CENTRO DE BACHILLERATOS

INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS No.

26

1° SEMESTRE GRUPO «O»

MATERIA: TECNOLOGIA DE LA

INFORMACION

Y LA COMUNICACIÓN

PROFESOR: HECTOR DIAZ

TECNOLOGIA.EQUIPO*Octavio Jiménez Anzures*David Armando García Ortiz*Isaac Yazir Mortera Ventura*Josué García Mota*Evander Juan Hernandez Luis*Isidro Mendoza Gomez

INDICE DE VIDEOS· 13. Utilizar plantillas· 13. Modificar plantillas· 14. Combinar correspondencia· 14. Opciones de correspondencia· 15. Crear un esquema· 16. Crear documento maestro· 16. Manipular documentos maestros· 17. Crear índices· 17. Crear tabla de contenido· 17. Crear tabla de ilustración· 18. Insertar marcadores· 18. Referencias cruzadas· 18. Notas al pie

Desplegamos el menú archivo

Y seleccionamos nuevo

Aquí encontraremos las plantillas de

ejemplo, que son las que vienen con las

instalación

Al seleccionar una, se muestra

una vista previa a la derecha

Moveremos la barra de

desplazamiento para ver mas

plantillas

Si escogemos una plantilla del

equipo, deberemos elegir

Documento para crear documentos

basados en ella

Esta barra nos permite ir navegando entre las

plantillas

Volvamos a la pagina de inicio con este botón.

Aquí encontrare

mos las ultimas

plantillas utilizadas

Y las que hemos creado nosotros

mismos

En la zona inferior tendremos acceso a las

plantillas disponibles de

internet

En estas plantillas están organizadas en orden

alfabético

Por ejemplo, veamos que hay en invitaciones

Observamos que hay distintas

subcategorías

Volvemos a la pagina de inicio

Nos permite buscar plantillas descargables introduciendo palabras

clave

Ahora vemos, al margen de como, estén

categorizadas todas las plantillas relacionadas

con la palabra fax

Vamos a escoger una ……

A la derecha nos indica el creador de la misma y

nos permite valorarla

Y en la zona inferior obtendremos el botón

descargar para obtenerlo

Una ves descargada se abrirá automáticamente para empezar a trabajar en ella.

Lo único que debemos hacer es rellenar los

campos

Seguiremos rellenando los campos.

Siempre de la misma forma

Ya que hayamos terminado se guardara el

archivo

Fíjate que se guardaracomo un documento de

Word normal

Empezaremos por abrir una plantilla.

Desplegamos el menú archivo.

Seleccionamos nuevo.

Y buscamos una plantilla entre las plantillas de

ejemplo

Lo que queremos crear es una

plantilla, así que modificamos la

opción.

Y asemos clic en el botón crear.

Realizamos los cambios pendientes, que en nuestro caso será realizar un fax de tipo urgente.

Y a continuación guardamos.

Como lo abrimos como una plantilla, el sistema te propondrá la carpeta de

plantillas para guardarla

El tipo de archivo será Word.

Vamos a cerrar la plantilla para empezar

desde cero.

Para abrir nuestra plantilla….

Vamos al menú archivo.

Seleccionamos nuevo.

Y nos situamos en la opcion mis

plantillas

En nuestro enlistado veremos nuestra plantilla de fax

urgente

Para crear un documento a partir de

ella dejaremos seleccionado documento y aceptaremos

El fax conservara el formato con el que lo guardamos.

Partimos de una carta base que queremos enviara todos los

compañeros.

Nos situamos en la ficha

correspondencia

Indicamos que queremos combinar

correspondencia.

En este caso son cartas, así que

escogemos esta opción.

Luego, seleccionamos los destinatarios.

Partiremos de una lista ya

existente, concretamente de una base de datos Access donde están los

datos de los compañeros.

