esta situación y de fundamentar la creación de servicios que faciliten la consulta de información que se conocen como de valor agregado.

Por lo que respecta al marco institucional, es necesario consolidarlas funciones de promoción y fomento, y contar con mecanismos de coordinación entre las dependencias con atribuciones en la materia, a fin de garantizar que las acciones que se realicen formen parte de una estrategia general que guíe el desarrollo informático del país.

En cuanto a los aspectos normativos, existen diversas disposiciones jurídicas que rigen a la informática. Las modificaciones realizadas recientemente, permiten contar con un marco más flexible y abierto. Sin embargo, la evolución tecnológica hace necesario actualizar las disposiciones jurídicas que inciden en el área.

En resumen, es clara la necesidad de realizar acciones en distintos ámbitos para lograr un desarrollo informático que permita asimilar y adecuar esta tecnología a las necesidades del país.



I ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

COMETIDO DE LA ADMINISTRACIÓNCOMETIDO DE LA ADMINISTRACIÓN

Esencialmente, la función de los administradores es guiar a las organizaciones hacia el logro de metas y objetivos. Siendo el motivo por el cual existen todas las empresas, siendo responsabilidad de los administradores el combinar y usar los recursos organizacionales para asegurar que las organizaciones logren sus propósitos.

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓNDEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Existen diversas definiciones del significado del término administración, más trataremos de encontrar un significado para nosotros, por tal la administración se define como el proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio de personas y otros recursos.

EL PROCESO ADMINISTRATIVOEL PROCESO ADMINISTRATIVOA continuación se describen las cuatro funciones administrativas básicas o actividades que integran el proceso administrativo. Son la planeación, la organización, la influencia y el control.

La planeación implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar.

La Organización es la asignación de las tareas desarrolladas en la planeación a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta función crea mecanismos para poner los planes en acción.

La dirección o desempeño, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas. La dirección apropiada, tal como se usa en esta definición, es cualquier dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia el logro de metas.

El control es la función administrativa a través de la cual los administradores reúnen información que mide el desempeño reciente



dentro de la organización, comparando el desempeño actual con los estándares preestablecidos de desempeño y a partir de esta comparación, determina si la organización debe ser modificada para satisfacer los estándares preestablecidos. El control es un proceso continuo.Los principios generales de la administración sugeridos por Fayol en 1916 son todavía considerados por una gran mayoría de los administradores un aspecto de vital importancia para el éxito de las organizaciones modernas.

1 División del trabajo. Fayol considera la especialización del trabajo como una mejor forma de usar los recursos humanos de la organización.

2 Autoridad. La autoridad es definida por Fayol como el derecho para dar órdenes y el poder para obtener obediencia.

3 Disciplina. Una organización exitosa requiere del esfuerzo común de los trabajadores. Sin embargo, las sanciones deben aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo común.

4 Unidad de mando. Los obreros deben recibir ordenes de un solo jefe.

5 Unidad de dirección. La totalidad de la organización debe desplazarse hacia un objetivo común, en una dirección común.

6 Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales. Los intereses de una sola persona no deben tener prioridad sobre los intereses de la organización.

7 Remuneración. Muchas variables tales como el costo de la vida, la oferta de personal calificado, las condiciones generales de los negocios y el éxito del negocio deberán influir para determinar el salario del trabajador.

8 Centralización. Fayol definió la centralización como el descenso en importancia de la función de un subordinado. la descentralización consiste en aumentar la importancia.

9 Cadena escalar. La estructura jerárquica es una relación de autoridad. Cada administrador desde el supervisor de primera línea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad, el presidente posee la mayor parte de autoridad y el supervisor de primera línea posee la parte más pequeña de autoridad. La existencia de esta cadena escalar y el apego a ella son aspectos necesarios para que las organizaciones tengan éxito.

10 Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los problemas de coordinación en un mínimo, todos los materiales y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo deben ser asignados a la misma área de trabajo.

11 Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


12 Estabilidad en la permanencia del personal. La retención del personal productivo deberá ser prioritario para el administrador.

13 Iniciativa. La administración deberá emprender los pasos necesarios para fomentar la iniciativa del trabajador.

14 Espíritu de grupo. La administración debe fomentar la armonía y los buenos sentimientos entre los empleados.

INFORMÁTICAINFORMÁTICA

El término informática se forma como contracción de las palabras Información automática, pudiéndose definir la informática, de una forma general, como tratamiento automático y racional de la información. Su objetivo es procesar una información de ENTRADA para obtener un resultado FINAL.

El concepto de informática es más amplio que el simple uso de equipos de cómputo o bien de procesos electrónicos. Veamos que se dijo en la conferencia presentada del 5 al 9 de Diciembre de 1983 en el Centro de informática de la Facultad de contaduría y Administración (CIFCA) de la Universidad Autónoma de México1.

No existe una sola concepción acerca de que es informática; etimológicamente, la palabra informática, deriva del francés informatique. Este neologismo proviene de la conjunción de information (Información), y automatique (automática). Su creación fue estimulada por la intención de dar una alternativa tecnocrática y menos mecanisista al concepto “proceso de datos”.En 1966, la Academia Francesa reconoció este nuevo concepto y lo definió del modo siguiente:

“Ciencia del tratamiento sistemático y eficaz, realizado especialmente mediante máquinas automáticas, de la información contemplada como vehículo del saber humano y de la comunicación en los ámbitos técnico, económico y social”.

“Hacia principios de los 70 ya eran claras las limitaciones de esta definición, sobre todo por el hincapié en el uso de las máquinas. El principal esfuerzo por redefinir el concepto de informática lo realizo en esa época el IBI (Oficina Intergubernamental de Informática, en aquel tiempo órgano asociado a la UNESCO). Este organismo, a través de los comités expertos convocados para ello, formula en 1975 la definición:

1 Boletín de informática de la F.C.A. de la UNAM, número 99, Vol. A Marzo 1984.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Aplicación racional, sistemática de la información para el desarrollo económico, social y político.

El IBI también dio en esa época una descripción del concepto de informática, que aunque no constituye una definición formal resulta muy descriptiva.Ciencia de los sistemas inteligentes de información.

En algunas ocasiones se han empleado como sinónimos los conceptos de proceso electrónico, computadora e informática. El concepto de informática es más amplio, ya que se considera el total del sistema y el manejo de información, la cual puede usar los equipos electrónicos como una de sus herramientas.

También es común confundir el concepto de datos con el de informática. La información es una serie de datos clasificados y ordenados con un objetivo común. El dato se refiere únicamente a un símbolo, signo o una serie de letras o números, sin un objetivo que de un significado a esa serie de símbolos, signos, letras o números.

La información ha sido dividida en varios niveles. El primero es el nivel técnico que considera los aspectos de eficiencia y capacidad de los canales de transmisión; el segundo es el nivel semántico y considera la información desde el punto de vista de su significado; el tercero es el pragmático y considera al receptor en un contexto dado, y el cuarto nivel considera la información desde el punto de vista normativo y de la parte ética de la información o sea considerada cuando, desde y a quienes se destina la información o la difusión que se le dé.

La informática debe abarcar los cuatro niveles de información. El cuarto nivel tiene aspectos como la parte legal del uso de la información, la parte ética en informática.

La nueva tecnología que permite que el usuario disponga de información en cualquier momento, para acceso, actualización, cambio o explotación de la misma y pueda distribuirse e intercambiarse entre tantos usuarios como se desee; pero al mismo tiempo plantea un gran problema en cuanto al nivel de información que es su parte ética y el estudio de las posibilidades de mal uso o bien de uso por parte de personas no autorizadas.

La informática se desarrolla basándose en normas, procedimientos y técnicas definidas por institutos establecidos en el ámbito nacional e internacional.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


La informática hoy en día se puede decir que es el campo que se encarga del estudio y aplicación práctica de la tecnología, métodos, técnicas y herramientas relacionadas con las computadoras y el manejo de la información por medios electrónicos, el cual comprende las áreas de la tecnología de información orientadas al buen uso y aprovechamiento de los recursos computacionales para asegurar que la información de las organizaciones fluya (entidades internas y externas de los negocios) de manera oportuna, veraz y confiable; además es el proceso metodológico que se desarrolla de manera permanente en las organizaciones para el análisis, evaluación selección, implantación y actualización de los recursos humanos (conocimientos, habilidades, normas, etc.), tecnológicos (hardware, Software, etc.), materiales (escritorios, edificios, accesorios, etc.), y financieros (inversiones) encaminados al manejo de la información, buscando que no se pierdan los propósitos de calidad, confiabilidad, oportunidad, integridad y veracidad, entre otros propósitos.

1.1 HISTORIA DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA1.1 HISTORIA DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA

Ubicación tradicional del área de informática dentro de la organización

1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN

Directa o indirectamente, usted interactúa en el mundo moderno con una computadora: en los cajeros automáticos de los bancos, en la compra de un boleto de avión, en su oficina, en la simple orden de hamburguesas que come en el restaurante. Es pues, muy familiar para


Dirección General de la

empresa

Unidad usuaria

Unidad usuaria

Unidad usuaria

Area de informática centralizada

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Depar-tament

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todo el quehacer del hombre actual el manejo de programas de cómputo, así como de la información generada por estos medios.

A las empresas que poseen los centros de computo más modernos les preocupa constantemente el control y la seguridad de dicha información, por medio de procedimientos ágiles que incluyan la confiabilidad y la restricción en el uso de la misma.

ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LASESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONESORGANIZACIONESLas organizaciones hoy en día las organizaciones requieren de sistemas ya sean manuales o automatizados que les proporcionen rapidez en el acceso de la información, es por eso que hoy mas que nunca dependen de un sistema que involucre herramientas que proporcionen velocidad, eficacia, estabilidad en el manejo de grandes volúmenes de información para lograr una toma de decisiones oportuna. Estas nuevas demandas obligan a las organizaciones pequeñas, medianas o grandes a contar con equipos y sistemas de información.

SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION

El objetivo de un sistema de información es proveer una herramienta que permita estandarizar tareas y procesos dentro de las organizaciones, para permitir a los ejecutivos tomas de decisiones centradas principalmente a sus recursos humanos. Además es importante que cuenten con seguridad en el momento que se deben tomar decisiones. Existen dentro la organización tres niveles que se pueden esquematizar así:


Estratégico

Táctico

Operacional


Esta pirámide tiene como objetivo mostrar como las organizaciones deben contar con una base de información estándar suficiente y efectiva que conlleve a la oportunidad, confiabilidad y calidad deseada en la misma; además de controlar las operaciones a través de herramientas administrativas que permitan la fluidez en el manejo de los recursos ya sean humanos, económicos o materiales, definiendo un ambiente integrado que brinde disponibilidad inmediata de la información en cualquier parte del proceso.

Los beneficios serán: Un alto grado de control en los procesos interno Un flujo dinámico en el manejo de los recursos de las empresas Sistemas de información con la misma filosofía en cada proceso de

las diferentes empresas del grupo.

SISTEMAS EJECUTIVOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL ESTRATÉGICO

El objetivo es generar un esquema de información confiable, oportuno y resumido que permita evaluar las áreas operativas con relación a sus metas, que coadyuven a la obtención de los objetivos de las organizaciones; así como tener los elementos suficientes, para corregir a tiempo las desviaciones que se detecten en el proceso normal de las actividades de las empresas del grupo.

Los beneficios que se deben obtener son: Obtener información grafica sobre tendencias, proyecciones por periodos largos de tiempo que permitan tomar decisiones estratégicas a la alta gerencia.

Monitoreo de información que permite ver el cumplimiento de objetivos.

Identificar desviaciones.



SISTEMAS TACTICOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL TACTICO

En este nivel se manejan sistemas de información a la medida de las empresas permiten evaluar políticas internas y flujo de información, así como aplicar las técnicas administrativas más adecuadas.

Los beneficios esperados serán: Obtención de información concentrada sobre las operaciones que se realizan dentro de la organización.

Monitoreo de las tareas diarias de la organización Apoyo para que las jefaturas o mandos medios puedan tomar decisiones tácticas dentro la organización.

SISTEMAS OPERATIVOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL OPERACIONAL

En este nivel se requiere de conocer a detalle de los movimientos diarios a detalle dentro la operación del sistema.

Los beneficios esperados serán: Obtención de información detallada sobre los procedimientos y tareas diarias.

Monitoreo sobre las tareas diarias para que el nivel operativo pueda modificar o corregir la operación diaria



II PLANEACION DE LOS CENTROS DE INFORMATICA

2.1 VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN Y ESTUDIOS DE2.1 VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN Y ESTUDIOS DE REQUERIMIENTOS.REQUERIMIENTOS.

Los centros de informática garantizaran que todos los recursos y proyectos involucrados en el proceso del desempeño y gestión, obedezcan los principios básicos de un proceso administrativo.

Las ventajas de la planeación y estudio de los requerimientos de un centro computacional son que se deben tener bien claros los objetivos para los cuales fue creada el área, así como una Normatividad explícita definiendo las funciones, responsabilidades y posición de todo el personal involucrado, así como el estudio de los requerimientos, nos permitirá determinar el sistema apropiado para implantarlo en nuestra empresa, sin que parezca excesivo ni insuficiente, sino acorde a la realidad, y dinamismo de la misma, así como que satisfaga los requerimientos mínimos establecidos.

En general la planeación y estudio de los requerimientos nos dan la pauta para la creación de los centros en informática, dándole el lugar apropiado dada su importancia estratégica dentro de la empresa.

2.2 PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO INFORMÁTICO (PLAN A2.2 PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO INFORMÁTICO (PLAN A MEDIANO PLAZO)MEDIANO PLAZO)

Se debe contar con un plan integral de desarrollo informático a mediano plazo ante la cambiante tecnología informática y a que las innovaciones están al día es preciso actualizarnos en la medida de las posibilidades de la empresa y considerando que se cualquier mejora que se haga en este rubro es considerada como una inversión que generara excelentes dividendos a la organización, y generara una baja en los costos de operación reduciendo el número de horas-hombre utilizadas para realizar tareas cotidianas y rutinarias las cuales pueden ser automatizadas, mediante la utilización de un sistema diseñado ex profeso para este fin.

A manera de estudio a continuación presento el plan integral de desarrollo informático, del INEGI a mediano plazo en el área del sector público, que considero yo es el área más desprotegida en este sentido,



ya que necesita sobremanera un impulso tecnológico sin precedentes en toda la historia moderna de nuestro país:

SECTOR PÚBLICOSECTOR PÚBLICOEl sector público puede mejorar significativamente su funcionamiento y su productividad si utiliza adecuadamente la informática para realizar de manera más eficiente sus tareas administrativas, para enriquecer la toma de decisiones, y para mejorar la calidad y la cobertura de los servicios públicos.Adicionalmente, a través de la informatización de los servicios que presta, el sector público puede convertirse en un detonador para el uso de estas tecnologías en los sectores privado y social.Por lo tanto, en el Programa se propone alentar el aprovechamiento adecuado de la informática en el sector público.

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICOEn México, el sector público ha tenido un papel muy importante en el proceso de informatización. Fue uno de los primeros sectores que introdujeron la computación en el país y, desde entonces, ha representado una porción importante de la demanda de bienes y servicios informáticos; alrededor de 30% del total del mercado en los años recientes. Del total del gasto informático de la Administración Pública, al sector central corresponde el 28%, al para estatal 57% y a los gobiernos estatales y municipales 15%. La reducida participación de los estados y municipios en el gasto en informática se traduce en un serio rezago que limita su eficiencia y sus capacidades administrativas y de dotación de servicios.La heterogeneidad de la inversión en informática se refleja en diferencias relevantes en cuanto a la infraestructura y al uso de la tecnología. Mientras algunas dependencias y entidades son comparables a las más avanzadas del mundo, en cuanto al uso de las tecnologías de la información, otras no han aprovechado sus beneficios.

En el sector público, en general, existe un fuerte desequilibrio entre las inversiones en equipamiento, que utilizan gran parte del uso de recursos, y las correspondientes a programas para computadora, comunicaciones y capacitación. Adicionalmente, la falta de una planeación adecuada ha propiciado ineficiencias para aprovechar la infraestructura existente, y una atención insuficiente a incorporar la tecnología para mejorar sus funciones sustantivas, como atención al público y prestación de servicios.



Para apoyar la planeación del desarrollo informático se han creado comités institucionales, como es el caso en las secretarías de Gobernación, Hacienda y Crédito Público, Desarrollo Social, Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural, Comunicaciones y Transportes, Educación Pública, Salud, Trabajo y Previsión Social, Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca; y en el Departamento del Distrito Federal. En la quinta parte de los gobiernos estatales existen comités. Aún falta mucho por hacer en términos de fortalecer los mecanismos institucionales internos para asegurar un adecuado aprovechamiento y planeación de recursos informáticos.

En cuanto a la estrategia tecnológica, a partir de 1991 se ha presentado una tendencia hacia el uso de tecnologías abiertas y distribuidas, redes locales y paquetería estandarizada, lo cual ha favorecido, entre otros aspectos, cambios en las organizaciones y la descentralización de actividades. Sin embargo, aún hay muchas áreas que utilizan tecnologías obsoletas o inadecuadas para atender las necesidades actuales.

El desarrollo de bases de datos institucionales con disponibilidad pública es muy incipiente. Para 1995, de un total de 215 bases de datos comunicadas por 31 instituciones, sólo 11 brindan acceso al público. De igual manera, se requiere aprovechar mejor la infraestructura de telecomunicaciones para la conexión entre dependencias y para la prestación de servicios telemáticos públicos.

Adicionalmente, existen algunos factores normativos, funcionales y de hábito que han limitado el buen desarrollo de la informática. Estos factores se reflejan en la fluctuación de las inversiones, condiciones laborales que dificultan contar con buenos especialistas informáticos, los problemas para ejercer ciertas partidas presupuestales y la falta de una cultura informática general.

Recientemente, como resultado de los trabajos del Comité de Autoridades de Informática de la Administración Pública, se han realizado algunas modificaciones del clasificador por objeto del gasto que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en septiembre de 1995, que permiten una adecuada identificación de los bienes y servicios informáticos. Asimismo, se ha promovido la cultura informática entre los servidores públicos, mediante una creciente actividad de capacitación. En esta última, desde 1994, se imparte la Especialización de Alta Dirección en Informática Gubernamental, coordinada por el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática y el Instituto Nacional de Administración Pública. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Sin embargo, son muchos los retos que aún se tienen en todos éstos y otros aspectos que inciden en el aprovechamiento de la informática.

OBJETIVOSOBJETIVOSDado lo anterior, un objetivo fundamental del Programa de Desarrollo Informático es fomentar el uso de la informática en el sector público, para mejorar su organización y administración, y para aumentar la eficiencia, calidad y cobertura de los servicios públicos en el marco de la modernización de la Administración Pública. Asimismo, para atender las necesidades locales en el contexto del nuevo federalismo y del fortalecimiento de los estados y los municipios.

ESTRATEGIASESTRATEGIAS Enfocar los esfuerzos y recursos a proyectos informáticos dirigidos

a incrementar la eficiencia de las instituciones, a orientar los trámites y servicios administrativos para que satisfagan las necesidades de la población, y a mejorar los servicios públicos directamente relacionados con el bienestar social y el mejoramiento de la calidad de vida.

Promover que el sector público se convierta en detonador del desarrollo informático en otros sectores, a través de la automatización de sus servicios y de la introducción de innovaciones tecnológicas y nuevas aplicaciones.

Asegurar la adecuada planeación y coordinación del desarrollo informático del sector público en el marco de los programas y proyectos prioritarios de cada institución, considerando la definición de estrategias tecnológicas de largo plazo, la realización de los proyectos de mediano plazo y los ajustes de corto plazo que permitan aprovechar la aparición de nuevas tecnologías.

Mejorar la calidad de los especialistas en informática de las instituciones públicas, y elevar la cultura informática de los servidores públicos para garantizar la asimilación de esta tecnología.

LÍNEAS DE ACCIÓNLÍNEAS DE ACCIÓNCon objeto de atender las estrategias definidas para aprovechar la informática en el sector público se proponen acciones en 10 líneas fundamentales: administración interna; trámites y servicios administrativos; intercambio de información; información pública; servicios públicos para atender demandas sociales prioritarias; planeación; estructuras administrativas; adquisiciones; políticas y estándares y, por último, profesionalización de los servidores públicos. Estas líneas fueron definidas -entre otros- conjuntamente con los



servidores públicos responsables de las áreas de informática de la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal.Será fundamental para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal poner en marcha estas acciones. Asimismo, se coordinarán acciones con los gobiernos estatales y municipales y con los Poderes Legislativo y Judicial en apoyo de los proyectos que estimen convenientes.

ADMINISTRACIÓN INTERNA

Optimizar o desarrollar sistemas informáticos para mejorar la eficiencia de las tareas administrativas al interior de cada dependencia del sector público. La definición de éstos debe realizarse dentro del Programa de Modernización de la Administración Pública y de los programas institucionales de desarrollo administrativo, analizando previamente las posibilidades de mejora de procesos.

TRÁMITES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOSTRÁMITES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Optimizar o desarrollar sistemas informáticos para mejorar la

calidad de los servicios administrativos de atención al público. Los sistemas deben definirse en función de proyectos globales de rediseño de procesos, creación de servicios integrados y análisis del costo-beneficio.

Realizar los estudios necesarios para establecer normas y estándares que faciliten la aplicación de las tecnologías de la información en los servicios telemáticos.

Realizar proyectos piloto de aplicaciones para prestación de servicios telemáticos públicos, que permitan extender su implantación a toda la Administración Pública.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Fomentar el desarrollo de sistemas interinstitucionales para

agilizar trámites en procesos que incluyen el intercambio de información entre varias dependencias.

Promover el desarrollo de bases de datos y sistemas de intercambio de información que faciliten y fortalezcan las relaciones y la coordinación entre las diversas instancias federales, estatales y municipales.

INFORMACIÓN PÚBLICA

Crear una infraestructura de información que beneficie a las instituciones públicas, al sector privado y a la sociedad, mediante el desarrollo de bases de datos sobre temas específicos que incluyan información nacional, regional, sectorial e institucional.



Impulsar la amplia disponibilidad de la información catastral a través de medios digitales.

Establecer criterios que permitan promover y articular los esfuerzos del Gobierno para poner a disposición de la ciudadanía información pública en redes de datos nacionales e internacionales.

SERVICIOS PÚBLICOS DE ATENCIÓN A DEMANDAS SOCIALES PRIORITARIAS

Aprovechar dentro del sistema educativo las nuevas formas de enseñanza y capacitación que brinda la informática.

Usar la informática para mejorar los servicios de salud y seguridad social, aprovechando su potencial en favor tanto de la atención a los usuarios como de la gestión administrativa.

Desarrollar sistemas de información que apoyen a los organismos responsables de la seguridad pública en la coordinación policial y en la prevención e investigación del delito, así como para mejorar los procesos de procuración de justicia.

En la instrumentación de los programas sectoriales, institucionales, regionales y especiales del Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000, identificar proyectos informáticos en las áreas donde las tecnologías de la información tengan mayor potencial para alcanzar las metas previstas.

En los proyectos informáticos nacionales y regionales, previstos en la instrumentación de este Programa, incorporar los temas que se consideren prioritarios por sus repercusiones para elevar el bienestar social.

PLANEACIÓN Realizar una adecuada planeación informática en el marco de los

programas y proyectos prioritarios de cada dependencia o entidad del Gobierno Federal, de acuerdo con los lineamientos que se establezcan para elaborar los programas institucionales de desarrollo informático. Los lineamientos establecerán, entre otros aspectos, la obligatoriedad de un proceso de planeación de mediano plazo, con revisiones anuales, así como los mecanismos de seguimiento, control, evaluación y ajuste.

Considerar las previsiones presupuestales que permitan asegurar el financiamiento programado para proyectos tecnológicos de equipamiento y de desarrollo de sistemas de información a mediano plazo.

Promover, entre los gobiernos estatales y municipales, la formulación de lineamientos para elaborar sus respectivos



programas de desarrollo informático, procurando que éstos sean consistentes con los proyectos informáticos regionales.

Considerar, en los proyectos tecnológicos, el asesoramiento académico y la vinculación con centros de investigación que posibiliten desarrollos innovadores y eficientes para atender las necesidades del sector público.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Instituir áreas coordinadoras del desarrollo informático a nivel

institucional para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y promover su creación a nivel estatal o municipal.

