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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓNPROCESO ASISTENCIA TÉCNICA

(FASE I)05/07/2016

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN

Código:DG-100-FM-229Versión: 1

Vigencia:08/07/2015

TABLA DE CONTENIDO

1. DATOS GENERALES................................................................................................22. OBJETIVO DE LA AUDITORIA..................................................................................23. ALCANCE DE LA AUDITORIA..................................................................................34. CRITERIOS DE AUDITORÍA.....................................................................................45. FORTALEZAS............................................................................................................56. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA..........................57. HALLAZGOS DE AUDITORÍA.................................................................................138. CONCLUSIONES.....................................................................................................179. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS..............................................................................17

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Vigencia:08/07/2015

Auditoría N° 01Fecha

Día Mes Año

20 06 2016

1. DATOS GENERALES

PROCESO AUDITADO ASISTENCIA TÉCNICALIDER DE PROCESO LUZ DARY RODRIGUEZ SERRATO CARGO SUBDIRECTORA TÉCNICA

AUDITOR LÍDER YOLANDA CASTRO SALCEDO CARGO ASESORA DE CONTROL INTERNO

OBSERVADORES Y/O ACOMPAÑANTES.NOMBRE: N/A CARGO: N/A

FECHA DE APERTURA AUDITORIA 20/06/2016FECHA DE CIERRE DE LA AUDITORIA

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Evaluar los objetivos de calidad para el Servicio de Asistencia Técnica aprobados por el Consejo Directivo para el Plan Estratégico 2015-2018, los cuales se relacionan a continuación:

Mejorar la planificación estratégica de la asistencia técnica con las cabezas de sector del Gobierno Nacional y cabezas de las entidades territoriales.

Ampliar la cobertura de la asistencia técnica

Mejorar la calidad de la asistencia técnica

Mejorar la efectividad de la asistencia técnica

Mejorar los sistemas de información de las condiciones de la PDV

Incrementar el número de proyectos que favorezcan la atención de la población con discapacidad visual en las entidades de todos los órdenes

Incrementar la reglamentación de la ley estatutaria 1618 de 2013

Incrementar los procesos para el goce efectivo de los derechos de las personas con discapacidad visual en las entidades de todos los órdenes

En cuanto a las dotaciones:

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Los objetivos de calidad que son insumos de la asistencia técnica para dotaciones:

Ampliar la cobertura de instituciones dotadas.

Mejorar la oportunidad de entrega de la dotación a las instituciones.

Mejorar la pertinencia en la entrega de dotación.

Evaluar el diseño, eficiencia y eficacia operacional del control interno en el proceso de Asistencia Técnica.

Identificar oportunidades de mejora que permitan agregar valor al proceso de Asistencia Técnica en cuanto a los riesgos, control y reglamentación.

Verificar el cumplimiento normativo establecido en los criterios de auditoría.

Verificar el manejo de los riesgos asociados al proceso de Asistencia Técnica.

3. ALCANCE DE LA AUDITORIALa auditoría se realizará en tres fases:

La primera fase se enfocará en la revisión documental acompañada de una entrevista a la Subdirectora Técnica y el Coordinador contemplando desde la planificación (establece la definición de las regiones, la preparación de los instrumentos hasta la preparación de la asistencia técnica por cada uno de los subservicios (asistencia técnica en procesos de atención a la población con discapacidad visual en los sectores de educación, trabajo y salud, en tecnología de la información y comunicaciones, de políticas, planes, programas y proyectos y asistencia técnica para fortalecer la participación de la población con discapacidad visual), haciendo especial énfasis en las metas establecidas en el Plan Estratégico 2015 – 2018 sobre los planes de desarrollo, así como el avance para el desarrollo del plan cuatrienal de Asistencia Técnica a Instituciones Educativas. De igual manera se evaluarán y verificarán con las respectivas evidencias los avances registrados en las metas de ejecución reportadas en el Sistema de Seguimiento a Proyectos (SSP) y del Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI), avance del Plan de Acción Anual y Plan Estratégico.

La segunda fase se realizará en el mes de agosto, mediante visita in situ de las comisiones realizadas en 2016 seleccionadas aleatoriamente, con el fin de verificar el cumplimiento en la ejecución de la asistencia técnica, en las entidades territoriales y verificar la calidad de la asistencia técnica y el impacto de la misma, para lo cual se harán entrevistas con los actores directamente y la revisión documental por muestreo, de los Planes Cuatrienales establecidos con las Secretarías de Educación.

La tercera fase se realizará en el mes de noviembre y comprende la auditoría a la evaluación de impacto en la Asistencia Técnica.

En la auditoría se evaluará la efectividad de los mecanismos de control interno establecidos por la Subdirección Técnica utilizado para la verificación de la asistencia técnica en campo.