Lo seleccionamos

Y hacemos clic en el botón abrir

compañeros Si la base tiene mas de una tabla deberíamos indicar en cual se encuentra los datos

que se requerimos.

Este botón nos permite editar

la lista de destinatarios. Veamos como

funciona.

El cuadro muestra un lista donde podemos ordenar y fijar

registros.

O simplemente desactivar las

casillas de aquellas personas que no queremos incluir

Vemos que en total tenemos

10 compañeros

Aceptamos el cuadro para continuar.

Ahora utilizaremos estas opciones para

incorporar el contenido de los registros de las

cartas.

Empezaremos por añadir el bloque de direcciones.

En esta vista previa de registros. Vemos que no aprese nada.

Esto suele ocurrir cuando los campos no han sido asignados. Es decir, Word

no sabe interpretar en que campos esta la información necesaria para configurar el bloque de dirección.

Para asignarlos manualmente, hacemos

clic en este botón.

Esta es la lista de datos que Word

espera.

Debemos ir asignándoles su campo

correspondiente

Para finalizar aceptamos.

Ahora ya vemos una vista previa del bloque de dirección, y podemos ir cambiando de registro con estos

botones.

Pulsamos Intropara dejar un

espacio para una line de saludo

La línea de saludo la

introducción haciendo clic en

este botón.

En este cuadro podemos modificar como queremos

que se muestre.

Vamos a ver un vista previa de resultados

Con este botón podemos ver la vista previa de las

cartas.Y veremos los datos tal y

como quedaran el las cartas

De la misma forma podemos desactivarla

Si estamos contentos con el resultado ya podemos proceder a imprimirlo o

comvinarlo.

Seleccionamos la opción imprimir

documentos.

Un cuadro de dialogo nos permite nos permite elegir que cartas imprimir : Todas

,la actual o un rango en concreto.

En este caso cancelamos, porque no lo

vamos a imprimir

Lo que haremos será combinar todas

las cartas en un único documento.

Para ello, seleccionamos la primera opción.

El cuadro es idéntico al que utiliza para imprimir. Vamos a

combinarlos a todos.

Ahora en lugar de tener 1 pagina

tenemos 10 que corresponde a los 10

compañeros de nuestra base de datos.

Podemos utilizar la opción insertar campo

combinado para incluir cualquier dato de la tabla

de origen en la carta.

Vamos a mostrar los resultados.

Para localizar un carta en concreto, hacemos clic en buscar

destinatario.

Buscamos todas las cartas dirigidas a Alicante

Un mensaje nos avisara cuando no allá mas resultados que

coincidan.

Ahora vamos a editar lista de destinatarios para aprender a filtrar y

ordenar las cartas.

Lo ideal seria ordenar por localidad y dirección, de modo que al imprimirlas venga ya bien organizada por su reparto.

Y hacemos clic en ordenar…

Y ordenamos según los distintos criterios

Observa el cambio.

Ahora vamos a probar a filtrar.

Veamos como arianos para mostrar solo la carta de alicante.

Ahora solo estarían las cartas deseadas.

Para eliminar el filtro, hacemos clic en

la flecha del encabezado del criterio

por el que hemos filtrado.

Y seleccionamos todos.

Para finalizar , hacemos clic en el

botón resaltar campos de

combinación.

Con este botón, se vuelven gris los datos variables.

Seleccionamos la vista esquema.

Lo seleccionamos

Si el texto no esta estructurado con estilo, presentara

un aspecto similar al siguiente.

Con estos botones podemos definir los niveles de

esquemas del contenido seleccionado.

El primer nivel será el titulo principal

El segundo nivel para los apartados.

Esta herramienta nos permite mostrar los niveles que

queremos.

Vamos a cerrar la vista esquema para ver el aspecto real

del documento.

Observa que, al aplicar un nivel a un texto en la vista esquema, se aplica

automáticamente el estilo adecuado.

Del mismo modo si aplicamos estilo a un texto, la estructura que crean se

vera representada en la vista esquema.

