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*00045925*Al contestar cite Radicado I-2020-09400 Id: 45925Folios: 5 Fecha: 2020-08-20 08:36:05 Anexos: 1 MEDIO MAGNETICORemitente: OFICINA DE CONTROL INTERNODestinatario: DESPACHO DEL ALCALDE y OTROS

Fusagasugá, 19 agosto 2020

Respetados Doctores JHON JAIRO HORTUA VILLALBAALCALDEDORA YOLIMA DIAZ TORRESSECRETARIA ADMINISTRATIVADIANA MARCELA FIRACATIVE BUITRAGOOFICINA ASESORA DE COMUNICACIONESFUSAGASUGA - CUNDINAMARCA

Asunto: INFORME DE SEGUIMIENTO A LA ACCESIBILIDAD Y ATENCIÓN AL CIUDADANO SOBRE EL TRÁMITE DE PQRSD DE LA ALCALDIA DE FUSAGASUGA - PRIMER SEMESTRE 2020.

Respetados Doctores:

Dando cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474de julio 12 de 2011, la Oficina de Control Interno remite informe de verificación a la accesibilidad, atención al ciudadano sobre el trámite de PQRSD correspondiente al primer semestre de la vigencia 2020.

ANALISIS DEL TRAMITE PQRD

Se presenta informe al Señor alcalde teniendo en cuenta que la Secretaria Administrativa entregó los respectivos informes de seguimiento y control de las

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PQRSD Radicado I20206705 Id: 38925, con fecha 10 de junio de 2020 correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2020 y Radicado I20208173 Id: 42767, con fecha 21 de julio de 2020 correspondiente al segundo trimestre de la vigencia 2020.

Para el primer trimestre 2020, según información suministrada por la Secretaria Administrativa, se reportaron 7.504 radicados de la Ventanilla Única de Radicación (V.U.R.) y del Sistema de Atención al Ciudadano (S.A.C.), de estas, 6.924 fueron clasificadas con la tipología documental PQRSD.

Para el segundo trimestre de la vigencia 2020, según informe de la Secretaria Administrativa, se reportaron 1.994 radicados de la Ventanilla Única de Radicación (V.U.R.) y del Sistema de Atención al Ciudadano (S.A.C.), de estas, 1.896 fueron clasificadas con la tipología documental PQRSD

Siendo así, para el primer semestre del 2020 se registraron 9.498 radicados y dadas las medidas de aislamiento preventivo para la contención del COVID – 19, a partir del mes de marzo se evidencia que comienza a disminuir notablemente el canal de recepción “presencial” y aumenta levemente la radicación por los canales “correo electrónico” y “portal web”

En general para el primer semestre de 2020 se evidencio en los informes reportados de PQRSD la problemática con la gestión de datos, esta falta del gobierno de los datos es de todo punto imposible convertirla en una información fiable tanto para uso operativo básico como para la toma de decisiones estratégicas para la Administración Municipal. Por tal razón la Oficina de Control Interno sugiere que el líder del proceso del trámite PQRSD genere las políticas, directrices y lineamientos respectivos para que toda la Administración Municipal realice el uso adecuado de los canales de comunicación formales y los de recepción de las PQRSD.

Aunado a lo anterior no es posible determinar el número de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones radicadas en la entidad toda vez que el sistema ControlDoc® no tiene parametrizado dentro de la serie documental (Derechos de petición), las subseries “PQRSD” por tal razón se generan los siguientes inconvenientes:

o Todo se radica como petición y con alerta de respuesta en diez (10) días, de tal forma que se corre el riesgo que se contabilicen

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erróneamente términos para otras peticiones, como por ejemplo de consulta, de otros funcionarios, congresistas, periodistas, por tal razón se sugiere realizar los respectivos ajustes al aplicativo con el fin de clasificar en debida forma de acuerdo con la tipología documental P-Q-R-D-S.

o No se tiene seguridad que las respuestas a las peticiones se notifican efectivamente.

o Todas las Tutelas se radican como Peticiones.

o No se clasifican las circulares, invitaciones, documentos que no requieren respuesta.

o Los documentos que son objeto de subsanación a las observaciones en proyectos se radican como peticiones y se sobresatura él sistema para la Dirección de Información y Planificación Territorial.