Las funciones básicas de estas áreas serán la coordinación instrumentación y seguimiento de los programas institucionales, estatales o municipales de desarrollo informático, así como la definición de políticas, normas y estándares, además de las funciones específicas que se definan en cada caso de acuerdo con su propio contexto.

Consolidar el funcionamiento de los comités informáticos que han sido creados en algunas dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y constituirlos donde no existen. Estos comités deberán propiciar la participación de las autoridades responsables de la planeación institucional, a fin de garantizar que la planeación informática se realice en función de los objetivos de la institución.Asimismo, promover la consolidación de los comités existentes en los gobiernos estatales y municipales, y su creación donde no se han constituido.

Los comités de informática deberán tener como funciones básicas la planeación, evaluación y ajuste de los programas institucionales, estatales o municipales de desarrollo informático, además de las funciones específicas que se definan en cada caso de acuerdo con su propio contexto.

ADQUISICIONES Asegurar que la normatividad de adquisición de bienes y

contratación de servicios informáticos atienda a criterios de simplificación y transparencia de los procesos.

POLÍTICAS Y ESTÁNDARES Formular, en cada una de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, las políticas y estándares que se UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


requieran respecto a programas para computadora, intercambio de información, uso de equipo, desarrollo de sistemas, certificación, seguridad, auditoria y mantenimiento. Asimismo, impulsar su definición en los gobiernos estatales y municipales.

Determinar las políticas, estándares y medidas de seguridad para la operación de sistemas de información que permitan el intercambio electrónico de documentos entre distintas instituciones gubernamentales.

Definir las políticas y estándares para el desarrollo y operación de bases de datos de interés público, así como las normas y lineamientos que garanticen la protección y seguridad de la información.

PROFESIONALIZACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

Instrumentar proyectos que permitan continuar con la capacitación de los servidores públicos asegurando, en particular, que los niveles de decisión cuenten con una adecuada cultura informática.

Fortalecer las actividades de actualización del personal informático que permitan fomentar la incorporación adecuada de nuevas tecnologías.

Asegurar la identificación y la categorización apropiadas del personal informático en las instituciones públicas, de manera que permitan su profesionalización y el establecimiento de esquemas de servicio de carrera.

2.3 PLANES OPERATIVOS ANUALES2.3 PLANES OPERATIVOS ANUALES

Se debe contar con planes operativos anuales con el fin de contar con un marco de referencia para medir la operatividad de los centros en informática, así como lograr una estructuración firme y duradera de dichos centros, coadyuvando al desarrollo conjunto de la empresa.

A continuación presento un caso de estudio como son los planes operativos anuales del INEGI como referencia:

Para el año 2000: El intercambio de información entre dependencias podrá realizarse

por medio de redes. Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se elaborarán los términos de referencia para sistemas de intercambio de



información por medio de red, considerando, en particular, aquéllos donde una oficina de gobierno solicita a los ciudadanos información que proporciona otra dependencia para la prestación de un servicio público.

Los trámites de las empresas privadas con las dependencias de la Administración Pública Federal, como los correspondientes a su registro y los relativos a compras gubernamentales, podrán realizarse por medio de redes desde una terminal, un teléfono digital o una computadora personal.

Metas iniciales: Para 1997 estará funcionando un sistema en red para la publicación de bases de licitación, inscripción de ofertas, publicación de resultados y seguimiento de adjudicaciones, donde se registrarán todas las licitaciones públicas para la adquisición de bienes y servicios en la Administración Pública Federal. Este sistema deberá ser accesible desde todas las capitales estatales de la República.En el segundo semestre de 1996, se definirá el diseño de un sistema en red para realizar los trámites de registro de empresas ante las dependencias gubernamentales.

Diversos trámites que realizan los ciudadanos con dependencias y entidades de la Administración Pública, podrán satisfacerse por medio de redes desde una terminal, un teléfono digital o una computadora personal.

Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se elaborará un estudio de factibilidad para la definición de proyectos piloto de servicios públicos por medio de red.

Más amplia información estadística de la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal estará disponible vía red o en medio magnético u óptico.

Metas iniciales: En el segundo semestre de 1996 se coordinará la elaboración de los términos de referencia para desarrollarlos sistemas de bases de datos con información estadística en el sector gubernamental. Para el primer semestre de 1997, se contará con un catálogo y con los términos de referencia para la estandarización de bases de datos estatales y municipales con información estadística de mayor importancia. En el segundo semestre de 1997 operará un sistema de bases de datos estadísticos de la Administración Pública Federal.Para el segundo semestre de 1999 se iniciará la estandarización de la producción cartográfica catastral para usos múltiples, bajo especificaciones homogéneas, con estándares de calidad certificables y en niveles de producción y actualización estables.



Diversos servicios de educación se podrán proporcionar utilizando las tecnologías de la información.

Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se realizará un estudio de viabilidad y los términos de referencia para un proyecto de incorporación de tecnologías de la información en el sistema educativo nacional, que permita mejorar métodos de enseñanza y materiales de apoyo, proporcionar educación remota y capacitar profesorado. Para el segundo semestre de 1997, se llevarán a cabo dos proyectos piloto, uno de educación y el otro de capacitación para adultos.

Los servicios de seguridad pública y procuración de justiciase apoyarán en la moderna tecnología informática.

Meta inicial: En el primer semestre de 1996, se diseñará un sistema de información nacional sobre seguridad pública. En el segundo semestre de 1996, se iniciará el desarrollo de los subsistemas correspondientes al Registro Nacional del Personal de Seguridad Pública, al Registro Nacional de Armamento y Equipo, y al Banco de Datos sobre delitos y responsables para el apoyo a la procuración de justicia, estadística general de seguridad pública, servicios de atención a la población y normatividad, más otros servicios integrados de información.

Los servicios de salud y seguridad social se apoyarán en las tecnologías de la información.

Meta inicial: En el primer semestre de 1996, se difundirán los términos de referencia y el programa detallado de actividades de un proyecto para reforzar y actualizar el uso y las aplicaciones de las tecnologías de la información, con el propósito de elevar la calidad y oportunidad de los servicios de seguridad social, principalmente los referentes a la atención médica y las prestaciones económicas.

2.4 ESTUDIOS TÉCNICOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES2.4 ESTUDIOS TÉCNICOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMÁTICOSY SERVICIOS INFORMÁTICOS

Es importante efectuar estudios para la adquisición de bienes y servicios informáticos, con el fin de encontrar los que mejor se adapten a las características de la empresa, en cuanto a calidad, precio y garantía, ya que si se cuenta con un presupuesto reducido para este rubro se tendrá que tener mucho cuidado en la elección de los proveedores de bienes y servicios, previa selección y valoración de los mismos con el fin de que obtengan todo el respaldo para que en caso de algún problema sean solucionados de inmediato, y con el mínimo de costos para la empresa con el fin de salvaguardar los activos de la misma.



III ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS CENTROS EN INFORMATICA

3.1 UBICACIÓN DE LOS CENTROS EN LAS EMPRESAS3.1 UBICACIÓN DE LOS CENTROS EN LAS EMPRESAS

Aproximadamente entre cinco y seis años atrás, el área de informática se había formado con los siguientes departamentos.

Etapa I


Responsable del área de informática

Operación de

computadoras

CapturaDe

datos

Análisis, diseño y

programación


El flujo de actividades se comportaba como sigue:


Requerimientos del usuario

Análisis, diseño y programacion

Utilización

Resultados

Producción

Acuerdos de recepción de datos y horarios de servicio


3.2 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS CENTROS3.2 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICADE INFORMÁTICA

Por espacio de dos años, aproximadamente el esquema fue el mismo y aunque hubo algunas variantes, éstas no fueron significativas. Sin embargo, con la aparición de los sistemas on line súbitamente el panorama cambió, y la organización del área informática adquirió la siguiente estructura:

Los efectos fueron los siguientes:

Hubo cambio de organización. Se establecieron especialidades Los procedimientos de control variaron drásticamente Se establecieron nuevos estándares de trabajo Se incremento el número de usuarios Se incrementó la configuración del equipo de computo Las cargas de trabajo aumentaron, ya que varios sistemas batch

pasaron a ser on lineUNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.

Gerencia del área de informática

Analisis y Diseño de sistemas

Unidad de programaci

ón

Unidad de operación

Soporte técnico

Software local

Software en linea

Computadora

RedOn line

Captura de datos

Sistemas Batch

Sistemas on line

Sistemas Batch

Sistemas on line


Como se notara, dentro de la institución el área de informática adquirió más importancia, ya que alcanzo el nivel de gerencia.

Transcurrido un año, el impacto de las bases de datos y los adelantos en el hardware y software volvieron a conformar una nueva estructura en el área de informática (véase la figura de etapa III), los cambios fueron los siguientes.

Cambio de organización Cambio de procedimientos de control Cambio de métodos de trabajo Cambio de funciones y responsabilidades Las cuotas de producción se elevaron Se abrieron más horarios de servicio Hubo más usuarios

Ahora el área de informática participa en el nivel de Subdirección dentro del esquema organizacional de la empresa.

Esta organización fue también temporal, pues en lapsos de tiempo breves cambio hasta alcázar el nivel de dirección, bajo la cual existían varias subdirecciones, de las cuales, para abreviar, solo se esquematizan dos de ellas; la complejidad de su estructura salta de inmediato a la vista. Estas dos subdirecciones, de entre las seis que existían al momento de realizar la investigación, se conformaban como se ilustra en el organigrama de etapa IV.

3.4 FUNCIONES DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA3.4 FUNCIONES DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA

El área de informática es un área de servicio, cuyo objetivo es apoyar al resto de las áreas de la organización. Por tanto debe hacerse conciencia de lo siguiente:

El 10% de la productividad del personal del área de informática debe ver hacia dentro.

El 90% restante debe proyectarse hacia fuera.

La aseveración anterior obedece a que el trabajo del profesional en informática es muy apasionante, y por tratarse de una tecnología novedosa y en constante auge, aquel se llega a enfrascar en la idea de que sus actividades se circunscriben al ambiente interno del área de



informática, sin darse cuenta que el beneficio de su trabajo producirá fuera de dicha área. La eficiencia en el área de informática, en cuanto a la calidad y oportunidad de la información que genera, representa un poderoso eslabón, el cual unido a la cadena de los servicios que presta la empresa o institución, conforma el esquema de la información-usuario-servicio.

3.4 DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LOS3.4 DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LOS DIVERSOS ÓRGANOS DE UN CENTRO DE INFORMÁTICA.DIVERSOS ÓRGANOS DE UN CENTRO DE INFORMÁTICA.

GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMASGERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

Descripción

Es responsable de automatizar los requerimientos de información de aquellas unidades usuarias que por el alcance de sus operaciones dentro de la empresa, volúmenes de datos y requerimientos específicos de servicio, necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas de informática, o el aprovechamiento del banco de datos centralizado en la computadora principal

Desarrollo de funciones


DirecciónDe

Informática

GerenciaDe

Desarrollode

sistemas

GerenciaDe

Desarrollotécnico

GerenciaDe

Consultoría Técnica

A usuarios

Gerencia De

ServiciosDe

cómputo


De planeación:

a) En conjunto con el usuario y e coordinación con la gerencia de consultoría técnica a usuarios, precisa objetivos, alcances, normas y políticas que regirán cada sistema.

b) En conjunto con el director de informática y los directivos de las unidades usuarias, analiza el alcance posible de los proyectos de sistemas que consideren inversiones no previstas con anterioridad, a fin de lograr su autorización.

c) Participa en la planeación para que los requerimientos de hardware y software que estarán involucrados en el desarrollo de los sistemas, se encuentren disponibles en las fechas en que serán utilizados. Esto lo hace en coordinación con la gerencia de desarrollo técnico.

d) Establece, junto con el usuario, el plan estratégico para el inicio y desarrollo de los sistemas por diseñar

e) Analiza las cargas de trabajo del personal bajo su dirección, establece los equilibrios necesarios en función de los requerimientos de cada sistema.

f) Formaliza compromisos con apego a la capacidad y disponibilidad de su personal.

g) Asigna proyectos para los coordinadores de sistemas, en función de la importancia del servicio de cada sistema.

De administración:

a) Participa en el desarrollo de metodología de trabajo ex profeso, para su área de acción.

b) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo establecidos, y regula las deficiencias detectadas.

c) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en práctica

d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con la calidad suficiente, y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control

e) Establece mecanismos de medición que le permitan detectar a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, para establecer correctivos oportunos.

f) Evalúa periódicamente el nivel técnico de su personal, y analiza si es congruente con la magnitud de los proyectos en cartera, o en su defecto, la tendencia de éstos, para establecer los requerimientos de capacitación necesarios, haciendo las solicitudes correspondientes a la gerencia de desarrollo técnico.



g) Lleva registro sistemático de fallas en sistemas puestos en producción, y las analiza para determinar las causas y acciones a emprender.

h) Evalúa en forma periódica el desempeño de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotación de personal

i) Periódicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados que éstos reciben, satisfacen los requerimientos de información, tanto en oportunidad como en calidad.

j) Informa de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatización.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos que le permitan conocer la evolución de los recursos de cómputo para que los diseños se apeguen a los métodos modernos.

PUESTO: COORDINADOR DE SISTEMAS

Descripción

Es responsable de cubrir los requerimientos de información de un módulo especifico dentro del ámbito de la compañía.


De planeación:

a) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, analiza los objetivos, alcances normas y políticas que regirán al sistema, a fin de establecer las bases para el diseño.

b) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, verifica la disponibilidad de recursos técnicos y humanos, para estructurar un plan maestro de actividades que garanticen la correcta consecución del mismo.

c) En conjunto con los usuarios, establece las responsabilidades mutuas para el desarrollo de cada sistema.

d) Lleva a cabo la asignación del sistema para el líder de proyecto correspondiente.

e) En conjunto con el líder del proyecto, analiza el plan maestro y establece fechas de compromiso.



De administración:

a) Vigila que las actividades establecidas en el plan maestro sean cubiertas cabalmente.

b) En conjunto con el líder de proyecto correspondiente, inicia las visitas a usuarios directivos a fin de empezar con platicas de detalle para el inicio del diseño del sistema.

c) Verifica que el desarrollo de todo el sistema se apegue a la metodología detallada establecida para tal fin.

d) Administra el control de actividades y calendarios de los lideres de proyecto, para vislumbrar desviaciones y detectar causas y opciones de solución.

e) Lleva informes de avances para mantener informado al gerente de desarrollo de sistemas

f) Coordina juntas con los usuarios directivos, para precisar los resultados de cada sistema

g) Lleva a cabo prestaciones de avance hacia los usuarios directivos, para lograr congruencia de actividades durante el desarrollo del sistema.

h) Supervisa y autoriza el control de cambios a los sistemas bajo su responsabilidad.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos que le permitan conocer la evolución de los recursos de cómputo, para que los diseños se apeguen a los métodos modernos.

PUESTO: LIDER DE PROYECTOS

Descripción

Es responsable del diseño, programación y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo.


De planeación:

a) Realiza visitas y entrevistas a nivel de usuarios operativos, para elaborar el diseño conceptual de cada sistema

b) Establece el plan detallado de actividades para todo el sistema, en conjunto con los analistas programadores



c) En conjunto con los usuarios operativos, analiza la utilidad práctica de los resultados para obtener de cada sistema.

d) Descompone en módulos cada sistema, y establece prioridades de desarrollo acordadas con el usuario.

e) Asigna cada módulo al analista-programador correspondiente.f) En conjunto con los usuarios, establece el plan de implantación

de cada sistema por liberar.

De administración:

a) Administra los calendarios de detalle, de manera que no existan retrasos.

b) Verifica que el desarrollo de cada sistema se apegue a los estándares de documentación establecidos

c) Verifica que las pruebas de módulos e integrales cubran todas las condiciones determinadas para el proceso de los datos de cada sistema.

d) Vigila que la calidad del diseño y programación se sujete a los estándares técnicos establecidos.

e) Lleva a cabo presentaciones al usuario sobre ejemplos de los resultados obtenidos en las pruebas.

f) En conjunto con el usuario, administra la puesta en marcha de los módulos de cada sistema

g) Vigila que el mantenimiento de los sistemas se lleve a cabo por medio de un control efectivo de cambios.

Técnicas:

a) Desarrolla el diseño conceptual de cada sistemab) Participa en cursos específicos sobre las facilidades técnicas del

equipo de computo, para que sus diseños consideren las facilidades que tiene disponibles.

c) Se mantiene informado sobre paquetes de software que existen en el mercado, para abreviar el diseño de algunos sistemas.

d) Participa en seminarios de actualización que le permitan conocer la evolución de los recursos de cómputo para que los diseños y la programación sean más efectivos y confiables.

PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR

Descripción

Es responsable del diseño detallado y de la programación de los módulos de un sistema asignados a él.




De planeación:

a) Realiza investigaciones y entrevistas a nivel usuario operativo, para desarrollar el diseño detallado de los módulos del sistema asignados a él.

b) Elabora el calendario de actividades detallado para el diseño y programación de los módulos asignados a él.

De administración:

a) Administra su tiempo en función de las actividades por cubrir a fin de cumplir con las fechas de compromiso.

b) Coordina las pruebas con el usuario de los módulos por liberar.

Técnicas:

a) Desarrolla el diseño detallado de los módulos del sistema asignados a él.

b) Desarrolla la definición de cada programa resultante del diseño detallado.

c) Documenta el diseño detallado con base en los estándares establecidos.

d) Lleva a cabo la programación y prueba de cada programa resultante del diseño detallado y lo documenta.

e) Capacita la prueba integral de cada módulo asignado a él, y la valida.

f) Capacita técnicamente a los usuarios en la implantación de los módulos del sistema asignados a él.

g) Participa en cursos específicos sobre las facilidades técnicas del equipo de cómputo para que sus diseños y programación consideren las facilidades que tiene disponibles.

h) Participa en seminarios de actualización que le permitan mejorar sus diseños y programación.

i) Imparte cursos específicos de acción, a analistas y programadores de nuevo ingreso a la instalación.

j) Realiza el mantenimiento necesario para los módulos responsabilidad de él a fin de que los resultados de los mismos siempre sean satisfactorios para las necesidades cambiantes de los usuarios.

PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR

Descripción



Es responsable de resguardar, controlar, depurar y actualizar la documentación correspondiente a cada sistema.


De planeación:

No realiza funciones de planeación.

De administración:

a) Centraliza la documentación integral de cada sistemab) Actualiza la documentación con los cambios que le reportanc) Depura la documentación obsoleta, bajo autorización del

gerente de desarrollo de sistemas.

Técnicas:

No realiza funciones técnicas

GERENCIA DE CONSULTORIA TÉCNICA A USUARIOSGERENCIA DE CONSULTORIA TÉCNICA A USUARIOS

PUESTO: GERENCIA DE CONSULTORIA TECNICA A USUARIOS

Descripción

Es responsable de asesorar a las unidades usuarias para determinar el tipo y el nivel de tecnología que satisfaga sus requerimientos de información, y encaminadas hacia la opción apropiada. Esta área es la que integra al usuario a los servicios de cómputo.


De planeación:

a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos específicos de información solicitados.

b) Determina si los requerimientos de información pueden ser satisfechos por el desarrollo de algún sistema procesable en el equipo de cómputo central, y participa en la delegación del proyecto hacia la gerencia de desarrollo de sistemas.



c) Determina si los requerimientos de información del usuario deberán ser satisfechos por equipo y software autónomo al computador central.

d) En conjunto con el director de automatización y con los directivos de las unidades usuarias determina las posibilidades de alcance para logra la autorización.

e) Participa en la planeación para que los requerimientos de hardware y software que estarán involucrados en el proyecto, se encuentren disponibles en las fechas planeada. Esto lo hace en coordinación con la gerencia de desarrollo técnico.

f) Establece en conjunto con el usuario, el plan estratégico para el inicio y desarrollo del proyecto.

g) Analiza las cargas de trabajo del personal que esta bajo su dirección, y establece los equilibrios necesarios en función de la magnitud de cada proyecto.

h) Formaliza compromisos en apego a la capacidad y disponibilidad de su personal.

i) Asigna los proyectos al personal a su cargo.

De administración:

a) Participa en el desarrollo de metodologías de trabajo dirigidas a su área de acción.

b) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo establecidos, regula las deficiencias detectadas.

c) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en práctica.

d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con calidad suficiente y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control

e) Establece mecanismos de medición que le permiten detectar a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, a fin de establecer correctivos oportunos.

f) Evalúa periódicamente el nivel técnico de su personal, y analiza si es congruente con la magnitud del proyecto en cartera, o en su defecto, la tendencia de estos, para establecer los requerimientos de capacitación necesarios, y hace las solicitudes pertinentes a la gerencia de desarrollo técnico.

g) Lleva registro sistemático de las fallas de los sistemas detectadas por los usuarios, y analiza para determinar cuales son las causas y las acciones por emprender.

h) Evalúa en forma periódica el desempeño de su personal, y establece planes de incentivos para evitar rotación de personal



i) Periódicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados de éstos obtienen, satisfacen los requerimientos de información predefinidos.

j) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatización.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos de actualización, para conocer nuevos equipos y paquetes disponibles que ofrezcan a los usuarios más ventajas operativas y de información.

PUESTO: CONSULTOR DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS

Descripción

Es responsable de asesorar técnicamente a los usuarios para sistematizar sus requerimientos de información, ya sea optimizando los procedimientos de trabajo o por medio de equipos de cómputo para oficina.


De planeación:

a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos específicos de información para evaluar la utilidad que éstos representan, tanto en calidad como en oportunidad.

b) En conjunto con el usuario, analiza los volúmenes de datos por procesar, para vislumbrar si se requiere la mecanización de éstos y el tipo de equipo necesario, ya que puede ser sólo la instrumentación de procedimientos administrativos y equipo especial de oficina lo requerido para satisfacer las necesidades de información.

c) En caso de que la solución sea un computador de oficina, participa en coordinación con el usuario para elaborar un plan de actividades conjuntas.

De administración:

En conjunto con el usuario, administra el plan de actividades para cumplir con las fechas de compromiso.



Técnicas:

a) Asesora técnicamente al usuario para la elaboración del manual de métodos y procedimientos, cuando se trate del desarrollo de un sistema administrativo.

b) Asesora técnicamente al usuario en la implantación de un sistema administrativo.

c) Asesora técnicamente al usuario para la elaboración del manual de requerimientos de automatización. Esto es para cuando se use un computador para oficina.

d) Presenta el manual de procedimientos de automatización al gerente de consultoría técnica, para tramitar la adquisición de software y hardware a través de la gerencia de desarrollo técnico.

e) Si es necesario desarrollar un sistema por la falta de un paquete de software que satisfaga los requerimientos de información, o porque resulte más costeable, dará la asesoría al usuario para el desarrollo del análisis y diseño del sistema y su documentación.

f) Participa en seminarios técnicos de actualización para conocer nuevos productos de hardware y software que existen en el mercado.

PUESTO: CONSULTOR TECNICO

Descripción

Es responsable de la puesta en marcha del hardware y el software para los usuarios con sistemas automatizados autónomos al computador central.


De planeación:

Elabora el plan de trabajo para la instalación de hardware y software requeridos

De administración:

a) Lleva registro de fallas en los paquetes de software contratados e instalados en los computadores propios de los usuarios, así como de las correcciones.



b) Lleva registro de los paquetes instalados en las computadoras propios de los usuarios y proveedores de éstos.

Técnicas:

a) Coordina la instalación de hardware y software en la fase de puesta en marcha

b) Verifica que funcionen correctamente.c) Coordina la capacitación técnica para la autosuficiencia de los

propios usuariosd) Asesora al usuario en la contratación de su propio personal

técnicoe) Asesora al personal técnico propio del usuario cuando se trate

del desarrollo y programación de un sistema automatizado.f) Realiza visitas de auditoria técnica cuando los sistemas ya

están en producción. Asesora al personal técnico propio del usuario cuando detecta deficiencias en la utilización del equipo de computo.

g) Evalúa la autosuficiencia técnica del personal propio del usuario y emite dictamen y sugerencias.

h) Imparte seminarios de informática a usuarios nuevos.

GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTOGERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO

PUESTO: GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO

Descripción

Es responsable de mantener en forma permanente la disponibilidad de hardware y software en condiciones para permitir la operatividad de las unidades usuarias que reciben el servicio, además de cubrir a tiempo los calendarios de producción de los sistemas liberados.


De planeación:

a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas, estructura los planes de servicio requeridos por las unidades usuarias.



b) En conjunto con la gerencia de desarrollo técnico, establece los planes de instalación, puesta en marcha y mantenimiento del hardware y software requeridos por los sistemas.

c) Desarrolla los planos físicos considerando dimensiones locales, ubicación estratégica de equipo, seguridad de las instalaciones, configuraciones optimas de equipo e instalaciones físicas de acondicionamiento ambiental.

d) Lleva la planeación de las cargas de trabajo, de manera que se pueda vislumbrar a tiempo la posible saturación en cualquiera de los servicios de cómputo responsabilidad de él.

De administración:

a) Establece las medidas de control y seguridad de acceso a las distintas áreas restringidas.

b) Participa en el desarrollo de metodologías de trabajo dirigidas a su área de acción.

c) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo establecidos y regula las deficiencias detectadas.

d) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos sean respetados y puestos en práctica.

e) Establece mecanismos de medición que le permitan detectar con tiempo desviaciones en los calendarios de servicio y establecer medidas correctivas.

f) Lleva el control de facturación para los servicios de mantenimiento de hardware, software e instalaciones diversas, canaliza las facturas para su autorización cuando los servicios son satisfactorios a plenitud.

g) Vigila que el mantenimiento del hardware, software e instalaciones diversas reúnan los rasgos de calidad que le permitan dar un servicio continuo.

h) Lleva registro sistemático de fallas de hardware, software y sistemas de producción, y emprende las acciones necesarias para su corrección.

i) Evalúa periódicamente el nivel técnico y administrativo de su personal y analiza si es congruente con el nivel de la tecnología operada bajo su responsabilidad, asimismo establece los requerimientos de capacitación necesarios y los solicita a la gerencia de desarrollo técnico.

j) Evalúa en forma periódica el desempeño de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotación de personal.

k) Periódicamente coordina juntas con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de desarrollo técnico para evaluar si los niveles de servicio cubren las necesidades de información de



las distintas unidades usuarias, o en su defecto, estructurar acciones conjuntas.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos de actualización que le permitan coordinar la explotación más efectiva de los recursos de hardware y software disponibles.

PUESTO: JEFE DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Descripción

Es responsable de vigilar el mantenimiento sistemático del equipo de cómputo para lograr que el servicio sea congruente con los horarios establecidos.

PUESTO: SUPERVISOR DE TURNO DE OPERACIÓN

Descripción

Es responsable de la operación del centro de computo y de cubrir los requerimientos específicos de servicio del turno al cual esta asignado.

PUESTO: OPERADOR DE LA RED DE TELEPROCESO

Descripción

Es responsable de mantener en línea los servicios de la red en función de los horarios establecidos para cada tipo de servicio.

PUESTO: OPERADOR DE COMPUTADORA

Descripción:

Es responsable de mantener activos los servicios del computador central.

PUESTO: INGENIERIA Y SEGURIDAD DE INSTALACIONES DE EQUIPO

Descripción:



Es la responsable de coordinar la instalación, y cambios físicos de equipo de cómputo, líneas de comunicación y terminales. garantizando que reúnan los requerimientos confiables de seguridad para evitar accidentes o fallas constantes

Desarrollo de Actividades:

a) Participa en la planeación física de instalación o cambio de equipo.

b) Elabora el plan detallado para la instalación, puesta en marcha, y cambio de equipo de cómputo, incluyendo la red de servicios en línea.

De administración:

a) Lleva la administración de equipo instalado en relación con las conexiones físicas, tanto local como remoto.

b) Mantiene el inventario actualizado de equipo instalado y localidades de ubicación

c) Mantiene identificado cada dispositivo para conocer su interrelación conjunta.

Técnicas:

a) Coordina la instalación y cambios planteados de equipo, además supervisa los niveles de seguridad.

b) Supervisa que las instalaciones eléctricas estén conectadas en ubicaciones no riesgosas y con las normas de calidad confiables.

c) Supervisa que el equipo contra incendios sea el adecuado y esté ubicado en lugares estratégicos, además de que reciba el mantenimiento adecuado.

d) Atiende reportes para corregir fallas mínimas de equipo e instalaciones.

e) Coordina la instalación de terminales nuevas.f) Coordina la reparación de terminales dañadas.



PUESTO: AUXILIAR DE INSTALACIONES.

Descripción:

Es responsable de cumplir con los planes de instalación de cómputo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a cargo del área de instalaciones.

Técnicas:

a) Periódicamente realiza recorridos de observación para verificar que las instalaciones de equipo de cómputo, aire acondicionado, energía eléctrica, equipo de seguridad, equipo de comunicaciones, líneas y terminales se encuentren en estado satisfactorio.

b) Realiza un diagnóstico por cada recorrido y determina las acciones.

PUESTO: JEFE DE OPERACIÓN DE SISTEMAS.

Descripción:

Es el responsable de cubrir los calendarios de producción de los sistemas liberados.

Funciones:

a) Elabora el plan de producción donde establece las cuotas de captura de datos diariamente.

b) Elabora el plan de distribución de resultados donde establece diariamente los horarios de entrega y destinatarios.

c) Lleva registro de la entrega de resultados de cada usuario.

PUESTO: SUPERVISOR DE CAPTURA DE DATOS.

Descripción:

Es el responsable de cubrir las cuotas de captura de datos, de acuerdo con la planeación establecida por el jefe de operación de sistemas.

Funciones:



a) Elabora un plan diariamente de asignación de trabajo de captura para garantizar su consecución.

b) Supervisa la calidad de asentamiento de datos en los documentos fuente, y levanta reportes en aquellos que le originan retrasos o errores de captura.

c) Administra las cargas de trabajo hacia el personal de captura y lleva registro de la productividad individual para lograr un mejor aprovechamiento.

PUESTO: CAPTURISTA DE DATOS.

Descripción:

Es responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados

por el supervisor.

PUESTO: SUPERVISOR DE CONTROL DE PROCESOS.

Descripción:

Es responsable de la operación de los sistemas de producción, de acuerdo con la planeación establecida por el jefe de operación de sistemas.

PUESTO: OPERADOR DE SISTEMAS

Descripción

Es responsable de operar cada sistema de acuerdo con la matriz de control.

PUESTO: SUPERVISOR DE LA MESA DE CONTROL.

Descripción

Es responsable del control de calidad, registro histórico de procesos y de la preparación y distribución de resultados a las distintas áreas usuarias.

PUESTO: CONTROL DE CALIDAD DE RESULTADOS

DescripciónUNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Es responsable de verificar que los resultados de los procesos reúnan los niveles de calidad, orden, presentación y veracidad.

PUESTO: PREPARACIÓN Y DISTRIBUCION DE RESULTADOS

Descripción

Es responsable de que los usuarios reciban en tiempo los resultados de cada sistema en operación.

PUESTO: JEFE DE SOPORTE TECNICO

Descripción

Es responsable de la instalación, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad continua del software requerido para la función del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas.

PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE TECNICO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN LINEA.

Descripción

Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del software especifico de soporte a los sistemas del servicio en línea.

PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE TECNICO E INSTALACION DE SOFTWARE LOCAL

Descripción

Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del sistema operativo del computador y paquetes de apoyo en calidad de servicio local.

PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE E INSTALACION DE SOFTWARE DE BASES DE DATOS

Descripción

Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del software para servicio del manejo de las bases de datos.



GERENCIA DE DESARROLLO TECNICOGERENCIA DE DESARROLLO TECNICO

PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO

Descripción

Es responsable de mantener a la instalación en un ambiente tecnológico actualizado que satisfaga los requerimientos de información de la compañía a corto, mediano y largo plazo.


De planeación:

a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de consultoría técnica. Determina la planeación de requerimientos técnicos necesarios para cubrir los requerimientos de información de las unidades usuarias.

b) Establece el plan maestro para investigación de mercado con miras a adquirir el hardware y software con más ventajas para satisfacer los requerimientos de información planteados.

c) Determina el plan de negociación con los diferentes proveedores

d) En conjunto con el director de automatización. Determina el plan presupuestal, la adquisición de bóvedas o cajas de seguridad de datos de la compañía.

e) En conjunto con el director de automatización, determina el plan presupuestal para los planes de capacitación y contratación de asesores externos.

De administración:

a) Lleva control y registro de los gastos presupuéstales y conceptos de los mismos.

b) Realiza estudios periódicos del costo-beneficio de las inversiones

c) Lleva registro del hardware y software contratado, en uso y descontinuado para vislumbrar la inversión global y las amortizaciones logradas.

d) Lleva a cabo las negociaciones de adquisición de hardware y software.



e) Supervisa que el hardware y software contratados estén disponibles según lo planeado

f) Administra el pago de las rentas de hardware y software en función de las condiciones de adquisición.

g) Lleva registro del record de fallas y problemas ocasionados por hardware y software para negociar con los proveedores sustituciones necesarias, o en su defecto, indemnizaciones económicas por interrupción de servicio.

h) Coordina los recursos de proveedores para lograr adquisiciones de hardware y software más ventajoso en servicio y precio.

i) Supervisa que el desarrollo tecnológico de la compañía se apegue a una estandarización de hardware y software.

j) Administra la asignación de trabajos para el personal a su cargo.

k) Prepara informes de compromisos adquiridos, avances, logros presupuéstales, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatización.

Técnicas:

Asiste con regularidad a presentaciones de hardware y software nuevo en el mercado por considerarlo de importancia para la compañía.

PUESTO: ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD DE ARCHIVOS Y BASES DE DATOS

Descripción

Es responsable de mantener la integridad y el resguardo de los archivos críticos de la compañía.


De planeación:

a) Elabora el plan detallado para determinar el nivel de resguardo que le corresponde a cada archivo.

b) Elabora el plan de depuración y caducidad de archivos obsoletos.

c) Participa en la planeación de la administración de las bases de datos.

De administración:



a) Lleva el control de resguardo de archivos locales en bóveda fuera de sitio.

b) Establece las políticas de seguridad, acceso a los lugares donde se encuentran resguardados los archivos locales fuera de sitio.

c) Lleva control de respaldo de archivos locales y en bóveda fuera de sitio.

d) Lleva registro de los movimientos de afectación de las bases de datos y verifica la integridad.

e) Lleva registro de utilización de espacio en disco y uso de volúmenes de cinta para evitar saturaciones que pudieran retrasar procesos en producción.

f) Establece los estándares de identificación externa e interna para volúmenes de disco y cintas magnéticas.

g) En caso de perdida o destrucción de archivos críticos, supervisa su correcta recuperación y coordina a las distintas áreas para asegurar la validez de los datos.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos de actualización para conocer herramientas de software que garanticen mayor seguridad a los datos y evalúa su adquisición.

PUESTO: DESARROLLO DE MÉTODOS DE TRABAJO, AUDITORÍA TÉCNICA Y SEGUIMIENTO DE FALLAS Y PROBLEMAS.

Descripción

Es responsable de que las actividades de todas las áreas de la dirección de automatización estén reguladas por métodos de trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad.


De planeación:

Elabora los planes de auditoria para evaluar el desarrollo de actividades por área, y se asegura de que los métodos de trabajo se respeten y sean funcionales.

PUESTO: EVALUACION DE HARDWARE Y SOFTWARE Y MEDICIÓN DE NIVELES DE SERVICIO.

Descripción



Es responsable de la adquisición de hardware y software requerido por la instalación cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnología y volúmenes de datos por procesar

PUESTO: PLANEACIÓN Y CONTROL DE CAPACITACIÓN TECNICA.

Descripción

Es el responsable de estructurar los planes de capacitación en función de las necesidades requeridas por cada área, para mantener un nivel de conocimientos congruentes con la tecnología adquirida por la instalación.



IV INSTALACION DE SALAS INFORMATICAS

4.1 CONDICIONES CONSTRUCTIVAS4.1 CONDICIONES CONSTRUCTIVAS

GUIA DE PREPARACION FISICA PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTOGUIA DE PREPARACION FISICA PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE UN CENTRO DE CÓMPUTODE UN CENTRO DE CÓMPUTO

Esta guía de preparación física, básicamente esta enfocada para empresas medianas con Microprocesadores en su centro de cómputo, aunque la información del contenido es estandarizada con las normas, requerimientos y sugerencias tanto para Macro computadoras.

Como primer punto tenemos la designación del edificio, área y espacio lo cual es de suma importancia para evitar peligros por razones naturales, vecinos altamente contaminantes, facilidades de servicios públicos etc.

Otro factor considerado es la energía eléctrica y tierra física, fundamental para el buen funcionamiento de los equipos la polarización de los contactos, acondicionar la corriente para evitar que la variación de voltaje degrade los componentes electrónicos o se quemen los equipos por picos de alto voltaje, la protección en la continuidad de la operación con el uso de la fuente interrumpida de energía, etc.

Así como el personal requiere de un agradable clima ambiental para trabajar adecuadamente, los equipos de Computo, comunicaciones, unidades magnetices y además periféricos requieren de Aire acondicionado y Humedad controlada y constante para sus optimas condiciones de funcionamiento.

La iluminación y acústica son factores que provee una mayor eficiencia y una operación confortable en el centro de cómputo.

Algunas de las ventajas de construir Piso Falso en el centro de computo son: La facilidad de distribuir el aire acondicionado como cámara plena para enfriamiento de los equipos, ocultar los ductos y cableado de instalación eléctrica, distribuir el cableado de señal de datos y telefonía, así como facilidad para cambios de distribución de los equipos y mantenimiento de los mismos.

En un centro de cómputo donde existe gran variedad de cable necesarios para el funcionamiento y comunicación de los procesadores



con sus equipos periféricos, se requiere de los ductos y cableado de señal de acuerdo a sus necesidades actuales y futuras, por lo que en esta guía se muestran algunas características, tipos y clasificación de los mismos.

La Seguridad del centro de cómputo tiene como objetivo establecer las medidas necesarias para asegurar la integridad de la información y el personal que labora, así como la continuidad de la operación de los equipos.

II.- EDIFICIO, AREA Y ESPACIO

EDIFICIOEDIFICIO

Es trascendental la ubicación del edificio y su construcción misma para la operación eficiente del centro de cómputo y como primer medida, debe considerarse si se trata de un edificio nuevo de construir o uno ya existente a adecuarse, para ello se mencionan los siguientes puntos:

a) Realizar un estudio de la zona a fin de evitar estar expuestos al peligro por sismos, contaminación, incendio, explosión, inundación, radiaciones, interferencia de radar, vandalismo, disturbios sociales, así como riesgos provocados por las industrias cercanas y todo lo que puede ocasionar problemas con el equipo de procesamiento de datos.

b) Seleccionar la parte más segura dentro del edificio para el centro de cómputo y contar con facilidades de energía eléctrica, acometidas telefónicas, aire acondicionado etc.

c) Cuando el acceso al centro de computo deba efectuarse a través de otros departamentos, será necesario prever el paso de las maquinas a través de diferentes puertas, ventanas, pasillos, montacargas, etc.,

d) Se debe definir claramente las rutas de acceso del personal para la carga de documentos, respaldos en unidades magnéticas, elaboración de reportes, etc.

e) La construcción del piso debe soportar el peso de los equipos que serán instalados.

f) La puerta de acceso al centro de computo debe tener 95cm. de ancho mínimo y abrir hacia fuera.

g) Se deben de usar materiales de construcción no combustibles y resistentes al fuego.

h) Recubrir las paredes con pintura lavable, con el objeto de que no se desprenda polvo y sea fácil su limpieza.

i) Construir el mínimo de ventanas exteriores (o ninguna) a fin de evitar interferencias.



AREA Y ESPACIOAREA Y ESPACIO

Se recomienda que el área del centro de cómputo existan separadores de aluminio y cristal o cuartos independientes para la instalación de todo el equipo y debemos considerar lo siguiente:

a) La configuración definitiva del sistema a instalar: el procesado, impresoras, estaciones de trabajo, módems, multiplexores y además periféricos.

b) Para hacer una distribución adecuada se deberá poseer un plano del local elegido en escala 1:50 sobre el que se ubicaran las plantillas de los equipos cuidando sus áreas de servicio y pruebas (espacio adicional al área del equipo para su mantenimiento).

c) Es necesario plantear la secuencia de conexión de los equipos para los direccionamientos de los mismos.

d) Se recomienda la ubicación de la consola del sistema como máximo a 6 metros de distancia del rack del procesador y que sea visible el panel de control del mismo.

e) Por el polvo que desprenden las impresoras y el ruido que hacen al imprimir, se deben instalar en un cuarto independiente junto con una estación de trabajo a un metro de distancia de la impresora del sistema par facilitar el suministro de los deportes.

f) Se debe tener en cuenta el espacio a ocupar del equipo adicional como son: Comunicaciones, módems, teléfonos, nobreak, un archivero mínimo, cintas de respaldo, una mesa de trabajo, mueble para manuales y papelería, además del espacio para futuro crecimiento.

4.2 INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CLIMA ARTIFICIAL2 INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CLIMA ARTIFICIAL

III.- ENERGIA ELECTRICA Y TIERRA FISICA

INSTALACION ELECTRICAINSTALACION ELECTRICA

La instalación eléctrica es un factor fundamental para la operación y seguridad de los equipos en el que se debe completar el consumo total de corriente, el calibre de los cables, la distribución efectiva de contactos, el balanceo de las cargas eléctricas y una buena tierra física.



Una mala instalación provocaría fallas frecuentes, cortos circuitos y hasta que se quemen los equipos.

La instalación eléctrica para el área de sistemas debe ser un circuito exclusivo tomado de la subestación o cometida de la C. F. E. usando cables de un solo tramo, sin amarres o conexiones intermedias. Para él calculo de línea se debe tomar un factor de seguridad de 100% en el calibre de los conductores para una caída máxima de voltaje de 2%. Se debe construir una tierra física exclusiva para esta área, la cual se conecte a través de un cable con cubierta aislante al centro de carga del área de cómputo.

CONSTRUCCION DE LA TIERRA FISICACONSTRUCCION DE LA TIERRA FISICA

1. Sé deberá elegir un jardín o lugar en donde exista humedad, en caso contrario es necesario colocar un ducto que aflore a la superficie para poder humedecer el fondo.

2. Hacer un pozo de 3 metros de profundidad y 70 centímetros de diámetro.

3. En el fondo se debe colocar una capa de 40 cm. De carbón mineral sobre la cual descansara una varilla copperwel.

4. Encima del carbón se deberá agregar una capa de sal mineral de 5cm. Y otra de padecería de aluminio y cobre de 40 cm. Cubriéndose después con tierra hasta superficie.

a) El tablero principal para el equipo del computador se debe proveer trifásico y con doble bus de tierra, (5 hilos), uno par el neutro eléctrico y otro para proveer tierra física a las maquinas. Como una medida de seguridad deberá instalarse en un lugar próximo a la puerta un control para cortar la energía a todo el equipo de cómputo en cualquier situación de emergencia (EMERGENCY POWER OFF). El espacio próximo al control de interruptores debe permanecer libre de obstáculos para su fácil operación.

b) Se deberá tener tantos circuitos como maquinas estén indicadas que deben llevar conectivo, esto es: la unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de discos, cintas comunicaciones, pantallas, etc., la protección de estos circuitos debe ser interruptor termomagnetico. Se deben tener circuitos extras para cubrir ampliaciones con las características de los circuitos trifásicos y monofásicos. Todos los conductores electrónicos hacia el centro de carga de la sala deben instalarse bajo tubería metálica rígida y de diámetro adecuado, debidamente conectadas a tierra. Los circuitos



de la unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de discos, cintas, comunicaciones, se debe rematar con conectores tipo industrial a prueba de agua y explosión Rusell & Stoll o equivalente.

c) Al efectuarse los cálculos de la instalación eléctrica al tablero del equipo, los conductores, reguladores de tensión, interruptores termomagneticos, etc., se deben calcular teniendo en cuenta la corriente de arranque de cada maquina, la cual generalmente es superior a la nominal. Dicha corriente de arranque debe ser manejada sin inconvenientes, por todos los elementos constructivos de la instalación. Se debe considerar una expansión del 50% como mínimo.

LÍNEA ELÉCTRICA INDEPENDIENTE PARA SERVICIOSLÍNEA ELÉCTRICA INDEPENDIENTE PARA SERVICIOS

El uso de herramientas eléctricas para la limpieza o cualquier otro trabajo (aspiradora, taladro, pulidora, etc.) dentro del área de computo o en sus proximidades, implica las necesidades de que estas sean utilizadas conectándolas en una línea eléctrica que no sea utilizada por las maquinas componentes del sistema, par evitar las perturbaciones electromagnéticas que pudieran producir, las cuales afectan el trabajo que realiza el computador.

PLACA CONTRA TRANSIENTES ELECTRONICOSPLACA CONTRA TRANSIENTES ELECTRONICOS

En construcciones nueva de los locales para centros de computo, es necesario provee una placa de aluminio de 1 metro cuadrado, ahogada en concreto, debajo del piso falso y frente del tablero principal de distribución electrónico a las diferentes maquinas del sistema.

Estas placas deberán unirse electrónicamente al tablero de distribución eléctrico, de modo que forme una capacidad contra el plano de tierra de piso falso. La línea de conexión entre la placa contra TRANSIENTES con el tablero de distribución, no debe exceder del 1.5 metro de largo.

REGULADOR DE VOLTAJEREGULADOR DE VOLTAJE

Es indispensable la instalación de un regulador de voltaje para asegurar que no existan variaciones mayores al +- 10% sobre el valor nominal especificado, que de alta confiabilidad, protección total de la carga y rechace el ruido eléctrico proveniente de la línea comercial contaminada por motores, hornos, etc., este deberá soportar la corriente de arranque



con baja caída de tensión y estar calculado para necesidades del sistema y la ampliación futura que se estime necesaria.

La regulación debe ser rápida efectuando la corrección para cualquier variación de voltaje o de carga entre 1 y 6 ciclos. Las variaciones que soportan los equipos son los siguientes:

Se requiere instalar un arrancador electromagnético con estación de botones, para proteger los equipos que no estén soportados por el UPS, el cual abastezca eléctricamente como mínimo al equipo procesador, la impresora del sistema y la consola del sistema. El uso de una fuente interrumpida de energía evita fallas en los sistemas de computo entregando una tensión.

a) De amplitud y frecuencia controlada.b) Sin picos ni ciclos faltantes.c) En fase y redundante con la línea externa, independiente del

comportamiento de la red comercial.

El USP en condiciones normales de energía comercial funciona como un regulador de voltaje, y en una baja o corte de energía, entra la carga de las baterías de modo sincronizado que le es transparente al funcionamiento de los equipos. Una vez restablecida la energía, las baterías se recargan automáticamente.

IV.- ESTATICA

Una de las fallas más difíciles de detectar en los equipos es ocasionada por la electricidad estática producida por la fricción entre dos materiales diferentes y la consiguiente descarga de este potencial. Los materiales que son más propensos a producir estática son aquellos que están hechos de resina, plásticos, fibras sintéticas. El simple hecho de arrastrar una silla sobre el piso nos ocasionara que tanto la silla como la porción del piso sobre el que se arrastro queden cargados de electricidad estática. Si aquella silla o esta persona son aproximadas a una mesa metálica conectadas a tierra como los equipos de cómputo, ocasionara que se produzca una descarga que puede ser o no sensible a una persona, pero si será sensible a los equipos de cómputo.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.

Tolerancia de voltaje Tolerancia de Tolerancia de voltaje Tolerancia de frecuencia frecuencia

115 volts + 10% -10% 60Hz + - ½ Hz

208 vols + 6% - 6%


Para reducir el tamaño al mínimo la estática, se recomienda las siguientes medidas:

a) Conectar a tierra física tanto el piso falso como todos los equipos existentes.

b) El cable para la tierra física deberá ser recubierto y del mismo calibre que el de las fases y el neutro.

c) La humedad relativa deberá estar entre 45%+-5% para que las cargas estáticas sean menos frecuentes.

d) Se recomienda usar cera antiestética en el piso.

e) Si existieran sillas con ruedas, se recomienda que estas sean metálicas.

