Análisis estructurado del diagnóstico

Condiciones para llevar a cabo el diagnóstico organizacional Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos básicos: 

1.Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (término usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.

3. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.

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4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

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Podemos dividir al diagnóstico organizacional en tres etapas principales:

a) Generación de información, la cual abarca a su vez tres aspectos:

1. La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados.

2. La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue dos corrientes, los métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observación).

3. La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del sistema.

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b) Organización de la información, en donde es necesario considerar tres aspectos claves:

  El diseño de procedimientos para el proceso de la

información.  El almacenamiento apropiado de los datos.  El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de

consultar.

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c) Análisis e interpretación de la información, que consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.

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2.1.1 Observación directa.

Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro más del grupo (observación participante), o bien por observarlos desde fuera (observación no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.

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2.1.2 Entrevistas individuales.

Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de "simpatía". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.

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2.1.3 La entrevista grupal.

Esta técnica selecciona un cierto número de miembros representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.

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CUESTIONARIOS

A continuacion, encontraras una serie de preguntas relativas a los factores externos e internos en tu empresa.

Responde a cada una de ellas con el numero de la respuesta que mejor represente lo que ocurre en tu negocio.

Numero: 3 2 1 0

         

Respuesta: Siempre Frecuentemente Rara vez Nunca

Ejemplo: Si tu respuesta es siempre, deberas poner 3.

1. CLIENTES

NUM. PREGUNTA RESPUESTA

1 ¿Cuenta con los registros y el control de cada uno de sus clientes?  

2 ¿Controla las ventas por producto y por vendedor?    

3 ¿Conoce la frecuencia y lleva registros del consumo de sus clientes?  

4 ¿Realiza encuestas de satisfaccion para conocer las necesidades de sus clientes ?  

5 ¿Según sus encuestas sabe porque eligen una marca, producto o servicio en lugar de otro?  

6 ¿Realiza estudios para conocer el beneficio esperado por sus clientes?  

7 ¿Realiza estudios para conocer las nuevas necesidades de sus clientes?  

8 ¿Elabora y actualiza el costeo unitario de los productos incluyendo sus margenes de utilidad ?  

9 ¿Investiga y realiza estrategias para conocer que productos adicionales requiere el cliente?  

10 ¿Registra y controla el ciclo de vida de sus productos?  

  SUMA 0

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Antecedentes Históricos

La empresa “X” se encuentra ubicado en Av. Teopanzolco S/N. Col. Teopanzolco, actualmente cuenta con una plantilla de 6 colaboradores, de los cuales 3 son administrativos y 3 son operativos.La empresa fue fundada hace 15 años y ha sido dirigida por el Sr. Juan Pérez quien con su visión empresarial ha llevado a la empresa a estar en constante crecimiento.

Actualmente sus principales clientes son:

•Ejecutivos.•Dueños de negocios.•Dueños de empresas.•Funcionarios públicos.•Empresas privadas.•Empresas constructoras.•ArquitectosPrincipales proveedores:•Gabinetes Exclusivos Elsi•Mabe •Bosch•Entre otrosLos productos principales son:•Cocinas: Mabe, Ge profile, Bosch (Estufas, parrilas refrigeradores……) Eb tecnica (tarjas llaves…..)

Las funciones de los trabajadores no sólo se relacionan

con el entorno de la empresa, sino también constituyen subsistemas dentro del sistema de la empresa, donde cada función es el entorno de otra.

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2.4.1 Puestos

El análisis de puesto es definido como el  procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el procedimiento

de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

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2.4.2 Sistemas

El Análisis de Sistemas trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los objetivos del análisis, podemos encontrarnos ante dos problemáticas distintas:

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2.4.2 Sistemas

Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento

Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto

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2.4.3 Procedimientos

El Procedimiento es una serie de pasos lógicos y cronológicos para el cumplimiento de un fin.

Cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin.

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2.4.4 Políticas

Desde el punto de vista general la dirección de una empresa trata de orientar el comportamiento y la toma de decisiones de las personas que componen la empresa hacia sus objetivos.

Para adecuar su funcionamiento interno a las exigencias del entorno las empresas definen su política empresarial de la manera más conveniente para aprovechar las oportunidades que les brinda el entorno de acuerdo con sus capacidades y recursos (estrategia empresarial) y se estructuran y coordinan sus actividades de una determinada forma (estructura organizacional).

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Las políticas empresariales explicitan los principios básicos de la empresa para la toma de decisiones. Permiten un proceso de toma de decisiones que sea coherente con los objetivos globales de la empresa.

Consisten en criterios generales que orientan o guían el

pensamiento en la toma de decisiones, son guías orientadoras para la acción, que establecen los límites dentro de los cuales habrá de tomarse una decisión y garantizan que ésta sea consistente con y contribuya a un objetivo.

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De este modo, la planeación estratégica se compone tanto de estrategias y políticas a largo plazo, por medio de las cuales se pretende alcanzar los objetivos globales de la organización. Ambas dan estructura a los planes de la empresa, ya que son la base de los planes operativos (orientan o dirigen las decisiones operativas).

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2.4.5 Estructura orgánica.

La estructura orgánica es la forma en que están cimentadas y ordenadas las unidades administrativas de una institución, organización u órgano y la relación que guarda entre sí, dicho de otra manera se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el o los gerentes y los colaboradores.

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Para diseñar la estructura orgánica, habrá que tener en cuenta los factores como es la magnitud, giro y necesidades de la empresa, pues en base a ellos se determinarán las unidades administrativas, los medios humanos necesarios y la asignación de funciones a los mismos.

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2.4.6 Dinámica de jerarquía, poder y liderazgo.

No se puede confundir entre lo que es el poder y lo que es le liderazgo, pues mientras que el concepto de líderes se encuentra estrechamente relacionado con la compatibilidad de las metas, además requiere congruencia entre las metas del líder y las de las personas que se encuentran bajo su dirección y se enfoca únicamente en la influencia descendente sobre los subordinados.

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Además la investigación sobre el liderazgo hace énfasis en el estilo; el poder en contraste, no requiere de compatibilidad, sólo necesita de dependencia, no degrada la relevancia de los patrones de influencia lateral y ascendente y su investigación ha tendido a abarcar un área más amplia, y a orientarse en los procedimientos dirigidos a lograr la dependencia.

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• DESARROLLO ORGANIZACIONAL. Principiosy aplicaciones. Rafael Guisar M. Ed. McGraw-Hill Interamericana. México, D. F. 1998

• DESARROLLO ORGANIZACIONAL. Enfoque integral. De faria mello. Ed Limusa, México, D. F. 2,001.

• PSICOLOGÍA ORGANIZACIONAL. Fernando Zepeda. Ed. Addison Wesley Longman. México, D.F

• COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL. Judith Gordon. Ed. Prentice Hall Hispanoamericana. México, D. F. 1997

• El X-Y-Z de la actituddel administrador • LAS ORGANIZACIONES. Comportamiento, estructura y proceso. Gibson-

Ivancevigh-DonnellyEd. McGraw-Hill Interamericana. Santiago de chile, 2,001

• PSICOLOGÍA ORGANIZACIONAL. Adrián Furnham. Ed. Oxford, University press. México, D. F

• Davis y Newstrom. EL COMPORTAMIENTO HUMANO EN EL TRABAJO . McGraw Hill. México

• Díaz Estrada, Jesús y otros: EL TRABAJO EN EQUIPO. Sistemas Técnicos de Edición. México, D.F. 1988

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