Curso de formación para nodos en GB20

Cómo construir Nodos de GBIF I:Creando un caso sólido para su Nodo

Alberto González-TalavánSenior Programme Officer for TrainingSecretariado de GBIF

4 Octubre 2013

Resumen

Los casos de negocio son una herramienta muy útil para presentar

propuestas, defender posiciones, convencer a audiencias, etc.

Los Nodos de GBIF también pueden beneficiarse del uso de este

marco pues requiere pasar por un proceso sistemático de

planificación y de pensamiento crítico que se rentabiliza fácilmente.

En este módulo estudiaremos los casos de negocio como herramienta

genérica. Otros módulos le darán la información necesaria para crear

el contenido específico de sus casos de negocio.

Esta presentación corresponde al

módulo 1 del curso de formación para

Nodos del GB20 que se celebrará en

octubre de 2013 en Berlin, Alemania.

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Introducción: definición

Un caso de negocio es:

“Una herramienta de comunicación, escrita en un

lenguaje que el público al que está dirigida

comprende, y con el suficiente detalle para facilitar

la toma de una decisión por su parte”

De Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, 19 Julio 2011

Introducción: definición

Un caso de negocio es:

“Una herramienta de comunicación, escrita en un

lenguaje que el público al que está dirigida

comprende, y con el suficiente detalle para facilitar

la toma de una decisión por su parte”

De Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, 19 Julio 2011

Introducción: ¿Qué forma puede tener?

Una propuesta de alto nivel a un Ministerio para

adherirse a una organización como GBIF

Un plan de acción dirigido a una agencia nacional para

crear un IIB y un Nodo (o mantenerlos)

Un plan de acción anual

Un proyecto dirigido a una agencia de financiación

para fomentar la digitalización de datos

Una propuesta de un acuerdo de colaboración entre

organizaciones

Una charla en un simposio nacional para promover la

publicación y el acceso libre a los datos

Introducción: ¿Porqué tener uno?

Para establecer la posición y el ámbito de acción del

Nodo

Para garantizar la financiación

Para garantizar la sostenibilidad

Para estar mejor preparado ante cambios inesperados

y nuevas oportunidades

Para aumentar la probabilidad de éxito de sus

propuestas

Para mejorar su

carrera profesional

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Características

• Escrito para los que toman la decisión

• Fácil de seguir y comprender

• Bien estructurado

• Claro y conciso

• Preciso

• Pertinente

• Sólido

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

¡Conozca a su público!

¿Quién tomará la decisión?

¿Quién puede influenciar esa decisión?

Misión y políticas institucionales

Intereses personales

Ajuste su lenguaje y su vocabulario

Incluya un nivel de detalle adecuado

Estudie otros proyectos ya aprobados

Intente sondear su opinión temprano

?

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Componentes

1. Resumen ejecutivo

2. Antecedentes

3. La declaración del problema/necesidad/oportunidad

4. Análisis de la situación y su impacto en el futuro

5. Soluciones propuestas y alternativa sugerida

6. Plan de implementación

7. Análisis de costes y beneficios

8. Conclusiones y razonamiento

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Componentes: resumen ejecutivo

Visión de alto nivel

Visión condensada, con todos los componentes

Lenguaje simple

Es la llave que da acceso al resto del caso

Es la última parte que se escribe

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Componentes: antecedentes

La información de base justa para permitir que los

lectores comprendan la propuesta y la situación

actual

Es más importante cuando se presentan casos ante

un público externo

Asegúrese de que sus fuentes sean fiables

Ej: una descripción de la manera en la que se gestiona la

información sobre biodiversidad y los recursos naturales

actualmente, incluyendo todos los actores que juegan un papel

a nivel nacional

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Componentes: el problemaEs la razón por la que se crea el caso. Puede ser:

• Un problema, una situación que se necesita resolver

• Una oportunidad de generar beneficios, ingresos,

aumentar la eficacia, etc.

• Un requerimiento formal, un cambio obligado

Es importante ser objetivo, neutral.

Ej: ineficiencia en la gestión de datos, falta de acceso

(unificado) a los datos, incapacidad de gestionar de

manera óptima los recursos naturales, requerimientos a

nivel internacional no cumplidos, inversiones repetidas

para conseguir los mismos datos…

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Componentes: el análisis

Información adicional sobre cómo se llegó a la

situación actual

Ofrece proyecciones futuras sobre cómo la situación

puede evolucionar si no se hace nada

Es un preámbulo de la sección siguiente

Se puede utilizar una herramienta de análisis

genérica, como un SWOT.