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Verificación del cumplimiento de la Asistencia técnica por parte de la Subdirección a las visitas de campo. (En las tres fases)

Mecanismo de control interno utilizado por los profesionales de la Subdirección para asegurar el cumplimiento de las citas programadas y evitar detrimentos patrimoniales por viajes improductivos. (Fase I y Fase II)

Mecanismo de verificación utilizado por la Subdirectora para garantizar la calidad de los planes cuatrienales en educación elaborados por los profesionales de la Subdirección Técnica. (Fase II y Fase III)

Evaluación del mecanismo de Control que utiliza el Coordinador de grupo de trabajo para garantizar que en la Planificación de las visitas de campo se optimice el uso de los recursos para cubrir la mayor cantidad de actividades de campo y evitar que se materialice el riesgo de detrimentos patrimoniales según las funciones establecidas en la Resolución 20161010000283 del 10 de febrero de 2016. (Fase I y Fase II)

Verificación aleatoria por muestreo de los datos reportados como avance de las metas establecidas en el plan estratégico y de los planes de acción para las vigencias 2015 y 2016.

El presente informe corresponde a la primera fase de la Auditoría.

4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Artículos 3 y 13 del Decreto 1006 de 2004. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Nacional para Ciegos y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000 Gestión Documental (archivo de gestión y archivo técnico) y aplicación de la TRD.

Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

Ley 1346 de 2009 por medio de la cual se aprueba la "Convención sobre los Derechos de las personas con Discapacidad", adoptada por la Asamblea General de la Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006.

Artículos 3 y 7 del Decreto 366 de 2009. Por medio del cual se reglamenta la organización del servicio de apoyo pedagógico para la atención de los estudiantes con discapacidad y con capacidades o con talentos excepcionales en el marco de la educación inclusiva.

NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública

Ley estatutaria 1618 de 2013 establece las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad.

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Decreto 2693 de 2012 Se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea

Ley 1712 de 2014 Crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones

Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015 actualización MECI y el correspondiente Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno.

Plan Estratégico 2015-2018

Planes de Acción Anual de 2015 y de 2016

Resolución interna 20151000002113 5 de agosto 2015 por la cual se consolidan los servicios del Instituto Nacional para Ciegos, Título III, Servicio de Asistencia Técnica.

Resolución interna 20161010000163 de 28 de enero 2016 por la cual se adopta el Modelo de Operación por Procesos.

Resolución interna 20161010000283 del 10 de febrero de 2016 por la cual se modifican los grupos de trabajo de la Subdirección Técnica.

5. FORTALEZAS

1. Identificación de oportunidades de mejora, las cuales se han venido implementando por parte de la Subdirección.

2. Iniciativa para la organización de la Asistencia, evidenciada en la reorganización por regiones, el Kit Viajero (formatos Diagnóstico para la construcción del Plan de Asistencia Técnica Cuatrienal, Formato para recolección de información estratégica en regiones para desarrollo de actividades INCI - MINTIC 2016, Formato Plan Cuatrienal Regional de Educación, diseñados por la Subdirección en 2016, con apoyo de la Oficina Asesora de Planeación) para el levantamiento de la información, de tal manera que se busca la alineación con las metas establecidas en el Plan Estratégico 2015-2018 y con el Plan de Acción 2016.

3. Diseño del archivo “Libro de seguimiento de metas por región”, el cual se está socializando a los servidores públicos, se recomienda incorporarlo en el Sistema Integrado de Gestión.

6. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

La Ley 87 de 1993, ha definido que para el proceso del control interno, se deben considerar: El esquema de la organización, el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y los mecanismos de verificación y evaluación, los cuales se cotejan a través de la auditoría Interna, que realiza la Asesora de control interno a los procesos, para que finalmente se formulen las recomendaciones y ajustes o correctivos por parte de la Dirección y/o líderes de los procesos y procedimientos en procura de alcanzar los objetivos y metas preestablecidas, mejorando su desempeño mediante el fortalecimiento del control y la

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autoevaluación a través de la entrevista realizada a la Subdirectora y el Coordinador, la cual comprendió adicionalmente, la identificación de riesgos asociados al proceso.

La Asesora de Control Interno, en cumplimiento de las funciones que le asisten de evaluación independiente de la gestión y del programa anual de auditoria 2016, aplicó el proceso auditor para la fase I de la auditoría al proceso de Asistencia Técnica, llevando a cabo las siguientes actividades: Verificación de la información en el SIG, entrevista a la Subdirectora y Coordinador, inspección según muestra aleatoria a los expedientes 2015 y 2016 a siete regiones en donde se cotejó el Plan de Trabajo de cada una de las comisiones con los respectivos informes de gestión, verificación de las fichas técnicas que se diseñaron en 2015 para presentar la información sobre la situación de la población con discapacidad visual a las entidades que tienen incidencia en la formulación de los planes de gobierno y con los alcaldes electos, el diligenciamiento del formato de diagnóstico para la construcción del plan de asistencia técnica cuatrienal, verificación de la información reportada en el seguimiento a metas del Plan Estratégico y Plan de Acción Anual con corte a diciembre de 2015 y a abril de 2016, análisis de información identificación de hallazgos y recomendaciones.

Se dio inicio al proceso de auditora con la reunión de apertura con todos los servidores públicos del proceso de Asistencia Técnica, explicando el objeto, alcance, programación y metodología a utilizar durante el desarrollo de la misma (se anexa acta), el presente informe contiene el resultado de la primera fase de la auditoría.

