Post on 20-Jun-2015
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EXPERTO EN RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO 2010-2011
Organización de actos de Relaciones Públicas
Ignacio Jaén, comunicación de cubo-3
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Presentación
➡ Licenciado en Ciencias de la Información por la UCM
➡Más de 15 años de experiencia en la Comunicación Corporativa y en Relaciones Públicas
➡Actualmente: responsable de los proyectos de comunicación en cubo-3
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Contacto
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Hoy vamos a tratar
➡Comunicación Corporativa (conceptos básicos)
➡ Funciones básicas en la organización de eventos
➡ Fases de la organización de actos
➡ Escenarios más comunes
➡ Promoción de actos
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Comunicación corporativa
Conceptos básicos
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Comunicación Corporativa
➡ ¿Qué es la Comunicación Corporativa?
‣ Es el conjunto de mensajes que una Institución proyecta a unos públicos-objetivo a fin de dar a conocer su MISIÓN y VISIÓN, y lograr establecer una EMPATÍA entre ambos.
➡ Principios de la Comunicación Corporativa
‣ La Imagen Corporativa está constituida por lo que la empresa ES, lo que HACE y lo que DICE (todo eso construye la marca)
‣ Para el público, la marca que ven de una Empresa es su verdadera identidad (los clientes son dueños de las marcas)
‣ La marca es un valor añadido a lo que la empresa ofrece
‣ Por tanto, al igual que las Finanzas, los Recursos Humanos o los Sistemas Informáticos o de Producción, la Comunicación es un factor estratégico en la gestión
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Principios de la Comunicación Corporativa
➡Comunicación intencionada (mensajes-misión y visión)
‣ Transmisión de Valores (recuperación de la confianza)
‣ Responsabilidad Social (integración de necesidades)
➡Comunicación dirigida (públicos-objetivo)
‣ Internos y externos
➡Comunicación eficiente (empatía)
‣ Apoyo y refuerzo de la estrategia corporativa
‣ Posicionamiento de marca y apoyo en la venta
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Cómo puede ser la Comunicación
1.0 2.0 3.0sueños
diálogoInformaciónmarcacomo
experienciaVertical Redes
Producto Proceso
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La Comunicación a través de Actos
➡ ¿Qué es un acto/evento de Comunicación?
‣ Es una acción deliberada encaminada a transmitir información con intencionalidad
➡ ¿Qué es un acto/evento de Relaciones Públicas?
‣ Un acto de comunicación que busca establecer relaciones personales (entre personas que representan organizaciones) para obtener, a través de la cooperación (en actos comunicativos), un beneficio para nuestra empresa (mediante la consecución de los objetivos de Comunicación)
➡ ¿Un acto/evento pertenece a la comunicación 1.0, 2.0 o 3.0?
‣ Sin duda debe ser una gran experiencia del público con la marca.
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En resumen:Intencionalidad y Personas
Objetivo:transmitir un mensaje a un público
para conseguir empatía a través de una experiencia física en la que interactúan la
organización (marca) y sus públicos
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Un acto de Relaciones Públicas se compone de
escenario·
público·
mensaje
Experiencia
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¿Dudas o preguntas?
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Hoy vamos a vercómo se llega ...
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... del proyecto ...
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... a la realidad
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Funciones básicas en la organización
de eventos
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Cuatro funciones básicas
➡ Secretaría Técnica
‣ Se ocupa de los públicos y sus necesidades
➡ Protocolo institucional
‣ Se ocupa de los públicos vip’s y su participación en el acto
➡Comunicación
‣ Se ocupa de los medios de comunicación y las necesidades informativas
➡ Producción y montaje
‣ Construye el escenario en el que se desarrolla el acto
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Son funciones, no divisionesde un departamento
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Secretaría Técnica
➡Durante la preparación del acto:
‣ Elaboración de listados participantes en el evento
‣ Definición de sus necesidades para asistir y cumplir con los objetivos
‣ Selección de proveedores que ofrezcan los servicios necesarios:
• Viajes (hasta el lugar y desplazamientos en el lugar) y alojamiento
• Catering
• Azafatas
• Traductores
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Secretaría Técnica
➡Durante la preparación del acto:
‣ Elaboración de invitaciones, cartas y documentación para el evento
‣ Control de asistencia de invitados y resolución de problemas
‣ Búsqueda de ponentes (atractivos para el público) y elaboración del Programa de trabajo en el evento
‣ Elaboración de un programa de actos lúdicos
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Secretaría Técnica
➡Durante el acto:
‣ Recepción de asistentes
‣ Acreditación y entrega de documentación
‣ Solución de incidencias con los invitados
‣ Control de los tiempos del acto y coordinación de los equipos de azafatas, catering, producción, protocolo ...
