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MANUAL DE INSTRUCCIONES
Versión actualizada enero 2018
MANUAL DE INSTRUCCIONES
Versión actualizada enero 2018
Página: 1
ÍNDICE INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................................ 2
¿Qué es pimefactura? ...................................................................................................................................................................... 2
¿De quién es pimefactura? .......................................................................................................................................................... 2
¿A quién puedo enviar facturas con pimefactura? ............................................................................................. 2
¿Cómo puedo contactar con el servicio de atención? .................................................................................... 2
Paso a paso ................................................................................................................................................................................................. 3
CLIENTES ............................................................................................................................................................................................................ 4
Introducción ............................................................................................................................................................................................... 4
Campos de la ficha de los clientes: .................................................................................................................................... 4
Crear clientes: .......................................................................................................................................................................................... 5
Modificar clientes .................................................................................................................................................................................. 7
FACTURAS ......................................................................................................................................................................................................... 8
SERVICIO DE CREACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS .................................................................... 8
Campos del formulario de creación de facturas ......................................................................................... 8
Crear una factura a partir de otra factura ya creada ......................................................................... 13
SERVICIO DE CREACIÓN A PARTIR DE FACTURAS PDF ........................................................................ 14
SERVICIO DE ENVÍO DE FACTURAS EN FORMATO FACTURAE .....................................................16
SEGUIMIENTO DE FACTURAS .............................................................................................................................................. 17
PREGUNTAS FRECUENTES ........................................................................................................................................................... 18
He olvidado el usuario y/o contraseña, ¿qué puedo hacer? ................................................................... 18
¿Qué necesito saber antes de dar de alta un cliente? ................................................................................ 18
¿Qué son los Puntos General de entrada de facturas? .............................................................................. 18
¿Qué son los códigos DIR3? .....................................................................................................................................................19
¿Dónde puedo consultar los DIR3? ...................................................................................................................................19
¿Qué pasa si no informo los códigos DIR3? .............................................................................................................19
¿Qué son los estados de las facturas? ....................................................................................................................... 20
Me han rechazado una factura y no sé el motivo .............................................................................................. 21
Me han rechazado una factura y ya sé el motivo. ¿Qué debo hacer ahora? ......................... 21
¿Puedo modificar una factura enviada? .................................................................................................................... 23
Mi cliente me informa que me ha rechazado una factura y a mí no me consta ................. 23
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INTRODUCCIÓN
¿Qué es pimefactura? Es una plataforma web de servicios relacionados con facturación electrónica.
En pimefactura, empresas y autónomos que tengan la necesidad de enviar facturas
electrónicas a sus clientes, encontrarán una respuesta adaptada a sus necesidades.
pimefactura dispone de soluciones gratuitas y avanzadas para que ninguna empresa ni
autónomo tenga dificultades para crear, firmar y enviar facturas electrónicas a sus
clientes
¿De quién es pimefactura? pimefactura es un proyecto compartido entre PIMEC, patronal de la pequeña y mediana
empresa de Cataluña, y la empresa tecnológica ValidatedID, especializada en soluciones
de identidad digital.
¿A quién puedo enviar facturas con pimefactura? Los usuarios adheridos al Plan básico pueden enviar facturas exclusivamente a administraciones públicas
del estado español, en formato facturae.
Los usuarios adheridos al Plan avanzado pueden enviar facturas a administraciones públicas del estado
español, en formato facturae y también al resto de sus clientes en formato PDF.
Las condiciones que regulan los diferentes planes y modalidades están publicadas en
www.pimefactura.net
¿pimefactura dispone de un servicio de atención técnica y de soporte?
Todos los usuarios que utilizan pimefactura, disponen de soporte técnico sobre el uso de
la plataforma.
Los usuarios subscritos al Plan avanzado disponen de un servicio de soporte
especializado, que les ayudará a resolver dudas e incidencias relacionadas con sus
facturas.
¿Cómo puedo contactar con el servicio de atención? Exclusivamente a través del correo electrónico sat@pimefactura.com
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Paso a paso
Los pasos necesarios para enviar una factura so:
1) Crear el cliente
2) Crear o subir la factura
3) Consultar el estado de la factura
En este manual encontrará información detallada para para crear / modificar clientes y
para crear / subir facturas. También encontrará información del servicio de creación de
facturas a partir de facturas en formato PDF.
Lea detenidamente los diferentes apartados del manual y si no encuentra respuesta a
su duda, escriba un correo electrónico a sat@pimefactura.com
CLIENTES FACTURASSeguimiento de la factura
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CLIENTES
Introducción Para poder crear una factura, previamente debe haber creado el cliente al cual quiere
emitir la factura.
