Metodologia Para El Desarrollo de Estudios Organizacionales

5/10/2018 Metodologia Para El Desarrollo de Estudios Organizacionales - slidepdf.com

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Facilitar el planteamiento y ejecución de todo tipo de estudio o

investigación que se aplique a una organización de trabajo, con

la razonable seguridad de haber incluido los principales

elementos de juicio que se requieren para tal fin

Establecer un marco general de referencia metodológico que

permita identificar claramente los factores bajo estudio yanalizar en forma ordenada y sistemática sus componentes del

modo más racional posible utilizando las técnicas más

adecuadas

OBJETIVOS

ETAPAS DE LA METODOLOGÍA PARA EL

DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

VISON DEL ESTUDIO

EVALUACIÓN

IMPLANTACIÓN

FORMULACIÓN DERECOMENDACIONES

ANÁLISIS DE DATOS

PLANEACIÓN DELESTUDIO

RECOPILACIÓN

DE DATOS

Aproximación a atributos,

competencias y aplicaciones

esenciales para dimensionar la

naturaleza y objeto de un estudio

VISIÓN DEL ESTUDIO

PERCEPCIÓN DELA IDEA

CONCEPCIÓNEXÁMEN PRELIMINAR

FORMULACIÓN DEPREGUNTAS

(dimension el estudio)

CONSOLIDACIÓNDE LA IDEA

ESTRUCTURACIÓNREGISTRO

EXPOSICIÓN

VISIÓN DELESTUDIO

APROXIMACIÓN ACONCEPTOSEVOLUCIÓN DE UNA

IDEA (naturaleza,alcance, requerimientos

y expectativas)

DEPURACIÓN DELA IDEA

ORGANIZACIÓNEXTRAPOLACIÓN

RETROALIMENTACÍÓN

Precisar la naturaleza y alcance del estudio, es decir, establecer los“términos de referencia” para orientar su ejecución

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE ESTUDIO

FUENTES DE ESTUDIO DEFINICIÓN DEL OBJETIVO

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR PREPARACIÓN DEL PROYECTO AUTORIZACIÓN INTEGRACIÓN DEL GRUPO

Determinación del factor de estudio

Identificación del elemento o variablesque deben someterse a estudio

Fuentes de estudio

Internas:

Órgano de gobierno, niveles de la Organización,unidades de mejoramiento administrativo,

comisiones, comités y grupos de trabajoExternas:

Normativas, organizaciones análogas,organizaciones líderes, proveedores, clientes

y usuarios

Definición del objetivo de estudio

Determinación del objetivo en función de lasituación administrativa y resultados que

espera la organización

Investigación preliminar

Determinación de necesidadesJerarquización de prioridadesNivel técnico de necesidades

Estimación de recursosRevisión de información normativa,del campo de trabajo y de otras

organizaciones

Preparación del proyecto de estudioIntegración del documento de partidapara iniciar el estudio

Componentes:

• Propuesta técnica• Programa de trabajo

Propuesta técnica

Antecedentes: recuento de todos los estudios preparadoscon anterioridadNaturaleza: tipo de estudio que se pretende realizarJustificación: demostración de la necesidad de llevar acabo el estudio

Objetivo: logros que se pretenden alcanzarAcciones: iniciativas o actividades necesarias para suconsecuciónResultados: beneficios que se espera obtenerAlcance: área de aplicación del estudio en cuantoubicación físicaRecursos: requerimientos humanos, materiales ytecnológicos necesariosCosto: estimación global y especifica de recursosfinancieros que demandaEstrategia: ruta fundamental que orientara los cursosde acción y asignación de recursosInformación complementaria: material e investigacionesde apoyo

Programa de trabajo

Identificación: nombre del estudioResponsable(s): unidad o grupo a su cargo de su

implementación.Área(s): universo bajo estudioClave: número progresivo de las actividades estimadasActividades: pasos específicos para captar la informaciónFases: definición del orden secuencial para realizar lasactividadesCalendario: fechas asignadas para el inicio y terminaciónde cada fase

Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.Formato: presentación y resguardo del programa de trabajoReportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances

Autorización para realizar el estudio

Integración del grupo de estudio

Capacitación del grupo

RECOPILACIÓN DE DATOS

Percepción de hechos y captación de los elementos que permiten conocer lo que realmente sucede en la organización

REQUISITOS BÁSICOS QUE DEBEN REUNIR ACTITUD DEL GRUPO RESPONSABLE TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Requisitos que deben reunir los datosPara que los datos aporten elementos dedecisión, tienen que ser:

• Específicos• Completos• Correctos• Congruentes• Susceptibles de validar

Técnicas de recopilación de datos

La elección de técnicas para la recopilaciónde los datos tiene que ser acorde con lascaracterísticas y necesidades del estudio

Las técnicas que se pueden emplear son:• Investigación documental• Observación directa• Consulta a sistemas de información• Entrevista•

Cuestionario

Integración de la información

Resguardo

• Archivos fuente•

Creación de directorios, subdirectorios yarchivos• Preparación de bases de datos• Combinación de recursos

