temas contables y empresariales

Facturación electrónica:la búsqueda de la eficiencia

y productividadEl uso de sistemas de facturación y archivo electrónico aporta ventajas como

el incremento de la eficiencia, el ahorro de costes y mayor rapidez en lospagos. Sin embargo, la mayoría de las empresas mantiene aún archivos en

papel. Este artículo brinda las claves para la utilización de la factura electrónicade forma eficiente en nuestras operaciones comerciales

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De todos es conocida la importancia dela utilización de medios telemáticos ennuestras relaciones, tanto con la Admi-nistración central, autonómica o local,como con terceros, como es el caso de

bancos o incluso proveedores y clientes.

Esta tendencia cobra cada vez más auge eimportancia debido a los grandes beneficiosque las tecnologías de la información ofrecenen el día a día de nuestros negocios y activida-des. Por ello, se han ido desarrollando una se-rie de normativas que han aportado luz a unode los aspectos más críticos en el progreso delas actividades comerciales de las empresas,como es la posibilidad de realizar facturas aclientes a través de medios telemáticos.

Aunque hace tres años que entró en vigorla directiva europea en materia de facturaciónelectrónica, un informe de la consultora Price-WaterhouseCoopers revela que sólo el 36% delas empresas europeas utiliza sistemas de fac-turación y archivo electrónico, aprovechándosede todas las ventajas que les aporta, como elincremento de la eficiencia, el ahorro de costes,y la mayor rapidez en los pagos. Sin embargo,la mayoría todavía mantiene archivos en papel.

En general, las empresas ven como unobstáculo para su implantación la inversióninicial y el no disponer de unos sistemas inter-nos de archivo y gestión adecuados. Por ello,las primeras empresas que se han decidido aponerlas en marcha son las grandes superfi-cies y distribuidores.

A continuación, expondremos los distintosaspectos y consideraciones a tener en cuentapara poder utilizar la factura electrónica deforma eficiente en nuestras operaciones co-merciales.

CONSIDERACIONES PREVIAS:FACTURACIÓN EN PAPEL

Según diferentes estudios, una empresacon una media de 1.000 empleados, imprime9 millones de páginas al año, realiza 4 millo-nes de fotocopias, mueve un millón de faxesy dedica cerca del 60% de su tiempo a gestio-nar documentos. Además, en más de un 90%las comunicaciones internas y externas se rea-lizan en soporte papel.

Desde el punto de vista de los costes parala empresa, esta cantidad de papel hace quesu gestión represente entre el 6 y el 15% desus ingresos, ya que su almacenamiento/bús-queda tiene un coste estimado de 20 euros ycumplimentarlo mal, 120 euros.

¿QUÉ ES LA FACTURAELECTRÓNICA?

La factura electrónica es un documentotributario generado por medios informáticosen formato electrónico, que reemplaza al do-cumento físico en papel, pero que conservasu mismo valor legal con unas condicionesde seguridad no observadas en la factura enpapel.

David Millet

Director corporativo de I+DSage España

Alfonso Navarro

Product manager División Pequeña EmpresaSage España

FICHA RESUMEN

Autores: David Millet y Alfonso NavarroTítulo: Facturación electrónica: la búsqueda de la eficiencia y productividadFuente: Partida Doble, núm. 197, páginas 88 a 95, marzo 2008Localización: PD 08.03.06Resumen:En este artículo se exponen los distintos aspectos y consideraciones a tener en cuenta para poderutilizar la factura electrónica de forma eficiente en las operaciones comerciales entre empresas. La utilización de la factura electrónica implica un incremento de la eficiencia, ahorro de costes y mayorrapidez en los pagos. Sin embargo, y a pesar de todas sus ventajas, la mayoría de las empresas todavíamantiene archivos en papel. Descriptores ICALI: Facturación. Informática.

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Una factura electrónica contiene todos losdatos de una factura, al que se le añade unacadena o secuencia de caracteres denomina-do firma electrónica. Al hacer esto, la facturaelectrónica adquiere plena validez fiscal y le-gal, por lo que se elimina la necesidad de im-primir el documento para hacérselo llegar aldestinatario.

