Post on 10-Jan-2019
Fecha: 15/01/2018 Responsables: FA Vo.Bo.: PG Rev.2
TUTORIAL DIGITAR DOCUMENTO RECIBO
CAJA (RC1)
Versión 8
Objetivo Aprender a digitar Recibos de Caja en el Módulo Gestión administrativa del sistema Mekano ERP.
Ruta de Acceso Menú « Gestión », Opción « Movimiento Gestión »
DESCRIPCIÓN El recibo de Caja o comprobante de ingreso, es un documento contable que se utiliza para registrar el ingreso de efectivo o cheques a la empresa por concepto de abono o pago total de una factura de venta a crédito. En Mekano este documento viene predefinido con el código [ RC1 ] y con los atributos básicos para su elaboración desde el módulo « Gestión », los cuales activan de forma automática aplicaciones dentro del programa como la tesorería y la cartera; los demás atributos se parametrizan cuando se incorporan otros módulos adicionales que ofrece el aplicativo.
AMBIENTE DE TRABAJO Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano , es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú « Gestión » y la opción « Movimiento Gestión » , asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver « Perfiles »). Además recuerde que para elaborar documentos como “ Recibos de Caja ”, el perfil del usuario debe tener activo el documento [ RC1 ] o el que corresponda, desde la pestaña “ Documentos Disponibles para el Perfil ” .
ELABORAR RECIBOS DE CAJA Adicionar : Para digitar un Recibo de Caja ingrese al menú « Gestión », « Movimiento Gestión » seleccione el tipo de documento establecido para elaborar “ Recibos de Caja ”; para ingresar al comprobante oprima la tecla [ Enter ], o las teclas [ CTRL + N ]. También puede ingresar dando clic en el botón [ Nuevo ].
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A continuación el sistema habilita la ventana « Terceros » donde usted podrá consultar y/o crear al vuelo el cliente relacionado con el comprobante. El sistema permite realizar la búsqueda a través de distintos parámetros: Nombre, código, razón comercial, entre otros, seleccione el proveedor y para continuar oprima la tecla [ Enter ]. DIGITAR ENCABEZADO DEL COMPROBANTE
Después de seleccionar el cliente el sistema activa la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos del encabezado del comprobante solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de Documento. No olvide que Mekano permite establecer valores por defecto con el fin de agilizar el proceso. (Ver Valores por Defecto Documentos ).
En el encabezado del comprobante, donde se indica el tipo de documento que se va a elaborar, se observa primero el código de este, seguido del nombre.
Toda la información correspondiente al tercero aparecerá en el encabezado al momento de la digitación del Recibo de Caja.
Para continuar con la digitación se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo respectivo, diligencie los siguientes campos:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Escenario NIIF Se utiliza cuando van a intervenir conceptos de Normas Internacionales
Prefijo Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema asigna el prefijo por defecto “_”, en caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo colocando “ % ” y presionar tecla [ENTER] ; si el prefi jo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle [ENTER] , el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo.
Número Número que identifica el comprobante, aparece en negativo(automático del sistema), si se va a manejar consecutivo automático debe estar configurado el generador por «Parámetros» «Documentos»«Consecutivos» el consecutivo automático se generará cuando se presione la tecla [F7] para terminar.
Fecha Fecha con la que quedará el comprobante. Generalmente trae por defecto la fecha actual, (Tener en cuenta el rango permitido para este usuario, Ver « Periodos »), si esta se modifica aparecerá el siguiente mensaje de alerta y permite continuar.
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Adicional se mostrará el siguiente mensaje cuando el usuario digite una fecha posterior. Este mensaje de advertencia incluye un sonido, con el fin de alertar sobre el cambio que se está realizando.
Sucursal Código de la sucursal asociada al tercero al cual se le está realizando el recibo de Caja. Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas sucursales por «Parámetros» «Terceros», ubicándose sobre Tercero «Detalles» «Sucursales»
Vendedor Código del empleado responsable del Recibo de Caja. En caso de no conocer el código, se puede hacer uso de la búsqueda digitando parte del código o nombre del empleado o la ayuda “%” luego [ENTER].
Sede Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas Sedes por «Parámetros» «Terceros», ubicándose sobre Tercero «Detalles» «Sucursales»
Nota Campo que permite asignar una descripción general del Recibo de Caja.
Nota: Se puede establecer el Prefijo, el Escenario, el Vendedor y Nota como datos constantes en la ruta « Parámetros », « Valores por defecto », se ubica sobre el documento y se aplican los valores más usados, Ver Valores por defecto Documentos , también pueden establecerse por cada Usuario, Valores por Defecto Usuarios .
