UT1_AplicacionesOfimaticas

[[APLICACIONES OFIMÁTICAS]] 1 de septiembre

de 2012

[Aplicaciones Ofimáticas] Unidad 1. Introducción a las aplicaciones ofimáticas En esta unidad vamos a conocer los principales paquetes ofimáticos y sus características. Además, estudiaremos los distintos tipos de aplicaciones corporativas que existen y por último repasaremos los tipos de software y las licencias.

[CFGM Sistemas Microinformáticos y Redes]

Unidad 1. Introducción a las aplicaciones ofimáticas 2

[CFGM Sistemas Microinformáticos y Redes] [Aplicaciones Ofimáticas]

Índice:

1 La empresa y las aplicaciones informáticas ........................................................................ 3

2 Aplicaciones Ofimáticas ........................................................................................................... 3

2.1 Procesadores de texto .................................................................................................... 3

2.2 Hojas de cálculo ............................................................................................................... 4

2.3 Gestores de presentaciones ........................................................................................... 5

2.4 Gestores de bases de datos .......................................................................................... 5

2.5 Gestores de correo electrónico ..................................................................................... 6

3 Paquetes ofimáticos .................................................................................................................. 6

3.1 Microsoft Office ............................................................................................................... 7

3.2 OpenOffice Apache ........................................................................................................ 7

3.3 LibreOffice ........................................................................................................................ 8

3.4 Corel WordPerfect Office ............................................................................................. 9

3.5 Google Drive .................................................................................................................... 9

3.6 Gnome Office ................................................................................................................... 9

3.7 Apple iWork ................................................................................................................... 10

4 Aplicaciones Corporativas ..................................................................................................... 10

5 Tipos de Software y Licencias .............................................................................................. 11

6 Actividades ............................................................................................................................... 12

7 Bibliografía de referencia y direcciones de interés ........................................................ 13

1 La empresa y las aplicaciones informáticas

Uno de los agentes más importantes de la sociedad actual es la información, de ahí el gran desarrollo e interés de la informática, la cuál tiene por objeto el “tratamiento automático de la información”.

Las aplicaciones informáticas utilizadas en la empresa son, en ocasiones, las mismas que se emplean en otros ámbitos de la sociedad, incluyendo el doméstico. Sin embargo las empresas tienen una serie de necesidades específicas diferentes a las que pueda tener un usuario en su tiempo de ocio.

Las aplicaciones pensadas y desarrolladas para satisfacer necesidades relacionadas con la actividad empresarial se denominan aplicaciones corporativas o de uso empresarial, por otro lado, las aplicaciones informáticas de uso general se suelen agrupar bajo el nombre de ofimática.

2 Aplicaciones Ofimáticas

Actualmente la palabra ofimática hace referencia prácticamente, a cualquier programa informático de propósito general que permita realizar una gestión eficiente de la información almacenada en formato digital. El ámbito de este tipo de aplicaciones se extiende a diferentes entornos de trabajo, públicos o privados.

Aunque en la actualidad existen multitud de tipos de aplicaciones que estarían englobados dentro de este grupo, como los editores de imagen o video, aplicaciones de gestión de proyectos etc., las aplicaciones que tradicionalmente se han incluido dentro de este grupo son:

• Procesadores de texto

• Hojas de cálculo

• Gestores de presentaciones

• Gestores de bases de datos

• Gestores de correo electrónico

2.1 Procesadores de texto

Los procesadores de texto son aplicaciones informáticas que permiten la creación y edición de documentos de texto. Estas aplicaciones surgen como alternativa a las máquinas de escribir donde la edición de textos era más costosa ya que no permitía el borrado, modificación o la reutilización de textos.

Hoy en día los procesadores de texto se han desarrollado permitiendo funcionalidades tales como la aplicación de diversos estilos y fuentes, inserción de imágenes y gráficos, creación de tablas, corrección ortográfica, etc., y que dependerán del procesador que utilicemos.

Algunos de los procesadores de texto más conocidos son:

• Word (MICROSOFT)

• Writer (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)

• Works (MICROSOFT)

• WordPerfect (COREL)

• WordStar (SOFTKEY)

• AmiPro3 (LOTUS/IBM)

• AbiWord (GNOME OFFICE)

• Pages (APPLE)

Además de los procesadores de texto habituales cuyos ejecutables se instalan en la máquina cliente, también se han desarrollado procesadores de texto online tales como el incluido en Google Drive (http://drive.google.com/) que permiten crear, editar y compartir documentos en la Web.