De igual manera la Oficina de Control Interno sugiere que en el canal de comunicación virtual de PQRSD Ciudadano del enlace: https://fusapqr.fusagasugadigital.gov.co/CiudadanoPQR/Paginas/Login.aspx. se aclare la diferencia de cada una de las tipologías documentales (PQRSD), esto con el fin de mitigar los errores que se han venido presentando con la radicación de los ciudadanos.

La Oficina de Control Interno sugiere que para el próximo informe trimestral se pueda incorporar el análisis y percepción de los grupos de valor con respecto al servicio, orientación, asesoría integral, tramites entre otros.

Por tal razón la Administración Municipal debe incorporar recursos para el desarrollo de iniciativas que mejoren el servicio al ciudadano con el fin de ajustar el sistema de ControlDoc con el fin de generar el cumplimiento de la normatividad en forma integral, adicional se deben establecer mecanismos de comunicación directa entre las áreas del servicio al ciudadano y la Alta Dirección, pues actualmente la Ventanilla Única de Correspondencia de la Alcaldía solo tiene comunicación con el Administrador del Proceso.

ANALISIS DE ACCESIBILIDAD DE ESPACIOS FÍSICOS DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE FUSAGASUGÁ

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De acuerdo con los principios normativos, uno de los fines esenciales del Estado es servir a la comunidad. Por tanto, las acciones llevadas a cabo por las entidades de la Administración Publica deben tener como eje central a los ciudadanos, de modo que ellos accedan a servicios oportunos y de calidad, en condiciones de igualdad, con independencia de sus características (menor de edad, adulto mayor, mujer embarazada, persona de talla baja o en condición de discapacidad, entre otros).

Se evidencia que estos criterios y requisitos generales de accesibilidad y señalización al medio físico requeridos en los espacios físicos de acceso al ciudadano, en especial, en los puntos presenciales destinados a brindar atención al ciudadano, la Alcaldía Municipal de Fusagasugá no ha realizado la adecuación a los estándares de espacios físicos ya construidos como lo señala la Norma Técnica Colombiana NTC 6047.

ANÁLISIS ACCESIBILIDAD A LA PÁGINA WEB DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE FUSAGASUGÁ

Mediante test realizado a la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá, con las Pautas WCAG 2.0 Nivel del análisis: A Tecnologías: HTML, CSS, se pudo evidenciar las deficiencias a los requisitos de accesibilidad que deben estar implementados según la Norma Técnica Colombiana NTC 5854 de 2011, en cuanto a los principios perceptible, operable, comprensible y robusto.

Se Encontraron 202 problemas en los principios de percepción, operable, comprensible y robusto distribuidos en 6 criterios de éxito. Por tal razón el administrador de contenidos de la página web de la Alcaldía Municipal, (Oficina Asesora de Comunicaciones), deberá realizar la respectiva corrección a los problemas y realizar la revisión manual de las 619 advertencias en 11 criterios de éxito especificados dentro del informe.

Por tal razón se advierte a la Secretaria Administrativa y a la Oficina Asesora de Comunicaciones para que tome las acciones correctivas asociadas a los hallazgos relacionados dentro del presente informe, de tal forma que conlleven a que la comunidad pueda acceder a los lugares físicos y digitales del portal web en condiciones de igualdad, con independencia de sus características y se brinde una correcta administración de los datos asociados a las PQRSD permitiendo su tratamiento y cumplimiento a los estándares de accesibilidad en la adecuada atención al ciudadano, cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1166 de 2016 en lo que respecta a las peticiones verbales, los artículos 47 y 48 de la Ley 361 de 1997, reglamentada por el

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Decreto Nacional 734 de 2012, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1538 de 2005 y Adicionada por la Ley 1287 de 2009.

Es importante manifestar que con radicado I20208511, ID 43593 del 28 de julio de 2020 se envió a la Secretaria Administrativa y Despacho del Alcalde el resultado de la verificación al cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la información en 159 folios.

Cordialmente,

OLGA PATRICIA CASTILLO RANGELJefe oficina control Interno

GESTIÓN DOCUMENTAL:Original: Destinatarios1ª Copia: OFICINA DE CONTROL INTERNOProyecto: RONALD MAURICIO MUÑOZ PARDO

Revisó y Aprobó: OLGA PATRICIA CASTILLO RANGEL

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INFORME DE SEGUIMIENTO A LA ACCESIBILIDAD Y ATENCIÓN AL CIUDADANO SOBRE EL TRÁMITE DE PQRSD DE LA ALCALDIA DE

FUSAGASUGA - PRIMER SEMESTRE 2020.