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DIGITAR MOVIMIENTO DEL COMPROBANTE
Una vez digitada la Nota del encabezado oprima [ENTER], se activará la banda de registros de movimiento, con un registro por cada factura o comprobante que a la fecha del recibo de caja aparece con un saldo por cobrar al tercero; es de aclarar que las facturas aparecen en orden de fecha, desde la más antigua hasta la más reciente. Se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo respectivo. Los campos que se relacionan en la banda de registros son:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Tipo Código del tipo de documento del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente
Prefijo Código del prefijo del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente.
Número Número del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente.
Fecha Fecha de Elaboración del comprobante o factura que posee saldo en cartera.
Vence Fecha de vencimiento del comprobante o factura que posee saldo en cartera.
Cartera Saldo de la factura.
Condicionado Valor del descuento por pronto pago calculado según el % o valor de descuento condicionado asignado en el comprobante a cancelar; de igual forma valida que el pago se esté realizando antes de la fecha de vencimiento asignada a la factura. Este descuento se calcula automáticamente pero puede ser digitado o modificado al momento de cancelarse.
Interés Corresponde al valor de interés de mora nominal que incrementará el valor de la caja pero no afectará la factura o el comprobante que se está cancelando.
Abono Valor correspondiente al total a pagar o abono a descontar del saldo de cartera, queda registrado cuando se digita el valor y presionando la tecla [ENTER]
Documento Es un campo de tipo informativo, donde se pueden colocar datos adicionales como: número de cheque, plaza, número de autorización para la Tarjeta, etc.
Banco Código de la caja o el banco a afectar en la transacción. Para asignar la caja o el banco al cual se le hará el ingreso, utilice la búsqueda asociada al campo con la tecla [ENTER] ; como el sistema asigna automáticamente la mayoría de los datos, se recomienda asignar una caja o banco por defecto al documento desde los valores por defecto en «Parámetros» «Valores por Defecto» en la Columna Banco
Procesar Campo de tipo ON - OFF que puede ser activado seleccionado cada registro y oprimiendo la barra espaciadora. Para visualizar en pantalla sólo los registros seleccionados de clic en el botón “ Limpiar ” ubicado en la parte inferior de la ventana. Este campo también quedará marcado cuando se procesa el valor abonado ya sea en el campo Abono o Total por Distribuir y después presionando la tecla [ENTER].
Saldo Valor que queda después de aplicar el Abono, Interés, o Valor Condicionado.
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VALOR TOTAL POR DISTRIBUIR Con lo anterior observamos que se pueden ingresar los valores por cada campo, pero si se trata de un pago o abono global por distribuir en las facturas que están en cartera, ingrese el monto en el campo ‘Total por Distribuir ’ ubicado en la parte inferior de la ventana y oprima la tecla [ENTER] , el sistema distribuirá de forma automática el monto en la columna ‘ Abono ’ en cada una de las facturas, de tal forma que empieza a asignar el valor en la factura con la fecha más antigua; en el caso de que el monto supere el saldo de la factura, el sistema asignará el valor restante en la siguiente factura teniendo en cuenta la fecha.
Una vez distribuido el monto, oprima el botón ‘Limpiar ’, así el sistema eliminará de pantalla las facturas que no se incluirán en el pago o abono y que no tengan marcado procesar.
Si el total a distribuir no es correcto y el sistema ya realizó la asignación del abono en las facturas, asigne en el campo ‘ Total por Distribuir ’ el valor cero (0) y oprima [ENTER] nuevamente para eliminar el valor de la columna Abono y quedará sin marcación campo Procesar.
Si lo que requiere es cargar nuevamente todas las facturas, con el valor ‘ Total por Distribuir’ en cero (0), oprima [ENTER] , seguido del botón ‘Limpiar ’, quedará sin bandas de registros de movimiento. Para que vuelvan a aparecer facturas ubíquese en Nota y oprima la tecla [ENTER] o en el botón Movimiento.
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Termine la edición presionando la tecla [ENTER]. Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el Botón Totaliza en la parte superior.
VISTA PREVIA E IMPRESIÓN Use la tecla [F6] o el botón Vista Previa para obtener una presentación preliminar del comprobante. Si desea imprimirlo y terminarlo, use la tecla [F7] o el botón Imprimir , esta función activará el motor de impresión; si oprime la opción aceptar, el sistema enviará a impresión y bloqueará el comprobante, este se oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verse nuevamente al desbloquearlo con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón “ Desbloquea ” desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente el Recibo de Caja sin generar una impresión.
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EDITAR RECIBOS DE CAJA Para editar la información del comprobante utilice la tecla [F2]; ubíquese en el campo que requiere modificar y efectúe el cambio correspondiente, se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo respectivo. Guarde con la tecla [F3] o con el Botón Totaliza en la parte superior.
Es de aclarar que solo podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón Desbloquea desde el documento correspondiente.
