Post on 30-Sep-2015
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Mdulo 2
ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
DIPLOMADO EN ADMINISTRACION
Expositor: Lic. Limber Rodrguez Flores
Estructura y diseo organizacional: Anlisis.
Herramientas.
QU ES LA ORGANIZACIN?
Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus objetivos.
ESTA CLARO!! Organizar la empresa es ordenar: El espacio, tiempo, trabajo, las personas y el dinero
ZONA DE PRODUC.
ZONA ADTIVA.
FINANZAS
BODEGA MAT. PRIM
ventas
contabilidad UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR
Consiste en:
Identificar las actividades requeridas,
agruparlas en reas y puestos de trabajo,
asignaturas y jerarquizar tantos los puestos
como las funciones correspondientes.
Su importancia radica:
En su papel como promotora
de la eficiencia administrativa
QU ES LA ORGANIZACIN?
La organizacin define y orienta el trabajo en el interior de la empresa.
ORGANIZACIN = EMPRESA.
El objetivo principal es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean
importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia
organizacional.
OBJETIVO DE LA ORGANIZACIN
Otros objetivos de la organizacin:
1. Establecer los departamentos o reas funcionales
especializadas de la empresa.
2. Definir jerarquas, las que determinan el grado de autoridad y
las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
3. Definir qu labor debe desempear cada unos de los
miembros de la organizacin mediante la elaboracin de
descripciones y perfiles de puestos.
TIPOS DE ORGANIZACION
Organizacin formal. Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo especfico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con polticas y reglamentos de accin claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
Organizacin informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras especficas.
QUE ES UN ORGANIGRAMA
El organigrama describe grficamente los puestos
en la compaa y cmo
estn organizados.
Muestra un retrato de la estructura de mandos y
las diversas actividades
que realiza cada persona.
ORGANIZACIN
Presidente
Finanzas
Recursos
Humanos
Marketing Produccin
Produccin 1 Produccin 2
Obrero 1
Obrero 2
Los cuadros representan trabajos distintos
Los ttulos muestran el
trabajo desempeado
Las lneas representan la relacin superior-subordinado
Los niveles de administracin estn indicados por el nmero de capas horizontales en la grfica. Todas las personas o unidades estn en el mismo rango y reportan a la misma persona estn en un nivel.
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Organizacin Informal
Ing Carlos A. Conti
LA ORGANIZACIN DEL TIEMPO
Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo. La organizacin del tiempo requiere:
Una agenda para apuntar los compromisos
Tener en cuenta las prioridades
Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado
Dedicacin exclusiva a cada tarea
ESTA CLARO!! Si trato de hacer dos cosas al mismo tiempo, no hago ninguna de las dos
PRODUCCION FINANZAS PERSONAL MERCADEO
LA ORGANIZACIN DEL TRABAJO
Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa, agrupndolas por reas para
ordenarlas de la manera mas lgica y eficiente posible.
Comprar materias primas
Hacer los inventarios
Cortar las prendas
Armar las prendas
Terminar las prendas
Empacar las prendas
Registrar las cuentas
Pagar las cuentas
Cobrar a los clientes
Conseguir prstamos
Conseguir operarios
Entrenar operarios
Dirigir al personal
Estimular al personal
Sancionar las faltas
Contratar publicidad
Visitar clientes
Tomar pedidos
Buscar nuevos clientes
En las empresas pequeas una misma persona puede realizar tareas de diferentes reas, siempre y cuando organice bien su tiempo para dedicar
un tiempo determinado a cada rea.
DISEO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Cada organizacin debe encontrar el diseo y estructura que mejor se ajuste a su objetivo ,por tanto un diseo y estructura que funciona para una empresa no necesariamente funciona para otra.
ESPECIALIZACIN
EXTENSIN DE CONTROL
CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN
DEPARTAMENTALIZACIN
CADENA DE MANDO
FORMALIZACIN
Dividir el trabajo en reas
N de empleados que se pueden controlar
Agrupar los puestos
Grado en que se toman las decisiones
Quien responde a quien
Estndar, reglas
ESPECIALIZACIN
DEPARTAMENTALIZACION
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones
y actividades en unidades especficas, con base
en su similitud.
DEPARTAMENTALIZACIN
DEPARTAMENTALIZACIN FUNCIONAL
DEPARTAMENTALIZACIN POR TIPO DE PRODUCTO
DEPARTAMENTALIZACIN GEOGRFICA
DEPARTAMENTALIZACIN POR TIPO DE CLIENTE
DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESOS
DEPARTAMENTALIZACION FUNCIONAL
Definicin.
Agrupa las tareas segn las funciones desempeadas. Agrupa los puestos en departamentos atendiendo a habilidades, competencias y uso semejante de recursos.
La estructura funcional es un diseo vertical, la informacin fluye de arriba hacia abajo.
Empresa SAA
Produccin Ventas Finanzas
Gerencia General
DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO
Definicin.
Agrupa las actividades de acuerdo con las lneas de producto.
Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas
de productos, la departamentalizacin se hace en base a un
producto o grupo de productos relacionados entre si.
Ayudin Esponja Verde
Limpieza
Escriba aqu el cargo
Humectantes Maquillaje
Belleza
Escriba aqu el cargo
Gerencia General
Escriba aqu el cargo
Produc Lever SAA
DEPARTAMENTALIZACION GEOGRAFICA
Definicin.
Esta estructura se basa en la divisin por territorio, segn donde se realiza el
trabajo o los mercados geogrficos en que el sistema administrativo se centre.
Las distancias fsicas pueden ser grandes o pequeas (por ejemplo en distintos pases o en una misma ciudad)
Cada unidad geogrfica incluye todas las funciones requeridas para producir y vender productos en esa zona
Esto permite considerar aspectos tales como los diferentes gustos y necesidades.
Direccin
Apple de America
Canada Latinoamrica
/ Caribe
Apple de Europa
Apple del pacfico
Asia Australia Japn
DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO
Definicin.
Agrupa los trabajos con base en el flujo de productos o clientes.
Ofrece departamentos segn las principales fases del proceso utilizado para elaborar el producto
Jefe de
produccin
Departamento de
corte
Departamento de
lijado
Departamento de
pegado
Departamento de
pintura
DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE
Definicin.
Establece departamentos en respuesta a los grandes clientes de la empresa
Los clientes tienen necesidades y problemas comunes.
Se pueden atender mejor al tener especialistas para cada uno de ellos.
Gerente de ventas
Representante de Ventas para el
Sector educacin
Representante de Ventas para
vivienda
Representante de Ventas para
negocios
EXTENSIN DE CONTROL
Determina el N
Niveles Gerentes
Organizacin
Definicin : Nmero de empleados que
un gerente puede dirigir de manera
eficiente y eficaz.
Siempre que todo permanezca sin
cambio a mayor amplitud ms
eficiente ser la organizacin.
CADENA DE MANDO
Autoridad
Autoridad Formal
En virtud del cargo
Autoridad de Staff Asesoramiento
Autoridad Funcional
Ordenes vinculantes a departamentos
ajenos
DERECHO A MANDAR Y EL PODER DE HACERSE
OBEDECER
Nivel mas alto
Nivel mas bajo
Consiste en la posibilidad de aconsejar o ayudar a aquellos que tienen autoridad de lnea. Ejemplos: contabilidad, RRHH
Es la fundamental de una empresa.
Refleja las relaciones que existen
entre el superior y el subordinado
Lnea continua de autoridad que se extiende de
los niveles organizacionales ms altos a los ms
bajos y define quien informa a quin.
Ayuda a los empleados a responder preguntas
como:
a quien recurro si tengo un problema?
ante quien soy responsable?
La relacin jerrquica o lnea de
mando se relacionan con la unidad de
mando de Fayol, que recomienda que
cada persona tenga un solo jefe.
Si hay demasiados jefes que dan
rdenes el resultado probable ser:
La confusin
La contradiccin
La frustracin
Se genera entonces ineficacia e
ineficiencia
Responsabilidad:
Obligacin de desempear cualquier
tarea asignada.
CADENA DE MANDO
.
.
CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN
Desventajas
LAS DECISIONES SON TOMADAS POR ADMINISTRADORES QUE ESTN
LEJOS DE LOS HECHOS
ES GENERADORA DE SOBRECARGA EN EL TRABAJO DE LOS DIRECTIVOS
SUPERIORES.
DISMINUYE LA MOTIVACIN DEBIDO A LA POCA PARTICIPACIN EN LAS
DECISIONES.
Ventajas
DA PODER Y PRESTIGIO A LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS.
SE CREA UN GRUPO DE ALTA ADMINISTRACIN FUERTE Y
COORDINADA.
LA DIRECCIN ES EJERCIDA POR AQUELLOS QUE TIENEN UNA VISIN
GLOBAL DE LA ORGANIZACIN.
Centralizacin
Grado en que la toma de decisiones est concentrada en un solo punto de la organizacin.
Descentralizacin Participacin del personal de los niveles bajos o tiene la
facultad de tomas decisiones
CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN
Desventajas PUEDE DAR COMO RESULTADO LA PRDIDA
DE CIERTO CONTROL POR PARTE DE LOS ADMINISTRADORES DE LOS NIVELES MS
ALTOS
INCLUYE GASTOS IMPORTANTES PARA LA CAPACITACIN DE LOS ADMINISTRADORES
PUEDE ESTAR LIMITADAS POR FUERZAS EXTERNAS (SINDICATOS, NACIONALES,
CONTROLES GUBERNAMENTALES, POLTICAS FISCALES).
Ventajas
LIBERA LA ALTA DIRECCIN DE PARTE DE LA CARGA EN LA TOMA DE
DECISIONES
ESTIMULA LA TOMA DE DECISIONES Y LA ACEPTACIN DE AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD
FOMENTA EL DESARROLLO DE GERENTES GENERALES
FORMALIZACIN
TECNICA ORGANIZACIONAL
CMO? CUANDO? CUANTO TIEMPO?
SE DEBE REALIZAR UNA TAREA
Es el grado en que se encuentran estandarizados
los puestos de una organizacin
Funcionamiento fcil de una
Organizacin
Clasificacin por Unidades
Relacionadas entre si
Cumplan una Funcin Especifica
Funciones
TCNICAS COMERCI
ALES FINANCIE
RAS
DE SEGURID
AD
CONTABLES
ADMINISTRATIVAS
F. TCNICAS
F. COMERCIALES
F. ADMINISTRATIVAS
F. FINANCIERAS
F. DE SEGURIDAD
F. CONTABLES
Produccin bienes y Servicios
Compra, Venta o Intercambio
Bsqueda de capitales
Proteccin bienes y persona
Inventarios, registros, balances
Integra las otras 5 funciones
Coordina y Sincroniza las otra 5 funciones
Toda actividad que realiza una persona Ocupa una posicin en el organigrama
Tareas u obligaciones que constituyen las actividades que realiza el ocupante del puesto
PUESTO
DISEO DEL PUESTO Especificacin del
Contenido del puesto
Satisfacer requisitos tecnolgicos, organizacionales y sociales
Con el fin de
Mtodos de trabajo
Relaciones con los dems