ILUMINACIONILUMINACION

Es muy importante contar con buena iluminación en toda el área, que facilite la operación de los equipos y para el mantenimiento de los mismos. Si es posible, se deben instalar todas las estaciones de trabajo alineadas en paralelo, de tal forma que las lámparas en el techo queden directas a los costados de las pantallas. Para evitar la fatiga de la vista es necesario instalar lámparas fluorescentes blancas compatibles con la luz del día y pintar la oficina con colores tenues y el techo blanco para activar la reflexión.

Debe evitarse que lleguen los rayos directos del sol, para observar con claridad las distintas luces y señales de la consola y tableros indicadores de los equipos. El nivel de iluminación corresponde a 40 watts por metro cuadrado de superficie de salón, usando lámparas fluorescentes.

ACUSTICAACUSTICA

El total del nivel de ruido en el centro de computo, es acumulado por todos los ruidos del salón es afectado por los arranques físicos de los motores de los equipos y los movimientos en la operación. Para proveer una mayor eficiencia y una operación confortable, se recomienda aplicar material acústico en paredes y techos del salón, como con texturas basándose en tirol o recubrimientos de enjarres.



VII.- PISO FALSOVII.- PISO FALSO

El piso falso de la facilidad de distribuir el aire acondicionado de una manera más eficiente para el enfriamiento de los equipos, ocultar el cableado de instalación eléctrica y distribuir el cableado de señal a las necesidades requeridas así como sus cambios de posición y mantenimientos. Se pueden mencionar algunas de las ventajas al usar el piso falso:

a) Permite un espacio entre el piso real y el piso falso, que se pueden usar como cámara plena para el aire acondicionado, facilita la distribución y salida del mismo donde se requiere.

b) Proveer una superficie uniforme y plana que cubra todos los cables de señal de interconexión, cajas, cables y boas de alimentación de energía eléctrica, líneas telefónicas y de comunicaciones, etc.

c) Permite cambios de distribución de los equipos o aplicaciones de los mismos con el mínimo de tiempo y costo.

d) Es construido por paneles antiestéticos por una densa barrera termoacústica, envuelto con lámina electrogalvanizada, proporcionando solidez para un soporte de cargas optimo resistente a la humedad y al fuego.

e) La base guarda uniformidad estructural para soportar cargas distribuidas en un área mínima de 40 cm. cuadrados.

f) Los pisos falsos metálicos, presentan la facilidad de ser conectados a tierra en diferentes puntos, lo cual ayuda a descargar la estática que se produce en las superficies.

El piso falso debe ser de módulos intercambiables de 61*61cm. Y pueden ser construidos de acero, aluminio, hierro, etc. en el caso de los pisos de madera, la parte inferior de las losas deberá quedar cubierta por lámina metálica, de tal forma que al descansar sobre los pedestales la placa haga contacto físico y forme un plano de tierra elevado, que facilite la descarga electrostática. Esto implica que los pedestales deberán ser conectados a tierra, lo cual se comprobara previamente a la instalación de sistema.

La carga de algunos equipos en sus puntos de apoyo puede ser de hasta 455 Kg. (1000 lbs.), por lo que el piso falso debe ser capaz de soportar



cargas concentradas de 455 Kg. En cualquier punto con máxima deflexión de 2mm.

Si el espacio entre el piso real y el piso falso se usa como cámara plena, es necesario que tanto el firme del piso como las paredes que limitan la cámara no desprendan polvo en absoluto y sean tratadas, deberá estar sellada lo mas herméticamente posible, para evitar fugas de aire o para evitar que el polvo y basura. Es necesario un escalón o rampa de acceso al centro de cómputo para igualar los niveles de piso, por seguridad el escalón o rampa deberá ser del mismo material del piso falso y estar recubierta con hule estriado perpendicular a la dirección de circulación o acceso, y en caso de la rampa tener una elevación menor de 12°.

VII.- DUCTOS Y CABLEADO DE SEÑALVII.- DUCTOS Y CABLEADO DE SEÑALEn un centro de cómputo donde existe gran variedad de cables necesarios para el funcionamiento y comunicación de los procesadores con sus equipos periféricos, tanto por seguridad como por cuidar los acabados en la decoración interior, los Ductos son un factor de gran importancia para ocultar los cables de señal.

Aún contando con piso falso en el centro de cómputo, se deben distribuir los cables a través de canaletas o Ductos especiales para cables, los cuales reducen los costos de instalación dando una apariencia ordenada y facilidad para el mantenimiento. Existen varios tipos de Ductos como son: PVC el cual es igual para la canalización aparente, METALICOS, NORYL, POLYCARBONATO, etc. (los últimos dos soportan temperaturas arriba de los 125 °C).

El sistema modular de cableado de comunicación permite conducir cables para voz, datos, vídeo, fibra óptica y electricidad en canales independientes y cuenta con toda la gama de conectivos RJ11, RJ45, F, TWINAX, BNC, TOKEN- RING, RCA, etc. tanto en PLUG, JACK, ADAPTADOR O RECEPTACULO.

Nunca deberá conducir señal y electricidad por la misma tubería o ducto.

CABLE COAXIALCABLE COAXIAL

El tipo de cable para la conducción de señal más común es el coaxial o twinaxial, aunque ha sido rápidamente desplazado por el par trenzado (Twisted Pair) sobre todo en los edificios nuevos o nuevos sistemas de cableados. El cable coaxial provee un alto rango de inmunidad a las interferencias electromagnéticas y de radiofrecuencia, lo cual es de suma importancia en lugares contaminados o zonas con interferencias, UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


también alcanza distancias más grandes para la transmisión de señal en comparación con el par trenzado (Twisted Pair).

CABLE PAR TRENZADO (TWISTED PAIR) CABLE PAR TRENZADO (TWISTED PAIR)

Hoy en día el sistema de cableado estructurado ha dado las facilidades de convertir un departamento, área o edificio en inteligente, donde cada oficina cuente con los servicios de señal que necesite utilizando el cableado de par trenzado (Twisted Pair). Este cableado estructurado consiste en un sistema de distribuidores donde en uno le llegan las señales de voz, datos o vídeo de los equipos o procesadores y en el otro distribuidor es la concentración de todos los cables que llegan de las oficinas y en este se realiza el patcheo de la señal o servicios requeridos.

CLASIFICACION DE CABLE TWISTED- PAIRCLASIFICACION DE CABLE TWISTED- PAIR

REFERENCIA APLICACIONESREFERENCIA APLICACIONES

EIA/TIA categoría 1 Voz digital Voz analógica

EIA/TIA Categoría 2 Voz digital, analógica IBM 3270

IBM S/3X

IBM AS/400

ISDN (datos) 1.44 Mbps

EIA/TIA Categoría 3 TOKEN- RING 4 Mbps

NEMA 100- 24 STD IBM 3270, 3X, AS/400

ISDN

Voz digital, analógica

10BASE- T

EIA/TIA Categoría 4 TOKEN- RING 16 Mbps

NEMA 100-24-LL 10BASE-T

IBM 3270, 3X, AS/400UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


ISDN


EIA/TIA Categoría 5 Token- Ring 16 Mbps

NEMA 100-24-F 10BASE-T

DDI 100 Mbps

IBM 2370, 3X, AS/400


4.4 SEGURIDAD LÓGICA Y FÍSICA4.4 SEGURIDAD LÓGICA Y FÍSICA

IX.- SEGURIDAD

La seguridad es factor de suma importancia al plantear la instalación física de un centro de cómputo. Esta consideración se refleja en la elección de las normas a considerar para la ubicación del procesador, materiales utilizados para su construcción, equipo de detectores y protección contra incendios, sistema de aire acondicionado, instalación eléctrica, sistema de control de acceso y el entrenamiento al personal y operaciones.

1. SITUACION DEL AREA DEL PROCESADOR.

a) El área de los procesadores no debe situarse encima. Debajo o adyacente áreas donde se procesen, fabriquen o almacenen materiales inflamables, explosivos, gases tóxicos, etc.

b) No debe existir material combustible en el techo, paredes o piso y debe ser resistente al fuego (mínimo una hora).

c) Todas las canalizaciones, Ductos y materiales aislantes, deben ser no combustibles y que desprendan polvo.

2. ALMACENAMIENTO DE INFORMACION.

a) Cualquier información almacenada en centro de proceso, como listados, disquetes, cintas, etc., debe estar guardados en gavetas metálicas o resistentes al fuego.



b) La cintoteca deberá estar construida con un rango de resistencia al fuego de por lo menos dos horas y debe ser utilizada solo para este fin.

c) Se deberá contar con un lugar seguro e independiente del centro de proceso para custodiar los dispositivos magnéticos de respaldo, ya sea en bóvedas o en cajas fuertes, de preferencia en otro edificio.

3. EQUIPOS CONTRA INCENDIOS.

a) La mejor prevención contra incendios consiste en emplear materiales no combustibles o en su defecto, tratarlos con pinturas, impregnaciones u otros que impidan o retarden su inflamación.

b) Debe instalarse un sistema de detección de humo e incendio distribuido por toda el área, tanto debajo del piso falso, o en las salidas de aire acondicionado, en el falso plafón como las visibles en el techo. Este sistema de detección debe activar una alarma, la que avisara al personal para efectuarse el plan de contingencia ya establecido.

c) Deben emplearse suficientes extintores portátiles de bióxido de carbono. Este es el agente recomendado para el equipo eléctrico (fuego clase “C”). La ubicación de los extinguidores debe estar marcada en el techo y ser accesible a las personas que trabajan en el área. Además, deben poder ser retirados con facilidad en caso de necesidad.

d) Es aconsejable colocar una boca de agua con manguera a una distancia efectiva del centro de proceso, como agente extintor secundario para escritores, sillas, muebles, etc. es (fuego clase “A”).

4. LUCES DE EMERGENCIA.

Se recomienda uso de luces de emergencia alimentadas del UPS (Uninterruptible Power Supply) o con baterías, que automáticamente se encienden ante una falla de energía eléctrica comercial.

5. SEGURIDAD DEL PERSONAL.

a) El centro de computo debe estar construido y amueblado de manera que no se presenten lugares de peligro para el personal,



como son: puertas enteras de vidrio sin indicadores en el mismo, lamparas de vidrio sin una protección adecuada, etc.

b) Las salidas deben estar claramente marcadas y los pasillos del salón que los conducen, deben permanecer sin obstrucciones.

c) Las áreas de servicios recomendadas para todos los sistemas y equipos auxiliares deben ser siempre respetadas.

d) Controles de acceso varía según las distintas horas del día. Es importante asegurar que los controles durante la noche sea tan estrictos como durante el día. Los controles durante los descansos y cambios de turno son de especial importancia.

e) Vigilar el acceso de terceras personas como pueden ser ingenieros de aire acondicionado y de computación, los visitantes y el personal de limpieza, estos deben ser identificados plenamente y controlados y vigilados en sus actividades durante el acceso.

6. SEGURIDAD CONTRA INUNDACIONES.

a) Si el centro de cómputo en la planta baja o en el sótano, es importante que se considere y elimine cualquier posibilidad de inundación.

b) Eleve 20cm. Su piso normal y verifique que el área y sus alrededores haya buen sistema de drenaje y que este funcione adecuadamente.

7. SEGURIDAD PARA EL ACCESO AL CENTRO DE CÓMPUTO

a) El centro de computo debe tener una sola entrada par controlar el acceso a la instalación. Las puertas adicionales para salida de emergencia solo podrán ser abiertas desde adentro y deberán estar siempre cerradas.

b) Dependiendo de factores tales como el edificio en donde esta instalado el centro de computo albergue otras funciones, es primordial el hecho de evitar el libre acceso a áreas restringidas. La identificación de las personas deberá ser total, antes de permitirles el paso hacia áreas mas criticas.

c) Excepto para el personal de servicio, no se debe permitir que cualquier visitante tenga acceso al centro de cómputo o sus



alrededores. Si esto es requerido o necesario, dicho visitante deberá ser acompañado por el personal responsable autorizado o de vigilancia durante su permanencia en el área.

d) El acceso puede ser mejor controlado por medio de cerraduras electromagnéticas operadas a control remoto, previa identificación a la persona. Existen cerraduras eléctricas que se pueden abrir con tarjetas magnéticas programables o tableros de control con password (clave de acceso), cuya clave puede ser cambiada periódicamente y es posible registrar automáticamente las entradas, intentos de violación e inferior cuando se esta haciendo mal uso de una clave confidencial.

e) También existen dispositivos de monitoreo basado en cámaras de T.V. En circuito cerrado, de modo que una persona de vigilancia pueda estar checando simultáneamente todas aquellas áreas que son de fácil acceso desde el exterior del edificio y poder notificar oportunamente al vigilante más cercano sobre lo que considera sospechoso y que es necesario interceptar.

f) La vigilancia personal es de los mejores medios de seguridad por lo que el personal deberá ser instruido para que vigile a cualquier persona que no conozca y que se encuentre dentro de la instalación y que en adicción sepa que no esta autorizada para permanecer ahí. Cuando menos una persona de cada turno deberá ser designada como responsables de la seguridad interna.

8. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Es muy importante saber las condiciones de operación de los equipos y prevenir riesgos y efectos de problemas que puedan afectar la operación de los mismos, por lo que se recomienda que periódicamente se elaboren los calendarios y se realice el mantenimiento preventivo oportunamente. Se recomienda contar con una póliza de mantenimiento de servicio de algún proveedor o con personal altamente capacitado para la realización del mantenimiento preventivo.

a) Se deberá revisar las especificaciones en el manual de operación de cada equipo.

b) Para los procesadores de datos sé deberán checar: los errores del disco duro, cambiar los filtros de aire o en su defecto lavarlos,



revisar la configuración del rack, limpiar las cabezas lectoras de las unidades de cintas diskette y cartucho, revisar cables flojos, remover y aspirar el polvo que pueda tener, revisar puertas abiertas etc.

c) Para las impresoras y demás periféricos revisar las bandas, engranes rodillos, tractores, motores, etc., se deberán cambiar partes muy gastadas.

d) Para el piso falso y plafones, se deberán mantener aspirados y limpios sobre todo si se usan como cámara plena de aire acondicionado para que no suelte polvo para los equipos.

e) El aire acondicionado por sus condiciones de uso que es exclusivo para el centro de computo y su funcionamiento es de las 24:00 hrs. del día todo el año, se requieren de un mantenimiento preventivo del compresor filtros de aire d la manejadora, etc.

f) Los detectores de humo e incendio probarlos para que activen el sistema de alarmas y estén en condiciones de operación para cuando se requiera.

g) La instalación eléctrica, UPS´s y reguladores checar que proporcionen los voltajes correctos, cables flojos o de falso contacto, interruptores, etc.

4.5 ERGONOMÍA APLICADA A LOS PROCESOS4.5 ERGONOMÍA APLICADA A LOS PROCESOS INFORMÁTICOSINFORMÁTICOS

INTRODUCCIÓN A LA ERGONOMÍAINTRODUCCIÓN A LA ERGONOMÍA

La ergonomía es el estudio del rendimiento y el bienestar humano con relación al trabajo, el equipamiento, las herramientas y el entorno. La ergonomía determina cómo afecta a las personas la interacción con computadoras, la utilización de métodos de trabajo específicos y el trabajo en diversos ambientes.

Personalizar su entorno de manera que sea cómodo para su situación de trabajo aumenta su bienestar físico y mental. Aplicar principios ergonómicos adecuados ayudará a que su oficina sea más cómoda. Además de mejorar la disposición de su área de trabajo, es importante



tener en cuenta su forma de vida. Una alimentación sana, el ejercicio y el descanso le ayudarán a mejorar su salud y comodidad.

INFORMACIÓN IMPORTANTE ACERCA DE LA ERGONOMÍAINFORMACIÓN IMPORTANTE ACERCA DE LA ERGONOMÍA

Hay estudios que sugieren que los movimientos repetitivos realizados durante períodos prolongados, unidos a un entorno de trabajo inadecuado y hábitos de trabajo incorrectos pueden estar relacionados con cierto tipo de molestias o daños físicos. Entre ellos se incluye el síndrome de túnel del carpo (STC), tendinitis, tenosinovitis y tendinitis de Quervain.

Existen métodos por los cuales no sólo pueden ayudarle a reducir al mínimo las posibilidades de sufrir una de estas patologías, sino que también le ayudarán a trabajar de manera más cómoda y eficaz frente a una computadora. Es importante asegurarse de que la silla, la superficie de trabajo y el dispositivo señalador se encuentran en las posiciones correctas. Además, debe tomarse descansos frecuentes para evitar estar sentado en la misma posición durante períodos de tiempo prolongados.

ORGANIZAR SU ESPACIO DE TRABAJOORGANIZAR SU ESPACIO DE TRABAJO

Organice su área de trabajo de forma que sea tranquila y cómoda, con buena iluminación y muebles adecuados a la forma y tamaño de su cuerpo.

Sugerencias

Situar el espacio de trabajo lejos de áreas con mucho tráfico. Evitar los lugares ruidosos. Mantener el área que se encuentra bajo su escritorio sin cables ni

otros elementos para que se pueda sentar cómodamente sin torcerse.

No colocar el monitor delante de una ventana; en vez de esto, sitúelo en ángulo recto con la ventana y utilizar persianas para reducir el brillo.

ORGANIZAR SU ESCRITORIO Y ESTANTERÍASORGANIZAR SU ESCRITORIO Y ESTANTERÍAS

Organizar el espacio del escritorio y las estanterías cercanas de forma que trabaje con la máxima comodidad.



Sugerencias

Dividir el escritorio en tres zonas.

Zona Situación Uso

1 Principal Entre el codo y la mano

Elementos más utilizados

2 Secundaria Al alcance de la mano Elementos que se usen a menudo

3 Referencia Más allá del alcance de la mano

Otros materiales

Disponga los materiales de referencia de forma que estén al alcance de la mano

Coloque los libros y otros materiales en las estanterías entre la altura del hombro y la rodilla. Evite tener que estirar los brazos y torcerse cuando tome objetos de los estantes.



AJUSTAR EL MONITOR DE SU PC PARA MAYOR COMODIDADAJUSTAR EL MONITOR DE SU PC PARA MAYOR COMODIDAD

Utilice la iluminación adecuada y ajuste correctamente la pantalla de su PC y el material de trabajo de forma que le ayude a reducir el cansancio ocular y la fatiga.

Sugerencias

Sitúe el monitor al nivel de sus ojos; un poco más abajo si utiliza lentes bifocales.

Coloque la pantalla a una distancia de 45 a 75 cm de sus ojos. Disponga sus notas junto a la pantalla a la altura del monitor. Incline el monitor hacia abajo para evitar el reflejo de las luces del

techo. Mantenga limpia la pantalla. Utilice colores de pantalla naturales y de alto contraste.

UTILIZAR CÓMODAMENTE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADAUTILIZAR CÓMODAMENTE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADA

Puede lograr una mayor comodidad mientras utiliza el teclado, Mouse (ratón) u otro dispositivo de entrada de datos de varias formas.



Sugerencias

Utilice métodos abreviados

Aprender todo lo que se pueda acerca de sus programas de software para ayudar a reducir las pulsaciones de teclado y ser más eficaz al usar su PC. Utilizar un Mouse u otro dispositivo de entrada de datos puede proporcionar un descanso necesario del uso del teclado.

Utilizar una ligera presión

Presionar las teclas y sostenga el dispositivo de entrada de datos con suavidad.

Evitar estirar los brazos innecesariamente

Mantener el Mouse u otro dispositivo de entrada de datos cerca del teclado para minimizar el movimiento del hombro. Si se utiliza el Mouse u otro dispositivo distinto del teclado, colóquelo delante de usted con el teclado ligeramente a un lado.

Utilizar un soporte para muñecas cuando no esté escribiendo

Intentar descansar las palmas de las manos y muñecas sólo cuando no esté utilizando el teclado, pero no las deje descansar en el borde de la mesa. Si su teclado tiene un soporte para palmas integrado, como sucede con Microsoft Natural Keyboard, mueva el teclado hacia delante lo suficiente para que las palmas puedan descansar en ese soporte.

SU PC Y EL CANSANCIO CORPORALSU PC Y EL CANSANCIO CORPORAL

Algunas personas que utilizan equipos informáticos experimentan molestias como dolor de espalda, rigidez de cuello y hombros, sensibilidad en las manos o cansancio en las piernas. Gran parte de estas molestias pueden evitarse, ya que estos síntomas se producen a menudo por forzar al cuerpo más allá de sus límites naturales.

Sugerencias

Cambiar la postura

Cambiar la postura reduce la fatiga muscular. Disponga de un buen apoyo en la espalda y conservar las muñecas rectas. Evitar las posturas extrañas o torcidas, así como estirar los brazos con frecuencia. Utilizar UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


una presión suave cuando escriba o utilice el mouse (ratón) o la bola de seguimiento.

Utilizar soportes para los pies y las piernas

Asegurarse de que sus pies tengan un buen soporte, ya sea en el suelo o en un apoyo. Quizá necesite un apoyo si se eleva su silla para mantener sus muñecas en una posición recta. No dejar que el borde de la silla presione la parte posterior de sus rodillas.

Alternar las tareas

Realizar una variedad de tareas a lo largo del día, alternando varios tipos. Con ello le dará al cuerpo la oportunidad de recuperarse a la vez que continúa siendo productivo.

Hacer pausas regulares a lo largo del día

Para reducir la fatiga, tomar descansos cortos (de 30 segundos a dos minutos) entre tareas a lo largo del día. Durante los descansos, realizar ejercicios sencillos y respire profundamente para ayudar a su cuerpo a eliminar los efectos del cansancio.

Posición de la espalda y los hombros

Tanto si trabaja de pie como sentado, intentar reducir al mínimo las posturas extrañas, los ejercicios forzados y los movimientos que puedan producir incomodidad.

Sugerencias

Cuando esté de pie

Asegúrese de cambiar la postura con frecuencia. Sitúese sobre una alfombrilla anti-fatiga para reducir el cansancio.

Cuando se trabaje sentado

La silla debe sostener la parte inferior de su espalda. Ajuste la altura de la silla de manera que el respaldo esté en contacto con la parte más curva de su espalda (utilizar un cojín si fuera necesario.)

Ajuste los brazos de la silla (si los hubiera) de manera que no tenga que elevar los hombros ni encogerse en la silla para usarlos cómodamente.



Utilizar un soporte para los pies, si fuera necesario, para reducir el cansancio en las piernas.

Posición de las manos, las muñecas y los brazos

Mantener sus manos, muñecas y brazos en una posición neutra mientras trabaja para lograr más comodidad.

Sugerencias

Asegurarse de que la parte superior de sus brazos descanse naturalmente a ambos lados, de manera que los hombros no estén encogidos. Eleve su silla o baje la mesa según sea necesario.

Colocar las manos por encima del teclado, formando con los codos ángulos de 90 grados.

Extender las manos en línea recta desde el antebrazo, manteniendo rectas las muñecas.

Doblar ligeramente los dedos.

EJERCICIOS CORPORALESEJERCICIOS CORPORALES

Durante las pausas, pruebe los ejercicios siguientes que le ayudarán a sentirse descansado. No realice ningún ejercicio que le haga sentir incómodo o le produzca tensión.

Sugerencias

Respiración profundaUNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Alivia la tensión muscular.

Masaje en las manos y en los dedos

Reduce los calambres o la rigidez y calienta las manos.

Estiramientos

Haga ejercicio con toda la parte superior de su cuerpo. Junte sus manos detrás de la cabeza y estire hacia atrás sus codos con suavidad, respirando profundamente a medida que se estira hacia atrás.

Encogimiento de hombros

Reduce la tensión o rigidez de la parte superior de la espalda y los hombros. Eleve suavemente los hombros hacia sus orejas y después relájelos hacia abajo.

Rotación de los pies

Mejora la circulación de las piernas y los pies. Mientras permanece sentado, gire cada tobillo tres veces hacia la derecha y después hacia la izquierda.

ILUMINACIÓN Y FATIGA OCULARILUMINACIÓN Y FATIGA OCULAR

Al igual que otras partes del cuerpo, los ojos necesitan relajarse de vez en cuando.