INTRODUCCIÓN La Oficina de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá, en

cumplimiento a las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993 y en el Artículo 76

de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, presenta el informe

en materia de accesibilidad y atención al ciudadano sobre el tratamiento de las

peticiones que la ciudadanía interpone ante la Entidad, recibidas durante el primer

semestre de la vigencia 2020.

OBJETIVO Verificar el cumplimiento por parte de la Alcaldía de Fusagasugá, de las disposiciones legales sobre las PQRSD interpuestas y la efectividad en la respuesta y gestión de estas, con el fin de rendir a la Alta Dirección un informe sobre los resultados alcanzados. ALCANCE Accesibilidad y atención al Ciudadano sobre las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias ciudadanas por presuntos actos de corrupción ante la Administración Municipal de Fusagasugá durante el primer semestre del 2020. MARCO NORMATIVO Los criterios establecidos para la realización del presente informe son las relacionadas a continuación: Constitución Política de Colombia artículos 2, 23 y 209. Documento Conpes 3785 diciembre 2013 “política nacional de eficiencia administrativa al servicio del ciudadano y concepto favorable a la nación para contratar un empréstito externo con la banca multilateral hasta por la suma de USD 20 millones destinado a financiar el proyecto de eficiencia al servicio del Ciudadano” Ley 87 del 29 de noviembre 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, artículo 12 literal i).

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Ley 361 del 7 de febrero de 1997, “Por la cual se establecen mecanismos de integración social de las personas con limitación y se dictan otras disposiciones.

Ley 527 del 18 de agosto de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” Artículos 21 al 24. Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. Artículo 76. Ley 1618 del 27 de febrero de 2013 ¨Por medio de la cual se establecen las

disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con

discapacidad”

Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”. Articulo 11 literal h). Ley 1755 del 30 de junio de 2015 “Por medio del cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.” Decreto 019 del 10 de enero de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir

o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la

Administración Pública”.

Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012 “Por el cual se establecen los

lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de

Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y

se dictan otras disposiciones.”

Decreto 103 del 20 de enero de 2015, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto

Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República” Artículos 2.1.1.2.1.4 y

2.1.1.6.2

Decreto 1166 del 19 de julio de 2016 “Por el cual se adiciona el capítulo 12 al Título

3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario

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del Sector Justicia y del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y

radicación de las peticiones presentadas verbalmente"

Decreto 1008 del 14 de junio de 2018 “Por el cual se establecen los lineamientos

generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de

la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del

sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Circular Externa No. 001 de 2011 expedida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, en la cual se imparten instrucciones a las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces. Decreto Municipal No.532 de 2019 del 19 de septiembre de 2019 “por el cual se reglamenta el trámite interno de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias sobre las materias de competencia de la Alcaldía de Fusagasugá. RESOLUCIÓN No. 676 DE 2019, “Por la cual se adopta el uso de la firma mecánica para la expedición de las comunicaciones oficiales de la Alcaldía de Fusagasugá”. Guía para la Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, cuyo objetivo es “Orientar metodológicamente a las entidades en el análisis de los procesos y procedimientos que permitan establecer diagnósticos y diseñar acciones de mejora en la estrategia de racionalización de trámites.” Circular Reglamentaria No. 001del 2 de octubre de 2019 “Directivas Para el Buen uso y Manejo del Software de Gestión Documental ControlDoc” Manual de la Ventanilla Única de Correspondencia Código: MA-GA-001 Versión 1 cuyo objetivo es “Formalizar el procedimiento y lineamientos para la producción, recepción, control, administración y conservación de los documentos oficiales (RECIBIDAS, INTERNAS Y ENVIADAS) que se radiquen o se produzcan en la ALCALDÍA DE FUSAGASUGÁ”. Complementario a lo anterior, se consideraron los registros del Sistema ControlDoc® METODOLOGÍA El presente informe se realizó teniendo como base la normatividad legal vigente, el manual de Ventanilla Única de Correspondencia y los Informes de Seguimiento y Control a la PQRSD presentados por la Secretaria Administrativa a la Oficina de Control Interno.