Vamos a aplicar un estilo nuevo desde la vista diseño de impresión.

Escogeremos titulo 3 para crear un nivel mas del

esquema.

Y le aplicamos el formato deseado

El estilo creado se ha aplicado a la selección.

Ahora lo tenemos disponible en el panel de estilo.

Vamos a cambiar a la vista esquina para ver el

resultado.

Hacemos doble clic sobre el signo + para mostrar

mas niveles.

Y así apreciaremos el tercer nivel, que

acabamos de aplicar.

«COMO CREAR UN DOCUMENTO MAESTRO»

Este es un documento, normal que contiene un titulo principal y el titulo

de tres subapartdos

Veamos este mismo

documento en la visa Esquema

Aquí es donde encontraremos el

botón para transformarlo en un documento maestro

Una vez activado el botón mostrar

documento, veremos nuestras opciones en el

grupo.

Lo único que tendremos que

hacer es seleccionar el titulo del apartado que queramos que este en un archivo

independiente

y pulsar el botón crear

este cuadro simboliza el nuevo documento. Podremos

redactarlo directamente en esta vista o hacerlo en la

habitual vista de impresión.

Del mismo modo, crearemos

un documento para cada capitulo.

Vamos a guardar

Lo guardaremos normalmente, teniendo en

cuenta que lo que guardamos es el documento maestro que

enlazara con el resto.

Vamos a ver como se ve en la vista diseño de

impresión.

para ver cual es el resultado, observamos los

archivos que se han creado.

Los archivos toman el nombre del titulo que tienen en el documento

maestro. El maestro tendrá el nombre que le hayamos asignado.

Veamos el primer capitulo, que es aquel al

que le incluimos contenido desde la vista

esquema.

Se han creado los tres archivos

correspondientes a los capítulos.

En el encontraras tanto el titulo como el

contenido.

«COMO MANIPULAR DOCUMENTOS MAESTROS»

Partimos del documento maestro que creamos en la

anterior secuencia.

Vamos a aprender a utilizar estas opciones de la cinta.

Lo primero que has de saber es que solo se muestran si esta

activada la opción mostrar documento.

Lo activamos de nuevo

Vamos a desvincular el documento maestro del archivo independiente

que contiene el capitulo 2.

Para ello, lo seleccionamos pulsando este pequeño

botón

Y hacemos clic en el botón Desvincular.

El contenido no se perderá, sino que pasara a formar parte del

propio documento maestro

Contraemos los subdocumentos para comprobarlo.

Antes de proceder, nos preguntara si guardar los cambios en el documento

maestro. Lo haremos.

Ahora podemos comprobar que en el lugar de los capítulos 1 y 3 se muestra la

ruta que apunta a los archivos que contienen la información.

En cambio el capitulo 2 esta integrado como contenido

propio del documento maestro.

Volvemos a expandir subdocumentos para ver

todo el contenido.

Seleccionamos y pulsamos SUPRIMIR para eliminar el

capitulo 2

Ahora vamos a volver a vincular el capitulo 2 que aun conservamos en un

documento independiente.

Y lo aremos con el botón insertar.

Lo seleccionamos…

Y pulsamos abrir

Ya estamos como al principio.

A continuación aprenderemos a combinar y dividir los distintos apartados.

Seleccionamos los apartados a combinar haciendo clic mientras

mantenemos la tecla MAYUS pulsada

Y hacemos clic en el botón combinar.

Observa que ahora están enmarcados bajo el mismo

rectángulo. Ahora, los capítulos 2 y 3 estarían en un mismo documento.

Para volverlos a separar, hacemos clic en el punto donde queramos que se separen

Y pulsamos dividir.

Por ultimo, aprenderemos como Bloquear documentos

El símbolo de bloqueo es este pequeño candado

Cuando tenemos abierto el archivo capitulo 1, Word ha bloqueado automáticamente este apartado.