Para el desarrollo del presente informe, se ha organizado la información evidenciada, atendiendo los procedimientos y actividades que se auditaron en el Proceso de Gestión Técnica, priorizándolos así:

1. Al verificar la información reportada en el seguimiento a metas del Plan de Acción Anual (sobre el Plan Estratégico 2015-2018) relacionada con “Servicios de asistencia técnica en formulación de planes de desarrollo y programas a entidades públicas para el goce efectivo de los derechos de personas con discapacidad visual” se relaciona para 2015 un avance de cumplimiento del 100% (la meta planteada era de 2 asistencias), se precisa que las reuniones programadas para 2015 tenían como finalidad tener un primer acercamiento con los alcaldes y gobernadores electos, con el fin de incidir en la inclusión de planes, programas y proyectos que permitan la inclusión para las personas con discapacidad visual en los planes de desarrollo territoriales, para tal efecto se elaboraron las fichas técnicas por los diferentes sectores (educación, empleo, educación y territorio inclusivo) que contienen información relevante para presentarla a los consejos de planeación territoriales. Al verificar los expedientes en la muestra de las regiones seleccionadas se evidencia que no se cumplió el plan de trabajo inicialmente establecido teniendo en cuenta que en el plan de trabajo se relacionaron reuniones con diferentes actores, como la población con discapacidad (estas reuniones si se realizaron), en los informes no se evidenció las reuniones con los consejos territoriales de planeación quienes tienen incidencia sobre los planes de desarrollo, con otras entidades como el ICBF, ANSPE, SENA, entre otros, las cuales tampoco se realizaron.

Al verificar la información reportada en el seguimiento a metas del Plan de Acción Anual para 2016, el Sistema de Seguimiento de Proyectos del Ministerio de Educación Nacional (SSP), Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI), se reporta para

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abril un avance de cumplimiento del 64% indicando en las observaciones la realización de las comisiones “…para el desarrollo en conjunto con los actores territoriales el plan de asesoría cuatrienal en materia de educación inclusiva respectivamente y la gestión en la inclusión del tema de discapacidad en los planes desarrollo”, sin embargo, al verificar en los informes la gestión sobre la muestra seleccionada se observó que los únicos que cumplieron lo programado según lo reportado en los informes de gestión fueron los departamentos de Santander y de Cundinamarca (los dos a cargo de la funcionaria Miryam López), Bogotá no presenta informe de gestión relacionado con la incidencia en la formulación de los planes de desarrollo (el Coordinador informó que Bogotá era sui generis por tener una dinámica diferente), el departamento de Antioquia presenta dos comisiones (la segunda comisión relacionada con perfiles profesionales, en donde, por solicitud de la Subdirectora Técnica, complementa la gestión que en el primer informe habían quedado pendientes, como es el caso de las secretarías de educación de Medellín y Envigado, en el informe del departamento del Valle se relaciona se relaciona reunión con la mesa técnica poblacional conformada por representantes de la población con discapacidad, actores del municipio como la Secretaría de Educación, de Desarrollo Social del municipio de Palmira y con la Secretaría de planeación municipal, sin embargo no se precisa cuáles de los relacionados en el plan de trabajo corresponden a los que hacen parte de la mesa técnica, en el informe se relacionan los proyectos propuestos por las entidades. En valle se menciona que no fue posible reunirse con las personas de calidad y con el Secretario de Educación, por tanto se evidencia que no se cumple lo establecido en el plan de trabajo con lo presentado en el informe de gestión, en el departamento de Nariño se observó cumplimiento en la reunión con las Secretaría de Educación Departamental y Municipal, sin embargo, se relacionan en el informe la reunión con dos entidades que no se encontraban relacionadas en el Plan de Trabajo (la Secretaría de equidad, de Género e inclusión social SEGIS, Secretaría de Bienestar social de Pasto) y Reunión con el subsecretario de bienestar social (encargado del plan de desarrollo y el tema de discapacidad), el cual tiene relación con el relacionado en el plan (Secretario de Planeación Territorial de Nariño), para el Departamento de Vaupés no se cuenta con información en 2016 por cuanto no se tiene asignado un responsable para ese departamento, sin embargo el informe de gestión presentado para 2015 (se encontraba a cargo de Hermes Cely), se evidencia que no se cumplió lo establecido en el Plan de Trabajo con lo presentado en el informe de Gestión, adicionalmente tampoco se evidenció la ficha técnica, se encuentra el archivo en medio magnético sin diligenciar.

En la entrevista realizada a la Subdirectora y al Coordinador sobre los mecanismo de control interno implementados para garantizar la coordinación con los Secretarios de Educación o quienes ellos deleguen durante la visita para que las comisiones realizadas a las regiones se realicen de manera efectiva, informaron que mediante el plan de trabajo, sin embargo, al cotejar en la muestra seleccionada los planes de trabajo de 2015 con respecto a los informes presentados se evidenció que de las instituciones relacionadas en el plan (en promedio 8 instituciones se realizaron un promedio de una o dos), siendo las más críticas la región de Antioquia y de Valle del Cauca en donde se evidencia que aunque se relacionan diferentes entidades del gobierno, se enfocan las reuniones con las organizaciones para la discapacidad que en la mayoría de los casos

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no están relacionadas en el Plan de trabajo. Para la vigencia 2016 mejora el cumplimiento del plan de trabajo, en especial con secretarías de educación, sin embargo en los informes se mencionan más los temas que se plantearon en los planes de gobierno territorial, más que iniciativas que haya presentado el INCI.

