TEMA:REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS, EN EL SISTEMA EDUCATIVO GUATEMALTECO

I INTRODUCCIN

El tema de registros y controles administrativos, en el sistema educativo guatemalteco, es necesario e importante por el ordenamiento y conservacin de la informacin recopilada, y de esta manera se comprenda su utilizacin para lograr un control eficiente y eficaz de dicha actividad.Incluyen en este trabajo aspectos importantes como definicin de documentos, base legal, su redaccin y que documentos conforman un expediente.Con la realizacin del trabajo, se pretende ampliar los conocimientos del futuro administrador educativo.La investigacin del tema, se realiz, tomando en cuenta bibliografa adecuada, para lograr as el objetivo propuesto de la investigacin, el cual es el de esclarecer el papel positivo que juegan los registros y controles en la educacin.

IICONTENIDOS2.1 Conceptualizaciones bsicas:2.1.1 Registros y controlesRegistro: Es el ordenamiento de informacin recopilada, donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institucin.Control: es la ltima fase del proceso administrativo, que consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemas de las actuaciones o actividades, para tomar medidas correctivas que sean necesarias.2.1.2 Sistema educativoEs el conjunto ordenado e interrelacionado de elementos, procesos y sujetos a travs de los cuales se desarrolla la accin educativa, de acuerdo con las caractersticas, necesidades e intereses de la realidad histrica econmica y cultural guatemalteca.

2.2 Importancia de los registros y controlesEs de vital importancia para las instituciones educativas, en este mundo globalizado. Permiten comprobar y comparar con las normas legales y preestablecidas si los servicios educativos mantienen la calidad pretendida de acuerdo a los objetivos trazados.2.3 Archivo y catalogacin de registros y controlesArchivo: Coleccin de documentos reunidos por una entidad (persona fsica, persona jurdica, institucin...) en el ejercicio de una actividad regulada, prctica y necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria fiel para servir testimonio e informacin.

Catalogacin: registro ordenado de libros, documentos o material semejante de acuerdo con unas normas.2.4 Basamento legalAcuerdo Gubernativo Numero 3-70 del Ministerio de Educacin. Este reglamento contiene la organizacin y funcionamiento de los archivos escolares2.5 Objetivo e importanciaObjetivo: Conservar adecuadamente los documentos para consultar informacinOrdenar los registros respetando las normas de registro y catalogacin.Importancia: Es determinante para el xito de una organizacinConstituye la memoria de la institucinNarra la historia de la mismaDe la rapidez con que se localicen los documentos, depende su mayor o menor utilidad.2.6 Principales registros y controles, su utilizacin2.6.1 ActasDefinicin: documento histrico que tiene como finalidad dejar constancia de los hechos ocurridos considerados de suma importancia, para que tomen parte de la memoria de una institucin y para dar fe de que el hecho ocurri.Utilizacin: dejar constancia de lo tratado o resuelto en las reuniones.2.6.2 ConocimientosDefinicin: es una constancia que se suscribe en un libro especfico previamente autorizado por autoridad competente relacionado a la recepcin y entrega de bienes y documentos o notificaciones de informacin al personal docente, padres de familia y autoridades.Utilizacin: para hacer un recordatorio individual o colectivo de recepcin o entrega de bienes y documentos. Para dejar constancia del procedimiento que se dio a algn objeto o situacin.2.6.3 CertificacionesDefinicin: documento administrativo empleado para constatar un determinado hecho. Utilizacin: para constatar un hecho.2.6.4 DictmenesDefinicin: es el paso fundamental en el trmite de un expediente. Se origina de una providencia y contiene informe sobre disposiciones legales aplicables al caso y procedentes as como, la opinin razonada del signatario en la cual puede basarse el superior para dictaminar (decidir)Utilizacin: sirve para remover del cargo a un empleado, tcnico o docente, para transferir de sede algn empleado, objeto o equipo para cambio de personal administrativo, tcnico o docente cuando se solicita la creacin de un centro educativo y cambio de inmueble.2.6.5 ResolucionesDefinicin: documento que contiene la decisin o declaracin de voluntad de autoridad competente. Accin de resolver, decisin de una duda, litigio, conflicto o problema difcil.Utilizacin: sirve para dar respuesta final a un asunto plantado, ya sea favorable o desfavorable al peticionario.2.6.6 ProvidenciasDefinicin: prevencin, preparativos de lo necesario o conducente a un fin o logro. Medida o disposicin que se toma para remediar un mal o dao.Utilizacin: sirve para enviar expedientes a la dependencia que, para la naturaleza de sus funciones tratar el asunto, regresar los expedientes incompletos, pedir presentacin de pruebas, mandar a archivar o expedientes.2.6.7 ConstanciasDefinicin: es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por autoridad competente a peticin del interesado.Utilizacin: se utiliza para comprobar un hecho.2.6.8 OficiosDefinicin: documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o diversos funcionarios entre s, por cuestiones relativas a sus cargos o funciones. Comunicacin escrita sobre asuntos de una oficina pblica.Utilizacin: para informar o responder alguna disposicin relacionada al servicio. Tambin sirve para solicitar, rendir informes, transmitir disposiciones u rdenes.