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ANÁLISIS DE LAS PQRSD

De acuerdo al informe de seguimiento del primer trimestre remitido por la Secretaría Administrativa mediante Radicado I20206705 Id: 38925, con fecha 10 de junio de 2020, se reportaron 7.504 radicados de la Ventanilla Única de Radicación (V.U.R.) y del Sistema de Atención al Ciudadano (S.A.C.), de estas, 6.924 fueron clasificadas con la tipología documental PQRSD. En la tabla N° 1 se puede visualizar el desglose mensual de las 6.924 radicaciones parametrizadas como peticiones, de estas 28 corresponden a quejas, 3 reclamos, 7 denuncias y 2 sugerencias. De igual manera se puede observar en el informe de seguimiento del segundo trimestre remitido por la Secretaría Administrativa mediante Radicado I20208173 Id: 42767, con fecha 21 de julio de 2020, se reportaron 1.994 radicados de la Ventanilla Única de Radicación (V.U.R.) y del Sistema de Atención al Ciudadano (S.A.C.), de estas, 1.896 fueron clasificadas con la tipología documental PQRSD. En la tabla N° 2 se puede visualizar el desglose mensual de las 1.896 radicaciones parametrizadas como peticiones, de estas 9 corresponden a quejas, 13 reclamos, 3 denuncias, 3 sugerencias y 1 felicitación. Siendo así, para el primer semestre del 2020 se registraron 9.498 radicados y dadas las medidas de aislamiento preventivo para la contención del COVID – 19, a partir del mes de marzo se evidencia que comienza a disminuir notablemente el canal de recepción “presencial” y aumenta levemente la radicación por los canales “correo electrónico” y “portal web”. como se muestra en la Tabla N° 3. También es importante indicar que la Secretaría Administrativa brindó las líneas telefónicas y los medios electrónicos para la atención al ciudadano de cada una de las dependencias en el marco de la emergencia sanitaria, mediante circulares informativas, mas sin embargo a la fecha estas no han sido reportadas a la Secretaría Administrativa para poder identificar el número total de comunicaciones recibidas. Ahora bien, a esta oficina le han manifestado los ciudadanos que han recibido respuestas a las comunicaciones directamente por funcionarios y contratistas de la Alcaldía Municipal por medios no oficiales, como es el caso de uso de correos personales y números de whatsapp.

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Tabla N° 1 ENTRADA DE PQRSD PRIMER TRIMESTRE VUR Y SAC

2020 PETICION/ SOLICITUD

QUEJA RECLAMO SUGERENCIA DENUNCIA FELICITACIÓN TOTAL

ENERO 2261 11 0 1 1 0 2274

FEBRERO 2834 7 0 1 1 0 2843

MARZO 1789 10 3 0 5 0 1807

TOTAL 6884 28 3 2 7 0 6924

Fuente: Informe primer trimestre 2020 PQRSD – Secretaría Administrativa.

Tabla N° 2 ENTRADA DE PQRSD SEGUNDO TRIMESTRE VUR Y SAC

2020 PETICION/ SOLICITUD

QUEJA RECLAMO SUGERENCIA DENUNCIA FELICITACIÓN TOTAL

ABRIL 306 1 6 1 0 0 314

MAYO 729 6 5 0 3 1 744

JUNIO 832 2 2 2 0 0 838

TOTAL 1867 9 13 3 3 1 1896

Fuente: Informe SEGUNDO trimestre 2020 PQRSD – Secretaría Administrativa. Tabla N° 3 COMUNICACIONES RECIBIDAS DE ACUERDO AL CANAL DE RECEPCIÓN

MES/CANAL PRESENCIAL CORREO

ELECTRÓNICO PORTAL

WEB TELEFÓNICO

BUZÓN DE SUGERENCIAS

TOTAL

ENERO 2369 65 33 1 0 2468

FEBRERO 2973 85 34 0 2 3094

MARZO 1816 83 40 0 3 1942

ABRIL 21 236 96 0 0 353

MAYO 307 357 102 0 0 766

JUNIO 370 423 81 1 0 875

TOTAL 7856 1249 386 2 5 9498 Fuente: Informe PRIMER Y SEGUNDO trimestre 2020 PQRSD – Secretaría Administrativa. Una vez analizadas las estadísticas remitidas por la Secretaría Administrativa, se pudo apreciar que 30 radicados presentan una clasificación errónea y que no se debieron registrar con la tipología documental denuncia, queja, reclamo y felicitaciones. Estas fueron radicadas por los ciudadanos a través del canal virtual

