PLANIFICANDO PARA EL ÉXITOLunes 06 y 13 de mayo

11.30hs a 13.00hs

Planifi-cación

Reali-zación

Éxito

EVENTOS

PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD

- Lair Riibero

“ El Éxito se mide en centímetros” - una pequeña diferencia en la ejecución lleva

a una gran diferencia en el resultado.

El interés de las empresas en los eventos empresariales

• ¿Por qué las empresas realizan eventos?• Los eventos como herramientas de comunicación • Tipos y modalidades más usuales• Objetivos generalmente perseguidos• Metodologías de organización de Eventos• Elementos para construir un evento corporativo • Comunicación - Convocatoria

¿Qué es un EVENTO?

“Una herramienta de comunicación

que genera interacción

entre los participantes

en un punto de encuentro ,

orientada a cumplir

objetivos determinados.”

EVENTOS SOCIALES

EVENTOS CORPORATIVOS

las personas como

miembros

objetivos de las

personas

Oobjetivos de las

organiza-ciones

las personas como

individuos

EVENTOS SOCIALES

Oobjetivos de las

personas

Olas personas

como individuos

CASAMIENTOS

FIESTAS DE 15/ 18

BABY SHOWERS

BAR / BAT MITZVAH

CUMPLEAÑOS 40 / 50

BAUITSMOS

EVENTOS CORPORATIVOS

Olas personas

como miembros

objetivos de las

organiza-ciones

EVENTOS PROMOCIONALESLANZAMIENTOSEXPOSICIONES

CONGRESOSSEMINARIOS Y CAPACITARCIONES

MUESTRAS DE ARTERECITALES

EVENTOS DEPORTIVOSREUNIONES DE TRABAJO

TEAM BUILDINGNSEVENTOS POLÍTICOS

FAMILY DAYSEVENTOS RELIGIOSOS

CELEBRACIONESEVENTOS DE BIEN PÚBLICO

WORKSHOPSEVENTOS CULTURALES

PRESENTACIONES DE LIBORSVISITAS E INAUGURACIONESCONFERENCIAS DE PRENSA

RONDAS DE NEGOCIOS

¿Por qué las empresas realizan eventos?

PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD

- Lair Riibero

“ Cuando un hecho establece una tendencia” - equilibrar los hemisferios cerebrales tiene mejores oportunidades de acceder al éxito

HEMISFERIO IZQUIERDO

DETALLISTAMECÁCINICO

LENGUAJEANALÍTICOMEMORIACERRRADO

LÓGICOCAUTELOSO

HEMISFERIO DERECHO

AMPLIOCREATIVO

MEDITACIÓNABIERTO

INTUITIVOSINT´ÉTCOARTÍSTICO

AVENTURERO

• Para INFLUIR: Vender Posicionarse Construir su marca Imagen

Para generar VALOR: cumplir objetivos de los involucrados

¿Por qué las empresas realizan eventos?

se define como una asociación fuerte y única entre un producto y una serie de atributos, es decir, decimos que un producto se ha “posicionado” cuando

el vínculo que une los nodos “producto” y “atributos” está claramente establecido• - Convocatoria

Los nodos son repositorios de información que están conectados entre sí con vínculos de diversa intensidad. Cuando percibimos una situación, nuestra mente activa esos vínculos para traer a nuestra consciencia información relevante.

Posicionamiento

¿Para quién una empresa hace un evento?

¿Para quién una empresa hace un evento?

• Empresa / Personas (consumidores)• Empresa / Empresas (clientes)• Empresa / Medios (comunicadores)• Empresa / Empleados (público interno)• Empresa / Proveedores (cadena de valor)• Empresa / Comunidad (todos)

La organización de un evento se enmarca dentro de las herramientas de las cuales dispone

una empresa u organismo para comunicar.

Metodologías de organización de Eventos

Gastronomía

Sede Invitaciones

Contenidos

Dirección

Planificación

Organización

Control

brief

Circuito Comercial típico en un evento profesional

contacto presentación definición

comunicarvender

organización de recursos

operaciones

entrevista

control resultados

LA ENTREVISTA

Qué me llevo de la entrevista?

• Tengo que saber que quiere mi cliente

• Claridad en los objetivos

• Justificar hacer el evento

• Definir momentos deseados

• Como mostrar los resultados

Comunicar es influir

tener claro qué quiero lograr, qué quiero que hagan?

jerarquía de los objetivos

escribirlos

consensuarlo con el cliente (los posibles)

mostrar los resultados

OBJETIVO CUMPLIDOS = EVENTO EXITOSO

Los espero el próximo lunes!