Las facturas electrónicas se pueden emitiren diferentes formatos de fichero (EDIFACT,XML, PDF, HTML, etc…) siempre que se res-pete el contenido legal exigible a cualquier fac-tura y que cumplan ciertos aspectos para laincorporación de la firma electrónica cuali-ficada. Estos aspectos son los siguientes:

• Para dar validez legal a una factura sim-plemente es necesario que esté firmadadigitalmente.

• No es necesario estar autorizado por laAgencia Tributaria ni firmar ningún contrato.

• Cualquier medio de transmisión es acep-tado, de forma que podemos enviar lasfacturas a través de Internet mediante unmensaje de correo electrónico. La únicacondición es que estén firmadas digital-mente.

• En cualquier caso es necesaria la confor-midad por parte del receptor de la facturapara trabajar con factura electrónica. Sinembargo, no debe notificarse a la AgenciaTributaria, ni debe esperarse autorizaciónpor su parte.

• La factura electrónica sustituye por com-pleto a la factura enviada en soporte pa-pel y por lo tanto está sujeta a los mismosrequisitos y obligaciones que la factura enpapel.

FACTURA TRADICIONAL VS.FACTURA ELECTRÓNICA

Sistema Tradicional (en papel)

Los sistemas de facturación tradicional(en papel) utilizados actualmente por la ma-yoría de los profesionales y empresas se ba-san, de forma simplificada, en cuatro pasos:

✔ Creación de la factura e impresión (o tras-cripción manuscrita) en soporte papel.

✔ Envío de la factura a través de correo or-dinario u otros medios de mensajería tra-dicionales.

✔ Recepción y archivado físico de las facturas.

✔ Entrega personal de las copias ante el ór-gano tributario.

Pese a su extensa utilización, este siste-ma presenta varios inconvenientes para laempresa.

• Gastos elevados: entre otros, gastos enpapel, tinta, almacenaje, personal y envíos.

• Proceso largo: realizar el procedimientocompleto puede llevar al menos uno o dosdías.

• Problemas de espacio: en empresasgrandes con un gran volumen de factura-ción, conservar las facturas en papel pue-de convertirse en un grave problema deespacio físico.

• Falta de seguridad: este sistema de fac-turación no garantiza la autenticidad delemisor, la integridad de la factura y utili-zan un sistema de intercambio a través deun medio no seguro.

Sistema de Facturación Electrónica

Los pasos generales de un sistema defacturación electrónica son:

✔ Creación y firma digital de la factura

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DIAGRAMA FACTURACIÓN EN PAPEL

Generación de lafactura

AdministraciónTributaria

Recepción

Envío y entrega

Envío y entrega

Archivo

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✔ Envío y recepción telemática del docu-mento

✔ Conservación en soporte digital

✔ Envío telemático a la Administracióncuando sea requerido

Al contrario que el sistema tradicional, lautilización de la e-factura tiene numerososbeneficios para las empresas, como son:

• Recorte de gastos: se ahorra en papel,gastos de envío y de almacenamiento.

• Trámites más ágiles: el proceso puedeser completado en pocos minutos y cómo-damente, sin necesidad de desplazamien-to alguno gracias a la eliminación de trá-mites administrativos: las ventajas de losactuales softwares de gestión, aceptaciónde la factura, rectificación en caso deerror, etc.

• Ahorro de espacio: los documentos pue-den ser almacenados de modo magnéticou óptico. Se suprimen los archivos de pa-pel.

• Procedimiento seguro: el empleo de cer-tificados y firmas digitales garantiza la au-tenticidad y la integridad de los documen-tos. Además, el envío de documentos através de canales seguros basados en elprotocolo SSL aseguran la confidenciali-dad durante todo el proceso.