Activando o desactivando este botón cambiaremos su estado

El apartado ya no se encuentra bloqueado.

Primer paso para crear un índice de términos , es marcarlos.

Para ello, nos situamos en la ficha

referencias.

Seleccionamos el texto.

Y seleccionamos

marcar entrada

Este cuadro de dialogo nos permite configurar la

marca.

Si queremos podemos retocar el nombre que se

mostrara en el índice, modificán

dolo así.

Para aceptar hacemos clic en

marcar.

Y luego cerramos el cuadro.

Apreciaremos una marca entre llaves junto a la

palabra.

También aparecerán otras marcas que normal mente se ocultan, como los saltos de

párrafo y los pequeños puntos que simbolizan el

espacio entre letras.

Esto es así para que puedas comprobar que la marca se a

creado correctamente.Repetiremos el proceso para todas las palabra que deseemos incluir

en el índice.

Y así con el reto del documento… lo mas cómodo normalmente es ir marcando las

palabra clave durante la creación del mismo, en vez de dejarlo para el final.

Ahora consultaremos las marcas y demás

símbolos.

Recuerda que para hacerlo debes desmarcar una opción.

Ahora que ya vemos el documento como siempre, y hemos marcado los

términos, vamos a marcar los índices.

Nos situamos al final del documento, que es donde

suele ir los índices de conceptos.

Y mostramos la fichainsertar.

Nos situamos al final del texto.

E insertamos un salto de pagina para crear el

índice en un pagina nueva.

Si quieres puedes incluir un titulo descriptivo.

Mostramos la ficha referencias.

Y hacemos clic en el botón insertar índice.

Este cuadro nos permite definir algunas preferencias de formato.

Y ya hemos terminado. Junto a cada

termino(s)vemos el numero de pagina donde se

menciona.

Durante el curso hemos visto laForma de asignar estilos a losDistintos aparatos del documento

Este es un caso mas. Si el texto esta estructurado, la tabla de contenidos se

creara prácticamente sola

Comprobaremos que hemos aplicado los estilos ………

Recuerda que la mejor forma de echar un vistazo rápido aLa estructura es utilizar el panel de navegación

En nuestro caso lo hemos echo correctamente

Empezaremos por insertar una pagina en blanco alPrincipio del documento, porque es ahí donde

Queremos incluir la tabla de contenido.

Ahora vamos a insertar la tabla de Contenido en esta pagina.

Seleccionamos la fichareferencia

En ella, desplegamos el menú TABLA DE CONTENIDOS

Lo único que debemos hacer es escoger el formato que mas nos guste

Observa como los títulos han ido formando la tabla y junto a ella esta el numero de pagina

donde se encuentra cada apartado.

Además si asemos clic en ella

Veremos estos dos botones en el borde

superior

Este botón permite actualizar la tabla

fácilmente

Vamos a intercalar una pagina en blanco para observar como se

actualizan los números de paginas

Pulsamos actualizar tabla…..

Y decidimos si queremos actualizar solamente el numero de pagina o

todo

En nuestro caso lo dejamos como esta porque no hemos

añadido ni modificado ningún titulo.

Observa el cambio

El otro botón me permite eliminar la tabla y cambiar

su formato

El primer paso es incluir un titulo a

aquellas imágenes que quieres que

aparezcan en la tabla .

Para titular, la seleccionamos…

Y mostramos la ficha referencia.

Y aremos clic en el botón insertar titulo.

Se abrirá un cuadro de dialogo de distintas opciones.

Lo mas importante es asegurarnos de que el rotulo sea el adecuado.

En este caso ilustracion.

Aparecerá el rotulo y su numeración en la

posición que hallamos establecido.

Repetimos el proceso para el resto de las

imágenes.

El rotulo deberá ser el mismo en todas la imágenes para que luego aparezcan en la misma

tabla.

Word se encargara de la numeración.

Aunque aquí podemos personalizar su

formato.

