Manual de uso Base de datos de la sala de Educación física

Índice • Formularios• Función de los botones • Consultas • Informes • ¿Cómo registrar un préstamo?• ¿Cómo registrar una devolución?• ¿Cómo registrar un usuario?• ¿Cómo registrar un proveedor?

FORMULARIOS

Menú principal

• El menú principal es el que conduce a los distintos formularios donde se realiza el ingreso de registros, consultas de información y vista de informes, contiene los siguientes botones:

• registros, consultas e informes.

Menú Principal

Registros

• El formulario de registros contiene los botones que conducen a los registros de los datos como un préstamo o una devolución.

• Contiene los siguientes botones: prestamos, devolución, proveedor y cerrar.

Registros

Devoluciones• El formulario devoluciones se utiliza para ingresar datos

en el momento que se devuelve un implemento a la sala después de ser prestado. Estos datos se ingresan por medio de las diferentes etiquetas:

• Fecha devolución: en esta se ingresa la fecha en que fue devuelto el implemento, la cual se ingresa automáticamente con la fecha del ordenador que se este utilizando.

• Código Devolución: este campo se llena automáticamente con el conteo que se lleva del numero de devoluciones.

• Código Usuario: en este campo se ingresa la identificación del usuario que en el caso de la sala es el numero de matricula que se encuentra en el carnet institucional.

• Nombre: en este campo se ingresa el nombre o los nombres del usuario.

• Apellido: en este campo se ingresa el apellido o apellidos del usuario.

• Elemento: en este campo se ingresa el elemento deportivo que se va a devolver, escogiéndolo entre varios en una lista desplegable.

• Cantidad Regresada: en este campo se ingresa el numero de implementos que se van a devolver.

• Este formulario tiene los siguientes botones: agregar, guardar, eliminar y cerrar.

Devoluciones

Prestamos• En este formulario se ingresan los datos del préstamo

que se va a realizar. Estos datos se ingresan con las siguientes etiquetas:

• Fecha: En este campo se ingresa automáticamente la fecha del préstamo, con la fecha del ordenador que se esta utilizando.

• Código Préstamo: este campo se llena automáticamente con el conteo que se lleva del numero de prestamos.

• Proveedor Encargado: En este campo se despliega una lista de nombres en la cual se escogerá el nombre del proveedor que va a registrar el préstamo.

• Código Usuario: en este campo se ingresa el numero de matricula que se encuentra en el carnet institucional.

• Nombre, Apellido y grupo: Estos datos se ingresan automáticamente después de ingresar el código que identifica a cada usuario, con los datos de quien pertenezca el numero de identificación.

• Nombre del Implemento: en este campo saldrá una lista desplegable donde se mostrara el nombre y el numero de implementos disponibles, del cual se escogerá el implemento que vaya a ser prestado

• Cantidad Prestada: En este campo se ingresara el numero de implementos que van a ser prestados.

• Este formulario contiene los siguientes botones: agregar, guardar, eliminar, cerrar, usuario nuevo.

Prestamos

Usuario Nuevo• En este formulario se ingresan los datos de los

nuevos usuario que se vayan a registrar a la sala. Estos datos se ingresan con las siguientes etiquetas:

• Código de Usuario: en este campo se ingresa el numero de matricula del alumno que se va registrar, numero que se encuentra en el carnet institucional.

• Nombre: en este campo se ingresa el nombre o los nombres del alumno que se va a registrar.

• Apellido: en este campo se ingresa el apellido o los apellidos del alumno que se va a registrar.

• Teléfono: En este campo se ingresa el numero de teléfono con el que se pueda contactar al estudiante, aunque no es un campo obligatorio.

• Correo: En este campo se ingresa el correo del alumno, aunque no es un campo obligatorio.

• Grupo: En este campo se ingresa el grupo al que pertenece el estudiante.

• Este formulario tiene los siguientes botones: agregar, guardar, eliminar, cerrar.

Usuario Nuevo

Proveedor

• En este formulario se ingresan los datos de los docentes del área de educación física, alfabetizadores o docentes que puedan tener acceso a prestar implementos. Estos datos se ingresan con las siguientes etiquetas:

• Código Proveedor: en este campo se ingresa el código con el que decidan identificarse entre los docentes del área de educación física y sus alfabetizadores.

• Nombre: en este campo se ingresa el nombre o los nombres del proveedor.

• Apellido: en este campo se ingresa el apellido o los apellidos del proveedor.

• Grado: Este campo solo se utiliza si el proveedor es un alfabetizador, en el cual se registra el grupo del que hace parte.

• Teléfono: Este campo solo se utiliza si el proveedor es un alfabetizador, en el cual se registra el teléfono donde se pueda contactar.

• Tipo Proveedor: En este campo aparece una pequeña lista desplegable, de la cual se debe escoger el tipo de proveedor que es (alfabetizador o docente).

• Este campo contiene los siguientes datos: agregar, guardar, eliminar, cerrar.

Proveedor

Función de los botones

Sirve para ingresar al menú de los registros

Sirve para ingresar al menú de las consultas

Sirve para ingresar al menú de los informes

Sirve para ingresar al formulario devoluciones

Sirve para ingresar al formulario de prestamos

Sirve para ingresar al formulario de proveedores

Sirve para cerrar el formulario

Sirve para agregar un nuevo registro

Consultas

Consultas

• Las consultas son una forma de buscar información necesaria de los diferentes datos ingresados.

• El formulario consultas sirve para que en el se puedan buscar varias consultas de información.

• Cada consulta que aparece como un botón, al darle clic entra en donde esta directamente la información buscada. Las consultas son las siguientes:

• Alfabetizador: en esta se arrojan la información general de los alfabetizadores de la sala.