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Protocolo Institucional
➡Durante la preparación del acto:
‣ Elaboración del listado de invitados institucionales y Autoridades
‣ Definición de “objetivos de asistencia” y elaboración de una estrategia para conseguirlos
‣ Elaboración de invitaciones, cartas y documentación conforme a las necesidades de cada Institución (y su protocolo)
‣ Contacto con las Instituciones y los responsables de Protocolo de las mismas para coordinar la asistencia
‣ Definición del protocolo de cada acto
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Protocolo Institucional
➡Durante el acto:
‣ Coordinación con los responsables de Protocolo de las Autoridades
‣ Asistencia al anfitrión durante la recepción de invitados
‣ Recepción de ponentes
‣ Asistencia en el desarrollo del acto (traslados en el edificio, ubicación en el escenario o en las filas protocolarias ...)
‣ Asistencia durante la despedida de invitados
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Comunicación
➡Durante la preparación del acto:
‣ Creación de mensajes que deben transmitirse y elaboración de materiales de Comunicación (Materiales informativos para Medios, publicidad, marketing, folletos para asistentes ...)
‣ Contratación de espacios publicitarios
‣ Relaciones con medios y búsqueda de oportunidades
‣ Convocatoria a medios para los actos previstos
‣ Atención a las peticiones que se realicen por parte de los medios
‣ Generar expectativa
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Comunicación
➡Durante el acto (el público son los Medios):
‣ Recepción y acreditación de medios invitados
‣ Colocación de medios audiovisuales (fotos de grupo, ubicación de cámaras de televisión ...)
‣ Entrega de documentación
‣ Aprovechamiento de oportunidades (entrevistas, canutazos, exclusivas ...)
‣ Ruedas de prensa
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Producción y montaje
➡Durante la preparación del acto:
‣ Preparación y coordinación de los equipos de trabajo (y de proveedores)
‣ Toma de contacto con el espacio
‣ Distribución de tareas y supervisión del montaje
‣ Realización de ensayos y pruebas de funcionamiento de todos los elementos
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Producción y montaje
➡Durante el acto:
‣ Suministro de merchandising, papelería y demás necesidades a la Secretaría Técnica
‣ Control del desarrollo de los actos en el escenario (Realización y dirección de escena)
‣ Adecuación de cada escenario a utilizar dentro del “timing” marcado por Secretaría Técnica
‣ Desmontaje y retirada de todos los elementos
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¿Dudas o preguntas?
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Fases de la organización
de actos
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Fases en la organización de un evento
➡ Fase de preparación:
‣ Se proyecta y prepara todo para llevar a cabo el acto
➡ Fase de puesta en escena:
‣ Se materializa en acciones en las que el público es protagonista
➡ Fase de evaluación:
‣ Se revisa y se aprende de los errores
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Fase de preparación de un evento
➡Briefing del responsable a los que van a ejecutar el proyecto
‣ Qué quiero que ocurra
‣ Cuáles son nuestros objetivos con este evento
‣ Quiénes son nuestros públicos objetivo
‣ Cuánto dinero tengo
➡ Presentación de un proyecto:
‣ Qué queremos hacer (qué ocurrirá y cómo)
‣ Cómo participan los públicos y cómo conseguimos los objetivos
‣ Qué esfuerzo (humano y económico) es necesario
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Fase de preparación de un evento
➡ Planificación y gestión del proyecto:
‣ Evaluación de necesidades y selección de proveedores
‣ Definición exhaustiva del Proyecto y ajuste de presupuestos
‣ Elaboración de un calendario de trabajo y definición de responsabilidades
Aquí es cuando se producenlos problemas y contratiempos
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Fase de preparación de un evento
➡Diseño y producción de elementos de Comunicación:
‣ Elaboración de bocetos y artes finales de una imagen gráfica para el evento
‣ Diseño con esa imagen de todos los elementos necesarios (papelería, cartelería, señalética, mobiliario, escenarios ...)