Hallazgo 1: Al verificar el reporte de avance para las vigencias 2015 y 2016 sobre la meta “Servicios de asistencia técnica en formulación de planes de desarrollo y programas a entidades públicas para el goce efectivo de los derechos de personas con discapacidad visual” del Plan de Acción Anual (sobre el Plan Estratégico 2015-2018), el Sistema de Seguimiento a Proyectos del Ministerio de Educación (SSP) el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI), en donde la meta establecida para el período 2015 era de 2 asistencias se reporta el cumplimiento del 100% y para 2016 la meta es de 70 asistencias, para el mes de abril se reporta un avance de 64% (es decir 45 asesorías); los soportes para el cumplimiento de la meta son las comisiones realizadas. Al verificar los soportes de las metas con el muestreo de los expedientes que soportan la asistencia técnica 2015 y 2016 se evidencia que lo establecido en los planes de trabajo con los informes de gestión de las comisiones seleccionados en la muestra (7 regiones), únicamente se cumplió en la vigencia 2016 para los departamentos de Santander y Cundinamarca (se realizó sobre los municipios de Fusagasugá y Girardot), lo anterior genera riesgo de incumplimiento a las metas establecidas en los Planes Estratégico y de Acción Anual, detrimentos patrimoniales, así como el incumplimiento de los objetivos de calidad planteados en el Plan Estratégico, por tanto se incumple: Los numerales 3.4, 3.23 y 13.15 del Decreto 1006 de 2004, el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elementos 1.2.2 Modelo de Operación por procesos 1.2.4 Indicadores de Gestión y el componente 2.1 Autoevaluación Institucional y el elemento 2.1.1 “Autoevaluación de Control y Gestión” del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), el numeral 7.1 Planificación de la Realización del Producto o Prestación del Servicio de la NTCGP1000:2009, numerales 5 y 6 del artículo 3 de la Resolución 20161010000283 del 10 de febrero de 2016.

Se recomienda:a. Reportar las metas utilizando el archivo “Libro de seguimiento de metas por región”

creado por la Subdirección Técnica e incorporarlo en el Sistema Integrado de Gestión, lo anterior teniendo en cuenta que el hecho de realizar las comisiones y presentar los informes no asegura el cumplimiento de los objetivos de las comisiones.

b. Verificar la información que se va a reportar, previo a ingresar la información en los sistemas.

c. Revisar el Plan de Trabajo para identificar los actores en las regiones a quienes se prestará la asistencia Técnica y validar con los informes de gestión el cumplimiento del Plan de Trabajo.

d. Ajustar el formato de informe de gestión de manera que sea más concreto y fácilmente verificable el cumplimiento del plan de trabajo.

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2. Con la Resolución interna 20151000002113 5 de agosto 2015 se consolidan los servicios del Instituto Nacional para Ciegos, Título III, Servicio de Asistencia Técnica y la Resolución interna 20161010000163 de 28 de enero 2016 adopta el Modelo de Operación por Procesos, sin embargo al verificar los documentos que soportan el proceso en el Sistema Integrado de Gestión, así como la tabla de retención documental, se evidencia que no se encuentran los procedimientos en donde se establezcan las actividades, responsables y controles asociados al proceso, únicamente se encuentran los formatos (Seguimiento a asesorías en accesibilidad web, Diagnóstico para la construcción del plan de asistencia técnica cuatrienal, memorias eventos, formato para recolección de información estratégica en regiones para desarrollo de actividades INCI - MINTIC 2016, formato personas asistentes y Plan Cuatrienal Regional de Educación).

Sobre los documentos relacionados anteriormente, conocidos por los servidores públicos como el Kit Viajero, se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión el día 15 de abril de 2016, sin embargo, al verificar en el Sistema Orfeo, se evidencia que las primeras comisiones de 2016 para la asistencia técnica iniciaron a partir del 27 de enero de 2016 (Chiquinquirá, Fusagasugá, Manizales, Arauca, Villavicencio, entre otras) por tanto requirió de reprocesos para las primeras comisiones realizadas, al consultar a la Subdirectora, manifestó que los instrumentos para elaborar el diagnóstico se elaboraron como resultado de las necesidades y debilidades detectadas, adicionalmente por los ajustes requeridos desde el Ministerio de Educación con el fin de dar mayor énfasis a las metas relacionadas con educación, por tanto si fue necesario dar la instrucción de solicitar sobre las primeras comisiones la consecución de la información utilizando otros medios como telefónico, correo, Skype. Vale la pena precisar que la elaboración extemporánea de los formatos es una situación eventual que ya se encuentra corregida.