A continuación aparece en pantalla la ventana “ Reversa Comprobante ”, lea detenidamente el mensaje en Rojo y diligencie el Número del Comprobante de Egreso y la Clave de Procesos, a continuación oprima la tecla [ENTER] y confirme que ha leído el mensaje dando clic en el botón“ Yes ”
Los comprobantes desbloqueados se visualizarán en la ventana Comprobantes, para editar comprobante ingresar presionando la tecla [ENTER].
ELIMINAR RECIBOS DE CAJA Para eliminar el Recibo de caja utilice la tecla [SUPR] o el botón (-) ubicado en la ventana Comprobantes, aparece mensaje ‘Eliminar Registro’, se confirma dando clic en OK. Debe tener en cuenta que se debe borrar primero el movimiento.
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● Cuando tiene movimientos internos aparece el mensaje Registro
restaurado por tener dependencia. Para borrar movimientos internos se debe colocar en campo ‘ Total por Distribuir’ el valor cero (0), oprima [ENTER] , seguido del botón ‘Limpiar ’, quedará sin bandas de registros de movimiento, seguido dar clic en tecla [Esc]. y se puede proceder a eliminar.
MANEJO DEL BOTÓN AUTOMÁTICOS
● Para visualizar el comportamiento de la contabilidad en el Recibo
de Caja. Acceso rápido presionar la combinación de teclas [CTRL]+[8]
● Para visualizar la distribución de los Centros de Costos por cada cuenta usada que maneja dicho atributo. Acceso rápido presionar la combinación de teclas [CTRL]+[9]
● Para cambiar el tercero. Acceso rápido presionar la combinación de teclas [CTRL]+[T]
CAMBIO DE FECHA EN COMPROBANTES PREVIAMENTE ELABORADOS Con el fin de garantizar la seguridad de la información digitada en el programa y los resultados que ésta genera en los módulos complementarios que se encuentran integrados al aplicativo, a partir de la versión 8.0 de Mekano, ya no será posible editar o modificar la fecha de los comprobantes digitados desde el módulo « Gestión» que alteren otros módulos como: Inventario, cartera y tesorería.
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Por esta razón si se desbloquea un comprobante y se trata de modificar su fecha, Mekano validará si el cambio altera por ejemplo los saldos de inventario de tal forma que queden negativos, si no se alteran, el sistema permitirá hacer el cambio sin problema, caso contrario genera dos mensajes de advertencia indicando los motivos que impiden cambiar la fecha. Así mismo con el fin de proteger los saldos de cartera, Mekano valida y evita la edición de un comprobante primario que ha sido afectado por un comprobante secundario. Con el fin de controlar los saldos de cartera , cuando se cambia la fecha de un documento secundario y esta es inferior a los demás abonos o pagos que se han realizado, el sistema muestra un recuadro indicando los motivos que impiden realizar el cambio de fecha, de acuerdo a la imagen la fecha anterior es la fecha inicial del abono o pago del comprobante y la fecha posterior es la nueva fecha que se pretende asignar.
ENVIAR INFORMACIÓN POR E-MAIL DESDE MEKANO Esta es otra de las grandes bondades que Mekano trae en su nueva versión, consiste en enviar por e-mail a los correos que el usuario requiera, información relacionada con comprobantes generados directamente en el aplicativo, basta con realizar la configuración del correo de salida desde el menú « Parámetros » Opción « Seguridad », Botón « Usuarios ». Ver envío de Información por e-mail .
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TRUCOS DE MANEJO ● Acceso Rápido : También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas:
[ Alt ]+[ G ]+[ M ], finalmente seleccionar el tipo de documento [ RC1 ] ó [ RC2 ]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
● Ambiente de Trabajo : Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver « Ambiente de Trabajo »).
● Validación Tarifas de Impuestos y Retenciones: Antes de ingresar a la Ventana «Movimiento Gestión», Mekano realiza una validación previa a la configuración de Impuestos y Retenciones para el año actual, verificando que todos los tipos de impuestos y retenciones tengan asignada la tarifa para el año vigente, caso contrario generará el siguiente mensaje de advertencia e impide la elaboración de comprobantes hasta que se actualicen los datos.
IMPORTANTE: Recuerde que la actualización de las tarifas se puede realizar de forma automática ingresando al Menú « Configuración », opción « Impuestos » o « Retenciones », a través del botón « Procesos », Opción « Actualiza Histórico ». Al dar clic allí el sistema crea de forma automática para el año actual, los registros que falten según el año inmediatamente anterior, asignando el año, valor y tarifa por cada tipo de impuesto o retención según el caso. El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado. ● Crear Prefijos y Terceros al Vuelo: Puede crear Terceros y Prefijos al vuelo, seleccionando la opción Nuevo en
la ventana que activa el programa al indicar que se va digitar un nuevo comprobante.