‣ Producción de los elementos de Comunicación (control de resultados, calidad y presupuesto)
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Fase de preparación de un evento
➡ Preparación de la puesta en escena:
‣ Contratación de servicios:
• Equipos audiovisuales e iluminación
• Decoración y carpintería
• Montaje y desmontaje
• Seguridad
• Comunicaciones (telefonía e Internet)
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Fase de puesta en escena
➡Montaje:
‣ Preparación y coordinación de los equipos de trabajo (y de proveedores)
‣ Toma de contacto con el espacio
‣ Distribución de tareas y supervisión del montaje
‣ Realización de ensayos y pruebas de funcionamiento de todos los elementos
➡Documentar el acto:
‣ Elaboración de reportajes en soportes audiovisuales para documentar el acto
➡Desmontaje:
‣ Retirada de todos los elementos y traslado a su ubicación final
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Fase de evaluación
➡Revisión de lo ocurrido:
‣ Revisión del material audiovisual
‣ Revisión de lo publicado en los medios de comunicación
‣ Reunión con el equipo de Relaciones Públicas que trabajó en el evento
‣ Reuniones con nuestros responsables (conocer su opinión sobre el evento)
‣ Elaboración de un informe y sugerencias para próximos eventos
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¿Dudas o preguntas?
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Escenariosmas comunes
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Tipos de eventos y sus escenarios
➡ Eventos privados (entre empresas o particulares):
‣ Desayuno/Comida de trabajo
‣ Encuentros/Reuniones en sedes sociales (como anfitrión y como visitante)
‣ Jornada/Congreso
‣ Foro/Encuentro
➡ Eventos públicos (con la Administración):
‣ Recepción oficial (viajes al extranjero, recepciones de Casa real o Presidencia de Gobierno)
‣ Encuentro entre administraciones
‣ Cumbre internacional
‣ Actos sociales
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Tipos de eventos y sus escenarios
➡ Eventos con Medios de Comunicación
‣ Ruedas de Prensa
‣ Entrevistas
‣ Desayunos/Almuerzos de Prensa
‣ Viajes o visitas de Prensa
‣ Visitas de personajes públicos
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Los escenarios más comunes
➡ Salas de reuniones:
‣ Confortabilidad y espacio para todos (delegados, invitados, intérpretes, personal técnico, documentación ...)
‣ Señalapuestos y presidencia
‣ Cartelería y banderas (detrás de la presidencia)
‣ Si es posible, el café se servirá en otra sala
➡ Escenarios multitudinarios y con varias actividades:
‣ Adecuar cada espacio a su función
‣ Prever accesos para los invitados y sus necesidades durante el desarrollo del evento
‣ Coordinar las actividades para que sean compatibles unas con otras
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Los escenarios más comunes
➡Comedores de empresa:
‣ Situado en zona tranquila, luminosa y si es posible con buenas vistas
‣ Ni banderas, ni televisores o aparatos electrónicos
‣ La mesa será amplia y confortable para admitir todo el protocolo necesario
‣ Mantelería blanca o cruda. La vajilla, la cristalería y la cubertería, de un gusto exquisito
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Los escenarios más comunes
➡ Salas para almuerzos:
‣ Amplitud para acoger a los comensales y para que el catering trabaje con comodidad (incluso se buscarán salas de apoyo)
‣ La decoración puede recordar que se está en un acto de comunicación (minutas, señalamesas, cartelería ...)
‣ Servicios, lugares de descanso y donde poder hablar por teléfono deben preverse para los asistentes
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Los escenarios más comunes
➡ Firmas de protocolos
‣ Mesa sin adornos florales, con un portaplumas, dos plumas (que funcionen), secante y una escribanía si se considera necesario
‣ Debe tener buena iluminación
‣ Los firmantes se colocarán uno enfrente de otro, salvo que vaya prensa, que estarán uno al lado del otro
‣ Si es muy protocolaria, se utilizarán dos ejemplares, con los nombres de los firmantes alternados, para que cada uno se lleve el que tiene su nombre primero
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¿Dudas o preguntas?
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Promoción de actos
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Visibilidad y eficiencia
➡Un ACTO DE RELACIONES PÚBLICAS es un acto de COMUNICACIÓN
➡ Persigue la VISIBILIDAD de la INSTITUCIÓN que lo organiza
➡Busca la EFICIENCIA de sus MENSAJES
➡ Para alcanzar la EMPATÍA con sus PÚBLICOS-OBJETIVO
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La Promoción es fundamental
para conseguir asistencia
para obtener repercusión mediática
para transmitir el mensaje
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Consejos para las relaciones con públicos-objetivo
➡Relaciones de negocio (B2B)
➡A diferentes niveles
➡ Propuestas y respuestas claras, concisas y sinceras (siempre se dice la verdad). Si algo no se puede decir no se dice.