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de PQRS Ciudadano; opción del software ControlDoc para la radicación de comunicaciones a través del enlace: https://fusapqr.fusagasugadigital.gov.co/CiudadanoPQR/Paginas/Login.aspx. Ahora bien, analizando la información remitida por la secretaría Administrativa, (ver tabla N° 4 comunicaciones oficiales recibidas con tipología documental PQRSD), se pudo evidenciar que las dependencias que tuvieron mayor asignación de la tipología documental PQRSD para este primer semestre fueron: Secretaría de Planeación (1993 radicados asignados; equivalente al 23.55%); Secretaría de Gobierno (1448 radicados asignados; equivalente al 17.11%); Secretaría Administrativa (1066 radicados asignados; equivalente al 12.59%); Secretaría de Movilidad (854 radicados asignados; equivalente al 10.09%) y Secretaría de Hacienda (761 radicados asignados; equivalente al 8.99%). De igual manera las dependencias que tuvieron menos asignación de la tipología documental PQRSD para este primer semestre fueron: Oficina de Desarrollo Institucional (3 radicados asignados; equivalente al 0.04%); Oficina de Proyectos (13 radicados asignados; equivalente al 0.15%); Oficina de Control Interno (14 radicados asignados; equivalente al 0.17%). TABLA N° 4 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS CON TIPOLOGÍA DOCUMENTAL PQRSD

SECRETARIAS, DIRECCIONES Y OFICINAS

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL

DESPACHO ALCALDE 52 55 34 2 6 8 157

OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

1 2 0 0 0 0 3

OFICINA DE CONTROL INTERNO 7 3 0 0 3 1 14

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

4 12 11 0 1 2 30

OFICINA DE TURISMO 19 21 11 2 1 1 55

OFICINA DE PROYECTOS 1 8 1 1 1 1 13

OFICINA TIC 4 7 8 0 2 5 26

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

3 6 3 0 0 4 16

OFICINA DE SOLIDARIDAD 7 6 15 8 6 0 42

SECRETARÍA JURÍDICA 190 115 67 3 12 30 417

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SECRETARÍA DE GOBIERNO 390 460 299 42 121 136 1448

SECRETARIA DE EDUCACIÓN 0 7 4 40 56 76 183

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 382 522 334 87 319 349 1993

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA 332 343 234 37 58 62 1066

SECRETARÍA DE HACIENDA 211 320 183 12 21 14 761

SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA 86 132 86 12 10 17 343

SECRETARÍA DE FAMILIA E INTEGRACIÓN SOCIAL

47 43 35 5 9 12 151

SECRETARÍA DE MOVILIDAD 224 268 163 38 68 93 854

SECRETARÍA DE SALUD 111 178 106 14 18 7 434

SECRETARÍA DE AGRICULTURA, AMBIENTE Y TIERRAS

56 84 45 4 14 10 213

SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD

9 81 57 7 17 6 177

SECRETARÍA DE CULTURA 13 25 25 0 1 4 68

TOTAL 2149 2698 1721 314 744 838 8464

Dentro del informe del primer trimestre del año 2020, remitido por la Secretaría Administrativa, se pudo evidenciar que las dependencias que tramitaron mayor cantidad de radicados como gestión exitosa dentro de términos, se encuentra la Oficina TIC y la Oficina de Desarrollo Institucional; en cuanto las dependencias que tramitaron con gestión exitosa fuera de términos fueron la Dirección de contratación y la Secretaría de Movilidad, por otro lado las dependencias que tienen mayor cantidad de radicados sin tramitar fueron La Secretaría de Educación y la Dirección de Contratación Ahora bien, para el segundo trimestre las dependencias que tramitaron con gestión exitosa dentro de términos, se encuentra la Secretaría de Hacienda, Secretaría de Educación, Oficina de Control Interno Disciplinario y Despacho del Alcalde; en cuanto las dependencias que tramitaron con gestión exitosa fuera de términos establecidos en el artículo 5 del Decreto 491 de 2020 fueron Dirección de Valorización, Oficina de Solidaridad, por otro lado las dependencias que tienen mayor cantidad de radicados sin tramitar fueron Secretaría de Desarrollo Económico y la Oficina de Solidaridad.