● Bloqueo de Comprobantes: Al terminar una factura de venta con la tecla [F7] , el sistema imprimirá y bloqueará en pantalla la factura para evitar modificaciones.
● Editar Comprobantes: Para modificar Recibos de Caja o registros de estos, no pueden estar bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de teclas [Ctrl]+[F3] .
● Recalcular Comprobantes: Utilice la tecla [F3] para Recalcular Comprobantes, este verifica configuración tributaria del Tercero y vuelve a calcular totales, es decir, si por ejemplo se modificó el tipo de régimen del tercero y el movimiento ya estaba digitado, usando esta función, el sistema calculará impuestos y retenciones según el tipo de sociedad seleccionado.
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● Contabilización: Puede consultar la contabilización del comprobante con las teclas [Ctrl]+[8] o con la opción «Automáticos / Contabilidad» del menú superior. Vuelve a movimientos con la tecla [ESC].
● Retenciones: Puede consultar las retenciones aplicadas en el documento con las teclas [Ctrl]+[4] o
con la opción «Retenciones» del menú superior.
● Rutina Sondear: Utilice la rutina Sondear para consultar los saldos de cartera por terceros y/o las existencias por referencia oprimiendo la tecla [F10] en la ventana de movimiento. (Ver Sondeos ).
● Reimpresión de Comprobantes : Para reimprimir o consultar los comprobantes terminados ingrese por la opción « Gestión », « Impresión» , seleccione el tipo de Documento y luego de clic en la pestaña comprobantes, allí podrá utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver Gestión Impresión ).
● Inspector de campos : Para ver el Inspector campo de un dato digitado, se ubica sobre el mismo y se presiona la combinación de teclas [Shi�]+[F4].
● Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o en su defecto,
sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú « Conexión » y hacer clic en « Ayuda ». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
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● Si el total a distribuir no es correcto y el sistema ya realizó la asignación del abono en las facturas: Asigne en el campo ‘ Total por Distribuir ’ el valor cero (0) y oprima [ENTER] nuevamente para eliminar el valor de la columna Abono y quedará sin marcación campo Procesar.
● Cargar nuevamente todas las facturas : Con el valor ‘ Total por Distribuir’ en cero (0), oprima [ENTER] ,
seguido del botón ‘Limpiar ’, quedará sin bandas de registros de movimiento. Para que vuelvan a aparecer facturas ubíquese en Nota y oprima la tecla [ENTER] o en el botón «Movimiento».
TUTORIALES RELACIONADOS A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:
● Desbloqueo de comprobantes www.apoloso�.com/documentos/mekano/T041.pdf
● Formatos de Impresión www.apoloso�.com/documentos/mekano/T038.pdf
● Rutina Sondeos www.apoloso�.com/documentos/mekano/T078.pdf
● Gestión Impresión www.apoloso�.com/documentos/mekano/T047.pdf
● Rutina Base Diaria Retención www.apoloso�.com/documentos/mekano/T187.pdf
● Enviar archivos por Correo www.apoloso�.com/documentos/mekano/T189.pdf
TECLAS DE FUNCIÓN A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:
[ F1 ] Menú de ayuda en Línea [ Ctrl ]+[ N ] Nuevo comprobante
[ F2 ] Editar registro [ Ctrl ]+[ 0 ] Documentos
[ F3 ] Guardar registro [ Ctrl ]+[ 1 ] Comprobantes
[ F6 ] Vista Previa [ Ctrl ]+[ 2 ] Movimiento
[ F7 ] Imprimir [CTRL]+[T] Cambiar Tercero
[ F12 ] Recolectar [ Shi� ]+[ F4 ] Inspector de Campo
[ Insert ] Insertar registro [ Supr ] Eliminar registro actual
NOTA : Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado
PASOS PARA DIGITAR UN RECIBO DE CAJA
1. Ingrese por « Gestion », « Movimiento Gestión ». 2. Sobre el documento “ RC1 ” use la combinación de teclas [CTRL]+[N].
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3. Digitar encabezado. 4. Digitar movimiento. 5. Guarde con la tecla [F3]. 6. Imprima y Finalice con [F7].
CUESTIONARIO
● ¿ Cómo borrar un Recibo de Caja?
a. Colocar en ‘ Total por Distribuir’ cero (0), oprima [ENTER] , seguido del botón ‘Limpiar ’, luego en Comprobantes tecla [Supr].
b. Presionar Opción Automáticos en la parte Superior y luego dar Click en botón Borrar
Comprobante .
c. Presionar Tecla tecla [Supr] en cada registro, luego en Comprobantes tecla [Supr] .
d. En la ventana de Comprobantes presionar [Supr] .
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