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MANUAL DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO
Fecha emisión: 14 -02-2015
No. CIPR001
Fecha Revisión: 21-03-2015
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MANUAL DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO
INTRODUCCIÓN
La Cooperativa de Trabajadores de la Industria Militar, que para efectos del presente
manual se identificará con la sigla COOPINDUMIL, como Organización que hace parte
activa del sector solidario, dentro del ámbito de la multiactividad y en cumplimiento de
su misión ejecuta actividades económicas y financieras, al captar y colocar recursos de
y entre los asociados, procurando el equilibrio económico y social de los mismos, que
hace necesario disponer de herramientas y métodos que permitan orientar y controlar
las operaciones de manera rutinaria, promoviendo las mejores prácticas para una
gobernabilidad efectiva.
COPINDUMIL está integrada por personas, que así mismo la gobiernan a través de los
órganos de administración, vigilancia y control, para lograr el cumplimiento efectivo de
la misión corporativa, sin descuidar los principios y el contexto normativo. Entender y
aplicar el gobierno corporativo, hace parte del proceso mediante el cual, la
Administración define y ejecuta la filosofía, estructura, objetivos, estrategias, políticas,
principios, conductas éticas, funciones, responsabilidades, mecanismos para la toma de
decisiones, sistemas de información y orienta los esfuerzos para cumplir los propósitos
de los asociados.
El manejo de la gobernabilidad es un componente esencial para lograr que nuestra
Cooperativa se mantenga como una organización sólida y confiable a mediano y largo
plazo, con un enfoque de gestión estratégico y participativo con la base social, evitando
los conflictos de interés y administrando adecuadamente los riesgos.
Los elementos básicos del gobierno corporativo en la Cooperativa se pueden definir
como:
1. La propiedad y estrategia: La propiedad en COOPINDUMIL pertenece a los
asociados, quienes a su vez son los beneficiarios directos de los servicios,
principalmente de ahorro y crédito en las distintas modalidades; tienen entonces la
calidad de gestores, inversionistas, ahorradores y usuarios de la Entidad y exigen un
direccionamiento estratégico con enfoque social.
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2. Los roles y responsabilidades: Como existe una relación directa entre la estrategia y
la estructura, se deben establecer roles y responsabilidades delimitadas entre los
diferentes órganos de gobierno, asamblea, consejo, gerencia, junta de vigilancia y
revisor fiscal, los cuales además tienen la composición adecuada, el liderazgo,
competencia, experiencia y compromiso.
3. El control: Para el caso de gobernabilidad entendemos el control como todas
aquellas acciones, medios y responsabilidades, que permitan en un momento
determinado, conocer algún aspecto o función de la Cooperativa y de ser necesario
adoptar oportunamente las medidas pertinentes.
4. El manejo de los riesgos: Para el cumplimiento de las operaciones misionales y
funcionales, se cuenta con un sistema que administra los riesgos inherentes a
dichas operaciones para evitar, minimizar o transferir los impactos que puedan
generar.
5. La información: La información en COOPINDUMIL debe asegurar los elementos de
cobertura, confiabilidad, claridad, oportunidad y calidad; así como los canales
adecuados de comunicación, para lograr la efectividad requerida y esperada por los
asociados.
Es por eso, que atendiendo las orientaciones de la Súper Intendencia de Economía
Solidaria, la Administración ha diseñado y documentado el presente manual,
compilando en él los aspectos normativos legales, estatutarios, reglamentarias, de
procedimientos internos, ética, cultura y el saber hacer, que identifica nuestra Entidad,
además que ayude evitar, mitigar y controlar los riesgos inherentes a la toma de
decisiones por quienes tienen en deber y la responsabilidad de tomarlas, como también
mejorar la relaciones entre los asociados y los administradores, buscando ante todo la
transparencia en las acciones y la participación activa de los asociados.
El “Gobierno Corporativo” para COOPINDUMIL será entendido como el conjunto de
políticas y principios de dirección, administración y supervisión empresarial, que
permiten que sean definidas estructuras encaminadas a crear valor, a generar
confianza y transparencia en los diferentes Grupos de Interés de la misma.
Es importante resaltar que la creación y mantenimiento de un sano ambiente de control,
tiene un alto componente de cultura organizacional, pues es fundamental para el apoyo,
fomento y difusión de principios, valores y conductas orientadas a apoyar el crecimiento
de la Cooperativa y todos los que laboran directa o indirectamente para ésta.
En este manual se encontrará también, las pautas éticas y de conducta, que marca los
lineamientos corporativos que deben seguir cada uno de nuestros colaboradores y
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personal de asociados, principios que permiten adoptar una actitud proactiva, evitando
la tolerancia pasiva frente a posibles desvíos y actuando por iniciativa propia, cuando se
detecten inconsistencias en cualquier proceso.
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CONTENIDO:
1. DEFINICION………………………………..…………………………………….. 11
2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ………………………………………. 11
3. PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO …………………………………………... 12
4. APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL BUEN GOBIERNO
CORPORATIVO …………………………………………………………………. 13
5. AUTOEVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL BUEN
GOBIERNO CORPORATIVO …………………………………………………… 13
6. DECLARACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION………………….. 13
7. FILOSOFIA EMPRESARIAL …………………………………………………… 13 - 18
7.1. Misión.
7.2. Visión
7.3. Postulados Generales
7.4. Valores
7.4.1. Ir Más Allá de las Fronteras.
7.4.2. Pasión
7.4.3. Respeto.
7.4.4. Responsabilidad
7.4.5. Integridad
7.5. Normas de Conducta
7.6. Principios de Coopindumil
8. CULTURA EMPRESARIAL………………………………………………………. 18 - 21
8.1. Hábitos Esenciales
8.2. Calidad en los Productos, Servicios
8.3. La Honradez en el Servicio
8.4. La cooperación de Información
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8.5. El trabajo Productivo
8.6. Conocimiento para Crear Riqueza.
8.7. Espíritu de Riesgo y Libertad con Responsabilidad
8.8. Información al Mercado
9. RELACIONES CORPORATIVAS Y DEL TRABAJO………………………… 21 - 29
9.1. Relaciones de la entidad y los Empleados
9.1.1. Inducción
9.1.2. Remuneración del Personal
9.1.3. Evaluación
9.2. Relación de la Entidad con los Asociados
9.2.1. Derechos de los Asociados.
9.2.2 Deberes de los Asociados
9.3. Relación con Proveedores
9.4. Relación con la Comunidad
10. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GOBIERNO Y CONTROL INTERNO… 29-61
10.1. Organigrama
10.2. Asamblea General
10.2.1. Clases de Asambleas
10.2.2. Asamblea de Delegados
10.2.2.1 Elección de Delegados a la Asamblea General
10.2.2.2 Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso
10.2.3. Convocatoria a Asamblea de Delegados
10.2.4. Composición y Realización de la Asamblea de Delegados
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10.2.5 Requisitos para el funcionamiento de la Asamblea de Delegados
10.2.6. Funciones de la Asamblea de Delegados
10.2.7. Decisiones en la Asamblea de Delegados
10.2.8. Quórum deliberatorio y validez de los actos
10.2.9. Reforma de Estatutos
10.3. Consejo de Administración
10.3.1. Reglamento del Consejo de Administración
10.3.2. Requisitos para ser Consejero
10.3.3. Conducta del Consejero
10.3.4. Remoción de los miembros del Consejo de Administración
10.3.5. Funciones del Consejo de Administración
10.3.6. Prohibiciones
10.3.7. Reuniones
10.3.8. Deberes
10.3.9. Derechos
10.3.10. Responsabilidades del Consejo de Administración
10.3.11. Convocatoria a reuniones
10.3.12. Régimen de Sesiones
10.3.13. Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso
10.3.14. Información para decisión
10.3.15 Evaluación Anual
10.3.16. Funciones de dignatarios del Consejo de Administración
10.3.16.1 Presidente del Consejo
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10.3.16.2. Secretario del Consejo
10.3.16.2.1. Conducta del Presidente y Secretario
10.4 Representación Legal (Gerente)
10.4.1. Convocatoria (Requisitos)
10.4.2. Perfil Profesional del Cargo
10.4.3. Requisitos para ser Gerente
10.4.4. Lineamientos de Conducta
10.4.5. Contratación.
10.4.6. Funciones
10.4.7. Información Gerencial
10.4.8. Suplencia del Gerente
10.4.9. Afinidades e Incompatibilidades
10.4.10. Remoción del Gerente
10.4.11. Evaluación del Desempeño del Gerente
10.5. Comités de Apoyo
10.5.1. Comité de Apelaciones
10,5.1.1. Funciones
10.5.2. Comité de Revisión del Acta de Asamblea General de Delegados
10.5.2.1. Funciones
10.5.3. Comité de Educación
10.5.3.1 Funciones
10.5.4. Comité Social y de Solidaridad
10.5.4.1. Funciones
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10.5.5. Comité de Crédito y Cartera
10.5.5.1. Funciones
10.5.6. Comité de Evaluación de Cartera.
10.5.6.1. Funciones
10.5.7. Comité Interno de Administración del Riesgo y Liquidez
10.5.7.1. Funciones
10.5.8. Comité de Planeación.
10.5.8.1. Funciones.
11. JUNTA DE VIGILANCIA …………………………………………………….. 61- 64
11.1. Perfil
11.2. Sesiones
11.3. Funciones
11.4. Deberes y Lineamientos de Conducta
11.5. Prohibiciones
12. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO……………………………………………… 65 - 66
12.1. Requisitos
12.2. Funciones
13. CONTROL EXTERNO E INTERNO ………………………………………. 66 - 70
13.1. Revisoría Fiscal
13.1.1. Requisitos y Calidades para su Elección
13.1.2. Mecanismos para su Elección
13.1.3. Mecanismos para Información
13.1.4. Obligaciones de COOPINDUMIL con la Revisoría Fiscal.
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13.1.5. Funciones del Revisor Fiscal
13.1.6. Revisor Fiscal y su Suplente
13.1.7. Remuneración
13.2. Control Interno
13.2.1. Sistemas de Gestión y Control
14. REGLAS DE POLITICA EMPRESARIAL……………………………….. 71 - 78
14.1. Conflictos de Interés
14.2. Manejo de Conflictos de Interés.
14.2.1. Mecanismos de Administración del Conflicto de Interés
14.2.2. Abstención para Actuar Frente al Conflicto de Interés.
14.2.3. Revelación al Superior Jerárquico
14.2.4. Revelación a las Partes Afectadas
14.2.5. Obtención de Autorización Previa de las Partes Afectadas.
14.2.6. Criterios de Prohibición
14.2.7 Deberes de los Colaboradores (Colaboradores Internos).
14.2.8. Recursos Informáticos
14.2.9 Comunicación de COOPINDUMIL
14.2.10 Gestión de la Información y Procedimiento de Análisis
14.3. Responsabilidad Social
14.4. Operaciones Prohibidas
15. DISPOSICIONES GENERALES……………………………………………… 78
15.1. Obligatoriedad
15.2. Sanciones
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15.3. Publicidad
16. REFORMA DEL MANUAL DEL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO…… 78 - 79
17. GLOSARIO DE TÉRMINOS…………………………………………………… 79 - 81
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1. DEFINICION
El BUEN GOBIERNO CORPORATIVO se define como “el sistema por el cual la
Cooperativa establece los principio, directrices, objetivos y medios para para regir su
ejercicio y la forma de ser dirigida controlada. La estructura del Gobierno Corporativo
especifica la distribución de los derechos y responsabilidades entre los diferentes
participantes de la Organización, tales como el asociado, los administradores, el
gobierno y otros agentes económicos que mantengan algún interés en la Empresa. El
Gobierno Corporativo también provee la forma de hacer un seguimiento a su
desempeño”.
El sistema de buen Gobierno Corporativo, comprende diferentes aspectos regulatorios y
organizacionales, que en la medida que sean adecuadamente implementados en
COOPINDUMIL le permitirá atraer y retener capital financiero, humano, funcionar en
forma eficiente y, de esta forma crear valor económico para la Cooperativa y sus
asociados.
2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
El objeto del código de buen gobierno corporativo, es:
a. Establecer los parámetros, que la normatividad legal y estatutaria obliga para
COOPINDUMIL.
b. Orientar la Administración y órganos de control y vigilancia, para que con la
aplicación se pueda mitigar, minimizar y/o controlar los riesgos inherentes a la toma
de decisiones.
c. Delimitar el funcionamiento de los órganos de administración, vigilancia y control y
sus interrelaciones
d. Promover las buenas prácticas, transparencia, claridad, calidad y oportunidad de la
información
e. Mejorar las relaciones entre los asociados órganos de administración, Junta de
vigilancia y partes interesadas.
f. Propender por la eficiencia, eficacia, y efectividad del talento humano y de los
recursos financieros, materiales, tecnológicos y ambientales, con la finalidad de
contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los asociados, familia y usuarios
de los servicios.
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El Presente Código es APLICABLE a los asociados, administradores, órganos de
control, proveedores, asociados y empleados de la Cooperativa. Tiene carácter
obligatorio y por ello, su contenido no son meras recomendaciones. Este documento es
considerado esencial para la organización en la medida que recoge aspectos que van
más allá de los incluidos en las diferentes regulaciones legales, estatutarias y
reglamentarias.
3. PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO
Los principios fundamentales del Buen Gobierno Corporativo DE COOPINDUMIL son:
a. Proteger los derechos de los asociados: Los derechos y propiedad deben estar
protegidos adecuadamente incluido el derecho de elegir, ser elegido en las
asambleas de asociados, Consejo de Administración y demás órganos de
administración y control.
b. Asegurar el trato equitativo para todos los asociados: Manteniendo la condición de
equidad y evitar las práctica de privilegio y conflictos de interés.
c. Reconocer los derechos de los grupos de interés: Reconocer que la Cooperativa
tiene sus propios intereses, pero además ser consciente que tiene relación con
otros grupos los cuales deben conservar sus derechos estipulados por ley o las
buenas prácticas comerciales.
d. Promover la cooperación activa entre la Cooperativa y la sociedad: Con la creación
de servicios para el bienestar y la recreación de sus asociados, empleados y la
comunidad en general.
e. Asegurar la comunicación y transparencia de la información: Adoptar los
mecanismos para que la información se presente de manera precisa, y de modo
regular acerca de todas las operaciones de la cooperativa, incluidos el informe de
gestión y resultados, la situación financiera, la propiedad y el gobierno corporativo.
f. Establecer el direccionamiento estratégico: Hacer que la cooperativa que permita
orientar la gestión y llevar un control eficaz por parte del Consejo de Administración,
la Gerencia y demás entes de vigilancia y control.
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4. APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL BUEN GOBIERNO
CORPORATIVO
El órgano encargado de aprobar y supervisar el cumplimiento de los principios del Buen
Gobierno Corporativo en COOPINDUMIL es la Asamblea General; sin embargo
delegará en el Consejo de Administración y la Gerencia la tarea de revisar, actualizar y
hacer seguimiento al presente manual, informando a la Asamblea el estado de
cumplimiento de los principios por parte de los involucrados.
5. AUTOEVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL
BUEN GOBIERNO CORPORATIVO
El Gerente de COOPINDUMIL será el encargado de elaborar anualmente el informe de
autoevaluación de los principios de Buen Gobierno Corporativo, de acuerdo a lo
establecido en la Resolución CIRCULAR No. 005 de 2013 o normas que la sustituyan,
modifiquen o complementen. Una vez elaborado el informe, deberá presentarlo
formalmente al Consejo de Administración para que éste lo discuta, modifique y
apruebe.
Una vez aprobado el Consejo de Administración deberá darlo a conocer a los
delegados para que éstos lo evalúen y aprueben finalmente en el seno de la Asamblea
General.
6. DECLARACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
Por medio de este Manual, El Consejo de Administración de COOPINDUMIL aprueba
las políticas y procedimientos relacionados con el aseguramiento de los lineamientos y
marcos de actuación del Gobierno Corporativo, proporciona la base de Ética y
Conducta y comunica a todos los asociados o Grupos de Interés, los principios
adoptados, sus órganos de gobierno y control, y los mecanismos para verificar su
cumplimiento, a fin de garantizar la transparencia e integridad de las operaciones.
7. FILOSOFIA EMPRESARIAL
7.1. Misión
COOPINDUMIL como organización dinámica, está comprometida con la creación de
valor, oferta de servicios financieros y suministro bienes, con la calidad y oportunidad
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requerida, procurando el crecimiento económico, social y cultural acorde con los
avances tecnológicos, para satisfacer las necesidades y expectativas de sus asociados,
en ahorro, crédito, educación, recreación, bienestar y los complementarios que
fomenten la multiactividad.
Así mismo promueve y contribuye al desarrollo integral para mejorar la calidad de vida
de los asociados y sus familias. a través de la solidaridad y ayuda mutua.
7.2. Visión
COOPINDUMIL tiene como visión ser reconocida en el mediano y largo plazo por los
asociados y el sector solidario, soportada en su solidez económica, financiera y la
calidad de los servicios, mediante el liderazgo, innovación, asesoría y la optimización
tecnológica de los procesos con desarrollo sostenible.
7.3. Postulados Generales y de estrategia corporativa.
COOPINDUMIL estructurará sus estrategias con base en los siguientes postulados:
a. Crear valor a los asociados a través del crecimiento de la cooperativa de manera
sostenible, con la diversificación de las fuentes de ingresos y el manejo eficiente de
los recursos en función de la estrategia.
b. Contar con los recursos humanos, tecnológicos y la organización necesaria para
implementar la estrategia.
7.4. Valores.
COOPINDUMIL fundamenta su razón de ser con la aplicación permanente de cinco
valores principales, los promulga y entiende en cada caso, así:
7.4.1. Ir más allá de las fronteras.
a. Tener el coraje de trabajar fuera de nuestra zona de confort para alcanzar mayores
logros
b. Aproximar a nuestro trabajo y al de los demás con energía auténtica y espíritu de
desafío
c. Saber que el que se opone, propone.
d. Hacer que los terceros identifiquen nuestros valores y los promulguen.
e. Pensar en beneficios para toda la organización.
f. Buscar nuevas alternativas de negocio pero seguras y así brindar mejores productos
y servicios a nuestros asociados.
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g. Interactuar y ayudar a otros equipos en su trabajo diario, encontrando sinergias en
las distintas áreas de operación.
h. Compartir nuevas tendencias del mercado.
i. Colocar mente abierta al cambio.
j. Buscar el aprendizaje en todas las situaciones.