Sugerencias

Iluminación

Cuando trabaje con su PC, el nivel de luz debe ser más bajo que cuando trabaja con papel. Si trabaja con los dos, elija una iluminación de ambiente relativamente tenue más una lámpara de lectura ajustable que puede utilizar para trabajar con el papel.

Brillo

Coloque en ángulo la lámpara de lectura lejos de sus ojos y del monitor de forma que no pueda ver la luz directamente y que no se refleje en la pantalla del monitor.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Reflejos

Retire todo el material reflectante, como pisapapeles de cristal y marcos de fotografías, de las cercanías de su monitor para evitar reflejos que le distraigan. Además, trate de inclinar hacia abajo su monitor o cambie de posición su escritorio para eliminar los reflejos.

Ejercicios oculares

Haga pausas breves (de 30 segundos a dos minutos) pero frecuentes cuando esté trabajando con su PC para que descansen sus ojos. Esta pausa proporciona a sus ojos la oportunidad de recuperarse de la fatiga y le ayuda a sentirse descansado.

Sugerencias

BOSTEZAR Y PARPADEAR

Mantiene los ojos lubricados.

CAMBIAR DE FOCO

Relaja los músculos de los ojos. Con el brazo estirado hacia delante, mire las puntas de los dedos, después un punto lejano y otra vez las puntas de los dedos.

REALIZAR PALMEO OCULAR

Ayuda a superar la fatiga ocular. Cúbrase los ojos con las palmas de las manos, mientras respira profundamente.



V NORMATIVIDAD DE LA FUNCIÓN INFORMATICA

5.1 ESTANDARES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS5.1 ESTANDARES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS

Problema.- Gran parte de los centros de cómputo tienen problemas con el control de los archivos de datos que se resguardan.

Existen varios factores por los que una instalación pierde el control en cuanto a cantidad, contenido, tipo e importancia de los archivos de datos que mantiene en resguardo. Esto se antoja inconcebible en un centro de cómputo, cuya función es precisamente esa. Así, los desajustes más severos que enfrentan tales instalaciones son:

a) Procesos erróneos al encontrar que se manejaron archivos equivocados.

b) Perdidas elevadas en tiempo maquina y de operación.c) Resultados incorrectos encontrados hasta que el usuario los

detecta.d) Perdidas cuantiosas en impresión con datos erróneos tanto en

formas pre-impresas como papel stock.e) Saturación de paquetes de discos y cintas con archivos

obsoletosf) Consulta errónea y actualización de archivos maestros

afectados con archivos inválidos.g) Severas dificultades al tratar de restaurar archivos maestros

mal actualizados.h) Extravíos frecuentes de datos valiosos e históricosi) Destrucción de archivos útiles.j) Necesidad de trabajos urgentes a deshoras y fines de semanas

con objeto de reestructurar archivos mal actualizados o perdidos.

k) Demoras frecuentes en la entrega de resultados.l) Confusión para identificar a que áreas o sistemas corresponden

los archivos resguardados.m)Sistemas descontinuados al perder archivos medulares de difícil

recuperación.n) Alto grado de posibilidad de alteraciones fraudulentas en los

archivos.o) Poca confidencialidad de archivos con datos restringidos.

Este problema atañe directamente a los jefes que permiten que el centro de cómputo se les desintegre en las manos.



SUGERENCIAS DE SOLUCION

a) El primer factor que se debe establecer para abordar el problema de la falta de control de los archivos de datos, es clasificar el tipo de datos con los que opera la instalación, y establecer un esquema por orden de importancia. Esto podría ser como sigue:

Archivos de producción. Archivos para prueba de sistemas integrales. Archivos del sistema operativo en operación. Archivos del sistema operativo en prueba. Archivos para desarrollo de nuevos sistemas.

b) Una vez clarificado el tipo de archivos y su importancia, se establecerá una identificación muy precisa para determinar los niveles de respaldo para aquellos archivos vitales, históricos o de difícil recuperación.

Resguardo local. Resguardo fuera de sitio.

Los archivos con resguardo fuera de sitio serán aquellos que por su importancia en la historia de la instalación sean vitales en casos de perdidas o danos de los archivos locales para restablecer cualquier accidente y que se puedan reponer rápidamente. Estos archivos deberán estar en una bóveda contra accidentes, fuera y distante del centro de cómputo donde se mantengan los respaldos necesarios como protección contra cualquier desastre. En esta bóveda deberán resguardarse básicamente archivos maestros, archivos históricos y archivos de difícil recuperación.

Esto deberá ser un aspecto respetado por todo centro de cómputo, no importa si es grande o pequeño, pues ninguna instalación esta exenta de actos de- terrorismo, accidentes o robos. Son posibilidades latentes que tienen que ser cubiertas. Véase como seguro de vida, donde no se sabe cuando puede ocurrir un accidente, ni cómo, pero llegara; es entonces cuando habrá que estar preparado. Además, el costo de prevenir los danos a los archivos es raquítico si lo comparamos con los beneficios que esto significa.



La identificación individual de cada archivo es el punto débil si no se planea en forma eficiente; es decir, la consistencia, seguridad y asignación de una nomenclatura moderada pero segura, por si sola debe contestar las siguientes preguntas:

¿Que archivo es? ¿A quien corresponde? ¿Que tipo de archivo es? ¿En dónde se encuentra dicho archivo?

Desarrollar un análisis y elaborar el diseño de un sistema no es tarea sencilla, requiere de mucho tiempo de estudio y dedicación. Representa una gran dosis de investigación y otro tanto de planeación. Implica bastante creatividad por ambos lados, el usuario y el analista. Obliga a una labor fuerte de análisis de necesidades de información y, por lo tanto, a un alto grado de conocimiento del medio para el cual se hará el diseño. A continuación presentare los estándares para la elaboración de un sistema.

5.2. ESTANDARES DE DISEÑO5.2. ESTANDARES DE DISEÑO

ELABORACIÓN DEL ANALISIS Y DESARROLLO DEL DISEÑOELABORACIÓN DEL ANALISIS Y DESARROLLO DEL DISEÑO

El disparador normal que origina el desarrollo de un sistema surge como una solicitud que hace el usuario al área de informática. En dicha solicitud destaca lo siguiente:

Los objetivos. el usuario debe definirlos Las políticas. Los usuarios del sistema deberán establecerlas ya

que éstas normarán los criterios más importantes dentro de la filosofía del sistema.

Propuesta para mejorar el sistema.- Durante la investigación y recorrido de la información recopilada el analista de sistema debe percatarse de las fallas del sistema vigente, para proponer mejorar el sistema en los siguientes aspectos:

Información fuente. Pasos innecesarios o duplicados. Funciones clave. Procedimientos críticos. Utilización correcta de resultados.



Objetivos, políticas y requerimientos actuales. Recursos humanos y materiales necesarios. Costos.

Propuesta de factibilidad de automatización.- Después de haber efectuado la investigación y recorrido de la información, el analista deberá evaluar el sistema y determinar si es conveniente su automatización efectuando un esbozo general de la posible solución en caso de ser viable.

Podría presentarse el caso de que el sistema empleado en ese momento pudiera ser automatizado sin obtener muchas ventajas, pero ser más costoso; esta situación debe ser expuesta por el analista, dentro del documento.

DISEÑO DEL SISTEMADISEÑO DEL SISTEMA

Durante el diseño del sistema, el trabajo del analista consiste en elaborar una o más opciones de automatización del sistema que va a cumplir con los requerimientos de información de la unidad usuaria.

En la formulación de opciones de un sistema propuesto se debe considerar muy importante la investigación realizada, así como su evaluación ya que depende de la comprensión y del conocimiento de los procedimientos y problemas del sistema vigente para formular la opción del sistema propuesto para su aprobación.

Cuando se diseña un sistema de procesamiento de datos, se debe considerar sobre todo el perfeccionamiento de las operaciones y la reducción de los costos, así como la oportunidad y calidad de los resultados. Algunos de estos objetivos son los siguientes:

Estandarización de procedimientos de las unidades. Eliminación de funciones innecesarias. Eliminación de reportes, registros y formas innecesarios. Eliminación de datos superfluos. Establecimiento de los controles necesarios y simplificación de

los excesivos. Eliminación de duplicación de funciones. Eliminación de duplicación de objetivos. Eliminación de duplicación de operaciones.



1.1. Estructura del sistemaEstructura del sistema

Objetivos y políticas del sistema: Objetivo general. Objetivos particulares. Políticas del sistema.

Resultados por obtener Operaciones por realizar, manuales, semi-manuales y

electrónicas. Fuentes del sistema Usuarios Recursos Proveedores de recursos Componentes del sistema operacionales, apoyo y regulación

2.2. DiagramaciónDiagramación Diagrama general del sistema. Diagrama de captación de información. Diagrama operativo del usuario. Diagrama de procesamiento electrónico. Tablas de información y de decisiones.

3. Evaluación del diseño Sensibilidad Restricciones Adaptabilidad. Colapso. Puntos de control. Disponibilidad de recursos. Posibilidades de implantación.

4. Evaluación del sistema

ESTRUCTURA DEL SISTEMAESTRUCTURA DEL SISTEMA



El inicio del diseño de un sistema es el desarrollo de la estructura del mismo; se debe considerar como estructura de un sistema el agrupamiento ordenado de todos los elementos componentes de este, los cuales son los siguientes:

Objetivos y políticas del sistema. Con base en la investigación realizada, y en la evaluación de la misma, donde se determino el objetivo general y los objetivos particulares de cada fase, se deberán agrupar en orden de importancia todos y cada uno de ellos, así como las políticas y normas que lo regirán. Estos objetivos y políticas serán la base para el diseño del sistema:

Objetivo general. Por ser lo primordial, marcara la pauta de todo el sistema.

Objetivos particulares. Son aquellos que cubren un fin especifico dentro de todo el sistema, y el conjunto de ellos debe lograr el objetivo general.

Políticas. Son aquellas que reglamentaran el sistema; asimismo, marcaran sus limites, alcances y correlaciones con otros sistemas.

Resultados por obtener. Van en función de los objetivos del sistema, los cuales ya fueron determinados por las autoridades usuarias del sistema; además, deben estar documentados.

Operaciones por realizar. En el diseño del sistema es importante considerar todas las operaciones que se tengan que realizar, ya que son parte importante en el mismo. Las operaciones que intervienen en un sistema, básicamente son:

Manuales. Semi-manuales. Electrónicas.

Estas operaciones deben estar bien definidas, indicando quien o quienes las tienen que efectuar.

Fuentes del sistema. Es indispensable saber donde se originan las fuentes del sistema (estas ya debieron ser detectadas en las investigaciones), para considerarlas en el nuevo diseño y determinar



como y donde se origina la información que, una vez procesada, emane los resultados deseados.

Usuarios.- El conocimiento del ambiente de los usuarios del sistema por diseñar es importante porque en un momento dado se deberá establecer contacto con ellos, pues serán los usuarios quienes utilicen los resultados.

Recursos.- Estos deberán ser conocidos y tomados en cuenta para el diseño del sistema por automatizar. Aquí se consideran recursos humanos, materiales y económicos.

Proveedores de los recursos.- Deberán ser conocerse cuáles son 1os departamentos que proporcionan los recursos, para responsabilizar a cada uno de ellos a la hora de integrar los mismos.

Componentes del sistema.- Como ya se indicó anteriormente éstos son los que integran la estructura de un sistema; los cuales pueden ser los siguientes:

. Operaciones: procedimientos, entradas y salidas. . Apoyos: servicios, recursos y técnicos. . Regulaciones, ya sean internas: objetivos, políticas, criterios,

puntos de control y decisiones; o externas: cambios legales, relaciones con otras empresas, convenios con el gobierno, cambios de moneda, inflación, etcétera.

DIAGRAMACIÓNDIAGRAMACIÓN

La diagramación es una herramienta esencial para diseñar un sistema, ya que con ella se especifican gráficamente las actividades por realizar dentro del centro de cómputo, así como la secuencia de las mismas y quien las debe ejecutar. Por tanto, una vez estructurado el sistema, la diagramación es el planteamiento de cómo se va a desarrollar éste. Debido a los flujos de datos que usualmente intervienen en los sistemas manejados en este medio, se ha generalizado el uso de los siguientes diagramas:

Diagrama general del sistema. En este diagrama se indica el flujo de la información, donde se separan en cada columna los procesos por UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


desarrollar correspondientes a cada departamento que interviene en el sistema. En cada proceso se describe de manera breve la actividad por desarrollar, indicando gráficamente que información entra y como sale del proceso.

Diagrama de captación de información. Aquí se indican los pasos para la captación de información a medios procesables, señalando las fuentes así como los destinatarios de la información transcrita y los puntos de control específicos de cada procedimiento.

Diagrama operativo del usuario. Existen dos tipos de usuarios: el que únicamente utiliza los resultados del sistema y el que, además, ajusta la información.

Diagrama de procesamiento electrónico. Este tipo de diagrama es un grupo de símbolos preestablecidos que representan las operaciones en el centro de computación. Estos símbolos se conectan por medio de flechas que indican la secuencia de las operaciones. El diagrama es el plan maestro de los procesos en el computador; en él se muestran las entradas, las salidas y los procesos que se llevan a cabo para producir las diferentes salidas. Es una representación gráfica del flujo de los datos a través de todo el proceso electrónico, deben considerarse los siguientes aspectos:

Configuración del equipo. Este deberá tomarse en cuenta a fin de utilizarlo adecuadamente e y optimizar cada uno de los pasos del sistema dentro del computador. Las características por considerar son las siguientes:

Capacidad de memoria (relacionada con el nivel de multiprogramación).

Sistema operativo (relacionado con las facilidades técnicas). Periféricos (relacionado con la capacidad de almacenamiento

de datos).

Organización de archivos. En este aspecto, el analista debe hacer una investigación y evaluación para determinar la organización de archivos UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


adecuada al sistema, dependiendo de las características del mismo; existen las siguientes organizaciones de archivos.

Secuencial. Indexada. Directa. Relativa. Particionada. Tablas de memoria. Bases de datos.

Correlación con otros sistemas. El analista debe tener conocimientos las funciones de otros sistemas, para:

Utilizar archivos ya creados. No duplicar resultados. Proporcionar información a otros sistemas.

Compatibilidad con otros equipos. Esto esta orientado básicamente al soporte en otros equipos para la operación continua del sistema cuando ocurran descomposturas o siniestros en el equipo de computo propio. Programas de utilidad. El analista deberá conocer los programas de utilidad existentes en el centro de procesamiento, a fin de utilizarlos y evitar redundancia de programas, los más comunes son:

Sort. Merge. Selector. Impresor. Rutinas especiales de uso común.

Lenguajes.- Es obligación del analista estandarizar los lenguajes de programación para el desarrollo del sistema, así como certificar la habilidad del personal de programación para el manejo de los mismos entre los lenguajes más usados están:

Cobol. . Basic. Assembler. . Lenguaje "c" Teleproceso (macros). . Excel. Pl/ 1. . Dbase. RPG Fortran.



Tablas.- Es conveniente, si es posible, aprovechar el uso de tablas en el sistema; básicamente existen dos tipos de tablas: de decisión y de información.

Tablas de decisión.- Es un elemento gráfico en forma de matriz, que va a determinar la acción por real i zar en función de un determinado problema, dependiendo de la condición presentada.

Tablas de información. Es también una matriz, pero a diferencia de las anteriores, aquí se consulta información en vez de tomar una acción.

EVALUACIÓN DEL DISEÑOEVALUACIÓN DEL DISEÑO

Al terminar el diseño del sistema, y antes de presentarlo a consideración de los funcionarios que lo vayan a aprobar, el analista debe evaluar su propio diseño utilizando pruebas de escritorio; una vez realizadas estas, presentarlo al grupo de analistas designado para el conocimiento y critica constructiva del mismo, para que a su vez, con estas observaciones determine los siguientes puntos de evaluación:

Sensibilidad.- Se caracteriza por detectar fácilmente las variaciones no comprendidas en el sistema.

Restricciones.- Se refiere básicamente a las limitaciones del sistema, en cuanto a sus objetivos y políticas definidas para el.

Adaptabilidad.- Es la orientación que se le debe dar al sistema, para operarlo en distintas instalaciones del usuario (en caso de existir). Desde luego, esto depende de los objetivos propios de la institución y del sistema.

Colapso.- Se refiere a determinar el punto o parte del sistema en donde no pueda soportar mas variaciones de operación, apoyo o regulación; esto origina que se desvirtúe el sistema.

Puntos de control. Básicamente deberán existir puntos de control en las interfaces de la operación del sistema, con lo cual se deben determinar cuales son esos puntos de control y cuáles son las correcciones a las variaciones detectadas por medio de ellos.

Disponibilidad.- De recursos. Aquí se debe tomar en cuenta que recurso es posible utilizar para el desarrollo del sistema, y que disponibilidad existe para contar con ellos en el momento adecuado.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Posibilidades de implantación.- Esencialmente este punto esta orientado a determinar las posibles opciones de implantación, las cuales dependen primordialmente de tres elementos: tiempo, recursos y costos.

PRESENTACIÓN DEL SISTEMAPRESENTACIÓN DEL SISTEMA

Una vez diseñado y evaluado el sistema, se debe presentar a consideración de los funcionarios correspondientes para su aprobación o ajuste. La forma de presentación del sistema depende de los recursos con que se cuente para ella, los más utilizados son los siguientes:

'I'ransparencias y películas. Flip chart (hojas grandes, un caballete). Material para proyectar cuerpos opacos. Material para proyectar cuerpos transparentes. Material adherible para franelógrafos. Figuras imantadas para pizarrones o superficies. Cartulinas o cartones ilustrados. Carpeta de presentación (hojas cambiables, de tamaño más

pequeño a las utilizadas en el caballete). Presentación por medio de pc.

De no contar con los recursos descritos, se puede auxiliar de un pizarrón, utilizando de preferencia gises de colores.

Es muy importante contar con una documentación que respalde esta presentación, la cual debe contener lo siguiente

Introducción.- Se deberá explicar, en forma breve:

Razones por las que se decidió efectuar el estudio de factibilidad de diseño e implantación del nuevo sistema, y quien lo solicitó.

Indicar el objetivo general del nuevo sistema. Descripción general de las opciones de implantación.

Objetivos del sistema.- Se deben describir en forma breve los objetivos, tanto generales como específicos, del sistema, los cuales debieron ser fijados por los altos funcionarios.

Diagrama de flujo de la información del sistema.- Deberá ser una representación gráfica con la que cualquier persona de cierto nivel UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


comprenda el flujo de la información; es recomendable utilizar dibujos y/o esquemas ilustrativos.

Ventajas operativas, administrativas e informativas. Se deben describir brevemente las ventajas más importantes del sistema, tanto las operativas como las administrativas. Estas ventajas deberán estar en relación con el sistema actual; o bien, si los dos sistemas se asemejan en algunas ventajas, indicar en forma concisa las diferencias, si es que las hay.

Información por procesar.- Indica las distintas fuentes de información y su contenido, lo cual muestra a los funcionarios el tipo de información con que se cuenta para la obtención de los resultados.

Resultados por obtener.- Se indica cada uno de los resultados más importantes que se van a obtener con el sistema. Se debe especificar la utilidad de cada uno; algunos serán autoexplicativos.

Proyecciones a futuro.- Se indicara en forma concisa lo que el sistema, después de implantado, puede absorber o crecer, lo cual depende de las necesidades que se presenten a futuro.

Conclusiones.- Se deberá indicar la importancia que representa para el usuario el buen funcionamiento del sistema por implantar y las consideraciones necesarias para el logro de ello, como apoyo, vigilancia, manejo adecuado, etcétera.

Elementos necesarios para la implantación del sistema.- Se deberán indicar en cada una de las opciones presentadas los recursos humanos y materiales necesarios para la implantación del sistema, tanto en procedimientos manuales como electrónicos.

Diagrama general del sistema.- Es la presentación gráfica de cada una de las fases del sistema, en forma general, donde se especifican y deslindan las responsabilidades y actividades de cada uno de los departamentos que deberán intervenir en el sistema.

Descripción del diagrama.- Se describirán cada una de las fases por realizar, que tipo de información entra, donde se obtuvo y que resultados produce esta fase. Se deberá empezar con la acción por realizar más importante.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Tiempo probable de implantación.- Se debe considerar el tiempo probable de implantación, representado por un calendario de trabajo, donde se señalen las actividades, la duración y las fechas de cada una, así corno los responsables de su desarrollo.

Anexos.- Se deberán integrar en esta documentación las formas utilizables para la captación de información, documentos fuente y ejemplos de cada uno de los resultados por obtener.

Además de la documentación, se deben considerar los siguientes aspectos, para el desarrollo de la presentación:

Preparación :

Fijar objetivos.- Clarificar el alcance de la presentación.

Organización.- Deberá organizarse el material de apoyo para la presentación, así como la secuencia del mismo.

Simplicidad.- Se deberá simplificar lo más posible.

Definición.- Elabora que utilizar la terminología adecuada con los participantes y, en su caso, definir los términos técnicos utilizables.

Analogías.- Entre más abstracto sea el contenido, más analogías se necesitan.

Conocimiento.- El conocimiento total del sistema es indispensable para su presentación, ya que ello dará confianza al analista y podrá responder a las preguntas que se le planteen.

ANÁLISIS Y DISEÑOANÁLISIS Y DISEÑO

Presentación.- Esta depende de la habilidad del expositor. Se consideran los siguientes aspectos:

Autoridad.- Los participantes deberán tener en cuenta que el expositor cuenta con autoridad frente a ellos, respaldado por su competencia, sinceridad e integridad y sobre todo por el conocimiento del sistema.



Contacto visual.- Se debe ver a los participantes, esto dará una idea al expositor de como adaptarse a las necesidades de ellos.

Voz.- Esta deberá ser adecuada, se debe poner énfasis y hacer las pausas que destaquen ciertos puntos de la presentación.

Escritura.- Se deberá escribir con letra grande y espaciada, así como suprimir lo innecesario.

Movimientos.- Estos deberán estar bien calculados, procurando no distraer la atención de los participantes. Bien empleados, pueden ayudar a subrayar lo que se esta explicando.

Participación.- Durante la presentación, procurar que los participantes intervengan en la misma; para esto, hay que considerar los siguientes elementos:

Humorismo.- Relaja a la gente y ayuda a producir una atmósfera agradable, donde los participantes se sienten libres para exteriorizar ideas y formular preguntas.

Contestar.- El expositor debe evitar contestar mucho o con brusquedad. Debe dialogar con todos los participantes, cuidando de no convertir la presentación en una platica generalizada.

IMPLANTACION DEL SISTEMAIMPLANTACION DEL SISTEMA

En esta parte se hará referencia únicamente al sistema electrónico, ya que el sistema aprobado puede ser de otro tipo, en cuyo caso, la labor del analista termina en las opciones que expuso.

Una vez aprobado el sistema propuesto, se deberá diseñar con detalle cada paso, tomando en consideración las observaciones que se hayan hechos al sistema durante sus presentaciones.

Otros aspectos por considerar son: la preparación de los elementos humanos que intervendrán en cada una de las actividades que requiere el proyecto, los recursos con los que se decidió implantar el sistema, así como las características del equipo, para aprovecharlo mejor. La implantación es la fase don de se pone en práctica el concepto teórico UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


de un sistema, es la más objetiva del desarrollo; es la culminación de actividades como planeación, análisis, diseño y programación del nuevo sistema. Es la parte en la que el analista debe demostrar su habilidad y conocimientos para lograr el máximo aprovechamiento y efectividad de todos los recursos humanos y materiales, mediante una coordinación precisa y cuidadosa.

Lo anterior requiere del conocimiento completo del sistema, pero esto no quiere decir que él lo tenga que hacer todo, sino que mediante bases de planeación y estructura organizacional debe delegar en otras personas ciertas funciones de detalle.

Entre las funciones de la implantación por realizar están las siguientes

USO DE LA DIAGRAMACIÓNUSO DE LA DIAGRAMACIÓN

Como ya se dijo, habrá que considerar las observaciones que se hayan hecho al sistema durante las presentaciones, y esto deberá reflejarse en los diagramas utilizables en tal sistema.

DIAGRAMA GENERALEste diagrama especificara en forma muy general el recorrido de

la información, indicando las áreas internas y dependencias externas que intervendrán en el sistema.