Hallazgo 2: Al verificar en el Sistema Integrado de Gestión los procedimientos que soportan el Proceso de Asistencia Técnica se evidenció que se encuentran los formatos, pero no los documentos actualizados, de igual manera la Tabla de Retención Documental también requiere ser actualizado con el nuevo proceso por tanto se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elementos 1.2.2 Modelo de Operación por procesos, el numeral, numeral 4.2.1 de la NTCGP1000:2009, en la medida en que los documentos deben ser divulgados y contar con los respectivos registros, la ley 594 de 2000.

Se recomienda:a. Incluir en el Sistema Integrado de Gestión los procedimientos asociados al proceso

de Asistencia Técnica.

b. En caso de presentarse la necesidad de incluir o modificar los formatos asociados, se recomienda actualizar el Sistema Integrado de Gestión.

3. Al verificar las fichas técnicas del sector educación utilizadas para los servidores públicos para presentar a los alcaldes electos la información de la región, utilizadas en las comisiones de la vigencia 2015 se evidenció:

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La ficha técnica utilizada no se encuentra oficializada en el Sistema Integrado de Gestión, al consultar con la Oficina Asesora de Planeación informaron que no se oficializó por ser temporal, adicionalmente se utiliza solo para cuando se presenta cambio de gobierno en las regiones.

La versión original de las fichas fue modificada, por la Subdirección Técnica, eliminando aspectos relevantes como las metas, información de los estudiantes por niveles y edad, las brechas, entre otros, adicionalmente modificando los objetivos y proyectos, se adicionaron aspectos como: normativa específica del departamento (la cual solo se evidenció diligenciada en el informe de Antioquia), Diagnóstico de la atención educativa de la población con discapacidad visual en el departamento.

En la información entregada por la Subdirección en medio electrónico se encuentra en el expediente Valle el archivo identificado con el nombre "FICHA TÉCNICA EDUCACIÓN final", en este archivo se evidencia los ajustes relacionados en los otros departamentos, sin embargo no se encuentra diligenciado con la información del departamento.

Hallazgo 3: Se evidencia que las fichas técnicas utilizadas como insumo para las comisiones programadas en la vigencia 2015 fueron modificadas eliminando aspectos relevantes como las metas, información de los estudiantes por niveles y edad, brechas.Las ficha Técnica para el departamento del Valle no se diligenció y para el departamento de Vaupés el expediente electrónico se encuentra vació, es decir que tampoco se evidencia diligenciamiento de este documento. Adicionalmente estas fichas no se encuentran debidamente establecidas en el Sistema Integrado de Gestión, por tanto se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elemento 1.2.2 Modelo de Operación por procesos del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), numeral 4.2.1 de la NTCGP1000:2009, en la medida en que los documentos deben ser divulgados y contar con los respectivos registros (Los registros deben ser completos y verificables).

Se recomienda:

a. identificar si se continuará con el uso de las fichas, en caso de definirse el uso de estos formatos se recomienda incorporarlos al Sistema Integrado de Gestión (aunque su uso se realice por los cambios de gobierno territorial), adicionalmente, socializar con el equipo de trabajo de la Subdirección la importancia de la información registrada de manera que se interiorice y se usen adecuadamente.

b. Revisar en las comisiones que se realicen, adicional al informe de gestión, los documentos entregables según se defina.

4. Al verificar los formatos “Diagnóstico para la construcción del plan de asistencia técnica cuatrienal” utilizados por los servidores públicos para que en las reuniones con los

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actores de los territorios que sirven como insumo para la elaboración del “Plan Cuatrienal Regional de Educación”, se evidenció:

Pese a que todos los servidores públicos contaron con el archivo de SIMAT, sobre la muestra seleccionada se evidenció que la información registrada en estos campos no es consistente con el SIMAT, siendo más crítica la información de la ficha de Antioquia, en donde se registra el total de la población para la región de 45 estudiantes y según el SIMAT el total de la población con discapacidad visual es de 1.705 estudiantes, el total de instituciones educativas que atienden población con discapacidad visual, en el formato se registran 34 y según el SIMAT son 536 instituciones.

La información relacionada con SISPRO en su mayoría se encuentra sin diligenciar.

Según la información entregada por la Subdirección de la asignación de las regiones, hay dos regiones que se encuentran sin profesional asignado (Casanare y Vaupés), se seleccionó en la muestra la región de Vaupés y el expediente electrónico se encuentra vacío.

Hallazgo 4: Se evidencia que la información relacionada con SISPRO y SIMAT del formato “Diagnóstico para la construcción del plan de asistencia técnica cuatrienal” no coincide con los datos reportados por cada uno de los sistemas y se encuentran dos regiones sin profesional asignado, por tanto se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elemento 1.2.2 Modelo de Operación por procesos del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), numeral 4.2.1 de la NTCGP1000:2009, en la medida en que los documentos deben ser divulgados y contar con los respectivos registros (Los registros deben ser completos y verificables).

Se recomienda:

a. Reiterar a los servidores públicos la importancia de la consistencia de la información con el fin de que el Plan Cuatrienal Regional de Educación se encuentre enfocado para conseguir los objetivos del Plan Estratégico Cuatrienal.

b. Fortalecer la planta de los servidores públicos asignados al proceso de asistencia técnica, tanto en las competencias de los que actualmente están designados como en la cantidad de los que se requieren para que todas las regiones cuenten con profesionales asignados para atender el proceso.