7.4.2. Pasión
a. Entregar cuerpo y alma en todas las actuaciones
b. Creer en nosotros mismos y en nuestro potencial individual y como equipo
c. Innovar continuamente la forma de trabajar, los productos y servicios que se
ofrecen, para liderar el mercado y servir mejor a nuestros asociados.
d. Poner entusiasmo y alegría en todas las actividades
e. Celebrar las diferencias y nuestros éxitos.
f. Reconocer los logros de nuestros compañeros.
g. Tener sentido de pertenencia.
h. Preservar un buen ambiente laboral.
i. Fomentar los valores y ser defensores de ellos.
j. Dar buen ejemplo
7.4.3. Respeto.
k. Dar siempre un trato digno y equitativo a todas las personas, sin importar sus
condiciones personales, raza, estrato social, credos u otras condiciones.
l. Tratar a los demás de la manera en que les gustaría ser tratados.
m. Escuchar las necesidades y aspiraciones de otras personas.
n. Comprender las diferencias culturales, religiosas, políticas, sexuales y de opinión.
o. Respaldar y retarnos mutuamente para ser los mejores.
p. Promover y valorar las contribuciones de todo tipo.
q. Ignorar comentarios que no generan valor.
r. Tener tacto.
s. Apreciar, valorar y medir las sugerencias.
t. Promover una comunicación abierta.
u. Fortalecer la confianza entre nosotros como equipo.
v. Escuchar todas las partes.
w. Ser justos en la toma de decisiones.
x. Verificar la fuente de la información.
y. Apreciar el punto de vista de otros.
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7.4.4. Responsabilidad.
a. Cumplir los compromisos y gestionar las expectativas para garantizar el al atención
oportuna de las necesidades.
b. Asumir la responsabilidad por nuestras acciones y a aprender de los errores
c. Hacer nuestros los problemas y encontrar soluciones
d. Apreciar y alentar la energía y el entusiasmo de otros
e. Poner entusiasmo y alegría en todas las actividades
f. Celebrar las diferencias y nuestros éxitos.
7.4.5. Integridad.
a. Comportarse consecuentemente con los valores de COOPINDUMIL.
b. Asegurar que las actuaciones de los Cooperados estén siempre enmarcadas dentro
de los más altos y estrictos principios éticos y legales.
c. Ser honestos y transparentes en todas las actividades realizadas
d. Establecer relaciones basadas en la confianza
e. Asegurarse de que las acciones y decisiones tomadas sean justas, objetivas y
ecuánimes
f. Aplicar prácticas éticas que demuestren un genuino civismo empresarial
g. Ser transparentes en nuestras acciones, ser éticos.
h. Decir la verdad.
i. Ser Coherentes con lo que pensamos, sentimos, decimos y hacemos.
j. Dejar los rumores.
7.5. Normas de Conducta.
Para construir y mantener altos estándares de confianza y respecto entre nuestros
asociados, medios de comunicación, las instituciones gubernamentales y demás
interesados, las actividades en Cooperativa deben ser conducidas de forma que
fomenten las siguientes normas de conducta:
a. Hacer la comunicación sencilla, franca y clara.
b. Mantener altos estándares de calidad, acordes con la estrategia de ahorro e
inversión a corto y largo plazo.
c. Tener integridad personal, para soportar presiones impropias de cualquier fuente
que pueda presentarse.
d. Actuar de manera transparente, recta, consistente y oportuna.
e. Respetar y apreciar el medio ambiente.
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f. Promocionar la competencia sana, honesta y justa.
g. Mantener actitud amable, servicial y respetuosa, con un entendimiento de la
situación particular de cada asociado.
h. Tener disponibilidad y oportunidad en el servicio.
i. Comprometerse con el desarrollo de una idea de empresa que supere la sola
obtención de utilidades
j. Manejar de forma responsable y cuidadosa la información de Asociados, del
mercado a que se tenga acceso, y de terceros, generando confianza y tranquilidad
en el mercado y en los asociados
k. Brindar excelencia y calidad en el servicio, satisfaciendo así las expectativas de los
asociados y logrando de esta forma el éxito empresarial.
l. Basar las actividades, productos y servicios en la honestidad.
m. El respetar los derechos humanos, la dignidad, igualdad y demás derechos
fundamentales, que son pilares de una la Cooperativa democrática, libertaria y
pluralista.
n. defender el buen nombre, cultura, trayectoria, posición social y filosofía de la
Cooperativa.
o. Dar privilegio a los intereses de los asociados. El respeto por el asociado se
demuestra con el nivel de atención que se le dé, el tiempo en que se atiendan sus
consultas, quejas o reclamos y la forma en que ello se haga.
p. Respetar y hacer cumplir la Constitución y la ley colombiana en todas sus
denominaciones, al igual que los reglamentos, códigos, manuales, instructivos,
impartan los diferentes órganos sociales y comités.
7.6. Principios de COOPINDUMIL
Los siguientes principios cooperativos son pautas mediante las cuales COOPINDUMIL
pone en práctica sus valores.
a. Adhesión voluntaria y abierta: En la Coperativa la adhesión es voluntaria, abierta a
todas las personas capaces de utilizar los servicios y dispuestas a aceptar las
responsabilidades de ser asociadas, sin discriminación social, política, religiosa,
racial o de sexo.
b. Gestión democrática por parte de los asociados: los cuales tienen iguales derechos
de voto (un asociado un voto), gestionan y participan activamente en la fijación de
las políticas y en la toma de decisiones
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c. Participación económica: Los asociados son partícipes en justicia y equidad de los
resultados económicos con la revalorización de sus aportes y la utilización directa de
los fondos sociales en cada ejercicio.
d. Autonomía e independencia Institucional: COOPINDUMIL tiene autonomía
administrativa, financiera y presupuestal, con derecho a la autodeterminación y
autogobierno, para gestionar y orientar los recursos propios y de terceros
involucrados.
e. Educación solidaria: La educación es la base sobre la cual se fundamenta toda
gestión y desarrollo de la Cooperativa, los asociados participan en actividades
tendientes a su formación permanente, oportuna y progresiva, para consolidar los
principios, métodos, características, asistencia técnica, investigación y promoción
del cooperativismo, así como el derecho a la información a través de los
mecanismos dispuestos para ello.
f. Integración cooperativa: COOPINDUMIL puede asociarse entre sí con instituciones
similares y con organismos de segundo grado del cooperativismo, con espíritu de
solidaridad, cooperación y ayuda mutua, buscando el beneficio común y
cumplimiento de sus fines económicos y sociales.
g. Responsabilidad social: Existe el interés de servicio a la comunidad, al mismo
tiempo que se centra en las necesidades y los deseos de los asociados; la
cooperativa trabaja para conseguir el desarrollo sostenible de sus comunidades, por
medio de políticas aprobadas por sus miembros.
8. CULTURA EMPRESARIAL
8.1. Hábitos Esenciales
COOPINDUMIL adopta como hábitos esenciales la transparencia y la revelación plena
de información permitida por la ley a las partes interesadas. En virtud de estos hábitos,
hace suyo el compromiso irrevocable de poner a disposición de los asociados, sus
corresponsales y del mercado la información financiera y no financiera que sea
relevante para los mismos.
De esta forma la Cooperativa entregará a sus asociados y grupos de interés la siguiente
información financiera:
a). Información Anual: Dentro de los tres primeros meses del cierre de ejercicio, la
cooperativa enviara a los delegados para toma de decisiones y aprobación en
Asamblea la siguiente información:
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Los estados financieros obligatorios.
Notas a los estados financieros y revelaciones
Indicadores Financieros y Comerciales.
b). Informe sobre hechos o situaciones acaecidas después del ejercicio contable: Que
a juicio de la Administración resulten relevantes para los asociados, con indicación del
hecho o situación, su fecha o época de ocurrencia y su implicación financiera para la
Cooperativa.
Igualmente, pondrá a disposición de sus asociados, la siguiente información no
financiera:
Informe de gestión de la Administración
Informe de gestión del control y vigilancia
Informe de gestión integral y dictamen de los estados financieros entregados por el
Revisor Fiscal
Proyectos importantes futuros
Resumen de la estrategia de la Cooperativa
Estructura del Control Interno y de la Auditoría.
Sanciones o multas en firme impuestas a Cooperativa o a los representantes
legales, indicando con la autoridad sancionadora, fecha de imposición, motivo y
cuantía.
Proyecto de distribución de excedentes.
Proyecto de reforma de estatutos (Si aplica)
Proyecto de modificación al Código de Buen Gobierno (Si aplica)
8.2. Calidad en los Productos, Servicios.
COOPINDUMIL está comprometida en brindar excelencia y calidad en el servicio,
satisfaciendo así las expectativas y logrando de esta forma el éxito empresarial.
8.3. Honradez en el Servicio.
Nuestras actividades, productos y servicios se basan en la honradez. Siguiendo este
valor, COOPINDUMIL actuará siempre con total transparencia y rectitud ante sí misma,
los asociados, el gobierno, sus entidades supervisoras y cualquier otro tercero
relacionado con la empresa.
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8.4. Cooperación de información
COOPINDUMIL atiende ampliamente y oportunamente los requerimientos e
información solicitada por entidades supervisoras del Estado, órganos judiciales o
terceros que tenga un interés legítimo en aclarar circunstancia o dudas en la cual tenga
injerencia la Cooperativa. Esta prerrogativa tendrá como límite la defensa de los
intereses jurídicos de la Cooperativa; de esta forma, serán improcedentes las
solicitudes que se realicen en relación con información privilegiada o confidencial del
seno de la Entidad, sus asociados, al igual que con información que no sea de
conocimiento público y que en manos de un tercero pueda generarle riesgo o daño a la
Cooperativa. Queda especialmente prohibido divulgar información relacionada con los
activos intangibles de la cooperativa, tales como los productos y servicios que están en
trámite de aprobación, las solicitudes de marcas y patentes, entre otros.
8.5. Trabajo Productivo
Cada empleado o servidor de la Cooperativa, sea cual sea su cargo u oficio, trabajará
de forma productiva y proactiva durante su jornada laboral o tiempo asignado. Este
compromiso se cumple ejecutando con disciplina y rigor los encargos profesionales,
técnicos u mecanismos, que le sean encomendados según el Manual de Funciones y
Procedimientos. En virtud de la asunción del anterior compromiso, y para optimizar el
rendimiento laboral, los empleados de Cooperativa, durante la jornada laboral, se
abstendrán de realizar actividades que no sean propias de su cargo o que no beneficien
directa o indirectamente a la Organización.
8.6. Conocimiento para Crear Riqueza
COOPINDUMIL buscará continuamente cumplir su cometido, sin perder la capacidad de
crear riqueza para sus asociados y contribuir al desarrollo del País. Se harán los
esfuerzos necesarios para construir con una empresa a la vez ética y sostenible, donde
la eficacia no riña con la equidad, y donde se logren los resultados económicos,
laborales y humanos proyectados y queridos.
8.7. Espíritu de Riesgo y Libertad con Responsabilidad
En razón de nuestra actividad, basada fundamentalmente en la confianza de los
asociados y en el manejo adecuado de los riesgos de mercado, que comportan las
inversiones en valores negociables, la Cooperativa dará a conocer las condiciones de
su reglamento de crédito, e identifica y valora los principales riesgos a los que se
encuentran expuestos.
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8.8. Información al Mercado
La Cooperativa pondrá a disposición de las entidades de control toda la información
relevante para el desarrollo de sus actividades, sin que ello signifique la violación al
deber de reserva, la cual por Ley debe conservar la organización. Resulta claro que el
deber de reserva no aplica respecto de las autoridades a quien por Ley no puede ser
oponible.
9. RELACIONES CORPORATIVAS Y DEL TRABAJO
COOPINDUMIL contratará con personas naturales como empleados y personas
naturales y jurídicas como contratistas, por contrato de prestación de servicios que se
adecuen a las convicciones, la cultura y los valores que la Cooperativa profesa.
Tanto los empleados y contratistas antiguos y los que se vinculen con posterioridad a la
promulgación del presente Código de Buen Gobierno, conocerán y aceptarán el mismo
en su integridad. Todos ellos, suscribirán un otrosí a sus respectivos contratos en el
cual se disponga que la violación a cualquiera de las disposiciones que aquí se
incorporan implique la terminación con justa causa del contrato laboral o la terminación
con justa causa del contrato de prestación de productos y servicios.
Lo dispuesto en el parágrafo anterior no implicará que proveedores o contratistas de
obra u otros temas operativos deban adherirse al presente Código de Buen Gobierno a
través de un otrosí a su contrato.
9.1. Relaciones de la Entidad y los Empleados
La Cooperativa reconoce que sus empleados son su mayor activo empresarial y el
motor que gestiona su crecimiento. Es por ello que, a través del presente Código de
Buen Gobierno, adopta los siguientes compromisos con sus empleados:
a. Reconocer el mérito que cada uno de los empleados tiene y el aporte que los
mismos hacen a la organización, medido por la consecución de resultados y la
calidad del servicio prestado.
b. Fomentar el trabajo en equipo, favoreciendo la iniciativa y la toma de decisiones
individuales.
c. Asegurar que haya igualdad de oportunidades de ascenso y promoción al interior de
la cooperativa.
d. Crear un clima de confianza en el que todos se sientan respaldados y motivados a
continuar su progreso personal y el de COOPINDUMIL.
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e. Rechazar categóricamente cualquier tipo de trato discriminatorio o de acoso laboral
frente a cualquier empleado.
Los empleados, en señal de reciprocidad y de compromiso, se obligan, adicionalmente
a lo establecido en cada uno de sus contratos laborales, a:
a. Realizar la labor contratada de manera íntegra y profesional.
b. Obrar con plena observancia de los principios éticos que exige su labor.
c. Seguir las directrices determinadas por COOPINDUMIL.
d. Poner al servicio del empleador, toda su capacidad normal de trabajo en el
desempeño de sus funciones y en las labores anexas, conexas y complementarias,
acatando y cumpliendo las órdenes e instrucciones que le imparta la cooperativa y/o
sus representantes.
e. Asistir y participar activamente en los programas y actividades especiales de
formación tales como: capacitaciones, seminarios, congresos, entre otros.
f. Ejecutar las funciones que le correspondan, de conformidad con el horario,
condiciones, requisitos, orientaciones programas y especificaciones determinados
por la Cooperativa, con la ética, dedicación, minuciosidad y detalle, de manera tal,
que cada labor resulte de alta calidad, eficacia y provecho para ambas partes.
g. Presentar por escrito, en forma oportuna y puntual, los informes de cualquier tipo
que le sean solicitados.
h. Asistir puntualmente y con plena disposición a todas y cada una de las reuniones a
las cuales sea convocado por el empleador, independientemente de la fecha, hora o
lugar en que deban realizarse.
i. Mantenerse actualizado y tener los conocimientos inherentes a las funciones que le
corresponde desarrollar y de interés general.
j. No comunicar con terceros, salvo autorización expresa y escrita de la organización,
la información que tenga sobre su trabajo, especialmente sobre las cosas que sean
de naturaleza reservada o cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a
COOPINDUMIL, lo cual no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del
contrato o de las demás normas legales del trabajo ante las autoridades
competentes.
k. Conservar, mantener y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural razonable,
los instrumentos y útiles que le hayan sido facilitados para el desempeño del cargo.
l. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con directivos, superiores, y
compañeros de trabajo, a quienes tratará con el debido respeto, de conformidad con
las normas de decencia y las buenas costumbres.
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m. Mantener en forma permanente una actitud positiva en el desarrollo de su gestión
laboral y de su comportamiento en general, velando por mantener una entera actitud
de servicio para con los demás, y ayudando a encontrar soluciones adecuadas,
creativas y precisas a problemas específicos, y sirviendo como un excelente ejemplo
para las personas de la empresa.
n. Comunicar oportunamente a COOPINDUMIL las observaciones que estime
conducentes para procurar el correcto funcionamiento del negocio y para evitar
posteriores malentendidos.
o. No presentarse al trabajo en estado de embriaguez, alicoramiento o bajo influencia
de narcóticos o drogas alucinógenas o psicotrópicas;
p. No faltar al trabajo sin justa causa, impedimento o permiso expreso y escrito de
COOPINDUMIL.
q. No disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, ni suspender
labores, ni promover suspensiones intempestivas de trabajo o incitar a su
declaración o mantenimiento, sea que participe o no en ellas.
r. No hacer colectas, ni rifas, ni suscripciones, ni cualquier otra clase de propaganda
en el lugar de su trabajo.
s. Aceptar las modificaciones en la labor contratada y en la prestación del servicio que
decida la cooperativa dentro de su poder subordinante, así como las labores
necesarias para el cumplimiento cabal del servicio contratado, y las conexas y
complementarias del caso.
t. No solicitar a los empleados a “Tesorero y otros” de la cooperativa, ningún tipo de
transacción de dineros, tales como, cambio de cheques, préstamos personales,
auxilios de cualquier índole, custodia de valores y otros.
u. Entregar a Tesorería, inmediatamente los dineros que le sean entregados por los
corresponsales como pago por los servicios que han sido prestados, o por cualquier
otro concepto.
v. Cumplir las instrucciones que COOPINDUMIL imparta en desarrollo de este contrato
a través de circulares, cartas o reglamentaciones;
w. Mantener absoluta reserva respecto de toda clase de asuntos relacionados con las
políticas de trabajo, política de cobranza, políticas comerciales o de cualquier otro
tipo, que utilice la cooperativa para el desarrollo de sus actividades al igual que
mantener estricta reserva sobre las bases de datos que haya recopilado, y demás
información que recopile en el giro ordinario de su negocio.
x. Suministrar en forma oportuna toda la información que le sea solicitada por la
dirección o gerencia.
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y. No utilizar en forma indebida el nombre de COOPINDUMIL y los productos o
elementos de trabajo, que le sean entregados por éste.
z. Abstenerse de utilizar para sí, o para cualquier otra persona, enviar por Internet o de
entregar en copia física o por cualquier otra modalidad, documentos de uso interno
de la oficina, tales como manuales, minutas, modelos, copias de actas, contratos,
memoriales o en general cualquier documento cuya autoría y derechos de propiedad
intelectual correspondan a COOPINDUMIL.
9.1.1. Inducción
Una vez sea contratado un nuevo empleado, se iniciará el proceso de inducción, el cual
irá orientado a que el colaborador conozca los valores y principios que rigen el trabajo
de COOPINDUMIL, la cultura organizacional de ésta y en general los diferentes
procesos, procedimientos, actividades que se llevan a cabo en la Cooperativa y el
cumplimiento de normas legales, los esquemas de trabajo en equipo que se manejan
en la misma y el cual será programado por la Gerencia y ejecutado por las diferentes
áreas con las cuales el funcionario deba interactuar.
9.1.2. Remuneración del Personal
Las políticas salariales son definidas por el Consejo de Administración, mediante
estudios soportados que presenta la Gerencia, siguiendo una metodología
documentada; éstas se fijarán de acuerdo a la actividad, responsabilidad y preparación
de cada empleado. En los respectivos contratos de trabajo se estipula, la remuneración
asignada a cada colaborador. Así mismo, los beneficios a que tiene derecho son
debidamente comunicados y aceptados por cada uno de ellos. Así mismo, la
remuneración debe estar alineada con la situación económico-financiera de
COOPINDUMIL y con la maximización del valor de ésta en el largo plazo.