Clasificación de la información

AntecedentesInformación historica y normativa

Situación actualObjetivos, recursos presupuestales, normasy políticas, funciones, procedimientos, equiponormatividad, infraestructura tecnológica,condiciones de trabajo, relaciones con elentorno

Proceso de análisis o examen crítico de los datos, para precisar lascausas que llevaron a emprender un estudio y ponderar las posibles

alternativas de acción para su solución

ANÁLISIS DE LOS DATOS

NATURALEZA Y PROPÓSITO DEL ANÁLISIS PROCEDIMIENTO TÉCNICAS E INSTRUMENTOS FORMULACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

Naturaleza

División o separación de los componentesdel estudio para conocer su naturaleza,características y origen, sin perder de vistasu interrelación e interdependencia

PropósitoEstablecer las bases para desarrollar alternativasde solución consistentes

Procedimiento de análisis

Secuencia de pasos:

• Conocer el hecho•

Describirlo• Descomponerlo• Examinarlo críticamente• Ordenar cada elemento• Definir relaciones entre los elementos• Identificar y explicar su comportamiento

TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES

Examen completo y constructivo de la estructura de una organización, desus medios de operación, empleo de recursos, métodos de control yproceso de toma de decisiones

AUDITORÍAADMINISTRATIVA

Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situación

como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un“árbol” los puntos de decisión, los sucesos aleatorios y las alternativas que

existen en los diversos cursos de acción.

ÁRBOL DEDECISIÓN

Exámen detallado de la estructura de una organización para conocer suscomponentes, características representativas y comportamiento, con el finde obtener elementos de juicio para optimizar su funcionamiento.

ANÁLISIS DEESTRUCTURAS

Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u

objener el mayor valor posible de acuerdo con la inversión realizada.ANÁLISIS DECOSTO-BENEFICIO

Proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico deproblemas y empleo de la información para recomendar mejoras a unsistema.

ANÁLISIS DESISTEMAS

APLICACIÓNNOMBRE DE LATÉCNICA

TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIONALES

Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla másfuncional y productiva.REORGANIZACIÓN

Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas deinformación, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios porlos que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejorassustanciales en su desempeño.

REINGENIERÍAORGANIZACIONAL

Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en

una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento entodos los niveles.

DESARROLLOORGANIZACIONAL

Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios yprocesos de trabajo de las organizacines que son reconocidas como líderesen su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.

BENCHMARKING

ADMINISTRACIÓNPOR OBJETIVOS

Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización,identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términosde resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.

TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES

Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualita-

tivos a corto, mediano yu largo plazos, considerando factores tales como laoportunidad, exactitud, precisión y costo de la información a obtenerse, ysobre todo, el efecto que ella tiene en los distintos niveles jerárquicos.

ESTUDIO DEVIABILIDAD

Método orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos,productos y servicios de una organización, previendo el error y haciendo unhábito la mejora constante, con el propósito de satisfacer las necesidades yexpectativas de clientes y/o usuarios.

CONTROL TOTAL DECALIDAD

Análisis que permite precisar la situación y alternativa de cambio para un

producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organización tomando encuenta su medio ambiente.

ESTUDIO DEFACTIBILIDAD

Proceso a través del cual los integrantes de una organización identifican,valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivospreestablecidos durante un período específico.

AUTOEVALUACIÓN

TÉCNICAS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVAS

Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir delestudio de una parte representativa del mismo.MUESTREO

Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y losinventarios.

MODELOS DE

INTEGRADOS DEPRODUCCIÓN

Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.MODELOS DEINVENTARIO

Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más

variables.CORRELACIÓN

Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididosen unidades de tiempo homogéneas.

ANÁLISIS DESERIES DE TIEMPO

Optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración, en la quese cuida los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, lasdemoras verificadas en algún punto de servicio.

TEORÍA DE COLAS O DELÍNEAS DE ESPERA

Se emplea para resolver problemas que poseen varias fases interrelaciona-das, donde se debe adoptar una decisión adecuada para cada una de es-tas, sin perderse de vista el objetivo último que se pretende alcanzar, sola-mente cuando el efecto de cada decisión se ha determinado se toma unadecisión final.

PROGRAMACIÓNDINÁMICA

Utilizada para imitar una operación o un método antes de su ejecución real,reproduciendo situaciones difíciles o incosteables de experimentar en lapráctica.

SIMULACIÓN

Asignación de recursos escasos de una manera óptima en relación a unobjetivo, generalmente su finalidad es minimizar costos y maximizar losbeneficios.

PROGRAMACIÓNLINEAL

Para medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en volumen deoperaciones, errores, costos, ausencias y otras variables en un períododeterminado con fines de control, comprobando la validez y confiabilidad dela información.

NÚMEROSÍNDICES

Determinación de la estrategia óptima en una situación de competencia.TEORÍA DE LOSJUEGOS

Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en formaprobable.

