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AAuuddiittoorrííaa IInntteerrnnaa
29 de setiembre de 2015
UAI-of-184-2015
Licenciada
Grettel Pereira Rivera
Coordinadora Unidad Financiera Contable
Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza
En Nutrición y Salud
Asunto: Remisión de Informe N°07-2015 Auditoría Financiera sobre las Cuentas Mercancías
en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo
Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública
Estimada licenciada:
Para su conocimiento y lo de su competencia, remitimos el Informe N°07-2015 Auditoría
Financiera sobre las Cuentas Mercancías en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo,
Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública.
Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna, las medidas adoptadas para la
implementación de las recomendaciones, las cuales se rigen por lo dispuesto en el artículo
36 de la Ley General de Control Interno.
El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de
diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la
implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo
(10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la
Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones
del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de
la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y
además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las
soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa,
debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría
Interna como a la Unidad Financiera Contable.
Atentamente,
Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez
Auditora Interna ATGS/gvs/Correspondencia UAI 2015 Adjunto: Informe N°07-2015 Auditoría Financiera sobre las Cuentas Mercancías en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo,
Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública
C: Máster German Picado García, Director Administrativo Licenciada Ileana Vargas Barrantes, Funcionaria Unidad Financiera Contable Archivo de Gestión, Auditoría Interna
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN
Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD
INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA SOBRE MERCANCÍAS EN TRANSITO, CUENTAS
POR COBRAR LARGO PLAZO, TERRENOS, CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO,
OTRAS CUENTAS DEL PASIVO, HACIENDA PÚBLICA
SETIEMBRE 2015
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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Tabla de Contenido
RESUMEN EJECUTIVO
1. INTRODUCCIÓN
4
1.1 Origen de la Auditoría 4
1.2 Objetivo de la Auditoría 4
1.3 Naturaleza y Alcance de la Auditoría 4
1.4 Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoría 4
1.5 Generalidades acerca de la Auditoría 4
1.6 Metodología aplicada 5
1.7 Comunicación preliminar de los resultados del estudio
2. RESULTADOS 5
2.1 Razonabilidad de los saldos de las cuentas revisadas 5
2.2 Debilidades en el archivo y resguardo de la documentación que
justifica el registro de los movimientos contables
6
2.3 Razonabilidad de las Cuentas del Estado de Situación Financiera 7
2.3.1 Mercancías en Tránsito 7
2.3.2 Cuentas a Cobrar Largo Plazo 8
2.3.3 Terrenos 9
2.3.4 Cuentas por Pagar Largo Plazo 12
2.3.5 Otras Cuentas del Pasivo-Depósitos en garantía sujetos a
depuración
15
2.3.6 Hacienda Pública / Capital inicial 16
3. CONCLUSIONES 18
4. RECOMENDACIONES 19
A la Unidad Financiera Contable 19
Anexo N°1 Observación al Borrador del Informe Auditoría Financiera
específicamente en la cuenta de Terrenos
23
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RESUMEN EJECUTIVO
Qué examinamos ?
El estudio comprende una auditoría financiera orientada a examinar las cuentas Mercancías
en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo,
Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública.
Porqué es importante?
Porque el examen de las cuentas mencionadas contribuye al mejoramiento del sistema de
control interno, a la depuración de las cuentas que han permanecido por varios periodos
pendientes de análisis, la cual facilitará la Implementación de las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público a partir de enero 2016 y a la confiabilidad de la información
financiera-contable en la toma de decisiones.
Qué encontramos ?
Considerando la revisión de la información, la dificultad de localizar documentos que
facilitaran la composición de las cuentas analizadas, las cuentas Mercancías en Tránsito,
Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas
del Pasivo, Hacienda Pública, no se consideran razonablemente presentadas en el Estado
de Situación Financiera al periodo de diciembre , 2012, 2013 y 2014.
Se observaron debilidades de control en el archivo y protección de la documentación que
respalda los registros contables de las cuentas.
Qué sigue?
Se recomienda a la Coordinadora de la Unidad Financiera Contable, realizar los ajustes en
las cuentas sobre las que fue imposible localizar documentos que identificaran el origen y
la composición y justificarlos detalladamente, a saber: Mercancías en Tránsito, Cuentas por
Cobrar Largo Plazo, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo.
Asimismo registrar en la cuenta de Terrenos o reflejar por medio de notas a los Estados
Financieros las fincas que aparecen a nombre de la institución en el Registro Público y que
por diferentes razones y procesos registrales no han sido trasladadas a la Municipalidad de
la Unión a la que se donarán las fincas en las que se ubica el cementerio de la Unión y la
Casa de la Cultura de la Unión.
Po último se recomienda rectificar el valor fiscal de ¢1,430,106,694.00 reportado en el
Registro Nacional del terreno en el que se ubica las instalaciones del Instituto Costarricense
de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud debido a que el avalúo realizado en el
año 2006 le asignó un costo de ¢607.994.250.00 lo que representa una diferencia de más
en el Registro por ¢822.112.444.00, dato que es muy significativo. Así como actualizar el
valor de los terrenos que se reflejarán como nota al Estado de Situación Financiera a partir
de enero, 2016 con el fin de ajustarlos a su valor razonable, utilizando el procedimiento
aprobado por la Contabilidad Nacional para ese fin.
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1. INTRODUCCIÓN
1.1. Origen de la Auditoría
La Auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo de la
Auditoría Interna, que comprende la última parte de la auditoría financiera, en los términos
del artículo 35 de la Ley General de Control Interno N° 8292, que dispone que los informes
de Auditoría Interna versaran sobre diversos asuntos de su competencia.
1.2. Objetivo de la Auditoría
Auditar las cuentas de “Mercadería en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos,
Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública”
correspondientes al ejercicio económico del 2014, 2013 2012 y comprobar la razonabilidad
de la información financiera y el registro conforme a la normativa emitida por la Contabilidad
Nacional como Ente Rector.
1.3. Naturaleza y Alcance de la Auditoría
La auditoría comprendió la revisión de todos los asientos y transacciones de las partidas
antes mencionadas, correspondientes al período mencionado, ampliándose en los casos en
que se consideró necesario. Se revisaron los registros de las transacciones financieras, así
como los procedimientos utilizados para efectuar esos registros y la documentación
comprobatoria que los ampara.
1.4. Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoría
En la mayoría de los casos no se localizó la documentación de respaldo de las
transacciones financieras. Además los auxiliares de contabilidad de las cuentas analizadas
no se confeccionaron y los que se elaboraron están desactualizados.