2.2 Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada intersección de fila y columna representa un campo que se denomina celda. La información que puede contener una celda puede ser de tipo numérico o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la hoja de cálculo.

El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos obtener, mediante fórmulas, nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de números de forma rápida y fácil, por este motivo, las hojas de cálculo son muy utilizadas para actividades como planificación, análisis financiero y contable, presentación de gráficos, etc.

Algunas de las aplicaciones de hojas de cálculo más conocidas son:

• Excel (MICROSOFT)

• Calc (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)

• Quattro Pro (COREL)

• Lotus 123 (LOTUS/IBM)

• Gnumeric (GNOME OFFICE)

• Numbers (APPLE)

2.3 Gestores de presentaciones

Este tipo de aplicaciones nos permiten crear presentaciones con el objetivo de comunicar ideas de forma clara y sencilla.

En general, las presentaciones se componen de páginas independientes denominadas diapositivas que se organizan siguiendo un guión preestablecido que define el orden en que van a ser mostradas.

Hoy en día las aplicaciones de presentaciones permiten funcionalidades tales como la inclusión de gráficos, elementos multimedia, tablas de datos, automatización de transiciones entre diapositivas, creación de animaciones, etc.

Algunas de las aplicaciones de presentación más conocidas son:

• PowerPoint (MICROSOFT)

• Impress (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)

• Presentations (COREL)

• Keynote (APPLE)

2.4 Gestores de bases de datos

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un tema o un propósito particular. Los registros de los empleados en un archivador, una colección de sellos, o una lista de clientes en una agenda se consideran bases de datos.

En la actualidad, la mayoría de las bases de datos se almacenan en formato digital. Esta información puede estar simplemente repartida en ficheros o estar organizada mediante un programa gestor. Un sistema gestor de bases de datos (SGBD) es un sistema que nos permite definir, generar, actualizar y consultar la información almacenada en una base de datos.

Algunos de los gestores de bases de datos más conocidos son:

• Access (MICROSOFT)

• Base (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)

• SQL Server (MICROSOFT)

• Oracle (ORACLE)

• MySQL (ORACLE)

• Paradox (COREL)

• PostGreSQL

2.5 Gestores de correo electrónico

Los gestores de correo electrónico son aplicaciones que nos permiten trabajar con diferentes cuentas de correo electrónico al mismo tiempo, de tal forma que, una vez configuradas las diferentes cuentas en el gestor podremos revisar, enviar o recibir los mensajes de cada una de las cuentas sin tener que acceder a la Web de cada una de ellas por separado (Hotmail, Yahoo, Gmail, etc).

Los gestores de correo también ofrecen otro tipo de funcionalidades tales como la gestión de contactos o de calendario, creación de tareas y notas, etc. Algunos de los gestores de correo más conocidos son:

• Outlook (MICROSOFT)

• Eudora (QUALCOMM)

• Thunderbird (MOZILLA)

• Evolution (GNOME)

• Notes (LOTUS/IBM)

3 Paquetes ofimáticos

Un paquete o suite ofimática está formado por un conjunto de programas diseñados para complementarse entre si facilitando al usuario la realización de tareas concretas. El tipo y la cantidad de diferentes programas que contenga dicho paquete dependen, en gran medida, de las características de la propia suite adquirida. Las aplicaciones más comercializadas no dudan en incluir software para la edición de texto, hojas de cálculo, algún gestor de base de datos, herramientas de trabajo con gráficos y presentaciones, navegadores web, gestores de agenda o clientes de correo electrónico. No obstante, las diferencias principales entre los mismos hay que encontrarlas en los siguientes aspectos fundamentales:

¿La suite es multiplataforma o no?

¿Es opensource o es privada?

¿Es gratuita o no?

Analizando las respuestas a dichas cuestiones y comparándolas con los requerimientos del usuario, el administrador de sistemas puede descubrir la suite o aplicación ofimática más adecuada al entorno que se pretende implantar.

Así una aplicación ofimática opensource y gratuita tiene las ventajas de un menor coste tanto en licencias como en hardware, una mayor independencia tecnológica, mayor portabilidad y posibilidad de modificación, así como la adecuación a las necesidades del usuario. Por el contrario, una suite como Microsoft Office ofrece como ventajas una mayor tradición en el uso (por tanto, menos inversión de tiempo en dinero y aprendizaje), implantación dominante en el mercado, homogeneidad y soporte fiable, robusto y eficaz.

Algunas de las suites ofimáticas más extendidas son las que se muestran a continuación.