• - Convocatoria

PLANIFICANDO PARA EL ÉXITOLunes 06 y 13 de mayo, 11.30hs a 13.00hs

La Gestión en los eventos empresariales

• Elementos para construir un evento corporativo

• Comunicación - Convocatoria• Planificación de eventos corporativos• Cronograma como ruta de acción • Check-list • Programa / MAM Proveedores – selección y

gestión Organización y Armado Coordinación

PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD”

- Lair Ribero

“ Vivir es afrontar un problema tras otro” - El modo en como los encaramos

establece la diferencia

BRIEF

Definir con exactitud sus elementos

• El BRIEF es un documento básico de trabajo

• en el que quedan reflejados por escrito

• aquellos elementos del EVENTO

• que se consideran necesarios

• para llevarlo a cabo acorde a los OBJETIVOS planteados, que posteriormente

• se entrega al cliente y sirve como base para la creación y control del mismo.

Realización de un BriefEL BRIEF

¿Para qué sirve un Brief?• Un brief claro y preciso del evento permitirá saber lo que

necesitamos para realizar el evento.

El brief es el primer elemento de comunicación cliente / organizador. • El brief será también un documento de referencia a todo lo largo del

trabajo en la relación cliente / organizadores.

El brief lista toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan saber sobre el evento.

Confección del Brief

• 1) Objetivos del evento – punto previo• 2) El público objetivo – los públicos objetivos• 3) Fecha, hora y lugar – cuáles conviene?• 4) Presupuestos y recursos – definir rangos• 5) Contenido y programa - preliminares• 6) Actividades post-evento – el evento después del

evento• 7) Datos de contacto – siempre a mano• 8) Información adicional – qué más debemos tener

en cuenta?

Darle IDENTIDAD al EVENTO

Ejes conceptuales – Programa – Unidad del evento

IDEAS A TRANSMITIR CONCEPTOS ATRIBUTOS

Título que llame un claim que resuma una marca para su evento

La Rural “del campo a la ciudad”Feria del libro “Festejemos 200 años con libros”

ArteBA “Feria de Arte Contemporáneo”

CONTENIDOLUGARAMBIENTACIÓNSHOWS GASTRONOMÍA PERSONAL

EVENTOS CON IDENTIDAD

Plan de Comunicaciones - Medios

Seleccionar un listado estratégico de medios y contactos claves.

Ser coherentes, y consistentes en las comunicaciones.

Tener contacto con la prensa

Conocer las audiencias de los medios y los gustos y costumbres de mis prospectos

Negociar y definir mi presupuesto de comunicaciones.

Base de datos de medios

Alianzas con medios / canjes

Prensa pre y post evento

Gestión de espacios: entrevistas / notas

Diseño de campañas de prensa.

Producción y difusión de material periodístico.

Relaciones con productores, periodistas y líderes de opinión.

Monitoreo y reporte de medios.

Plan de Comunicaciones - Medios

Prensa para qué?

•Son excelentes propagadores de nuestros mensajes dado que:

•Se presentan como terceros hablando de lo que nos interesa comunicar

•Llegan a distintos públicos

•Podemos utilizar distinto tipos de medios

•Tienen gran nivel de penetración en las audiencias

•Generar vínculos a largo plazo.

•Proveerlos de datos, información, exclusivas y primicias.

•Conocer las temáticas sobre las que escriben.

•Tener actualizada la base de datos.

Acciones de prensa

ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO

5 reglas para administrar eficientemente su tiempo 

1 Monitoree como usa actualmente su tiempo 2. Calcule cuánto vale su tiempo 3. Arme un cronograma diario 4. Priorice 5. Aprenda a decir NO

Recuerde: si está bien descansado y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contento

y será más productivo en su trabajo.

PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD”

- Lair Riibero

“ Haga lo que deba hacerse” - La eficiencia es hacer algo bien hecho.

La eficacia es hacer lo que debe ser hecho.

Cronograma

• Es una herramienta de planificación que representa la duración de tiempo de todas las tareas a realizar para llevar a cabo satisfactoriamente la organización de un evento.

• Se representa con un cuadro de doble entrada en la cual se encolumnan las tareas y se les asigna una duración a cada una.

• Este elemento gráfico marca los dead lines fechas límites) a cumplir para no generar retrasos en la planificación.