1.5 Generalidades acerca de la Auditoría
De acuerdo con el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre 2014, 2013 y 2012 las
cuentas a auditar presentan los siguientes saldos:
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Cuentas del Estado de Situación Financiera
Años 2014, 2013 2012
En miles de colones
Código
Contable
Nombre de la
Cuenta
Saldo Diciembre
2014
Saldo Diciembre
2013
Saldo Diciembre
2012
1.1.9.99.04 Mercancías
en Tránsito ¢19,787.07 ¢19,787.07 ¢19,787.07
1.1.9.99.03
Cuentas por
Cobrar a
Largo Plazo
¢4,867.01 ¢4,867.01 ¢4,867.01
1.2.5.01.01 Terrenos ¢608,554.07 ¢608,554.07 ¢608,554.07
2.4.4.01.99
Cuentas por
Pagar Largo
Plazo
¢600.00 ¢600.00 ¢600.00
2.1.9.99.03
Otras
Cuentas del
Pasivo
¢480.34 ¢480.34 ¢480.34
3.1.1.01 Hacienda
Pública ¢1.265.019 ¢1.265.019 ¢1.265.019
Fuente: Estados de Situación Financiera 2014, 2013 y 2012
1.6 Metodología aplicada
El estudio se realizó atendiendo las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público,
las Nomas Internacionales de Auditoría y demás normativa relativa a los procesos de
fiscalización.
El examen de las cuentas se llevó a cabo con base en la técnica de composición de los
saldos contables.
1.7 Comunicación preliminar de los resultados del estudio
La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la
auditoría a que alude el presente informe, se realizó el viernes 24 de julio, 2015 en las
oficinas de la Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera,
Coordinadora Unidad Financiera Contable, la Licenciada Ileana Vargas Barrantes
Encargada del Proceso Contable y la señora Alejandra Umaña Arguello, funcionaria de la
Unidad Financiera Contable a quienes se convocó por medio de los oficios N°(s) AI-of-127-
2015, AI-of-126-2015, AI-of-125-2015, del 15 de julio, 2015. El día de la reunión se entregó
el Informe para discusión mediante los oficios N° AI-of-143-2015, AI-of-144-2015 y AI-of-
144-2015, del 24 de julio, 2015, razón por la que no se firmó el documento denominado
“Resultado de la Discusión del Informe”.
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Al concluir la reunión se estableció un plazo de cinco días hábiles para que presentaran
observaciones al informe en discusión. A solicitud de la Coordinación de la Unidad
Financiera se prorrogó el plazo hasta el 07 de agosto, 2015, tal como se indicó en el oficio
AI-151-2015 del 31 de julio, 2015.
Al respecto, con el Oficio UFC-136-2015 del 07 de agosto, 2015 la licenciada Grettel
Pereira Rivera, Coordinadora Unidad Financiera Contable dio respuesta a la
implementación de las recomendaciones N° 4.3, 4.4 y 4.5 relativas a los Terrenos de la
Institución, cuya valoración se encuentra en el Anexo N°1 de este informe.
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2 RESULTADOS
2.1 Razonabilidad de los saldos de las cuentas revisadas
De acuerdo con los resultados obtenidos de la revisión de la información y documentación
suministrada, el análisis, pruebas efectuadas y las normas aplicables, los saldos de las
cuentas auditadas de Mercadería en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos,
Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo y Hacienda Pública / Capital
Inicial, no se consideran razonablemente presentadas al periodo en estudio 2014, 2013 y
2012.
2.2 Debilidades en el archivo y resguardo de la documentación que justifica
el registro de los movimientos contables
Tal como se indica en la sección 1.4 sobre las “Limitaciones que afectaron la ejecución de
la auditoría”, la información de respaldo de la mayoría de los registros no se logró localizar
por la Auditoría Interna, razón por la cual por medio de diferentes oficios se solicitó la
documentación al Director Administrativo (por estar vinculado con la Unidad Financiera
Contable desde hace muchos años) y a la encargada actual de esa unidad administrativa y
en todos los casos el resultado fue el mismo, la imposibilidad material de localizar la
documentación que respalda los registros contables. A continuación se presentan
únicamente dos ejemplos:
En nota DA-120-13 del 15 de julio, 2013, el Máster German Picado García, Director
Administrativo ante solicitud de varios documentos contables, expresó lo siguiente:
“Se realizó una búsqueda en los archivos que están en transportes y por la central
teléfono y no se encontró la documentación formación que respalda los registros
contables de los puntos 1, 2, 3 y 4, la próxima semana se destinara una persona
exclusivamente a buscar esta documentación en el archivo que esta por el área de
Lavado, por cuanto la información de Financiero está muy dispersa.”
En nota DA-157-13 del 25 de octubre, 2013, el Máster German Picado García, Director
Administrativo ante otra solicitud de otros documentos expresó lo siguiente:
“Los comprobantes del saldo indicado en el oficio antes mencionado, no fueron
localizados donde se ubican los documentos más antiguos de la Unidad
Financiero Contable, que sería en la bodega ubicada en transportes, informa la
Licda. Vargas que testigo de esta búsqueda fue el Licdo. German Vargas,
asistente actual de la Auditoría, por cuanto en esa época el laboraba en la Unidad
Financiero Contable, lamentablemente al no encontrar la información para
reconstruir el saldo, no se pudo depurar ese saldo.”
La ausencia de una adecuada gestión documental impide el resguardo de la
documentación, dificulta la rendición de cuentas y la revisión posterior de las operaciones
que se realizan; asimismo, la ausencia de un procedimiento impide dar a conocer a todos
los funcionarios la adecuada gestión de la documentación que respalda la información, de
acuerdo con lo que lo señala la Norma de Control Interno 4.2 que contiene los requisitos de
las actividades de control, la cual se transcribe a continuación:
“Documentación Las actividades de control deben documentarse mediante su
incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de
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puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación
debe de estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente
establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”
Además, la Norma de Control 5.4 de las citadas Normas, expresa que en relación con la
gestión documental, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben
asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión
documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la
información en la organización, de manera oportuna y eficiente, de conformidad con las
necesidades institucionales.
2.3 Razonabilidad de las Cuentas del Estado de Situación Financiera
2.3.1 Mercancías en Tránsito
En esta cuenta se registraban los adelantos de dinero a los proveedores por las compra de
mercancías que se importaban. Presenta en el sistema de cómputo registros desde el 31 de
diciembre de 1996 y el primer movimiento de apertura es por un monto de ¢21,672.250.44.
En el Estado de Situación Financiera del 2014, se presenta con el nombre de “Mercancías
en Tránsito” y en el Balance de Comprobación como “Inventarios sujetos a depuración”.
Al mes de diciembre, 2014, la cuenta presenta el siguiente saldo:
Mercancías en Tránsito
Al 31 Diciembre 2014
En miles de colones
Nombre del Estado
Financiero Código Contable Nombre de la cuenta Monto de la cuenta
Estado de Situación
Financiera
Mercancías en
Tránsito ¢19.787.07
Balance de
Comprobación
1.1.9.99.04 Inventarios sujetos a
depuración ¢19.787.07
Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de comprobación 2014
De conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 610 sobre la “Consideración del
Trabajo de Auditoría Interna” que regula los procedimientos que necesitan ser aplicados
sólo a actividades de auditoría interna, utilizamos el Informe elaborado por el Auditor
Interno, licenciado Jorge Rodríguez Cerdas, Auditor Interno de Inciensa en el año 2000, que
realizó un estudio de algunos registros en la cuenta “Inventario en Tránsito”
correspondiente a los años 1997 y 1998, logrando detectar que se realizaron pagos por
adelantado a proveedores internacionales no atendidos por el contratista, debido a que no
se identificó el ingreso de la mercancía. Mencionó además que permanecían debilidades
de control en los registros contables que no permitían obtener información clara y oportuna
para dar seguimiento a los pagos adelantados a los proveedores.
