Post on 09-Jul-2015
“Lo importante es no dejar de avanzar” ©2009 Aventia. Todos los derechos reservados.
Gestión de Proyectos Distribuidos Jairo de la Nuez
jdelanuez@renacimiento.com
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Agenda
Proyectos distribuidos
Gestión de proyectos distribuidos
Sharepoint como herramienta de Gestión
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Proyectos Distribuidos
Modelos de proyectos distribuidos
Ventajas
Problemas conocidos
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Proyectos distribuidos
Proyectos en los cuales alguno (o algunos) de los involucrados se encuentra en sitios geográficos diferentes:
• Clientes • Proveedores
Realidad en un mercado global
Fenómeno en aumento
Impacto directo en:
Gestión de Procesos
Calidad
Productividad
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Modelos de proyectos distribuidos
Cliente a Distancia
Desarrollo on-site off-shore
Proveedor Distribuido
Open Source Distributed Model
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Modelos de proyectos distribuidos
Cliente a Distancia
Proveedor Cliente
• Proveedor en sitio geográfico distinto al del Cliente
• Sin contacto persona-persona • ej. a través de Internet
• Diferentes tamaños de organizaciones
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Modelos de proyectos distribuidos
On-site Off-shore
• Proveedor en sitio geográfico distinto al del Cliente
• Proveedor envía al sitio del cliente un grupo de profesionales para:
Construcción del Producto
Consultoría
• Organizaciones quizás no tan pequeñas
Proveedor
Cliente
Grupo del Proveedor
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Modelos de proyectos distribuidos
On-site Off-shore
• Un grupo del Proveedor es enviado al Cliente
• Posible razón:
Recursos Cualificados
Seguridad
Logística
Proveedor
Cliente
Grupo del Proveedor
Grupo Cliente
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Modelos de proyectos distribuidos
On-site Off-shore
• La estructura del proveedor es distribuida
• Abstracción del Proveedor como un “todo”
Proveedor
Analistas de Negocio
Desarrolladores
Cliente
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Modelos de proyectos distribuidos
Open source
• Distribución total
• El producto surge de la necesidad de los involucrados
• Bases de Conocimiento
• Concepto de Usuarios
Políticas Documentación
Gestión Estrategia Ingeniería
etc.
Comunidad
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Ventajas del desarrollo a distancia
Ventajas para el “Cliente” – Reducción de costes
– Permite enfocarse en sus procesos de negocio
• Mejora la eficiencia
– Mayor acceso al talento. Se puede trabajar con los mejores
Ventajas para el “Proveedor” – Reducción de desplazamientos
– Mejor gestión del tiempo
– Nuevos mercados a nivel global
• Oportunidades en mercados reducidos
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Problemas del desarrollo a distancia
Mismo pasillo:
• 10,3% de probabilidad de colaboración
Mismo piso:
• 1,9 % de probabilidad de colaboración
Diferentes pisos:
• 0,3% de probabilidad de colaboración
Diferentes edificios:
• 0,4% de probabilidad de colaboración
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Problemas del desarrollo a distancia
Comunicación
Distancia
Herramientas y métodos
Coordinación
ej. Actividades
Diferencia Cultural y/o idioma
Diferencia Horaria
Aislamiento
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Gestión de
Proyectos Distribuidos
Factores clave
Gestión del conocimiento
Calidad de la Comunicación
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Gestión del conocimiento
Conocimiento del negocio a los desarrolladores, analistas y diseñadores
Políticas de la organización
Entrenamiento en herramientas
Metodologías de trabajo, utilización de estándares
Decisiones de la gerencia
Estado actual del proyecto
Obtención de métricas
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Calidad de la Comunicación
Área Clave.
Requiere un análisis cualitativo y cuantitativo desde el kick-off del proyecto.
Informalidad o prácticas no estandarizadas pueden concluir en el fracaso del proyecto.
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Calidad de la Comunicación
QA de la Comunicación
Mencionada explícitamente en la mayoría de los estándares de Procesos, aunque sin profundizar.
Establecer compromisos con la estabilidad de la calidad de comunicación Cláusulas contractuales Compromiso del cliente con el proveedor. Acuerdos en las instancias de interacción
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Calidad de la Comunicación
Factores a evaluar y/o Medir:
Detalles Estratégicos
Detalles Culturales
Distribución del conocimiento
Diferencia Horaria
Mejorar el Ciclo de Comunicación
Herramientas de comunicación
Gestión del Proyecto y Proceso
Detalles Técnicos
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Calidad de la Comunicación
Detalles Estratégicos
o Información proveniente de diferentes entidades
Consistencia
Independencia
o Información dirigida hacia la Gerencia
Facilitar la toma de decisiones
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Calidad de la Comunicación
Detalles Culturales
o Evaluar la capacidad de comprensión de las diferentes entidades
o Evaluar factibilidad de estandarización de la comunicación.
o Comunicación Administrativa
o Comunicación Técnica
o Sensaciones de responsabilidad diferentes
o Oriente
o Occidente
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Calidad de la Comunicación
Diferencia Horaria
Aprovechar al máximo las interacciones
Elaborar metodologías de comunicación asincrónica
Medir la calidad de las interacciones
Preguntas antes, respuestas después
Evaluar si los objetivos fueron
cumplidos
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Calidad de la Comunicación
Mejorar el ciclo de comunicación
Cliente
Gerencia
Director de Proyecto
Ingenieros
Director de Proyecto
Gerencia
Cliente
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Calidad de la Comunicación
Mejorar el ciclo de comunicación
Cliente
Gerencia
Gestión Proyecto
Ingenieros
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Calidad de la Comunicación
Herramientas de comunicación
Síncronas o Asíncronas
Tiempo Real
Texto, voz, vídeo
Basadas en colaboración y repositorios estandarizados
Maximizar comunicación sin olvidar la minimización de costes
Punto a punto o a través de red de distribución
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Sharepoint como
Herramienta de Gestión de
Proyectos Distribuidos
Sharepoint como plataforma de Gestión
Funcionalidades proporcionadas por la plataforma
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Sharepoint como Plataforma de Gestión
La plataforma de Colaboración estándar de mercado.
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Sharepoint como Plataforma de Gestión
Adicionalmente Renacimiento enfoca su uso para la gestión integral y automatizada de proyectos.
En este ámbito, proporciona las siguientes funcionalidades:
Generación del plan de proyecto, planificación y presupuesto.
Facilitar comunicación y feedback.
Gestionar las tareas del proyecto
y monitorizar su grado de avance.
Gestionar la documentación asociada al proyecto.
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Sharepoint como Plataforma de Gestión
Controlar los cambios sobre el alcance.
Analizar y prever la productividad del proyecto.
Dar visión del status del proyecto a todos los miembros del equipo de trabajo, así como otros stakeholders.
Control de acceso a la información del proyecto, de forma que información sólo esté disponible para algunos roles del proyecto.
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Sharepoint como Plataforma de Gestión
Sharepoint gestiona en tiempo real toda la información para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto.
Su uso es muy intuitivo para los miembros del proyecto.
Está basado en las herramientas ofimáticas y tecnologías estándares conocidas por cualquier usuario no avanzado de informática: Web, Windows, Office.
Requiere de muy poca administración por parte de IT.
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Funcionalidades de Gestión de Proyectos
Sharepoint cuenta con varias herramientas para una gestión centralizada efectiva de la información del proyecto:
Cronograma
Documentación del proyecto
Propuestas de cambios
Gestión de Riesgos
Gestión de Problemas
Pool de recursos
Calendario del proyecto
Contactos
Plantillas, formularios, checklists
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Funcionalidades de Gestión de Proyectos
Proporciona una herramienta de gestión documental integral, la cual facilita la gestión del conocimiento distribuido:
Almacenamiento centralizado de la información
Control de versiones
Workflows de aprobación de contenidos
Integración en Office
Plantillas de documentos
Categorización de la información
Funcionalidades de Indexación y Búsqueda completas
Gestión de la seguridad en función de roles
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Funcionalidades de Gestión de Proyectos
Facilita la colaboración:
Colaboración en documentos
Los sitios de trabajo documental pueden ser usados para desarrollar documentación (así como validarla) conjuntamente
Colaboración de equipo
Uso de Wikis para lecciones aprendidas.
Foros de discusión para comunicación offline (especialmente en entornos con diferencia horaria).
Salas de reunión virtuales.
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Funcionalidades de Gestión de Proyectos
Automatización de procesos:
Una gestión de proyectos eficiente depende del tratamiento de los procesos y workflows humanos.
Los procesos más importantes en cualquier organización, dependen de las personas.
Automatizar dichos procesos mejora su eficiencia y disminuye su ratio de error, aumentando así la calidad.
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Funcionalidades de Gestión de Proyectos
Automatización de procesos:
Procesos automatizados por Renacimiento, entre otros:
Solicitud de vacaciones e integración con el calendario del proyecto
Gestión de compras
Gestión de cambios
Gestión de riesgos
Solicitudes de material
Renacimiento cuenta con una herramienta propia, Solicit@, para la parametrización ágil de nuevos procesos.
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Funcionalidades de Gestión de Proyectos
Informes del proyecto:
Sharepoint proporciona la siguiente información relevante:
Resumen del status del proyecto.
Información de las tareas: asignaciones, grado de avance, etc.
Alertas automatizadas en función de las condiciones marcadas del proyecto.
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Algunos Casos de Éxito
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Siempre en la cima de las innovaciones
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