• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DISEÑO

SOA

MGP. FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA

ENFOQUE SISTÉMICO DE LA LEY 1178

GRANDES POLÍTICAS

EDUCACIÓN

SALUD

TRABAJO

MAE

LEY

ORGANIZACIÓN

CONTABILIDAD INTEGRADA S CI

PLANIFICACIÓN

TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO ST y SCP

EXPRESIÓN EN DINERO PRESUP.

MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS SABS

MANEJO DE RECURSOS HUMANOS SAP

Transparencia Responsabilidad

TIEMPO

OPERACIONES OBJETIVOS

RESPONSABLES

Dele

gació

n

Asignación de Funciones

RE

PR

ES

EN

TA

R

TR

AS

LU

CIR

SOA

POA SPO

LEY N° 1178 (SAFCO) SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:

a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración.

b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.

ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES

El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (ex-Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus

atribuciones son ejercidas a través de su unidad técnica U.N.

Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones:

• Cumplir con las normas.

• Elaborar y aprobar su reglamento específico.

• Solicitar su compatibilización por Órgano Rector

• Implantar el sistema.

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA

Es el conjunto ordenado de normas,

criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual , regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

Satisfacción del usuario

Evitar la duplicación y dispersión de

funciones

Determinar el ámbito de

competencia y autoridad

Optimizar la comunicación y

coordinación

Simplificar y dinamizar su

funcionamiento

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA

OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

PRINCIPIOS DEL SOA

ESTRUCTURACION

TECNICA

FLEXIBILIDAD

FORMALIZACION

SERVICIO A LOS

USUARIOS

INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS

SOA

SISTEMA DE PROGRAMACION DE

OPERACIONES

SISTEMA DE

ADMINISTRACION

DE PERSONAL

SISTEMA DE

CONTROL

GUBERNAMENTAL

COMPONENTES DEL S.O.A.

A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN PROCESO

ANÁLISIS

RETROSPECTIVO

ANÁLISIS

PROSPECTIVO

RESULTADOS RECOMENDACIONES

DISEÑO DE

PROCESOS

CONFORMACIÓN DE

ÁREAS Y UNIDADES

ESTAB. CANALES DE

COM. Y COORD. INT

ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION

INTERINSTITUCIONAL.

MANUALES

PLAN DE

IMPLANTACION

EJECUCIÓN DEL

PLAN

SEGUIMIENTO

ESTRUCTURA

IMPLANTADA

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS RETROSPECTIVO ANÁLISIS

PROSPECTIVO

FUENTES DE INFORMACIÓN.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

¿Problema?

SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

•Investigación

Documental

•Investigación

de Campo

•Doc. legales de creación

•Manual de Org. y Funciones

•Manual de Procesos

•Inf. de Auditoría

•Diagnóstico y planes de Impl.

•Otros

Entrevista al Personal-Usuarios

Encuesta al Personal-Usuarios

Observación Directa

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DE DATOS

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

•La calidad de servicios y los bienes

proporcionados a los usuarios.

•La efectividad de los procesos

•La rapidez de respuesta de la estructura Org.

frente a los cambios internos y externos

RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Diseñar o rediseñar procesos.

Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.

Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.

Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.

Otros aspectos específicos de organización.

DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

ETAPAS

DIRECTORIO

DIRECCIÓN

EJECUTIVA

DIRECCIÓN DIRECCIÓN

UNIDAD UNIDAD

a)

b)

c)

NIVELES JERÁRQUICOS

NIVEL

DIRECTIVO

NIVEL

EJECUTIVO

NIVEL

OPERATIVO

CLASIFICACIÓN DE UNIDADES

ORGANIZACIONALES

SUSTANTIVA

DESCONCENTRACIÓN

LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE

DISPOSICIÓN LEGAL:

• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

• OBJETIVOS

• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA

• FUNCIONES ESPECÍFICAS

• GRADO DE AUTORIDAD

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

INTERNA

CRUZADA

CANALES Y MEDIOS DE

COMUNICACIÓN INTERNA

Para definir los canales y medios de comunicación se debe

considerar:

La cadena de mando.

El tipo de información que se transmitirá

regularmente

La frecuencia y fluidez de la información

El alcance y cobertura del medio de comunicación.

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E

INTERINSTITUCIONALES

INTERNA: •CONSEJO

•COMITÉ

•COMISIONES

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA

Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida

entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se

crearán consejos, comités o comisiones mediante

disposición legal que establecerá:

El objetivo de la instancia

Las funciones específicas

La unidad encargada de la instancia

El carácter temporal o permanente

La periodicidad de las sesiones

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E

INTERINSTITUCIONALES

INTERNA: •CONSEJO

•COMITÉ

•COMISIONES

INTERINSTITUCIONAL •TUICIÓN

•RELACIÓN FUNCIONAL

•COMPLEMENTACIÓN

SERVICIO AL USUARIO

RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA

CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.

PRESTADOS

FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL

PÚBLICO.

CANALIZACIÓN DE

SUGERENCIAS,

RECLAMOS Y DENUNCIAS

FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO

ORGANIZACIONAL

a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Y FUNCIONES.

• Disposición legal

• Objetivos.

• Organigramas.

- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL

JERÁRQUICO SUPERIOR

• Objetivos.

• Nivel jerárquico y rel.de depend.

• Funciones.

• Relaciones de coordinación.

- PARA OTRAS UNIDADES

• Relación de dependencia.

• Funciones.

b). MANUAL DE PROCESOS.

• Denominación y objetivo

del proceso.

• Normas de operación.

• Descripción del proceso

y sus procedimientos.

• Diagramas de flujo.

• Formularios y otras

formas utilizadas.

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

MANUALES

PLAN DE

IMPLANTACIÓN

ESTRUCTURA

IMPLANTADA

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN

Puesta en marcha del Programa de Operaciones

Anual.

Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.

Participación activa durante todo el proceso del

personal superior y del personal involucrados en los

cambios organizacionales.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN

DIFUSIÓN DEL MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,

MANUAL DE PROCESOS Y OTRO

MATERIAL PARA TAL FIN

ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO

Y/O CAPACITACIÓN DE LOS

FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS

APLICACIÓN DEL PLAN

DE ACUERDO CON LA

ESTRATEGIA APROBADA

SEGUIMIENTO PARA REALIZAR

LOS AJUSTE NECESARIOS

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN

DE LOS SISTEMAS

IMPLANTACIÓN

DE LOS

SISTEMAS

DE

ADMINISTRACIÓN

Y CONTROL

REGLAMENTO ESPECÍFICO

REGLAMENTO ESPECÍFICO

NORMAS BÁSICAS

NORMAS BÁSICAS

NO

RM

AS

BÁ

SIC

AS

LEY N° 1178 (MARCO)

LE

Y N

° 11

78

(M

AR

CO

)

LEY N° 1178 (MARCO)