3.1 Microsoft Office

La suite ofimática de MICROSOFT es la más conocida y utilizada. Incluye una aplicación de procesamiento de textos (Word), de hoja de cálculo (Excel), una de base de datos (Access), un gestor de presentaciones (PowerPoint), gestor de publicaciones (Publisher) y varias herramientas más.

Características:

• Suite dominante en el mercado

• Aplicaciones robustas y eficaces

• Soporte fiable

• Plataformas Windows y MAC

• Alto coste

• Mayor consumo de recursos respecto a otros paquetes

La versión más reciente corresponde a Office 2010. Esta versión dispone de una interfaz de usuario muy similar a su predecesora (Office 2007) y cuenta entre sus principales novedades con la aparición de una edición online gratuita (Office Web Applications) y la incorporación de funcionalidades de tratamiento de imágenes integradas en las aplicaciones.

Requisitos:

Versión Standard Office 2003 Office 2007 Office 2010 Procesador 233 MHz 500 MHz 500 MHz Memoria 128MB 256 MB 256 MB Disco duro 400 MB 2 GB 3 GB Resolución 800x600 1024x768 1024x576

Fuentes: http://office.microsoft.com/es-es/suites/HA101668653082.aspx#3

http://www.microsoft.com/spain/Office/editions/sysreq.mspx

3.2 OpenOffice Apache

Es una suite ofimática de libre distribución y código abierto desarrollada inicialmente por la empresa SUN MICROSYSTEMS junto con la colaboración de desarrolladores de todo el mundo. Su código fuente se basaba en el paquete ofimático de SUN, STAR OFFICE. En junio de 2011, un año y medio después de la compra de la empresa SUN MICROSYSTEMS por parte de ORACLE, el proyecto OpenOffice.org donó la suite a la APACHE SOFTWARE FOUNDATION para convertirse en un proyecto de la misma. El nombre actual del proyecto es OpenOffice Apache.

En enero de 2012, IBM donó el código de la suite ofimática Lotus Symphony a la APACHE SOFTWARE FOUNDATION. Con esta donación, la próxima versión (OpenOffice Apache 4) incluirá mejoras en la accesibilidad, el rendimiento, etc. provenientes de Lotus Symphony.

Entre sus herramientas se incluyen un procesador de textos (Writer), una hoja de cálculo (Calc), un gestor de base de datos (Base), un gestor de presentaciones (Impress), un editor de gráficos (Draw) y un editor de fórmulas matemáticas (Math).

Como características a destacar de OpenOffice Apache:

• Multiplataforma (Windows, Solaris, Linux o Mac OS)

• Nuevo componente de acceso a archivos mediante FTP

• Soporte para exportación en formato Macromedia Flash (SWF)

• Manejo de PDF

• Soporte Web 2.0 con componentes Wiki

Requisitos para la versión 3.4 de OpenOffice Apache:

S.O. Windows Linux Mac OS Procesador Pentium III o mayor Pentium III o mayor Intel RAM Mínima 256 MB 256 MB 512 MB

RAM Recomendable

512 MB 512 MB 512 MB

Disco duro 650 MB 400 MB 400 MB Resolución 1024x768 1024x768 1024x768 Versión SO Windows 2000 o superior Linux Kernel 2.6 o mayor Mac OS X 10.4 o superior

3.3 LibreOffice

Es una suite ofimática de libre distribución y código abierto. Está basada en OpenOffice y en la actualidad, las principales distribuciones de Linux incorporan LibreOffice como suite ofimática.

Unos meses después de la compra de SUN MICROSYSTEMS por parte de ORACLE, algunos desarrolladores del proyecto OpenOffice fundaron THE DOCUMENT FOUNDATION, publicando una bifurcación de OpenOffice, llamada LibreOffice. THE DOCUMENT FOUNDATION libera cada seis meses una versión de LibreOffice.

Entre sus herramientas se incluyen un procesador de textos (Writer), una hoja de cálculo (Calc), un gestor de base de datos (Base), un gestor de presentaciones (Impress), un editor de gráficos (Draw) y un editor de fórmulas matemáticas (Math). Los requisitos de LibreOffice son los siguientes:

S.O. Windows Linux Mac OS Procesador Pentium III o mayor Pentium III o mayor Intel o PowerPC RAM Mínima 256 MB 256 MB 512 MB

RAM Recomendable

512 MB 512 MB 512 MB

Disco duro 1,5 GB 1,55 GB 800 MB Resolución 1024x768 1024x768 1024x768 Versión SO Windows 2000 o superior Linux Kernel 2.6 o mayor Mac OS X 10.4 o superior

3.4 Corel WordPerfect Office

WordPerfect Office es la suite creada por COREL CORPORATION. Incluye un procesador de textos (WordPerfect), una hoja de cálculo (Quattro Pro), un gestor de presentaciones (Presentations), un gestor de correo (WordPerfect Mail) y un gestor de bases de datos disponible solo en su versión profesional (Paradox). Actualmente, se encuentra disponible la versión X6.

