Ordenación y Mantenimiento de fondos

Juan Miguel Garrido Martínez

1. Introducción

• 1.1. La cadena documental.• 1.2. Fases de la cadena documental

1.1. Cadena documental: definición• Es el conjunto de procesos que se aplican

sobre los documentos desde el momento en que se seleccionan y se incorporan a un SID hasta su almacenamiento inteligente, pasando por el análisis y el tratamiento técnico de los documentos, momento en el que se elaboran los instrumentos para la difusión y la recuperación.

1.2. Fases de la cadena documental

Entrada• Selección: objetivos de la biblioteca,

necesidades de los usuarios, recursos disponibles. BR y BDI

• Adquisición: compra, suscripción, intercambio, donación

• Recepción: comprobación, sellado, magnetización, etiquetado

1.2. Fases de la cadena documental

Tratamiento y análisis• Análisis documental: formal y de contenido.

Creación del registro bibliográfico, catalogación, clasificación e indización

• Proceso técnico– Ordenación– Almacenamiento y conservación

1.2. Fases de la cadena documental

Salida• Recuperación y difusión

– Servicios: préstamo, información y búsqueda, formación de usuarios, DSI

– Productos documentales: catálogos, guías de lectura, boletines de sumarios y de nuevas adquisiciones

2. Ordenación de fondos

• 2.1. Definición• 2.2. Factores determinantes• 2.3. Sistemas de ordenación• 2.4. La signatura topográfica

2.1. Ordenación de fondos: definición

• Es el acto mediante el que se colocan los fondos bibliográficos en el lugar que le corresponde en la biblioteca, de acuerdo a un plan o modelo establecido.

2.2. Factores determinantes

• Tipo de biblioteca (tamaño de la colección, espacio disponible, ritmo de crecimiento)

• Tipo y frecuencia de uso (ordenación en función del tipo de acceso)

• Tipo de usuario (edad o nivel)

2.3. Sistemas de ordenación

• Por número currens• Por grupos• Sistemática

2.3.1. Ordenación por número currens

• Ordenación por orden de llegada o ingreso. En su aplicación más pura coincide con el número de registro.

• Es una secuencia correlativa de números. Es el sistema más simple

2.3.1. Ordenación por número currens

• Se aplica a bibliotecas con gran cantidad de documentos en depósitos cerrados donde no accede el usuario.

• Ejemplo: nº 1 del año 2005 05-00001nº 2 del año 2005 05-00002nº 1 del año 2006 06-00001

2.3.2. Ordenación por grupos• Se aplica en función del tipo de biblioteca o

del tipo de usuario• Ordenación por grandes grupos de materias• Ej. Centros de interés:• Las obras de mayor interés o demanda se

agrupan por materias y se ubican en las zonas de más fácil acceso, señalizándolas con carteles o representaciones simbólicas que facilitan su localización.

2.3.3. Ordenación sistemática

• Los documentos se ordenan siguiendo el sistema de clasificación adoptado por la biblioteca. En nuestro caso la CDU.

• La ordenación indica la materia y se colocan agrupados los documentos que tratan de la misma materia.

2.3.3. Ordenación sistemática

• Ventajas: facilidad de uso, cada documento tiene un lugar único que siempre es el mismo, permite la ampliación, facilita detectar errores de ubicación, acercar la información al usuario puesto que suprime las mediaciones entre el documento y el lector.

2.3.3. Ordenación sistemática

• Inconvenientes: • Mezclar fondos activos e inactivos lo

que puede dificultar la búsqueda.• Requiere un mayor espacio para

intercalar las adquisiciones (necesidad de dejar huecos)

2.4. La signatura topográfica

• Es el signo utilizado para indicar la localización de un documento dentro de la colección.

• Sirve para colocar y recolocar el documento.• La signatura será única para cada obra y

distinta a las demás.• La notación numérica (CDU) se

complementa con la alfabética para obtener mayor individualidad.