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No obstante lo indicado, esta Unidad de Fiscalización intentó localizar los registros
contables en cuatro áreas diferentes de archivos de la Unidad Financiera Contable a saber:
los que se ubican en la Unidad Financiera Contable, en la Unidad de Transportes, contiguo
a la recepción y en la Unidad de Servicios Técnicos de Laboratorio, sin resultados
positivos.
Solicitamos al máster German Picado García, Director Administrativo, suministrarnos la
documentación que requeríamos para realizar la auditoría, por medio del oficio AI-133-2013
del 11 de octubre del 2013, obteniendo como respuesta lo que se transcribe a
continuación:
“Los comprobantes del saldo indicado en el oficio antes mencionado, no fueron
localizados donde se ubican los documentos más antiguos de la Unidad
Financiero Contable, que sería en la bodega ubicada en transportes, informa la
Lcda. Vargas que testigo de esta búsqueda fue el Licdo. German Vargas, asistente
actual de la Auditoría, por cuanto en esa época el laboraba en la Unidad
Financiero Contable, lamentablemente al no encontrar la información para
reconstruir el saldo, no se pudo depurar ese saldo. / El proceso de depuración de
esta y las demás cuentas contables se realizarán conforme al proceso de
transición en que se encuentra el proceso contable del sector público
costarricense en miras de aplicación de las NICSP, cuando la Contabilidad
Nacional emita la directriz sobre estos temas se procederá conforme, o se
realizará el procedimiento correspondiente para ajustar la cuenta aplicando el
Principio Costo Beneficio, considerando por supuesto el criterio de realidad
económico y por supuesto sin dejar de lado el Principio Legalidad.”1
Considerando que la Unidad Financiera Contable no dispone de la documentación que
permita a esta Unidad de Fiscalización identificar cómo se compone el saldo de la cuenta
de Inventarios Sujetos a Depuración con un monto de ¢19.787.07 y que el auditor interno
al analizar la cuenta en el año 2000, identificó que permanecían debilidades de control en
los registros contables que no permitían obtener información clara y oportuna para dar
seguimiento a los pagos adelantados a los proveedores, considera esta Unidad de
Fiscalización que el saldo de la cuenta auditada no está razonablemente presentado al 31
de diciembre 2014 y por lo tanto debe ajustarse.
2.3.2 Cuentas a Cobrar Largo Plazo
En esta cuenta se registran los movimientos contables que están sujetos a revisión porque
no es posible identificarlos con los movimientos por facturación y cobro de servicios de
laboratorio a instituciones privadas, cuyos registros se iniciaron desde el año 2003 y refleja
el siguiente saldo tanto en el Estado de Situación Financiera como en el Balance de
Comprobación al 31 de diciembre 2014.
1 Máster German Picado García, Director Administrativo, DA-157-13 del 25 de octubre del 2013
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Cuentas a Cobrar Largo Plazo
Al 31 Diciembre 2014
En miles de colones
Nombre del Estado
Financiero
Código
Contable
Nombre de la
cuenta
Monto de la cuenta
Estado de Situación
Financiera
Cuentas por
Cobrar Largo
Plazo
¢4,867.01
Balance de
Comprobación
1.1.9.99.03
Cuentas a Cobrar a
Corto Plazo sujetas
a depuración
¢4,867.01
Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014
En el año 2012 se revisaron los montos por facturación y las cancelaciones
correspondientes, determinándose lo siguiente:
1. Lo facturado tiene el correspondiente ingreso por la cancelación que realiza el
proveedor
2. En la cuenta en estudio se registró un ajuste por ¢4, 867,014.10, que corresponde al
saldo inicial de la cuenta por cobrar clientes a enero del año 2012.
Con el fin de identificar el origen y la composición de la cifra indicada, se solicitó el “auxiliar
de las cuentas por cobrar a clientes al año 2012” a la licenciada Grettel Pereira Rivera,
Coordinadora de la Unidad Financiero Contable en oficio AI-161-13 del 03 de diciembre del
2013.
El documento solicitado no fue entregado a esta Auditoría Interna, en su lugar lo que se
envió adjunto a la nota N° UFC-182-13 del 06 de diciembre del 2013, fue un reporte
denominado “Analítico de Cuentas”, de enero a junio del año 2012, el cual refleja el ajuste
por los ¢4,867,014.10 que se traslada de cuentas por cobrar a la cuenta “cuenta por
cobrar para depuración”. Se observa en el oficio de referencia, que el monto anotado fue el
ajuste a las cuentas por cobrar como resultado del análisis de la antigüedad de saldos de
enero a junio 2012, con el fin de reflejar las cuentas por cobrar con los datos ajustados a la
realidad.
Considerando que la Unidad Financiera Contable no dispone del “auxiliar de las cuentas
por cobrar a clientes al año 2012”, lo que imposibilita realizar un análisis para determinar
cómo se compone ese saldo, que el saldo identificado por esta Auditoría Interna, como
saldo inicial en la cuenta por cobrar a enero del 2012 es imposible de identificar porque no
se dispone de documentos de registro, esta Unidad de Fiscalización considera que el saldo
de la cuenta auditada no está razonablemente presentado al 31 de diciembre 2014, por lo
tanto debe ajustarse.
2.3.3. Terrenos
En esta cuenta se registran los terrenos que son propiedad de la Institución, que
comprenden donde se ubica en la actualidad el Instituto Costarricense de Investigación y
Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa), la Capilla de Velación de la Unión, la Casa de la
Cultura de la Unión, el Cementerio de la Unión.
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Al 31 de diciembre, 2014 la cuenta presenta el siguiente saldo:
Capital Inicial
Al 31 Diciembre 2014
En miles de colones
Nombre del Estado
Financiero
Código Contable Nombre de la
cuenta
Monto de la
cuenta
Estado de Situación
Financiera
Terrenos
¢608.554.07
Balance de Comprobación 1.2.5.01.01 Tierras y Terrenos ¢608.554.07
Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014
Se realizó el análisis de la composición del saldo según los registros contables y además se
compararon los resultados con las certificaciones del Registro Nacional y con lo reportados
en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (Sibinet), cuyos
resultados serán expuestos como:
1. Inconsistencias en los registros contables
2. Diferencias en los valores asignados en los registros de la Contabilidad y
Sibinet
1. Inconsistencias en los registros contables
1.1 El sobrante de la finca 3-046254 que mide 650 metros cuadrados según lo anotado en
la escritura número 91 del 06 de diciembre, 2013 no está registrada en la Contabilidad,
pero sí en el Registro Nacional o con el valor ¢30.500.00 y Sibinet con ¢68.748.800.00.