9.1.3. Evaluación.
COOPINDUMIL tiene un proceso estandarizado para realizar seguimiento y medición al
desempeño de sus colaboradores, teniendo en cuenta tanto el proceso de inducción
como la evaluación periódica anual.
Para la Gerencia, se maneja también un proceso estandarizado, que es llevado a cabo
por el Consejo de Administración, tanto desde el punto de vista de las competencias
requeridas para los cargos, como desde la óptica de los resultados efectivamente
obtenidos. Para llevar a cabo dicha evaluación, se tomarán como parámetros los
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modelos de evaluación estándar al igual que indicadores de gestión y métodos
técnicamente probados.
9.2. Relación de la Entidad con los Asociados.
9.2.1. Derechos de los Asociados
Se parte de la premisa que los asociados son los dueños, por lo tanto la Administración
asume la responsabilidad ante los mismos, por la forma como administre los recursos
aportados por ellos, al igual que por el desarrollo empresarial que se le dé a la
organización. En contraprestación los asociados tendrán los siguientes derechos:
a. Recibir trato equitativo, beneficios y servicios que ofrece la Cooperativa.
b. Formular peticiones, reclamaciones o propuestas a administración y obtener
respuesta oportuna a las mismas, en la forma y términos establecidos en los
estatutos y este Código. Así mismo presentar a la Junta de Vigilancia o al Revisor
Fiscal, quejas fundamentadas o solicitud de investigación o comprobación de
hechos que puedan configurar infracciones o irregularidades de los administradores.
c. Tener acceso oportuno y suficiente de la información que se consigna en este
Código, así como a cualquier otra información que soliciten y que tenga carácter
público. Igualmente, podrán revisar en cualquier tiempo el Libro de Registro de
Asociados, en las oficinas de la Cooperativa.
d. Conocer la identidad de los demás asociados
e. Ventilar y resolver las diferencias que ocurran entre los asociados o los
administradores y la Cooperativa, así como aquellas que surjan entre asociados o
entre éstos y los administradores, con ocasión de la celebración, interpretación,
ejecución, terminación o desarrollo del contrato social o durante la liquidación de la
Cooperativa, mediante los mecanismos de solución de conflictos previstos en los
Estatutos y en la ley.
f. Recibir información objetiva, suficiente y relevante de parte de COOPINDUMIL que
les permita tomar decisiones fundamentadas.
g. Convocar a la Asamblea General en los términos establecidos en los estatutos
sociales.
h. Participar y Ejercer actos de decisión y elección en las Asambleas Generales, de
manera que a cada asociado o delegado, corresponda un sólo voto y decidir en
aquellos temas que sean fundamentales en la vida de COOPINDUMIL y en general
para todos aquellos efectos que determinen la ley y los estatutos.
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i. Hacer recomendaciones de toda naturaleza en relación con el desempeño
societario, incluyendo lo relacionado con este Código de Buen Gobierno
Corporativo.
j. Acceder a la nominación y designación de los miembros del Consejo de
Administración y del Revisor Fiscal.
k. Realizar acuerdos entre asociados.
l. Utilizar los servicios de la Cooperativa, conforme a los reglamentos y realizar con
ella las operaciones propias de su objeto social.
m. Participar en actividades de la Cooperativa y en su gestión administrativa,
desempeñando los cargos sociales y de elección, de acuerdo con lo establecido en
el Estatuto y los Reglamentos
n. Ejercer sus derechos sociales con sujeción a las normas internas y por los
conductos previstos en el Estatuto y los Reglamentos.
o. Participar de los resultados económicos de la Cooperativa, mediante la aplicación de
excedentes, al tenor de lo dispuesto en el Estatuto y de acuerdo a las decisiones de
la Asamblea General.
p. Fiscalizar la gestión económica y social de la Cooperativa por medio de los órganos
de control y vigilancia y, examinar los libros de actas y balances, archivos y demás
documentos en la oportunidad y con los requisitos que prevén los reglamentos o que
establezca el Consejo de Administración.
q. Presentar a los organismos directivos proyectos e iniciativas que tengan por objeto
el mejoramiento de la Entidad.
r. Retirarse voluntariamente de la Cooperativa en cualquier momento, siempre y
cuando este a paz y salvo y mientras ésta no esté en proceso de disolución y/o
liquidación.
s. Los demás que se deriven de la Ley, el Estatuto y los Reglamentos de la
Cooperativa.
El ejercicio de los derechos de los asociados estará condicionado al cumplimiento de
los deberes. En todo caso COOPINDUMIL protegerá los derechos de los asociados.
9.2.2. Deberes de los Asociados:
En virtud de la expedición y aprobación del presente Código de Buen Gobierno, los
asociados se obligan para con la cooperativa a cumplir sus deberes, así
a. Adquirir conocimientos sobre los principios básicos del Cooperativismo,
características del acuerdo cooperativo y el Estatuto que rige la Entidad.
b. Cumplir las obligaciones derivadas del Acuerdo cooperativo.
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c. Aceptar y cumplir las decisiones de los Órganos de Administración y Vigilancia, y
acatar los Reglamentos y el presente Estatuto.
d. Abstenerse de ejecutar actos o incurrir en omisiones que afecten o puedan afectar la
estabilidad económica o financiera o el prestigio social de la Cooperativa.
e. Comprometerse solidariamente en sus relaciones con la Cooperativa y con los
asociados de la misma.
f. Obligarse a efectuar los aportes sociales, y a los fondos especiales, en la forma y
términos previstos por el Estatuto y los Reglamentos Generales de la Cooperativa.
g. Dar cumplimiento con la debida diligencia y oportunidad a las obligaciones derivadas
del Acuerdo Cooperativo.
h. Asistir a las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias o elegir los
Delegados para que concurran a éstas y desempeñar con diligencia y cuidado los
cargos sociales para los cuales sean nombrados, o las comisiones que se le
otorguen.
i. Dar pronto aviso a la Cooperativa, sobre cambios de domicilio o dirección y
actualizar los datos personales por lo menos una vez al año.
j. Cumplir los demás deberes que resulten de la Ley, el Estatuto y los Reglamentos de
la Cooperativa.
k. Utilizar la información confidencial y privilegiada que tenga acceso, única y
exclusivamente para beneficio de COOPINDUMIL y nunca para beneficio personal o
de un tercero.
l. No violar los derechos de los profesionales al servicio de la empresa, ni realizar
transacciones con información privilegiada, ni en las cuales una de las partes
imponga condiciones basadas en su posición dominante o ventajas competitivas.
m. No se podrá afectar la autonomía de los administradores. Es indispensable que
haya un canal de comunicación directo entre los asociados y la administración.
Todo asociado por el hecho de serlo está obligado a pagar los aportes ordinarios y
extraordinarios que le corresponden, lo mismo que las sumas que adeude por concepto
de operaciones de crédito o de cualquier otro servicio que reciba de la Cooperativa. Su
vinculación conlleva la autorización permanente e irrevocable al pagador respectivo de
la entidad pública o privada, de las que reciba salario, pensión o cualquier otra clase de
remuneración o compensación, para que se le retengan de éstos las sumas que por
cualquier concepto adeude a COOPINDUMIL, siempre que conste la obligación en
documento suscrito por el asociado o en la liquidación oficial elaborada por la
Administración.
9.3. Relación con Proveedores
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Los proveedores son un grupo de gran importancia para COOPINDUMIL. En virtud de
ello, asume las siguientes obligaciones para garantizar la equidad en la relación
comercial con los proveedores:
a. Establecer y crear una política de contratación justa y equitativa, que procure la
obtención de los mejores recursos a los mejores precios, sin que para ello puedan
mediar circunstancias personales de cualquier índole.
b. Respetar, cumplir y hacer cumplir los pactos que celebre con los proveedores.
c. Guardar absoluta reserva respecto a la información privilegiada o confidencial que
se conozca o llegue a conocer, en relación con los negocios del Proveedor, al igual
que abstenerse de utilizar dicha información en beneficio propio o en beneficio de un
tercero.
d. Los proveedores que mantengan relaciones continuadas, aceptarán
incondicionalmente lo establecido en el presente Código de Buen Gobierno y se
obligarán a cumplir las obligaciones que en el mismo se establezcan.
En virtud de esta disposición, los proveedores se obligan para con COOPINDUMIL:
a. Actuar de forma leal para con la Cooperativa.
b. Abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto
de intereses.
c. Abstenerse de revelar a terceros, información de COOPINDUMIL o relativa a ella,
que hayan conocido en el legítimo ejercicio de sus derechos, así como utilizarla para
provecho propio o ajeno, distinto al derivado del ejercicio de los servicios
contratados.
9.4. Relación con la Comunidad
La Responsabilidad Social Empresarial es el conjunto de iniciativas positivas por
encima de lo que exige la ley, que realizan las empresas a los sectores con los cuales
se relacionan y favorecen las relaciones estables, sólidas, y de beneficio mutuo con
sus grupos de interés. Estas relaciones para COOPINDUMIL, constituyen elementos
estratégicos de la generación de valor, al igual que un instrumento de competitividad,
orientado a la rentabilidad y a la sostenibilidad.
COOPINDUMIL adopta la filosofía de actuar de manera socialmente responsable, en
relación con la comunidad en general, al igual que con sus proveedores, asociados,
empleados y con las demás personas jurídicas y naturales con las cuales desarrolle
cualquier tipo de relación.
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La cooperativa reconoce la importancia de tener buenas relaciones con La Comunidad.
En virtud de esta declaración, se compromete para con la Comunidad a:
a. Generar riqueza, contribuyendo así con el bienestar social y económico de los
empleados y trabajadores de COOPINDUMIL, sus familias y finalmente el País.
b. Contribuir a mantener un mercado financiero eficiente y estable.
c. Cumplir sus obligaciones tributarias, de seguridad social y las demás obligaciones
cívicas y legales que se exijan por las normas legales colombianas.
d. Generar valor para sus asociados y para COOPINDUMIL en todas sus operaciones.
10. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GOBIERNO Y CONTROL INTERNO.
10.1. Organigrama
ASAMBLEA GENERAL
JUNTA DE VIGILANCIAREVISORIA FISCAL
CONSEJO DE ADMINISTRACION
GERENTE GENERAL
TESORERA
DIRECTORA
ANALISTA DE CARTERA
CONTADOR
AUXILIARCONTABLE
SECRETARIA RECEPCIONISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SISTEMAS
COMITÉ DE RIESGO DE LIQUIDEZ
COMITÉ DE CREDITO
COMITÉ DE EDUCACION
COMITÉ DE APELACIONES
COMITÉ EVALUACION DE CARTERA
COMITÉ DE SOLIDARIDAD
COMITÉ DE PLANEACION
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
SUPLENTE OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
VERIFICADOR
FORMULARIOS SIPLAF
Comité Revisión del acta
ASISTENTE GENERAL SUCURSAL
LIAR CONTABLE
Asistente Gerencia
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COOPINDUMIL en adopción voluntaria de los principios y reglamentos expuestos en
este Código establece las mejores prácticas, que adoptará en relación con el
funcionamiento de sus órganos de dirección y administración.
10.2. Asamblea General.
La Asamblea General es el Órgano máximo de administración de la Cooperativa y sus
decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado
de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias. La constituye la
reunión de los asociados hábiles o de los delegados elegidos por éstos y es el principal
mecanismo presencial para el suministro de información a los asociados. De igual
manera es el foro clave de información y toma de decisiones, que estimule la
participación activa de los asociados.
PARÁGRAFO: Son asociados hábiles para efectos del presente Artículo los inscritos en
el registro social de COOPINDUMIL que al momento de la convocatoria no tengan
suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus
obligaciones, de acuerdo con el Estatuto y los Reglamentos.
En las oficinas de la Cooperativa se fijará la lista de asociados inhábiles verificada por
la Junta de Vigilancia, al momento que se produzca la convocatoria a Asamblea
General, por un tiempo no inferior a diez (10) días hábiles, durante el cual los asociados
afectados podrán presentar los reclamos relacionados con la capacidad de participar.
10.2.1 Clases de Asambleas
Las reuniones de Asamblea General serán Ordinarias y Extraordinarias.
Las Ordinarias deberán celebrarse dentro de los tres (3) primeros meses del año
calendario, para el cumplimiento de sus funciones regulares.
Las Extraordinarias, podrán reunirse en cualquier época del año, con el objeto de tratar
asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse hasta la siguiente
Asamblea General Ordinaria. Las Asambleas Extraordinarias, sólo podrán tratar los
asuntos para las cuales fueron convocadas y los que se deriven estrictamente de éstos.
10.2.2 Asamblea de Delegados
Por las condiciones de sedes y domicilio de los asociados, número de asociados y
práctica responsable por resultar desproporcionadamente onerosa, COOPINDUMIL
establece como órgano supremo de gobierno la asamblea de delegados. Los
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Delegados perderán su carácter una vez se efectúe la elección de quienes habrán de
sucederles.
10.2.2.1 Elección de Delegados a la Asamblea General
Para la elección de los Delegados se aplicará el sistema de cuociente electoral y se
elegirán los delegados por las siguientes zonas electorales: FAGECOR, FASAB,
FEXAR, OFICINAS CENTRALES, PENSIONADOS y EXTERNOS.
10.2.2.2. Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso.
La Asamblea de Delegados podrá celebrar reuniones ordinarias o extraordinarias no
presenciales, siempre que por cualquier medio todos los Delegados puedan deliberar y
decidir por comunicación simultánea o sucesiva. La sucesión de comunicación deberá
ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Será obligatorio
guardar prueba, donde aparezca la hora, el originador y el mensaje o grabación
magnetofónica, de la comunicación. Las decisiones de la Asamblea General serán
válidas cuando por escrito todos los delegados expresan el sentido de su voto.
10.2.3. Convocatoria a Asamblea de Delegados
El Consejo de Administración hará la Convocatoria a Asamblea Ordinaria de delgados,
dentro de los dos (2) primeros meses de cada año, pero como mínimo con veinte (20)
días hábiles antes de celebrarse la Asamblea, o Extraordinaria por decisión propia, a
petición de la Junta de Vigilancia, del Revisor Fiscal o de un quince por ciento (15%)
mínimo de los asociados.
Si el Consejo de Administración no hiciera la Convocatoria a Asamblea Ordinaria de
Delegados, dentro del término anterior o a Extraordinaria, después de cinco (5) días
hábiles de haberla solicitado, la Junta de Vigilancia la Convocará.
Si la Junta de Vigilancia no hiciera la Convocatoria, dentro de los cinco (5) días
establecidos en el inciso anterior, la Asamblea podrá ser convocada directamente por el
Revisor Fiscal o por el quince (15%) por ciento mínimo de los asociados hábiles, dentro
de los cinco (5) días hábiles siguientes al término establecido para el efecto a la Junta
de Vigilancia.
La convocatoria suministrará al asociado la información necesaria para la toma de
decisiones razonadas, por lo cual se le permitirá conocer al asociado, con la mayor
precisión posible, el temario de la reunión, sin perjuicio de que los mismos puedan
sugerir variaciones al orden del día. De igual forma, la convocatoria incluirá toda la
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documentación necesaria para la debida información de los mismos sobre los temas por
tratar. La página web será utilizada para la difusión de la convocatoria y de cualquiera
otra información que se considere necesaria por COOPINDUMIL para el desarrollo de la
Asamblea General.
10.2.4. Composición y Realización de la Asamblea de Delegados.
La Asamblea se compondrá de los de delegados inscritos y que a su vez ellos estén
registrados en el “REGISTRO DE ASOCIADOS” Las Asambleas serán realizadas en las
instalaciones que la Administración o en donde ésta determine, salvo que las mismas
se realicen por los mecanismos no presénciales establecidos en la ley 222 de 1995;
para este caso la Administración convocará, preparará y pondrá a disposición de los
delegados los mecanismos electrónicos que permitan divulgar durante la reunión el
desarrollo de la misma, de manera que aquellos que no puedan asistir tengan
conocimiento de lo que en ella acontece. El número mínimo de delegados será de
veinte (20) dependiendo de la reglamentación que para tal efecto emita el Consejo de
Administración.
10.2.5. Requisitos para el funcionamiento de la Asamblea de Delegados
La Asamblea de Delegados se regirá por las siguientes normas generales:
a. Las decisiones en general, se tomarán por mayoría absoluta de votos de los
asistentes.
b. Se requerirá el voto favorable de las dos terceras partes de los asistentes con
derecho a voto para: reformar este Estatuto, fijar aportes extraordinarios, autorizar la
amortización de aportes, resolver la fusión, la incorporación y la disolución para
liquidación de la Cooperativa.
c. De lo actuado y resuelto, se dejará constancia en un Acta, cuyo contenido total o
extracto de datos básicos de acuerdo a lo exigido por el Organismo de Control y
Vigilancia, deberá radicarse ante ese Organismo, dentro de los términos de Ley.
d. La aprobación del Acta se hará con la firma del Presidente y el Secretario, junto con
la de tres (3) Delegados asistentes que conforman la comisión en representación de
la Asamblea nombrada para el efecto, la cual dejará constancia sobre la veracidad
del contenido.
e. El reglamento de la Asamblea deberá contener al menos: forma de elección y
nombramiento de la mesa directiva y comisión de actas; normas básicas de
mociones; concesión, términos y uso de la palabra; presentación y resolución de
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proposiciones; procedimiento para elecciones y las demás normas necesarias para
su desarrollo en forma normal y clara.
f. La elección de los miembros del Consejo de Administración, de la Junta de
Vigilancia y Junta de Apelaciones se hará mediante listas o planchas. El reglamento
determinará los procedimientos y requisitos para la elaboración de las listas o
planchas y en este evento se seguirá el sistema de cuociente electoral.
g. Para la elección del Revisor Fiscal y su suplente, los candidatos se inscribirán por
renglón principal y suplente en la sede principal de la Cooperativa con quince (15)
días calendario a la realización de la Asamblea anexando propuesta técnica y
económica, además el sistema electoral será el de mayoría absoluta.
h. Los asociados o delegados convocados a la Asamblea General, dentro de los
quince (20) días hábiles anteriores a la fecha de celebración del evento, podrán
examinar los libros, documentos, estados financieros, así como los informes que se
presentarán a consideración de ellos.
i. Poner a disposición de los asociados los informes de gestión y justificación de las
propuestas.
j. Reconocer la facultad de los delegados en número cualificado para proponer puntos
del orden del día y reglamento de la asamblea, facilitar el ejercicio de este derecho
en un tiempo razonable.
k. Asegurar que entre la documentación facilitada a los delegados, figure el Informe
Anual de la Revisoría Fiscal y su dictamen.
