ACTIVIDAD 2: OBJESTIVOS DE APRENDIZAJE

GLORIA VIVIANA GUTIÉRREZ MONTOYA

SANDRA PATRICIA CORDERO RIVERA

 

 

 

DOCENTE

JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS

 

ASIGNATURA

GESTÓN DOCUMENTAL I GRUPO 06

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA

INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ D.C - CALI

2015

GESTION DOCUMENTALConjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

(Art. 3 Ley 594 de 2000)

PLANEACIÓNConjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

LEY 594 DE 2000 (Julio 14) ARTÍCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del

Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:

a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: OBJETIVO

 

Formular a los documentos que reflejan la planeación estratégica del proceso de gestión documental, con un enfoque sistemático que requiere de desarrollo e implementación de planes para alcanzar los objetivos de la gestión documental y la administración de archivos administrativos institucionales, definiendo la programación de las acciones requeridas para asegurar la implementación de las actividades que le han sido asignadas, así como garantizar que están alineados con lo establecido en el Plan Estratégico Institucional.

ALCANCE

Este procedimiento inicia con la formulación y aprobación de los documentos estratégicos, pasando por la difusión, actualización hasta el seguimiento al cumplimiento de los mismos, siendo aplacable a todos los planes, programas, proyectos y procedimientos del proceso de gestión documental del Archivo General de la Nación

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones:

ACTIVIDADES

Elaborar, revisar y publicar el Programa de Gestión Documental – PGD, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualízalo cuando sea necesario.

Elaboración, revisión, publicación y actualización del Plan Institucional de Archivos – PINAR, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo cuando así sea necesario.

Elaboración del documento interno, revisión, divulgación de la Política de gestión documental del Archivo General de la Nación.

Actualizar el plan de administración de riesgos de proceso de gestión documental.

Crear o actualizar los procedimientos del proceso de gestión documenta, para ello se incluirá todos los requerimientos establecidos en el documento interno “Lineamientos para procedimientos de Gestión Documental.” Elaborado en el año 2014.

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones:

PROCEDIMIENTOS

Se diseña el procedimiento de “Planeación estratégica de la gestión documental” y su registro en el sistema integrado de gestión del AGN, para ello incluirá todos los requerimientos establecidos en el documento interno “Lineamientos para procedimientos de Gestión Documental” elaborado en el año 2014

El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión -SIG:

ESC-P01 Seguimiento a planes de mejoramiento

GES-P01 Gestión del plan estratégico institucional

GSA-P05 Diagnóstico integral

SIG-P-08 Indicadores de gestión

GHU-P08 Evaluación del desempeño laboral

Manual de funciones

Planeación DocumentalOBJETIVO Establecer el conjunto de actividades a la planeación, generación y valoración de los

documentos de archivo de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico archivístico y tecnológico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de proceso, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental o Sistemas de Gestión de Calidad de la Entidad.

ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos y de origen externo

asociados al SIG- Sistema Integrado de Gestión - SIG

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones:

ACTIVIDADES

En cumplimiento de la ley de transparencia, identificar los Registros de Activos de Información, elaborar el índice de información clasificada y reserva, y diseñar y adoptar el esquema de publicación, acorde con las directrices que emita el Gobierno Nacional a través de las entidades pública que implementa la política de acceso a la información pública.

Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registros en Sistema Integrado de Gestión –SIG, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la Entidad.

Automatización de formas, y formularios en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

PROCEDIMIENTOS Se diseñara el procedimiento de “Planeación documental” y su registro en el

sistema integrado de gestión del AGN.

El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del SIG:

SIG-P-09 Control de documentos

Procedimiento de declaraciones de etiquetado y manejo de la información, y declaración de clasificación de información.

Política general de seguridad de la información, versión 0.2

PROGRAMA ESPECIFICO CON EL QUE SE RELACIÓN

Véase capítulo 4:

Programa específico de Normalización de formas y formularios electrónicos

Programa específico de documentos vitales o esenciales

Programa específico de documentos electrónicos

Programa específico de documentos especiales

FASES

DiagnósticoGestión ProyectoDefinición EstrategiaDocumentación

POLITICAS *Contextualización de la gestión documental

con los procesos de la entidad

*Sistema integrado de conservación

*Seguridad de la información

*Creación y diseño de los documentos independientemente del medio y soporte

*El sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo – SGDEA

*Los mecanismos de autenticación y metadatos.

DISPOSICIONES NORMATIVASLey 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional , especialmente en los artículos 12, 13, 15 y 16, señala los lineamientos que deben tener en cuenta las entidades en materia de la función archivística y la gestión documental.)

La Ley 1437 de 2011 en su Artículo 59 define los principales aspectos sobre el expediente electrónico.

El Decreto 2609 de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de documentos electrónicos de archivo.

El Acuerdo 002 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo.

La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se originan en sistemas de información, deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

La Circular Externa No. 005 de 2012 del AGN, señala que la gestión documental en el marco de la iniciativa cero papel debe contemplar el cumplimiento de los siguientes criterios:

-El aseguramiento de los documentos en todo su ciclo vital.

-Procesos archivísticos dentro del concepto de archivo total.

-La seguridad de los documentos e información.

-La preservación de los documentos electrónicos producidos o recibidos en particular, aquellos que hagan

parte del patrimonio documental del país.

-El acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información.

-La adopción de estándares apropiados que aseguren la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.

ACCIONESDiseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados en el Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la entidad.

PROCEDIMIENTOS SIG-P-01 Control de documentos

SIG-P-09 Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales

Declaración de etiquetado, manejo de la información y declaración de clasificación de información

Política general de seguridad de la información

Manual de políticas de seguridad de la información

Resolución 352 del 24 de julio de 2013 políticas de seguridad

PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Normalización de formas y formularios electrónicos.

Documentos vitales o esenciales.

Gestión de documentos electrónicos

Documentos especiales.

NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ESPECIFICOS

Se basa en el proceso de análisis diplomático de los documentos independientes del soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el propósito de crear las formas, formatos y formularios en entorno electrónico, denominándolos con nombres propios.

DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Comprende desde la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de aquella información que en caso de emergencia sirve para la defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades cuya documentación haga parte del fondo documental administrativo del Archivo General de la Nación, permitiendo con ello la preservación de los documentos, evitando pérdida, adulteración, sustracción y falsificación de los mismos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Propende por el diseño, implementación y seguimiento de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizado con la racionalización de trámites e intercambio de información electrónica en el marco del gobierno

electrónico en la administración pública.

DOCUMENTOS ESPECIALES Está encaminado a los documentos de archivo que por

sus características no convencionales requieren tratamiento diferente:

Gráficos. Cartográficos. Fotográficos. Audiovisuales. Sonoros. Orales de comunidades indígenas o afro descendientes. Redes sociales. Páginas Web e Intranet.

BIBLIOGRAFÍA http://

www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/PGD%20AGN%2029-12-2014.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/planeacion-gestion-y-control

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf

Zunal.com/webquest.php?w=285495

Archivo General de la Nación.

Comisión General de Valoración Documental del Gobierno de Canarias.

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Programa de Gestión Documental.

PGD Programa de Gestión Documental. Obtenido de Archivo General de la Nación. Bogotá: El AGN, 2014. 48 p.

GRACIAS