• Cantidades Prestadas: en esta se arroja la información de la cantidad de prestamos hechos y la fecha en que se realizaron

• Estado Implementos: En esta se arrojan la información del estado en que se encuentran los diferentes implementos.

• Información Implementos: En esta se arroja la información de cada uno de los implementos incluyendo su fecha de llegada o su fecha de baja.

• Información Proveedores: En esta se arroja la información de cada uno de los proveedores registrados y que tipo de proveedor es.

• Información Usuarios: En esta se arroja la información general de todos los usuarios registrados.

• Proveedor que presta: En esta se arroja la información de quien ha sido el proveedor que mas cantidad de implementos ha prestado, información general del proveedor, la fecha en que hizo los prestamos y los implementos que presto.

• Proveedor que recibe: En esta se arroja la información de quien ha sido el proveedor que mas cantidad de implementos ha recibido, información general del proveedor, la fecha en que recibió los implementos y su respectivo nombre.

• Usuario que presta: En esta se arroja la información de las cantidades de prestamos hechos por cada usuario, la fecha en que los realizo y su información general.

• Este formulario solo tiene un botón que es cerrar

Consultas

Informes

• Un formulario funciona para agrupar toda la información que se necesite sobre una consulta para posteriormente imprimirla.

• El formulario informes sirve para que en el se puedan buscar varios informes listos para su impresión.

• Cada informe aparece como un botón, al darle clic entra en donde esta directamente la información agrupada lista para los informes. Los informes son los siguientes:

• Alfabetizador: en esta se arrojan la información general de los alfabetizadores de la sala.

• Cantidades Prestadas: en esta se arroja la información de la cantidad de prestamos hechos y la fecha en que se realizaron

• Estado Implementos: En esta se arrojan la información del estado en que se encuentran los diferentes implementos.

• Información Implementos: En esta se arroja la información de cada uno de los implementos incluyendo su fecha de llegada o su fecha de baja.

• Información Proveedores: En esta se arroja la información de cada uno de los proveedores registrados y que tipo de proveedor es.

• Información Usuarios: En esta se arroja la información general de todos los usuarios registrados.

• Proveedor que presta: En esta se arroja la información de quien ha sido el proveedor que mas cantidad de implementos ha prestado, información general del proveedor, la fecha en que hizo los prestamos y los implementos que presto.

• Información Usuarios: En esta se arroja la información general de todos los usuarios registrados.

• Proveedor que presta: En esta se arroja la información de quien ha sido el proveedor que mas cantidad de implementos ha prestado, información general del proveedor, la fecha en que hizo los prestamos y los implementos que presto.

• Este formulario solo tiene un botón que es cerrar

Informes

¿Cómo registrar un préstamo?

Estas en el menú principal

Clic en el botón registros

Este te llevara el formulario registros, haz clic en el botón prestamos

En este formulario deberás ingresar los datos que te piden de el usuario ya registrado, lo que te darás cuenta si al ingresar el código del usuario se llena automáticamente su nombre, apellido y grupo, mostrara el siguiente mensaje

Le das clic en aceptar y ya puedes continuar ingresando los datos

Estos campos se llenan automáticamente

• En el campo Proveedor encargado se escogerá de la lista desplegable el nombre del proveedor que esta realizando el préstamo.

• En esta parte se ingresa el código del usuario y automáticamente se llena sus datos generales como lo son el nombre, apellido y grupo. Recuerda que el usuario debe de estar registrado, si no lo esta regístralo.

• Luego se selecciona de la lista desplegable el implemento que se va a prestar. Aquí mismo se muestra la cantidad de implementos que hay disponible, en el momento que se realice el préstamo se reducirá de la cantidad el numero de implementos que se presto.

• En la cantidad prestada ingresas el numero de implementos que se van a prestar.

Para finalizar el registro de un préstamo, hacer clic en los botones agregar y guardar que se encuentran en la parte inferior del formulario.

¿Cómo registrar una devolución?

Haz clic en el botón registros

• Haz clic en el botón devolución

• Estas en el formulario de devoluciones

• Los campos de fecha y código de devolución se ingresan automáticamente, ingresas el código del usuario que va a devolver el implemento.

• Al ingresar el código se llenan automáticamente los campos de nombre y apellido.

Luego en el campo elemento se selecciona el implemento que se va a devolver

Luego se ingresa la cantidad de implementos que van a ser devueltos

• Para finalizar el registro de una devolución, hacer clic en los botones agregar y guardar que se encuentran en la parte inferior del formulario

¿ como registrar un usuario?

Estas en el menú principal y se selecciona el botón registros

Este te llevara el formulario registros, haz clic en el botón prestamos

haz clic en el botón de usuario nuevo

Estas en el formulario de usuario nuevo

Luego se ingresan los datos del usuario nuevo normalmente

• Para finalizar el registro del usuario nuevo, hacer clic en los botones agregar y guardar que se encuentran en la parte inferior del formulario.

¿Cómo registrar un proveedor?

HAZ CLIC EN EL BOTON REGISTROS

Haz clic en el botón proveedor

Estas en el formulario proveedor

• Se ingresa el código que se establezca para identificar a cada proveedor, y luego se procede a ingresa los datos generales que son el nombre y apellido

• Si el proveedor es alfabetizador se le ingresaran los siguientes datos, si es profesor se puede dejar en blanco.

• En el campo tipo proveedor aparece una lista desplegable donde se podrá seleccionar si el proveedor es alfabetizador o docente

• Para finalizar el registro del proveedor, hacer clic en los botones agregar y guardar que se encuentran en la parte inferior del formulario.