5. Al realizar la entrevista a la Subdirectora y al Coordinador y consultar los riesgos asociados al proceso, se identificaron 7, así:

Falta de continuidad por parte de las cabezas de sector sobre el proceso de reglamentación de la ley 1618 de 2013.

Movilidad de los docentes capacitados en las regiones (cobertura). Falta de presupuesto sobre las comisiones por solicitudes de las regiones porque

no se tenían programados. Fallas de conectividad en algunas regiones (Pacifico, Sur Colombia y Llano)

dificultan la asistencia Técnica Virtual.

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Falta de seguimiento a las asistencias técnicas que se han realizado. La dotación a las Entidades educativas se ve afectada por dar respuesta a la

demanda de la producción externa. La intervención de los operadores que son contratados por las Secretarías de

educación pueden desvirtuar la asistencia técnica del INCI.Estos riesgos no se encuentran formalmente documentados, asignado responsable, controlados y registrados en el Mapa de Riesgos, por tanto la evaluación de los controles asignados a los riesgos se encuentra en nivel débil.

Hallazgo 5: En la entrevista realizada a la Subdirectora y el Coordinador, se identificaron siete riesgos asociados al proceso, que no se han gestionado ni se encuentran incluidos en el Mapa de Riesgos, por tanto se incumple el componente 1.3 Administración de Riesgos, elementos 1.3.3 Identificación de Riesgos 1.3.4 Análisis y Valoración del riesgo del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), literal g del numeral 4.1, literal h del numeral 5.6.2 y literal g del numeral 7.5.1 control de la producción y de la prestación del servicio Información de entrada para la revisión de la NTCGP1000:2009.

Se recomienda:a. Incorporar en la caracterización del proceso del SIG los Riesgos asociados al

proceso.b. Informar a la Dirección los riesgos identificados con la falta de presupuesto y la

conectividad con las regiones que ya se encuentran identificadas, con el fin de que en el tratamiento de estos riesgos se incluyan acciones que permitan un adecuado tratamiento.

6. Al consultar a las Subdirectora sobre los insumos para las dotaciones a las instituciones educativas, informó que en los Planes Cuatrienales Regionales de Educación, se debe incluir la información relacionada con dotación, mientras tanto se ha realizado dotación a Instituciones educativas y jardines infantiles de Bogotá, sobre los materiales que ha producido la imprenta, se evidenció el plan de producción y el archivo con la relación de instituciones educativas y jardines infantiles dotados en Bogotá. Una de las mayores dificultades es la baja capacidad instalada de producción de la imprenta y la priorización que debe darse entre las dotaciones y las órdenes de producción que generan ingresos para el INCI.

Hallazgo 6: Al consultar con la Subdirectora el Plan de dotación y distribución de material de apoyo especializado informó que aún no se cuenta con el Plan y se elaborará sobre la información de los Planes Cuatrienales Regionales de Educación, adicionalmente informa las dificultades en la imprenta por la capacidad instalada y la priorización para la producción de las dotaciones vs la producción externa, la cual genera ingresos propios para el INCI. Por lo anterior, se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elementos 1.2.2 Modelo de Operación por procesos, los objetivos de calidad relacionados con dotaciones y el numeral 7 del artículo 3 de la Resolución 20161010000283 del 10 de febrero de 2016.

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Se recomienda:a. Para el proceso de asistencia técnica, verificar que se cuente con la información

necesaria en los Planes Cuatrienales Regionales, con el fin de elaborar el Plan de dotación y distribución de tal manera que se realice coordinadamente con el plan de producción de la imprenta.

b. Para el Proceso de producción y distribución de impresos y productos especializados para personas con discapacidad visual, revisar y ejecutar el plan de reingeniería.

7. En la revisión de expedientes de 2015, sobre la región de Antioquia, se evidenció que en la lista de asistencia se relacionó la señora Adriana Suárez, quien aparece relacionada también en los Formatos para medir la satisfacción del cliente externo, sin coincidir la caligrafía del formato de asistencia con la de la encuesta, adicionalmente, la mayoría de las encuestas de Antioquia tienen un tipo de caligrafía similar, de donde se puede deducir que al parecer, las encuestas fueron diligenciadas por una misma persona, desvirtuándose la razón del diligenciamiento de las mismas como es conocer la percepción de los usuarios frente al producto o servicio.

Hallazgo 7: Se evidenció que en varias de las encuestas de la región Antioquia al parecer fueron diligenciadas por la misma persona. Por lo anterior se incumple el numeral 8.2.1 Satisfacción del cliente de la NTCGP1000:2009.

Se recomienda implementar mecanismos de control interno como revisiones aleatorias sobre las encuestas que se anexan a los informes de gestión y realizar el respectivo seguimiento.