Antes de dar de alta un nuevo cliente, debe asegurarse que dispone de toda la
información necesaria, especialmente la referida a los DIR3 y al Punto general de entrada
(plataforma de recepción) a través de donde su cliente espera recibir las facturas.
Campos de la ficha de los clientes:
pimefactura dispone de información de clientes que otros usuarios han dado de alta, y
que puede aprovechar. Es importante que usted valide la información ofrecida por
pimefactura antes de crear su cliente.
Campo Descripción Observaciones
Tipo de Cliente Administraciones públicas /
Privados
La opción Privados está reservada a usuarios con Plan avanzado.
Los usuarios con Plan básico solo pueden crear clientes de tipo
Administración pública
NIF Identificador fiscal Precedido siempre del código de país ES. Ejemplo ESP0801900B
Tipo de persona Persona física o Jurídica. Solo visible en clientes de tipo Privado. Se ha de completar con la
información relativa a si es Residente (España), UE o Extranjero
(fuera de la unión europea)
Nombre Nombre del cliente
Dirección Dirección del cliente
Ciudad Ciudad del cliente
Provincia / CP Provincia / CP del cliente
Idioma Idioma del cliente
IBAN IBAN del cliente Bancos españoles, 24 dígitos sin espacios ni guiones
Swift/BIC Swift/BIC del cliente 11 dígitos, si es de 8 se debe rellenar con XXX por la derecha.
Plataforma de
recepción
Punto general de entrada de las
facturas
Solo visible en clientes de tipo administración pública.
Seleccionar de la lista
Email Email del cliente Solo visible en clientes de tipo Privado
C. OC Código oficina contable Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes
N. Oficina contable Nombre oficina contable Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes
C. OG Código órgano gestor Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes
N. Órgano gestor Nombre órgano gestor Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes
C. UT Código unidad tramitadora Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes
N. Unidad tramitadora Nombre unidad tramitadora Ver apartado DIR3 el manual de preguntas frecuentes
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Crear clientes:
Se recomienda revisar los datos ofrecidos antes de aceptarlos.
Al salir del campo NIF, pimefactura
busca si dispone de los datos de este
cliente.
Si encuentra información, la ofrece con
un mensaje
3
1 2
IMPORTANTE: El campo NIF, se
debe informar con el código de
país “ES” delante
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En la parte inferior se muestran todos los DIR3 que tenemos de esta administración
pública. Puede seleccionar los que necesite y/o añadir los que le falten.
Antes de salir, pulsar el botón GUARDAR situado en la parte inferior de la pantalla.
Si pimefactura no dispone de información de su cliente o usted no la ha aceptado, deberá
informar manualmente todos los campos, incluidos los DIR3 de forma manual.
Selector de DIR3.
Marcar los que necesite
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Modificar clientes
Simplemente hacer clic sobre el icono de acción “Editar” y se muestra el formulario con
toda la información del cliente.
IMPORTANTE: Realizados guardar los cambios realizados, haciendo clic sobre cualquiera
de los dos botones GUARDAR.
Modificar
clientes creados
Si pimefactura dispone de DIR3 del
cliente seleccionado, le muestra este
botón para que seleccione lo que
necesite
Puede escribir manualmente los tres
códigos y descripciones de DIR3 y
añadirlos a su lista
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FACTURAS
SERVICIO DE CREACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS
Esta opción permite a los usuarios crear sus facturas en formato facturae introduciendo
el contenido de la factura en un sencillo formularios.
Campos del formulario de creación de facturas
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IMPORTANTE: Antes de crear una nueva factura debe asegurarse que dispone de toda la información
necesaria y tener creado el CLIENTE.
Se abre formulario de creación.
A medida que se van
rellenando los campos de los
diferentes apartados, se va
simulando una factura
“clásica”.
A continuación, se muestran
en detalle los diferentes
apartados de la factura e
indicaciones que les harán
más fácil su comprensión
Hacer clic sobre la opción
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Datos generales
Pago
Pulse este botón + para ir al
formulario de creación de
clientes
Los campos obligatorios son:
• Tipo
• Cliente
• Serie (solo si utiliza serie en sus facturas)
• Nº Factura
• Fecha Factura
El resto de campos, dependerá de lo que
requiera su factura y lo que le pidan sus
clientes
Debe seleccionar una forma de pago y
informar la fecha de vencimiento.
Si la forma de pago es bancaria, debe
seleccionar los datos bancarios.