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ANÁLISIS DE ACCESIBILIDAD DE ESPACIOS FÍSICOS DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE FUSAGASUGÁ De acuerdo con los principios normativos, uno de los fines esenciales del Estado es servir a la comunidad. Por tanto, las acciones llevadas a cabo por las entidades de la Administración Publica deben tener como eje central a los ciudadanos, de modo que ellos accedan a servicios oportunos y de calidad, en condiciones de igualdad, con independencia de sus características (menor de edad, adulto mayor, mujer embarazada, persona de talla baja o en condición de discapacidad, entre otros). Para el primer semestre del año 2020, se evidencia que estos criterios y requisitos generales de accesibilidad y señalización al medio físico requeridos en los espacios físicos de acceso al ciudadano, en especial, en los puntos presenciales destinados a brindar atención al ciudadano, la Alcaldía Municipal de Fusagasugá no ha realizado la adecuación a los estándares de espacios físicos ya construidos como lo señala la Norma Técnica Colombiana NTC 6047: Accesibilidad al medio físico, espacios de servicio al ciudadano, en la administración pública en cuanto a los siguientes requisitos.

o Diagrama de Zonas y Requisitos de los espacios físicos destinados al servicio ciudadano.

o Requisitos técnicos para la adecuación de espacios físicos. o Espacio reservado para estacionamiento accesible. o Circulación horizontal. o Circulación vertical. o Defensas a lo largo de senderos y rampas. o Rampa al interior de las edificaciones. o Escaleras. o Pasamanos. o Ascensores. o Plataformas de elevación verticales e inclinadas. o Instalaciones para perros guía y otros perros de asistencia. o Puertas. o Ventanas y sus herrajes. o Sistema de Asignación de turno. o Organizadores de filas. o Módulos de atención de pie o sentado. o Mobiliario salas de espera. o Auditorios, salas de conferencia y salas de reuniones. o Espacios de observación en áreas de reunión. o Cuartos de baño e instalaciones sanitarias. o Teléfonos. o Sistemas de acceso de seguridad. o Centro de copiado. o Fuentes de agua potable.

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o Centro de documentación. o Guardarropa. o Cocineta y cafetería para servidores. o Enfermería. o Áreas de almacenamiento. o Cuartos de Basura. o Superficies de piso y pared. o Contraste visual. o Iluminación. o Equipos controles e interruptores. o Aspectos de gestión y mantenimiento. o Seguridad y protección contra emergencias y evacuación para todos. o Orientación e Información. o Señalización.

ANÁLISIS ACCESIBILIDAD A LA PÁGINA WEB DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE FUSAGASUGÁ Para el primer semestre de la vigencia 2020 se realizó el análisis de accesibilidad a la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá mediante test realizado, con las Pautas WCAG 2.0 Nivel del análisis: A Tecnologías: HTML, CSS, se pudo evidenciar las deficiencias a los requisitos de accesibilidad que deben estar implementados según la Norma Técnica Colombiana NTC 5854 de 2011, en cuanto a los principios perceptible, operable, comprensible y robusto. Desde el pasado 2 de abril de 2020, mediante Radicado I20204419 Id: 33382, se plasmaron las deficiencias con respecto a la implementación de esta norma y realizando nuevamente el análisis de cada principio y factor de éxito, los resultados arrojados fueron los siguientes: PRINCIPIO PERCEPTIBLE En general este principio busca que la información y los componentes de la interfaz de usuario deben ser presentados a los usuarios de modo que puedan percibirlos en páginas web, caso contrario se evidenció en la página web de la Alcaldía Municipal en el que se encontraron 125 problemas, en donde 68 de ellos pertenecen al criterio de éxito de contenidos no textuales y 57 pertenecen al criterio de éxito de información y relaciones. Por tal razón la Oficina de Control Interno solicita que se realicen las respectivas correcciones respecto a cada criterio de éxito.

o Criterio de éxito de contenidos no textuales: la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá debe hacer que la información transmitida por contenido que no sea de texto sea accesible mediante el uso de una alternativa de texto, por ejemplo, visual, auditiva o táctil. Como es el caso de los cuadros de datos, la grabación de audio de un discurso, animaciones que

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ilustren, cámara web de tráfico, fotografía de un evento histórico de una noticia, entre otros. La corrección de estos 68 problemas pertenecientes a este criterio permitirán ayudar a las personas que tienen dificultades para percibir el contenido visual, pueden ayudar a algunas personas que tienen dificultades para comprender el significado de fotografías, dibujos y otras imágenes, las personas sordas, con problemas de audición o que tienen problemas para comprender la información de audio por cualquier motivo pueden leer la presentación del texto y las alternativas de texto admiten la capacidad de buscar contenido que no sea de texto y reutilizar contenido de varias maneras, entre otros beneficios.