Por lo tanto, aunque en esencia ambossistemas siguen el mismo patrón de gene-ración, envío-recepción, almacenamiento ypresentación, con el sistema de facturaciónelectrónica tanto el emisor como el recep-tor podrán realizar toda la tramitación deforma cómoda, inmediata, segura y con ba-jo coste.

Es importante reseñar que una vez que elreceptor ha recibido la factura en formatoelectrónico tan sólo tiene que archivarla en fi-chero sin necesidad de imprimirla. Además, silos sistemas están preparados para la recep-ción e integración de facturas en formato es-tándar, estas facturas en formato electrónicopueden integrarse en los sistemas de gestiónde la propia compañía. Esto evita la incorpo-ración manual para contabilizar y verificar lafactura con el correspondiente albarán.

Formatos de factura electrónica

El formato contenedor de la factura, estoes, aquel fichero donde se almacenan los da-tos que conforman la factura antes de aplicar-les la firma electrónica no tiene ninguna rele-vancia desde un punto de vista legal. Cual-quier formato empleado es válido siempreque posteriormente sea firmado electrónica-mente para dotarlo de validez legal: puedeser un PDF, un archivo RTF, un documentoExcel, texto plano, HTML, XML, XAdES,PKCS#7 (formato universal), etc.

No obstante, destacamos y describimosalgunos de ellos:

• El XML permite definir nombres de cam-pos y asignarles significados. Cuando losordenadores de dos interlocutores com-parten los mismos nombres y las mismasdefiniciones, pueden intercambiarse in-formación significativa para ambos me-diante XML y actuar en consecuencia.

• En España, el CCI (Centro de Coopera-ción Interbancaria) ha desarrollado unconjunto de recomendaciones para codifi-car tanto la factura electrónica como la fir-ma electrónica. El formato está basado enXML y recoge todos los requisitos de lanormativa española, en particular el RD-1496/2003 y el RD-87/2005.

• En el sector de gran consumo, que duran-te muchos años ha estado respaldando el

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Facturación electrónica: la búsqueda de la eficiencia y productividad

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DIAGRAMA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Generación de lafactura

AdministraciónTributaria

Recepción

Envío y entregatelemática

Envío y entregatelemàtica

Archivoelectrónico

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formato EDIFACT (a través de las redesEANCOM, AECOM, en su versión espa-ñola) promueve un formato XML, que po-dría ser el preferido en la migración desdeEDIFACT, pero todavía no se ha adopta-do de forma amplia.

• PDF: es un formato legible y fácil de en-tender. Las firmas y los certificados viajandentro del documento y se puede leer conel Adobe Acrobat Reader. Además, esconvertible a XML y mantiene la dualidadelectrónico/papel.

Formatos de firma

La firma básica es aquella que recogelos elementos esenciales de la firma elec-trónica: el resumen del documento firmado,el certificado del firmante asociado a la cla-ve privada con la que se firma y el propioresultado de aplicar la clave privada al re-sumen, que es la firma electrónica propia-mente dicha.

La firma fechada añade a la firma básicainformación temporal sobre el momento de lafirma o de su verificación y la firma validadaañade a la firma fechada información sobre lavigencia del certificado empleado en el mo-mento de la firma o de su verificación.

La firma validada se denomina tambiénfirma completa (designada con las siglasES-XL), porque incluye todos los elementosque permiten comprobar que el certificado uti-lizado por el firmante estaba vigente en elmomento de la firma.

Además de estos tipos de firma, estableci-dos por la Directiva y por la Ley de FirmaElectrónica, desde el punto de vista técnicose han definido otros tipos de firma electróni-ca que son esenciales para facilitar su uso endiferentes contextos (en formatos PDF, firmasXML, firmas PKCS#7/CMS…).

¿Qué necesito para realizar facturaselectrónicas?

Para utilizar la factura electrónica es nece-sario que cumpla las siguientes condiciones:

• Emplear una solución de gestión que per-mita la emisión de facturas a través demedios electrónicos.