TEORÍA DE LASDECISIONES

De ésta se derivan las técnicas de planeación y programación por redes(CPM, PERT, etc.) tanto el PERT(Program Evaluation Review Technique)como el CPM (Critical Path Method) y el RAMPS (Resource Allocation anMulti Project Scheduling) son diagramas que buscan identificar latrayectoria crítica para planear y programar en forma gráficay cuantitativa lasecuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto.

TEORÍA DE LOSGRAFOS

Formulación del diagnóstico

Preparación de un documento queconsigne los elementos mássignificativos de la composición yfuncionamiento de la estructura

Información base:• Marco global de análisis• Antecedentes• Normatividad• Objetivos y funciones•

Estructura orgánica• Análisis de congruencia programación-

organización-operación• Sistemas de apoyo administrativo

FORMULACIÓN DE

RECOMENDACIONES

Preparación de propuestas concretas de acción, evaluando sus ventajas y desventajas

CONSIDERACIONES PREVIAS PREPARACIÓN DE RECOMENDACIONES ELABORACIÓN DEL INFORME PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

Consideraciones previas

• No perder de vista el objetivo del estudio• Tomar en cuenta restricciones normativas• Considerar experiencias anteriores• Explorar diferentes caminos• Ponderar soluciones excesivamentecomplejas

• Dar preferencia a recomendaciones viables• Aprovechar toda la ayuda posible

Tipos de recomendaciones

De:• Mantenimiento• Eliminación•

Adición• Combinación• Fusión• Modificación• Simplificación• Intercambio

Elaboración del informePara la entrega de resultados es necesarioredactar un informe que fundamente losresultados obtenidos y facilite el procesode toma de decisiones

El informe deberá constar de:• Introducción• Análisis de la estructura organizacional• Diagnóstico de la situación actual• Propuesta de mejoramiento•

Estrategia de implantación• Medidas de seguimiento, control y evaluación• Apéndices o anexos

Presentación del informe

• Al titular de la organización

• Al Órgano de gobierno

• A los niveles directivos

• A otros niveles jerárquicos

• A grupos de filiación, corporativos o

sectoriales

Transformación los planteamientos y medidas demejoramiento en acciones específicas

IMPLANTACIÓN

PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN INTEGRACIÓN DE RECURSOS EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ACCIONES DE APOYO

Programa de implantación

Fases:• Preparación del programa• Integración de recursos• Ejecución del programa

Condiciones:• Tipo de estudio• Alcance• Recursos• Nivel de desarrollo tecnológico• Nivel técnico del personal

MODELO DE RED DE ACTIVIDADES PARA LA

IMPLANTACIÓN DE UN ESTUDIO

ORGANIZACIONAL

INICIO 2 4

10 113

DEFINIR LAS

ACTIVIDADES

DEL PROGRAMA

IMPLANTACIÓN

AJUSTES A LA

DOCUMENTACI

ÓN TÉCNICA DE

CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN Y

SENSIBILIZACIÓN

IMPLANTACIÓN

PRELIMINAR Y

ADECUACIONES

FUNCIONAMIEN

TO NORMAL

EVALUACIÓN Y

MEDIDAS

CORRECTIVAS

FORMULACIÓN DEL

PROGRAMA DE

CAPACITACIÓN

ELABORACIÓN

DOCUMENTACI

ÓN TÉCNICA DE

RECLUTAMIENT

O Y SELECCIÓN

DEL PERSONAL

CAPACITACIÓN

DEL PERSONAL

OBTENCIÓN DE RECURSOS

DETERMINAR LA

NECESIDAD DE

RECURSOS

HUMANOS

MATERIALES Y

TECNOLÓGICOS

Métodos de implantación

Método instantáneo Método del proyecto piloto Método de implantación en paralelo

Método de implantación parcial o poraproximaciones sucesivas Combinación de métodos

Integración de recursos• Acopio de los recursos estimados para

poner en marcha el proyecto• Fundamentación técnica y normativa• Selección y capacitación de personal

Ejecución del programa• Instrumentación del método seleccionado• Comunicación y orientación

Acciones de apoyo a la implantación• Vinculación con aspectos sustantivos

• Atención a la resisitencia al cambio• Involucramiento del personal• Campañas de difusión y sensibilización

Comprobación del impacto de los cambios einnovaciones instrumentados

EVALUACIÓN

MECANISMOS DE INFORMACIÓN

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONESMEDICIÓN DE RESULTADOS

Mecanismos de informaciónEstablecimiento de mecanismos de flujo deinformación para la implantación y detecciónde desviaciones

Seguimiento de las acciones

Acciones programadas:Responsable(s), productos y/o servicios,aspectos organizacionales, período derealización, porcentaje de avance, costo,apoyos y soportes utilizados, porcentaje de eficiencia e interacción con el entorno

Acciones no programadas:Desviaciones, causas, consecuencias,alternativas de solución, acciones correctivas,y calendario de aplicación

Medición de resultadosAnálisis cuantitativo y cualitativo del desarrolloglobal del estudio

Variables significativas:

Logro de los fines propuestosConsecuencias de las medidas propuestasBeneficios obtenidosVentajas competitivasAnálisis de costo-beneficioPlanteamientos estratégicos observadosRepercusiones en el medio ambiente

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