10.2.6. Funciones de la Asamblea de Delegados
La Asamblea de delegados tendrá, con sujeción a las Leyes y a los Estatutos, tendrá
entre otras las siguientes funciones:
a. Establecer las políticas y directrices generales de la Cooperativa, para el
cumplimiento de sus objetivos sociales.
b. Reformar los Estatutos.
c. Examinar los informes de los órganos de administración y vigilancia y pronunciarse
sobre ellos.
d. Aprobar o improbar los Estados Financieros de fin de ejercicio.
e. Destinar los excedentes del ejercicio económico, conforme a lo previsto en la Ley y
el Estatuto.
f. Fijar aportes o ahorros ordinarios y extraordinarios o cuotas especiales para fines
determinados y que obliguen a todos los asociados.
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g. Elegir a los miembros del Consejo de Administración cuando corresponda a la
vigencia.
h. Elegir al Revisor Fiscal, su suplente y fijar su remuneración, previo estudio, análisis y
recomendación de la Junta de Vigilancia
i. Determinar la responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración, la
Junta de Vigilancia y el Revisor Fiscal
j. Resolver los conflictos que puedan presentarse entre el Consejo de Administración,
la Junta de Vigilancia el Revisor Fiscal y tomar las medidas del caso.
k. Decidir la forma de nombramiento de la Comisión que en su representación
verificará el contenido del Acta y la firmará.
l. Acordar la fusión o incorporación a otras entidades, de igual naturaleza.
m. Disolver y ordenar la liquidación de la Cooperativa.
n. Aprobar su propio Reglamento.
o. Nombrar a los miembros del Comité de Apelaciones, que será conformado por tres
asociados hábiles.
p. Elegir a los miembros de la Junta de Vigilancia.
q. Aprobar el Reglamento Interno de funcionamiento de la Asamblea.
r. Las demás que señalen la Ley, el presente Estatuto y las demás que no
correspondan a otro órgano de COOPINDUMIL.
s. La Asamblea General podrá decidir los siguientes temas especiales y en particular:
Cambio en el objeto social
Cambio de Domicilio Social
Disolución Anticipada
Cambio en cuanto a las prohibiciones que vinculan a los asociados y
administradores.
Enajenación del (los) Establecimiento(s) de Comercio
Aprobación del aporte en especie que haga COOPINDUMIL en cualquier otra
Cooperativa, nacional o extranjera.
Aprobar operaciones relevantes no contempladas en los numerales anteriores y
que afecten o puedan llegar a afectar de manera diferente a los grupos de
asociados o vinculados económicos
Aprobar los mecanismos, dispositivos, reglamentos y códigos que tengan por
objeto dar a conocer al público con claridad, exactitud e integridad, los derechos
y obligaciones inherentes a la calidad de asociado.
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10.2.7. Decisiones en la Asamblea de Delegados.
Las Asambleas, podrán deliberar válidamente, en primera convocatoria, con la
presencia de cualquier número plural de que represente por lo menos la mitad de los
Delegados que hayan sido convocados.
Las decisiones de la Asamblea General se adoptarán por mayoría de votos que
representen la mitad más uno de los Delegados presentes en la sesión, salvo que la
Ley y estos Estatutos prevean una mayoría superior para determinados casos.
Las votaciones o elecciones se someterán a las normas legales que estuvieran vigentes
sobre incompatibilidades, sistema electoral, etc.,
De todo lo sucedido en las reuniones se levantarán actas, que una vez aprobadas por
la Asamblea General o por las personas que esta faculte para aprobar en su nombre,
se consignarán en un Libro registrado en la Cámara de Comercio, firmada por el
Presidente de la Asamblea General y el Secretario de la misma, en las cuales deberá
dejarse constancia del lugar, fecha y hora de la reunión, de la forma y antelación en que
se haya hecho la convocatoria, del número de Delegados presentes, de las
discusiones, proposiciones y acuerdos aprobados, negados o aplazados, con registro
del número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco y de todas las demás
circunstancias que permitan una información clara y completa del desarrollo de las
reuniones.
10.2.8. Quórum deliberatorio y validez de los actos
La asistencia de la mitad de los asociados hábiles o de los delegados convocados,
constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas; si dentro de la hora
siguiente a la Convocatoria, no se hubiese integrado este quórum, la Asamblea podrá
deliberar y adoptar decisiones válidas con un número de asociados no inferior al diez
(10%) por ciento del total de los asociados hábiles, ni al cincuenta por ciento (50%) del
número requerido para constituir la Cooperativa. En las Asambleas Generales de
delegados, el quórum mínimo será el cincuenta (50%) por ciento de los elegidos y
convocados.
Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de
alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo a que
se refiere el inciso anterior.
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10.2.9. Reforma de Estatutos
Las reformas estatutarias las aprobará la Asamblea General mediante el voto favorable
de un número plural de delegados que representen cuando menos las dos terceras
partes de los delegados presentes en la reunión.
10.3. Consejo de Administración
El Consejo de Administración es el órgano de dirección permanente de la Cooperativa y
de administración superior de los negocios. Estará integrado por siete (7) miembros
principales y dos (2) suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea General Ordinaria,
para un período de dos (2) años, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o
parcialmente.
El período anual, el tiempo comprendido entre dos Asambleas Generales Ordinarias,
independientemente de la fecha de celebración de las mismas. El periodo de los
miembros del Consejo de Administración debe entenderse sin perjuicio de que puedan
ser removidos libremente por la Asamblea cuando haya causas suficientes que lo
ameriten, según decisión de la misma, Así mismo pueden ser reelegidos. Para el
cumplimiento de sus funciones, los consejeros deberán actuar en la búsqueda del
desarrollo general de la Cooperativa y no solamente en representación de los
asociados.
Obrarán de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen nombre de negocios.
Sus actuaciones se cumplirán en interés de COOPINDUMIL, teniendo en cuenta los
intereses de sus asociados.
El Consejo de Administración servirá de enlace entre COOPINDUMIL y sus asociados,
garantizando el trato equitativo a todos, al igual que garantizando la calidad de la
información que se revela al Mercado y verificando que se satisfagan los
requerimientos de gobierno corporativo exigidos en las normas legales y los adoptados
voluntariamente por la Organización en el presente Código de Buen Gobierno.
Corresponde al Consejo de Administración el control efectivo de todas las actividades
de la Cooperativa. Desarrollará sus funciones de conformidad con el interés social,
entendido como la viabilidad y la maximización del valor de la empresa a largo plazo, en
interés común de todos los asociados y de los demás intereses legítimos afectados,
públicos o privados, y en especial los de otros grupos de interés de la Cooperativa:
empleados, asociados, y la Cooperativa en general.
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10.3.1. Reglamento del Consejo de Administración.
En el Reglamento de funcionamiento del Consejo de Administración, se determinarán
entre otros asuntos: los asistentes, la composición del quórum, la forma de adopción de
las decisiones: el procedimiento de elección de dignatarios y sus funciones;
procedimiento para la creación y reglamentación de: secciones y servicios, comisiones
y comités especiales y cargos administrativos; contenido básico de actas y en general,
todo lo relacionado con el funcionamiento de este organismo.
Las políticas y demás normas de carácter interno deben expresarse en manuales y
reglamentos formalmente aprobados por el Consejo de Administración.
10.3.2. Requisitos para ser Consejero
Para ser miembro del Consejo de Administración, se requiere:
a. Ser asociado hábil, según los Estatutos y Reglamentos al momento del
nombramiento.
b. Estar o haber estado vinculado a la Cooperativa, con un año de antelación a la
fecha de la elección, y demostrar experiencia en el sector cooperativo.
c. No haber sido sancionado por la Cooperativa en el desempeño de sus funciones
como asociado, ni haber sido declarado dimitente del Consejo durante los dos (2)
años inmediatamente anteriores a la fecha de su designación.
d. Tener o estar dispuesto a recibir capacitación en áreas administrativas.
e. No tener ningún tipo de contratos comerciales, laborales o de prestación de servicios
con la cooperativa
f. No tener antecedentes penales o disciplinarios
g. Tener capacidad legal y estatutaria.
h. Acreditar la competencia, aptitudes personales e integridad ética necesaria, para
administrar con efectividad los principios y bienes de la cooperativa, para lo cual es
preferible demostrar título profesional, técnico o tecnológico en ciencias
administrativas, económicas, contables, jurídicas o humanísticas.
i. Obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios.
j. Las demás que exija la Ley o los organismos de supervisión y vigilancia.
10.3.3. Conducta del Consejero
a. El Consejero debe dedicar a sus tareas el tiempo y atención necesarios y debe
comprometerse a limitar el número de otras participaciones en Consejos de
Administración, si ello pudiera afectar el adecuado desempeño de sus obligaciones
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como Consejero. En el momento de su nombramiento debe informarse de cuáles
son los compromisos significativos del Consejero.
b. Tener calidad y prestigio profesional, que se traduce en:
• Aportar conocimientos y experiencias, que sean relevantes a la Cooperativa y
adecuadas a las exigencias de los reglamentos y la ley.
• Dar entidad al Consejo de Administración y generar confianza en los asociados,
como consecuencia del prestigio profesional.
• Tener una independencia acreditada.
• Tener carácter y personalidad.
• La calidad, no es condición suficiente para la independencia. Se requiere,
además, tener criterio propio y capacidad de defenderlo.
• Contar con la disponibilidad de tiempo y la dedicación necesarias para garantizar
el pleno desarrollo de las funciones y responsabilidades de su cargo.
10.3.4. Remoción de los miembros del Consejo de Administración.
Se entenderá perdida la calidad de miembro del Consejo de Administración por:
a. Pérdida de su calidad de asociado.
b. Ausencia continua a tres (3) sesiones ordinarias o extraordinarias sin justa causa o
por faltar al cincuenta por ciento (50%) de las sesiones realizadas durante doce (12)
meses con o sin justa causa, quedando así considerado como dimitente.
c. Incumplimiento de sus funciones.
d. Las demás que señalen la Ley y el presente Estatuto.
e. Infracciones graves, ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo de miembro
del Consejo de Administración.
f. Los Miembros Principales o Suplentes del Consejo de Administración, podrán ser
reelegidos indefinidamente y serán de libre nombramiento y remoción de los
organismos que los eligieron.
10.3.5. Funciones del Consejo de Administración.
Son funciones del Consejo de Administración:
a. Adoptar su propio reglamento y elegir a sus dignatarios.
b. Cumplir y hacer cumplir el Estatuto, los Reglamentos y los mandatos de la Asamblea
General.
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c. Reglamentar este Estatuto y expedir las normas que considere convenientes y
necesarias para la dirección y organización de la Cooperativa y el cabal logro de sus
fines.
d. Expedir las reglamentaciones de los diferentes servicios, así como las condiciones y
obligaciones que surjan de la prestación de los mismos.
e. Aprobar la estructura administrativa y la planta de personal de la Cooperativa, los
niveles de remuneración y fijar las pólizas fianzas de manejo cuando a ello hubiese
lugar.
f. Nombrar al Gerente General y a su Suplente fijándoles su remuneración y
removerlos con sujeción a las normas.
g. Determinar la cuantía de las atribuciones permanentes del Gerente General para
celebrar operaciones, autorizarlo en cada caso para llevarlas a cabo cuando excede
dicha cuantía, facultarlo para adquirir o enajenar inmueble o gravar bienes y
derechos de la Cooperativa.
h. Examinar los informes que le presenten la Gerencia, el Revisor Fiscal, la Junta de
Vigilancia y pronunciarse sobre ellos.
i. Aprobar o improbar los Estados Financieros que se sometan a su consideración y en
primera instancia, los que se presenten a aprobación de la Asamblea.
j. Estudiar y adoptar el proyecto de Presupuesto del Ejercicio Económico que le
someta a su consideración la Gerencia General, velar por su adecuada ejecución y
autorizar ajustes y traslados justificados
k. Estudiar, aprobar o improbar la admisión y retiro de asociados.
l. Decretar sanciones a los asociados y directivos de conformidad con el Régimen
Disciplinario contenido en el Capítulo IV del presente Estatuto.
m. Crear y organizar los Comités que sean de su competencia y designar los
integrantes de los mismos.
n. Crear y reglamentar las agencias y dependencias.
o. Resolver la afiliación a otras entidades y la participación en la constitución de
nuevas Entidades.
p. Convocar o aplazar la realización de la Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria
y presentar el Proyecto de Reglamento de Asamblea.
q. Rendir informe a la Asamblea General sobre las labores realizadas durante el
ejercicio y presentar un proyecto de destinación de Excedentes.
r. Aprobar los programas de gestión de la Cooperativa, buscando que se preste el
mayor servicio posible a los asociados y se obtenga el desarrollo armónico de la
entidad.
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s. Fijar políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos para la implementación
y aplicación que permita el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del sistema
Integral de Prevención y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo,
en armonía con el código de ética de la cooperativa.
t. Nombrar el oficial de cumplimiento y su suplente; pronunciándose sobre los informes
presentados, realizando el seguimiento de las observaciones y dejando constancia
en las actas.
u. Colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los
requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha
contra los delitos de LA/FT, de conformidad con lo dispuesto en la constitución
nacional y las leyes sobre la materia.
v. Designar el funcionario o la instancia autorizada para exonerar asociados del
diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo. Así como el
responsable o la instancia responsable, de verificar la información suministrada en
el formulario de vinculación del cliente.
w. Atender con diligencia las funciones y responsabilidades para la correcta y oportuna
administración del riesgo de liquidez en las operaciones de la cooperativa.
x. Establecer y mantener el plan de desarrollo institucional permanente.
y. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la Cooperativa.
z. En general, ejercer todas aquellas funciones que le corresponda, que no estén
asignadas a otro organismo y que tengan relación con la dirección permanente de la
Cooperativa, no asignadas expresamente a otros órganos por la Ley o el presente
Estatuto.
10.3.6. Prohibiciones
A los miembros del Consejo de Administración, les será prohibido:
a. Participar en las actividades de ejecución que correspondan al gerente y, en
general, a las áreas ejecutivas de la organización, así sea temporalmente por la
ausencia de alguno de ellos.
b. Ser miembro del órgano de administración, empleado o asesor de otra similar, con
actividades que compitan con COOPINDUMIL.
c. Estar vinculado a la organización como empleado, asesor, contratista o proveedor,
o en alguna de las empresas o personas que presten servicios a la misma.
d. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste
la organización.
e. Decidir sobre políticas de servicios que los beneficien sobre los demás asociados.
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f. Decidir sobre el reclutamiento, retiro, promoción del personal que labora para la
cooperativa.
g. Otorgar retribuciones extraordinarias que no se hayan definido previamente, a la
Gerencia y demás ejecutivos.
h. Dar órdenes a empleados o al Revisor Fiscal o solicitarles información
directamente, sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones del
Consejo de Administración.
i. Los miembros del Consejo de Administración, no podrán ser cónyuges,
compañeros permanentes, ni tener vínculo hasta segundo grado de consanguinidad
o afinidad y primero civil con el Gerente, o con ninguno de los demás miembros de
la Administración, Junta de vigilancia y empleados de la cooperativa.
j. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de
terceros, en actividades que impliquen competencia con COOPINDUMIL o en actos
respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la
Asamblea General.
10.3.7. Reuniones
El Consejo de Administración se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes y
extraordinariamente cuando así lo considere o solicite el Presidente del Consejo,
Gerente, Junta de Vigilancia o el Revisor Fiscal.
10.3.8. Deberes
Son deberes de los miembros del Consejo de Administración, tanto en su calidad de
miembros principales como suplentes, las siguientes:
a. Cumplir y velar por el cumplimiento del presente Código de Buen Gobierno
b. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a
los auditores y a la revisoría fiscal;
c. Guardar reserva de la información que conozca por razón o con ocasión de su
calidad de miembro del Consejo de Administración, incluyendo la información
comercial y financiera de COOPINDUMIL;
d. Abstenerse de tratar con medios de comunicación temas que conozca por razón o
con ocasión de su calidad de miembro del Consejo de Administración, siendo
entendido que para tales efectos la vocería de la cooperativa la ejerce el Gerente de
ella o quien haga sus veces, y la vocería del Consejo de Administración la ejerce el
Presidente del mismo o quien haga sus veces;
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e. Revelar de manera oportuna y en la forma indicada en los estatutos, cualquier
conflicto de interés que se llegue a presentar entre un miembro del Consejo de
Administración y la organización o sus asociados, a las entidades matrices,
controlantes o subordinadas, así como cualquier situación que pueda implicar
potencialmente la configuración de tales conflictos de interés;
f. Informar al Consejo de Administración, por intermedio de su Presidente o Secretario,
cualquier hecho o situación que pueda resultar relevante para su actuación como
administrador de la Cooperativa;
g. Informarse y preparar adecuadamente las reuniones del Consejo de Administración
y de los Comités a los que pertenezca;
h. Formar parte de los Comités del Consejo de Administración, de acuerdo con la
asignación que éste haga, teniendo en cuenta la formación, habilidades, experiencia
y especialidad.
i. Contar con el tiempo suficiente para el adecuado cumplimiento de las funciones
propias del cargo de miembro del Consejo de Administración;
j. Asistir puntualmente a las reuniones del Consejo de Administración o de los Comités
a los que pertenezca, participar activamente en ellos y prestar colaboración para el
desarrollo de las tareas y trabajos encomendados; y
k. Diligenciar los formularios de auto-evaluación que sean dispuestos por
COOPINDUMIL.
l. Informar al Consejo de Administración las relaciones directas o indirectas que
mantengan entre ellos, o con la cooperativa, o con proveedores o asociados o con
cualquier otro Grupo de Interés de las que pudieran derivarse situaciones de
conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto.
m. Dejar plasmado en el acta de la Sesión del Consejo de Administración en donde se
adopte una decisión, los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que
fueron relevantes para la toma de tales decisiones, así como las razones de
conformidad y disconformidad tenidas en cuenta para la toma de las mismas.
n. Para el caso de los miembros suplentes, estar siempre debidamente informados de
los temas sometidos a consideración del órgano mencionado con el fin de que
cuando deban ejercer como miembros principales, dispongan del conocimiento
necesario para dicha labor.
o. Aprobar un Reglamento Interno de Funcionamiento del Consejo de Administración
que contemple, entre otras cosas, las condiciones bajo las cuales ésta puede
contratar, a solicitud de cualquiera de sus miembros, un asesor externo para
contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas
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decisiones. Para dicho efecto, COOPINDUMIL deberá contar con una partida en su
presupuesto anual.
p. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.
q. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y por lo
dispuesto en el presente Código.
r. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a
la revisoría fiscal.
s. Guardar y proteger las reservas de COOPINDUMIL.
t. Dar un trato equitativo a todos los asociados y respetar el ejercicio del derecho de
inspección de todos ellos.