➡Dominio de las relaciones (no se improvisa)
➡Adaptación de los mensajes a los diferentes públicos, soportes informativos y a las diferentes situaciones en el acto
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La promoción del acto o el acto como promoción
➡Un acto necesita promoción para obtener el éxito: es una FINALIDAD
➡Un acto de relaciones públicas promociona la institución: es una HERRAMIENTA
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La promoción exige una experiencia satisfactoria
➡Muchos actos son para promocionar productos, informaciones u otros actos más complejos
➡ El trabajo para atraer a esos actos a los diferentes públicos es complejo y se basa en la generación de expectativas.
➡ Lo más importante es ofrecer al público lo que espera: si no satisfacemos sus necesidades no sólo perderemos al público para ese acto, probablemente nos costará mucho más conseguir cautivarlo para otro acto.
➡No vale con regalos o comidas. El público exige una experiencia satisfactoria.
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La Promoción en función de la participación del público
➡ Públicos participantes:
‣ Son aquellos que intervienen en el desarrollo del acto y el éxito del mismo les involucra directamente. Debemos conseguir su IMPLICACIÓN y apoyo expreso
‣ Son un valor de Comunicación fundamental (es el público que más credibilidad tiene al hablar de nuestra institución)
‣ De la buena comprensión de los mensajes dependerá mucho la imagen de nuestra empresa
‣ El objetivo de la promoción es “obtener su complicidad en el acto y su comunicación”
‣ Son: Instituciones, Reguladores, Partners y Proveedores, Empleados, ...
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La Promoción en función de la participación del público
➡ Públicos espectadores:
‣ Son aquellos que no se benefician del acto, sólo perciben la imagen que se quiere transmitir
‣ No deben SUFRIR nuestro acto
‣ Deben obtener BENEFICIO de la asistencia al acto (conocimiento mejor de la oferta, información de utilidad, posibilidades de hacer mejor el trabajo ...)
‣ Son: Clientes, Medios de Comunicación, Legisladores, ...
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La promoción según las Funciones
➡ Secretaría Técnica:
‣ Empleados
‣ Partners, proveedores y colaboradores
‣ Accionistas (pueden considerarse externos)
➡ Protocolo institucional:
‣ Reguladores y legisladores
‣ El sector empresarial (asociaciones empresariales, ONG’s y competencia)
➡Comunicación:
‣ Medios de Comunicación
‣ Líderes de opinión
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Herramientas de promoción
➡ Empleados:
‣ Canales de información corporativa (boletines internos, intranet, tablones de anuncios, reuniones ...).
➡ Partners, proveedores y colaboradores:
‣ Newsletter, folletos, reuniones ...
➡Accionistas:
‣ Junta general de accionistas, oficina del accionista, cartas y documentación dirigida a ellos.
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Herramientas de promoción
➡Reguladores y legisladores:
‣ Reuniones con la Administración, Lobby, conferencias, congresos, documentación técnica ...
➡ Sector empresarial:
‣ Reuniones patronales, documentación técnica, Lobby
➡ONG’s:
‣ Apoyo a sus campañas, documentación, reuniones ...
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Herramientas de promoción
➡Medios de Comunicación:
‣ Notas de prensa, ruedas de prensa, desayunos, informes técnicos, viajes, canutazos ...
‣ Proyectos “vaca”: aquellos que permiten obtener muchos “momentos” de comunicación entre el emisor y el receptor.
‣ Tercer emisor: Campaña de comunicación que se apoya en el uso de un emisor externo que ofrece mayor credibilidad.
➡ Líderes de opinión:
‣ Reuniones e información privilegiada.
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La promoción en las redes sociales
➡ Las redes sociales se han convertido en la forma más rentable de promocionar un producto o evento que vaya dirigido al público más conectado.
➡ Son muy fáciles para los habituales y muy difíciles de usar para los que “no estamos acostumbrados” a ellas
➡ Su resultado es viral: la difusión es exponencial por lo que se puede promocionar con muy pocos recursos.
➡ Si se hace mal, su resultado negativo también es exponencial.
➡ Todas las redes sociales tiene reglas que se deben respetar
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