DIAGRAMA PARTICULAR DE PROCEDIMIENTOS MANUALES

Este diagrama es el desglose especifico de las actividades por realizar correspondientes a cada área usuaria, primordialmente en lo que se refiere a captación de información (codificación y realimentación de información) y uso de cada uno de los resultados por obtener en el sistema. Por otro lado, el diagrama también comprende las actividades de conversión de información fuente a medio procesable.

DIAGRAMA DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO

Es la representación gráfica del flujo y proceso de la información en un computador para obtener los resultados previstos en el sistema. La conformación de este procesamiento dependerá por un lado del tipo y configuración del equipo de computo y, por el otro, de la calidad del personal con que se cuenta en programación. Por último, se debe considerar la no saturación del equipo con un solo proceso.



DEFINICIÓN DE PROGRAMASDEFINICIÓN DE PROGRAMAS

El momento en que se debe iniciar la programación es determinante. Al llegar a este punto, el diseñador ha invertido meses de tiempo y esfuerzo en la investigación y disueno; sin embargo, durante el diseño cualquier cambio, cualquier factor descuidado previamente, por lo general no causa retrasos o riesgos; normalmente todo lo que se requiere para rectificar el caso, es adicionar una nota de algún registro, cambiar una anotación en el diagrama de proceso, o dar de baja una línea del esquema. No obstante, en el momento de empezar la programación, cambia el panorama. El analista es el responsable de cuidar que los programas desarrollados estén de acuerdo con las especificaciones de los procesos diseñados.

Es importante saber que es fácil hacer cambios en el sistema antes de programarlo, pero una vez hecho esto, cualquier cambio se dificulta; esto significa que el sistema propuesto debe estar correcto y completo antes de pasar las (definiciones a la fase de programación). Por lo tanto, la definición de los programas del sistema deberá hacerse una vez que se tenga en forma detallada el diagrama de procesamiento electrónico, y que el analista este totalmente seguro de los objetivos del sistema, así como de lo que va a hacer cada uno de los programas que intervienen en el mismo.

Para llevar a cabo las definiciones de cada uno de los programas, es conveniente que el analista se apegue a los siguientes puntos:

ELEMENTOS PARA LA DEFINICIÓN DEL UN PROGRAMAELEMENTOS PARA LA DEFINICIÓN DEL UN PROGRAMA

Identificación.- Estará formada por los siguientes datos:

Nombre del sistema y subsistema. Nombre del analista. Clave del programa. Fecha.

Objetivos.- Contendrá una explicación concisa de los resultados que se obtendrán en dicho programa y la relación, si la hay, con otros programas.

Entradas.- Aquí se proporciona la información genérica con las características de los archivos de entrada, tales como:UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Nombre externo del archivo. Posiciones por registro. Factor de bloque o registros por bloque. Dispositivo. O dispositivos. Posición por la que esta clasificado (si esta clasificado). Organización. Llaves de acceso. Método de acceso. Tipo de etiquetas. Nombre interno y número de volumen de dispositivo.

En caso de existir una clasificación previa, la cual se utilizara en el proceso, deberá especificarse la llave de clasificación y los niveles de la misma, referidos al nombre o nombres de los campos, así como las posiciones relativas dentro del registro de datos. Invariablemente se anexara un formato correspondiente a cada uno de los archivos de entrada, en donde se detallaran las posiciones que ocupa cada campo, así como el tipo de caracteres que contiene cada uno.

Si el programa utiliza lectura de parámetros, deberá precisarse.- En esta sección de entradas deberá anexarse por separado el formato de los parámetros, así como las especificaciones, claras y precisas, donde se explique el uso de todos y cada uno de los parámetros. Cuando el programa requiera armar una tabla, es necesario proporcionar el numero de elementos que la constituirán, así como el formato de los mismos, mencionando la necesidad de por que se definió.

Salidas.- Su contenido es similar a lo expuesto en el párrafo de entradas, salvo para resultados por impresora, en cuyo caso deberá anotarse la clave de la "forma de papel" que se utilizara, numero de tantos, si la impresión es a sextos u octavos, y parámetros de control de saltos de impresión. En lo que respecta a formatos de registro, lo especificado para archivos de salida.

Proceso. Esta parte de la definición de un programa es la que normalmente presenta una mayor dificultad para su realización y entendimiento; esto se debe principalmente al hecho de pretender decir como se quiere hacer, y por consiguiente no se atiende lo que se desea que el programa haga. La descripción del proceso debe ser lo más simple posible, atendiendo con precisión los resultados que se desean. Esta descripción atenderá lo siguiente:

Procesos de conversión y depuración. En este tipo de procesos es frecuente que solo se depuren los campos considerados como UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


información básica, descuidando el resto de la información. Por consiguiente, se sugiere que este tipo de programas haga una depuración más exhaustiva de todos y cada uno de los campos que integran un registro de información. Con esto se evita que en programas subsiguientes, ya sean de la propia aplicación o de otra conexa, haya la necesidad de depurar información. De igual forma, es conveniente que no se rechace un registro a la primera inconsistencia detectada, sino que la depuración debe continuar hasta agotar ese registro, marcando todas y cada una de las inconsistencias detectadas. Esto evita correcciones parciales y, por consiguiente, la realimentación de la misma información más de una vez.

Especificación de campos por procesar. Cuando se haga referencia a los campos sujetos al proceso, deberán corresponder, tanto la descripción del campo como las posiciones que ocupa dentro del registro, a las especificaciones en el formato de registro.

Es frecuente el error de no correspondencia entre nombres y posiciones por fallas de trascripción mecanográfica, por esto es recomendable que el analista cuide esos detalles.

Procesos de da tos clasificados. Cuando la información se presenta clasificada, con el propósito de producir uno o más cortes, o bien acumulaciones de información que corresponden a la misma llave de clasificación, es importante que se den los criterios para que, al verificar la secuencia, el programa tenga la opción de tratamiento en caso de inconsistencia. Esta puede ser fuera de secuencia, registros duplicados o especificación de que el archivo no esta clasificado.

Debe insistirse en que para procesos de corte y/o acumulación por llave de clasificación siempre deberá verificarse la secuencia y, en consecuencia, también se especificara el orden de clasificación de la información; lo mismo procede para cruces de archivos clasificados que pretenden complementar información y/o actualización.

Cruces de archivos para actualización y/o complementos de información. Aparte de lo expuesto en el párrafo relativo a información clasificada en este tipo de procesos, es de gran importancia dar los criterios para cuando la información no encuentra correspondencia en uno o mas de los archivos objeto del proceso. Nunca se debe presuponer que toda la información encuentra correspondiente; o que un archivo se termina primero que otro, o bien que el programador tiene los antecedentes para dar un tratamiento adecuado a esta información, ya que solo producirá resultados inadecuados. Por lo anterior, el analista deberá dar siempre, por escrito, los criterios para el tratamiento de estos casos.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Rutinas de cálculo. Para toda rutina de cálculo, el analista debe proveer, dentro de la definición, las fórmulas matemáticas mediante las cuales se llega al resultado deseado. Lo anterior es mas claro y preciso que pretender describir en forma literaria dichas formulas.

Se debe prestar atención a los campos numéricos con los cuales se van a hacer las operaciones, sobre todo con aquellos que podrían ser negativos, esto ultimo con frecuencia pasa inadvertido en las definiciones. Cuando los campos numéricos por procesar no se hayan depurado previamente, es indispensable hacerlo saber en la definición del programa, para lograr resultados oportunos y adecuados con dicho programa.

Condiciones de excepción. Todas las condiciones previsibles de excepción que sean del conocimiento del analista se deben poner en la definición. Ejemplo: si un programa procesa registros tipo 1, 2 y 3, deberá preverse que hacer cuando un registro no sea ni 1, ni 2, ni 3.

Programas con dos o más opciones. En estos casos deberá poner atención en no hacer confusa la definición, procurando dejar independiente cada opción y dando marcada preferencia a la manera en que el programa optara por alguna de sus opciones; en otras palabras, deberá especificarse el método de selección de la opción. Las opciones serán dadas por parámetros de control.

Se deberá adicionar todo comentario útil que sirva para aclarar conceptos o dar una idea del tipo de información que se ha de procesar; servirá de gran ayuda, tanto para el programador como para los analistas que tengan que realizar trabajos futuros de mantenimiento con dichos programas.

Cifras de control. Esta parte de la definición requiere mucha atención por parte del analista; se debe cuidar especialmente que las cifras de control cubran su principal objetivo: controlar los resultados del programa. Esta valiosa herramienta por lo general no se usa en forma adecuada, resultando a veces muy problemático o imposible cuadrar dichas cifras de control.

Otra gran dificultad que presentan en su mayoría las cifras de control es que no se proporcionan criterios que permitan establecer la relación entre las mismas; por tal motivo, en muchas ocasiones solo la persona que definió el programa sabe en que forma se verifican esos resultados, UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


lo cual en un centro de procesamiento no es recomendable. Por lo anterior, se sugiere:

Realizar un estudio detallado de las cifras de control del programa para que sean contabilizados todos los registros del proceso.

Proporcionar el número de posiciones de que constara cada cifra de control, ya que es el analista quien conoce los volúmenes por procesar, evitando con ello el sobrepeso de los contadores correspondientes.

Anteponer una letra o combinación de letra y numero a la leyenda correspondiente a cada una de dichas cifras; así será mas fácil establecer por medio de una formula la relación entre ellas. Como ejemplo se muestra la siguiente situación:

A- registros leídos Xxx,xxxB- registros tipo i Xxx,xxx

C- registros tipo 2 xxx,xxxD- registros tipo 3 xxx,xxxE- registros sin tipo xxx,xxxF- registros erróneos xxx,xxx

Fl - tipo i xxx,xxxF2 - tipo 2 xxx,xxxF3 - tipo 3 xxx,xxx

G- total grabados xxx,xxxH- registros maestros grabados xxx,xxxI- registros detalle grabados xxx,xxx

Fórmulas de verificación:

A=B+C+D+E+FF=FI +F2+F3G=H+ IH = B - FLI = (C+D) - (F2+F3)



SUGERENCIAS ACERCA DE LA ELABORACIÓN DE PROGRAMASSUGERENCIAS ACERCA DE LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAS

Para que el programador realice una prueba eficiente del programa es indispensable que el analista provea a aquel de criterios para elaborar datos prueba, de modo que cubran todas las condiciones que debe prever el programador, como casos de excepción, exclusión, fuera de secuencia, inconsistencia, etc.; Ya que cuando se deja a criterio del programador normalmente probara condiciones simples o la rutina principal del programa. Debe entenderse que lo que se pide son criterios para elaborar la prueba, los cuales, para una mayor eficiencia, será necesario proporcionarlos por escrito; con ello, el analista estará en condiciones para certificar el buen funcionamiento de dicho programa.

Existen analistas cuyo conocimiento de la aplicación a su cargo les permite concluir la solución de un problema mediante la definición de un solo programa que cubre múltiples opciones y de uso simultáneo de varios dispositivos periféricos, donde se logra obtener los resultados requeridos. Sin embargo, el problema surge cuando:

• se va a actualizar dicho programa.• quien lo realizó ya no trabaja en la institución.

Además, complica la operación de la computadora, cuando bloquea equipo periférico para otros procesos. Por tanto, si se toma en cuenta el sistema operativo y el equipo disponible, así como la futura depuración y mantenimiento de los actuales sistemas, se sugiere que mejor se busque la posibilidad de producir dos o más programas, que serán más fáciles de realizar, actualizar y mantener, y que también darán una mayor oportunidad de que los analistas que en el futuro atiendan dichas aplicaciones, adquieran en un menor tiempo el conocimiento de los programas correspondientes, tanto en su lógica como en el tipo de resultados que arrojan.

Con el propósito de estandarizar la terminología, se debe entender por:

Modificación. Todo cambio que en mayor o menor grado afecta la definición original de un programa cuando este aun se encuentra en fase de elaboración o prueba.

Actualización. Los cambios a un programa que ya ha estado en producción.

Para estos casos, lo más importante es que la actualización o modificación se presente siempre por escrito, con fecha, y forme parte UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


de la definición original por medio de hojas anexas, las cuales, para mayor claridad, deberán hacer mención a la pagina y/o párrafo que afectan de la mencionada definición original, o bien, de modificaciones o actualizaciones previas. Lo importante es que haya antecedente.

Es importante que el analista exponga una platica sobre los objetivos del sistema a los programadores que intervinieron, pues tiene gran trascendencia para la persona conocer cuales son las áreas de afectación con el trabajo por ellos realizado. Lo anterior obedece al principio establecido en las relaciones de trabajo, que dice: "todo empleado debe conocer la importancia y alcances de su trabajo en forma integral." Además de lo anterior, cabe mencionar la importancia de los siguientes puntos:

Relación entre programadores y analistas.- Una vez estudiada la definición por el programador, deberá establecerse una plática o serie de pláticas con el analista. Esto es para que el programador certifique que la definición del programa ha sido entendida para que se disipen las dudas que tenga. Si estas pláticas no se hacen oportunamente retrasaran la entrega del programa.

Revisión y aprobación de los programas en función del tiempo.- Una vez que el área de programación entregue los programas al analista, es recomendable que se efectúe la revisión de todos los productos lo más pronto posible. Y que no espere a que se efectúen las pruebas de volumen correspondiente, para que el programa sea aprobado o rechazado, ya que en la demora al revisar el programa trae como resultado que el programador que lo hizo, ya no trabaje.

Trabajos urgentes. En este tipo de trabajos no deberán pasarse por alto las definiciones por escrito de los programas, ya que la experiencia nos dice que cuando no existen definiciones, ocurren malas interpretaciones y, como consecuencia; no se obtienen los resultados deseados.

Acceso a los programas fuente. Este acceso solo deberá efectuarlo el personal del área de programación, y ocasionalmente el personal de análisis.

Elaboración de programas. La elaboración de los programas la llevara a cabo el personal del área de programación, a medida que las definiciones les sean entregadas por el analista. Esos programas deberán reunir los requisitos establecidos; si no es así, deberán regresarlos de inmediato al analista, indicando las condiciones que no cumplen.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Revisión y aprobación de los programas. Esta etapa es una de las más importantes y de ello debe hacer conciencia el analista de sistemas, ya que de una buena revisión de los resultados de los programas depende en gran parte el éxito de un sistema, porque ello evita modificaciones o actualizaciones de los programas en la fase de operación del sistema por razones de falla de programas o resultados erróneos.

La revisión de los programas, aunque es muy tediosa y aburrida, debe ser muy cuidadosa y tienen que verificarse todas las condiciones posibles, las cuales se deben plantear en los criterios de datos de prueba. El analista nunca deberá confiarse en que el programador haya probado tal o cual condición; deberá comprobarlo el mismo. Una buena revisión de los programas de un sistema se refleja en el manejo del mismo, es decir, durante dicha operación no existen modificaciones o actualizaciones de los programas; si existieran, serian por excepción y con plena justificación.

Pruebas de programas con información real. Para hacer este tipo de pruebas es recomendable que además de las pruebas de los programas con datos prueba, durante su elaboración se hagan otras, pero con información real. Esto se hace para depurar la programación que va a intervenir en el sistema. En este tipo de pruebas es recomendable que los datos que se seleccionen contengan la mayor variabilidad de condiciones posible, a fin de probar a toda capacidad cada programa, y que los programas donde se detecte alguna anomalía sean modificados de inmediato; además, se debe actualizar la documentación correspondiente. Si se efectúan este tipo de pruebas en forma adecuada, los problemas que se presenten serán mínimos.

Pruebas del sistema. Al terminar la programación, el analista tiene ya un grupo de programas definido por él, todos los cuales se ajustan, unos a otros, para formar un sistema funcional. Es probable que debido a la carencia de comunicación, aun cuando se le definió al programador lo que se esperaba que hicieran los programas, estos no estén de acuerdo con las necesidades del sistema; asimismo, la programación individual de dicho programa los puede hacer inconsistentes unos con otros, y en consecuencia, estos, como un todo, no trabajen como un sistema completo.

Debe asegurarse que los programas probados por separado no contengan estas deficiencias y, por tanto, constituyan un sistema de proceso aceptable. Esto se obtiene con la prueba del sistema, en donde la secuencia de los procesos debe engranar perfectamente. La preparación de datos es responsabilidad del analista; debe probar todas UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


las opciones posibles para el sistema desde cualquier ángulo, para así detectar los errores que haya cometido el o los programadores.

La prueba del sistema es un procedimiento cíclico, en el cual l os errores detectados requieren de modificaciones a la programación, y una vez corregidos los programas problema, se procesa nuevamente el sistema para detectar cualquier error que no hubiera surgido antes. Si el sistema es muy grande (mas de 100 programas), es conveniente que la prueba se realice por partes o subsistemas. Una vez eliminados los errores de cada uno de ellos, se podrá probar el sistema completo.

Las entradas y salidas en cada uno de los programas deben ser revisadas cuidadosamente, poniendo mayor atención al primero y ultimo registros de cada archivo, ya que es ahí donde existen mas errores. La documentación del sistema debe ser actualizada con todos los cambios que se hayan hecho durante estas pruebas. Las pruebas del sistema pueden ser piloto o en paralelo.

Pruebas piloto. Este tipo de prueba es el que se hace cuando no existe ningún sistema anterior contra el cual se comparen los nuevos resultados.

Pruebas en paralelo. Este tipo de pruebas se utiliza cuando anteriormente existía algún sistema con el cual se comparaban los resultados de uno nuevo. Estas pruebas, como su nombre lo indica, consisten en correr simultáneamente el antiguo y el nuevo sistema. El objeto del trabajo en paralelo de los dos sistemas es comprobar si el nuevo funciona con los mismos resultados que el anterior. En este tipo de pruebas deben participar todos los elementos que normalmente intervendrán cuando funcione el sistema en forma real.

Por lo general, para estas pruebas es inevitable un aumento temporal de personal, ya que se revisaran los resultados de dos sistemas en vez de uno; por ello, el diseñador debe advertirlo así al usuario. Tanto en la prueba piloto como en paralelo, es la ocasión para que se defina la fuerza del trabajo manual que servirá en el sistema, así como para detectar errores, corregirlos y reiniciar los procedimientos que se probaran en su totalidad; y revisar las estimaciones de tiempos del sistema hechas originalmente, pero a un nivel más realista.

Revisión y evaluación del sistema.- Una vez que se ha terminado con la prueba del sistema, el analista y el usuario deberán hacer una revisión y evaluación general de tal sistema en la cual consideren todos los procedimientos que intervengan en él, y comprobar si los resultados que se obtuvieron cumplen realmente con los objetivos establecidos en un UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


principio, ya que en esta etapa se determinara en que momento se libera el nuevo sistema.

Calendario de implantación. Es inevitable que cualquier sistema trabaje bajo un calendario de actividades elaborado de antemano, en el cual se indiquen las actividades de cada uno de los elementos que intervendrán en dicho sistema, así como las fechas en las que deberán desarrollarse tales actividades. El analista del sistema debe elaborar este calendario y tomar en cuenta las necesidades del usuario, otros departamentos que intervengan y las cargas de trabajo en el computador. Una vez determinado el calendario, es importante que lo aprueben todos los departamentos que intervendrán en las actividades. Cuando el calendario este aprobado, deberá enviarse una copia a cada uno de los participantes en el sistema, para que las actividades que les correspondan se efectúen en los tiempos señalados.

5.3 ESTANDARES DE DOCUMENTACION5.3 ESTANDARES DE DOCUMENTACION

DOCUMENTACION DEL SISTEMADOCUMENTACION DEL SISTEMA

La documentación adecuada y completa de un sistema que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier sistema de información; sin embargo, con frecuencia es la parte a la cual se dedica menor tiempo y atención.

Toda persona dedicada a sistemas que haya recibido una solicitud para mantener o modificar un sistema, del cual no se tenga ninguna documentación y en donde la persona que lo diseñó ya no trabaje en la institución entenderá el problema que representa un sistema en tal situación.

Muchas veces intentar retroceder y documentar un sistema, después que ha estado en operación durante algún tiempo, es más costoso que hacerlo desde la primera vez, aun si se considera que el procedimiento de documentación original sea, de por sí, de alto costo. Este costo materialmente esta determinado en mayor grado por el tiempo que el personal de sistemas dedique a la documentación, por lo que el propósito de este instructivo es establecer las normas de documentación por escrito, lo cual reporta las siguientes ventajas:

Estandarización de la documentación. Facilitación del desarrollo de la misma. Ahorro de tiempo.



Una vez que estas normas han quedado establecidas, es importante que se realice el esfuerzo necesario para ponerlas en practica, puesto que, bajo estas bases, una buena documentación traerá consigo las siguientes ventajas:

Es una magnífica herramienta didáctica para nuevos miembros de la organización de sistemas, así como para nuevos usuarios del mismo.

Es requisito básico para quien tenga la responsabilidad de su mantenimiento y/o modificación.

Ayuda a los analistas de sistemas que trabajan en áreas relativas, evitando traslapes y redundancias, y facilita la integración a los diferentes sistemas.

Asegura que el sistema se opere en forma correcta con el mínimo de errores.

Se utilizan mas eficientemente los recursos de que se dispone.

Si se considera que por una u otra causa los sistemas deben cambiar, ya sea por una variación en las necesidades de información, una optimización de los sistemas, un cambio de objetivos o normas, etc., Será necesario que la documentación sea actualizada por cada modificación, ya sea de diseño o de programación.

Si no se tiene actualizada, esta documentación pronto será obsoleta, y una documentación así es peligrosa en extremo, tanto en lo referente a los errores que puedan producir en la operación del propio sistema, como por lo que respecta a los problemas que puedan resultar cuando se requieran modificaciones y los cambios previos no hayan sido documentados.

Otro aspecto importante es el nombre del sistema, el cual deberá ser único para cada sistema existente; dicho nombre deberá conservarse invariablemente en todos los documentos referentes a ese sistema, ya que será con ese nombre con el que se identificaran todos los procesos relacionados con él.

CARPETA ADMINISTRATIVACARPETA ADMINISTRATIVA

Esta carpeta contendrá lo siguiente:



Indice.- Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Resumen administrativo (introducción). Es una condensación de todos los demás puntos que se detallan en esa carpeta y cuyo propósito es permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de los objetivos del sistema. Para elaborar este resumen no se establecen normas rígidas que limiten la capacidad de expresión de quien lo realice, excepto la recomendación anterior de ser lo más breve posible.

Planteamiento. Esta sección tiene como finalidad dejar registrados los antecedentes que sirvieron como punto de partida para el desarrollo del análisis del sistema emprendido. Por esto se deben mencionar los siguientes puntos:

Unidad usuaria que requirió el sistema. Personas y/o los puestos ocupados por estas en el momento de

requerirse el sistema. Los términos y/o medios bajo los cuales se hizo el

planteamiento del sistema (acuerdos, disposiciones legales, memoranda, etcétera).

Condiciones y criterios especificados que normaron el desarrollo del sistema.

Fechas correspondientes a los puntos anteriores.

Objetivos y políticas.- Se dejarán establecidos los objetivos y políticas que debe cubrir el sistema en forma clara y precisa para evitar errores de interpretación. Para lograr lo anterior, se sugiere transcribir, o bien, anexar los documentos en los cuales los interesados fijaron dichos objetivos y políticas.

En virtud de que durante la realización de la investigación por parte del análisis del sistema pudieron surgir objetivos secundarios, se mencionan en esta misma sección.

Considerar qué tanto los objetivos primarios como los secundarios fueron aprobados como tales por los interesados. Debe quedar perfectamente aclarada su prioridad; es decir, objetivos a corto plazo o inmediatos, y objetivos a largo plazo o mediatos, ya sean secundarios o primarios.

Entradas al sistema (información por captar). En este punto debe especificarse los documentos fuente que inician las operaciones del sistema, así como la información detallada de los conceptos que serán los datos de captación por el sistema. Es recomendable que se anexe una copia de todos los documentos.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Lo anterior es conveniente ya que, en ocasiones, al efectuarse el análisis del sistema, los documentos originales presentan ciertas deficiencias para captar los datos por procesar, por lo cual es necesario el diseño de nuevas formas para ese propósito; cuando esto suceda, con mayor razón deberá atenderse la recomendación de anexar dichos documentos con las anotaciones correspondientes.