La misma originalmente medía 1,048 metros cuadrados y se segregaron 398.00
metros cuadrados que fueron donados a la Asociación de Cuidados Paliativos de la
Unión, según la Ley 9035, publicada en el Alcance 66 a la Gaceta 97 del 21 de mayo
del 2012 y la escritura N° 91 de la Notaría del Estado del 06 de diciembre , 2013, en
aplicación del acuerdo 11 de la sesión ordinaria N°18-2013 del Consejo Técnico del
Inciensa, celebrada el 19 de noviembre del 2013.
1.2 La finca 3-017233 que aparece en el Registro Nacional a nombre del Inciensa sin valor
fiscal no está registrada en la Contabilidad, ni en Sibinet y corresponde al terreno en
el que se ubica la Casa de la Cultura de la Unión, que inició el trámite de donación a la
Municipalidad de la Unión, por medio de la Ley N°7580, publicada en la Gaceta N°62
del 28 de marzo de 1996, sin embargo aún no se ha podido hacer la escritura del
traspaso, de tal manera que aparece la Institución como dueña. El 3 de diciembre del
2013, por medio del oficio AI-160-13 la Auditoría Interna consultó a la licenciada
Andrea Segura Chavarría, Asesora Legal del Consejo Técnico, sobre el estado del
proceso de donación, indicando en oficio AL-66-2013 del 9 de diciembre del 2013 que
la Dirección General del Inciensa gestionó la inscripción registral, sin embargo no se
ha cumplido con los requisitos solicitados por la notaría del estado, el proceso está en
trámite. El pasado 02 de setiembre, 2015 se recibió el avalúo del Ministerio de
Hacienda Av Adm C-1060-2015, EXP N° 5541 que fija el valor del terreno en
¢96.429.100.00, que agilizará los trámites de la escritura por parte de la Notaría del
Estado.
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1.3 Las fincas N° 3-00014445, 3-00019615, 3-00053909 y 3-001978743 no se registraron
en la Contabilidad. Las mismas junto con la finca número 3-00041610 se unificaron en
la número 219131, mediante la escritura N°1116948 serie P y se donaron al Ministerio
de Salud. De las cinco fincas la única que fue registrada en la contabilidad del Inciensa
fue la N° 3-00041610, registro que se mantiene por un monto de ¢696.00.
2. Diferencias en los valores asignados en la Contabilidad y Sibinet
2.1 Se observaron tres valores diferentes para una misma finca, el cual depende de los tres
sistemas de registro existentes en la actualidad, a saber, registros contables de
Inciensa, Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (Sibinet)
y el valor fiscal reportado en el Registro Nacional. En el cuadro siguiente se detalla lo
anotado:
Diferencias en los valores asignados en la Contabilidad, Sibinet y Registro Público
Al 31 Diciembre 2014
N° de finca Ubicación
Medida, metros
cuadrados según
Registro Público
Contabilidad
de Inciensa Sibinet
Registro
Nacional
3-045537 Cementerio de
La Unión 388.22 m² ¢625.00 ¢25,467,232.00 ¢625.00
3-049074
Capilla
Velación de La
Unión
8,289.25 m² ¢520,000.00 ¢543,774,800.00 ¢520,000.00
3-032685
Linderos:
norte Junta de
Protección
Social de la
Unión, sur,
este y oeste
Alice André.2
1,941.04 m²
¢8,000.00 ¢127,391,264.00 ¢8,000.00
3-041610
Área Rectora
del Ministerio
de Salud de
La Unión
Esta finca se unificó con
las #
3-00014445, 3-
00019615, 3-00053909 y
3-001978743
¢696.00 ¢0.00 ¢0.00
3-072629
Está
construido el
edificio de
Inciensa
24,471.36 m² ¢607,994,25
0.00 ¢194,558,160.00
¢1,430,106,694.
00
3-046184 Cementerio de
La Unión 3,537.16 m² ¢30,500.00 ¢0.00 ¢0.00
3-0172333
Casa de la
Cultura de La
Unión
567.23 m² ¢0.00 ¢0.00 ¢0.00
3-0462544
Asociación de
Cuidados
Paliativos de
La Unión
1,048.00 m² segregados
a Paliativos 398.00 m² ¢0.00 ¢68,748,800.00 ¢30,500.00
Fuente: Escrituras, planos catastros, registros contables y Sibinet
2 Escritura del 29 de abril del 2002
3 Se rectificó la medida paso de 585.52 m
2 a 567.23 m
2, según plano catastro 3-896837-2003, considerado en
avalúo de la Dirección General de Tributación Av. Adm. C-106-2015 del 2 de setiembre, 2015 4 Según Resolución de Donación en expediente número 2010-928-RIM se donaron 398 m
2 a la Asociación de
Cuidados Paliativos de la Unión, quedando 650 m2 a nombre del Inciensa
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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Es importante anotar que las fincas N°3-045537, N°3-049074, N°3-032685 y la N°3-046184,
en las que se ubica el Cementerio de la Unión, se solicitó a la Notaría del Estado
confeccionar la escritura para donarlas a la Municipalidad de la Unión, de acuerdo a lo
establecido en el articulo 67 del Código Municipal según lo informado por la licenciada
Andrea Segura Chavarría, Asesora Legal en oficio AL-66-2013 del 09 de diciembre del 2013,
proceso que se encuentra aún en trámite.
Según información suministrada por el señor Leonardo Gómez Araya, Encargado del Sibinet
a excepción de la finca N°3-072629 en la que se ubica las instalaciones del Inciensa todas se
valoraron utilizando el procedimiento establecido; en el oficio VA-299-2007 emitido por la
Sub-Dirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección de Tributación, con sus
respectivos anexos: “Manual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva.”
Respecto a la finca a esta última finca, el valor fiscal en el Registro Nacional es de
¢1,430,106,694.00, sin embargo se dispone de un avalúo Av Adm N° 107-2006 de la
Dirección General de Tributación , Administración Tributaria de Cartago del año 2006, el cual
le asignó al terreno un costo de ¢607.994.250.00 lo que representa una diferencia de más en
el Registro por ¢822.112.444.00, dato que es muy significativo.
