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Consejo de la Judicatura Julio de 2015
Consejo de la Judicatura Julio de 2015
Reconocimiento a Sentencias y Proyectos de Gestión 2015 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN
Caso:
Oficios Electrónicos
Aprobación del documento:
Elaboración: Ing. Jesús Martin González Rodríguez Director de Informática
Revisión: Lic. Gustavo Adolfo Guerrero Gutiérrez Magistrado Presidente
Aprobación: Consejo de la Judicatura del Estado
Fecha de autorización
13 de julio de 2015
Exposición del caso:
Oficios Electrónicos entre Dependencias
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Oficios Electrónicos
Oficios Electrónicos
Introducción
Ordinariamente, la sustanciación de procesos judiciales requiere de un
intercambio de documentación e información con distintas dependencias
y entidades de gobierno y con empresas del sector privado, las cuales son
requeridas por órganos jurisdiccionales a través de diferentes medios de
comunicación. Uno de estos medios de comunicación es el llamado oficio.
En la Gestión Judicial, la generación, entrega y contestación de este medio
se realiza de manera impresa y con firma autógrafa, lo que hace que su
trámite y ejecución sea indeterminado en tiempo, y además es el
beneficiario de la actividad jurisdiccional (abogado postulante) quien
normalmente realiza la entrega de dicho documento a su destinatario.
Dadas las herramientas tecnológicas existentes y lineamientos del Código de Procedimientos Civiles y el de Procedimientos Penales, el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de Nuevo León ha considerado la implementación de una nueva herramienta tecnológica que permite la generación y envío de oficios por medios electrónicos y autentificados a través de un mecanismo de firma electrónica, permitiendo que la respuesta a dicho oficios se verifique de igual forma, de manera que optimice y acorte los tiempos de los procesos judiciales.
La implementación de este proyecto ha tenido grandes beneficios tanto
para las instituciones públicas y privadas como para el Poder Judicial, como los siguientes:
Eliminación de tiempos muertos del proceso judicial que se generan en
la espera de la solicitud, generación, envío y recepción de oficios.
Transparencia y certeza jurídica en la autentificación de los
documentos.
Eliminación de la gestión personal que realizan, en ocasiones, los
actuarios, abogados litigantes o los interesados en el proceso; y en la
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contestación, los empleados de las instituciones públicas y privadas con
las que se han realizado los convenios de colaboración.
Descripción del proyecto
Convenio de colaboración
Para iniciar con este proyecto, se analizó con qué instituciones se tenía
mayor interacción, con el fin de crear un convenio de colaboración que
estableciera el nuevo mecanismo de comunicación procesal y así expresar la
voluntad entre ambas partes de modernizar el auxilio a la justicia.
De esta manera se detectó que la mayor interacción a través de oficios se
tenía con las siguientes Instituciones:
Comisión Federal de Electricidad
Instituto Mexicano de Seguridad Social
Agua y Drenaje Monterrey
Registro Civil
Gas Natural Monterrey
Instituto de Defensoría Pública
Instituto de Control Vehicular
EL Consejo de la Judicatura del Estado elaboró un convenio donde se
estableció el mecanismo de comunicación denominado Oficios
Electrónicos donde se menciona el objeto de este proyecto y la forma en
que se debe de realizar.
Acuerdo General
Por Acuerdo General en conjunto tanto el Pleno del Tribunal Superior de Justicia como el Pleno del Consejo de la Judicatura (http://www.pjenl.gob.mx/TSJ/Acuerdos/2014/Acuerdo03-II.pdf) establecieron el mecanismo del sistema para el envío y recepción, por vía electrónica, de información procesal con instituciones públicas y privadas,
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Oficios Electrónicos
publicándose en el Boletín Judicial del Estado para su publicidad. Las cláusulas a resaltar son las siguientes:
Artículo 4. Convenio con instituciones públicas o privadas. El Poder Judicial
del Estado podrá celebrar convenios con instituciones públicas o privadas,
con el objeto de permitir y hacer posible la interacción a través de
comunicaciones electrónicas y, así, agilizar el intercambio de información
procesal.
Artículo 5. Generación de comunicaciones electrónicas. Las comunicaciones
electrónicas dirigidas a instituciones públicas o privadas, se deberán generar
y enviar por la autoridad de origen a través del módulo dispuesto para tal
efecto. Al momento de hacer la pre publicación de las resoluciones, la
autoridad de origen tendrá la obligación de señalar y capturar la opción para
la generación de la comunicación o comunicaciones electrónicas
correspondientes.
Artículo 6. Verificación y envío de las comunicaciones electrónicas. Una vez
realizada la generación de la comunicación electrónica correspondiente, la
autoridad de origen deberá verificar que el documento a enviar contenga el o
los acuerdos requeridos y, en su caso, los anexos. De ser así, el funcionario o
funcionarios que deban suscribir el documento, deberán autenticarlo
mediante el uso de la firma electrónica. Hecho esto, se realizará el envío de la
comunicación electrónica a la autoridad destino. En automático, se registrará
el envío de la comunicación electrónica respectiva en el módulo de
“Recepción y Contestación de Comunicaciones Electrónicas” de la autoridad
destino y, además, formará parte del libro electrónico de oficios de la
autoridad de origen.
Artículo 7. Contestación de las comunicaciones electrónicas. Cuando alguna
comunicación electrónica requiera respuesta por parte de la autoridad
destino, esta podrá realizarse a través del módulo de “Recepción y
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Dirección de Informática
Contestación de Comunicaciones Electrónicas”, sujetándose su contestación
a los lineamientos señalados en el artículo inmediato anterior.