o Criterio de éxito de información y relaciones: la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá debe garantizar que la información y las relaciones que están implícitas en el formato visual o auditivo se conservan cuando cambia el formato de presentación, Por ejemplo, el formato de presentación cambia cuando el contenido es leído por un lector de pantalla o cuando una hoja de estilo del usuario se sustituye por la hoja de estilo proporcionada por el autor. Como es el caso de un formulario con campos obligatorios, un formulario que utiliza color y texto para indicar los campos obligatorios y un formulario donde las etiquetas de las casillas de verificación se pueden determinar mediante programación, entre otros. Las correcciones de estos 57 problemas pertenecientes a este criterio beneficiarán a las personas con diferentes discapacidades al permitir que los agentes usuarios adapten el contenido de acuerdo con las necesidades de los usuarios individuales, los usuarios ciegos (que usan un lector de pantalla) se benefician cuando la información transmitida a través del color también está disponible en texto (incluidas las alternativas de texto para imágenes que usan el color para transmitir información).

PRINCIPIO OPERABLE En general este principio busca que los componentes de la interfaz de usuario y la navegación deben ser operables en páginas web, caso contrario se aprecia en la página de la Alcaldía Municipal, en donde se encontraron 17 problemas pertenecientes al criterio de éxito de propósito de los enlaces (en contexto). Por tal razón la Oficina de Control Interno solicita que se realicen las respectivas correcciones respecto a este criterio de éxito.

o Criterio de éxito propósito de los enlaces (en contexto): la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá debe permitir ayudar a los usuarios a comprender el propósito de cada enlace para que puedan decidir si desean seguir el enlace.

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Las correcciones de estos 17 problemas pertenecientes a este criterio beneficiarán a las personas con discapacidad de movimiento al permitirles omitir enlaces que no les interesan, evitando las pulsaciones de teclas necesarias para visitar el contenido referenciado y luego volver al contenido actual, también beneficiará a personas que tienen limitaciones cognitivas mitigando la desorientación por múltiples medios de navegación hacia y desde el contenido que no les interesa.

PRINCIPIO COMPRENSIBLE En general este principio busca que la información y el manejo de la interfaz de usuario debe ser comprensible, caso contrario se aprecia en la página de la Alcaldía Municipal, en donde se encontraron 9 problemas pertenecientes al criterio de éxito de etiquetas o instrucciones. Por tal razón la Oficina de Control Interno solicita que se realicen las respectivas correcciones respecto a este criterio de éxito.

o Criterio de éxito de etiquetas o instrucciones: la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá debe tener en sus elementos de entrada instrucciones o etiquetas que identifiquen los controles en un formulario para que los usuarios sepan qué datos de entrada se esperan. Las correcciones de estos 9 problemas pertenecientes a este criterio beneficiarán a las personas con discapacidades toda vez que los lectores de pantalla permitirán la lectura de la etiqueta cuando el campo recibe el foco.

PRINCIPIO ROBUSTO En general este principio busca que el contenido sea suficientemente robusto como para ser interpretado de forma fiable por una amplia variedad de agentes de usuario, incluyendo las ayudas técnicas en páginas web, caso contrario se evidenciaron en la página web de la Alcaldía Municipal 51 problemas, en donde 36 de ellos pertenecen al criterio de éxito de procesamiento y 15 pertenecen al criterio de éxito de nombre, función, valor. Por tal razón la Oficina de Control Interno solicita que se realicen las respectivas correcciones respecto a cada criterio de éxito.

o Criterio de éxito de procesamiento: la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá debe garantizar que los agentes de usuario, incluidas las tecnologías de asistencia, puedan interpretar y analizar el contenido con precisión. Las correcciones de estos 36 problemas pertenecientes a este criterio beneficiarán en que las páginas web tengan etiquetas completas de inicio y fin y estén anidadas de acuerdo con las especificaciones ayuda a garantizar

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que las tecnologías de asistencia puedan analizar el contenido con precisión y sin fallar.

o Criterio de éxito de nombre, función, valor: la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá debe garantizar que las Tecnologías de asistencia (AT) puedan recopilar información sobre, activar (o configurar) y mantenerse al día sobre el estado de los controles de la interfaz de usuario en el contenido. Las correcciones de estos 15 problemas pertenecientes a este criterio podrán proporcionar información sobre roles, estados y valores en todos los componentes de la interfaz de usuario permite la compatibilidad con tecnología de asistencia, como lectores de pantalla, lupas de pantalla y software de reconocimiento de voz, utilizado por personas con discapacidades. A continuación, se muestra el resumen total del test realizado a la página web de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá en cada uno de sus principios:

CONVENCIONES No se han encontrado errores Existen problemas Requiere revisión manual Imposible de realizar revisión automática, se debe realizar su validación manual.