Si no ha introducido anteriormente los datos
bancarios, haga clic en el botón AÑADIR
NUEVO IBAN
El resto de campos, dependerá de lo que
requiera su factura y lo que le pidan sus
clientes
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Líneas de detalle
Observaciones
Los campos obligatorios son:
• Concepto
• Cantidad
• Precio unitario
• Seleccionar un impuesto repercutido y
su porcentaje
• Retención IRPF (si aplica)
El importe de cada línea y los totales se
calculan (Cantidad * Precio unitario)
El resto de campos, dependerá de lo que
requiera su factura y lo que le pidan sus
clientes
IMPORTANTE: por cada línea de factura
debe hacer clic sobre el botón +AÑADIR
La línea y todo su contenido se va
trasladando a la simulación de factura (a la
derecha de la pantalla)
Si necesita modificar una línea añadida,
haga clic en el icono de editar y el
contenido se traslada al apartado Lineas
de detalle
Si necesita eliminar una línea añadida,
haga clic en el icono de eliminar
En este apartado puede escribir
observaciones generales que se añaden a la
factura
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Códigos DIR3
Adjuntar documento (opcional) y Generar y enviar
IMPORTANTE: Antes de Generar y enviar su factura, revise que su contenido sea correcto.
Una vez generada y enviada la factura ya no podrá modificarla, a no ser que su cliente la
RECHACE.
Su factura se añadirá a la lista de sus facturas donde podrá ir viendo el estado de sus
facturas.
Seleccione una combinación de DIR3
Previamente debe haber informado en la ficha del
CLIENTE
Seleccione un documento
PDF para adjuntar a su
factura
Haga clic en Generar y enviar
facturae y su factura se genera, firma
y envía
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Crear una factura a partir de otra factura ya creada
Al hacer clic sobre la acción Editar se abre formulario de creación con los datos de la
factura seleccionada
IMPORTANTE: Antes de Generar y enviar su nueva factura, revise que su contenido sea
correcto. Una vez generada y enviada la factura ya no podrá modificarla, a no ser que su
cliente la RECHACE.
Su nueva factura se añadirá a la lista de sus facturas donde podrá ir viendo el estado de
sus facturas.
Haga clic en la factura que quiera
utilizar para crear otra nueva factura
Debe modificar obligatoriamente el número
de la factura
El resto de campos, dependerá de lo que
requiera su nueva factura.
Tenga atención si la factura seleccionada
tiene un documento adjunto que
posiblemente ha de substituir.
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SERVICIO DE CREACIÓN A PARTIR DE FACTURAS PDF Con este servicio sujeto a coste, está contratando que un técnico de pimefactura se
encargue de crear y enviar su factura. Para ello, debe disponer de saldo y subir la factura
o facturas que desea sean creadas y enviadas
Hacer clic sobre la
opción
Escoja su
opción
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En 24/48 horas su factura será procesada. Nuestro personal se encarga de que dicha factura llegue a su
cliente.
Una vez procesada desparece del apartado de menú PDF y puede hacer el seguimiento en el apartado
FACTURAS
IMPORTANTE: el usuario emisor, es el responsable del seguimiento de la factura.
1 – AÑADIR FACTURAS PDF
2 – ENVIAR FACTURAS PDF
3 - PENDIENTES DE PROCESAR
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2º
SERVICIO DE ENVÍO DE FACTURAS EN FORMATO FACTURAE Con este servicio puede subir facturas creadas y firmadas fuera de la plataforma y pimefactura se encarga
de enviar
IMPORTANTE: Antes de enviar sus facturas, debe haber creado sus clientes para que
pimefactura sepa donde las debe entregar
Las facturas creadas fuera de pimefactura, no se pueden modificar en pimefactura. Si
les han RECHAZADO una factura, la debe corregir por sus medios y la puede volver a
enviar.
ATENCIÓN: solo se pueden volver a subir facturas que están en estado RECHAZADA
1-Selecciona tu factura
1º
ATENCIÓN: antes de aceptar
las facturas, pimefactura
verifica que esta sea válida
según el validador oficial del
Ministerio. Si se produce un
error en la subida de la factura,
puede consultar los errores en:
https://face.gob.es/es/factura
s/validar-visualizar-facturas
Hacer clic sobre la opción
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SEGUIMIENTO DE FACTURAS
Desde la lista de las facturas, debe observar el campo “Estado”
El único estado que requiere su atención y actuación es el estado “RECHAZADA”
Haciendo clic sobre el número de la factura, puede leer el motivo del rechazo
También puede ver el histórico de cambios de estado de su factura y más información,
(Datos de emisor y receptor, fecha y importe de la factura, Punto general de entrada
donde se ha enviado la factura y los códigos DIR3 indicados)
En esta pantalla dispone de los botones para descargar la factura en formato facturae,
generar y descargar una copia de la factura en formato PDF
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PREGUNTAS FRECUENTES
He olvidado el usuario y/o contraseña, ¿qué puedo hacer? Desde la misma pantalla de entrada, dispone de la opción “He olvidado el usuario y/o la
contraseña”. Haga clic sobre el enlace de este texto y siga las instrucciones.