Con el fin de unificar el valor de los terrenos utilizando la misma metodología tanto en la
Contabilidad como en Sibinet se solicitó a la Dirección General de Bienes y Contratación
Administrativa del Ministerio de Hacienda, indicar si el procedimiento utilizado por el señor
Leonardo Gómez Araya, Encargado del Sibinet podía aplicarse en la valoración de los
terrenos en los registros contables, obteniendo como respuesta la aprobación para usar ese
procedimiento, según lo expresó en oficio DGABCA-CS-2654-2013 del 17 de diciembre del
2013, suscrito por el licenciado Luis Segura Amador, en calidad de Director General, tal
como se expone a continuación:
“…en respuesta a su primer interrogante, respecto de la correcta aplicación del
procedimiento que utilizó el encargado de bienes de la institución al valorar los
terrenos basados en lo que establece el oficio VA-299-2007, sin contener este
documento la indicación de que debe ser aplicado en las distintas instancias del
Sector Público, debe esta Dirección General aclarar que de conformidad con el
oficio DGABCA-1214-2007 del 29 de octubre del 2007 (ver documento adjunto),
suscrito por la directora General y el Contador Nacional nombrados en ese
momento, se indica lo siguiente: / “Por otra parte, se les recuerda que el valor de
adquisición de los inmuebles debe mantenerse en el SIBINET, y en la opción de
revaloración se debe registrar el monto que se calculará con el procedimiento
definido por la Sub-Dirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección
General de Tributación; en el oficio en mención. / La Contabilidad Nacional como
Órgano Rector, en ejercicio de sus funciones de establecer procedimientos
contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el
ámbito gubernamental, así como de asesorar técnicamente a todas las entidades
del sector público nacional en las materias de su competencia; avala el uso del
procedimiento establecido; en el oficio VA-299-2007 emitido por la Sub-Dirección
de Valoraciones Administrativas de la Dirección General de Tributación, con sus
respectivos anexos: “Manual de Valores Base Unitarios por Tipología
Constructiva.” / De esta forma queda claro, que tanto esta Dirección General
como el Órgano de Normalización Técnica de este Ministerio y la Dirección de
Contabilidad Nacional, concuerdan en que la utilización de los procedimientos
establecidos en el oficio VA-299-2007 por parte de los entes públicos, son los
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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correctos a aplicar en casos de valoración de terrenos.” (El resaltado no
corresponde al original)
Considerando las inconsistencias en los registros contables y las diferencias en los valores
asignados en el Sibinet, esta Unidad de Fiscalización considera que el saldo de la cuenta
auditada no está razonablemente presentado al 31 de diciembre del 2014, por lo tanto
deben realizarse los ajustes en el registro de los terrenos no reportadas en la contabilidad,
la actualización de valor y las anotaciones de las fincas que se encuentran en trámite de
donación a la Municipalidad de la Unión.
2.3.4 Cuentas por Pagar Largo Plazo
El 31 de mayo del 2007, por medio del asiento de ajuste AJ-05-07-01 se realizó el único
registro contable por ¢600,000.00 en la cuenta 2-202-001, llamada “Provisión para atención
de emergencias”, con el fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley N° 7914
“Ley Nacional de Emergencia”, vigente desde el 13 de octubre del 1999, que indicaba lo
siguiente:
“Artículo 36.- Aprovisionamiento presupuestal para prevenir situaciones de riesgo
inminente de emergencia y atención de emergencias. Todos los organismos de la
Administración central o descentralizada y los Gobiernos locales incluirán, en sus
presupuestos, una partida presupuestaria destinada a prevenir situaciones de
riesgo inminente de emergencia y atención de emergencias.”
Al 31 de diciembre, 2014, la cuenta presenta el siguiente saldo:
Cuentas por Pagar Largo Plazo
Al 31 Diciembre 2014
En miles de colones
Nombre del Estado
Financiero
Código
Contable
Nombre de la
cuenta
Monto de la cuenta
Estado de Situación
Financiera
Cuentas por Pagar
Largo Plazo ¢600.00
Balance de
Comprobación
2.2.4.01.99 Otras Provisiones ¢600.00
Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014
Esta Unidad de Fiscalización, intentó localizar el documento que justificaría el registro
realizado sin resultados positivos.
En razón de lo indicado, solicitamos a la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de
la Unidad Financiera Contable en nota AI-161-13 del 3 de diciembre del 2013, fotocopia de
la documentación de respaldo. Por medio de oficio UFC-182-13 del 6 de diciembre del
2013, manifestó lo siguiente:
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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“El saldo de provisiones, es otra cuenta que está en el plan de trabajo de esta
unidad, depuración de cuentas contables, como bien lo menciona en su oficio No.
AI-161-13, es un ajuste muy antiguo del periodo 2007, de los cuales en los
periodos 2008-2010-2011, se buscó la información, encontrando únicamente
certificaciones al respecto, de quien en esas fechas fuera la Coordinadora, La
Licda. Emilia Rodríguez.”
Las certificaciones mencionadas en la cita textual anterior establecen que en los
presupuestos del 2005, 2006 y 2007 se reservaron en la cuenta “Otros Productos
Químicos” la suma de ¢200,000.00 por cada año, para cumplir lo que establece la Ley de
Emergencias N°7914.
Con el fin de identificar el origen de este registro localizamos el fundamento legal para la
creación del fondo de emergencias y el ajuste anual del mismo, tal como se detalla a
continuación:
El 11 de enero del 2006 entró en vigencia la Ley N°8488, “Ley Nacional de Emergencias y
Prevención del Riesgo”, que establece en el artículo 45 lo siguiente:
“Artículo 45.- Aprovisionamiento presupuestal para la gestión del riesgo y
preparativos para situaciones de emergencia. Todas las instituciones y empresas
públicas del Estado y los gobiernos locales, incluirán en sus presupuestos una
partida presupuestaria destinada a desarrollar acciones de prevención y
preparativos para situaciones de emergencias en áreas de su competencia. Esta
partida será utilizada por la propia institución, con el asesoramiento de la
comisión; para ello se considerará el Plan Nacional de Gestión del Riesgo. La
Contraloría General de la República deberá fiscalizar la inclusión de esa partida.”
Con el fin de aclarar el uso de esta partida a continuación exponemos la Opinión Jurídica
070 del 1 de octubre del 2012, de la Procuraduría General de la República, que se detalla
seguidamente:
“El artículo obliga a los organismos públicos a presupuestar recursos para
desarrollar acciones de prevención y preparativos para situaciones de emergencia
en áreas de su competencia. Originalmente, la obligación que nos ocupa fue
prevista exclusivamente para labores de prevención. El proyecto de ley que
contemplaba ese aprovisionamiento disponía que la partida era para “prevenir
situaciones de riesgo de emergencias en las áreas de su competencia” (Folio 32
del Expediente Legislativo). Posteriormente, en un texto sustitutivo, los señores
diputados modificaron el objeto de la partida disponiendo que sería “destinada al
desarrollo de acciones de prevención y preparativos para situaciones de
emergencias en áreas de su competencia” (dictamen afirmativo folio 1509 del
mismo Expediente). Alcance que es el que hoy tiene la Ley. / Señala la Comisión
de Emergencia que la Contraloría General de la República se ha pronunciado en
no menos de siete ocasiones para indicar que este aprovisionamiento
presupuestal constituye una previsión en aras de realizar acciones preventivas o
de atención de una emergencia, sin que esté prevista para ser transferida al Fondo
Nacional de Emergencias, sino para ser utilizada por la Administración. / De la
revisión de los documentos del Órgano de control referidos a este numeral 45 se
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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sigue que la Contraloría General de la República, encargada de velar porque una
partida con este contenido sea incorporada en los presupuestos de los
organismos sujetos a su competencia, ha interpretado que esta partida “no es
para transferir” y que el objeto es “Aprovisionar fondos para la gestión del riesgo y
preparativos para situaciones de emergencia”.(...). El Órgano de Control aclara que
dicho artículo 45 no indica que “los recursos sean para transferir, sino que se trata
de una aprovisionamiento presupuestal para la gestión del riesgo y preparativos
para situaciones de emergencia”. Además, se les indica a los entes concernidos
que esa partida es para “ejecutar por la propia Administración”.”