La contestación efectuada de esta manera quedará registrada en el
módulo de promociones electrónicas de la autoridad que originalmente
ordenó y envió la comunicación electrónica (de origen); también formará
parte de su libro electrónico de promociones. En este caso, al momento de su
consulta y con el fin de facilitar la emisión de la resolución correspondiente,
el sistema propondrá el formato de actuación respectivo, para su elaboración
y publicación.
Artículo 8. Consulta de la contestación a comunicaciones electrónicas. Los
secretarios o funcionarios designados para revisar el módulo de promociones
electrónicas, a primera hora laboral del día, así como al final de la jornada
laboral, deberán consultar las contestaciones de las comunicaciones
electrónicas que se hayan presentado. El sistema señalará la hora y fecha de
su recepción electrónica, así como el usuario que la presentó.
Artículo 9. De la constancia de envío y/o recepción. Cuando se haya
realizado la entrega de la comunicación electrónica o su contestación, esta se
adjuntará al expediente electrónico, junto con una constancia en la que se
precisará la hora y fecha de su recepción electrónica, así como el usuario que
la presentó. De requerirse, dicha constancia podrá ser impresa por el
secretario o funcionario designado para tal efecto, quien certificará a través
de su firma electrónica las comunicaciones electrónicas o las contestaciones
dadas a las mismas que hayan sido enviadas y/o recibidas por ese medio, a
efecto de que obren en el expediente físico.
Sistema Informático Para la materialización de este nuevo mecanismo de comunicación se ha
diseñado un sistema donde los tribunales, al momento de dictar la
resolución, puedan seleccionar las dependencias a las que se les ordena girar
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Oficios Electrónicos
oficio, para que en forma automática, al momento de terminar su lista de
acuerdos y publicarla en el Boletín Judicial, se generen, firmen y envíen
electrónicamente dichos oficios al portal de internet donde las dependencia
gestionarían su contestación, teniendo las siguientes pantallas:
El proceso inicia cuando el juzgado genera el acuerdo o resolución donde
ordena la comunicación a diferentes dependencias o entidades de gobierno y
que al enlistar el documento para su publicación debe señalarlo en la
siguiente pantalla:
Además, se cuenta con un módulo donde se podrá seleccionar la opción de
generar oficios electrónicos de cualquier acuerdo o resolución que
anteriormente haya sido publicado, en donde se muestra la siguiente
pantalla:
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Seleccionando el botón de acuerdos, se enlistarán los publicados del
expediente electrónico teniendo la oportunidad de seleccionar los acuerdos
o resoluciones que sean necesarios incluir en el oficio.
Al finalizar el proceso, muestra el aviso de generación de oficio con éxito.
Con esto, los oficios son enviados al portal del Tribunal Virtual donde la
dependencia o entidad de gobierno daría la respuesta a dicha solicitud o
petición.
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Oficios Electrónicos
Ahora, por parte de la dependencia, el primer paso es ingresar al portal del
Tribunal Virtual con el usuario que previamente ha registrado en el Poder
Judicial del Estado de Nuevo León en donde también fue generada la Firma
Electrónica con la que se autenticará el documento de respuesta.
Al ingresar al portal, se presentarán los oficios que están pendientes de dar
respuesta, ordenados de forma cronológica, visualizando el juzgado y
número de expediente de quien lo ha remitido y la opción de responder la
petición.
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Dirección de Informática
Al presionar la opción de “Responder” el sistema presentará la pantalla
donde el usuario seleccionará el documento donde se ha plasmado la
contestación al oficio, para después ser cargado a la base de datos del
sistema, donde al terminar de cargar el archivo se procederá a firmarlo
electrónicamente, convirtiéndolo a documento PDF.
Una vez firmado, se tendrá la opción de “enviar y contestar” con lo que
termina el proceso y queda registrado en la base de datos del juzgado como
“Contestado”.
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Oficios Electrónicos
En este mismo portal se tendrá la opción de visualizar los oficios que han
sido contestados igualmente ordenados por fecha de respuesta y la opción
de consulta de documento.
La respuesta de las dependencias al oficio electrónico será recibida como
una promoción y se mostrará en la pantalla de Promociones del Tribunal
Virtual, en la cual, al momento de imprimir, automáticamente se generará la
promoción y el documento en PDF enviado por la dependencia se anexará al
expediente electrónico.
Se cuenta con una consulta en la que se muestran las fechas en que se
realizó cada movimiento (solicitud, generación, envío, contestación,
recepción), así como el número de promoción correspondiente a la recepción
de cada oficio electrónico.
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Dirección de Informática
Estadística del Proyecto
Este proyecto ha tenido gran aceptación, lo que se puede ver en las
siguientes estadísticas:
0
2,000
4,000
6,000
8,000
10,000
12,000
14,000
16,000
18,000
CFE IMSS Institutode ControlVehicular
GasNatural
Monterrey
RegistroCivil
Agua yDrenaje
Monterrey
InstitutoDefensoria
8,330
16,925
3,127
1,730
4,608
8,135
856
Oficios Electrónicos realizados
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Consejo de la Judicatura del Estado de Nuevo León
15 de mayo 423 oriente entre Escobedo y Emilio Carranza
Zona Centro Monterrey
México, C.P. 64000