10.3.9. Derechos
Son derechos de los miembros del Consejo de Administración, tanto en su calidad de
miembros principales como suplentes, los siguientes:
a. Ser informado, una vez asuma su cargo, de las responsabilidades, derechos,
obligaciones y atribuciones que se derivan de su cargo. De igual forma será
informado de los proyectos que la Cooperativa adelanta y demás información que
sea necesaria para la responsable asunción de su cargo.
b. Ser informados con la debida anticipación, de las decisiones societarias, de acuerdo
con el orden del día contenido en la correspondiente convocatoria.
c. Tener la posibilidad cuando lo consideren necesario, solicitar a la administración la
contratación de un asesor externo especializado, para contribuir con elementos de
juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones.
10.3.10. Responsabilidades del Consejo de Administración
El Consejo de Administración en su calidad de administrador permanente es
responsable, ante los asociados por cada una de las siguientes áreas:
a. Gobierno: De velar por su propio desempeño, las comunicaciones y la transparencia
de su gestión, realizando un estricto seguimiento al cumplimiento del presente
Código de Buen Gobierno Corporativo.
b. Asamblea General: Por la selección, evaluación, remuneración y sustitución del
Gerente y su suplente.
c. Operación Comercial: De orientar y revisar la estrategia, los principales proyectos, la
política de riesgos, los presupuestos, los planes de negocios, fijar las metas de
desempeño y hacer seguimiento a las principales inversiones.
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d. Control Interno: Del desempeño del control interno en los sistemas contables, de
información gerencial, financiera y de auditoría externa, control financiero, de
seguimiento de riesgos y de cumplimiento de obligaciones legales.
e. Ética: Mediante el seguimiento al Código de Ética de COOPINDUMIL, es deber del
Consejo identificar y controlar el surgimiento de los conflictos de intereses en el
desarrollo del objeto social por parte de los empleados, del Consejo de
Administración con los Asociados; así mismo evitar el uso indebido de información
privilegiada, de activos corporativos y los abusos en transacciones con partes
relacionadas.
10.3.11. Convocatoria a reuniones
La citación o convocatoria a los miembros del Consejo de Administración se hará por
comunicación escrita, o enviada por medio correo electrónico según cronograma
aprobado, por parte del Presidente y/o Secretario; dicha citación se hará con por lo
menos tres (3) días de anticipación y se adjuntará a la convocatoria toda la información
necesaria para que puedan llegar informados a la sesión.
10.3.12. Régimen de las Sesiones
En adición a lo dispuesto el Reglamento Interno de Funcionamiento del Consejo de
Administración, respecto de las reuniones, se observarán las siguientes normas:
a. Presidirá las sesiones del Consejo de Administración el Presidente de la misma y en
su ausencia, el vicepresidente y si éste último tampoco estuviere presente, la
reunión será presidida por el Consejero que para el efecto se elija.
b. Para la validez de las deliberaciones deberán concurrir la mayoría de sus miembros
y las decisiones se adoptarán siempre con el voto favorable de la mayoría de los
presentes. En este caso de empate la decisión se tendrá por negada.
c. El Gerente asistirá en calidad de invitado, por lo que tendrá voz sin derecho a voto
en las deliberaciones.
d. De las reuniones se levantarán actas firmadas por el Presidente de la misma o
quien haga sus veces y por el Secretario, dejando constancia del lugar y fecha de la
reunión, del nombre de los asistentes, de los asuntos tratados y de las decisiones
adoptadas, negadas o aplazadas, con indicación en cada caso, de los votos
emitidos a favor, en contra o en blanco.
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10.3.13. Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso
El Consejo de Administración podrá celebrar reuniones ordinarias o extraordinarias no
presenciales, siempre que por cualquier medio todos los miembros del Consejo de
Administración puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. La
sucesión de comunicación deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio
empleado. Será obligatorio guardar prueba, tal como el reporte de fax donde aparezca
la hora, el originador y el mensaje o grabación magnetofónica, de la comunicación. Las
decisiones del Consejo de Administración también serán válidas cuando por escrito
todos los miembros principales expresen el sentido de su voto. En este evento, la
mayoría respectiva se computará sobre el total de los miembros principales. Si los
Consejeros principales expresan su voto en documentos separados, estos deberán
recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación.
10.3.14. Información para decisión
a. En materia de voto de un Consejero debe existir un principio fundamental
consistente en "no aprobar aquello que no se entiende o no se conoce, o con lo que
no se está totalmente de acuerdo".
b. Es misión del Presidente estimular el debate y determinar, con la ayuda del
Secretario, qué información es necesaria en cada momento, para asegurar que los
Consejeros puedan formarse una opinión y tener un criterio informado sobre las
materias de su competencia.
c. Los Consejeros deberán, en todo momento, decidir si la información recibida es
apropiada, de calidad suficiente y se les ha entregado con la suficiente antelación
para poder formarse una opinión y tener un criterio informado, y deberán solicitar las
ampliaciones de información y las clarificaciones que estimen necesarias.
10.3.15. Evaluación Anual
a. El Consejo de Administración deberá acometer una evaluación anual, formal y
rigurosa, de su propia actuación como órgano colegiado, y de la de sus Comités
asesores.
b. La evaluación anual deberá apreciar las capacidades y experiencia de cada
Consejero e indicar qué programas de formación o puesta al día son necesarios.
c. El Consejo de Administración evaluará anualmente al Gerente. Esta evaluación será
coordinada por el Presidente del Consejo de Administración y la comisión que se
designe para tal fin.
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d. El Consejero deberá conocer, o ser formado, en las propósitos claves y el mejor
conocimiento de la cooperativa, asistiendo para ello a los programas de formación
internos o externos que sean necesarios. Es responsabilidad del Presidente la
formación permanente de los Consejeros y que los programas se ofrezcan y se
desarrollen adecuadamente.
10.3.16. Funciones de dignatarios del Consejo de Administración.
10.3.16.1 Presidente del Consejo
Son funciones del presidente del Consejo de Administración las siguientes:
a. Presidir las sesiones, coordinando las intervenciones, permitiendo las discusiones y el estudio de los asuntos sometidos a su consideración, permaneciendo imparcial y no deliberante.
b. Someter a aprobación las ponencias y proposiciones, verificando el resultado y haciéndolo constar claramente en el acta.
c. Proponer las comisiones, comités y exigir el cumplimiento de las tareas encomendadas a ellos.
d. Suscribir las actas del Consejo de Administración en asocio con el Secretario(a). e. Nombrar al Secretario Ad Hoc en caso de ausencia del titular. f. Ejercer control sobre los asuntos pendientes y exigir los informes correspondientes. g. Responsabilizarse del cumplimiento de las normas y decisiones de la Asamblea
General y del propio Consejo de Administración. h. Ejercer la representación social de la Cooperativa en coordinación con la Gerencia. i. En general, obtener que el Consejo de Administración ejerza las funciones que le
señalan los Estatutos y demás normas emitidas por los entes de control.
10.3.16.2 Secretario del consejo.
El secretario del Consejo tiene entre otras las siguientes funciones:
a. Tramitar la convocatoria a sesiones, de acuerdo con la solicitud del Presidente, o las
estipuladas en el Estatuto.
b. Elaborar oportunamente las actas.
c. Firmar conjuntamente con el Presidente del Consejo de Administración, las actas,
acuerdos, resoluciones y demás documentos emanados de las reuniones del
mismo, y mantener actualizado el archivo de los mismos.
d. Colaborar con el Presidente del Consejo de Administración, en la redacción de la
correspondencia que debe ser firmada por éste.
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e. Enviar a los participantes de las sesiones el proyecto del Orden del Día y los
diferentes informes a tratar en la reunión con cinco días de antelación.
f. Llevar en forma ordenada el libro de actas de las reuniones.
g. Enviar al Organismo Competente, las actas y comunicaciones de su competencia.
h. Las demás que le sean asignadas por el Consejo de Administración, propias del
cargo.
10.3.16.2.1 Conducta del Presidente y Secretario.
El Presidente y Secretario actuarán bajo los siguientes parámetros de conducta:
a. Garantizar que los procedimientos de funcionamiento del Consejo se cumplan y se
revisen periódicamente.
b. Tener el sentido y la convicción propia, respecto a su responsabilidad en el manejo
de estatutos y reglamento del Consejo.
c. Asegurar que la información sea puesta a disposición de los Consejeros.
d. Actuar siempre de forma objetiva e imparcial y ofrecer asesoramiento a los
Consejeros y al Presidente en las materias relativas al Consejo de Administración.
e. El nombramiento de los dignatarios se realizará en sesión plena y de manera
independiente e imparcialidad.
f. Reportarán al Consejo y Administración en general en todos los asuntos de gobierno
corporativo.
g. Velarán por la observancia de las normas estatutarias y reglamentarias de la
Cooperativa, así como la custodia o conservación de la documentación social y
expedición de certificaciones.
10.4. Representante legal - Gerente
El Gerente es el Representante Legal de COOPINDUMIL, principal ejecutor de las
decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración y jefe superior de
todos los funcionarios de la cooperativa. Podrá ser asociado de la Entidad y será
elegido por el Consejo de Administración por un término máximo de dos (2) años, sin
perjuicio de ser reelegido. El Gerente de Igual manera podrá ser removido en cualquier
tiempo por dicho organismo, conforme a los la Ley y los reglamentos. En todo caso el
Gerente tendrá el carácter de empleado de dirección, confianza y manejo.
El Gerente empezará a ejercer el cargo, una vez acepte dicho nombramiento, presente
las fianzas fijadas, tome posesión ante del Consejo de Administración, sea autorizado
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por la Súper Intendencia de economía Solidaria y sea registrado en la Cámara de
Comercio.
El periodo de prueba del Gerente entrante es de los dos (2) primeros meses de servicio,
tiempo en el cual deberá presentar un plan de acción para aprobación del Consejo de
Administración.
10.4.1. Procedimiento de Convocatoria
El Proceso para la selección y contratación del Gerente se cumplen en varias etapas,
comenzando por llevar a cabo la convocatoria con mínimo con 15 días de antelación,
por parte del Consejo de Administración, quien en comisión especial establece el perfil
del cargo, teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas.
El Consejo de Administración publicará avisos en las carteleras de las fábricas de la
Industria Militar, en la página Web de la cooperativa, aviso de prensa en un periódico de
circulación nacional, mínimo durante dos días, solicitando hojas de vida para que sean
enviadas a las instalaciones de la Cooperativa o colgadas al correo electrónico que el
Consejo de Administración cree para el proceso de selección y contratación.
10.4.2. Perfil Profesional del Cargo.
El éxito de la Organización depende de la gestión gerencial, frente al de servicio que
presta a sus asociados y de la eficiencia en la administración de los recursos, por lo
tanto el Gerente debe tener el siguiente enfoque de perfil profesional:
a. ENFOQUE: Basado en el proceso de gestión y de resultados especialmente en el
área financiera y crediticia, contando para ello con la competencia apropiada.
b. LIDERAZGO: Estableciendo objetivos orientados a la función social y económica de
la Cooperativa para crear y mantener un ambiente proactivo.
c. RESPONSABILIDAD Y PROFESIONALISMO: Adopta el cumplimiento de las
funciones, responsabilidades y compromisos como factor preponderante para el
logro de los objetivos y metas de la Entidad.
d. RESPETABILIDAD Y CREDIBILIDAD: Genera, asumir y transmitir los valores y
principios en la organización con un comportamientos adecuado.
e. CAPACIDAD DE ANÁLISIS Y EVALUACION: Establecer y proyectar sus metas y
objetivos con base en información valorada, e interpretarla con profundidad para
generar resultados.
f. CREATIVIDAD: Propone estrategias y desarrolla procedimientos, utilizando
métodos probados que permitan el mejoramiento continuo de la Cooperativa.
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g. INICIATIVA: Planea, dirige, ejecuta, y controla las actividades por su propia cuenta
entregando los resultados esperados.
10.4.3. Requisitos para ser Gerente
Para ser elegido Gerente, se requiere:
a. Ser profesional en Economía, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial y/o
carreras afines, preferiblemente con especialización en asuntos cooperativos,
administrativos y/o financieros.
b. Poseer la aptitud e idoneidad, especialmente en los aspectos relacionados con las
actividades y objetivos sociales de la Cooperativa.
c. Acreditar experiencia mínimo de tres (3) años en el desempeño de cargos directivos
del sector solidario o financiero y de administración de personal.
d. Demostrar honorabilidad y correcto actuar, particularmente en el manejo de fondos y
bienes sociales.
e. Tener disponibilidad de tiempo laboral completo, con horario de lunes a sábado y
adicional cuando sea requerido.
f. No haber sido sancionado, ni tener procesos en curso o en apelación, por
investigación de la Cooperativa, la Súper Solidaria o cualquier ente de control.
g. No haber sido sancionado por aspectos relacionados con la administración de la
Cooperativa.
h. Cumplir con los requisitos exigidos por los organismos de supervisión, control y
Vigilancia.
i. No tener antecedentes penales y/ó disciplinarios.
j. Demostrar buen crédito social.
10.4.4. Lineamientos de Conducta
El Gerente y representante legal es el principal ejecutivo, por tanto debe ser idóneo
para administrar pero adicionalmente a los aspectos de orden profesional y técnico
cumplirá los siguientes preceptos éticos, morales y sociales:
a. Mantener una conducta ejemplar frente a la Cooperativa y la sociedad en general.
b. No haber sido despedido de otra organización por conductas que puedan afectar el
buen nombre de la Cooperativa, los asociados o terceros.
c. No haber sido condenado penalmente, excepto por delitos políticos, culposos y/o
sancionado disciplinaria o administrativamente, como tampoco haber incumplido sus
obligaciones fiscales.
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d. Poseer la condición especial de empleado directivo con la condición de manejo y
confianza.
e. Aceptar que su desempeño contribuye a la profesionalización de la administración
de COOPINDUMIL.
f. Ser persona transparente y honesta para ganar la confianza de la Organización y de
la sociedad.
g. Estar dispuesto a la autoevaluación y evaluación de su gestión y desempeño
profesional de acuerdo a los reglamentos establecidos para este fin.
10.4.5. Contratación.
Para efectos de la contratación, El Consejo de Administración tendrá en cuenta los
siguientes aspectos:
a. Tener mínimo tres candidatos para avaluar su perfil.
b. Disponer de los factores y puntajes de evaluación preestablecidos.
c. Hacer matriz comparativa de factores y calidades profesionales, actuaciones
laborales, responsabilidades desempeñadas, competencia y formación y otros
méritos que se consideren necesarios.
d. Tener autonomía y criterio suficiente para determinar entre los aspirantes la persona
que colme las necesidades y expectativas para tomar la decisión.
10.4.6. Funciones
El gerente cumple principalmente las siguientes funciones:
a. Ejercer la representación legal de la Cooperativa y responder por la administración,
gestión y del correcto funcionamiento
b. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y del
Consejo de Administración.
c. Velar por el adecuado y eficiente funcionamiento de la Cooperativa, la prestación de
los servicios y el desarrollo de los programas.
d. Supervisar la ejecución de las operaciones financieras y la oportuna contabilización
evaluando, midiendo y controlando el riesgo crediticio y de cartera.
e. Proponer las políticas administrativas, los programas de desarrollo y preparar los
proyectos y presupuestos que serán sometidos a consideración del Consejo de
Administración.
f. Dirigir las relaciones públicas de la Cooperativa, en especial con las organizaciones
del movimiento cooperativo.
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g. Procurar que los asociados reciban información oportuna, sobre los servicios y
demás asuntos de interés y mantener permanente comunicación con ellos.
h. Celebrar contratos y todo tipo de negocios, dentro del giro ordinario de las
actividades y de las atribuciones permanentes, señaladas por el Consejo de
Administración.
i. Celebrar, previa autorización expresa del Consejo de Administración, los contratos
relacionados con la adquisición, venta y constitución de garantías reales sobre
inmueble o específicas sobre otros bienes y cuando el monto exceda las facultades
otorgadas.
j. Ejercer por sí mismo o mediante apoderado especial, la representación judicial de la
Cooperativa.
k. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios, de acuerdo con el presupuesto y las
facultades especiales que para el efecto se le otorguen por parte del Consejo de
Administración.
l. Contratar a los trabajadores para los diversos cargos, de conformidad con la planta
de personal y los reglamentos especiales y, dar por terminados sus contratos de
trabajo, con sujeción a las normas laborales vigentes.
m. Ejecutar las sanciones disciplinarias que le corresponda aplicar como máximo gestor
y las que expresamente determinen los Reglamentos.
n. Rendir periódicamente al Consejo de Administración, informes relativos al
funcionamiento de la Cooperativa. (De los resultados financieros, contables,
presupuéstales con indicadores de resultados y de gestión.)
o. Presentar a la Junta de Vigilancia, la lista de asociados inhábiles, cuando se
produzca la convocatoria a Asamblea.
p. Asistir a las reuniones del Consejo de Administración.
q. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en
funcionamiento el SIPLAFT, según aprobación del Consejo de Administración.
r. Apoyar los requerimientos del oficial de cumplimiento coordinando y programando
planes de capacitación dirigido a todas las áreas y funcionarios de la cooperativa
incluyendo el Consejo de Administración, Junta de vigilancia sobre el SIPLAFT
s. Atender con diligencia las funciones y responsabilidades para la correcta y oportuna
administración del riesgo de liquidez en las operaciones de la Cooperativa
t. Establecer procedimientos para el adecuado manejo de conservación y archivo de
documentos y reportes relacionados con el SIPLAFT garantizando la
confidencialidad de dicha información.
u. Promover el cumplimiento de la normatividad legal vigente sobre preservación del
medio ambiente
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v. Las demás que le asigne el Consejo de Administración.
10.4.7. Información Gerencial
La Gerencia informará periódica y oportunamente al Consejo de Administración, sobre
su gestión y resultados. La información se presentará en formato gerencial, con análisis
concreto y gráfico, como mínimo la siguiente:
a. Evolución activos, pasivos y patrimonio
b. Análisis de la cartera
c. Formulación y ejecución presupuestal
d. Aspectos relevantes administrativos y de personal
e. Estructura de costos y gastos
f. Incremento o retiro de asociados
g. Estados financieros intermedios y de final de ejercicio
h. Indicadores financieros
i. Respuesta a requerimientos de los entes de supervisión, vigilancia y control
j. Correspondencia gerencial
k. Planes estratégicos, proyectos y propuestas de mejoramiento y/o oportunidades de
nuevos negocios
l. Cumplimiento y seguimiento a decisiones y tareas dejadas por la Asamblea y
Consejo de Administración
m. Quejas de los asociados y usuarios de los servicios
n. Análisis de contexto externo, legislación, competencia (especialmente si existen
cambios)
o. Manuales de funciones, reglamentos de trabajo, evaluaciones de desempeño,
cambios de personal, escala salarial, programas de capacitación y bienestar del
personal.
p. Informe anual de gestión
10.4.8. Suplencia del Gerente.
Para suplir ausencias temporales, accidentales o de fuerza mayor el Gerente o
representante legal, será reemplazado por un suplente nombrado por el Consejo de
Administración en cumplimiento de los aspectos operativos legales vigentes de
COOPINDUMIL, y que cumpla con el perfil, los requisitos, las funciones y
responsabilidades del gerente.