Considerando que el aprovisionamiento presupuestal que establece la normativa es anual y
no acumulativo, como se interpretó al crear la provisión en la contabilidad, esta Unidad de
Fiscalización considera que el saldo de la cuenta auditada al 31 de diciembre 2014, debe
ajustarse.
El día 24 de julio del 2015, al discutirse el borrador del informe la licenciada Grettel Pereira
Rivera Coordinadora de la Unidad Financiera Contable, manifestó sobre este resultado, que
ya habían realizado el ajuste. Se verificó esa afirmación ingresando al módulo de
contabilidad del sistema Bos Ht y efectivamente en abril del 2015 fue ajustada presentando
en dicho módulo un saldo en cero, por tal razón este resultado no se considerará dentro de
las recomendaciones.
2.3.5 Otras Cuentas del Pasivo - Depósitos en garantía sujetos a depuración
En esta cuenta se registraba el ingreso de las garantías de participación y cumplimiento
entregadas en efectivo en dólares o colones por parte de los contratistas a quienes se les
adjudicó la venta del bien o servicio, por medio de los diferentes procesos de contratación
a los que están sujetas las instituciones públicas.
Al 31 de diciembre, 2014 la cuenta presenta el siguiente saldo:
Otras Cuentas del Pasivo
Al 31 Diciembre 2014
En miles de colones
Nombre del Estado
Financiero
Código Contable Nombre de la
cuenta
Monto de la
cuenta
Estado de Situación
Financiera
Otras Cuentas
del Pasivo ¢480.34
Balance de Comprobación 2.1.9.99.03
Depósitos en
garantía sujetos a
depuración
¢480.34
Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014
El control de las garantías entregadas en dólares se registraba en un “libro auxiliar” de la
cuenta en dólares con el Banco Crédito Agrícola de Cartago, en el que se detallaban los
ingresos y devoluciones de las garantías de cumplimiento y/o de participación desde el año
2001 hasta el 2008. Durante el periodo indicado, en el sistema de cómputo no se
registraban los movimientos diarios de esa cuenta, porque se realizaba un asiento mensual
resumiendo todos los registros.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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Las garantías entregadas en colones se depositaban conjuntamente con las actividades de
la Institución tales como: sobrantes en adelantos de viáticos, venta de carteles por
licitaciones e ingresos por servicios de laboratorio, lo que imposibilitó identificar la
composición del saldo de la cuenta depósitos en garantía desde el módulo de control
bancarios del sistema de Tecapro.
En razón de lo indicado, solicitamos a la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de
Unidad Financiera la documentación que requeríamos para realizar la auditoría, por medio
del oficio AI-133-2013 del 11 de octubre del 2013, obteniendo como respuesta lo que se
transcribe a continuación:
“En seguimiento a su oficio N° AI-076-13, le informo que se buscó la
documentación requerida, en las bodegas ubicadas en: Oficina de Transportes,
cerca de la Unidad de Logística Técnica y detrás de la Recepción, sin resultado
alguno”
Considerando que no disponíamos de la documentación para identificar el contenido de la
cuenta, se solicitó a la Contabilidad Nacional por medio del oficio AI-129-2013 del 7 de
octubre del 2013, la normativa para recomendar a la Unidad Financiera Contable el ajuste
de las cuentas de garantías de participación y cumplimiento de tal manera que se reflejen
únicamente las que se encuentran vigentes.
La M.S.c Irene Espinoza Alvarado, Contadora Nacional en nota DCN-1491-2013 del 27 de
noviembre del 2013, expresó lo siguiente:
“En relación con el tema de garantías de participación y cumplimiento, son
cuentas de pasivo sujetas a depuración, por lo que se debe realizar ese proceso, y
el saldo depurado debe reflejar solamente lo que está vigente y se encuentra
debidamente documentado.”
Considerando que la Unidad Financiera Contable, no dispone de la documentación que
permita a esta Unidad de Fiscalización identificar cómo se compone el saldo de la cuenta
de Otras Cuentas del Pasivo - Depósitos en garantía sujetos a depuración con un monto de
¢480.363.22 considera que el saldo de la cuenta auditada no está razonablemente
presentado al 31 de diciembre 2014 y por lo tanto debe ajustarse.
2.3.6. Hacienda Pública / Capital Inicial
En esta cuenta se inicia con un saldo de apertura el 31 de diciembre del 1996 por
¢51.283.418 y posteriormente se registran ajustes por aumentos o disminuciones de valor
en los terrenos, edificio, activos fijos y en la depreciación acumulada.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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Al 31 de diciembre, 2014 la cuenta presenta el siguiente saldo:
Hacienda Pública/Capital Inicial
Al 31 Diciembre 2014
En miles de colones
Nombre del Estado Financiero Código
Contable
Nombre de la
cuenta
Monto de la
cuenta
Estado de Situación Financiera Hacienda Pública ¢1,265,019
Balance de comprobación 3.1.1.01.01 Capital Inicial ¢1,265,019
Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014
Se analizaron todos los registros contables realizados en la cuenta de referencia, con
resultados similares a los estudios de las cuentas citadas anteriormente, sobre los que no
se localizó la documentación que respalda los registros contables iniciales, por un monto
de ¢51,253,418.19 y solo mediante los cuales se podría determinar el origen de la
anotación, su ajuste a la realidad institucional y a la normativa contable.
Con el fin de identificar fuentes alternas en la búsqueda de la documentación que permitiera
a esta Unidad de Fiscalización analizar el contenido de la cuenta capital inicial, por medio
del AI-097-13 del 1 de julio del 2013, se le solicitó al máster German Picado García, Director
Administrativo, la documentación que respalda ese registro.
La respuesta en oficio DA-120-13 del 15 de julio del 2013, se expone a continuación:
“Se realizó una búsqueda en los archivos que están en transportes y por la central
teléfono y no se encontró la documentación formación que respalda los registros
contables de los puntos 1, 2, 3 y 4, la próxima semana se destinara una persona
exclusivamente a buscar esta documentación en el archivo que esta por el área de
Lavado, por cuanto la información de Financiero está muy dispersa.”
Al día de este informe no se ha recibido información adicional.
Tal como se identificó en el sistema de contabilidad, la cuenta Capital Inicial se compone
de los siguientes movimientos:
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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Capital Inicial
Al 31 Diciembre 2014
En miles de colones
Fecha de
registro Detalle según revisión de documentos Monto en colones
31/12/1996 Asiento de apertura en sistema de cómputo. De este
registro no se encontró la documentación de respaldo ¢51,253,42
31/10/1997
Se giró a Tecnomática Internacional el cheque N°016146
del 11 de diciembre de 1996 por un monto de
¢438,000.00 por un diagnóstico de la situación de los
sistemas de información del Inciensa, el cheque fue
retirado el 17 de diciembre de 1996 y el 24 de octubre de
1997 Tecnomática Internacional devuelve el monto,
según recibo N° 5992 y la devolución se registró en la
cuenta Patrimonio Institucional.