Entre las características a destacar se encuentran:

• Precio competitivo

• Permite la creación y edición de archivos PDF

• Acceso a servicios en línea desde la propia aplicación

• Compatibilidad con Office

• Control de acceso a comentarios en los documentos

Requisitos:

Características WordPerfect X6 Procesador 466 MHz Memoria RAM 256 MB Disco duro 600 MB Resolución 800x600 Otros requisitos CD-ROM, Ratón o TabletPC, Internet Explorer 6.0 o superior

3.5 Google Drive

Google Drive, anteriormente llamado Google Docs, es una suite ofimática gratuita y online (http://drive.google.com/). Incluye una aplicación de procesamiento de textos, de hoja de cálculo, de presentaciones, dibujos y de creación de formularios. Este paquete nos permite crear, editar y subir documentos rápidamente, acceder a ellos para visualizarlos o editarlos desde cualquier parte, y compartirlos con otros usuarios asignándoles permisos de lectura y/o edición.

3.6 Gnome Office

Gnome Office es una suite ofimática gratuita desarrollada por el proyecto libre GNOME (http://live.gnome.org/GnomeOffice). Se compone, entre otras aplicaciones, de un procesador de textos (AbiWord), una hoja de cálculo (Gnumeric), un gestor de bases de datos (GNOME-DB). Además se encuentra disponible para varias plataformas.

3.7 Apple iWork

iWork es la suite ofimática de la empresa APPLE, desarrollada para su sistema operativo Mac OS X. Está formada por el procesador de textos (Pages), la hoja de cálculo (Numbers) y el gestor de presentaciones (Keynote). La versión actual de esta suite es iWork '09.

iWork se considera la sucesora de la suite AppleWorks, aunque no incluye gestor de bases de datos y herramientas gráficas como si hacía AppleWorks.

4 Aplicaciones Corporativas

Las aplicaciones corporativas son aquellas que resuelven problemas relativos a la gestión empresarial como por ejemplo la realización de facturas, gestión de la contabilidad, del stock del almacén, etc.

En función del concepto con el que se ha desarrollado el software podemos distinguir entre:

1. Aplicaciones Estándar. Desarrolladas para que se puedan aplicar a cualquier empresa que necesite de unas funcionalidades genéricas. La ventaja para los usuarios es que este tipo de aplicaciones son más económicas ya que la empresa solo realiza el desarrollo una vez. La desventaja es que el software no puede ser modificado para adaptarse a necesidades específicas del cliente, a menos que la empresa desarrolladora esté dispuesta, lo que seguramente hará que el coste de la aplicación aumente considerablemente. Una de las aplicaciones más conocidas de este tipo es ContaPlus.

2. Aplicaciones Configurables. Este tipo de aplicaciones disponen de una serie de opciones que pueden ser configuradas por el usuario para ajustar la aplicación a sus necesidades específicas, por ejemplo la modificación de informes. Su precio es más elevado que el de las aplicaciones estándar ya que su desarrollo es más complejo. Dentro de este tipo de aplicaciones nos encontramos con los Enterprise Resource Planning (ERP) o sistemas de planificación de recursos de la empresa. Los ERP son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las tareas que se realizan en un negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa (ej. Almacenamiento de clientes, generación de albaranes y facturas etc.). Se caracterizan por ser integrales, modulares adaptables. Algunos de los más conocidos son SAP o Navision (ahora Microsoft Dynamics Nav).

3. Aplicaciones a medida. Son desarrolladas específicamente para un cliente o empresa, la cuál especifica qué funcionalidades debe tener la aplicación y el desarrollador realiza el software en base a esas especificaciones. Las aplicaciones a medida suelen ser las más caras.

5 Tipos de Software y Licencias

Una licencia es un contrato entre el desarrollador o propietario de un software y el usuario que lo adquiere. En este contrato se definen con precisión los derechos y deberes de ambas partes y las condiciones de uso.

1. Software libre. Un software libre es aquel que se distribuye junto con su código fuente. Además para que un software sea libre debe cumplir los siguientes requisitos:

• Que se pueda utilizar con cualquier propósito.

• Que el usuario lo pueda modificar para adaptarse a sus necesidades.