IMPORTANTE: para volver a crear nuevas credenciales de acceso, le será solicitado su
identificador fiscal (NIF / DNI / tarjeta de residente) y el correo electrónico registrado e
pimefactura.
¿Qué necesito saber antes de dar de alta un cliente? Los datos fiscales habituales necesarios para cualquier factura (NIF, nombre, y dirección
completa) y la información relativa a dos conceptos vinculados al formato electrónico
de las facturas para administraciones públicas:
• El Punto general de entrada (Plataforma de recepción)
• Los códigos DIR3
¿Qué son los Puntos General de entrada de facturas? Técnicamente son portales web y servicios informáticos donde, de forma automatizada
o por medios manuales, los emisores de facturas entregan las facturas.
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Todas las administraciones públicas deben estar adheridas al menos a un punto general
de entrada de facturas y pueden estar adheridas a más de uno.
El punto general de entrada que más facturas recibe es FACe, Punto general de entrada
del gobierno de España. El Punto general de entrada habitual de las administraciones
catalanas es AOCeFACT. Otras comunidades autónomas de España disponen de Puntos
generales de entrada de facturas, pero sus administraciones publicas también reciben
facturas a través de FACe.
Todas las facturas electrónicas presentadas a través del punto general de entrada de
facturas electrónicas deben generar una entrada automática en el registro electrónico
de la administración pública, gestora de dicho punto general.
IMPORTANTE: es obligación de cada una de las administraciones públicas facilitar a sus
proveedores la información relativa al punto o puntos generales de entrada de facturas
donde los proveedores pueden entregar sus facturas.
¿Qué son los códigos DIR3? Los DIR3, o “Directorio Común de Unidades orgánicas y oficinas “, permiten “encaminar”
las facturas dentro de la administración pública receptora de la factura.
Se componen de tres campos “código” y tres campos “descripción”.
Código oficina contable Código oficina gestora Código unidad tramitadora
Descripción oficina
contable
Descripción oficina
gestora
Descripción unidad
tramitadora
Alguna administración pública (poco frecuente), requiere un cuarto DIR3,
El órgano proponente.
IMPORTANTE: es obligación de cada una de las administraciones públicas facilitar a sus
proveedores la información relativa a los DIR3 que deben incluir en las facturas
Los DIR3 de administraciones adheridas a FACe, se pueden consultar en:
¿Dónde puedo consultar los DIR3? En https://face.gob.es/es se pueden consultar tanto por NIF como por nombre de la
administración.
En caso de no localizar en esta dirección, deberá contactar con su cliente
¿Qué pasa si no informo los códigos DIR3? Los códigos DIR3 son obligatorios para registrar facturas en todos los Puntos Generales
de Entrada de factura del estado español (FACe), menos en el de Cataluña (AOCeFACT).
En el caso del Punto general de entrada de Cataluña (AOCeFACT), quienes tienen la
potestad de determinar si son obligatorios o no, son las propias administraciones
receptoras de las facturas, aunque mayormente son requeridos.
Para el resto del estado español, los códigos DIR3 son imprescindibles y si no se informan
correctamente, las facturas son rechazadas de forma automática.
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¿Qué son los estados de las facturas? Facturas a clientes administraciones públicas
A partir del momento que se envía una factura a una administración pública, esta factura
estará siempre etiquetada con un ESTADO.
Debemos diferenciar los estados que genera pimefactura de los estados que
pimefactura recoge de los Puntos generales
IMPORTANTE: pimefactura no cambio los estados de las facturas generados por los
receptores de las facturas o los punto general de entrada de facturas donde se ha
estregado la factura.
Los estados que utilizan las administraciones públicas son:
No todos los estados son obligatorios. Cada administración gestiona los estados según
su criterio organizativo. El único estado que implica una acción por parte del emisor es el
estado RECHAZADA.
Facturas a clientes no administraciones públicas
A partir del momento que se envía una factura a un cliente no administración pública,
esta factura estará siempre etiquetada con un ESTADO.
