Solicitud de Viaje - Bizagi · Al final del proceso, el subproceso de Reporte de Gastos estará...

Solicitud de Viaje Bizagi Suite

Solicitud de Viaje | 1

Tabla de Contenido

Solicitud de Viaje ............................................................................................................................ 3

Elementos del proceso............................................................................................................. 6

Registrar Solicitud de Viaje ............................................................................................. 6

Aprobar Solicitud de Viaje ............................................................................................. 7

¿Solicitud Aprobada? ....................................................................................................... 8

Enviar Notificación de Rechazo ...................................................................................16

Gestionar el Anticipo de Viaje ......................................................................................12

Notificar al Empleado ..................................................................................................... 14

Desembolsar Anticipo de Viaje ................................................................................... 14

Registrar reservas .............................................................................................................. 9

Notificar Reservaciones ..................................................................................................10

Comprar Tiquetes ............................................................................................................. 11

Notificar al Empleado ...................................................................................................... 11

Reportar Gastos ........................................................... Error! Bookmark not defined.

Reporte de Gastos ........................................................................................................................ 17

Elementos del proceso............................................................................................................ 17

Registrar Reporte de Gastos .........................................................................................18

Aprobar Reporte de Gastos ......................................................................................... 20

¿Aprobado? ....................................................................................................................... 22

Revisar Políticas ................................................................................................................ 22

¿Políticas Ok? .................................................................................................................... 24

Registrar Gastos ............................................................................................................... 24

Participantes .................................................................................................................................. 26

Solicitud de Viaje

Descripción

Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la

compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si

son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que

posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud.

El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos, así

como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada

requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de

Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que

incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho

reporte.

Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos

reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá

finalmente, registrar los gastos.

Forma Global

Modelo de datos

Elementos del proceso

Registrar Solicitud de Viaje

Descripción

En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje

ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y

anticipos si son requeridos.

Ejecutantes

Solicitante

Duración

4 Horas

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar

Regla para establecer la fecha, solicitante

y la ciudad origen basándose en la

ubicación del solicitante.

Al Salir Regla para establecer el total del anticipo

requerido

Aprobar Solicitud de Viaje

Descripción

El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o

solicitar cambios si lo considera necesario.

Ejecutantes

Duración

4 Horas

¿Solicitud Aprobada?

Descripción

Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe

del solicitante.

Condiciones de la compuerta

SI: La solicitud fue aprobada

NO: La solicitud fue rechazada

CAMBIOS REQUERIDOS: Es necesario realizar cambios a la solicitud.

Registrar reservas

Descripción

El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para

vuelos y hoteles si es requerido.

Ejecutantes

Asistente administrativo

Duración

1 Día

Notificar Reservaciones

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la

información de la reserva.

Script

1. Su Reservación de Vuelo

Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,

Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el

número de caso <RadNumber>.

Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid)

Destino: (Arriving grid) <TravelRequest.FlightReservation>

Por favor contáctenos si usted tiene algún comentario con respecto a la reservación.

Saludos Cordiales,

Equipo Administrativo

2. Su reservación de Hotel Estimado

Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>

Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso

<RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel. HotelName>

Dirección<TravelRequest.Hotel. Address> Teléfono <TravelRequest.Hotel.

Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel. City.City> País

<TravelRequest.Hotel. City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso

<TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida

<TravelRequest.ReturningDate>

Saludos Cordiales,

Comprar Tiquetes

Descripción

En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez

se confirma la reservación del vuelo.

Ejecutantes

Asistente Administrativo

Duración

1 Día

Notificar al Empleado

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.

Script

Asunto: Su tiquete de VueloEstimado

Estimado, <TravelRequest.Applicant. fullName>,

Adjunto se encuentra el tiquete electrónico para su viaje asociado al número de

caso: <RadNumber>.

Saludos Cordiales,

Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>

Gestionar el Anticipo de Viaje

Descripción

En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de

acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados

por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total

del anticipo a desembolsar.

Ejecutantes

Duración

1 Día

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar

1-Regla para establecer los gastos

permitidos por la política de la compañía

basados en el país destino.

2-Regla para establecer los valores de

anticipos aprobados basados en los

anticipos solicitados.

Al Guardar 1-Regla para establecer el anticipo total

aprobado

Al Salir 1-Regla para establecer el anticipo total

aprobado

Notificar al Empleado

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos

aprobados.

Script

Su información de anticipo solicitado

Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,

Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al número de

caso <RadNumber>:

Anticipo de Alimentación <TravelRequest.TravelAdvance.

ApprovedMealsAdvance>

Anticipo de Transporte <TravelRequest.TravelAdvance.

ApprovedTransportationAd>

Otros Gastos <TravelRequest.TravelAdvance. ApprovedAdvanceOthers>

Total, del Anticipo <TravelRequest.TravelAdvance.

TotalAdvanceApproved>Moneda <TravelRequest.Country.

PolicyCurrency.Currency>

Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.

Saludos Cordiales,

Desembolsar Anticipo de Viaje

Descripción

Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de

desembolsos

Ejecutantes

Duración

1 Día

Enviar Notificación de Rechazo

Descripción

Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud

Script

Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,

Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud

de viaje desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha

<TravelRequest.LeavingDate>.

Saludos Cordiales,

Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>

Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud

de viaje con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha

<TravelRequest.LeavingDate>.

Saludos Cordiales,

Reporte de Gastos

Global Form

Elementos del proceso

Registrar Reporte de Gastos

Descripción

En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos

efectuados durante el viaje.

Ejecutantes

Solicitante

Duración

Basado en la fecha de llegada

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar Regla para establecer la duración de la

Al Guardar Regla para establecer el total de gastos

reportados en efectivo y tarjeta de crédito

Al Salir

Regla para establecer el total de gastos

reportados en efectivo y tarjeta de

crédito.

Aprobar Reporte de Gastos

Descripción

En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos

hecho por el solicitante.

Ejecutantes

Duración

1 Día

¿Aprobado?

Condiciones de la compuerta

SI: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente

actividad.

NO: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar

Gastos para realizar los cambios pertinentes.

Revisar Políticas

Descripción

El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo en

cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la compañía.

Ejecutantes

Duración

1 Día

¿Políticas Ok?

Descripción

Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las

políticas de la compañía.

Condiciones de la Compuerta

SI: Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el

proceso continúa.

NO: Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el

proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.

Registrar Gastos

Descripción

En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para evidenciar

que se efectuó el registro de los mismos.

Ejecutantes

Duración

1 Día

Participantes

Solicitante (Role)

Jefe (Role)

Asistente Administrativo (Role)

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