10.4.9. Afinidades e Incompatibilidades
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a. El Gerente y su suplente no podrán estar ligados por matrimonio o parentesco
alguno dentro del primer grado de consanguinidad, primero civil o de afinidad; o
sean consocios de los administradores, funcionarios, empleados, directivos,
revisores fiscales, auditores o contador de la Cooperativa.
b. Quien haya sido elegido Gerente o suplente, no podrá desempeñar ningún otro
cargo durante el periodo respectivo.
c. El gerente no podrá celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con
personas o familiares que se encuentren dentro del primer, segundo o tercer grado
de consanguinidad o afinidad y primero civil.
d. Cuando se dé por terminado el vínculo laboral por término del contrato
unilateralmente, despido por justa causa o retiro voluntario del gerente, este no
podrá postularse para ningún cargo directivo o administrativo de la cooperativa,
hasta pasados dos años. No obstante se verificará y analizará las causas de su
desvinculación.
10.4.10. Remoción de Gerente
El Gerente será removido por una de las causas siguientes:
a. Incumplimiento de funciones señaladas en el Estatuto, el presente código, el manual
de funciones y las que expresamente le fije el Consejo de Administración.
b. Por falta de diligencia en el desempeño de sus funciones que afecten a la
Cooperativa en su patrimonio, sin perjuicio de las sanciones penales, civiles y
pecuniarias contempladas en la ley.
c. Infracciones que impliquen violación a la Ley, este Estatuto y los Reglamentos
d. La no presentación al Consejo de Administración de la información relacionada de
manera oportuna y actualizada, sobre el desarrollo de operaciones, situación
financiera y de prestación de servicios.
e. Descuido en el manejo, conservación y protección de bienes de la Cooperativa.
f. Las demás conforme a las disposiciones legales vigentes.
10.4.11. Evaluación del Desempeño del Gerente
La evaluación del desempeño del Gerente es responsabilidad del Consejo de
Administración. El gerente se hace responsable de los resultados por su gestión,
conducta y ejecución profesional, durante el lapso del servicio. Para el proceso de
evaluación y calificación se procederá así:
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a. Disponer del formulario de evaluación de desempeño aprobado previamente por el
Consejo de Administración, con los factores y rangos de calificación apropiados.
b. Valorar y calificar objetivamente la gestión por el Consejo de Administración en
sesión plena.
c. Aprobar por mayoría la evaluación y dejar registro en acta del consejo de
Administración.
d. La evaluación se realizara con dos meses de antelación al cumplimiento del contrato
y posteriormente cada año en forma sucesiva.
10.5. Comités de Apoyo
De acuerdo a la Ley Cooperativa los Estatutos de COOPINDUMIL, las circulares: básica
Contable y Financiera y Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía
Solidaria, la Administración se apoya con los siguientes Comités:
10.5.1. Comité de Apelaciones.
La Cooperativa tiene un Comité permanente de Apelaciones, el cual estará integrado
por tres (3) asociados hábiles, elegidos por la Asamblea General, para el mismo
período del Consejo de Administración. Este actuará de oficio, cuando así se requiera.
Los miembros del Comité de Apelaciones no podrán pertenecer a ningún cargo de la
administración y control de la Cooperativa. Es un órgano alterno encargado de resolver
los recursos de apelación interpuestos por los asociados a quienes el Consejo de
Administración les imponga la sanción de exclusión o de suspensión de derechos.
10.5.1.1 Funciones.
Su función es la obrar en casos de sanciones, exclusiones o suspensión de derechos a
los asociados, las principales funciones son:
a. Resolver en segunda instancia los recursos de apelación o reclamaciones que
interpongan los asociados excluidos o sancionados por el Consejo de
Administración, así como citaciones que se les hagan para resolver aspectos de su
competencia.
b. Evaluar los recursos interpuestos por los asociados.
c. Comprobar las argumentaciones de las partes en conflicto.
d. Emitir su decisión por escrito, con la correspondiente sustentación de los
considerandos, la cual será de carácter obligatorio, agotándose así la vía
gubernativa.
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e. El comité de apelaciones podrá aplicar las sanciones contempladas en este
estatuto.
f. Informar a la Asamblea General sus actuaciones.
10.5.2. Comité de Revisión del Acta de Asamblea General de Delegados
La asamblea general de delegados en su reunión nombrará un comité para que al
término de la reunión revise el acta, el Comité estará integrado por tres (3) delegados
presentes y elegidos por la Asamblea General.
10.5.2.1. Funciones
Las funciones principales son las siguientes:
a. Estar pendiente de todo lo tratado en la asamblea.
b. Reunirse posteriormente en las instalaciones de la Cooperativa para revisar el acta
elaborada previamente por la secretaria de la Asamblea General, verificando que su
contenido se ajuste a la realidad y veracidad de lo sucedido en la reunión.
c. Proponer los ajustes que considere pertinentes para dejar el documento formal y
trámite de registro en Cámara de Comercio.
d. Rendir informe a la asamblea general.
10.5.3. Comité de Educación
La Cooperativa, tendrá un Comité de Educación de carácter técnico programático,
compuesto por cinco (5) asociados nombrados por el Consejo de Administración, para
períodos de dos (2) años, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o
parcialmente. Por lo menos uno de sus miembros debe pertenecer al Consejo de
Administración.
El Comité de Educación deberá organizar actividades de educación cooperativa de
modo permanente, oportuno y progresivo, tendientes al desarrollo organizacional y
administrativo de la Cooperativa; en consecuencia cada año o período, elaborará un
programa educativo con el correspondiente presupuesto de costos y gastos, en el cual
se incluirá la utilización del Fondo de Educación. Será el responsable de ejecutar los
proyectos de educación y de capacitación, que anualmente apruebe el Consejo de
Administración. Sus funciones, responsabilidades y competencias, serán fijadas en el
respectivo Reglamento.
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10.5.3.1 Funciones
Para el cabal cumplimiento y logro del objetivo, el Comité tendrá las siguientes
funciones:
a. Establecer los proyectos y programas de educación y formación requeridos por la Organización, determinando las necesidades y recursos para su ejecución y Sustentar los conceptos emitidos en los estudios realizados.
b. Asistir y participar en las reuniones convocadas por el Consejo de Administración y otros Comités.
c. Coordinar las actividades y evaluar el desempeño de las personas o terceros que realicen trabajos para el Comité cuando sea necesario.
d. Cumplir con las tareas encomendadas por el Consejo y presentar a éste sus resultados.
e. Promover campañas que tiendan a incrementar la participación de los asociados en las actividades de la Cooperativa, mediante foros, conversatorios, talleres y reuniones con los Asociados en los principios, valores, y objetivos de la Economía Solidaria, dándoles a conocer el marco general de las organizaciones que la conforman y capacitándolos en los programas establecidos por ley.
f. Elaborar y publicar boletines, periódicos, afiches y otros a través de los cuales se pueda mantener a los asociados informados sobre las actividades realizadas o por realizar.
g. Apoyar los eventos de carácter social que convoquen a la totalidad de los asociados.
h. Elaborar y presentar para aprobación por Consejo de Administración, el Programa Educativo, Social y Empresarial de la Cooperativa PES
i. Proponer convenios o alianzas con entidades autorizadas para impartir educación. j. Elaborar y presentar al Consejo de Administración informe de gestión mensual y
anual de las actividades ejecutadas. k. Las demás funciones que le sean asignadas y/o correspondan a su naturaleza.
10.5.4. Comité Social y de Solidaridad.
La Cooperativa, tendrá un Comité Social y de Solidaridad, compuesto por cinco (5)
asociados nombrados por el Consejo de Administración, para períodos de dos (2) años,
sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o parcialmente. Por lo menos, uno de
sus miembros, debe pertenecer al Consejo de Administración.
El Comité Social y de Solidaridad, tendrá por objeto, coordinar y organizar para los
asociados, su cónyuge o compañera (o) permanente, los hijos dependientes y los
demás familiares que reglamente el Consejo de Administración, servicios de asistencia
médica, odontológica, farmacéutica, de hospitalización, de laboratorio, rayos X, seguro
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de vida individuales o colectivos, auxilios especiales de solidaridad para casos de
accidentes de trabajo , muerte, calamidad doméstica y cualquier otra actividad social y
complementaria de las anteriores que no contravengan la Ley, el Estatuto, los
Reglamentos y los Principios Cooperativos.
10.5.4.1. Funciones
El Comité de Social y de Solidaridad tendrá principalmente las siguientes funciones:
a. Definir y asignar con base a solicitudes sustentadas, los auxilios de solidaridad en
concordancia con el respectivo reglamento.
b. Elaborar programa social anual con el correspondiente presupuesto de costos y
gastos, presentándolo al Consejo de Administración para su aprobación dentro del
primer bimestre.
c. Elaborar y presentar mensual y anualmente el informe de sus actividades al Consejo
de Administración o cuando este lo requiera.
d. Elaborar actas y consignar sus actuaciones en cada reunión mensual del comité.
e. Las demás funciones que le sean asignadas y/o correspondan a su naturaleza.
10.5.5. Comité de Crédito y Cartera
La Cooperativa tendrá un Comité de Crédito y cartera, a cuyo cargo estará el estudio y
recomendación de las políticas de crédito, evaluación de riesgo de cartera. Estará
integrado por cinco (5) miembros, designados por el Consejo de Administración, para
períodos de dos (2) años, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o
parcialmente. Uno de sus miembros debe ser Consejero. Dicho Comité actuará con
base en el Reglamento que apruebe el Consejo de Administración.
El Comité desarrollara su labor bajo los principios cooperativos, máxime cuando la
cartera de crédito es el activo básico de la entidad y está compuesto por las
operaciones de crédito otorgadas y desembolsadas bajo las distintas modalidades
expuestas en el reglamento de crédito. Es importante para el Comité prevenir que la
Cooperativa sea utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento
para el lavado de activos y/o la canalización de los recursos hacia la realización de
actividades terroristas.
10.5.5.1. Funciones
Las funciones principales son las siguientes:
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a. Revisar y confrontar la documentación aportada, contra la requerida por el
reglamento de crédito verificando su vigencia, validez y el cumplimiento de los
requisitos.
b. Estudiar, analizar y evaluar las solicitudes de crédito.
c. Viabilizar y confrontar el crédito con su liberación y su cancelación.
d. Recomendar, aprobar, improbar sobre cada crédito en particular.
e. Dar el flujo y el transito correspondiente según el tipo y nivel de responsabilidad.
f. Coadyuvar en la planificación de políticas de otorgamiento de créditos.
g. Coordinar y hacer el seguimiento del trámite hasta el otorgamiento.
h. Verificar, solvencias, capacidades de pago veracidad de documentos y revisión de
garantías.
i. Velar porque los créditos otorgados cumplan con las disposiciones legales.
j. Dar trato equitativo a los asocios y respetar el derecho de inspección.
k. Presentar al Consejo de Administración el informe mensual y anual por actividades
ejecutadas, adjuntando las recomendaciones pertinentes.
l. Elaborar las actas de cada reunión del comité.
m. ll) Revisar y actualizar periódicamente el reglamento de crédito frente con las
disposiciones legales y reglamentarias.
n. Las demás funciones que le sean asignadas y/o correspondan a su naturaleza.
10.5.6. Comité de Evaluación de Cartera.
La Cooperativa igualmente dentro de la estructura administrativa y por exigencia de la
Súper Intendencia de Economía Solidaria, cuenta con el Comité para la gestión,
seguimiento y la evaluación de la cartera, integrado por cinco (5) miembros nombrados
por el Consejo de Administración para periodos de dos años, con la posibilidad de ser
reelegidos total o parcialmente, por lo menos uno de sus integrantes debe pertenecer al
Consejo de Administración. Funciones están definidas en el documento que hace
parte de este Manual Consolidado y aprobado por el Consejo de Administración 2.009.
10.5.6.1. Funciones
a. Evaluar y analizar la totalidad de la cartera de créditos con los criterios y
periodicidad de evaluación definidos en la normatividad legal vigente.
b. Velar por que la cartera esté debidamente clasificada, calificada y aprovisionada de
acuerdo con la normatividad expedida por el ente de supervisión.
c. Realizar seguimiento a los deudores a los cuales el mismo Comité en anteriores
evaluaciones les haya otorgado una calificación de mayor riesgo.
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d. Efectuar análisis de los deudores e informar a los entes correspondientes las
conclusiones, recomendaciones y calificaciones, los cuales permiten evaluar y
mitigar el riesgo del crédito.
e. Presentar al Consejo de Administración un informe sobre las actividades y
evaluaciones con su correspondiente calificación, con el fin que la administración
realice las recalificaciones y provisiones correspondientes.
f. Revisar, confrontar y actualizar el respectivo reglamento con la normatividad de los
entes de control.
g. Recomendar planes y acciones de recuperación de cartera morosa.
h. Las demás que le sean asignadas o por disposiciones del ente de supervisión.
10.5.7. Comité Interno de Administración del Riesgo y Liquidez
La Cooperativa tendrá un Comité de riesgo de liquidez, el cual apoyara al Consejo de
Administración y a la Alta Gerencia de la Cooperativa en la evaluación, medición y
control de riesgo de liquidez, con el fin de protegerse de eventuales cambios que
ocasionen pérdida en los estados financieros, estará integrado por cinco (5) miembros,
designados por el Consejo de Administración, por períodos de dos (2) años, sin
perjuicio de que puedan ser reelegidos total o parcialmente. Por lo menos, uno de sus
miembros, debe pertenecer al Consejo de Administración. Dicho Comité actuará con
base en el decreto 790 de 2003, circular básica Jurídica de la Súper intendencia y el
Reglamento que apruebe el Consejo de Administración.
10.5.7.1. Funciones
Para el cabal cumplimiento y logro del objetivo, el Comité tendrá las siguientes
funciones:
a. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y
administración del riesgo de liquidez en COOPINDUMIL.
b. Velar por la oportuna capacitación y formación de sus integrantes, o del personal de la Cooperativa que tenga que ver con este tema; coordinando con el Comité de educación y/o quien haga sus veces, para lograr que se posea la idoneidad, experiencia y formación necesarias a fin de asegurar el cumplimiento de las funciones.
c. Propender por el establecimiento de los sistemas de información y administración
necesarios para lograr el objetivo.
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d. Asesorar al Consejo de Administración y a la Gerencia en la definición de los límites
de exposición por tipo de riesgo, plazos montos, monedas e instrumentos aplicables,
velando por su cumplimiento.
e. Proveer al Consejo de Administración, Gerencia y/o Asamblea General cuando sea
del caso, de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales
variables económicas y monetarias, que puedan afectar el patrimonio de la
Cooperativa o sus obligaciones contractuales dentro de la vigencia.
f. Recomendar al Consejo de Administración, estrategias sobre la estructura del
Balance respecto de plazos, montos, monedas, tipos de instrumentos y
mecanismos de cobertura.
g. Presentar al Consejo de Administración y a la Gerencia su recomendación sobre
tasas de interés, en los negocios activos y pasivos, con base en estudios y análisis
justificados, documentados legal y técnicamente.
h. Analizar y emitir concepto al Consejo de Administración, sobre las propuestas de la
Gerencia referentes a nuevos servicios, negocios del giro normal e inversiones a
mediano y largo plazo, las cuales deben estar acompañadas del respectivo estudio
de factibilidad, que incluya las proyecciones de flujo de caja, con base en las cuales
se pueda establecer la viabilidad económica y que reúnan condiciones de
disponibilidad, seguridad, rentabilidad y cumplimiento de normas legales aplicables
a la Cooperativa y a la actividad financiera en particular.
i. Determinar la brecha de liquidez para cada periodo.
j. Presentar informe mensual al Consejo de Administración, sobre la actividad
cumplida, los resultados alcanzados y las recomendaciones o conceptos que sea de
su competencia.
k. Las demás conexas y/o complementarias que guarden relación con el objetivo y las
normas que regulen la administración del riesgo de liquidez, que no estén asignadas
a otros órganos o las que emanen de Entes de supervisión y control de obligatorio
cumplimiento.
10.5.8. Comité de Planeación.
La Cooperativa tendrá un Comité de Planeación, a cuyo cargo estará el estudio y
desarrollo de nuevos proyectos de diversa índole para los asociados, el cual será
integrado por cinco (5) miembros, designados por el Consejo de Administración, para
períodos de dos (2) años pudiendo ser reelegidos total o parcialmente. Uno de sus
miembros debe ser Consejero. El Comité de Planeación actuará con el programa y el
presupuesto aprobado por el Consejo de Administración y ejercerá las funciones
específicas que este organismo le señale.
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10.5.8.1. Funciones.
a. Para el desarrollo y logro de los objetivos organizacionales, el Comité tendrá las
siguientes funciones:
b. Proponer los objetivos, estrategias y recomendaciones durante la formulación,
ejecución y seguimiento del plan de desarrollo.
c. Llevar el control y hacer seguimiento al cumplimiento del plan estratégico y de
acción, propuesto en el plan de desarrollo.
d. Promover la ejecución de las propuestas tramitadas por la Asamblea General
durante la vigencia.
e. Hacer seguimiento y control al plan de trabajo y tareas específicas del Consejo de
Administración.
f. Promover los cambios, organizar y aplicar del contexto normativo legal, del sector e
interno de la organización correspondiente a estatutos y reglamentos.
g. Estudiar el proyecto de presupuesto anual, presentar las proyecciones y
recomendaciones pertinentes para maximizar ingresos y reducir costos y gastos,
así como la ejecución mensual.
h. Analizar los resultados económicos y financieros en cada vigencia, generando las
conclusiones y recomendaciones correspondientes.
i. Identificar las necesidades, estudiar y proponer nuevos proyectos, productos y/o
servicios, acompañados de los análisis de viabilidad respectivos, tendientes a
mejorar la calidad de vida de los asociados y su familia.
j. Gestionar el manejo de la información Institucional.
k. Elaborar las actas por reuniones efectuadas en cumplimiento de las funciones del
Comité.
l. Elaborar y presentar oportunamente al consejo de administración el informe de
actividades ejecutadas.
11. JUNTA DE VIGILANCIA
La Junta de Vigilancia, es el organismo que tiene bajo su responsabilidad, el control de
la gestión de la administración y social y será el veedor permanente en representación
de los asociados. Estará integrada por tres (3) miembros Principales con (3) suplentes
numéricos y será elegida por el mismo periodo del Consejo de Administración. Para
efectos del corte de período, condiciones, requisitos y remoción de sus miembros, le
será aplicable a la Junta de Vigilancia, lo establecido para los miembros del Consejo de
Administración en el presente código.
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Su rol en el buen gobierno es vital, dando cumplimiento con objetividad, no es
competencia para el Consejo de Administración, no tiene condición de administradores,
sino un complemento para garantizar el cabal cumplimiento de la Ley, de la Misión y
Visión institucional, de los objetivos estratégicos y de la normativa vigente en lo
estrictamente social.