Además, deberán mencionarse todos los datos que en forma secundaria o lateral originan una entrada importante al sistema; como ejemplo están los catálogos de marcas, de artículos, etcétera.

Salidas del sistema (resultados por obtener). Como se habrá observado en el párrafo anterior de entradas al sistema, só1o se hizo mención de los datos de captación por el mismo, así como los datos laterales que pudieran significar una entrada. Ahora bien, siguiendo este criterio, en esta sección solamente se describen los resultados de mayor importancia obtenidos a través de todo el proceso.

Cuando sea posible, se anexaran los documentos que contengan los resultados, por ejemplo: listas, formas preimpresas, etc., O bien, los diseños. Sobre dichos resultados, por ejemplo formato de un registro en cinta, diseños de impresión, etcétera.

Cuando se considere de gran importancia el destino de algunos resultados, deberán registrarse los departamentos a los que serán distribuidos, y la utilización que harán de cada uno.

Diagrama general de flujo del sistema. En esta carpeta aparecerá un diagrama que muestre en forma condensada el flujo de la información y de las operaciones que se realizan con esa información.

Explicación genérica de las fases del sistema. Esta sección se encuentra relacionada directamente con la anterior; lo que ahí se muestra gráficamente, ahora se describe en forma genérica, explicando los procesos que se lleven a cabo en cada área o departamento, sin profundizar en detalles técnicos o específicos.

Se deberán res altar en forma preponderante las fases del proceso en las cuales se obtengan resultados de importancia, así como aquellas que requieran una supervisión especial.

Requerimientos. Esta sección se presenta en virtud de que deben quedar establecidos los recursos, tanto humanos como materiales, necesarios para llevar a cabo la operación del sistema.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Dentro de los recursos humanos, deberán tomarse en cuenta todos los tipos de trabajos ordinarios o especializados que se requieran, y con base en ello tomar los elementos con que se cuenta o, de ser necesario, pensar en el reclutamiento de personal especializado si el trabajo lo requiere.

Si el personal con que se cuenta debe capacitarse para los fines que se persiguen, se planteara en esta sección el tipo de capacitación que habrá que dar a los elementos a quienes se les proporcionara, así como el tiempo que ello implique; en lo que se refiere a los recursos materiales, quedaran establecidos en esta sección los requerimientos indispensables para que se pueda poner en marcha el sistema, mencionando los dispositivos, archivos y papelería, etc., Poniendo énfasis en los elementos materiales que no existan aun y que sean de vital importancia para llevar a cabo las funciones del sistema.

Estimación del tiempo probable de implantación. Es necesario que exista una fecha probable de implantación, cuya base será la terminación de cada etapa considerada dentro del desarrollo del sistema, tales como análisis, programación, elaboración de formas especiales, capacitación de personal, etcétera.

Un punto importante que debe ser considerado dentro de esta sección, es el periodo de congelación, atendiendo a las aprobaciones por parte de los distintos funcionarios a quienes están en la realización del sistema.

En todo caso, la fecha estimada que se plantea aquí será seguramente una fecha tentativa que pueda ser modificada por consideraciones especiales que se presentaran en el desarrollo del sistema.

Consideraciones generales del nuevo sistema. En caso de haber existido un sistema anterior que cubriera las necesidades que se pretenden satisfacer con el nuevo sistema, quedara señaladas las ventajas y principales diferencias del nuevo sistema respecto de su antecesor, tales como ahorro de tiempo, disminución de costo, seguridad, flexibilidad, confiabilidad, proyección, etcétera.

CARPETA DEL USUARIO.




Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Diagrama general del sistema. En la carpeta deberá aparecer un diagrama que muestre en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente a la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la carpeta mencionada anteriormente, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama particular de la unidad usuaria. El diagrama representa gráficamente todos los pasos que se efectúan dentro de la unidad usuaria a quien esta dirigida esta carpeta.

La simbología utilizada será la misma que la usada en el diseño del sistema, pero se especificaran en forma clara las operaciones a que se refieren estos símbolos.

Deberán precisarse los archivos de entrada y de salida, los resultados obtenidos, comprobaciones, procesos manuales, etcétera.

Explicación de las fases del diagrama particular. En esta sección se expondrán en forma especifica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular del usuario.

Aquí deben analizarse cada una de las fases de que consta el trabajo, además de señalar el proceso principal que se realiza, entrada de la información, obtención de un resultado parcial, envío de información a otra unidad o departamento determinado, etc. Para ello debe seguirse el mismo orden que aparece en el diagrama particular de la unidad usuaria.

Instructivo de procedimientos. En cada carpeta de usuario existirá un instructivo de procedimientos que permita establecer los lineamientos generales, con base en los cuales se desarrollara el trabajo por parte del usuario.

Dicho instructivo deberá contener las normas referentes a pasos como:



Codificación. Cuando sea necesario efectuar una codificación, aquí se darán los criterios acerca de como se desea llevar a cabo. Ello implica conocer el documento fuente y la hoja donde se vaciara. En caso de ser necesario, también se darán las claves y normas conducentes al logro de los fines que se pretenden con la codificación. De ser posible, se anexaran el documento fuente, o una copia del mismo, y una hoja de vaciado.

Facturación. Cuando el proceso implica el manejo de documentos que pudieran extraviarse, deberá existir una o varias facturas que amparen el envío, manejo, recepción, etc., De dichos documentos. En esta sección se establecerán los tipos de facturas que se definan, los documentos que son amparados en esta fase, así como la fecha. Se anexaran copias de las facturas.

Envío. Debido a que el usuario va a producir resultados que deberán trasmitirse a otras unidades o departamentos, es necesario conocer a donde se enviaran los resultados obtenidos por ese usuario, volumen estimado, periodicidad con que ello se efectúe y forma de envío.

Confirmación de listas. A veces será necesario verificar las listas obtenidas en algún otro departamento, contra los documentos fuente. El usuario encargado de esta actividad deberá tener una guía para comparar ambos documentos. La forma en que dicha comparación se lleve a cabo, así como los campos esenciales de verificación, quedarán establecidos en este párrafo.

Condiciones anormales. Todas las condiciones anormales no previstas en los párrafos mencionados, deberán quedar aclaradas aquí. Entre otras podrían ser: proceso por seguir en caso de encontrar errores, consultas a otros departamentos en caso necesario, etcétera.

Solicitudes de modificaciones y trabajos especiales. Cuando se analiza el sistema propuesto, es posible que no se detecten situaciones especiales que afecten su diseño.

Al detectar estas situaciones, es posible que se origine una solicitud de modificaciones al sistema en donde se señalen los procesos que se desea modificar, las causas por las que se han planteado y las posibilidades de llevarse a cabo, así como las ventajas y desventajas que las modificaciones implican.

En caso de que durante el diseño del sistema se detecte la posibilidad de obtener algún resultado no establecido con anterioridad, se especificará en esta sección el tipo de trabajo que se desea, la fase en la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


cual puede obtenerse, y todas las demás observaciones relacionadas con ese trabajo especial, por ejemplo: que al vaciarse a una hoja de codificación los datos de un documento fuente, se pueda obtener un catalogo de productos especiales, etcétera.

En ambos casos, ya sea que se trate de una modificación o de un trabajo especial, deberán llevar la fecha en que se haya planteado.

Caducidad de documentos fuente y destino final. En ocasiones, ambas tienen por ley un periodo de retención y un destino especifico; en esta sección debe quedar claramente designado el espacio de tiempo con que se cuenta para manejar los documentos fuente y el lugar al que habrán de destinarse.

CARPETA PARA CAPTACIÓN DE DATOS



Diagrama general de flujo del sistema. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestra en forma condensada el flujo de la información y de las operaciones que se realizan en este sistema. Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente de la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama, son las mismas que se aplican en la elaboración de la carpeta mencionada, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama particular a detalle. El diagrama particular a detalle será la representación de todos los pasos que sigue la información dentro del departamento de captura de datos.

La simbología que se utilizara será la misma que la usada en el diseño del sistema.

En este diagrama aparecerán todas las operaciones que se efectúen con o sobre la información, tales como: recepciones, comprobaciones y revisiones, procesos manuales, perforación, verificación, uso de dispositivos especiales como: pantallas de vídeo, key-tape, (cinta de llaves), así como producción de listas de prueba, envíos, etcétera.



Explicación de las fases del diagrama particular. En esta sección se explican en forma especifica y detallada las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular de detalle.

Siguiendo el orden que aparece en el diagrama anterior, se procederá a explicar en forma detallada cada una de las operaciones que se efectúen, poniendo énfasis en la obtención de resultados parciales como: listas de prueba, archivos de paso en cinta o disco, envío de listas, recepción de formas especiales para vaciamiento de información, etcétera.

Además, deberá darse una explicación clara y precisa sobre las cifras de control que se hayan establecido para cada fase del proceso.

Fuente de los datos por captar. En esta sección aparecerán las fuentes de donde proceden los datos que se van a captar, tales como el departamento en que se origina la información y el destino de es la para su proceso.

Al mencionar el origen de la información, este variara según la situación particular de un sistema, podría ser el cliente, una oficina de cobranza, un departamento de contabilidad, etcétera.

Medios utilizados para la captación. Aquí deben mencionarse todos los medios con los cuales se ayuden para captar la información, tales como: formas especiales, solicitudes, avisos, hojas de vaciados, listas de prueba, declaraciones, etcétera.

En caso de que la captación de datos se efectúe mediante dispositivos especiales, será necesario incluir aquí los instructivos correspondientes a dichos dispositivos, así como también establecer los tipos de dispositivos, características, funciones, etcétera.

Formatos donde aparecen los datos. En virtud de que los datos serán procesados posteriormente, deben conocerse y establecerse los formatos en los cuales aparezcan los datos, tanto al captarse como después de ser procesados.

Deberán anexarse los formatos donde se encuentra la información y, de ser posible una copia de los documentos en que aparezcan (facturas, cheques, etc.). Dichos formatos deben indicar la naturaleza de los datos y los nombres con que se designan, así como las posiciones en que se encuentran, longitud, etcétera.



Cuando la información aparezca en tarjetas perforadas o en cualquier dispositivo magnético, se anexaran formatos especiales para marcar el arreglo de los datos.

Transformaciones de la información, previas a su procesamiento electrónico. En esta sección quedaran asentadas todas las transformaciones que la información haya sufrido con anterioridad a su procesamiento electrónico.

Una vez que se ha captado la información, esta puede entrar a diferentes procesos antes de su transformación electrónica; dichos procesos deberán mencionarse aquí, haciendo resaltar aquellas actividades u operaciones que den como resultado una transformación de la información. Un ejemplo podría ser una sumarización de información, o una clarificación de datos.

Instructivo de situaciones anormales. Existirá un instructivo de situaciones anormales que permita prever el curso de las actividades en caso de detectarse situaciones anormales.

Este instructivo marcara cuando una operación se encuentra fuera de los estándares preestablecidos, y la acción que debe emprenderse en cada caso.

Las entregas al centro de computo. En esta sección deberá existir un calendario que establezca los horarios y la periodicidad de las entregas al área de operación, la recepción por parte del centro de cómputo, el envío de facturas, la forma de verificar las cifras de control, tanto de la entrada de información como de salida, la duración del proceso 5t las fechas probables de entrega de resultados; se deben mencionar también los conductos por los cuales se hagan las entregas al centro de computo.

Caducidad de los datos fuente. Debido a los grandes volúmenes de in formación con que se trabaja, es necesario establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuente y el fin a que han de destinarse, ya sea para su destrucción, devolución o conservación en un archivo determinado.

Si se destina a un archivo determinado, ello implica llenar una forma que indique el volumen, fecha de entrega, fecha de caducidad y destino final al cumplirse el lapso en que han de ser archivados.



CARPETA DE PROGRAMACIÓN



Diagrama general. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestre en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente a la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la carpeta administrativa, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama de flujo del proceso electrónico. En este diagrama se presentaran gráficamente todos los pasos que se siguen en el área de operación en forma de tallada y específica, desde la entrada de información hasta la obtención de resultados finales.

Para ello es necesario que aparezcan en dicho diagrama todas las operaciones y dispositivos requeridos, donde se identifiquen todas ellas por el uso de la simbología utilizada en el área de sistemas, se marcara cada una de las fases (conversión, copiado de archivos, impresión de listas, etc.) Por una leyenda que así lo explique, además, dentro del símbolo utilizado para el proceso, ira la clave del programa correspondiente.

También aparecerá en forma clara y precisa el nombre de los archivos que entran al proceso, y deberá ponerse una leyenda que, de ser necesario, aclare la situación especial de un archivo, como podría ser el tipo de acceso que tendrá.

Descripción general de las fases. En vista de que, por lo general, una fase del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte determinada, no es necesario explicar en forma detallada todas las fases que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo, y será suficiente con mencionar la fase de que se trata, el programa que la identifica y, si fuera necesario, algunas características esenciales de ese programa.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Por cada programa con que cuenta el sistema se incluirá la siguiente documentación:

Indice. Enunciado de cada sección.

Definición del programa. Esta sección deberá llevar el nombre o clave del programa, fecha y el sistema al que pertenece, estableciendo por escrito los objetivos inmediatos del programa, los dispositivos en donde se encuentran contenidos los archivos de entrada, etiquetas, posiciones por registro, factor de bloque y clasificación, y también los dispositivos donde se desea contener los archivos de salida, etiquetas y posiciones en el registro.

También contendrá la explicación del proceso para obtener los resultados deseados en forma detallada, sobre todo en los casos en que se desea un proceso estrictamente señalado (calculo del impuesto a determinados causantes, reporte de clientes morosos, etc.) Y las cifras de control que se desea obtener.

Diseño de formatos de registro e impresión. Como complemento necesario de la definición, existen los formatos de registro e impresión. Como los registros pueden estar contenidos en cinta magnética o en cualquier otro medio, aquí se mencionara el archivo de que se trata, así como el dispositivo que lo contiene, utilizando los siguientes elementos, tanto para modo de entrada como de salida.

A) registros múltiples. En caso de existir dos o más tipos de registro para el programa, se recomienda usar el formato múltiple; podrá usar el diagrama (layout) de campos, o bien, dibujarlo.

En cualquier caso deberá contener la clave del programa (que servirá para su identificación), así como también la clave del sistema al que pertenece.

Se marcaran y escribirán con claridad todos y cada uno de los campos.

En caso de que contenga claves, se deberá anotar una tabla que explique el significado de las mismas, esto deberá quedar en la misma hoja en que se hizo el formato.



B) formato de registro. Esta forma se usara para diseño de registros, tanto en cinta magnética como en dispositivos de acceso directo y se debe emplear como a continuación se indica:

Clave de programa. La correspondiente. Dispositivo de almacenamiento. Se pondrá el nombre genérico

del dispositivo, por ejemplo: cinta magnética, disco, etcétera. Salida. Se marcara si se trata de un archivo de salida. Cuando

el mismo formato corresponde tanto a entrada como a salida, se marcara en ambos casos.

Fecha. Día. Mes y año de cuando se entrega el instructivo, o cuando el analista diseñó el formato.

Notas. Se anotaran las características generales del archivo, como son: nombre, etiquetas, numero de posiciones por registro, factor de bloque, organización, llave de acceso, etc., Así como las que consideren pertinentes.

C) impresión. Se empleara el diseño mas adecuado de acuerdo con las necesidades de la impresión, pero procurando anotar las posiciones que ocupan los distintos conceptos por imprimir dentro de las 132 posiciones disponibles, para lo cual se recomienda usar el diagrama de impresión.

En el formato de impresión se anotan:

Los títulos deseados. El formato de la fecha. Los campos deseados por sacar a impresión. La separación entre una línea y la siguiente. Impresión de signos especiales. Posiciones de los campos por imprimir. Pie de pagina, etcétera.

D) Descripción de campos. Para todos los formatos de registro, es recomendable usar la estructura de renglones:

En el primer renglón se escribirá el nombre correspondiente a cada campo y/o sub-campo.

En el segundo renglón se escribirán las posiciones de inicio y fin del campo o sub-campo.

En el tercer renglón se especificara el numero de posiciones que ocupa dicho campo dentro del registro, para lo cual, según el tipo de caracteres que contendrá cada campo, se adopta la siguiente anotación convencional:



A28,x i 0,z9,p4

Lista de la última compilación. Para tener un respaldo del programa que se encuentra en diskette (o en cualquier otro medio), deberá contarse con una lista que se haya obtenido inmediatamente después de la ultima compilación del programa, y el cual se identifique con la clave del programa, clave del sistema y fecha en que se obtuvo.

Cláusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deberá contarse con una lista de las cláusulas de control para que el programa pueda ser utilizado en cualquier momento. Aun cuando no se cuente con las cláusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas en forma inmediata.

Lo anterior es necesario en vista de que los programas se encuentran catalogados; a fin de ejecutarlos debe existir un juego de cláusulas para iniciar el programa y otro juego para su reinicio.

El reflejo de esos juegos de cláusulas serán las propias listas de las cláusulas de control.

Cifras de control. En esta sección se establecen por escrito todas aquellas cifras necesarias para conocer la actividad de un programa.

Serán tantas como sea necesario, con una longitud variable que será determinada por los volúmenes estimados con los que trabajara el programa.

En esta sección quedaran escritos los conceptos para interpretar las cifras de control, así como las formulas que permitan verificar dichas cifras para hacer una evaluación y saber si los resultados obtenidos en ellas son correctos.

Una copia de la prueba final del programa servirá para anexarla al instructivo de operación al cual nos referimos mas adelante.

Listas de datos prueba. Esta sección esta formada por las listas de los datos prueba que se hayan utilizado para la prueba del programa, ya que servirán como referencia en caso de que desearan verificarse con posterioridad los resultados obtenidos en las pruebas.

Resultados de la última prueba del programa. Los resultados a que se refiere esta sección, son las listas de impresión obtenidas durante la ultima prueba, verificando que los resultados que aquí se muestran coincidan en longitud, posiciones, espaciados, etc., Con lo especificado UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


en el formato de impresión, al igual que el formato de la fecha, el pie de pagina, los títulos, etcétera.

En caso de que no se obtengan los resultados impresos, lo único que se verificara serán las cifras de control (formato, leyenda, etc.), Con excepción de aquellos casos en los que se haya especificado que no se obtendrán cifras de control.

Todos los documentos inherentes al programa y que no se hayan incluido en los párrafos anteriores, se agregaran como anexos al final del resultado de la ultima prueba, marcándose también con la clave del programa, la fecha y una leyenda que identifique cada anexo.

CARPETA DE OPERACIÓN



Diagrama general. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestra, en forma condensada, el flujo general de la información y de las actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente de la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la carpeta ya mencionada, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama de flujo del proceso electrónico. En este diagrama se presentaran gráficamente todos los pasos que se siguen en el centro de computo, en forma detallada y especifica, desde la entrada de la información hasta obtener los resultados finales.

Para ello es necesario que en dicho diagrama aparezcan todas las operaciones y dispositivos requeridos, los cuales deben identificarse con la simbología utilizada en dicho centro; se marcara cada una de las fases (conversión, copia de archivos, impresión de listas, etc.) Con una leyenda que así lo explique, además, dentro del símbolo utilizado para cada proceso deberá ir la clave del programa con que lleve a cabo este proceso.



También aparecerá en forma clara y precisa el nombre de los archivos que entran y salen en el proceso; y en cada caso se pondrá una leyenda que de ser necesario aclare la situación especial de un archivo.

Descripción general de las fases. En vista de que, en general, una fase del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte determinada, no es necesario explicar en forma detallada todas las fases que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo; bastara con mencionar la fase de que se trata, el programa que la identifica y si fuera necesario, algunas características esenciales de ese programa.

Caducidad de archivos. En este punto el analista deberá especificar la caducidad de los archivos que maneje el sistema, y tomar en consideración los respaldos necesarios.

Asimismo habrá un instructivo de operación por cada programa existente en el sistema, con lo siguiente:

Diagrama general de entradas-salidas. En la primera hoja del instructivo pueden existir tantos diagramas como opciones tenga el programa correspondiente. Se llena de la siguiente manera:

Nombre o clave del programa. Se anotara el nombre o clave que el analista asigno al programa, este debe ser el mismo que aparezca en la tapa de la carpeta del instructivo individual del programa.

Sistema. Nombre del sistema. Analista programador. Iniciales de los nombres y apellidos

paternos, tanto del analista como del programador. Fecha. Día. Mes y año en que se elabora el instructivo. Entradas/salidas. Se conectaran a la unidad central, por medio

de líneas, los dispositivos por utilizar, y se llenaran las especificaciones correspondientes a los archivos particulares. En el caso de la impresora, se anotara a su lado la forma, medida y tantos por utilizar, así como la especificación de control de salto.

Observaciones. Se anotaran condiciones especiales de arranque, lo que hace el programa, así como la opción de que se trate cuando existan mas de una o, en su caso, cuando lo que se pretenda anotar sea extenso, se anexara una sección de aclaraciones especiales, donde se anote la existencia de dicha sección.



Mensajes. Si el programa, como caso excepcional, requiere enviar mensajes por consola, se anexara una forma de mensajes, que debe llenarse de la siguiente manera:

Clave del programa. La que corresponda. Fecha. Día. Mes y ano de la elaboración del instructivo. Hoja. Número progresivo que le corresponde dentro del

instructivo. Mensaje. Texto del mismo, o bien su identificación cuando así

se use. (esto será por cada mensaje que envíe el programa). Causa. Lo que origina en el proceso que sea enviado el

mensaje, se puede usar la palabra autoexplicativo cuando sea así el mensaje y se haya escrito en esta forma.

Acción. Lo que debe hacer el operador cuando se presente esta condición; es posible que también el mensaje sea autoexplicativo a este respecto.

Cláusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deberá contarse con una lista de las cláusulas de jcl para que el programa se pueda utilizar en cualquier momento; así, cuando no se cuente con estas cláusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas inmediatamente.

Lo anterior es necesario porque los programas se encuentran catalogados, y a fin de ejecutarlos debe existir un juego de cláusulas para iniciar el programa y otro juego para su reinicio, si el programa contiene la rutina de checkpoint (punto de control).

El reflejo de esos juegos de cláusulas serán las propias listas de las cláusulas de control.

Aclaraciones particulares de cada programa. La finalidad de esta sección es dejar por escrito y a manera de instrucciones para operación todas las condiciones que, por su naturaleza, se consideren como especiales dentro de un programa particular y que, por lo mismo, deberán atenderse en forma preponderante.

Para ello, en el diagrama general de entradas-salidas se hará la anotación que indique la existencia de la sección de aclaraciones. Resulta ocioso, pero oportuno, insistir en que no todo programa va a requerir esta sección, ya que las "condiciones especiales" que se mencionan son a nivel operacional y no de lógica interna.

Cifras de control. En esta sección se establecerán por escrito todas las cifras necesarias para conocer la actividad de un programa, teniendo UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


una longitud variable que se determinara por los volúmenes estimados de datos con los que trabajara el programa.

En esta sección quedaran escritos los conceptos para interpretar las cifras de control que aquí aparezcan, así como las formulas que permitan verificarlas para hacer una evaluación y saber si los resultados obtenidos en estas cifras son correctos. Se podrá usar una copia exacta de lo que ya exista en la carpeta de programación.

Diseños de impresión. En esta carpeta de operación debe existir un formato de resultados en el cual se mostrarán:

Títulos deseados. Subtítulos. Formato de la fecha. Campos deseados para sacar la impresión. Espacio entre una línea y la siguiente. Impresión de signos especiales. Posiciones de los campos de impresión. Pie de pagina, etcétera.

En el caso particular de forma preimpresa deberá anexarse un ejemplar que muestre el diseño ya impreso, que facilite el centrado de la misma; no hay que olvidar las especificaciones de control de salto.

Los resultados impresos obtenidos por el programa deberán ajustarse a los especificados en el formato de impresión.

Formatos de registro. En esta carpeta deberán existir los formatos de registro de entradas y salidas que utilice el programa.

Distribución de resultados. Para hacer mas fluido el proceso que se realice en determinado sistema, es necesario conocer de antemano los lugares hacia donde se van a canalizar los resultados obtenidos, estos son:

Bodega. Archivo. Cintoteca. Usuarios.

Por escrito, quedara la cantidad y lugares hacia los cuales se hará la distribución de los resultados que se hayan obtenido.