7. HALLAZGOS DE AUDITORÍA

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONESX Al verificar el reporte de avance para las vigencias

2015 y 2016 sobre la meta “Servicios de asistencia técnica en formulación de planes de desarrollo y programas a entidades públicas para el goce efectivo de los derechos de personas con discapacidad visual” del Plan de Acción Anual (sobre el Plan Estratégico 2015-2018), el Sistema de Seguimiento a Proyectos del Ministerio de Educación (SSP) el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI), en donde la meta establecida para el período 2015 era de 2 asistencias se reporta el cumplimiento del 100% y para 2016 la meta es de 70 asistencias, para el mes de abril se reporta un avance de 64% (es decir 45 asesorías); los soportes para el cumplimiento de la meta son las comisiones realizadas. Al verificar los soportes de las metas con el muestreo de los expedientes que soportan la asistencia técnica 2015 y 2016 se evidencia que lo

a. Reportar las metas utilizando el archivo “Libro de seguimiento de metas por región” creado por la Subdirección Técnica e incorporarlo en el Sistema Integrado de Gestión, lo anterior teniendo en cuenta que el hecho de realizar las comisiones y presentar los informes no asegura el cumplimiento de los objetivos de las comisiones.

b. Verificar la

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Vigencia:08/07/2015

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONESestablecido en los planes de trabajo con los informes de gestión de las comisiones seleccionados en la muestra (7 regiones), únicamente se cumplió en la vigencia 2016 para los departamentos de Santander y Cundinamarca (se realizó sobre los municipios de Fusagasugá y Girardot), lo anterior genera riesgo de incumplimiento a las metas establecidas en los Planes Estratégico y de Acción Anual, detrimentos patrimoniales, así como el incumplimiento de los objetivos de calidad planteados en el Plan Estratégico, por tanto se incumple: Los numerales 3.4, 3.23 y 13.15 del Decreto 1006 de 2004, el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elementos 1.2.2 Modelo de Operación por procesos 1.2.4 Indicadores de Gestión y el componente 2.1 Autoevaluación Institucional y el elemento 2.1.1 “Autoevaluación de Control y Gestión” del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), el numeral 7.1 Planificación de la Realización del Producto o Prestación del Servicio de la NTCGP1000:2009, numerales 5 y 6 del artículo 3 de la Resolución 20161010000283 del 10 de febrero de 2016.

información que se va a reportar, previo al ingreso en los sistemas.

c. Revisar el Plan de Trabajo para identificar los actores en las regiones a quienes se prestará la asistencia Técnica y validar con los informes de gestión el cumplimiento del Plan de Trabajo.

d. Ajustar el formato de informe de gestión de manera que sea más concreto y fácilmente verificable el cumplimiento del plan de trabajo.

X

Al verificar en el Sistema Integrado de Gestión los procedimientos que soportan el Proceso de Asistencia Técnica se evidenció que se encuentran los formatos, pero no los documentos actualizados, de igual manera la Tabla de Retención Documental también requiere ser actualizado con el nuevo proceso por tanto se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elementos 1.2.2 Modelo de Operación por procesos, el numeral, numeral 4.2.1 de la NTCGP1000:2009, en la medida en que los documentos deben ser divulgados y contar con los respectivos registros, la ley 594 de 2000.

a. Incluir en el Sistema Integrado de Gestión los procedimientos asociados al proceso de Asistencia Técnica.

b. En caso de presentarse la necesidad de incluir o modificar los formatos asociados, se recomienda actualizar el Sistema Integrado de Gestión.

X Se evidencia que las fichas técnicas utilizadas como insumo para las comisiones programadas en la vigencia 2015 fueron modificadas eliminando aspectos relevantes como las metas, información de los estudiantes por niveles y edad, brechas.Las ficha Técnica para el departamento del Valle no se diligenció y para el departamento de Vaupés el expediente electrónico se encuentra vació, es decir que tampoco se evidencia diligenciamiento de este documento. Adicionalmente estas fichas no se encuentran debidamente establecidas en el Sistema Integrado de Gestión, por tanto se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico,

a. identificar si se continuará con el uso de las fichas, en caso de definirse el uso de estos formatos se recomienda incorporarlos al Sistema Integrado de Gestión (aunque su uso se realice por los cambios de gobierno territorial), adicionalmente, socializar con el equipo de trabajo de la

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Vigencia:08/07/2015

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONESelemento 1.2.2 Modelo de Operación por procesos del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), numeral 4.2.1 de la NTCGP1000:2009, en la medida en que los documentos deben ser divulgados y contar con los respectivos registros (Los registros deben ser completos y verificables).

Subdirección la importancia de la información registrada de manera que se interiorice y se usen adecuadamente.

b. Revisar en las comisiones que se realicen, adicional al informe de gestión, los documentos entregables según se defina..

X

Se evidencia que la información relacionada con SISPRO y SIMAT del formato “Diagnóstico para la construcción del plan de asistencia técnica cuatrienal” no coincide con los datos reportados por cada uno de los sistemas y se encuentran dos regiones sin profesional asignado, por tanto se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elemento 1.2.2 Modelo de Operación por procesos del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), numeral 4.2.1 de la NTCGP1000:2009, en la medida en que los documentos deben ser divulgados y contar con los respectivos registros (Los registros deben ser completos y verificables).

a. Reiterar a los servidores públicos la importancia de la consistencia de la información con el fin de que el Plan Cuatrienal Regional de Educación se encuentre enfocado para conseguir los objetivos del Plan Estratégico Cuatrienal.b. Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación los criterios para generar los reportes de SISPRO. c. Fortalecer la planta de los servidores públicos asignados al proceso de asistencia técnica, tanto en las competencias de los que actualmente están designados como en la cantidad de los que se requieren para que todas las regiones cuenten con profesionales asignados para atender el proceso.