11.1. Perfil
Los integrantes de la Junta de Vigilancia deben acoger el siguiente perfil de gestión:
a. Poseer conocimientos, habilidades y destrezas que le permitan adelantar labores de
análisis, valoración y documentación de las actividades de vigilancia y control.
b. Tener capacidad, aptitudes e integridad.
c. Poseer la formación en aspectos cooperativos preferiblemente en análisis
financiero, similares a la de los administradores.
11.2. Sesiones
La Junta de Vigilancia, sesionará de manera permanente cuando las circunstancias lo
justifiquen, mediante reglamentación de este organismo; sus decisiones deben tomarse
por mayoría y de sus actuaciones se dejará constancia en Acta suscrita por sus
miembros. Asistirán a las reuniones del Consejo de Administración, previa invitación del
mismo.
11.3. Funciones
Las funciones señaladas por la ley a este órgano deberán desarrollarse con
fundamento en criterios de investigación y valoración, y sus observaciones o
requerimientos serán documentados debidamente. Los miembros de este órgano
responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que
les imponen la ley y los estatutos.
El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a las Juntas de Vigilancia se refiere
únicamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que
correspondan a las competencias de los órganos de administración. Son funciones de
la Junta de Vigilancia:
a. Velar porque los actos de los organismos de administración, se ajusten a las
prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios
cooperativos.
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b. Informar oportunamente a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y a al
Organismo de Control y Vigilancia, sobre las irregularidades que existan en el
funcionamiento de la Cooperativa y presentar recomendaciones sobre las medidas
que en su concepto deben adoptarse.
c. Recibir los reclamos que presenten los asociados, en relación con la prestación de
los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y en la
debida oportunidad.
d. Será la encargada de vigilar y controlar que los asociados cumplan los deberes
consagrados en la Ley, el Estatuto y los Reglamentos.
e. Solicitar aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar
porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto.
f. Verificar el cumplimiento de requisitos establecidos para los candidatos registrados
en las planchas para los cuerpos de administración de la Cooperativa, que serán
nombrados por la Asamblea.
g. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria y
Extraordinaria.
h. Convocar la Asamblea General en los casos establecidos por la Ley y el presente
Estatuto.
i. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia
y rendirle los informes a que haya lugar o que le sean solicitados.
j. Evaluar los indicadores de gestión administrativa de la Gerencia y Consejo de
Administración, presentando los informes respectivos oportunamente.
k. verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones
relacionadas con el SIPLA/FT.
l. Las demás que le asigne la Ley y el presente Estatuto, siempre y cuando se refieran
al control social y no correspondan a funciones propias de la Auditoria Interna o
Revisoría Fiscal.
11.4. Deberes y Lineamientos de Conducta
La Junta de Vigilancia, ejercerá estrictamente, el control social y no se referirá a
asuntos que sean competencia a otras instancias de control como la Revisoría Fiscal. El
control social y sus respectivas funciones, lo desarrollará con criterios de investigación y
valoración; sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados y
estarán orientados a:
a. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando los derechos y trato
equitativo de los asociados.
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b. Dar ejemplo en la observancia y velar por el cumplimiento de la ley, el estatuto, los
reglamentos, los códigos de ética corporativa, buen gobierno, de prevención de
lavado de activos y financiación del terrorismo y demás normas internas.
c. Informar sobre las situaciones de conflicto de interés sobre los asuntos que les
corresponda decidir y abstenerse de votar en ellos, dejando la correspondiente
constancia.
d. Cumplir a cabalidad con el ejercicio de sus funciones y participar activamente en los
asuntos de su competencia.
e. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran para el ejercicio de
su cargo.
f. Fijar criterios, mecanismos e indicadores para su autoevaluación.
g. Controlar los resultados sociales y procedimientos para el logro de los mismos. Es
decir, la satisfacción de las necesidades económicas, sociales, culturales y
ecológicas para las cuales está constituido COOPINDMUIL.
h. Garantizar los derechos y hacer que se cumplan las obligaciones de los asociados.
i. Conocer y tramitar las quejas en relación con la actuación de los miembros de
administración, control y vigilancia.
j. Cumplir con los principios, valores y conducta descritos en el presente manual.
11.5. Prohibiciones
A los miembros de la Junta de Vigilancia, les será prohibido:
a. Ser miembro del órgano de administración o de control social, empleado o asesor de
otra organización similar, con actividades que compitan con ella.
b. Estar vinculado a la cooperativa, como empleado, asesor, contratista o proveedor, o
a alguna de las personas naturales o jurídicas que les presten estos servicios.
c. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste
COOPINDUMIL.
d. Realizar proselitismo político aprovechando su posición.
e. Dar órdenes a empleados, al revisor fiscal o solicitarles información directamente,
sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones de la Junta de
Vigilancia.
f. Los miembros de la Junta de Vigilancia no podrán ser cónyuges, compañeros
permanentes, o tener vínculo hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad
y primero civil con el Gerente o representante legal, ni con ninguno de los demás
ejecutivos de COOPINDUMIL. Usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la
información confidencial a la que tengan acceso.
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12. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
COOPINDUMIL cumple los requerimientos de la Súper Intendencia de Economía
Solidaria con el nombramiento del Oficial de Cumplimiento para atender las exigencias,
hacer seguimiento y establecer los controles necesarios para evitar el lavado de activos
y financiación del terrorismo a través de sus operaciones económicas y financieras.
La naturaleza del cargo tiene que ver con la supervisión y velar por la efectividad del
“Sistema y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo” SIPLA/FT.
12.1. Requisitos
A efectos de reducir los riesgos de dependencia de la Junta de Vigilancia, la Gerencia y
Consejo de Administración, deberá cumplir los siguientes requisitos:
a. Demostrar idoneidad desde el punto de vista ético, profesional y social
b. Acreditar formación académica en las áreas administrativas, financieras, jurídicas o
ciencias afines
c. Acreditar experiencia o conocimientos en el sector de economía solidaria y de su
profesión mínimo de tres (3) años.
d. No haber sido condenado penalmente, excepto por delitos políticos y culposos y/o
sancionado disciplinaria o administrativamente, como tampoco haber sido declarado
responsable fiscalmente.
e. No ser cónyuge, compañero (a) permanente, o poseer vínculo familiar dentro del
segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil, dentro del año
inmediatamente anterior a su postulación, respecto del consejo de Administración,
Junta de Vigilancia, Gerencia y personal directivo de la cooperativa.
f. No estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas para los
órganos de control social.
g. Cumplir los requisitos de carácter legal, exigidos en las normas especiales que le
sea aplicables.
12.2. Funciones:
El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con las siguientes funciones
a. Participar en el diseño y desarrollo de programas internos de capacitación.
b. Proponer al Consejo de Administración, junto con el representante legal la
actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y del código
de conducta y velar por su divulgación a todos los empleados de la entidad.
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c. Reportar a la persona u órgano designados en el manual sobre las posibles faltas
que comprometan la responsabilidad de los empleados, para que se adopten las
medidas a que haya lugar.
d. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información
relativa a LA/FT, en los términos establecidos en el manual y las reglas para la
conservación de activos...
e. Recibir y analizar los reportes internos, realizar los reportes externos establecidos.
f. Elaborar los reportes internos, que son de uso específico de la Cooperativa.
g. Las demás que exijan la Ley, circulares: básica contable y financiera y Jurídica
exigidas por la Súper Intendencia de Economía Solidaria y las que la complementes
y/o adicionen.
13. CONTROL EXTERNO E INTERNO
13.1. Revisoría Fiscal
La fiscalización general de la Cooperativa y la revisión contable, estará a cargo de un
Revisor Fiscal, Contador Público con su respectivo suplente, o Persona Jurídica quien
designará sus representantes: principal y suplente, los cuales deben tener la matrícula
profesional vigente y los demás documentos exigidos por la ley y el organismo de
Control y Vigilancia. Será elegido por la Asamblea General por mayoría de los votos de
los asistentes, para períodos de un año y podrá ser removido por incumplimiento de las
funciones señaladas en este Estatuto, en concordancia con la Ley, y por haber sido
suspendido, sancionado o cancelada su inscripción como Contador Público.
COOPINDUMIL permitirá el acceso a la información que requieran estos órganos de
Control Externo, siempre y cuando dicha información no constituya un secreto industrial
o que el levantamiento de la reserva de la misma pueda poner en peligro la salvaguarda
de los derechos económicos de los asociados. No obstante lo anterior, si por orden
judicial o administrativa dicha información debe ser entregada a tales autoridades, la
cooperativa actuará de conformidad.
13.1.1. Requisitos y Calidades para su elección
COOPINDUMIL, en aras de propender por un control de alta calidad, en beneficio del
buen gobierno, el Revisor Fiscal que se elija debe cumplir, con los siguientes requisitos:
a. Tener título profesional en contaduría pública, debidamente registrado en la Junta
Central de contadores con matrícula profesional vigente.
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b. Acreditar formación en el campo de revisor fiscal y experiencia en temas
relacionados con la naturaleza del cargo y condición jurídica del sector de la
economía solidaria.
c. Poseer comportamiento ético en el ejercicio de sus funciones y actividades
personales laborales y profesionales.
d. No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente en el ejercicio de su
actividad profesional dentro de los cinco (5) años anteriores a su postulación.
e. No haber sido asociado, administrador, empleado, asesor o proveedor de servicios
de COOPINDUIMIL, en el año inmediatamente anterior a su postulación.
f. No ser o haber sido cónyuge, compañero(a) permanente, o poseer vínculo familiar
dentro del primero y segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil,
respecto de los miembros del Consejo de Administración, Juna de vigilancia,
Gerente y demás personal directivo de COOPINDUMIL.
g. No estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la ley y los
estatutos similares a los órganos de administración y de control social.
13.1.2. Mecanismos para su elección
De acuerdo a los estatutos y reglamentos internos, los interesados pondrán a
disposición de COOPINDUMIL la siguiente información.
a. Propuesta escrita técnica y económica en donde dé a conocer los objetivos y
alcance del servicio.
b. En la propuesta también describirá las condiciones de trabajo (horas de trabajo,
infraestructura, número de personas que harán parte del equipo de trabajo, etc.).
c. Presentarse personalmente en la Asamblea y aceptar el nombramiento.
13.1.3. Mecanismos para información
El Consejo de Administración, el Gerente o representante legal, además de velar
porque a los revisores fiscales se les permita cumplir a cabalidad con sus
responsabilidades, le exigirán, al menos lo siguiente:
a. Presentar los documentos exigidos por la Cámara de Comercio y Súper Intendencia
de Economía Solidaria para su registro y posesión.
b. Presentar el plan y cronograma de trabajo al Consejo de Administración.
c. Asistir a las reuniones de Consejo de Administración cuando se a invitado.
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d. Informar al Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Asamblea sobre los
hallazgos, observaciones y recomendaciones que haya lugar por el ejercicio de sus
funciones.
e. Solicitar a la Administración la información que requiera para cumplir sus funciones.
f. Velar por el cumplimiento de la normativa legal, estatutaria y reglamentaria de los
Entes de fiscalización, tributaria, de Supervisión y Control.
13.1.4. Obligaciones de COOPINDUMIL con el Revisor Fiscal
El Consejo de Administración, el Gerente o representante legal, se comprometen, en
aras de garantizar un gobierno transparente, frente a la Revisoría Fiscal a lo siguiente:
a. Permitirle examinar, sin restricción alguna, las operaciones y sus resultados, los
bienes, derechos, obligaciones y documentos de COOPINDUMIL.
b. Dar y ordenar que se le dé oportuna y suficiente respuesta a las solicitudes de
información que ésta requiera para el cumplimiento de sus funciones.
c. Permitirle y apoyarle, para rendir los informes que le corresponden, en la
convocatoria de los órganos de COOPINDUMIL o, si es el caso, hacer incluir en el
orden del día la consideración de los mismos.
d. Informarle sobre las convocatorias que se cursen con motivo de las reuniones de los
organismos e administración y control, para que pueda asistir a ellas, sin que para
ello deba ser expresamente invitado, donde podrá intervenir con vos pero sin voto.
e. Permitirle informar libremente, sin ninguna presión, sobre los asuntos que puedan
afectar el desenvolvimiento de COOPINDUMIL.
f. Informarle de manera oportuna y eficiente, sin restricción alguna de cualquier
suceso, proyecto o decisión, que pueda alterar significativamente el funcionamiento
de la organización solidaria.
g. Informarle, antes que a cualquier otra persona, de todo reparo o censura que se
requiera formular respecto de su labor.
h. Presentarle de manera oportuna la información que requerida por la Revisoría
Fiscal.
i. Disponer de los recursos y remuneración adecuados y oportunos, de conformidad
con la característica de COOPINDUMIL.
j. El Revisor Fiscal de la Cooperativa tendrá voz, sin derecho a voto en las reuniones
de la Asamblea. Podrá asistir a las reuniones del Consejo de Administración cuando
fuere citado a ellas.
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13.1.5. Funciones de la Revisoría Fiscal
Son funciones del Revisor Fiscal:
• Cerciorarse que las operaciones que se celebren en la Cooperativa, se ajusten a las
prescripciones del Estatuto, las decisiones de la Asamblea General o del Consejo de
Administración.
• Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea, Consejo de Administración, y
Gerente según los casos, sobre irregularidades que ocurran en el funcionamiento y
desarrollo de las actividades de la Cooperativa.
• Exigir que se lleve con exactitud y en forma actualizada, la contabilidad de la
Cooperativa y se conserven adecuadamente los archivos de los comprobantes de
las cuentas, de acuerdo con las normas que sobre la materia dicte el organismo de
Control y Vigilancia.
• Impartir instrucciones, practicar inspecciones y solicitar informes que sean
necesarios para establecer un control sobre el patrimonio de la Cooperativa, y
procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad de
los mismos, y de los que tenga a cualquier otro título.
• Inspeccionar asiduamente los bienes de la Cooperativa, cada vez que lo estime
conveniente y velar porque se lleven regularmente la contabilidad y las actas de
Asambleas y del Consejo de Administración con sus respectivos registros, y porque
se conserve debidamente la correspondencia, impartiendo las instrucciones
necesarias para tales fines.
• Efectuar arqueos de caja y conciliaciones bancarias cada vez que lo estime
conveniente y velar porque todos los libros de la entidad se lleven conforme a las
normas que sobre la materia prescriban las disposiciones legales y el Organismo
oficial competente. Como mínimo bimestralmente.
• Presentar como mínimo un informe mensual de las cuentas y sus soportes.
• Autorizar con su firma todos los balances y cuentas que deben rendirse, tanto al
Consejo de Administración, a la Asamblea General, al organismo de Control y
Vigilancia y a los demás organismos estatales y privados.
• Establecer controles para evaluar el cumplimiento de las normas sobre el LA/FT
(Lavado de activos/financiación del terrorismo) con informes trimestrales al Consejo
de Administración dejando en conocimiento al oficial de cumplimiento las
deficiencias e incumplimientos detectados.
• Rendir a la Asamblea General, un informe de sus actividades, dictaminando los
estados financieros, efectuando un análisis de las cuentas, si así lo considera, o la
Asamblea lo solicita.
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• Rendir los informes correspondientes a que haya lugar, o le sean solicitados por el
organismo de Control y Vigilancia.
• Convocar a la Asamblea General, de acuerdo a la Ley y al presente Estatuto.
• Asistir cuando lo considere necesario a las reuniones del Consejo de Administración
y demás Comités.
• Cumplir las demás funciones que le señalen las Leyes y el Estatuto y las que siendo
compatibles con su cargo, le encomiende la Asamblea.
13.1.6. Revisor Fiscal y su Suplente
COOPINDUMIL tendrá un Revisor Fiscal Suplente que será elegido simultáneamente
por la Asamblea General de Delegados que reemplazará al principal en sus faltas
temporales o definitivas y también su elección se hará para periodos similares al
principal de un (1).
El Revisor Fiscal Suplente cumplirá los mismos requisitos, funciones e inhabilidades
del principal.
13.1.7. Remuneración
La Asamblea General de Delegados asignará el valor de la remuneración al Revisor
Fiscal en el momento de su elección, la cual se iniciará a devengar a partir de la
posesión formal e inicio de las funciones.
13.2. Control Interno
COOPINDUMIL ha implementado un sistema de control interno, cuya finalidad es
proporcionar seguridad y confianza sobre las operaciones realizadas, con miras a
cumplir los objetivos y propósitos establecidos por la Organización
13.2.1. Sistemas de Gestión y Control
El Consejo de Administración deberá:
a. Aprobar la estrategia corporativa, y conocer las estrategias de negocio.
b. Aprobar las modificaciones relevantes que afecten a los principales negocios.
c. Velar porque existan sistemas de gestión del riesgo y de control interno que
garanticen la solvencia patrimonial de la institución.
d. Mantener un canal directo de comunicación con los Auditores internos y externos.
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14. REGLAS DE POLITICA EMPRESARIAL
a. COOPINDUMIL debe cumplir con el principio de transparencia, entendida no sólo en
el aspecto formal de existencia y publicación de la normativa de Gobierno
Corporativo, sino además en de transmitir al mercado de manera íntegra, veraz,
equitativa, simétrica y en tiempo útil, toda la información que refleje su gestión,
organización, actividades, cifras y resultados, con especial consideración de sus
operaciones vinculadas y conflictos de interés.
b. Deberá hacer públicas las operaciones que supongan una transferencia de recursos
u obligaciones entre COOPINDUMIL y sus Asociados significativos, Consejeros o
Directivos. Tales operaciones deberán estar previamente ser autorizadas por el
Consejo de Administración, estos podrán contar con asesoramiento externo a cargo
de la Cooperativa.
14.1. Conflictos de Interés
Se entiende por conflicto de intereses, toda situación o evento en que los intereses
personales, directos o indirectos, del empleado, cualquiera que sea su nivel, o los de
sus familiares o allegados, se encuentre o puedan llegar a encontrarse en oposición
con los de COOPINDUMIL, interfieran o puedan interferir con los deberes que le
competen a ella, o lo lleven o puedan llevar a actuar en su desempeño por
motivaciones diferentes al recto y real cumplimiento de sus responsabilidades.
El nuevo enfoque regulatorio, introdujo un cambio significativo en el tratamiento de los
conflictos de interés, entregándole la responsabilidad a COOPINDUMIL de establecer y
aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos relacionadas con el
manejo de conflictos de interés.
Por tal razón la organización establece unos principios generales relativos a la debida
administración de conflictos de interés, implementando mecanismos a su interior, los
procedimientos de prevención y administración de dichos conflictos, deben ser
coherentes desde luego con la naturaleza y estructura de la Cooperativa.