Todo cambio en el sistema deberá ser reflejado en su respectiva documentación para tenerla actualizada.

Las carpetas referidas anteriormente son las requeridas para lograr una buena documentación del sistema en cuestión. Sin embargo, deberá considerarse como un tipo de documentación importante para la instrucción del personal que maneja el sistema; por lo tanto, el siguiente punto deberá ser necesario.

INSTRUCCIÓN SOBRE MANEJO DEL SISTEMA

Debido a que el analista es quien tiene un conocimiento pleno del sistema, es la persona mas adecuada para impartir la instrucción que sea necesaria para el manejo del sistema. Esta instrucción debe darse a todas las personas que intervengan en el manejo del mismo, para que sepan manejar la información que a cada uno le corresponde, y para hacerles sentir la importancia de sus actividades y el objetivo que se persigue con el sistema, así como las repercusiones que puede tener un mal manejo de la información.

Ahora bien, como los instructivos facilitan el entrenamiento y la capacitación del personal, es también labor del analista elaborarlos.

La elaboración de manuales facilita el entrenamiento y la capacitación del personal. A continuación se mencionan otros tipos de instructivos.

INSTRUCTIVOS DE CODIFICACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS

Este instructivo indica cuáles datos deben captarse, de que documentos fuente, en que orden, el lugar del cual deben tomarse, bajo que condiciones, etc.; Debe contener como mínimo:

Introducción. Generalidades. Documento fuente. Datos por captar y condiciones (ejemplos). Elaboración de cifras de control. Cuotas por cubrir. Calendario de entrega.

INSTRUCTIVO DE REALIMENTACIÓN Y DE INFORMACIÓN



Debido a que la información presenta diferentes condiciones de error y al volumen de los mismos, el analista debe estudiar con cuidado cual será el método para eliminar o corregir las inconsistencias que se presenten. Este método debe ser económico y practico, además de cumplir con todas las condiciones posibles para la realimentación de correcciones.

Los rechazos o señalamientos de inconsistencias se hacen por lotes facturas, documentos o campo. La corrección y realimentación, por tanto, pueden hacerse en la misma forma.

Es el instructivo que para este fin se elabore, el que indicara los medios mas apropiados. Este instructivo deberá contener como mínimo:

Introducción. Generalidades. Causas del rechazo. Formas de corrección. Cuotas por cubrir. Calendario de entrega.

5.4 ESTANDARES DE IMPLEMENTACIÓN5.4 ESTANDARES DE IMPLEMENTACIÓN

OPERACION DEL SISTEMA

La operación de un sistema es la parte que, dependiendo de la consistencia del sistema y de su documentación, será la que integralmente arrojara los resultados producto del mismo. Este manejo será regulado por los siguientes elementos:

CALENDARIO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Y ENTREGA DE RESULTADOS

Debido a que es necesario prever las cargas de captación de datos y responsabilizar al usuario de la entrega oportuna de su información, se debe elaborar un calendario de recepción de información y de entrega de resultados, porque también el centro de computo esta obligado a entregar resultados en forma oportuna para lograr la continuidad en el trabajo de los usuarios.

El calendario deberá contener lo siguiente:

Departamentos que intervienen en el sistema. Actividades por realizar en cada departamento.



Duración de la actividad (tiempo estimado y tiempo real). Observaciones.

El calendario acordado se debe respetar; de lo contrario, los departamentos que intervienen en el sistema se verían afectados en la planificación de su trabajo.

El calendario acordado debe darse a conocer a los distintos departamentos, y cada uno de ellos debe aprobarlo por escrito.

Existen algunos resultados estimados por el sistema o algunos resultados especiales no considerados dentro de este, que no podrán sujetarse al ciclo de un calendario por ser emitidos en forma exclusiva a petición del usuario. Estos resultados se manejaran por órdenes de proceso y las fechas de entrega de resultados se acordaran después de recibir la solicitud del trabajo, previa aprobación de esta.

CADUCIDAD Y RESPALDO DE INFORMACIÓN

Al tomar en cuenta los grandes volúmenes de in formación que se manejan, es necesario establecer por escrito la fecha de caducidad de la información y el destino, ya sea para destrucción o archivarlo. Existen dos tipos de caducidad:

Caducidad de información documental. Esta caducidad queda sujeta a la reglamentación de la unidad usuaria respectiva, que en la mayoría de los casos es la depositaria y responsable de dichos documentos.

En los casos de excepción, el usuario respectivo, así como el analista responsable, determinaran en conjunto la fecha de caducidad de la información documental, esta es normalmente cada tres actualizaciones del archivo afectado.

Caducidad de información magnética. La caducidad de información contenida en dispositivos magnéticos se determinara cada tres actualizaciones del archivo base, ya que sirven como respaldo de este en caso de ser necesario repetir algún proceso. Estos tipos de archivo contenidos en dispositivos magnéticos pueden ser

Archivos base. Son los generados por el propio sistema y que servirán para obtener datos estadísticos o resultados del mismo. La caducidad de cada archivo variara de acuerdo con las actualizaciones del mismo. Usualmente es cada tres actualizaciones, ya que sirve de respaldo al archivo actualizado. Algunos archivos base llegan a convertirse, al cierre de



determinado ejercicio, en archivos de consulta, por lo que se les dará caducidad histórica.

Archivos de paso. Son aquellos archivos que, como su nombre lo indica, solo intervienen en alguna fase de un proceso. La caducidad de estos archivos por lo general será inmediata una vez validado el proceso mediante las cifras de control correspondientes. Este tipo de archivos normalmente se generan de programas de utilidad (sort, merge, selector, etc.).

Archivos de movimientos. Son aquellos archivos que afectan de alguna manera a los archivos base o de consulta. La caducidad de estos archivos será cada tres actualizaciones, ya que sirven de respaldo a los archivos actualizados.

REGULACIÓN DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA

Para lograr que un sistema funcione con alto grado de confiabilidad, es necesario, además del buen diseño del sistema, tener una regulación operacional del mismo; es decir, ejercer una constante vigilancia sobre los resultados que se obtienen, utilizando para ello los siguientes elementos:

Cifras de control. Las cifras de control deben dar la garantía a un analista de los buenos resultados obtenidos en un proceso; además, deben ser precisas, claras y 1ógicas, para llegar a una validación rápida y confiable.

Tiempos de proceso. Es necesario considerar los tiempos de proceso dentro de un sistema, porque los procesos que no justifican un consumo de tiempo considerable se disparan en este, y es indispensable revisar el programa afectado y buscar su optimización.

Si esta política se aplica a un sistema en su conjunto, se reducirán los tiempos de proceso, y en consecuencia, las horas-maquina ocupadas por un sistema.

Puntos de control. Un sistema debe tener puntos de control estrictos, dado el manejo de que es objeto la información por procesar. Estos puntos de control son la facturación de documentos por captar, y posteriormente de los registros capturados, para verificar estas cifras contra las de control obtenidas electrónicamente y cualquier control que verifique la validez de los procesos.UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO.MATERIAL ELABORADO POR EL PROF. JOSE LUIS GARCIA CERPAS.


Oportunidad de resultados. Los resultados obtenidos por un sistema se deben entregar en forma oportuna y veraz; si no es así, serán inútiles para el usuario.

MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS

Cuando se diseña un sistema, debe hacerse considerando que debe ser permanente en una institución, no así las personas; por lo que es necesario crear una biblioteca de sistemas en la cual existirán tantas documentaciones de sistemas, como sistemas existan.

Todo sistema es viable de optimizarse o modificarse, por lo que es necesario actualizar su documentación; cuando así sea, podrían afectarse las siguientes carpetas:

Carpeta administrativa. Carpeta del usuario. Carpeta de captación de datos. Carpeta de programación. Carpeta de operación.

Dentro de la biblioteca, cada sistema debe estar integrado por las carpetas mencionadas; así mismo, es recomendable agrupar sistemas por áreas de servicios similares, para mayor facilidad de consulta.

VARIACIONES DE OPERACIÓN(Permitidas por el sistema)

Cuando un sistema ya ha sido implantado, es posible que surja la necesidad de variar la operación sin que afecte al sistema en sí. Estas variaciones podrán ser:

Numero de copias impresas. Destino de resultados. Distribución de resultados. Parámetros de control. Modificaciones de encabezados.

DISTRIBUCIÓN DE RESULTADOS



La distribución de resultados se hará de acuerdo con las necesidades del usuario, y podrá ser:

Directamente al usuario. Aunque la entrega de resultados se haga por medio de una oficina de servicios, los resultados son enviados directamente al usuario, siendo este el que les del destino final.

Por medio de la oficina de servicios. En este tipo de entrega se decide previamente el destino de los resultados obtenidos por un sistema. Es decir que la oficina de servicios se encargara de distribuir los resultados obtenidos por un sistema de acuerdo con lo establecido en este.

Por correo. Este tipo de entrega puede variar en su procedimiento; es decir, se le pueden enviar los resultados bajo responsabilidad de la oficina de correos según lo crea conveniente, o bien, el centro de computo se puede encargar de rotular los envíos y hacerlos llegar a su destinatario por embarque particular.

5.5 ESTANDARES DE MANTENIMIENTO5.5 ESTANDARES DE MANTENIMIENTO

Una vez implantado un sistema, es necesario darle mantenimiento para cerciorarse de su buen funcionamiento y adaptación a las necesidades del momento, ya sea del sistema electrónico o de recursos técnicos. A un sistema se le debe dar mantenimiento básicamente por actualizaciones del sistema o por racionalización del mismo.

ACTUALIZACIONES

Un sistema se puede actualizar por:

Nuevos resultados. Los nuevos resultados dentro de un sistema pueden afectarlo, desde los procedimientos manuales, el proceso electrónico del mismo ,los recursos humanos o solo algunos de estos, y es necesario actualizar el sistema según se requiera.

Modificación a resultados existentes. Como en el punto anterior, un sistema se puede ver afectado en cualquiera de sus puntos; por lo tanto, será necesario actualizar el sistema, incluso por disposiciones legales.



Variaciones de procesos y/o de recursos. Las variaciones de procesos pueden ser.

Entradas. Las variaciones en las entradas de un sistema pueden estar relacionadas con el cambio del documento fuente y/o con los recursos de captación, generándose una variación en el sistema; por lo que es necesario actualizarlo.

Salidas. Las variaciones en las salidas de un sistema pueden estar relacionadas con l as variaciones de entrada y/o con las variaciones de operación. Es decir, si la creación de un nuevo resultado, o la modificación a otro ya existente, afectan las entradas de un sistema, lógicamente afectaran las salidas del mismo, y en consecuencia su operación, por lo que es necesario actualizar el sistema.

Operación. Las variaciones de operación son producto de las variaciones de entradas y/o salidas de un sistema, o bien por fallas de proceso; por lo que es necesario actualizarlo. Habrá variaciones de operación en donde no será necesaria la actualización del sistema, únicamente se hará un ajuste en la fase afectada.

Los recursos variables de un sistema pueden ser:

Humanos. En la implantación de un sistema se deben indicar los recursos humanos necesarios para el manejo del mismo. La variación de este recurso puede repercutir en el buen funcionamiento del sistema; por lo cual será necesario realizar los ajustes correspondientes para que estas variaciones no interfieran en su funcionamiento.

Materiales. Los recursos materiales de que dispone un sistema están estrechamente ligados con los recursos materiales de que disponen las unidades usuarias que intervienen en él. Al cambiar el tipo de los recursos materiales de las unidades? Un sistema podrá variar a fin de adaptar el sistema a estos nuevos recursos, sin que esto afecte los objetivos originales.

Documentación. Las variaciones que sufra un sistema por actualización, lógicamente repercutirán en la documentación del sistema, ya que esta servirá de consulta para cualquier persona relacionada con el mismo.



Las actualizaciones de documentación del sistema deberán efectuarse a la mayor brevedad después de ocurrida la variación, de lo contrario llega un momento en que la documentación no corresponde a la realidad o se olvida la modificación.

Regionalización. Al actualizar un sistema se debe investigar si esta actualización es aplicable al sistema implantado en las regiones. El concepto de regionalización es común en empresas gubernamentales, bancos y, en general, en empresas que implantan los sistemas centrales en las demás regiones del interior del país en donde también dan servicio.

Racionalización. Todo sistema debe estar sujeto a una racionalización, es decir, a una organización sistemática del trabajo para obtener un mayor rendimiento, este objetivo se lograra mediante la evaluación periódica del sistema.

La evaluación periódica es una investigación profunda del sistema cuya finalidad es determinar las necesidades actuales del usuario y si el sistema cubre las mismas. Esta investigación se debe efectuar como si se tratara de un sistema nuevo, y se consideraran los siguientes puntos:

Objetivos actuales. Estos se determinaran en forma conjunta con el usuario, según sus necesidades.

Políticas actuales. Las políticas establecidas para un sistema pueden variar por diferentes motivos, entre otros, pueden ser: nuevos resultados, nuevos objetivos, recursos materiales, etc.; Estos factores harán necesario determinar nuevas políticas para manejar el sistema.

Entradas. Se investigaran los procedimientos manuales y de captación, para determinar si aun son funcionales o deben modificarse o cambiarse en su totalidad.

Salidas. En este aspecto básicamente se investigara la funcionalidad de los resultados que se obtienen en el sistema. Esto se logra con una determinación del objetivo, donde se busca un resultado y la utilización real de este.

Utilización de resultados. Si al hacer la investigación de la funcionalidad de un resultado obtenido por un sistema, se determina que no ha sido utilizado en forma adecuada, es necesario hacer notar al usuario esta deficiencia en el manejo del sistema, indicándole la mejor manera de utilizar el resultado.



Operación del sistema. Este estudio esta dirigido al manejo del sistema; la evaluación de este punto determinara los ajustes que se deban hacer.

Rediseño o actualización del sistema evaluado. De la evaluación de los puntos detallados anteriormente, se de terminara lo siguiente:

- El sistema cubre las necesidades para las que se creo, y no es necesario hacerle ningún ajuste.

- El sistema cubre las necesidades para las que fue creado, pero es necesario hacer algún ajuste en algún(os) punto(s) evaluado(s), sin llegar a rediseñar el sistema. Si este es el caso, se deben seguir los pasos descritos en el punto de actualizaciones a un sistema.

- Ya no cubre las necesidades para las que se creo, y por este motivo es necesario rediseñar el sistema. Si es así, se deben seguir los pasos descritos en esta metodología en lo referente al diseño de un sistema.



Bibliografía

Auditoria en informáticaJosé Antonio EcheniqueEditorial Mc Graw Hill

Administración de la función Informática Factor AFIRicardo Hernández JiménezEditorial Trillas

PC MAGAZINE EN ESPAÑOLVolumen 9 año 8

PC MAGAZINE EN ESPAÑOLVolumen 12 año 8

Seguridad en centros de computo (políticas y procedimientos)Leonard H. Fine.Editorial Trillas



INDICE

INTRODUCCIÓN..................................................¡Error!Marcador no definido.MARCO DE REFERENCIA.....................................¡Error!Marcador no definido.LA INFORMÁTICA EN MÉXICO..............................................................................5I ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA.........................8

COMETIDO DE LA ADMINISTRACIÓN................................................................8DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN....................................................................8EL PROCESO ADMINISTRATIVO........................................................................8INFORMÁTICA................................................................................................101.1 HISTORIA DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA........................................121.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN...............................................................12

ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN ENFOQUE CORPORATIVO............................................................................................13SISTEMAS DE OPERACIÓN..........................................................................13SISTEMAS EJECUTIVOS...............................................................................14SISTEMAS TACTICOS..................................................................................14SISTEMAS ESTRATEGICOS..........................................................................15

II PLANEACION DE LOS CENTROS DE INFORMATICA..........................................162.1 VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN Y ESTUDIOS DE REQUERIMIENTOS..........162.2 PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO INFORMÁTICO (PLAN A MEDIANO PLAZO)...........................................................................................................17

SECTOR PÚBLICO.......................................................................................17DIAGNÓSTICO............................................................................................18OBJETIVOS..................................................................................................19ESTRATEGIAS.............................................................................................20LÍNEAS DE ACCIÓN.....................................................................................20

ADMINISTRACIÓN INTERNA.....................................................................20INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN............................................................21INFORMACIÓN PÚBLICA..........................................................................21SERVICIOS PÚBLICOS DE ATENCIÓN A DEMANDAS SOCIALES PRIORITARIAS.........................................................................................22PLANEACIÓN...........................................................................................22ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS..........................................................23ADQUISICIONES......................................................................................23POLÍTICAS Y ESTÁNDARES......................................................................23PROFESIONALIZACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS..........................24

2.3 PLANES OPERATIVOS ANUALES...............................................................242.4 ESTUDIOS TÉCNICOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMÁTICOS..............................................................................................26

III ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS CENTROS EN INFORMATICA...............283.1 UBICACIÓN DE LOS CENTROS EN LAS EMPRESAS....................................283.2 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA..................................................................................................................... 30|3.4 FUNCIONES DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA.....................................313.4 DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LOS DIVERSOS ÓRGANOS DE UN CENTRO DE INFORMÁTICA.......................................................................32

GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS.................................................32PUESTO: COORDINADOR DE SISTEMAS..................................................34



PUESTO: LIDER DE PROYECTOS..............................................................35PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR.......................................................36PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR.......................................................37

GERENCIA DE CONSULTORIA TÉCNICA A USUARIOS..................................38PUESTO: GERENCIA DE CONSULTORIA TECNICA A USUARIOS................38PUESTO: CONSULTOR DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS......................40PUESTO: CONSULTOR TECNICO..............................................................41

GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO.....................................................42PUESTO: GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO...................................42PUESTO: JEFE DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS..................44PUESTO: SUPERVISOR DE TURNO DE OPERACIÓN..................................44PUESTO: OPERADOR DE LA RED DE TELEPROCESO................................44PUESTO: OPERADOR DE COMPUTADORA................................................44PUESTO: INGENIERIA Y SEGURIDAD DE INSTALACIONES DE EQUIPO......44PUESTO:AUXILIAR DE INSTALACIONES....................................................46PUESTO: JEFE DE OPERACIÓN DE SISTEMAS...........................................46PUESTO: SUPERVISOR DE CAPTURA DE DATOS......................................46PUESTO: CAPTURISTA DE DATOS............................................................47PUESTO: SUPERVISOR DE CONTROL DE PROCESOS...............................47PUESTO: OPERADOR DE SISTEMAS.........................................................47PUESTO: SUPERVISOR DE LA MESA DE CONTROL...................................47PUESTO: CONTROL DE CALIDAD DE RESULTADOS.................................47PUESTO: PREPARACIÓN Y DISTRIBUCION DE RESULTADOS....................48PUESTO: JEFE DE SOPORTE TECNICO.....................................................48PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE TECNICO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN LINEA...................................................48PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE TECNICO E INSTALACION DE SOFTWARE LOCAL.......................................................48PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE E INSTALACION DE SOFTWARE DE BASES DE DATOS................................48

GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO........................................................49PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO......................................49PUESTO: ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD DE ARCHIVOS Y BASES DE DATOS....................................................................................................50PUESTO: DESARROLLO DE MÉTODOS DE TRABAJO, AUDITORÍA TÉCNICA Y SEGUIMIENTO DE FALLAS Y PROBLEMAS................................................51PUESTO: EVALUACION DE HARDWARE Y SOFTWARE Y MEDICIÓN DE NIVELES DE SERVICIO.............................................................................51PUESTO: PLANEACIÓN Y CONTROL DE CAPACITACIÓN TECNICA.............52

IV INSTALACION DE SALAS INFORMATICAS......................................................544.1 CONDICIONES CONSTRUCTIVAS..............................................................54

GUIA DE PREPARACION FISICA PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE UN CENTRO DE COMPUTO...............................................................................54

II.- EDIFICIO, AREA Y ESPACIO.................................................................55EDIFICIO...........................................................................................55AREA Y ESPACIO..............................................................................55

4.2 INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CLIMA ARTIFICIAL2 INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CLIMA ARTIFICIAL.......................................56III.- ENERGIA ELECTRICA Y TIERRA FISICA...............................................56

INSTALACION ELECTRICA.................................................................56



CONSTRUCCION DE LA TIERRA FISICA.............................................57LÍNEA ELÉCTRICA INDEPENDIENTE PARA SERVICIOS.......................58PLACA CONTRA TRANSIENTES ELECTRONICOS................................58REGULADOR DE VOLTAJE.................................................................58

IV.- ESTATICA..........................................................................................59ILUMINACION...................................................................................60ACUSTICA.........................................................................................60

VII.- PISO FALSO.............................................................................................61VII.- DUCTOS Y CABLEADO DE SEÑAL............................................................62

CABLE COAXIAL...............................................................................62CABLE PAR TRENZADO (TWISTED PAIR)..........................................63CLASIFICACION DE CABLE TWISTED- PAIR.......................................63REFERENCIA APLICACIONES.............................................................63

4.4 SEGURIDAD LÓGICA Y FÍSICA...................................................................64IX.- SEGURIDAD......................................................................................64

4.5 ERGONOMÍA APLICADA A LOS PROCESOS INFORMÁTICOS......................68INTRODUCCIÓN A LA ERGONOMÍA.............................................................68INFORMACIÓN IMPORTANTE ACERCA DE LA ERGONOMÍA..........................69ORGANIZAR SU ESPACIO DE TRABAJO.......................................................69ORGANIZAR SU ESCRITORIO Y ESTANTERÍAS.............................................69AJUSTAR EL MONITOR DE SU PC PARA MAYOR COMODIDAD......................71UTILIZAR CÓMODAMENTE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADA......................71SU PC Y EL CANSANCIO CORPORAL............................................................72EJERCICIOS CORPORALES...........................................................................74ILUMINACIÓN Y FATIGA OCULAR................................................................75

REALIZAR PALMEO OCULAR....................................................................76V NORMATIVIDAD DE LA FUNCIÓN INFORMATICA............................................78

5.1 ESTANDARES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS........................................785.2. ESTANDARES DE DISEÑO.......................................................................80

ELABORACIÓN DEL ANALISIS Y DESARROLLO DEL DISEÑO........................80DISEÑO DEL SISTEMA.................................................................................81ESTRUCTURA DEL SISTEMA........................................................................82DIAGRAMACIÓN..........................................................................................84EVALUACIÓN DEL DISEÑO..........................................................................87PRESENTACIÓN DEL SISTEMA.....................................................................88ANÁLISIS Y DISEÑO....................................................................................90IMPLANTACION DEL SISTEMA.....................................................................91USO DE LA DIAGRAMACIÓN........................................................................92

DIAGRAMA GENERAL..............................................................................92DIAGRAMA PARTICULAR DE PROCEDIMIENTOS MANUALES....................92DIAGRAMA DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO.....................................92

DEFINICIÓN DE PROGRAMAS......................................................................93ELEMENTOS PARA LA DEFINICIÓN DEL UN PROGRAMA..............................93SUGERENCIAS ACERCA DE LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAS..................98

5.3 ESTANDARES DE DOCUMENTACION......................................................102DOCUMENTACION DEL SISTEMA..............................................................102CARPETA ADMINISTRATIVA......................................................................104

CARPETA DEL USUARIO........................................................................107CARPETA PARA CAPTACIÓN DE DATOS.................................................109



CARPETA DE PROGRAMACIÓN..............................................................112CARPETA DE OPERACIÓN......................................................................116INSTRUCCIÓN SOBRE MANEJO DEL SISTEMA........................................120INSTRUCTIVOS DE CODIFICACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS.................120INSTRUCTIVO DE REALIMENTACIÓN Y DE INFORMACIÓN......................121

5.4 ESTANDARES DE IMPLEMENTACIÓN......................................................121OPERACION DEL SISTEMA.....................................................................121CALENDARIO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Y ENTREGA DE RESULTADOS........................................................................................121CADUCIDAD Y RESPALDO DE INFORMACIÓN........................................122REGULACIÓN DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA.....................................123MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS.............................................................................................................124VARIACIONES DE OPERACIÓN...............................................................124DISTRIBUCIÓN DE RESULTADOS...........................................................125

5.5 ESTANDARES DE MANTENIMIENTO........................................................125ACTUALIZACIONES................................................................................126


(01IN-ADFI) Administración de la Función Informatica

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