• Que el usuario pueda redistribuir copias del programa de forma gratuita o pagando.

• Que el usuario pueda distribuir versiones modificadas del programa siempre y cuando se documenten los cambios del software.

Algunas de las licencias que podemos encontrar son:

i. Open Source. Son aplicaciones, generalmente gratuitas, que incluyen el código fuente y por tanto permiten al usuario redistribuirlo y modificarlo para adaptarlo a sus necesidades específicas.

ii. Licencia GPL (General Public License) o copyleft. Es un tipo de licencia que se aplica al software libre y opensource en el que el se obliga al usuario a que en el caso de que modifique o redistribuya el software, éste deberá seguir siendo libre. Este tipo de licencia fue creada para mantener la libertad del software y evitar que alguien quisiera apropiarse de la autoría intelectual convirtiéndolo en software propietario.

2. Software propietario. Hace referencia a cualquier programa informático en el que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de uso, modificación o redistribución (con o sin modificaciones), o cuyo código fuente no está disponible o el acceso a éste se encuentra restringido.

3. Software de dominio público. Es aquel que no está protegido por derechos de autor (copyright) y por tanto el usuario puede copiarlo, modificarlo o distribuirlo como si fuera software propietario.

4. Freeware. El software se distribuye de forma gratuita pero su código fuente no está disponible.

5. Shareware. Permite la distribución del software de forma gratuita para su evaluación. Al ser una versión de evaluación es posible que ésta no disponga de todas las funcionalidades o que la versión deje de funcionar pasado un tiempo.

Para poder utilizar la versión completa el usuario debe pagar una suma de dinero y registrarse.

6 Actividades

1 ¿Cuál crees que es la principal función de un gestor de base de datos? Reflexiona sobre las ventajas que tiene respecto al uso de ficheros no relacionados entre sí.

2 Explica qué es un paquete ofimático. ¿Qué tipos de programas suele incluir? ¿Qué ventajas tiene adquirir un paquete ofimático respecto a la compra de programas sueltos de diferentes fabricantes?

3 Un cliente te ha pedido una aplicación de facturación para su empresa. Tiene sólo dos puestos de trabajo, en uno se realizarán las facturas y en otro la gestión de almacén. Has localizado un programa bastante económico, pero es monopuesto. ¿Recomendarías al cliente la adquisición del programa? ¿En qué condiciones podría funcionar? ¿Qué problemas ocasionaría?

4 Busca información sobre cinco paquetes ofimáticos distintos. Confecciona una lista en la

que aparezca el nombre, el fabricante, la última versión, requisitos, componentes y precio.

5 Elige y justifica qué paquete ofimático instalarías para cada uno de los siguientes supuestos:

• Para el ordenador de tu casa

• Para una inmobiliaria: o 3 ordenadores PIV con 512 MB RAM

• Para una empresa de calzado: o 50 ordenadores para el departamento comercial o 3 ordenadores para el departamento de recursos humanos o 10 ordenadores para el departamento de contabilidad o 20 ordenadores para el departamento de administración o 5 ordenadores para almacén

6 Busca en Internet la página Web oficial de la empresa Microsoft. Intenta localizar una

demostración del Office 2010. a. ¿Qué te parece la interfaz? b. ¿Qué ventajas encuentras a esta versión? ¿Algún inconveniente? c. Enumera y describe las distintas versiones que existen de Office 2010

7 ¿Qué es una aplicación ERP? ¿Qué diferencias hay entre las aplicaciones ERP y el

desarrollo a medida? ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene el desarrollo a medida para el cliente?

8 ¿Cuál es la diferencia entre software libre y freeware? ¿Se refieren al mismo tipo de productos? En caso contrario, ¿qué diferencias hay entre ellos?

9 Una empresa te ha pedido que instales un equipo con las siguientes aplicaciones de libre distribución: procesador de texto, hoja de cálculo, editor de imágenes, reproductor de música, reproductor de vídeo, navegador y gestor de correo. Elabora una lista con las aplicaciones que instalarías.

7 Bibliografía de referencia y direcciones de interés

• Aplicaciones ofimáticas. Fidel Oltra, Jesús Albert, Francisco Márquez, Juan Luis Moreno. McGraw-Hill, 2005

• Aplicaciones ofimáticas. Laura Raya, David Miraut, Jose Luis Raya. RA-MA. 2009.

• Página web OpenOffice: http://es.openoffice.org/

• Página web MS Office: http://office.microsoft.com/es-es/default.aspx

• Descripción de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. http://office.microsoft.com/es-es/suites/HA101679413082.aspx

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