PRINCIPIO PERCEPTIBLE PRINCIPIO OPERABLE

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PRINCIPIO COMPRENSIBLE PRINCIPIO ROBUSTO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En general para el primer semestre de 2020 se evidencio en los informes reportados

de PQRSD la problemática con la gestión de datos, esta falta del gobierno de los

datos es de todo punto imposible convertirla en una información fiable tanto para

uso operativo básico como para la toma de decisiones estratégicas para la

Administración Municipal. Por tal razón la Oficina de Control Interno sugiere que el

líder del proceso del trámite PQRSD genere las políticas, directrices y lineamientos

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respectivos para que toda la Administración Municipal realice el uso adecuado de

los canales de comunicación formales y los de recepción de las PQRSD.

Aunado a lo anterior no es posible determinar el número de peticiones, quejas,

reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones radicadas en la entidad toda vez

que el sistema ControlDoc® no tiene parametrizado dentro de la serie documental

(Derechos de petición), las subseries “PQRSD” por tal razón se generan los

siguientes inconvenientes:

o Todo se radica como petición y con alerta de respuesta en diez (10) días, de

tal forma que se corre el riesgo que se contabilicen erróneamente términos

para otras peticiones, como por ejemplo de consulta, de otros funcionarios,

congresistas, periodistas, por tal razón se sugiere realizar los respectivos

ajustes al aplicativo con el fin de clasificar en debida forma de acuerdo con la

tipología documental P-Q-R-D-S.

o No se tiene seguridad que las respuestas a las peticiones se notifican

efectivamente.

o Todas las Tutelas se radican como Peticiones.

o No se clasifican las circulares, invitaciones, documentos que no requieren

respuesta.

o Los documentos que son objeto de subsanación a las observaciones en

proyectos se radican como peticiones y se sobresatura él sistema para la

Dirección de Información y Planificación Territorial.

De igual manera la Oficina de Control Interno sugiere que en el canal de comunicación virtual de PQRSD Ciudadano del enlace: https://fusapqr.fusagasugadigital.gov.co/CiudadanoPQR/Paginas/Login.aspx. se aclare la diferencia de cada una de las tipologías documentales (PQRSD), esto con el fin de mitigar los errores que se han venido presentando con la radicación de los ciudadanos.

La Oficina de Control Interno sugiere que para el próximo informe trimestral se

pueda incorporar el análisis y percepción de los grupos de valor con respecto al

servicio, orientación, asesoría integral, tramites entre otros.

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Por tal razón la Administración Municipal debe incorporar recursos para el desarrollo

de iniciativas que mejoren el servicio al ciudadano con el fin de ajustar el sistema de

ControlDoc con el fin de generar el cumplimiento de la normatividad en forma

integral, adicional se deben establecer mecanismos de comunicación directa entre

las áreas del servicio al ciudadano y la Alta Dirección, pues actualmente la Ventanilla

Única de Correspondencia de la Alcaldía solo tiene comunicación con el

Administrador del Proceso.

La Administración Municipal no cumple con los criterios y requisitos generales de accesibilidad y señalización al medio físico requeridos en los espacios físicos de acceso al ciudadano como lo señala la Norma Técnica Colombiana NTC 6047, por tal razón la Oficina de Control Interno sugiere que se realicen los respectivos ajustes locativos. Se solicita a la Secretaria Administrativa y a la Oficina Asesora de Comunicaciones

para que tome las acciones correctivas asociadas a los hallazgos relacionados a la

página web de la Alcaldía Municipal y en cumplimiento de la Norma Técnica

Colombiana NTC 5854 de 2011.

Es importante manifestar que con radicado I20208511, ID 43593 del 28 de julio de 2020 se envió a la Secretaria Administrativa y Despacho del Alcalde el resultado de la verificación al cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la información en 159 folios.

Cordialmente,

CONTROL INTERNO

GESTIÓN DOCUMENTAL:

Original: Destinatarios

1ª Copia: OFICINA DE CONTROL INTERNO

Proyecto: RONALD MAURICIO MUÑOZ PARDO

Revisó y Aprobó: OLGA PATRICIA CASTILLO RANGEL