2.4. La signatura topográfica

• Localizador• Notación numérica (CDU)• Encabezamiento principal• Título

CI 547

VOLqui

2.4. La signatura topográfica

• Debe figurar en el documento– Anotado a lápiz en la portada del libro– En el tejuelo (etiqueta impresa colocada

en la parte inferior del lomo del libro)• Debe figurar en el registro

bibliográfico– En la información de copia del catálogo

automatizado

3. Conservación de la colección

• 3.1. Documentos de referencia: • Principios para la preservación y

conservación de los materiales bibliográficos. IFLA 1986

• Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas. REBIUN 1999

3.1. Directrices de REBIUN

• Programa de Conservación y Preservación de materiales que asegure un entrono adecuado de conservación e integrado en los programas nacionales.

• Plan de emergencia y seguridad de acuerdo con su institución e integrado en el Plan General de Seguridad

3.1. Directrices de REBIUN

• Participación cooperativa en los planes de preservación nacionales, regionales y locales.

• Establecer medidas para hacer frente a robos, pérdidas y mutilaciones. Ejercer un control adecuado sobre el préstamo, para reducir las pérdidas y los daños.

3.2. Programa de Preservación

3.2.1. Análisis de situación• Conocer el estado de conservación de

la colección, las condiciones físicas del entorno que la rodea y los sistemas empleados para su instalación y manipulación.

3.2. Programa de Preservación

3.2.2. El entorno ambiental: depósito• Edificio: situación y orientación,

dimensiones y capacidad, compartimentación y altura de techos, seguridad contra incendios, cubiertas, resistencia mecánica, materiales constructivos y acabados, elementos de cierre.

3.2. Programa de Preservación

3.2.2. Entorno ambiental: iluminación• Control de la intensidad lumínica: • Depósito: 50-100 lux• Consulta: 500-750 lux• Trabajo: 250-500 lux• Control de la iluminación natural y

artificial

3.2. Programa de Preservación3.2.2. Entorno ambiental: microclima• Sistemas de medición de temperatura y

humedad relativa• Ej. condiciones recomendadas:

Papel 15-21 ºC y 45-65 % HR Fotografía color 10-18 ºC y 25-35 % HR• Adecuada ventilación natural o forzada y si

es necesario con sistemas artificiales de regulación

3.2. Programa de Preservación

3.2.2. Entorno ambiental:Control contaminación atmosférica• Instalación de un sistema de filtración

del aire, en caso de que el ambiente exterior este muy contaminado

3.2. Programa de Preservación3.2.2. Entorno ambiental: Control biótico• Evitar la aparición de plagas de

micromamíferos, insectos bibliófagos y microorganismos

• Mantener condiciones óptimas de temperatura, humedad relativa, ventilación, iluminación, ruido y vibración. Vigilancia de huecos exteriores, limpieza, examen de nuevos documentos, control periódico y realización de tratamientos preventivos

3.2. Programa de Preservación

3.2.2. Entorno ambiental: Protección contra el fuego• Sistema de detección.• Sistema de extinción.• Señalización de rutas de emergencia• Plan de emergencia

3.2. Programa de Preservación

3.2.2. Entorno ambiental: robos y vandalismo• Medidas técnicas y sobre todo, reglamentarias• Según el tipo de los fondos, separación entre la sala de

consulta y el depósito• Control de personas en la salida de la biblioteca• Sellado y magnetizado de los materiales, inventarios

periódicos, rejas en las ventanas, cerraduras de seguridad, vigilancia durante la consulta de materiales de gran valor.

3.2. Programa de Preservación3.2.3. Instalación y mantenimiento: almacenaje • Elegir el sistema de instalación adecuado: estantería,

expositores, archivadores para colocarlas en posición correcta y protegidas del polvo, deformaciones y malos tratos

• Estanterías sólidas y seguras, metálicas que puedan soportar 100 Kg., colocadas perpendicularmente a los puntos de luz.