Cronograma

Definir a partir de un check list acciones, deadlines y responsables

Negociarlo

Ver día a día

Diferencia entre sueño y una meta: un camino y una fecha para realizarla

MAM: herramienta operativa para el equipo organizador y de él se pueden desprender información para los proveedores y personal eventual que colabora en el evento

Puede hacerse con una tabla de doble entrada o como un guión pero siempre debe ser:

•Simple como para leerlo con un golpe de vista

•Claro como para saber qué hay que hacer

•Preciso en quién lo hace y cuándo

•Usada por todos los responsables operativos

MAM

PRESUPUESTOS

CONSULTORÍA

INTERNET

ACADÉMICOS

SPONSORS

PUBLICIDAD

ENTRADAS

STANDS Canje

STANDS Venta

SERVICIOS PREDIO

PREDIO

COMERCIALIZACIÓN

COMUNICACIÓN

Ingresos Egresos

IMPUESTOS

GASTOS EMPRESA

GASTOS ORGANIZACIÓN

ARMADO

RESULTADOS

PRESUPUESTOS

•Usarlos como una herramienta de ayuda

•Gestionar su realización con todos los involucrados, negociando sus valores límites – justificación de los mismos

•Armar un buen plan comercial / ventas – realista, exigente y metódico

•Analizar la factibilidad del proyecto (Económico y Financiero)

•Tener seguridad y grado de certeza en lo que presupuestamos

•Trabajar con inteligencia los presupuestos abiertos y cerrados

•Definir nuestros honorarios

•Realizar un control y seguimiento permanente

Comunicación Web

Llegar a los clientes directamente

•gacetillas de prensa•los blogs•los podcasts (suscripción a un blog hablado) •news media•sitios propios

Ahora tu audiencia primaria no es más exclusivamente un puñado de periodistas. Los clientes tienen ahora acceso a una conexión de Internet, utilizan los motores de búsqueda (Google, Yahoo, Bing, etc.) y las lectoras RSS

Para pasar por alto a los medios hay que pensar como ellos

No enviar comunicados de prensa solo cuando tengas que comunicar “grandes noticias”; encuentra buenas razones para enviar gacetillas de forma regular.

Qué vender

Cuánto vender

Cúando

Cómo

A quién

ETAPAS DE UN PLAN COMERCIAL

Definir los participantes del eventoDefinir las necesidades de los participantesDefinir los productos (satisfactores) que puedan dar respuesta a las necesidades de los participantesGenerar opciones de comercialización de esos productosValorizar las opcionesArmar cartera de clientes y plan de ventasDesarrollar la comunicación comercialGenerar los contactosPresentar propuestas comerciales a potenciales clientesRealizar seguimientoCerrar operacionesCobrar

Comunicación WebNo enviar comunicados de prensa solo cuando tengas que comunicar “grandes noticias”; encuentra buenas razones para enviar gacetillas de forma regular

En vez de dirigirte a un puñado de periodistas, crea gacetillas de prensa dirigida especialmente a los clientes.

Crea links en el texto para enviar a tus clientes a páginas específicas (landing pages) en tu website La mejor forma de hacer circular una gacetilla de prensa es publicarla simultáneamente en tu propio blog o website y enviarla a uno de los servicios de distribución de comunicados de prensa.

Hay una variedad de opciones para la distribución de notas de prensa. El beneficio de utilizar un servicio de distribución de comunicados de prensa es que tu gacetilla será enviada a los servicios online de noticias tales como Yahoo!, Google, etc. (Bureau de Prensa: www.bureaudeprensa.com )

Principios de la negociación integradora

1) Centrar la negociación en los intereses (tanto los propios intereses como los intereses de la otra parte) y no en las posiciones,

2) Separar a las personas del problema: 1)expresando los propios intereses de forma que parezcan legítimos para la otra parte; 2) manifestando que se comprenden cuales son los intereses de la otra parte 3) no criticar a la otra parte

3) Generar alternativas para beneficio mutuo: 1)identificar intereses compartidos; 2) ver si se complementan 3)presentar alternativas que puedan ser válidas 4)facilitar la decisión de la otra parte (buscar precedentes, resaltar su legitimidad..).

4) Insistir en criterios objetivos. Es importante negociar en base a algo que está más allá de las voluntad de cada parte, en base a criterios como la justicia, el mantenimiento de la relación, los intereses de toda la comunidad, la viabilidad de las soluciones, etc.

5) Elaborar un plan de acción en el que se decida exactamente quien hará qué y cuando.

Modelo "yo gano, tu ganas", y para su puesta en práctica los negociadores pueden seguir las siguientes fases (Fisher y Ury, 1990)

• Buena base de proveedores

• Probarlos o contar con referencias sólidas

• Pedir alternativas de presupuestos y servicios

• Seleccionar acorde a lo que queremos obtener

• (servicio / precio)

• Evitar tener proveedores críticos (única opción)

• No concentrar nuestras necesidades

• Periódicamente rotar proveedores

• Generar relaciones de confianza y negocios para todos

• Exigir la superación de condiciones de calidad y precio

• Hacer alianzas de valor generando diferenciales estratégicos

• Aprender del proveedor

• Documentar y controlar lo contratado