X En la entrevista realizada a la Subdirectora y el Coordinador, se identificaron siete riesgos asociados al proceso, que no se han gestionado ni se encuentran incluidos en el Mapa de Riesgos, por tanto se incumple el componente 1.3 Administración de Riesgos, elementos 1.3.3 Identificación de Riesgos 1.3.4 Análisis y Valoración del riesgo del Modelo Estándar de Control Interno (Capítulo 6 del Decreto 1083 de 2015), literal g del numeral 4.1,

a. Incorporar en la caracterización del proceso del SIG los Riesgos asociados al proceso.b. Informar a la Dirección los riesgos identificados con la falta de presupuesto y la

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Vigencia:08/07/2015

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONESliteral h del numeral 5.6.2 y literal g del numeral 7.5.1 control de la producción y de la prestación del servicio Información de entrada para la revisión de la NTCGP1000:2009.

conectividad con las regiones que ya se encuentran identificadas, con el fin de que en el tratamiento de estos riesgos se incluyan acciones que permitan un adecuado tratamiento.

X

Al consultar con la Subdirectora el Plan de dotación y distribución de material de apoyo especializado informó que aún no se cuenta con el Plan y se elaborará sobre la información de los Planes Cuatrienales Regionales de Educación, adicionalmente informa las dificultades en la imprenta por la capacidad instalada y la priorización para la producción de las dotaciones vs la producción externa, la cual genera ingresos propios para el INCI. Por lo anterior, se incumple el componente 1.2 Direccionamiento Estratégico, elementos 1.2.2 Modelo de Operación por procesos, los objetivos de calidad relacionados con dotaciones y el numeral 7 del artículo 3 de la Resolución 20161010000283 del 10 de febrero de 2016.

a. Para el proceso de asistencia técnica, verificar que se cuente con la información necesaria en los Planes Cuatrienales Regionales, con el fin de elaborar el Plan de dotación y distribución de tal manera que se realice coordinadamente con el plan de producción de la imprenta teniendo en cuenta que los ingresos por recursos propios se incrementaron en el Plan de Acción Anual, generando que se requiera mayor producción de productos en la imprenta que generen ingresos.

c. Para el Proceso de producción y distribución de impresos y productos especializados para personas con discapacidad visual, revisar y ejecutar el plan de reingeniería.

X

Se evidenció que en varias de las encuestas de la región Antioquia al parecer fueron diligenciadas por la misma persona. Por lo anterior se incumple el numeral 8.2.1 Satisfacción del cliente de la NTCGP1000:2009.

Implementar mecanismos de control interno como revisiones aleatorias sobre las encuestas que se anexan a los informes de gestión y realizar el respectivo seguimiento.

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Vigencia:08/07/2015

Nota: Tanto las No Conformidades como las Observaciones identificadas se encuentran establecidas como “hallazgos de auditoría”.

8. CONCLUSIONES

La Subdirección ha identificado mejoras en los procesos y las ha venido implementando, de hecho al verificar los informes de gestión de las comisiones realizadas se evidencia que los informes de 2016 son más completos que los de 2015, sin embargo se evidenció que no se cumple con la totalidad de los planes de trabajo respecto a lo desarrollado en las comisiones y planteado en los informes, por tanto se genera riesgo de incumplimiento de los objetivos de calidad.

Las comisiones se han enfocado más a las reuniones con las organizaciones que con las autoridades y entidades del gobierno territorial, lo cual dificulta medir el impacto de la asistencia técnica y el cumplimiento de los objetivos de calidad.

Por la forma como se presentan los informes se dificulta la verificación de los planes de trabajo por las comisiones con los respectivos informes.

Falta mayor compromiso con los documentos que se entregan y que son soporte para el levantamiento de información, como es el caso de las fichas técnicas y el diligenciamiento del formato “Diagnóstico para la construcción del Plan de Asistencia Técnica Cuatrienal”, siendo Antioquia y Vaupés las regiones más críticas dentro de la muestra seleccionada.

Se encuentran regiones sin asignación de profesionales que las atiendan.

No se encuentran caracterizado ni documentados los procedimientos y riesgos asociados al proceso, por tanto se dificulta verificar los mecanismos de control interno asociados al proceso.

9. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICASN/A

AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME:Este informe se comunicará después de la auditoría y posterior a la revisión por parte del Auditor Líder, aplicará únicamente a los procesos involucrados y no será divulgado a terceros sin su autorización.

Nombre completo Responsabilidad FirmaNombre: Yolanda Castro SalcedoCargo: Asesora de Control Interno Auditor Líder ORIGINAL FIRMADO

Nombre: Luz Dary Rodriguez Líder del Proceso ORIGINAL FIRMADO

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Vigencia:08/07/2015

Nombre completo Responsabilidad FirmaSerratoCargo: Subdirectora

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