• La 1ª y última balda a 6-15 cm. del suelo y el techo y 3-5 cm. entre los documentos y la balda superior.

3.2. Programa de Preservación3.2.3. Instalación y mantenimiento: reglamentos

• Reglamentos para evitar la manipulación indebida de los documentos.

• Usuarios: mantener limpias las manos durante la consulta, no realizar pliegues, no tomar notas ni subrayar sobre la documentación, no coger los libros por la cabecera sino por el lomo, no acceder a la sala con alimentos y bebidas…

• Personal: manipulación cuidadosa de los documentos, sellado con tapón de caucho con tintas inocuas, transportar los documentos en carritos transportadores, realizar un control del uso, revisando los documentos tras la consulta…

3.2. Programa de Preservación3.2.4. Plan de emergencia• Debe aglutinar medidas preventivas y de recuperación de

materiales afectados.• Preventivas: infraestructura necesaria, tanto humana

como material para dar respuesta al siniestro: listado de responsables a quien acudir, equipamiento adecuado para recuperar los materiales siniestrados, plan de evacuación de materiales.

• Recuperación y tratamiento de materiales: estabilización de los documentos antes de su restauración para evitar su deterioro.

3.2. Programa de Preservación

3.2.5. Reparaciones y mantenimientoActividades reparadoras:• Prevenir deterioros futuros, primeros auxilios

para evitar males mayores• Limpieza manual y mecánica de los documentos,

eliminación de manchas, reparación de cortes y desgarros, alisado y secado de documentos arrugados o plegados

3.2. Programa de Preservación

3.2.5. Reparaciones y mantenimientoEncuadernación:• Es uno de los sistemas de conservación más

tradicionales que necesita de criterios definidos para establecer un adecuado programa de encuadernación.

• Definir qué obras han de ser encuadernadas, que talleres han de realizar el servicio y cómo será la encuadernación en cada caso.

• Valorar el coste económico de la encuadernación frente a la adquisición de un nuevo ejemplar.

3.2. Programa de Preservación

3.2.6. Preservación de la información• Preservación del contenido informativo de las

colecciones bibliográficas• Fotocopia• Microfilmación• Sistemas de almacenamiento informático

3.2. Programa de Preservación

3.2.6. Preservación de la información• Fotocopia:• Es la reproducción exacta del documento. Tiene

un uso muy frecuente y poco cuidadoso• Inconvenientes: genera necesidades de espacio,

deterioro del original por la luz y la presión mecánica, y la durabilidad

3.2. Programa de Preservación

3.2.6. Preservación de la información• Microfilm• Es la reproducción a escala mínima• Ventajas: ahorra espacio, tiene alta resolución,

sistema permanente, facilidad para hacer copias a partir de la película

• Inconvenientes: incomodidad para su lectura, condiciones ambientales de conservación costosas al ser material fotográfico

3.2. Programa de Preservación

3.2.6. Preservación de la información• Sistemas de almacenamiento informático• Soportes ópticos: CD-ROM, DVD• Ventajas: enorme capacidad de almacenamiento,

la información registrada es siempre la misma y las copias tienen idéntica calidad, alta velocidad de acceso.

• Inconvenientes: elevado costo, permanencia limitada a un máximo de 10 años

Bibliografía

GÓMEZ HERNÁNDEZ, J. A. Biblioteconomía : conceptos básicos de gestión de bibliotecas. Murcia : DM : Universidad de Murcia, ICE, 1999.

CARRIÓN GÚTIEZ, M. Manual de bibliotecas. 2ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2002

MELNIK, D. Bases para la administración de bibliotecas : organización y servicios. Buenos Aires : Alfagrama, 2005.

REBIUN. Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas. 2ª ed.. Madrid : Centro de Publicaciones, Secretaría General Técnica, Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 1999