• Emplear una solución de firma electrónicacon verificación de origen. La mejor estra-tegia para garantizar la validez de la firmaelectrónica vinculada a la factura es em-plear una solución de certificación que ga-rantice la verificación del certificado antesde firmar el documento. De este modo se

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G R A F I C O 3

CICLO DE VIDA DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA

Opcionalmente se podríaaplicar un sellado de tiempo

para “fijar” la fecha de lafirma

El documento legalizadoes enviado al receptor,

(correo electrónico, FTP,etc...). También puedepublicarse en una web

La aplicaciónde gestióndel emisorgenera la factura encualquier formato

Firma electrónicamente

el fichero que contiene los datos

de la factura

Si dispone deuna aplicacióncompatible, el

receptorpuede

automatizar laintegración

La aplicación delreceptor debe

verificar la firmaelectrónica y

permitirla visualización

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trasladan todas las garantías fiscales alreceptor sin necesidad de que éste incu-rra en gastos para poder realizar el proce-so de verificación, facilitándole además laaceptación del receptor, necesaria parapoder remitirle las facturas electrónicas.

• Emplear un formato estándar de docu-mento, pdf, basado en XML, etc…

¿Qué ventajas me aporta utilizar lafactura electrónica?

1. Reducción de costes

Diversos estudios han calculado los aho-rros que implica la utilización de la facturaelectrónica en el proceso de facturación delas empresas, siendo el ahorro medio porfactura de 1,5 a 2 €.

Es decir que una empresa que emita co-mo media unas 500 facturas al mes puedegenerar un ahorro anual superior a los7.000 € sin necesidad de realizar inversionesiniciales. Este ahorro también es aplicable ala empresa que recibe facturas electrónicas.

• Reducción de costes derivados del papel(sellos, sobres, impresión, etc…)

• Ahorro de espacio gracias al archivado di-gital de la factura

2. Productividad

• Reduce periodos de cobro

• Mejora de los procesos de factoring conentidades financieras

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Facturación electrónica: la búsqueda de la eficiencia y productividad

C U A D R O 1

REQUERIMIENTOS A EFECTOS FISCALES

Emisor Receptor

Disponer de un certificado en vigor emitido por una Auto-ridad de Certificación reconocida por la Agencia Tributaria

Disponer de un dispositivo de firma electrónica

Conservar las facturas emitidas junto con la firma electró-nica y el dispositivo de verificación

Disponer de un dispositivo que permita verificar la identi-dad, integridad y estado del certificado en el momentoque fue empleado

Conservar las facturas emitidas junto con la firma electró-nica y el dispositivo de verificación

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PRINCIPALES VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Emisor Receptor

Ahorro de 1,5 por cada factura emitida, por los ahorrosde impresión, ensobrado, envío, etc…

Optimización del proceso administrativo, gracias al auto-matismo de la emisión y a la inmediatez en la remisión dela factura

Mejora de los procesos de factoring con entidades finan-cieras

Solución totalmente gratuita por estar verificadas en ori-gen

Mejora de los procesos administrativos y ahorro de 1,8 por tareas de archivo y costes de conservación

Ahorro en espacio físico al no necesitar utilizar papel yconservarlo archivado

La factura electrónica conserva

el mismo valor legal que la factura

en papel, pero con unas condiciones

de seguridad no observadas

en esta última

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FAQ’S

Pregunta Respuesta

Aspectos legales y fiscales

Aspectos funcionales

¿El receptor de la factura electró-nica debe disponer de certificado?

¿En caso de inspección debo im-primir las facturas?

¿Debo notificar a Hacienda laemisión o recepción de facturaelectrónica?

¿Qué tengo que hacer para emitirfactura electrónica?

No.

No, deberán entregarse los documentos electró-nicos con su firma electrónica y el dispositivo deverificación.

Si se utiliza firma electrónica en base a lo esta-blecido al Real Decreto sobre obligaciones defacturación no es necesario solicitar autorizaciónprevia ni comunicar el hecho a la Agencia Tribu-taria.