Todos los estados se generan en pimefactura, por acción del receptor de la factura o por
acción manual del emisor
Los estados que utilizan para este tipo de clientes son:
IMPORTANTE: los cambios de estado que el usuario realiza de forma manual, son
responsabilidad del usuario.
Estado Creado por Descripción
CARGADA pimefactura Pendiente de enviar (estado temporal)
ENVIADA pimefactura pimefactura envia la factura al PGE indicado por el emisor
ENVIADA PGE PGE envia la factura al receptor de la factura
ENTREGADA PGE PGE confirma haber entregado la factura al receptor
REGISTRADA PGE Se genera el registro administrativo de entrada de la factura
REGISTRADA RCF PGE Registrada en el registro contable de facturación de la oficina contable
ACEPTADA PGE El servicio y/o la entraga del bien asociado a la factura ha sido validado
CONTABILIZADA OBLIGACIÓN PGE La obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocido
PAGADA PGE La obligación de pago derivada de la factura ha sido realizada
RECHAZADA PGE La factura ha sido rechazada
MANUAL pimefactura pimefactura no puede entregar la factura
ANULADA pimefactura Reservado al administrador de pimefactura, a petición del usuario
Estado Creado por Descripción
CARGADA pimefactura Pendiente de enviar (estado temporal)
ENVIADA pimefactura Cambio automático cuando pimefactura registra que el correo electrónico ha llegado al
servidor de correo del receptor de la factura
ENTREGADA pimefactura Cambio automático cuando pimefactura registra que el receptor se ha descargado la
factura
PAGADA Usuario Cambio de estado manual para emisores que desean utilizar este estado (opcional)
ANULADA Usuario Cambio de estado manual para emisores que desean utilizar este estado (opcional)
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Me han rechazado una factura y no sé el motivo Desde la lista “FACTURAS” haz clic sobre el número de la factura y accederás a una
pantalla con más información.
IMPORTANTE: Los rechazos de las facturas los hace siempre el cliente receptor de la
misma o el Punto general de entrada de facturas al que está adherido el cliente receptor.
pimefactura no rechaza facturas, solo muestra el estado indicado por el punto general
de entrada o el cliente final.
Me han rechazado una factura y ya sé el motivo. ¿Qué debo hacer ahora? Desde la lista “FACTURAS” haz clic sobre la acción Editar (en el extremo derecho en la
lista de facturas) y se abre el formulario de creación de facturas con la factura rechazada
cargada.
Debes corregir el motivo del rechazo, y volver a “Generar y enviar la factura“.
Haga clic en la factura rechazada
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se abre formulario de creación con los datos de la factura seleccionada
Si necesita modificar el contenido de las líneas,
No Debe modificar NUNCA el número de la
factura
El resto de los campos dependerá de lo que
deba modificar para solucionar el motivo del
rechazo.
Haga clic sobre el icono Editar
Modifique lo que necesite modificar y
haga clic en Guardar
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La información necesaria la
encontrará haciendo clic en el
número de la factura, en la lista
de facturas
Una vez modificada la factura, puede volver a GENERAR Y ENVIAR
IMPORTANTE: Antes de Generar y enviar la factura, revise que su contenido sea correcto.
Una vez generada y enviada la factura ya no podrá modificarla, a no ser que su cliente la
vuelva a RECHAZAR.
¿Puedo modificar una factura enviada? Sí, pero solo se puede modificar si su estado es “RECHAZADA“.
Los cambios de estado, solo los cambia el cliente receptor. PIMEFACTURA no cambia los
estados de las facturas, solo los actualiza a partir de los estados del Punto general de
entrada.
IMPORTANTE: En ningún caso debe crear nuevas facturas alterando el número de la
factura original
Mi cliente me informa que me ha rechazado una factura y a mí no me consta Cuando un cliente receptor rechaza una factura, debe enviar este cambio de estado al
Punto general de entrada de facturas a través del cual le ha sido entregada.
pimefactura se limita a recoger estos cambios de estado, por lo tanto, si observa
discrepancia entre lo que su cliente le informa y el estado en pimefactura puede verificar
el estado real directamente en el Punto general de entrada donde ha entregado su
factura.
A continuación, los principales enlaces para a consulta de sus facturas
FACe = https://face.gob.es/es/facturas/formulario-consulta-sin-certificado
Le será solicitados los siguientes datos de su factura:
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La información necesaria la
encontrará haciendo clic en el
número de la factura, en la lista
de facturas
AOCeFACT = https://efact.eacat.cat/bustia/ opción Consulta
Le será solicitados los siguientes datos de su factura: