Post on 08-Aug-2015
Al iniciar la fase de ejecución de una evaluación integral, el coordinador se
comunicará y coordinará con los directivos de la empresa con el fin de
explicarles la metodología, los objetivos que se persiguen los
beneficios esperados y el carácter propositivo.
La participación de los directivos en esta etapa es indispensable, ya que
ellos son los que conocen profundamente la organización, y
deben proporcionar todas las facilidades necesarias al grupo de
evaluadores para el buen desarrollo de los trabajos.
Generalmente los contralores y auditores internos son el enlace principal entre evaluadores y la
empresa. ellos son los que realizan periódicamente este tipo de tareas y
por ello, son los indicados para orientar al grupo en la revisión.
La ejecución de la evaluación integral se divide seis etapas fundamentales.
Análisis preliminarRevisión integral
Evaluación especificaOpiniones y recomendacionesPrograma de implantación de
recomendaciones
Cada etapa de la evaluación integral se deberá efectuar con el cuidado
suficiente que garantice y asegure que la información que se obtiene y
las conclusiones preliminares que van surgiendo tengan bases sólidas para que las etapas subsecuentes
estén soportadas sobre situaciones reales.
En esta etapa se pretende obtener una visión general de la empresa. El
grupo deberá definir cuáles son los elementos de mayor importancia que se van a evaluar, de tal forma
que se pueda elaborar una proyección inicial en cuanto a
características del trabajo, el tiempo y costo aproximado.
Hay que programar un tiempo razonablemente corto para esta
etapa, para que el cliente autorice la revisión y se den los anticipos
correspondientes para iniciar la segunda etapa.
Planeación y conducción del Reconocimiento
la planeación y conducción del reconocimiento requiere de un
procedimiento previamente diseñado que ha continuación se describe
1. Solicitud y recopilación de información: la información que se solicita es la que la empresa tiene documentada como ser:
Base legalManualesPlanes de programas y presupuestos generales y
específicosControles institucionalesLa información financiera y contableEstados financieros de preferencias dictaminadosPresupuestos de programasPlantilla de PersonalCurrícula de mandos medios y superioresContratos laborales
Instrucciones y acuerdos diversosEstrategias de comercialización e imagenInformación comercial
Si es una entidad publica deberá recopilar
Plan de nacional de desarrollo 1989-1994Programa nacional de modernización de la
empresa publicaPlanes y programas que correspondan al
sector y a la empresa en estudio.
2. Recepción, registro, revisión, clasificación y archivo
3. Visita de campo
4. Entrevista y aplicación de cuestionarios preliminares dentro y fuera de la empresa.
PROPUESTA INICIAL
Es el primer documento que recibe el cliente por parte del grupo de evaluación. Es asimismo, la primera oferta de trabajo que se le hace al cliente por lo que debe tener calidad, ya que seguramente competirá con otras propuestas similares
Para elaborar una propuesta deben contestarse cuatro preguntas clave:
• ¿Qué se pretende hacer?Se determinan objetivos, metas, alcance, etapas que conformaran el estudio, espectativas
de rendimiento y enfoque técnico. • ¿Cuándo se va realizar?1. Presentación del plan de trabajo.2. Fecha de inicio.3. Programa de actividades definiendo tiempos por etapas y responsables.4. Programas de reuniones.5. Fecha aproximada de entrega del estudio concluido.
• ¿Cuánto va costar?Se debe especificar el numero de horas estimadas y los
horarios profesionales en el caso de los auditores externos o consultores, incluyendo expertos contratados.
El costo aproximado de la evaluación se puede calcular con diferentes métodos tales como el establecimiento del costo por horas hombre por nivel jerárquico del grupo de evaluación integral, mas el costo de las horas-hombre de expertos o establecer una iguala por un periodo previamente establecido o por un proyecto o trabajo determinado.
Para llevar un control de horas se hará uso de la bitácora de trabajo en la que se llevara por cada etapa de la evaluación, el
registro por cada uno de los integrantes del grupo.
En la bitácora se anotan datos referentes a la empresa como:
• Fecha de la constitución.• El propósito para la cual fue creada.• Estructura legal.• Subsidiarias asociadas o filiales, oficinas
regionales, plantas industriales, etc.• Domicilio de las principales oficinas.• Superficie total del terreno
• Descripción de construcciones.• Valor actual de propiedades.• Valor y antigüedad de maquinaria y equipo de
producción.• Otras inversiones (clase y valor)• Mercado en el que se desarrolla.• Integrantes del consejo de administración.• Los nombres de los principales directivos, con sus
teléfonos y domicilios de sus oficinas.• Numero de personas que laboran en el área
administrativa, en el área de ventas; técnicos, trabajadores especializados.
• Numero de trabajadores base, confianza, sindicalizados y por honorarios.
• Integrantes de órganos de vigilancia.• Comité de auditoria y comités técnicos de
apoyo con los que cuente la empresa y el calendario de sesiones.
El marco de referencia debe contener:
Condiciones ambientales
Aspectos relacionados con la existencia de
objetivos
Aspectos críticos para el
logro de objetivos
Aspectos favorables o adversos
Aspectos relacionados con la existencia de
programas
Aspectos relacionados con la existencia de:
Objetivos,planes,programas,presupuesto,politicas y normas
Manuales administrativos,metodos,procedimientos y sistemas de control
Aspectos relacionados con la existencia de programas
Modernización Cambio
estructural
Capacitación Calidad total y mejora continua
Aspectos críticos para el logro de los objetivos
Analisis y evaluación del sistema de control interno Principales fortalezas y debilidades de los sistemas
El programa debe cumplir el estudio, análisis y examen de:
El entorno o medio ambienteLa estructura de la organizaciónLos planes comerciales , financieros y de operación Los objetivos ,programas ,procedimientos y controles El clima laboralLa coordinación internaEl flujo de operacionesLos programas y proyectos específicosLa planeación estratégica y respectiva del negocioLa efectividad directivaL implantación de procesos de mejoramientoEl crecimiento históricoLa experiencia y prestigio El alcance de sus beneficios