En el caso de las pymes lo más económico esemplear una aplicación de gestión que integre lafuncionalidad de emisión de facturas ya que rea-lizar un desarrollo a medida reduce el ahorroobtenido por la emisión de factura electrónica.

NORMATIVA RELACIONADA

• Directiva de la UE 2001/115/CE(20/12/2001)

• Orden del Ministerio de HaciendaHAC/3134/2002 (05/12/2002)

• Resolución de la AEAT 2/2003(14/02/2003)

• Real Decreto 1496/2003 (28/11/2003)

CLAVES DE LA E-FACTURA

• Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o base de datos que permite generarlas

• Asegurar legibilidad en formato original

• Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsquedaselectiva, copia o descarga en línea e impresión

• En caso de emisión de factura electrónica: firmar electrónicamentela factura o delegar esta acción en un tercero o en el Receptor

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BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Incremento de eficienciaReducción de costes

Rapidez de cobroMenos conflictos con el cliente

Adaptado al proveedorAdaptado a las preferencias del cliente

Incremento de seguridadReducción de personal

Mejora en seguridadMejor control y comunicación

Ventajas medioambientalesSincronización automática

Incremento de transparenciaEficacia para impuestos

OtrosNingunoNo sabe

0% 20% 40% 60% 80%

Fuente: Informe “e-Invoicing and e-Archiving taking the next step “PricewaterhouseCoopers”

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• Posibilita la deducción fiscal (IVA) más rá-pido

• Proceso único de manipulación de factu-ras entre departamentos. Optimización delproceso administrativo

• Incremento de la calidad de la factura através de la reducción de errores adminis-trativos

• Reducción de recursos destinados atareas que no aportan valor a su negocio

3. Valor añadido

• Mayor respeto por el medio ambiente alconsumirse menos papel

• Relación más transparente entre provee-dores y clientes

• Incremento de la seguridad (garantías deautenticidad e integridad)

• Mayor disponibilidad de las facturas (he-rramientas de búsqueda y visualización).Aplicaciones de Gestión Elite, Gestión do-cumental…

Digitalización Certificada

La Digitalización Certificada es el procesopor el que, partiendo de una factura en papel, segenera una imagen digital firmada electrónica-

mente a la que se le aplica la presunción de te-ner el mismo valor probatorio que la factura origi-nal. El resultado es un documento con forma se-mejante a una compulsa electrónica, permitien-do destruir la propia factura original en papel.

No obstante, para que se dé por buena lapresunción descrita, es preciso utilizar dispo-sitivos auditados (lo que supone una modali-dad de homologación), así como disponer deun informe de auditoría del proceso de digita-lización. Los datos también deben estar dis-ponibles en un formato estándar y legible.

• Requisitos

Para garantizar que los documentos así di-gitalizados cumplen de forma íntegra las con-diciones de autenticidad, es recomendable uti-lizar la firma electrónica completa. Además,esta modalidad de firma permite que quien de-ba verificarla no se preocupe de comprobar lavalidez, que puede ser diferente para cadaprestador. Sólo en España existen más de 20sistemas de certificación, cada uno con supropio mecanismo de verificación. ✽

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Facturación electrónica: la búsqueda de la eficiencia y productividad

G R A F I C O 5

SATISFACCIÓN DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN

Control de costes en la puesta en marcha

Conformidad legal

Velocidad de realización

Conformidad impuestos

Preparación del cliente

Funcionamiento consultores exteriores

Preparación del proveedor

Fuente: Informe “e-Invoicing and e-Archiving taking the next step “PricewaterhouseCoopers”

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31–4 29

26–4 31

24–15 27

26–4–2 22

24–9 13

24–4–2 11

13–7 20

Insatisfecho Satisfecho Muy satisfechoMuy insatisfecho

Mº de Industria / Red.es http://www.red.es/prensa/pdf/factura_electronica.pdf

ASIMELEC www.asimelec.es

Agencia Tributaria www.aeat.es

AECOC www.aecoc.es

MÁS INFORMACIÓN:

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