TATIANA RENGIFO

CESAR ESPINDOLA

Un acercamiento a los archivos desde un magazine cultural.

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Tomado de: http://www.ctainl.org.mx/revista_8/noticias/cartoons.html

Definiciones

Conjunto de documentos, sea cual fuere sufecha, forma y soporte material, acumulados enun proceso natural por una persona o entidadpública o privada, en el transcurso de sugestión, conservados respetando aquel ordenpara servir como testimonio e información a lapersona o institución que los produce y a losciudadanos, o como fuentes de la historia.También se puede entender como lainstitución que está al servicio de la gestiónadministrativa, la información, la investigacióny la cultura.

Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

¿Que es un archivo?

Definiciones

¿Qué es un documento?

Es la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta.

Tomado de: http://www.transparencia.ugto.mx/Files/M%C3%B3duloI_Seminario%20de%20Archivos.pdf

DefinicionesCARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

ExternasInternas

DefinicionesLOS VALORES DEL DOCUMENTO

PrimariosSecundarios

AdministrativoLegalFiscalContableTécnico

HistoriaCultura CienciaInvestigación

Definiciones

ARCHIVO PUBLICO:

Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Definiciones

¿Y entonces qué es un archivo personal?

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¿De qué puede estar compuesto un archivo personal? Artículos propios y ajenos. Diarios, cuadernos de notas. Correspondencia. Certificados. Recibos. Tesis. Diplomas y

reconocimientos. Documentos

administrativos. Dibujos. Mapas, planos. Fotografías.

Organización de Archivos

Organización: es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación.Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.

Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

Clasificación de ArchivosLa clasificación es el establecimiento de

agrupaciones documentales diferenciadas. Esteproceso comienza determinando la agrupacióndocumental más grande (fondo) y finalizadeterminando las más pequeñas (seriesdocumentales con los tipos documentales que laconforman).

La clasificación no determina cómo debenarreglarse los documentos dentro de cada unade las agrupaciones documentales,sencillamente dice cuáles son los de cada unidadadministrativa, cada función y cada serie.

Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

Ordenación de Archivos

La ordenación es el procesomediante el cual se dadisposición física a losdocumentos. Dicho de otramanera, la ordenacióndetermina qué documento vaprimero y cuáles van después, esdecir, es el proceso mediante elcual se unen y relacionan lasunidades documentales

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

Sistemas de Ordenación

Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

Actividad

1. Conformar 6 grupos de tres a cuatro personas

2. Elaborar una cartelera explicando el sistema de ordenación que le corresponda al grupo, utilizando como ejemplo documentos usados habitualmente.

3. 15 minutos para desarrollar la actividad

4. 5 minutos para que un representante del grupo exponga el resultado.

Organización de mis archivos personales en el PC

Organización de mis archivos personales en el PC

Organización de mis archivos personales en el PC

Archivos administrativos

Normatividad Ley 594 del 2000 o Ley

General de Archivos.

Resoluciones

Acuerdos

Circulares

Normas Técnicas

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2275

Video proceso ilustrativo de la organización de Archivos

FOLIACIÓN

INVENTARIO DE ARCHIVO

CONCLUSIONESFONDO ACUMULADO ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Papeles apilados, diarios, boletinesfotocopias

Documentos importantes que hay queconservar clasificados y ordenados

Pocas personas saben lo que hay Inventario de los documentos con ladescripción correspondiente

Los documentos llegan como pueden Traslado organizado

Cada persona conserva o elimina lo que leparece oportuno

Criterios únicos de conservación yeliminación

Es difícil encontrar y consultar undocumento

Consulta y préstamo de los documentos deforma ágil

Todo el mundo puede acceder Acceso para el personal autorizado

No hay normas de archivo ni de clasificación Manual de gestión de documentos y archivoy cuadro de clasificación corporativo

Ronda de Preguntas y/o comentarios