Ej: Costes económicos si se continúa la situación actual,

problemas de escalabilidad, problemas de imagen

internacional…

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Componentes: las soluciones

Descripciones de VARIAS formas de solucionar la

situación (3-4 es un buen número)

Con suficiente detalle para que puedan entenderse

Con los suficientes datos para poder ser comparadas

Una de ellas debe marcarse como la solución

recomendada

Esté preparado para recibir críticas

ej: organizar una sistema nacional de gestión de información sobre

biodiversidad independiente, copiar el sistema utilizado en otro

país, reenfocar un sistema existente, etc.

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Componentes: plan de implementación

Debe incluir el suficiente detalle sobre cómo se

podría hacer realidad la solución recomendada

No se necesita un plan completamente detallado

Asegúrese de resaltar las conexiones con las

secciones de definición del problema y de análisis.

Incluya una sección de evaluación de riesgos

Ej: puede incluir detalles sobre la escala, gestión, equipos

de trabajo, roles y responsabilidad, recursos externos,

planes de comunicación, calendario, gestión de riesgos.

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Componentes: análisis de costes y beneficios

El nivel de detalle puede variar, pero siempre tiene que ser

REALISTA

Enfatice los beneficios y los costes cuantitativos Y cualitativos.

Tenga en cuenta los costes directos e indirectos.

Intente usar los datos de los que toman la decisión

Ej: Cuantitativos: Ahorro directo debido a un incremento en la eficacia

y al uso de inversiones ya realizadas por otros.

Cualitativos: posición internacional y nacional, transparencia,

adopción de recomendaciones, mejora de acceso a los datos,

formación, etc.

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Componentes: conclusiones

Resumen inspirador que enlaza con los puntos

principales de las secciones anteriores

Incluye los puntos y las cifras principales

Funciona como un llamamiento a la acción

Ej. Invirtiendo X € se generarán Y € in ahorro y de

producirán los beneficios inmediatos A, B, C.

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Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Consejos

1. Adáptese SIEMPRE a la situación y a la audiencia

2. De soluciones reales como alternativa

3. Investigue de dónde es más probable que venga la

oposición

4. Utilice los datos de su audiencia

5. “Tantee el terreno” pronto

6. Sea conciso, lógico y convincente

7. Prepárese para defender su propuesta en 30

segundos, 5 minutos y 30 minutos.

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Recursos: específicos para Nodos

Global Biodiversity Informatics Outlookhttp://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353

Plan estratégico de GBIFhttp://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792

Los beneficios de participar en GBIFhttp://www.gbif.org/participation/outreach

Cómo crear estrategias y planes para Nodos

→ Módulo 2A.

Cómo posicionar su Nodo de manera estratégica

→ Módulo 2B.

Uso de los datos

→ Módulos 4A, 4B.

Recursos: sobre los casos de negocioJonathan Wu, 2001, Creating a successful business case to

advance your initiative.http://www.information-management.com/news/4330-1.html

Ilya Bogorad, 2011, 6 essential elements for a winning business case.http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for-a-winning-business-case/.

Margaret Rouse, 2012, How to write a business case document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document.

Bizvortex Consulting Group Inc., Business case template.http://new.bizvortex.com/products/.

Ilya Bogorad, 2010, Thirty tips for a better proposal or business case.http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/.

Bizvortex Consulting Group Inc., 2010, Business case tips.http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf

Steven Gara, 2013, How to build a project’s business case. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/.

Más información en http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Índice

1. Introducción

2. Características de un buen caso

3. Conozca a su público!

4. Componentes de un caso de negocio

5. Consejos

6. Recursos

7. Conclusiones

Conclusiones

Los casos de negocio son una buena herramienta a

la hora de presentar propuestas relacionadas con

su Nodo

Ayudan a pasar por un proceso de análisis y

planificación que se rentabiliza fácilmente

Ayuda a aprovechar oportunidades y a adaptarse a

cambios

Se pueden aplicar a niveles

muy diferentes

Adáptelos siempre a la audiencia

y a la situación

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Cómo construir Nodos de GBIF I:Creando un caso sólido para su Nodo

Alberto González-TalavánSenior Programme Officer for TrainingSecretariado de GBIF

4 Octubre 2013