14.2. Manejo de Conflictos de Interés.
La Administración de COOPINDUMIL, se abstendrán de incurrir en situaciones que den
lugar a conflictos de interés, entre sus intereses y los de COOPINDUMIL. En caso de
presentarse el conflicto, los mismos deberán ser gestionados, resueltos, revelados a
favor de los Asociados
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14.2.1. Mecanismos de Administración del Conflicto de Interés
Con el objetivo de administrar el conflicto de interés, la Administración, los empleados y
terceros involucrados de COOPINDUMIL en el momento que consideren estar bajo un
conflicto de interés, deberán cumplir con el siguiente procedimiento de manera
ordenada:
Abstenerse para actuar frente al conflicto de interés.
Revelar el conflicto al superior Jerárquico
Revelar el conflicto previamente a las partes afectadas.
Obtención de autorización previa de las partes afectadas.
14.2.2. Abstención para Actuar Frente al Conflicto de Interés.
En primer lugar todos los empleados de la cooperativa en el momento que consideren
que están bajo un conflicto de intereses, deberán abstenerse de participar en la
situación generadora del conflicto. En caso de duda respecto de la existencia de éste, el
funcionario deberá actuar como si existiera. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de
consultar su situación con el superior jerárquico.
14.2.3. Revelación al Superior Jerárquico
Al respecto, cualquier situación de cualquier posible conflicto de interés que tenga un
empleado de COOPINDUMIL deberá ser informado por escrito a su jefe inmediato,
quien lo deberá elevar a la dependencia de control correspondiente según sea la
naturaleza del conflicto para su evaluación y sugerencia de recomendaciones a seguir
para manejar apropiadamente el conflicto revelado.
Para lo anterior, dentro de las observaciones respectivas, la dependencia de control
una vez evaluado el conflicto podrá autorizar o no realizar la operación, y si es el caso,
ordenar que se revele previamente a las partes afectadas.
14.2.4. Revelación a las Partes Afectadas.
Si efectivamente, el área de control lo considera pertinente, se deberá informar a las
partes afectadas, para que estas sean las que autoricen continuar con la operación.
14.2.5. Obtención de Autorización Previa de las Partes Afectadas.
En el momento de que las partes afectadas autoricen a realizar la operación se
entiende que el conflicto de interés desapareció.
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14.2.6. Criterios de Prohibición
COOPINDUMIL tendrá en cuenta, entre otros, los siguientes criterios que le permitirán
identificar los conflictos de interés como parte de su proceso preventivo.
Prohibirá que miembros del equipo directivo, miembros de los Comités Especiales,
colaboradores y revisor fiscal, incurran en cualquiera de las siguientes prácticas:
a. Recibir remuneración, dádivas, o cualquier otro tipo de compensación en dinero o
especie que exceda medio salario mínimo legal mensual vigente por parte de
cualquier persona jurídica o natural, en razón del trabajo o servicio prestado a
COOPINDUMIL.
b. Utilizar indebidamente la información privilegiada o confidencial para obtener
provecho o Salvaguardar intereses individuales o de terceros.
c. Realizar proselitismo político aprovechando cargo, posición o relaciones con la
Cooperativa.
d. Omitir procedimientos de control establecidos en el manual de prevención de lavado
de activos SIPLA/FT para favorecer la vinculación de asociados a COOPINDUMIL o
la permanencia de los mismos en casos de personas ya vinculadas.
e. Omitir funciones y responsabilidades definidas en el SIPLA/FT y relacionadas con
monitoreo de actividad transaccional de asociados potenciales, detección y reporte
de operaciones inusuales sobre contratos de asociados.
f. En este mismo sentido de prevención de conflictos de interés, el Representante
Legal deberá informar a la Junta Vigilancia aquellos casos en que él o un
administrador, miembro del órgano máximo, miembro de los Comités Especiales o el
Revisor Fiscal tenga parentesco hasta en segundo grado de consanguinidad, primer
grado de afinidad y/o único civil con las personas que se relacionan a continuación:
g. Las personas naturales o jurídicas que hagan parte de la red de productos y
servicios contratados directa o indirectamente por COOPINDUMIL o de las
entidades vinculadas.
h. Los contratistas personas naturales y jurídicas de personas jurídicas con quienes LA
Organización o sus entidades vinculadas celebren cualquier tipo o convenio.
i. Las personas naturales o jurídicas receptoras de recursos de capital de
COOPINDUMIL o entidades vinculadas, conforme su objeto social lo permita.
j. Abstenerse de utilizar indebidamente la información Privilegiada y confidencial en
contra de los intereses de la Cooperativa.
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k. Participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades
que impliquen competencia con COOPINDUMIL o en actos respecto de los cuales
existan conflictos de interés, salvo autorización del Consejo de Administración.
l. Realizar actividades que atenten contra los intereses de la Organización.
m. Gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas que
conforme a la ley, los estatutos o las buenas costumbres se puedan considerar que
infringen los intereses de la Entidad.
n. Utilizar su posición en la Entidad o su nombre para obtener para sí, o para un
tercero, tratamientos especiales en negocios particulares, con cualquier persona
natural o jurídica que tenga alguna relación con la Cooperativa.
o. Utilizar los activos, productos y servicios, y en general los recursos de la Entidad
para actividades distintas de las relacionadas con ellas, por tanto no podrán
encausarlos en provecho personal o de terceros.
p. Gestionar o celebrar negocios con COOPINDUMIL para sí o para personas
relacionadas, que sean de interés para dichas personas, salvo que medie
autorización escrita del Consejo de Administración.
q. Establecer empresas o negocios que desarrollen negocios similares a los de la
Cooperativa, o ser socios, empleados o administradores de las mismas.
r. Realizar personalmente negocios de interés personal o familiar dentro de la Entidad,
como la compra, venta o arrendamiento de equipos o propiedades de
COOPINDUMIL, o la participación en empresas que tengan o busquen establecer
negocios con éstas, salvo autorización expresa y escrita del Gerente de la
Organización.
s. Autorizar o negar negocio alguno con base en sentimientos de amistad o enemistad.
t. Participar en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su
rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización expresa de la
Organización.
u. Co con personas dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y
primero Civil, salvo autorización expresa y escrita del Consejo de Administración.
v. Solicitar crédito a los asociados, diferentes a los establecimientos de crédito, o a
personas vinculadas con ellos por parentesco familiar o accionario como
administradores, representantes o socios.
14.2.7 Deberes de los Colaboradores (Colaboradores Internos).
Sin perjuicio del establecimiento de otros, los deberes de los colaboradores, cuyo
incumplimiento constituirá una falta grave, son los siguientes:
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a. Todo empleado deberá revelar por escrito a jefe inmediato cualquier posible
conflictos de interés que tenga, o las situaciones de competidores con
COOPINDUMIL en que puedan estar involucrados directa o indirectamente. Este a
su turno lo informará al Gerente.
b. Todo empleado deberá contribuir a que se permita la adecuada realización de las
funciones encomendadas a los órganos de control de gestión y externo de la
Entidad dando a todos los usuarios un trato equitativo, y a que se les garanticen sus
derechos.
c. Todos los colaboradores internos deben informar al superior cualquier posible
conflicto de interés que tenga, para aplicar de manera independiente e imparcial las
funciones y responsabilidades descritas en el manual de prevención de lavado de
activos SIPLA/FAT.
d. Todos los colaboradores deben guardar y proteger la reserva industrial, comercial,
financiera, tecnológica y la información.
e. Todos los Colaboradores deben revelar a tiempo los eventos en que se encuentren
involucrados en alguna de las situaciones de conflicto de intereses.
14.2.8. Recursos Informáticos
Son obligaciones de los empleados en relación con los recursos informáticos:
a. Cumplir las disposiciones de seguridad establecidas.
b. No utilizar los recursos informáticos y las redes para guardar, almacenar, distribuir,
editar o grabar material de contenido ofensivo, racista, pornográfico, terrorista o
similar, así como software, videos, música, juegos o información, sin licencia legal
adquirida, ni copiar el software que COOPINDUMIL usa legalmente.
c. No utilizar los recursos informáticos y las redes de para desacreditar o difamar a
terceros, crear pánico, propagar virus informáticos o para realizar otros actos que
atenten contra las personas o equipos.
d. Atender estrictamente todas las disposiciones normativas expedidas por las
autoridades competentes o por la Empresa en relación con el uso de Internet, correo
electrónico y demás herramientas informáticas.
e. Cuidar y usar responsablemente todos los equipos informáticos y no cambiar su
configuración sin autorización escrita, salvo cuando sea parte de su función o en
cumplimiento de una obligación laboral.
f. Hacer copias de respaldo de la información que no está en la red de COOPINDUMIL
y custodiarlas según las políticas establecidas por ella.
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g. Custodiar y mantener bajo extrema reserva toda la información contenida en los
sistemas de información y no darla a conocer a terceros ni suministrar copia física,
electrónica o por cualquier medio, sin previa autorización.
14.2.9 Comunicación de COOPINDUMIL
a. El Gerente o su delegado será el vocero para todos los asuntos que él considere
pertinente.
b. El Gerente será vocero exclusivo para los asuntos relacionados con el desarrollo
cooperativo.
c. Solo las personas expresamente autorizadas darán declaraciones a los medios de
comunicación, en temas relacionados con la solvencia o con la estabilidad de
entidades del sistema financiero.
d. No se darán declaraciones a título personal a los medios de comunicación, pues a
pesar de que el periodista pueda tener buena fe, esto se presta para malos
entendidos y presenta una mala imagen de la Cooperativa y del profesional que está
dando la información.
e. Los demás empleados de COOPINDUMIL no podrán dar declaraciones a los medios
de comunicación en relación con temas del Mercado Público de Valores, el
desempeño de la Organización, o de competidores.
14.2.10 Gestión de la Información y Procedimiento de Análisis
Es política de COOPINDUMIL, que quienes conformen los órganos de administración y
vigilancia y diferentes comités, estén previamente informados de los temas que se van
a tratar en las reuniones, esta información debe reunir las siguientes características:
a. Lenguaje de fácil comprensión, preferiblemente respaldados con gráficos
b. Se debe recibir la información al menos 48 horas antes de la reunión. En caso de no
recibir la información con esta anterioridad, el órgano o comité respectivo, definirá si
se realiza o aplaza la reunión.
c. El hecho de no enviar justificadamente con esta anterioridad esta información,
conllevará las acciones correctivas que sean pertinentes.
d. La información que se reciba de la gerencia y demás responsables debe ser integra
y confiable. De detectarse una desviación en ese sentido, corresponde adoptar
decisiones severas para que no se repita.
e. Con base en los reglamentos internos particulares de cada órgano o comité se
establecerá el número y frecuencia de las reuniones, así como el límite para su
duración. Es recomendable, salvo situaciones extraordinarias, que estas no superen
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cuatro (4) horas, debido a que sus debates y decisiones son eminentemente
estratégicos. Se sugiere revisar aquellas situaciones en que las reuniones se
extiendan por un día o más, debido a que puede ser un indicativo de ineficiencia.
f. La Junta de Vigilancia solo podrá asistir a las reuniones de Consejo de
Administración, siempre que medie invitación de éste, y no por derecho propio.
g. Cada órgano o comité tendrá un secretario, quien tiene la responsabilidad de llevar
las actas y que están sean completas, que tengan de manera ordenada las
decisiones tomadas, preferiblemente con los nombres a favor, en contra y las
abstenciones.
h. El Consejo de Administración, decide sobre la participación de la Gerencia en las
reuniones ordinarias, y extraordinarias, con derecho a voz y sin voto. La Gerencia no
participará en las discusiones y resoluciones relacionadas con sus condición es
laborales y en casos de conflictos de interés (solicitudes de crédito, sanciones,
proveedores).
i. El Consejo de Administración, promoverá la participación de otros miembros del
equipo gerencial. El invitado preparará una presentación de desempeño de su
área/departamento, así como su estrategia de corto y mediano plazo.
14.3. Responsabilidad Social
Consiste en la asunción voluntaria por parte de COOPINDUMIL, de responsabilidades
derivadas de los efectos de su actividad sobre el mercado y la sociedad, así como
sobre el medio ambiente y las condiciones del desarrollo humano. Esto implica el
cumplimiento de las obligaciones legales y aquellas que excedan lo legal en aspectos
como: condiciones que permitan el desarrollo personal en el trabajo, respeto a los
consumidores como clientes y como ciudadanos con derechos, la conciliación de
trabajo y vida personal, el trato imparcial a las personas en el medio laboral y
profesional.
La Cooperativa es socialmente responsable cuando las actividades que realiza se
orientan a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus miembros, de la
sociedad y de quienes se benefician de sus actividades comerciales, así como también,
al cuidado, y conservación del medio ambiente y en general al mejoramiento de la
calidad de vida de sus asociados.
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14.4. Operaciones Prohibidas.
COOPINDUMIL en desarrollo de su gestión se abstendrá de llevar a cabo cualquiera de
las prácticas mencionadas en el artículo 66 del Decreto 2175 de 2007 y demás normas
que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
15. DISPOSICIONES GENERALES
15.1. Obligatoriedad
El presente Código de Buen Gobierno Corporativo de COOPINDUMIL, además de ser
un conjunto de directrices que guían el buen funcionamiento, son normas de
cumplimiento obligatorio y tienen fuerza vinculante. En caso de incumplimiento o
violación, la Cooperativa impondrá las sanciones previstas o formulará denuncia a la
autoridad competente.
Adicionalmente, COOPINDUMIL cuenta con políticas internas que soportan el manejo y
directrices de su operación, cuya creación, aprobación y modificaciones han sido
delegadas expresamente por la Asamblea General al Consejo de Administración.
15.2. Sanciones
COOPINDUMIL, se compromete a promover el cumplimiento de cada una de las
normas establecidas en este Código y en caso de incumplimiento o violación por parte
de sus integrantes, impondrá sanciones que podrán ir desde amonestaciones verbales
o escritas hasta la terminación unilateral del contrato de trabajo y/o denuncia ante
autoridad competente, si fuere el caso.
15.3. Publicidad
El presente Código se publicará a través de medios idóneos que faciliten el
conocimiento de éste a todos los involucrados, y se actualizará de acuerdo con los
requerimientos legales y del presente documento.
16. REFORMA DEL MANUAL DEL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO.
Es competencia del Consejo de Administración recibir de la Gerencia las propuestas de
modificación y aprobar en primera instancia el presente Manual del Buen Gobierno,
cuando los cambios del entorno empresarial y solidario así lo ameriten, para
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posteriormente presentarlo a la Asamblea General de Delegados para su aprobación
definitiva.
17. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Cuando los términos que a continuación se señalen aparezcan escritos en el texto
deben entenderse según el significado que se expresa a continuación, a menos que lo
indicado exprese claramente algo diferente.
Administradores o Administración: Ejecutivos y directivos calificados como tal en los
términos de Ley. Entiéndase, cuando menos, incluidos el Representante legal, y el
Consejo de Administración.
Alta Gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa de
COOPINDUMIL encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de
la misma.
Auditoría Especializada: Profesional o grupo de profesionales independientes que
estudian, analizan y emiten un concepto sobre un tema específico. La Auditoria
especializada puede ser solicitada por un grupo de asociados en las condiciones
estipuladas por COOPINDUMIL para llevar a cabo este procedimiento. El auditor
especializado estará obligado a guardar confidencialidad sobre los temas consultados y
la información presentada para el desarrollo del contrato.
Comités: Órganos asesores internos del Consejo de Administración a quienes deben
informar sus actividades mensual y anualmente.
Conflicto de interés: situación en virtud de la cual una persona en razón a su actividad
se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles,
ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o
contractuales.
Cooperativa: Organización de naturaleza Jurídica autónoma, de personas que se unen
voluntariamente para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y
culturales comunes, por medio de una empresa de propiedad conjunta
democráticamente gestionada.
Directivos: el grupo de personas que componen la alta gerencia; presidentes,
ejecutivo, gerentes, directivos, vicepresidentes y cualquier otro cargo que detente la
representación legal para la toma de decisiones de trascendencia.
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Gerente o representante legal: Persona que detenta la máxima representación
gerencial y legal de COOPINDUMIL.
Gobierno Corporativo: Forma como se administran y controlan las Organizaciones
Solidarias.
Grupos de Interés: Personas que por su vinculación con COOPINDUMIL, tienen
interés en ésta. Dentro de éstos se cuentan el estado, los asociados, los proveedores,
los usuarios y la comunidad.
Información confidencial de uso interno: Es aquella cuya revelación contempla
riesgo para la Organización Solidaria e involucra estrategias de competitividad
(invitaciones, convocatorias, proyectos, portafolio de servicios, licitaciones, negociones
o convenios, entre otros).
Miembro Principal: Cada una de las personas que conforman el Consejo de
Administración, Junta de Vigilancia o Revisor Fiscal, participando activamente con voz
y voto en las reuniones de dichos órganos sociales. Son propuestos por la Asamblea
General de delegados y elegidos a través del sistema de cuociente electoral o por los
medios que la regulación establezca para ello.
Miembro Suplente: Persona que participa en segundo lugar en los mismos órganos
de Administración o control, con voz y voto, sólo en ausencia del respectivo miembro
principal.
La Comunidad: Serán todas las personas naturales que habiten en el territorio
nacional.
Organización solidaria: organizaciones vigiladas por la Superintendencia de
Economía solidaria.
Reuniones de Asamblea Extraordinaria: Reuniones de la Asamblea General de
Delegados, o del órgano que haga sus veces, que se llevan a cabo cuando lo exigen
las necesidades imprevistas o urgentes de COOPINDUMIL y en virtud de citación de los
órganos sociales facultados para convocar, o cuando el organismo de vigilancia estatal
cita u ordena la convocatoria a asamblea general.
Reuniones de Asamblea Ordinaria: Reunión llevada a cabo por la Asamblea General
de Delegados o del órgano que haga sus veces, de manera periódica y por lo menos
una vez al año, en la época fijada en sus Estatutos. Tiene como fines principales la
aprobación de los resultados, lecturas de informe financieros, discusión y votación de
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los mismos, elección de directivos, distribución de excedentes, la formación de reservas
y la aprobación de los estados financieros.
Revisor Fiscal: Contador público, encargado de dictaminar con sujeción a las normas
de auditoría de general aceptación los estados financieros de COOPINDUMIL. Revisa y
evalúa sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno,
en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley. El revisor fiscal
debe realizar una auditoría integral y debe exponer una opinión profesional
independiente de la evaluación y supervisión de los sistemas de control.
SIPLA/FT: Sistema de administración del riesgo de lavados de activos y financiación
del terrorismo.
Uso indebido de Información Privilegiada: Tendrá el significado que le den las
normas penales vigentes y las normas del mercado público de valores.
El presente manual de buen gobierno corporativo fue discutido y aprobado en la
LIII Asamblea General Ordinaria de Delegados.
Bogotá 21 de Marzo de 2015
Firmas
Presidente de Asamblea Secretario de Asamblea