2.6.9 Oficios circularDefinicin: documento administrativo institucional que sirve para dar informacin oficial con carcter obligatorio a un grupo de personas.Utilizacin: dar informacin de carcter obligatorio a un pequeo grupo de personas (de 1 a 5)2.6.10 MemorndumDefinicin: instrumento donde se anotan las acciones que deben llevarse a cabo en determinada ocasin o da. Donde se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto importante o grave. Utilizacin: para hacer recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos o proponer de nuevo alguna cosa.2.6.11 CircularesDefinicin: orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados. Carta dirigida a diversas personas para notificarles algo. Correspondencia que difunde informacin de inters colectivo.Utilizacin: para notificar o informar algo de inters a un colectivo.

2.7 Aspectos imprescindibles para la redaccin de documentos2.7.1 Presentacin adecuada, contenido, lenguaje y esttica2.7.1.1 Ortografa: sin faltas de ortografa2.7.1.2 Claridad: crear mensajes objetivos, claros y concretos2.7.1.3 Concisin: tratar un solo tema sin salirse del mismo2.7.1.4 Esttica: darle estilo y puntuacin2.7.1.5 Veracidad: debe contener datos exactos

2.7.2 MrgenesLos mrgenes de papel recomendado son los siguientes:Superior e inferior 2 centmetrosIzquierdo 3.5 centmetrosDerecho 2.5 centmetros 2.8 Correspondencia oficialEs la que trata de asuntos relacionados con el Estado, ya sean estas dirigidas del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno, o entre funcionarios pblicos.Para su comunicacin se utiliza la siguiente correspondencia: la nota oficial, el oficio, la providencia, la resolucin, el dictamen, la notificacin y los acuerdos.2.9 ExpedienteEs el conjunto de documentos relacionados con el asunto administrativo, en el cual constan las gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y lo resuelto por las autoridades competentes. Es conveniente poner una portada al expediente que contenga los datos que sirvan para su identificacin y clasificacin.Los documentos que conforman un expediente son: la solicitud, la providencia, y el dictamen.

III JUICIO CRTICOLos registros y controles de documentos emitidos por una institucin, es importante que se resguarden cuidadosamente porque ellos forman parte de su historial. Es necesario que se archiven y cataloguen de acuerdo a las normas establecidas todos los documentos de la institucin con el propsito de hacer ms gil la administracin.Los documentos relacionados con la administracin hacen constar las gestiones que han hacho los interesados.

IV CONCLUSIONES

El registro y control de los documentos administrativos de las instituciones reflejan el grado de control que se tiene.

La catalogacin y archivo de los expedientes de acuerdo a las normas, hacen eficiente el trabajo administrativo.

La redaccin y presentacin de los documentos es muy importante para que la comunicacin transmitida sea eficaz.

V RECOMENDACIONES

El cumplimiento de las normas propuestas para la catalogacin y archivo de los documentos. La documentacin respectiva, redactarse y presentarse correctamente con el propsito de lograr una gestin efectiva. Los documentos archivados deben contar con un espacio y mobiliario adecuado por la importancia que dichos documentos representan.

VI BIBLIOGRAFIA Bolaos de Torres, Ada E. Manual de catalogacin y archivoImpresos Industriales Martnez E. Anbal. Manual de Registros y Controles en Administracin Educativa 1 Edicin 2009 Guerra, Alicia. Correspondencia Editorial kamar 2002 Martnez E. Anbal. Legislacin Bsica Educativa, 7 edicin, Impresin-Litogrfica, 2009

INDICEI INTRODUCCINII CONTENIDO2.1 Conceptualizaciones Bsicas2.1.1 Registros y controles2.1.2 Sistema educativo2.2 Importancia de los registros y controles2.3 Archivo y catalogacin de registros y controles2.4 Basamento legal2.5 Objetivo e importancia 2.6 Principales registro y controles, su utilizacin2.6.1 Actas2.6.2 Conocimientos2.6.3 Certificaciones2.6.4 Dictmenes2.6.5 Resoluciones2.6.6 Providencias2.6.7 Constancias2.6.8 Oficios2.6.9 Oficio circular2.6.10 Memorndum2.6.11 Circulares2.7 Aspectos imprescindibles para la redaccin de documentos2.7.1 Ortografa2.7.2 Claridad2.7.3 Concisin2.7.4 Esttica2.7.5 Veracidad2.8 Correspondencia oficial2.9 Expediente