¢438.00
31/01/2005
Según datos del sistema de cómputo se ajustaron
algunas cuentas de activo, según toma física realizada el
29 de noviembre del 2004, aumentando el valor de los
siguientes bienes: edificio, equipo de oficina, terreno y
equipo de transporte y disminuyó el valor del equipo de
cómputo y del equipo médico y laboratorio y estas
variaciones se registraron contra la cuenta de patrimonio.
De estos registros no se encontró evidencia documental
¢946,625.22
31/01/2005
Según datos del sistema de cómputo se ajustaron
algunas cuentas de provisiones por depreciación
acumulada, por toma física realizada el 29 de noviembre
del 2004, ajustándose las siguientes cuentas de
depreciación: Edificios, Equipo de Cómputo, Equipo
Médico y Laboratorio, Mobiliario Equipo de Oficina,
Mejoras a Terrenos, Equipo de Transporte, todos estos
cambios se registraron contra la cuenta Patrimonio
Institucional. De estos registros no se encontró la
documentación de respaldo
-¢147,293.15
30/11/2007
Se registraron fincas que no estaban en los registros
contable, de las cuales no se encontró la documentación
de respaldo
¢559.92
31/12/2008
Por avalúo se aumenta el valor de la finca N°3072629,
donde se ubica el edificio del Inciensa. No se logró ubicar
la documentación de respaldo.
¢413,435.99
Total del saldo de la cuenta ¢1,265,019.40
Fuente: Registros del módulo de contabilidad del BOS-HT.
Considerando que la Unidad Financiera Contable no dispone de la documentación que
permita a esta Unidad de Fiscalización identificar cómo se compone el saldo de la cuenta
Capital Inicial por un monto de ¢1,265,019,399.92 considera que el saldo de la cuenta
auditada no se está razonablemente presentado al 31 de diciembre 2014.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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3 CONCLUSIONES
El Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud no
presenta de manera razonable los saldos de las cuentas de Mercadería en Tránsito,
Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas
del Pasivo, Hacienda Pública / Capital inicial correspondientes al periodo que finalizó el
31 de diciembre de 2014.
Se observaron debilidades en el archivo y resguardo de la documentación que justifica
el registro de los movimientos contables en las seis cuentas del Estado de Situación
Financiera, lo que imposibilitó identificar y analizar los movimientos de débito y de
crédito que nos permitieran elaborar la composición de cada uno de los saldos
auditados. A pesar de que la Unidad Financiera Contable disponía de cuatro espacios
para guardar la documentación, ninguna reúne las condiciones mínimas para identificar
el contenido en las cajas de cartón o la estantería, los periodos a que corresponde y la
documentación que justifica el registro contable.
La imposibilidad de localizar la documentación que respalda los registros contables, a
pesar de los esfuerzos de la Administración y de la Auditoría Interna en los lugares
destinados por la Unidad Financiera Contable para guardar los registros y la
documentación que la justifica, además de propiciar una eventual abstención de
opinión por parte de auditores externos, nos permite concluir de manera contundente
que se deben realizar los ajustes de contabilidad para eliminar los saldos de las cuentas
que no es posible identificar y sobre los que se han agotado todas las acciones
posibles de identificación los saldos de las cuentas de Mercadería en Tránsito, Cuentas
por Cobrar Largo Plazo, Cuentas por Pagar Largo Plazo y Otras Cuentas del Pasivo. Es
importante considerar lo externado por la máster Irene Espinoza Alvarado, Contadora
Nacional “…el objetivo de depurar significa librar de errores e inconvenientes mas o
menos graves los estados financieros, eliminando saldos antiguos que ya no
representan un movimiento contable mas allá de lo que se pueda reconocer
legalmente.”
Otra cuenta que no refleja la situación real de los bienes inmuebles de los que dispone
la institución, casi desde su misma creación son los terrenos, de los cuales solamente
uno está siendo utilizado y existe una diferencia de ¢822.112.444.00, entre el valor
reportado como valor fiscal en el Registro Nacional y el avalúo de la Dirección General de
Tributación, Administración Tributaria de Cartago del año 2006. Los restantes
corresponden al Cementerio Central de la Unión, la Capilla de Velación de la Unión, La
Casa de la Cultura de La Unión y el sobrante de la donación realizada a la Asociación
de Cuidados Paliativos de la Unión y tienen valores desactualizados, además se
mantiene en la contabilidad el registro de una finca que fue donada la Ministerio de
Salud, existiendo un traspaso formal por medio de escritura.
En atención de todas las situaciones comentadas la cuenta de Hacienda Pública /
Capital Inicial refleja un saldo que no se ajusta a la realidad institucional.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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4 RECOMENDACIONES
A la Unidad Financiera Contable
4.1 Realizar los ajustes contables correspondientes en las cuentas del Estados de Situación
Financiera sobre las que fue imposible localizar la documentación que posibilitara
identificar el origen y composición, las cuales se citan a continuación:
Cuentas del Estado de Situación Financiera para ajuste
Al 31 de Diciembre del 2014
En miles de colones
Nombre de la cuenta
Estado de Situación
Nombre de la cuenta
Balance de
Comprobación
Código
Contable
Monto de la
cuenta
(miles de ¢)
N°
Resultado
Mercancías en
Tránsito
Inventarios sujetos a
depuración 1.1.9.99.04
¢19.787.07
2.3.1
Cuentas por Cobrar
Largo Plazo
Cuentas por Cobrar a
Corto Plazo sujetas a
depuración
1.1.9.99.03 ¢4,867.01 2.3.2
Otras Cuentas del
Pasivo
Depósitos en garantía
sujetos a depuración 2.1.9.99.03 ¢480.34 2.3.5
4.2 Definir e implementar acciones concretas para el adecuado archivo de los documentos
que sirven de base a los registros contables. (Resultado 2.2.)
4.3 Registrar en la cuenta de Terrenos o por medio de notas a los Estados Financieros la
finca N°3-046254 por 650.00 metros cuadrados, que corresponde al sobrante de la
finca original por 1,048 metros cuadrados, de la cual se segregaron 398 metros
cuadrados que se donaron a la Asociación de Cuidados Paliativos de la Unión.
(Resultado 2.3.3)
4.4 Registrar en la cuenta de Terrenos o por medio de notas a los Estados Financieros la
finca N°3-017233 por 567.23 metros cuadrados5, con un valor de ¢96,429,100.00,
entregada en calidad de donación a la Municipalidad de la Unión para la construcción
de la Casa de la Cultura y sobre la cual aún no se ha elaborado la escritura pública de
traspaso, a pesar de que el proceso de donación se inició desde el año 1996. El ajuste
al valor de la finca se justifica en el avalúo realizado por la Dirección General de
Tributación A. Adm C-106-2015 del 02 de setiembre, 2015. (Resultado 2.3.3)
4.5 A partir de enero, 2016 revaluar los terrenos que se reflejarían como nota a los Estados
Financieros utilizando el procedimiento aprobado en oficio DGABCA-CS-2654-2013 del
17 de diciembre del 2013, de la Dirección General de Bienes y Contratación
Administrativa para ser usado en la contabilidad, de las siguientes fincas:
a) N° 3-049074 por 8,289.25 m² en el que está construida la Capilla de Velación de la
Unión y se registró en la contabilidad con un valor de ¢520.000.00.