Omitiremos el resto, porque el proceso seria idéntico.

Nos situamos donde queremos insertar la

tabla.

Y hacemos clic en el botón insertar tabla

de ilustracion….

En este cuadro configuraremos el formato de la tabla a nuestro

antojo.

Lo único realmente importante es que la

etiqueta del titulo que allá seleccionado sea la que

hemos establecido a todas las imágenes.

Este es el resultado final.

El primer paso es seleccionar el punto donde

queremos insertar un marcador.

Nos situamos en la ficha insertar.

Desplegamos el menú vinculo…

Y hacemos clic en marcador…

En este cuadro indicamos el nombre para el marcador , que no podra contener

espacios en blanco.

Y aquí escogemos como queremos como

ordenarlos.

Solo nos queda pulsar agregar.

Repetimos el proceso para cada marcador.

Opserva que el texto unidad 1 contiene un espacio y por

eso el boton agregar agregaresta inactivo, porque es un

nombre incorrecto.

El mismo cuadro que sirve para crear marcadores, también sirve para saltar por el documento a

través de ellos.

Por eso si seleccionamos indice…

Y seleccionamos ir a.

Y cerramos la ventana apreciamos que la pagina

mostrada es aquella donde se encuentra el marcador.

Existe otra forma de utilizar la función ir a con los marcadores.

Y nos situamos en la ficha inicio.

Nos situamos en el grupo edición.

Y en la opciones de búsqueda.

Seleccionamos ir a.

El atajo de teclado es CTRL+1 DE ESTA

FORMA NOS AHORARENOS TODO

ESTE PROSESO.

En el cuadro de dialogo nos aseguramos de tener seleccionado

marcador.

Y escogemos el marcador en el desplegable.

Cambiara la pagina en que estamos situados.

Partimos de que tenemos definido una serie de marcadores y varias

ilustraciones tituladas.

Vamos a continuar con un texto que ira

enlazado con ellos.

Nos situamos en referencias.

Y pulsamos el botón referencias cruzadas.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogos.

En el deberemos escoger el tipo de elementos que

vamos a referenciar.

En este caso será marcadores.

Veremos una lista de marcadores. Deberemos asegurarnos de que esta seleccionado el adecuado antes de

insertarlo.

Se instalara el texto correspondiente en el

marcador.Si colocamos el cursor enzima.

Si colocamos encima el cursor.

Apreciaremos que se trata de un enlace, por la forma

del cursor.

Vamos a seguir.

Ahora ya estamos situados en la pagina a la que apuntaba la

referencia.

Volvemos de nuevo a la ultima pagina para crear una nueva

referencia, pero esta ves a una ilustración previa mente titulada.

Escribiremos un texto introductorio, aunque

realmente no seria necesario.

E insertamos la referencia igual que antes.

Esta vez el tipo que escogeremos será

ilustración.

Seguiremos la referencia con CTRL+

clic

Seleccionamos el texto que requiere de

una aclaración.

Luego nos situamos en la ficha referencias.

Y asemos clic en insertar notas al pie.

Automáticamente se insertara un numero junta a la palabra, que se referencia

al pie de la pagina.Lo único que debemos hacer

es escribir la nota.

Repetiremos la opción con otro termino.

Lo aremos esta vez de forma ligeramente

distinta, para aprender otro método.

Hacemos clic en el pequeño botón de

grupo

Se abre el siguiente cuadro de diálogos.

Este método es menos

rápido, pero nos permite

configurar el pie, si el fondo predefinido no

se adapta a nuestras

necesidades.

Podemos indicar donde colocar la nota.

Su valor inicial , el valor de los

números, etc.

Observa como sigue la

numeración.

Fíjate en el pequeño numero que indica que tiene una nota

aclaratoria.Pero además si dejamos el

cursor sobre la palabra podremos leer aquí

directamente.

Lo mismo sucederá si agregamos mas

notas.