5 Medida rectificada según plano catastro 3-896837-2003, considerada en avalúo de la Dirección General de
Tributación Av. Adm. C-106-2015 del 2 de setiembre, 2015.
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b) N° 3-045537 por 388.22 m² ubicada en el Cementerio de la Unión con un valor de
¢625.00.
c) N° 3-046184 por 3,537.16 m² ubicada en el Cementerio de la Unión con un valor de
¢ 30.500.00.
d) N° 3-032685 por 1,941.04 m² de la que se reportan únicamente los siguientes
linderos, según escritura del 29 de abril del 2002: al norte Junta de Protección Social
de la Unión, sur, este y oeste con Alice André, con un valor de ¢ 8.000.00.
e) La finca N° 3-046254 por 650.00 m² , que fue el sobrante de la segregación para
donar los 398 a la Unidad de Cuidados Paliativos de la Unión , se ubica frente al
Cementerio de la Unión y no registra ningún valor en la contabilidad. (Resultado
2.3.3).
Con el fin de unificar el valor de los terrenos utilizando la misma metodología tanto en la
Contabilidad como en Sibinet se solicitó a la Dirección General de Bienes y Contratación
Administrativa del Ministerio de Hacienda, indicar si el procedimiento utilizado por el señor
Leonardo Gómez Araya, Encargado del Sibinet podía aplicarse en la valoración de los
terrenos en los registros contables, obteniendo como respuesta la aprobación para usar
ese procedimiento, según lo expresó en oficio DGABCA-CS-2654-2013 del 17 de diciembre
del 2013, suscrito por el licenciado Luis Segura Amador, en calidad de Director General.
4.6 Coordinar con la Asesoría Legal el ajuste de valor en el Registro Nacional de la finca
N° 3-072629 en el que se ubica las instalaciones del Inciensa, cuyo valor fiscal en el
Registro Nacional es de ¢1,430,106,694.00 y en el avalúo y los registros contables es
de ¢607.994.250.00, dato reportado en el avalúo del Ministerio de Hacienda del ñao
2006.(Resultado 2.3.3).
4.7 Excluir de los registros contables la finca N°3-00041610, por un monto de ¢696.00, que
fue donada como parte de las cinco fincas donadas al Ministerio de Salud. (Resultado
2.3.3).
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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Anexo N°1
Observación al Borrador del Informe Auditoría Financiera específicamente en la cuenta de
Terrenos
Número de Párrafos
2.3.3 y 4.3, 4.4
Observaciones
Administración
“...es criterio de la UFC, que no es preciso registrar en la contabilidad
los terrenos que el INCIENSA ha donado a otros entes, criterio
respaldado en el Principio Contable Revelación Suficiente Sector
Público…(...) //...Además no se trata de recargar los Estados
Financieros con hechos pasados, usualmente la información adicional
que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y
cualitativa de la realidad y retrospectiva de la entidad contable pública
y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y
reportes contables, debe ser revelada por medio de notas explicativas
importantes y que no deben quedar ocultos.”
¿Se Acoge?
Si
No
Parcial
X
Argumentos de la
Auditoría Interna
La Auditoría Interna acoge parcialmente la observación debido a que la
finca N°3-017233 por 585.52 m² que se encuentra en trámite de donación
a la Municipalidad de la Unión para la construcción de la Casa de la
Cultura, aún permanece inscrita a nombre del Instituto Costarricense de
Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud y solo por medio de
escritura pública debidamente registrada se puede acreditar, trámite que
lleva 9 años y aún no se ha concluido, razón por la cual es necesario se
refleje por medio de notas o de manera registral, hasta que se concluya el
proceso en la Notaría del Estado con la escritura pública de donación.
Asimismo la Auditoría Interna considera que debe registrarse o reflejarse
por medio de notas a los Estados Financieros la finca N°3-046254 por
650.00 m², que corresponde al sobrante de la finca original por 1,048
metros cuadrado, de la cual se segregaron 398.00 metros cuadrados
que se donaron a la Asociación de Cuidados Paliativos de la Unión.
Las anotaciones en los registros contables o por medio de notas a los
Estados Financieros se fundamentan en lo dispuesto en el decreto
ejecutivo 36991-H, publicado en la Gaceta N°25 del 3 de febrero del
2012, sobre los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público
Costarricense que estarán vigentes hasta el 31 de diciembre del 2015 y
las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público que
rigen a partir de enero, 2016.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015
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Número de Párrafos
2.3.3 y 4.5
Observaciones
Administración
“.Además según lo conversado con la Asesoría Legal, los terrenos aún
no han sido trasladados, porque la Notaría del Estado requiere el plano
catastro correspondiente, situación que no ha hecho la Municipalidad de
la Unión, aunque son beneficiarios de algunos de esos activos. (ver oficio
AL-of-35-2015, copiado a esa Auditoría)...(...) // En relación con la
recomendación 4.5, no se acepta, por lo indicado en el párrafo anterior, lo
que corresponde es revelar por notas, los terrenos que permanecen
registralmente a nombre de INCIENSA.”
¿Se Acoge? Si No Parcial
X
Argumentos de la
Auditoría Interna
En la Auditoría Interna consideramos que la recomendaciones 4.5 se
mantiene en los mismos términos que se presentaron en la discusión del
informe pero agregando la valoración a partir de enero, 2016 y a aplicaría
basada en lo que establece el oficio VA-299-2007 emitido por la Sub-
Dirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección General de
Tributación, que es el mismo procedimiento utilizado para valorar los
terrenos en el Sibinet, procedimiento que es de rápida aplicación,
aprobado por la Contabilidad Nacional tal como se indicó en el oficio
DGABCA-CS-2654-2013 del 17 de diciembre del 2013.
El valor real de los terrenos se reflejaría conforme a los valores actuales y
según con los anotados en el Sistema de Registro y Control de Bienes
de la Administración Pública (Sibinet), que debe conciliarse con los
registros contables.
Considerando que la mayoría de los terrenos se van a reflejar por nota a
los estados financieros los ajustes de valor se considerarían a partir de
enero, 2016.
Número de Párrafos
2.3.3 y 4.6
Observaciones
Administración
“…me informa la Legal, que para poder actualizar el valor de los terrenos,
la Notaría del Estado, está requiriendo un avalúo actualizado y un plano
catastro, por tanto, la recomendación dada no será de cumplimiento a
corto plazo por las anotaciones que existen…”
¿Se Acoge?
Si
No
X
Parcial
Argumentos de la
Auditoría Interna
La actualización del valor de los terrenos es indispensable, conforme se
genere la información es importante tramitarlo, tal como el avalúo por
¢96.429.100. del terreno 3-017233 de la Dirección General de Tributación
del Ministerio de Hacienda, del 02 de setiembre, 2015